M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris
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Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale à Paris Mission au sein de la Croix-Rouge française de Paris Emilie BROSSEAU + Catherine VAN + Katia KECHIT + Sébastien GRACIA DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G Stage du 2 avril au 17 mai 2013
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Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale
à ParisMission au sein de la Croix-Rouge française de Paris
Emilie BROSSEAU + Catherine VAN + Katia KECHIT + Sébastien GRACIA
DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G
Stage du 2 avril au 17 mai 2013
Une mission au sein de l’Action Sociale à Paris
2Organigramme de la Délégation Départementale de Paris
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Délégation Départementale de ParisXavier Guyot
Besoin deEtablir un suivi régulier des activités
Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité
Mission confiée
Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan
R
Moyens nécessaires
- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75
- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur
- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité
Résultats obtenus
- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports
- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil
Fiche d’activité
Des systèmes d’informations propres à la Croix-Rouge française
• Planning en ligne• Diffusion d’informations• Annuaire
• Descriptif des activités• Chiffres importants• Organigrammes
• Dossiers• Articles
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La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Directeurs contactésOnglet de prise de rendez-vous
5
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Suivi des rencontres et des immersions dans les activitésOnglet de synthèse des rendez-vous
6
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Suivi du projetOnglet déterminant le statut des outils
Réalisés
En cours
Annulés
Statut des outils : Buts :
Informer notre tuteur Faire une mise au point Se répartir les activités 7
La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable
Référents contactés
Délégation Départementale
Responsable Départemental de l’Action Sociale
Référents d’activités
Directeur Local de l’Action Sociale
Bénévoles
Rappel de la hiérarchie :
Chaque activité a un unique référent
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Feuilles de données et rapports d’activités,deux outils construits
Feuille de donnéesRapport d’activité
VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne
Rapport d’activité
Compte rendu annuel :
- Responsables et référents d’activités : acteurs concernés
- Pour chaque UL puis pour chaque activité
- Données chiffrées
Compte rendu journalier :
- Bénévoles et RLAS : acteurs concernés
- Outils attractifs et rapides- Données chiffrées
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Création d’un logiciel de coordination sociale permettant d’automatiser les outils
Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires
Version en ligne
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« Gestion des questionnaires », une rubrique réservée à notre projet
Système de codage des données dont le but est d’obtenir des statistiques d’activité
Permet de :
• Créer un identifiant à chaque donnée stockée
• Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage d’autres formulaires
• Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin d’obtenir des statistiques d’activité
Gestion des « codes données »
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Simulation de recherche de données statistiques
« Je veux le nombre de bénévoles actifs dans l’activité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 » 12
Exemple de rapport pour l’activité Apprentissage de la langue en PDF
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Mise en place de fiches d’activités : processus pour faciliter la saisie d’informations
Fiche activité :
• Permet un gain de temps• Disponible seulement en ligne• Effectue des comparaisons
Exemple de fiche d’activité à remplir dans la base de données
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Les outils réalisés doivent être utilisablessur le long terme
Une évolution des outils à l’échelle nationale :- Développer des outils attractifs- Remplir tous les outils via la base de données- Permettre un bilan d’activité complet et précis au niveau de Paris
Deux alternatives à notre base de données- Validée par la direction de l’Action Sociale et UTILISEE
NON UTILISEE
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Une mission remplie malgré certains obstacles
Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps
Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues
Les outils de gestion suscitent quelques réserves
Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde
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Délégation Départementale de ParisXavier Guyot
Besoin deEtablir un suivi régulier des activités
Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité
Mission confiée
Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan
R
Moyens nécessaires
- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75
- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur
- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité
Résultats obtenus
- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports
- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil
Fiche d’activité
