L’organisation d’un événement écoresponsable en 8 étapes

Afin d’organiser un événement ayant un minimum d’impacts sur l’environnement, voici un tableau qui résume les principales actions

à entreprendre. Le contenu du tableau est tiré du Guide des événements écoresponsables développé par la Chaire de recherche en

éco-conseil de l’UQAC. Si vous avez des questions en cours de route, ou si vous souhaitez pousser davantage votre réflexion, nous

vous incitons fortement à consulter ce document. Bien entendu, les actions proposées dans ce tableau le sont à titre indicatif,

comme chaque événement possède ses caractéristiques propres, vous devrez adapter vos objectifs en fonction de votre réalité.

Nous vous souhaitons le plus grand des succès pour votre événement.

Étapes Actions Ressources

1. Définir l’événement

Toutes les étapes normales à la conception et à l’organisation d’un événement.

Développer le concept : o Prévoir vos objectifs de réduction; o Déterminer les critères de succès de l’événement; o Définir l’engagement organisationnel de la gestion écoresponsable de

l’événement.

Trouver l’établissement d’accueil en fonction de vos objectifs de réduction et de la provenance de la clientèle cible.

Livre : BRANCHAUD, Lyne. Guide pratique : L’organisation d’un événement, Presses de l’Université du Québec, 2009 185 p.

Déterminer les éléments clés, tels que: o Le plan de transport – sur place et les moyens d’y accéder; o L’évaluation des risques; o Les arrangements pour la salubrité, la sécurité et les soins médicaux d’urgence; o Le plan de sécurité policière; o Les accès pour personnes à mobilité réduite; o Les déchets.

Déterminer les rôles, les responsabilités et les ressources des membres de l’équipe organisatrice pour la gestion de l’événement écoresponsable.

2. Obtenir l’engagement Certitude que la direction ou le promoteur adhère au projet d’événement écoresponsable.

Engagement d’avoir les ressources financières, humaines ou matérielles supplémentaires.

Engagement écrit et/ou public.

3. Planifier l’événement

3.1 Déterminer les impacts :

o Environnementaux o Sociaux o Économiques

Répondre aux questions du tableau de l’annexe 1 et choisir des moyens pour contrer ou limiter les impacts négatifs.

Identification des impacts de votre événe-ment et des moyens à met-tre en place pour les dimi-nuer (annexe 1)

3.2 Choisir des indicateurs

Choisir des indicateurs en fonction des objectifs de réduction afin de valider l’atteinte ou non des objectifs.

Déterminer des indicateurs de réduction des déchets et des gaz à effet de serre: o Réalistes; o Mesurables; o Facile à communiquer ; o Respect des lois et des normes ; o Comparaison à d’autres événements semblables ou au statu quo.

Exemples : • Quantité de

papier utilisée;

• KW/h; • Kg de

CO2/pers; • g. de

déchets/pers

3.3 Établir les besoins Lieu de l’événement : Préalable : Connaître vos critères de réduction pour choisir le lieu de l’événement. Objectif « zéro déchet »

Capacité de gérer les matières résiduelles de l’endroit: o Système de récupération de papier, carton, verre, compost?

Prévoir, avec les réponses, ce qui devra être implanté. (ex.: îlot de récupération) Evénement « Carbo-neutre » Maximum de services au même endroit. Près de la clientèle de l’événement. Personnels et responsabilités :

Sensibiliser les participants aux événements 00 : o À faire AVANT et PENDANT l’événement.

Former une Brigade Verte

Personnels chargés de s’assurer que les participants acheminent les bons résidus aux bons endroits.

3.4 Réduire à la source

Fournisseurs

Définir les critères de sélection du traiteur ou du service de restauration : o Appel d’offres clair qui inclue les critères d’écoresponsabilité: favorise

l’éducation et le respect des budgets.

Grille d’évaluation pondérée : o À envoyer aux soumissionnaires.

Exemple d’appel d’offres : Annexe 7 du Guide des événements éco-responsables, Chaire de recherche en Éco-conseil.

Message avant l’événement Diffuser les objectifs d’écoresponsabilité :

Invitation aux participants : o Apporter son sac personnel pour le transport du matériel diffusé; o Proposer des moyens de transport alternatifs (info sur le transport en commun,

service de co-voiturage, etc.).

Fournisseurs et partenaires

Communication aux médias… o Événement écoresponsable = bonne visibilité.

Exemple de grille d’évaluation : Annexe 8 du projet Carbone Boréal

3.5 Déterminer les partenaires

Déterminer les partenaires qui traiteront les matières résiduelles pour le recyclage et la valorisation.

Déterminer les partenaires qui offriront certains services en fonction de: o Prix; o Réputation; o Préférez les entreprises locales et d’économie sociale; o Clauses de développement durable.

4. Communiquer La communication doit être :

Claire;

Pas trop abondante;

Bien lisible;

Si possible, réutilisable lors d’autres événements. Les outils de sensibilisation avant l’événement doivent informer des actions d’écoresponsabilité:

Communications internes;

Programmation;

Communications externes.

Outils de communication pendant l’événement:

Signalisation pour le recyclage et la valorisation;

Brigade verte;

Présentation ou stand expliquant ce qui a été entrepris;

Discours d’ouverture;

Etc.

5. Gérer les matières résiduelles

Si l’établissement ne possède pas de système de récupération, installez un îlot provisoire. 1. Déterminer les sites les plus achalandés (pause, repas, inscription). 2. Déterminer si vous avez besoin d’Îlot de récupération à 3 ou 4 voies ? 3. Procurez-vous les pictogrammes appropriés. 4. Utilisez des formats de bac de la grosseur des poubelles au même endroit. 5. Positionnez la Brigade verte aux endroits identifiés.

Gestion des liquides Îlots pour gérer les liquides : Îlot à une voie avec entonnoir pour y verser le fond de la bouteille avant d’en disposer.

Autres possibilités pour gérer les liquides

Îlot à proximité d’un évier.

Prévoir un récipient.

Encourager les participants à vider le contenu avant de disposer du contenant (brigade verte).

Rangement, pesée, préparation du site 1. Prévoir une balance portative d’une bonne capacité et robuste : 100 kg. 2. Peser les différents bacs vides et notez le poids. 3. Assurer une surveillance près des bacs. 4. Utiliser un bac avec un trou rond pour les contenants (canette et bouteille) sinon on

se retrouve avec du plastique d’emballage dans le bac.

Personnel d’entretien

Établir une bonne communication avec les concierges et leurs supérieurs.

Harmoniser les pesées et le tri des matières avec eux.

Trouver un lieu d’entreposage.

S’informer du moment et du lieu de la collecte pour éviter que les matières recyclables soient envoyées au site d’enfouissement.

Location : Carrefour Environnement Saguenay à 35$/jour + les frais de transport.

Matières compostables

Elles doivent être récupérées régulièrement (odeur).

Bacs nettoyés au jet d’eau et au savon biodégradable.

Disposer du contenu dans un endroit frais.

Utiliser des sacs compostables pour éviter le nettoyage fréquent.

Bac de 120 litres (ou 240 l) o Plus petit = plus facile à manipuler.

Saisie des données 1. Se préparer une feuille de saisie de données. 2. Chaque sac représente un type de matière. 3. Un échantillon doit être étalé sur une table de tri afin de mesurer et d’enlever les

intrus. 4. Les matières résiduelles sont pesées sans les intrus. 5. Les matières compostables sont pesées mais ne sont pas triées (évaluation visuelle

du taux d’intrus).

Exemple de feuille de saisie de données : p.35 du Guide des événements écorespon-sables, Chaire de recherche en Éco-conseil.

6. Répartir les bénéfices et les occasions de partage

Distribuer les surplus

Organisme de charité ou d’économie sociale.

S’assurer qu’ils peuvent prendre en charge et utiliser vos surplus.

Organismes à proximité : Jardin communautaire, ferme qui fait du compostage Distribution du surplus de nourriture Exemple : Auberge de l’amitié (Roberval)

7. Gérer les GES Deux méthodes de compensation des gaz à effet de serre

Financement de projet de réduction des gaz à effet de serre.

Séquestration de carbone (plantation d’arbres). Les plantations d’arbres doivent être:

Vérifiables;

Établies dans des lieux où la vocation de séquestration est documentée;

Inclure une provision de remplacement dans le cas de maladie ou de feux. Connaître la quantité de carbone émis pour calculer la quantité d’arbres à planter.

Préparer un sondage pour les participants.

Remplir la grille de calcul des émissions des gaz à effet de serre.

Organisations pouvant s’acquitter de cette tâche : projet Carbone Boréal (UQAC) Sondage et grille de calcul des émissions de GES : Annexe 11 du Guide des événements écorespon-sables, Chaire de recherche en Éco-conseil.

8. Faire un bilan Évaluer les coûts épargnés par une utilisation responsable de :

Papier, carton, etc. ;

Covoiturage, transport en commun ;

Etc. Calculer la quantité de matières détournées du site d’enfouissement :

Peser les bacs de récupération et les poubelles;

Calculer les gaz à effet de serre non émis par l’acheminement de ces matières au site d’enfouissement;

Nombres d’arbres plantés. Évaluer les retombées sociales : questionnaire auprès des participants :

Évaluation du degré de sensibilisation des participants ;

Emplois engendrés par l’événement ;

Satisfaction des participants;

Création de contacts et de réseaux par le biais de l’événement ;

Prise d’expérience d’étudiants ou de bénévoles ;

Etc.

Diffuser les résultats à :

Participants;

Fournisseurs;

Médias;

Organisateurs;

Commanditaires actuels et potentiels;

Établissements d’accueil;

Etc. Comment ?

Communiqué de presse;

Lettre de remerciement;

Actes ou autres publications;

Courriels;

Sites Internet;

Utilisation de métaphores pour illustrer vos propos. Ex.: Les déchets tenaient dans une boîte de chaussure.

Identification des impacts de votre événement et des moyens à mettre en place pour les diminuer

À l’aide du tableau suivant, identifiez les impacts de votre événement en répondant aux questions de la deuxième colonne. Si vous répondez par

l’affirmative à l’une des questions, veuillez identifier, dans la colonne « Moyens choisis », une action qui permettrait de réduire les répercussions

négatives de votre événement.

CATÉGORIES D’IMPACTS

QUESTIONS POUR DÉTERMINER UNE PROBLÉMATIQUE POTENTIELLE

OUI/NON POURQUOI?

SUGGESTIONS DE MOYENS DE RÉDUIRE LES IMPACTS MOYENS CHOISIS

IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX

Changements climatiques

L’activité demande-t-elle l’utilisation d’un surplus d’énergie?

Réduire l’utilisation de l’énergie et promouvoir l’utilisation d’énergie renouvelable. Compenser les émissions de carbone associées à l’utilisation de l’énergie.

L’activité génère-t-elle des déplacements (voyages)?

Réduire les besoins en transport en faisant la promotion de modes de transport efficaces (covoiturage, système de navettes, lieu de l’événement accessible par le transport en commun); compenser les émissions de carbone associées au transport.

Qualité de l’air

Les technologies employées pour générer l’énergie et les transports émettront-elles des GES?

Réduire les émissions en faisant la promotion de technologies et de transport à faibles émissions.

Utilisation de l’eau

Les activités requièrent-elles l’utilisation de grandes quantités d’eau?

Minimiser l’utilisation et faire la promotion d’une utilisation efficace de l’eau.

Utilisation du territoire

Les activités requièrent-elles l’utilisation d’un territoire déjà aménagé ou l’utilisation d’un espace vert à convertir?

Opter pour un territoire déjà aménagé.

Les activités influeront-elles sur l’environnement avoisinant?

Planifier l’événement en considérant l’environnement avoisinant et atténuer les effets négatifs.

Biodiversité Les activités influeront-elles sur la biodiversité existante?

Protégez la biodiversité et implantez des mesures afin d’améliorer les habitats.

Archéologie et patrimoine

Les activités influeront-elles sur les sites archéologiques ou des sites d’intérêt culturel?

Protéger ces sites.

Émissions influant sur la

Les activités influeront-elles sur la qualité de l’eau?

Maintenir la qualité de l’eau et éviter la pollution.

CATÉGORIES D’IMPACTS

QUESTIONS POUR DÉTERMINER UNE PROBLÉMATIQUE POTENTIELLE

OUI/NON POURQUOI?

SUGGESTIONS DE MOYENS DE RÉDUIRE LES IMPACTS MOYENS CHOISIS

IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX

qualité de l’eau

Les activités influeront-elles sur un cours d’eau?

Protéger le cours d’eau et éviter la pollution.

Émissions influant sur la qualité du terrain

Les activités augmenteront-elles le risque de contamination du sol?

Minimiser le risque de contamination du sol.

Gestion des déchets solides

Les activités généreront-elles des déchets?

Minimiser la quantité de matières résiduelles produites et encourager la réutilisation, le recyclage, la réduction et la valorisation.

Achats de produits et respect des employés et des bénévoles.

À partir de l’achat de produits, les activités généreront-elles des matières résiduelles pouvant être recyclées ou réutilisées?

Promouvoir l’achat de produits réutilisables ou de produits fabriqués à partir de matières recyclées.

Est-ce que l’achat de produits tient compte de l’éthique et de l’environnement?

Promouvoir des achats responsables en termes d’éthique et d’environnement.

Les contrats sont-ils équitables et justes? Assurer des contrats équitables et justes.

Les bénévoles et les employés seront-ils respectés de façon juste et équitable?

Être juste et équitable avec les bénévoles et les employés.

Les produits et services requis pour les activités seront-ils locaux

Promouvoir l’achat de produits locaux afin de réduire le transport et encourager l’économie locale.

CATÉGORIES D’IMPACTS

QUESTIONS POUR DÉTERMINER UNE PROBLÉMATIQUE POTENTIELLE

OUI/NON POURQUOI?

SUGGESTIONS DE MOYENS DE RÉDUIRE LES IMPACTS MOYENS CHOISIS

SOCIAL ET ÉCONOMIE

Santé, sécurité et confort

Les activités auront-elles des impacts négatifs sur la santé, la sécurité et le confort des organisateurs?

Assurer la santé, la sécurité et le confort.

Sécurité Les activités pourraient-elles influer sur le niveau de sécurité?

Maximiser la sécurité et le bien-être des visiteurs, exposants et conférenciers.

Diversité et occasion favorable égale

Les activités assureront-elles l’égalité pour tous?

Assurer l’égalité pour tous les organisateurs et participants à l’événement.

Communauté et emplois locaux

Les emplois générés grâce à l’événement seront-ils locaux?

Investir dans la création d’emplois locale.

Les activités seront-elles nuisibles pour la communauté?

Éviter les nuisances pouvant être causées à la communauté.

Équipements Les équipements utilisés seront-ils adéquats pour enrichir l’expérience des participants?

Fournir les équipements nécessaires afin d’enrichir l’expérience des participants.

Rentabilité L’événement sera-t-il rentable sur le plan financier?

Assurer la rentabilité de l’événement incluant la sécurité et le financement.

CATÉGORIES D’IMPACTS

QUESTIONS POUR DÉTERMINER UNE PROBLÉMATIQUE POTENTIELLE

OUI/NON POURQUOI?

SUGGESTIONS DE MOYENS DE RÉDUIRE LES IMPACTS MOYENS CHOISIS

LIVRAISON DE L’ÉVÉNEMENT

Gestion Les activités seront-elles gérées de façon convenable?

Implanter des procédures adéquates pour l’implantation de l’événement.

Risques Les activités présentent-elles des risques aux enjeux associés au développement durable même si plusieurs mesures sont prises en compte?

Déterminer les risques potentiels et avoir des solutions de contingence afin de minimiser les conséquences.

Communica- tion, engage-ment, sensibilisation

La communication est-elle prévue entre les organisateurs de l’événement et les partenaires afin d’augmenter le taux de performance relié au développement durable?

Communiquer régulièrement avec vos organisateurs et partenaires afin d’encourager la performance.

Suivi Les résultats seront-ils communiqués? Noter et mesurer la performance et les résultats de l’événement.