Macro-planning ppt Gestion de projet Formation BGE Toulouse

Rochester Project 2018

1

Sommaire

PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises

Estimation des enjeux

Equipe projet

Produits

MACRO PLANNING

WBS

Macro budget

ANALYSE DES RISQUES Indicateurs

Tableaux de bord

PLAN DE COMMUNICATION

Sommaire

PRESENTATION DU PROJET

Contexte et justification de la demande

2

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA DEMANDE

Leader mondial dans la fabrication de l’unidose stérile UNITHER

Le marché pharmaceutique mondial reste en croissance sur les prochaines années

.Marché français en récession depuis 2012..Marchés européens affichent une très faible croissance

.Marchés émergents affichent une croissance à 2 chiffres .Marchés matures affichent une petite croissance

3

Sommaire


Contexte et justification de la demande

Objectifs vises

4

OBJECTIFS VISES

ACCROITRE LE CA DU MARCHE AMERICAIN

ADAPTATION D’UN SITE DE PRODUCTION EXISTANT AUX USA

IMPLANTATION SUR MEME TERRAIN D’UN SITE DE PRODUCTION D’UNIDOSES STERILES

5



Sommaire

6

ESTIMATION DES ENJEUX

MAITRISER LES RISQUES DE VARIATION DES PRIX

REDUIRE LE COUT DE PRODUCTION GLOBAL

ACCROITRE LA COMMERCIALISATION DES PRODUITS SUR PLACE

OBTENIR UN COUT DE REVIENT BAS

7



Equipe projet

Sommaire

8

Equipe Projet

INTERVENANTS EXTERNES (USA)

• Cabinet d’ Architectes• Juristes• Bureau d’études techniques• Organismes de contrôles et certifications

FRANCE• Responsable Production

• Responsable Administratif et Financier

• Responsable Achats

ETATS UNIS• Responsable Usine

• Responsable Ressources Humaines

• Responsable R&D

•Responsable qualité

Chef ProjetDirecteur de Coutances

9



Equipe projet

Produits

Sommaire

10

Produits Fonctions Performance (Indicateur Résultat)

•Bâtiment de 8.500 m2 Conforme et fonctionnel pour abriter une chaîne de fabrication

•Chaîne de fabrication= produire des unidoses stériles conformes.

•Mettre en place le ManagementFrance et US pour piloter le projet et démarrer l’activité.

•Embaucher US de 200 salariés .

•Obtenir Permis de Construire et autorisation d’exploitation d’usine .Obtenir Autorisation de Mise sur le Marché par la Food Drugs Administration•Obtenir des subventions

•Définir Politique d’achat•Fournir Matières premières et Petit matériel

LES PRODUITS

•Nombre de Non Conformité•Coût final•Délais réels de construction •Nombre d’unidoses produites par jour

•Taux de turn over• Total de journées de formation •Nombre de thèmes traités

•Taux de fréquence de retard de livraison•Taux de Non-conformité

•Date d’obtention des autorisations•Nombre d’autorisations obtenues•Montant de la subvention

11

USINE

RESSOURCES HUMAINES

ACHATS

AUTORISATIONS

PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande

MACRO PLANNING

Objectifs vises


Equipe projet

Produits

Sommaire

12

MACRO-PLANNING

Juin 2018Avril 2016 Janvier 2018Août 2017

Janvier 2016

Elaboration et instruction du PC. Bâtiment neuf et VRD

Elaboration CCTP Appel d’offreChoix du constructeur

Elaboration Cahier des charges lignes de fabrication

Consultation industriels et choix du fournisseur

Evaluation besoins en recrutement Management et opérationnels

Fiches de poste

Installation équipe France aux US

Dossier AMM pour FDDFOOD DRUG ADMINISTRATION

Dossier Autorisation d’exploitation

Dossier Subvention Etat de New-York

Evaluation besoins Affectation des ressources

Recherche de fournisseurs local ou import MP et Petit matériel

OPC Chantier Usine et VRD1 réunion par semaine

Réception chantier et levée de réserves Conformité Normes

et validation bureaux de contrôle Consuel électrique

Montage ligne de fabrication et test de fonctionnement

Livrets du personnelTransferts compétences

Sessions de formation

Accord AMM

Visite installationAccord d’exploitation

Juin 2017

MARGE LIBRE 16 mois

novembre 2015

PILAN

Construction Ligne de fabrication

Lancement recrutement Managers et opérationnels US

Entretiens et choix des candidats

Choix Fournisseur Coût Qualité Délai

Négociation CGV et Délais

Dépôt des dossiers impératifs dès Janvier 2016

CONSTRUCTION

RH

ACHATS

ADMINISTRATIF

13

Préparation et Besoins Pilotage (mise en œuvre et mise en service)

Contexte et justification de la demande Objectifs vises


Equipe projet

Produits


MACRO PLANNING

WBS

Sommaire

14

LOT LIVRAISON USINE ET LIGNE DE FABRICATION WBS

CONSTRUCTION LIGNE DE FABRICATION (12mois)

Choix (mieux disant)

1-Usine

Cahier des charges

Appel d’offres

2- VRDVoirie Réseaux Divers

Appel d’offre

Choix (mieux disant)

CHOIX

VRD

PILOTAGE

1- Réalisation

Terrassement

Réseaux

Gros oeuvre

Avril 2016

CONSTRUCTION DU BATIMENT(18mois)

Clos et couvert

Lots techniques

Second oeuvre

Réception

2- Contrôle qualité

Commissions de sécurité Locales.Organismes certifiant locaux

Levée retenues

Réception

1- Réalisation

Montage 2- Contrôle qualité

Modifications

Mise en marche (juillet 2018)pour 4 mois d’essai etde validation du produit

TESTS

Août 2017

Bilans points stratégiques

Novembre 2015 BESOINS et PREPARATION

Juin 2017 Juin 2018

CONSTRUCTEUR

15

Définir impérativement 4 tranches de chantier pour 4 équipes qui vont travailler en parrallèle

ORGANIGRAMME DU CHANTIER USINE

16


MACRO PLANNING

WBS

Macro budget



Equipe projet

Produits

Sommaire

17

MACRO-BUDGET

10 Millions € bâtiment1.5 Millions € réseaux

5 Millions € ligne de production

1 Million € RH

1 million € Autorisations2 Millions € Achats

18

21 Millions d’Euros


MACRO PLANNING

WBS

Macro budget



Equipe projet

Produits

Sommaire

19

ANALYSE DES RISQUES

Analyse des risques/ Description de la méthode

321 2 3 4

46

69

812 RISQUE MAJEUR

RISQUE A SURVEILLER

RISQUE FAIBLEOC

CU

REN

CE

GRAVITE

Criticité= fréquence x gravité

Fréquence Gravité1- Extrêmement rare

2- Peu fréquent

3- Fréquent

4- Très fréquent

1- Conséquences mineures

2- Conséquences acceptables

3- Conséquences graves

4- Conséquences très graves

20

Nous avons choisi de fixer le seuil d’action à 8 en combinant les conséquences graves et très graves avec des fréquences même rares.

Tableau analyse des risques

Description F G C Etat Action préventive Action corrective Responsable

CONSTRUCTION USINE ET LIGNE DE PRODUCTION

Non-conformité cahier des charges (matériau non conforme)

1 4 4 Risque Faible

Malfaçons 2 4 8 Risque Majeur

Conduite de chantier/ Compte rendu hebdomadaire de l’architecte/ Respect du cahier des charges

Une réunion de chantier par semaine

Maître d’oeuvre

Dépassement des délais 3 4 12 Risque MajeurCoordination et respect du planning chantier

Pénalité de retardMaître d’oeuvre

Dépassement du budget 2 4 8 Risque MajeurTableau de bord du suivi des coûts par l’architecte

Signature des travaux supplémentaires /Renégociation avec le commanditaire

Maître d’oeuvre

Défaut de montage ligne de production

1 4 4 Risque Faible

21

Focus sur les risques majeurs pour le lot Construction

RISQUES ACTIONS PREVENTIVES ACTIONS CORRECTIVES

•Malfaçons• Criticité=8•Responsable: Maître d’oeuvre

Conduite de chantier/Compte rendu hebdomadaire de l’architecte/ Respect du cahier des charges

Une réunion de chantier par semaine

•Dépassement des délais•Criticité=12•Responsable: Maître d’oeuvre

Coordination et respectdu planning chantier Pénalités de retard

•Dépassement du budget•Criticité=8•Responsable: Maître d’oeuvre

Tableau de bord du suivi des coûts par l’architecte

Signature des travaux supplémentaires/Renégociation avec le commanditaire

22

Focus sur les risques majeurs pour le lot RH


•Intégration équipes France-USA• Criticité=12•Responsables:Responsable RH et Chef de Projet

•Adaptation des expatriés français aux USA•Criticité=9•Responsable: Responsable RH

Tableau de bord pour suivi du budget

Réunion 1 fois/mois pour suivi de la coordination de l’équipe France-USA/Remise à niveau d’anglais/Livret du personnel bilingue

Journées d’intégrationSéminaires professionnels

Aide à l’installation aux USA:école; logement; avantages en nature

Cours de culture américaine/Organisation d’évènements

•Dépassement budget•Criticité=8•Responsable: Responsable RH

23

Renégociation avec le commanditaire

Focus sur les risques majeurs pour le lot Administratif


•Refus de l’AMM• Criticité=8•Responsable: Juriste

Bilan mensuel de l’avancée de l’Autorisation de Mise sur le Marché auprès de la FDA (Food and Drug Administration)

Intervention du Juriste sur le site de la FDA

•Refus de l’exploitation usine• Criticité=8•Responsable: Responsable Qualité

Points de contrôle de la charte qualité environnementale

Recadrage et rappel des normes en vigueur

24

Focus sur les risques majeurs pour le lot Achats


•Retard de livraison• Criticité=8•Responsable:Responsable Achats

Rappel des Conditions générales de vente / Pénalités de retardContrôle planning livraisons/

Rédaction Conditions Générales de Ventes

•Produits non conformes• Criticité=8•Responsable:Responsable Qualité

•Variation des prix• Criticité=8•Responsable:Responsable Achats

Liste de fournisseurs certifiés iso 9001Création fiches de non conformité

Politique d’achat locale/Liste fournisseurs locaux Suppression de la liste

25

•Variation taux de change• Criticité=8•Responsable:Directeur Administratif et Financier

Assurances

Ristournes RenégociationsSuppression de la liste


MACRO PLANNING WBS

Macro Budget



Equipe projet

Produits

Sommaire

26Indicateurs

ANALYSE DES RISQUES

Indicateurs de pilotage Indicateurs de résultats

Comptes rendus de chantier

Pourcentage d’avancement par lot

Pourcentage de dépassement du budget par lots

Nombre de non-conformité réception du chantier

Durée de la construction

Coût final

Mesure du taux de production d’unidoses selon objectif

Durée des tests et étapes

Nombre d’unidoses produites par jour

Date réelle de mise en service

CONSTRUCTION

LIGNE DE FABRICATION

27

Indicateurs


Ecart entre date de livraison réelle et planning

Suivi du budget

Taux de non-conformités produits livrés.

Taux de fréquence retards des livraisons

Coût final des achats

Taux de non-conformités par fournisseur.

Respect des délais de dépôt des dossiers

Respect de la charte environnementale

ACHATS

Date d’obtention des autorisations

Nombre d’autorisations obtenues

Nombre de non conformités relevées lors de la visite d’inspection

28

ADMINISTRATIF

Indicateurs


Nombre et fréquence de journées d’intégration prévues

Nombre d’embauches validés selon planning

Ecart entre journées prévues et journées réalisées

Bilan sur cohérence entre profils recherchés et profil embauchés

Nombre des sessions de formations

Fréquence des sessions de formation

Thémes des sessions

Total de sessions de formation dispensées

Respect du planning

Nombre de thèmes traités

RESSOURCES

29

Indicateurs

HUMAINES


MACRO PLANNING

WBS

Macro budget



Equipe projet

Produits

Sommaire

30 Tableaux de bord


Indicateur de pilotage Administratifs

Respect de délais de dépôt de Dossier auprès de la FDA Janvier 2016 Mai 2016 Juin 2016

En temps

A surveiller

En retard

Pourcentage dépassement budget

≤5%

≤10%

≥11%

Respect du budget

A surveiller

Hors budget

Tableaux de bord

31

Indicateur de pilotage RH

≤ 5%

≤ 20%

>20%

Tableaux de bord

Indicateur Pilotage Achats

Taux de Non Conformités par produit livré

Acceptable

A surveiller

Inacceptable

32

33

Tableaux de bord

Indicateur pilotage Construction

Suivi de budget

1.5 1.1

7

1.90.600000000000001 0.45

4

0.81.45 1.13

6.9

1.85

Prévu Intermediaire Réception

Budget inférieur ou égal

Budget supérieur

34

Tableaux de bord

Réseaux

Gros-œuvre

Clos et c

ouvert

Lots

techniques

0%20%40%60%80%

100%

Prévu milieu de chantier Réalisé milieu de chantier

Indicateur pilotage Construction

Taux d’avancement par lots

Avancement égal ou supérieur

Avancement inférieur

Sommaire



Equipe projet

Produits

MACRO PLANNING

WBS

Macro budget


Tableaux de bord

35PLAN DE COMMUNICATION

Communication

36

Managers

Quand CommentQuoi

Réalisation projet

Lancement construction

Suivi projet

Journée d’inauguration

Novembre 2015

Avril 2016

Juin 2018

septembre 2018

Mail/Intranet

Séminaires/ présentation planning

Support vidéo

Newsletter/Mail/Intranet

Salaries

Réalisation projet


Lancement recrutement

Suivi projet

Journées intégration

Novembre 2015

Avril 2016

Juin 2017

Août 2017

Janvier 2018

Intranet / Affichage

Newsletter

Affichage- sites de recrutement

Intranet Rubrique ROCHESTER

Livrets du personnel etGuide visiteur bilingue

Communication

37

Quand CommentQuoi

Réalisation projet



Novembre 2015

Avril 2016

Septembre 2018

Réunion Conseil d’administration

Invitation presse Américaine pour la pose de la 1er pierre

Invitation inauguration

InstitutionsReprésentative

PersonnelRéalisation projet Novembre 2015

Réunion des Comités d’entreprise sur les différents sites avec les Directeurs d’usine

Actionnaires

ClientsRéalisation projet


Avril 2016

Septembre 2018

Convention lieu de prestige


Communication

38

Fournisseurs

Quand CommentQuoi

Réalisation projet Avril 2016Convocation mail pour réunions de mise en concurrence

Collectivités locales



Pose de la première pierre


Avril 2016

Septembre 2018

PresseLancement construction


Invitation presse pose 1er pierre

Invitation presse inauguration

Avril 2016

Septembre 2018


Octobre 2018Avril 2016 Juin 2018Août 2017

Utilisation du site Intranet pour informer les salariés du lancement du projet

Affichage Bureaux et Usine des comptes -rendus des comités d’entreprise par site

Réunion sur le lancement du projet au Comité d’entreprise sur les différents sites avec les directeurs d’usine

Support vidéo sur clef USB suivi du projet

novembre 2015

Organisation Séminaires pour présenter le macro planning Lieu Rochester.

MANAGERS

SALARIES

InstitutionsReprésentatives

PersonnelComité

Entreprise

39

Lancement du Projet Pilotage (mise en œuvre et mise en service)

Mail du CEO pour informer du lancement du projet les Managers d’Unither France et US

Envoi d’une newsletter à tous les salariés pour annoncer le lancement de la construction

Création sur le site INTRANET d’une rubrique ROCHESTER 2 pour illustrer l’avancement de la construction

Organisation journées d’intégration

Livrets du personnel bilingue distribués à tous les nouveaux salariés

Campagne de recrutement Panneaux d’affichage sur le site de ROCHESTER existant (juin 2017)

Guide du visiteur bilingue

Newsletter journée d’inauguration

InformerConvaincre

Agir

Octobre 2018Avril 2016 Juin 2018Août 2017novembre 2015

ACTIONNAIRES

COLLECTIVITES MAIRIE DE

ROCHESTER

Fournisseurs

Clients

Lancement de Projet Pilotage (mise en œuvre et mise en service)

Réunion extraordinaire du Conseil d’Administration pour informer du projet

Pose de la 1er pierre par les actionnaires avec présence impérative de la mairie

Conventions dans un lieu de prestige avec les principaux clients par zone géographique1 Europe 1 US

Convocations par mail au siège des principaux fournisseurs avec transmission d’un cahier des charges pour mise en concurrence et choix de la politique d’achat

Journées d’inauguration avec visites du site (septembre 2018)

Publi-reportage Presse Professionnelle sur l’existence de ROCHESTER 2


InformerConvaincre

Agir40

PresseInvitation presse américaine pour la pose de la 1er pierre

40

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

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