L’utilisateur : acteur clé de la

fiabilité de vos reportings Jeudi 16 Octobre 2014

Agenda

Introduction / présentation des interlocuteurs

Retour d’expérience sur les dispositifs utilisateurs du reporting

Retour d’expérience sur la solution Shortcuts

Echanges

5’

30’

15’

15’

Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Externes

Temps

Crises financières

Règlementations

Plus de transparence sur les chiffres

Pression accrue sur la qualité du reporting

De plus en plus de données non-financières

Avoir un système de reporting adaptable et évolutif

Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Internes

Temps

Organisation mondiale : décalages horaires,

problèmes de communication

Des hommes et des femmes acteurs de la

communauté financière

Processus de reporting fortement cadencés

Systèmes d’information complexes et devant être

performants. Des systèmes sources (ERP) dont les

données ne sont pas toujours en phase avec les

définitions du groupe

L’utilisateur soumis à de nombreuses

contraintes…

Temps

Organisation

interne complexe et

internationale

Manque de

compétences

Niveau de détails

important

Saisie manuelle

Règlementations,

normes, instructions

Conséquence : des risques liés au facteur

humain Risque sur les processus et la

qualité des données

Risque sur la compétence de la population

financière

Risque sur la pérennité des connaissances

Risque sur la communication

La vocation de

“Améliorer la Qualité de vie au

Quotidien de nos clients et de

nos collaborateurs”

Outils d’aide en ligne

Accessibilité aux

supports de formation

Mise en place

d’espaces collaboratifs

Utilisateur

SAP BFC

Oracle Hyperion

IBM TM1

Excel

…

FORMATION

HOTLINE

INFORMATIQUE

EXPERTS

METIER

PROCEDURES

INTRANET COLLABORATIF

RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE

Quels dispositifs pour aider l’utilisateur ?

La formation et l’e-learning

Le présentiel

Favorise le networking et le contact humain

Mais

Difficile à organiser géographiquement et à caler dans les calendriers !

L’e-learning

Format permettant le « self-service »

Permet d’accompagner les nouveaux arrivants

Coût/investissement initial

80% du contenu de formation est oublié au bout d’un mois !* *source : étude H.F. Spizer

Le modèle 70/20/10

70 %

Expérience et pratique

20 %

10 %

Entourage et collègues

Formation traditionnelle

Source : Michael M. Lombardo et Robert W. Eichinger du “Center for Creative Leadership”

FORMEL

INFORMEL

Retour d’expérience Formation

Le présentiel

Trimestriel

Minimum 5 participants, maximum 10

Sessions de 2 heures

Conditions à remplir: avoir fait les e-learnings, et un quiz en ligne

Pourquoi le e-learning ?

Format accessible 24/24, 7/7

Autonomie de la gestion de temps et du rythme d’apprentissage

Avantage coût

Les emails arrivent à saturation …

C’est la nombre moyen d’emails

que nous recevons tous les jours C’est le temps que l’on passe tous

les jours pour gérer nos e-mails

L’email ne garantit plus la

bonne transmission des

instructions !

80 149

min

Source : Osterman Research Email Users Avril 2013

Les intranets collaboratifs

Répond à une véritable stratégie de communication

Permet le partage de documents et d’avoir une source d’information

« officielle »

Mais …

Un peu moins d’un salarié sur deux

consulte son intranet régulièrement

Source : Benchmark Group

48%

Mise en place d’un intranet

Sharepoint Finance

Réseaux sociaux d’entreprise :

innovation VS adoption ?

Réseau social d’entreprise : forum de

discussion moderne

Yammer, Jive, Bluekiwi, Chatter, …

Le + : contact simplifié avec les experts

Le - : non intégré aux process métiers

Retour d’expérience sur le

réseau social professionnel Jive

Communauté Inflation

Partage des connaissances entre les différents pays

Gestion de problématiques spécifiques à chaque zone

Le +: Plateforme collaborative, efficace dans la mise en relation des acteurs d’un

projet spécifique

Le - : Outil peu adapté à une communauté « statique »

Hotlines et experts métiers

des demandes sont des demandes métiers

(instructions, procédures…)

Sollicitations informelles et non organisées

Disponibilité : ne peut pas couvrir les différents fuseaux horaires 24/7

Nécessité de coordination entre les différents experts métiers du sièges, des

business units et des filiales

Risque : non capitalisation des connaissances et expertises

40%

Support à la communauté financière

–GPS (Group Performance Solutions)

Experts fonctionnels

- Fiabilisation de données

- Expertise fonctionnelle

- Formation

- Gestion de la documentation

- Gestion de projet

Experts techniques

- Automatisations

- Opérations récurrentes

- Configuration d’applications

- Gestion de projet

Outils

L’aide en ligne intégrée aux logiciels de

consolidation et reporting

Cantonnée aux explications applicatives

Prisonnière du logiciel

Difficilement maintenable

« Les utilisateurs ne savent même pas qu’elle existe »

Portrait-robot d’une solution idéale

Capitalisation

des

connaissances

Facilité de

maintenance

Multi-

formats 24h/24

et 7j/7

« User-

friendly » Information

métier

pertinente

Notre solution idéale

Communauté autonome

Self-support collaboratif

Equipes centrales en modération

L’utilisateur : acteur clé de la

fiabilité de vos reportings Retour d’expérience Solution Shortways

Retour d’expérience solution

Shortcuts

Pourquoi le choix Shortways ?

Objectifs de la mise en place de la solution

Fiabiliser les remontées comptables et le reporting, des filiales et

Business Units vers le Groupe Sodexo

Déploiement de la solution Shortcuts sur Oracle HFM

Mise en place d’un wiki intégré au portail Sharepoint Finance

200

utilisateurs

ciblés

1900 pages

wiki

Accès aux

formules

des 1775

comptes

200 utilisateurs concernés dans 80 pays

Utilisateurs clés

Equipes centrales

Utilisateurs finaux

Avant déploiement Déploiement filiales

Le projet de mise en œuvre

Bénéfices

Amélioration de la communication du Groupe vers les BUs/filiales

Partage du référentiel financier

Fiabilité de l’information

Disponibilité de l’information

Temps et autonomie

Autoformation

Septembre 2014

319 consultations

30 utilisateurs dans 7 Sodexo zones

52% des consultations étaient des

contrôles de saisies

L’utilisateur : acteur clé de la

fiabilité de vos reportings Démonstration

L’utilisateur : acteur clé de la

fiabilité de vos reportings Merci, questions, échanges