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MANDATS D’EXÉCUTION DES TÂCHES POUR LES PERSONNES RESPONSABLES

Pour communiquer un signalement : Appeler le responsable concerné Cliquer sur le nom pour Visualiser le mandat

Titre des tâches Nom Téléphones 1. Engrais Pierre Roberge 450-641-3903

2. Gazon, Arbustes et arbres Pierre Roberge 450-641-3903

3. Pavage Lucien Proulx 450-552-0570

4. Vérification des robinets Guy Bessette 450-552-0556

5. Irrigation - Communication François Mauffette 450-906-4510 Irrigation - Entretien - Réparation Domenico Carlone 514-992-9256

6. Fontaine Michel Grimard 514-909-6718

7. Déneigement Jean-Yves Chapados 450-652-5516

8. Menus travaux Claude Dulude 514-979-7592

9. Décoration des Fêtes Pierre Roberge 450-641-3903

10. Projets spéciaux Guy Bessette 450-552-0556

11. Permis stationnement Richard Beaudry 450-907-3762

12. Graphique gouvernance Louis-Marie Pilote 450-655-8584

13. Fête des voisins Guy Demers 450-641-1753

14. Arbre de Noël fontaine Denis Mercier 514-418-8413

15. Hydro-Québec Richard Montpas 450-552-3446

16. Maintien à domicile Richard Montpas 450-552-3446

17. Mise-à-jour du site Louis-Marie Pilote 450-655-8584

18. Accueil nouveaux arrivants Robert Rochon 450-906-0521

19. Devis réfection des toitures André Hébert xxx xxx xxxx

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Mandat de suivi pour le responsable

1. Engrais Tonte du gazon et entretien des plates-bandes : Pour le responsable de la page suivante

• Contacter le fournisseur de services en début de saison à compter du début de mai pour l’informer que vous êtes la personne responsable.

• Attester avec lui de la conformité du devis et de la cédule des travaux avant que ceux-ci ne commencent. Rendre compte à la personne-ressource.

• Vérifier si des travaux de réparation de gazon sont nécessaires en début de saison, et si besoin obtenir une soumission du fournisseur, conformément au budget déjà alloué, pour que la personne-ressource soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Surveiller ponctuellement l’exécution des travaux et assurer le suivi des correctifs auprès du fournisseur s’il y a lieu.

• Faire observer la hauteur de coupe du gazon à 10 cm (4 po) et le bon usage de la taille bordure (fouet) afin d’éviter que l’on endommage la pelouse et la base des arbres. Pour plus de détails sur les normes de coupe, suivre ce lien : Normes de coupe

• Voir à assurer le bon entretien des plates-bandes et le découpage des bordures et le désherbage.

• Voir à l’Installation et à la désinstallation des protections hivernales pour les conifères qui le nécessitent et à attacher les chênes du parc central.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource.

Fertilisation de la pelouse:

• Contacter le fournisseur de services en début de saison vers le milieu de mai pour l’informer que vous êtes la personne responsable. Attester avec lui de la conformité du devis et de la cédule des travaux avant que ceux-ci ne commencent, soit de l’ouverture à la fermeture du terrain.

• Rendre compte à la personne-ressource.

• Surveiller ponctuellement l’exécution des travaux et assurer le suivi des correctifs auprès du fournisseur s’il y a lieu.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource.

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Mandat de suivi pour le responsable 2. Gazon, Arbustes et arbres

Gazon. Voir la description des tâches à la page précédente Taille des arbustes :

• Contacter le fournisseur de services s’il y a lieu à compter du début de juin pour l’informer que vous êtes la personne responsable. Attester avec lui de la conformité du devis et de la cédule des travaux avant que ceux-ci ne commencent. Rendre compte à la personne-ressource.

• Recenser, en début de saison, tous les arbustes et les arbres qui doivent être remplacés, et qui relèvent de la responsabilité du syndicat horizontal. Si besoin obtenir des soumissions auprès de fournisseurs, conformément au budget déjà alloué

• Informer la personne ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation. Surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Surveiller ponctuellement l’exécution des travaux et assurer le suivi des correctifs nécessaires auprès du fournisseur s’il y a lieu.

• Informer la personne-ressource avant chacune des tailles afin qu’elle puisse aviser l’exécutif pour la transmission des consignes aux copropriétaires.

• Convenir avec le fournisseur d’une date d’exécution des travaux. Pour plus de détails sur le plan des tailles, suivre ce lien : Plan de taille

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource.

Fertilisation des arbres : • Contacter le fournisseur de services en début de saison vers la deuxième semaine de mai pour l’informer que vous êtes la personne responsable. Attester

avec lui de la conformité du devis et de la cédule des travaux avant que ceux-ci ne commencent. Rendre compte à la personne-ressource.

• Obtenir des soumissions auprès de fournisseurs conformément au budget alloué. Pour connaître les détails du devis, suivre ce lien : Devis type

• Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation. Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Vérifier, en début de saison, l’état des arbres, et recenser ceux qui devront être remplacés à l’automne avec l’aide d’un expert s’il y a lieu. Si besoin, obtenir des soumissions auprès de fournisseurs. Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Convenir avec le fournisseur d’une date de réalisation des travaux. Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource. Note : Le prochain élagage des arbres se fera en 2022 selon les recommandations de l’ingénieur forestier.

• Obtenir des soumissions auprès de fournisseurs, conformément au budget déjà alloué, pour que la personne-ressource puisse aviser l’exécutif pour autorisation. • Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés

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Mandat de suivi pour le responsable

3. Pavage

• Contacter le fournisseur de services s’il y a lieu à compter du début de juin pour l’informer que vous êtes la personne responsable.

• Obtenir des soumissions pour le colmatage des fissures dans l’asphalte de l’allée véhiculaire, dans les descentes de garage et en bordure des portes de garage.

• Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Constater l’usure des bordures des trottoirs et formuler des recommandations à la personne-ressource.

• Vérifier l’état des lignes de marquage et obtenir des soumissions auprès de fournisseurs conformément au budget alloué.

• Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource. Note : Le prochain nettoyage des puisards et des égouts devrait s’effectuer 2021 sous-réserve de la signature du protocole d’entente avec la Ville de Boucherville.

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Mandat de suivi pour le responsable

4. Vérification des robinets

• Procéder à la vérification des robinets extérieurs de chaque bâtiment vers la mi-avril avant l’ouverture du système s’irrigation afin de s’assurer qu’aucun bris dû au gel de l’hiver ne soit présent dans les tuyaux.

• Vérifier les détails du mode d’emploi de l’équipement utilisé pour l’exécution de cette tâche en suivant ce lien: Mode d’emploi

• Rendre compte à la personne-ressource.

• Changer les renifleurs et les caoutchoucs d’étanchéité, lorsque requis.

• Prendre charge de l’inventaire dont on dispose et le tenir à jour.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

• Faire suivre à l’exécutif, et aux présidentes ou présidents des bâtiments les observations des points à corriger s’il y a lieu.

• Gérer la situation ou il s’avérait qu’un bris majeur soit décelé. Prendre en charge avec la présidente ou le président du bâtiment la réparation qui devra être faite par un professionnel et avertir la personne-ressource.

• Rendre compte de la fin des travaux à la personne-ressource qui avisera l’exécutif de transmette un message aux présidentes ou présidents des syndicats verticaux indiquant que la vérification de leurs robinets a été faite, qu’ils sont conformes et qu’ils sont alors autorisés à installer les poignées.

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Mandat de suivi pour le responsable

5. Système d’irrigation NOTE : Vu les compétences pour chaque tâche, il y a deux responsables, Domenico Carlone, pour évaluer les réparations et l’entretien et l’autre, François

Mauffette, pour la coordination administrative • Contacter le fournisseur de services à compter de la fin d’avril pour l’informer que vous êtes la personne responsable.

• S’assurer, auprès de la personne responsable, que la vérification des robinets extérieurs de chaque bâtiment a été réalisée et que chaque robinet est fonctionnel.

• Prévoir l’achat de 20 piles 9 volts pour que le fournisseur puisse les changer lors de l’ouverture. Vaut mieux changer ces piles à tous les ans lors de la mise en marche du système

• Convenir avec le fournisseur de la date de l’ouverture et de la vérification du système d’irrigation. Les tuyaux de branchement sont entreposés derrière le bâtiment des condos 19-20 dans le support à bonbonnes de propane.

• Imprimer pour votre soutien le document sur le plan de chaque gicleur par bâtiment. Suivre ce lien pour y accéder : Plan des gicleurs par bâtiment

• Rendre compte à la personne-ressource.

• Surveiller ponctuellement le rendement du système d’irrigation. Au moins une fois par été vers le début du mois d’août vérifier si le dégagement du gazon autour des gicleurs est suffisant afin que ce dernier ne soit pas gêné lors du cycle d’arrosage qui demande un mouvement du gicleur vers le haut.

• Vérifier la programmation des unités de contrôle vers le milieu de la saison.

• Déceler les bris et obtenir des soumissions auprès de fournisseurs conformément au budget alloué pour les réparations.

• Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

• Voir avec le fournisseur à la fermeture du système vers le milieu d’octobre et entreposer les tuyaux de branchement.

• Rendre compte de la fin des travaux à la personne-ressource qui avisera l’exécutif de transmette un communiqué aux présidentes ou présidents des syndicats verticaux pour les informer de la fermeture du système d’irrigation et qu’ils peuvent retirer les poignées de tous les robinets extérieurs de leur bâtiment respectif.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource.

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Mandat de suivi pour le responsable

Mandat de suivi pour le responsable

6. Fontaine

• Procéder au début du mois d’avril, à l’ouverture, c’est-à-dire mettre en fonctionnement la fontaine et en informer la personne-ressource.

• Vérifier, pendant l’été, le bon fonctionnement et la qualité de l’eau.

• Procéder, au mois d’octobre, à la fermeture et installer la protection hivernale.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

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Mandat de suivi pour le responsable

7. Déneigement

• Contacter le fournisseur de services au début de novembre pour l’informer que vous êtes la personne responsable.

• Attester avec lui de la conformité du devis et de l’exécution des travaux avant que ceux-ci ne commencent.

• Rendre compte à la personne-ressource.

• Surveiller ponctuellement l’exécution du déneigement. Surveillance particulière pour le dégagement de la borne-incendie.

• Vérifier que le déglaçage est adéquat en tout temps.

• S’assurer, au début du mois d’avril, que le fournisseur de services nettoie l’allée véhiculaire et les entrées des garages.

• Assurer le suivi des plaintes identifiées par la personne-ressource.

• Remettre à la personne-ressource pour paiement la facture du déglaçage additionnel en sus de ce qui est prévu au contrat et dont le coût est déjà inscrit au dit contrat.

• Vérifier si tous les stationnements ont été nettoyés après chaque bordée et identifier ceux qui n’ont pu l’être à cause du non déplacement de la voiture qui occupait ce stationnement.

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Mandat de suivi pour le responsable

8. Menus travaux

• Former une équipe de bénévoles pour réaliser de légers travaux d’entretien, ex. peindre la base des lampadaires ainsi que la borne-fontaine et autres travaux du genre.

• Procéder en début de saison au recensement de tous les menus travaux à exécuter.

• Prioriser les travaux à réaliser selon la nécessité et en fonction des budgets alloués.

• Informer la personne-ressource afin qu’elle soumette le tout à l’exécutif pour autorisation.

• Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

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Mandat de suivi pour le responsable

9. Décoration des Fêtes

• Installer, à la fin de novembre, des décorations de Noël dans le parc et à l’entrée ouest.

• S’assurer de l’accord des copropriétaires pour la gracieuse fourniture de l’électricité entre le début de décembre et la fin de janvier.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

• Enlever les décorations en mars et les entreposer pour utilisation future.

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Mandat de suivi pour le responsable

10. Projets spéciaux

• Identifier les projets dits «spéciaux» qui par leur nature sont individualisés, tels que :

− Les mouffettes.

− Le contrôle des insectes.

− Le terreautage.

− Les cuvettes autour des arbres.

− Le nivellement des trottoirs de façade

− Et autres du même genre.

• Procéder en début de saison au recensement de tous les menus travaux prévisibles à exécuter.

• Prioriser les travaux à réaliser selon la nécessité et en fonction des budgets alloués.

• Décider au début de juin de la solution à apporter pour détruire les scarabées.

• Rendre compte à la personne-ressource

• Obtenir des soumissions lorsque requis pour certains travaux auprès de fournisseurs.

• Informer la personne-ressource afin qu’elle puisse informer l’exécutif pour autorisation.

• Coordonner et surveiller l’exécution des travaux tels qu’autorisés.

• Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour remboursement.

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Mandat de suivi pour le responsable

11. Permis de stationnement temporaire

• Recevoir les demandes de permis temporaires des présidentes ou présidents du syndicat vertical.

• Vérifier la conformité avec le règlement régissant ce type de demande. Suivre ce lien pour accéder au règlement : Règlement

• Faire parvenir une copie du dit règlement au demandeur et au Président ou Présidente du bâtiment concerné en cas de refus de la demande de stationnement et en informer directement l’exécutif.

• Transmettre directement toutes les informations suivantes à l’exécutif dans le cas d’acceptation de la demande le stationnement.

− Nom et No de condo du ou de la copropriétaire :

− Nom du propriétaire de l’auto:

− Marque d’auto:

− No de licence :

− Raison:

− Période demandée :

− Recommandation.

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Mandats ajoutés à la version du 2018-03-02

13. Fête des voisins:

Communiquer la date de la rencontre à la mi-juin et enregistrer les présences. Organiser la mise en place proche de la fontaine en y aménageant tables, nappes, ustensiles jetable et faire participer notre voisinage d’amener boisons, vins et cocktail de leur choix pour une rencontre agréable et de connaissance pour les nouveaux.

Remisage de l’aménagement en y apportant une aide au responsable. (Pierre Roberge et Maxime Davila), assurent l’aide au responsable de la mise en place et remisage,

tout assurant la propreté du lieu de rencontre.

14. Arbre de Noël fontaine: La protection hivernale de la fontaine recevra des montants de bois concentriques en forme de sapin le tout relié à une structure de bois indépendante à la protection. Garnir les montants de bois de lumières de couleur tout en sécurisant le montage des filages à la source électrique.

L’installation de l’arbre de Noël sera déterminée selon les conditions hivernales de préférence au début de décembre. Remettre les factures de toutes dépenses nécessaires à la personne-ressource pour

remboursement. Démantèlement et remisage de la structure en bois et des lumières montées sur les files

électriques. (Une aide au responsable serait un atout pour y trouver un lieu d’entreposage du matériel requis à la l’édification du sapin).

Cette opération sera cédulée vers la mi-janvier, après la période des fêtes.

15. Hydro-Québec : Personne ressource pour suivi de pannes électriques de longues durées auprès de Hydro-Québec. Veillez à ce que les comptes d’électricité des sources lumineuses ou autres du parc Jardins de Champagne soient réglés aux dates de dépôts. Les installations électriques souterraines de nos bâtiments ainsi que nos compteurs pour vérification de notre consommation énergétique devront être inspectés au préalable et si nécessaire avec notre mandataire, suivi d’un rapport de l’hydro-Québec, et ce dans le cas de bris ou défectuosité causé par les intempéries

16. Maintien à domicile Personne ne ressource pour remplir les formulaires (Annexe J) nécessaires à tous ceux qui le demande. Si vous avez 70 ans ou plus, le régime fiscal vous accorde une aide financière, sous la forme d'un

crédit d'impôt remboursable, pour des dépenses liées à des services de maintien à domicile. Pour demander le crédit d'impôt pour maintien à domicile des aînés, l'Annexe J doit être remplie et jointe à la déclaration de revenus des particuliers. Le tout doit être transmis à Revenu Québec. C’est ce formulaire que la personne ressource fournira à toutes les demandeurs et qu’elle fera parvenir à Revenu Québec avant la fin de février de chaque année.

17. Mise-à-jour du site Personne ressource pour maintenir constamment les documents à jour sur le site.

18. Accueil nouveaux arrivants Accueil des nouveaux copropriétaires

Documents de références pour bien informer et favoriser une intégration harmonieuse aux

nouveaux copropriétaires.

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19. Réfection des toitures Documents à venir selon l’avancement du devis.