Maîtriser les documents qui engagent la...
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ENACT / INTD Maîtriser les documents qui engagent la collectivité
Marie-Anne Chabin, CNAM & Archive17 Paris – 10 novembre 2009
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L’information au travers des âges
autrefois hier aujourd’hui
@
@
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Le cycle de vie de l’information
©MAC2006
V0.1, V0.2, V0.3…
responsabilité de la collectivité mémoire historique
(> 95 %)
V1 discutéeV2 diffuséeV3 annule et remplace V2
court terme de 1 an à 100 ans…
utilisateur figé
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Les documents engageants
Les documents qui ont un impact, direct ou indirect, sur la vie et l’activité de la collectivité.
les documents émis par la collectivité vers l’extérieur
les documents reçus qui justifient l’action entreprise
les documents internes (décisions, comptes rendus) dès lors qu’ils servent de base à une action effectuée au nom de la collectivité
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Les documents non engageants
Par défaut, les documents qui ne sont pas utiles à la défense des intérêts de la collectivité:
la documentation externe (sauf si elle a le statut de pièce justificative d’une décision)
les documents de travail non validés
les documents préparatoires (états non validés)
les copies de documents engageants
Ils sont en général 5 à 10 fois plus nombreux que les documents engageants
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GED et Archivage: distinction
Au service des utilisateursutilisateurs
diffuser
partager
modifier/réutiliser
les contenus
sources documentaires
Système d’assurance informationnelle pour la la collectivitcollectivitéé
mettre en sécurité
conserver
pérenniser
authenticité, date
trace, preuve
partage, réactivité fiabilité, intégrité
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Archivage et Sauvegarde
Maîtrise du risque informationnel dans le temps
identifier les documents (qualification, indexation)
les retrouver
détruire les documents périmés
Prévention des failles systèmes et des accidents
dupliquer les données
sécuriser les données
restaurer les données
traçabilité, valeur probante sécurité, court terme
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5 écueils à éviter
donnéesdocuments système d’archivage
1
5
4
documents documents non archivnon archivééss
donndonnéées conserves conservéées es trop longtempstrop longtemps
documents documents ddéétruits trop tôttruits trop tôt
2
donndonnéées es modifimodifiééeses
archives historiques
3
documents documents introuvablesintrouvables
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L’archivage en 3 temps Records management
Les documents à valeur d’entreprise sont archivés avec les règles qui vont bien (identification et mise en sécurité)
Les documents qui ont une valeur collective (engageants, traçabilité…) et les autres (documents de travail, copies, documents non validés…)
Une fois archivés (reçu dans le système), ils sont conservés :
conservés (stockés, pérennisés)
mis à disposition
détruits
1
2
3
records / non records
preservation, access,
disposition
capture, retention
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Gestion de l’archivage / Records Management
Traduction française de «records management » publiée au Journal officiel
gestion de l'archivage Domaine : Tous domaines. Définition : Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme.
JORF n°0094 du 22 avril 2009 page 6949 - texte n° 83
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Les trois défis du numérique
inflationintégrité
pérennité
?
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1 – L’inflation
Des données
Bases de données (comptabilité, RH, territoires, action sociales)
De travail et de traces
Mise à jour par écrasement ou historisation
Des documents
Production numérique: serveurs bureautiques, mails, outils collaboratifs, sites web
X versions
Y copies
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2 – L’intégrité
L’intégrité consiste en la preuve que le document n’a subi aucune modification formelle
Or le numérique décuple les risques de modification des données
Intrinsèque
Accidentelle
Malveillante
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3 – La pérennité
Dès lors que le besoin de conservation dépasse la durée de vie propre des supports de l’information (formats et supports de stockage), seules des migrations technologiques permettent de pérenniser les documents.
Les technologies actuelles savent globalement répondre à ce défi mais peuvent être améliorées, et les coûts de pérennisation ne sont pas négligeables.
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L’écrit électronique comme preuve
La loi du 13 mars 2000 et la modification du Code civil portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique
Art. 1316-1. du Code civil - L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiidentifiééee la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intintéégritgritéé ».
Un corpus réglementaire croissant (passation des marchés publiques, données médicales, factures…)
Peu de jurisprudence encore: l’arrêt de la Cour de cassation : CPAM de la Marne c/Continent:
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Un exemple national – CPAM de la Marne contre Continent (1)
Litige opposant la société Continent France (groupe Carrefour) à la CPAM de la Marne au sujet de la prise en charge d'un accident du travail.
La CPAM doit informer l'employeur de la reconnaissance ou non du caractère professionnel de la maladie ou de l'accident.
La CPAM prétend avoir envoyé le 20 janvier 2003 un courrier simple à Continent qui dit ne l’avoir jamais reçu.
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Un exemple national– CPAM de la Marne contre Continent (2)
Quelle preuve a-t-on de l'envoi de ce courrier ?
document bureautique initial (Word), stocké dans le système d'information de la CPAM
impression de celui-ci sur un papier à en-tête dont le modèle date de 2004…
aucune trace de l'expédition (aucune date)
aucune trace de la réception
La Cour de Cassation a rejeté la validité de ce fichier bureautique simple comme pouvant être une preuve quelconque ou même un commencement de preuve. L'arrêt rendu le 30 mai 2007 par la cour d'appel de Reims, qui acceptait ce fichier bureautique comme preuve, a donc été cassé !
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Un exemple national– CPAM de la Marne contre Continent (3)
Arrêt de la Cour de Cassation «l’écrit électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »« En considérant le document produit par la CPAM de la Marne comme la « copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 », sans rechercher si le fichier informatique litigieux avait bien été établi le 20 janvier 2003 et conservé dans des conditions interdisant à la Caisse de modifier le contenu de ce document, la Cour d’Appel a privé sa décision de toute base légale au regard de l’article 1316-1 du Code Civil »
Cour de cassation - chambre civile 2 - Audience publique du jeudi 4 décembre 2008 N° de pourvoi: 07-17622
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Un exemple national – CPAM de la Marne contre Continent (4)
Commentaire de l’arrêt par Maître Isabelle Renard, Vaughan Associés, 15 février 2009
«Premier arrêt de la Cour de Cassation sur la preuve électronique »
« La valeur probante de tout écrit électronique repose sur la capacité de la partie dont il émane de démontrer que les conditions de l’article 1316-1 du Code civil sont remplies, à savoir : possibilité d’identifier son auteur et garantie de son intégrité depuis sa création et pendant toute sa durée de conservation. Cet arrêt précise quel l’écrit numérique doit être horodaté, ce que la loi ne mentionne pas. »
www.isabelle-renard.com/imgfck/ PreuveElectronique_C_Cass_4_12_2008(2).pdf -
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Evolution de la notion d’original dans l’environnement électronique
« L’original est mort, vive la trace numérique »
Me Isabelle Renard, 2005
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Archiver pour couvrir un risque, encore plus dans l’environnement numérique
Les 2 temps de l’archivage
Contenu Risque couvert
Archivage électronique
a) sélection de ce qu’il faut archiver
b) rattachement des objets sélectionnés à des règles
c) mise en sécurité dans un système dédié
1. tout ce qui doit être archiver est bien archivé
Conservation numérique
processus de maintenance dans le système et contrôle de la qualité des données et de leur accessibilité tout au long du cycle de vie
2. ce qui est archivé est bien conservé
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Archives papier et électronique Projection à l’horizon 2020 Ex: entreprise créée en 1995, activité stable pendant 25 ans
20% des documents archivés conservés 5 ans ; 50 % 10 ans et 30% 30 ans
dématérialisation (documents natifs) progressive, en commençant par les documents à plus courte durée de conservation ; en 2010 :
75 % des documents à 5% sont électroniques60% des documents à 10 ans33 % des documents à 30 ans.
Source: MA Chabin pour PRISM 2007
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Pour en savoir plus
Archiver, et après,Marie-Anne Chabinéd. Djakarta, 154 psortie avril 2007
Archiver pour quoi faire?
Pour soi ou pour les autres?
A quel prix?
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Le témoignage des utilisateurs
Documents téléchargeables sur www.cr2pa.fr et www.itiforums.com