Le Management des contrats avec AVEVA ProCon

Mounir Boemond – Regional Sales Manager

Agenda

• Le défi commercial

• Le contexte

•Comment AVEVA ProCon peut-il aider? • Scénario de gestion des sous-traitants• Scénario de gestion de l'accord de consortium

Le défi commercial

Pour éviter des surcoûts excessifs ... les entreprises devront utiliser des analyses avancées de risque pour analyser et quantifier les dépenses en capital afin de planifier efficacement les besoins futurs, prédire les problèmes potentiels et délivrer avec succèsBooz Allen Hamilton, Trends for 2015

Le défi commercial

Le défi commercial

“Une mauvaise gestion des contrats coûte aux entreprises 10% - sur leurs profits”

Tim Cummins, CEO of the International Association for Contract & Commercial Management (IACCM)

Source: https://www2.iaccm.com/resources/?id=6845

Le contexte

L’écart coût/prix de l'industrie

Comment

fermer cet

écart ?

Indice des Prix inférieur à 100

Indice des Coûts à 170

Rétablissement des indices Coûts et Prix à 100 en 2004

Contrôle

Une discipline budgétaire et une gouvernance forte :• Processus d'affaires définis pour

toutes les interactions Opérateur / Contractant

• Echanges et communications structurés via un canal unique

• Utilisation d’indicateurs d'alerte précoce pour atténuer les risques

• Gestion collaborative du contrôle des changements

• Suivi d’audits

HORS DE NOTRE CONTRÔLE SOUS NOTRE CONTRÔLE

Comment AVEVA ProCon peut-il aider?

Les problèmes que nous adressons

Livraison de contrat

Obligation proactive, jalonnement et gestion de

KPI fournisseur.

Réduction des dépassements

habituellement associés aux changements, aux appels

d'offres et aux extensions en raison d'obligations et de

jalons manqués.

Évitez les silos

Des relations contractuelles protégées par une

gouvernance basée sur des bonnes pratiques.

Les équipes ne travaillent pas en isolement, évitent les

silos, réduisent les efforts d'administration.

Contrôle financier

Améliorer les flux de trésorerie en supprimant

les fuites de capitaux avant facturation.

Zéro visibilité des changements potentiels

avant l'événement.

Réclamations etlitiges

Une chaîne de communication de contrats

contrôlée.

Les organisations dotées d'outils et de processus les

plus performants ont la meilleure capacité

d'atténuation des sinistres.

Le contrôle des changements

Coût élevé du changement en raison du manque de processus et de bonnes

pratiques.

Lorsque des changements justifiés ont lieu, le

recouvrement des coûts auprès des partenaires est

essentiel.

Les historiques d’AVEVA ProCon

TYPE DE COMMUNICATION

RÔLE CONTRACTUEL

DATE & HEURE

HISTORIQUE DES RÉVISIONS

ÉTIQUETTES PERSONNALISÉES

RÔLE DU CLIENT

Les historiques d’AVEVA ProCon

La solution AVEVA ProCon

ENREGISTREMENT DES FOURNISSEURS

PRE-QUALIFICATION

GESTION DES OFFRES

ADJUDICATION DU CONTRAT

ANALYSE DE PERFORMANCE DES OFFRES

GESTION DES COMMUNICATIONS

CHANGEMENTS DE CONTRÔLE ET D’OBLIGATIONS

SUIVI & VERIFICATION DES PAIEMENTS ET DU RESPECT DU BUDGET

GÉRER LES RÉCLAMATIONS ET LES LITIGES

LEÇONS APPRISES ET RETOUR D‘EXPERIENCE

AVANT CONTRAT APRÈS CONTRAT

Portails ProCon

L’intégration de ProCon

Changement

Appel d’offres

Contractant

Contrat

Accord-cadre

AFP

Communications

Documents contractuels

Communication des

documents

Archivage

Registre des risques du

projet

Budget

Fournisseur

Bon de commande

Accord cadre

Paiement

Facturation

WBS/CBS BUDGET

Comment AVEVA ProCon peut-il aider?

Scénario de gestion des sous-traitants

Scénario de sous-traitant – Registre de communications ProCon

• Chaque contrat comporte son propre registre de communication.

• Cela permet aux acteurs du projet de communiquer directement via ProCon.

• Cela garantit que toutes les communications et les notifications ne sont pas seulement capturées dans un seul endroit, mais sont effectivement traitées dans ProCon.

• Par conséquent, les règles et les processus spécifiques à chaque communication seront automatiquement appliqués, par exemple : demandes de modifications, instructions du site, demandes de paiement, PV des réunions, etc.

Portail de Contractant Principal

Portail de Sous-traitant

Scénario de sous-traitant – Registre des éléments de catalogue

• Chaque contrat comporte son propre registre de communication.

• Cela permet aux acteurs du projet de communiquer directement via ProCon.

• Cela garantit que toutes les communications et les notifications ne sont pas seulement capturées dans un seul endroit, mais sont effectivement traitées dans ProCon.

• Par conséquent, les règles et les processus spécifiques à chaque communication seront automatiquement appliqués, par exemple : demandes de modifications, instructions du site, demandes de paiement, PV des réunions, etc.

Scénario du sous-traitant – Registre des obligations ProCon

• Chaque contrat a son propre registre d'obligations

• Cela permet à ProCon de surveiller les obligations contractuelles convenues

• Les obligations peuvent être attribuées aux utilisateurs de la Société ou des sous-traitants

• Le titulaire désigné de l'Obligation sera informé des Obligations à venir et en retard

Comment AVEVA ProCon peut-il aider?

Scénario de gestion de l'accord de consortium

Scénario de gestion de l'accord de consortium• Les représentants des

partenaires du consortium ne peuvent avoir accès qu'à l'accord du consortium et l'accès aux sous-contrats serait restreint

• Toutes les communications entre les partenaires du Consortium peuvent être gérées dans ProCon

• L'accord de consentement EPC dans ProCon fournira les contours et les engagements contractuels de chaque partie

• Chaque communication peut être identifiée par une vue

Rapports

Tableaux exécutifs

Tableau des contrats de projet

Tableau des communications de projet

Contract Exposure = Initial Commitment +

Approved Channge +

Pending Change +

Potential Change

Tableau de santé financière du projet

Tableau de jalon des obligations du projet

Conclusion

Avantages de l'utilisation d’AVEVA ProCon

Systémise et codifie les

processus contractuels

Gestion correcte des

contrats assurant la

confiance mutuelle et

la coopération

Garantie l’exactitude

des actions et des

résultats

Alerte précoce de

changements

potentiels des

engagements

Suivi des obligations

contractuelles des

deux parties et

émission proactive des

notifications

Langue contractuelle

commune

MerciMounir Boemond – Regional Sales Manager