L'organisation de vos documents : Faites-la vous-même

8/7/2019 L'organisation de vos documents : Faites-la vous-mme

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L'ORGANISATION DE VOSDOCUMENTSFAITES-LA VOUS-MME

GUIDE INTERACTIF

parGuylne thier


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Illustrations: Christiane DubreuilMise en page: Claudette RacineGraphisme: Top Communication MtlImpression: Imprimerie d'dition Marquis Lte

Pour tre rgulirement inform de la parution de nos nouveaux livres et de notre catalogue,nous vous invitons consulter notre site Internet : www.edivermette.comVous pouvez aussi communiquer avec nous l'adresse suivante:

ISBN: 2-89416-123-9

ditions Vermette6255, rue Hutchison, bureau 103Montral (Qubec)Canada H2V 4C7Tl: (514) 278-4648Fax: (514) 278-3030

adresse lectronique : [email protected]

Copyright: ditions VermetteDpt lgal : Ottawa, Canada, 3e trimestre 1997Tous droit rservs. Aucune partie de cet ouvrage ne peut tre reproduite, enregistre ouretransmise sous aucune forme ni par aucun procd lectronique, mcanique, photographiqueou autres sans l'autorisation pralable de l'diteur.


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DANGER

PHOTOCOPILLAGETUE LE LIVRE

LE PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE

Le logo qui apparat en page 3 de ce livre mrite une explication.Son objet est d'alerter le lecteur sur la menace que reprsentepour l'avenir de l'crit le dveloppement massif du photocopillage. La Loi sur le droit d'auteur interdit la reproduction desoeuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorise - le photocopillage - s'est gnralise,provoquant une baisse des achats de livres, au point que la possibilit mme pour les auteurs de crer des oeuvres nouvelles et deles faire diter par des professionnels est menace. Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, du prsentouvrage est interdite sans l'autorisation crite de l'diteur ou d'unesocit de gestion dment mandate.


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Flicit et Fernand


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TABLE DES MATIRES

TABLE DES MATIRES

INTRODUCTION L'ORGANISATION DE VOSDOCUMENTS ........................................ ............. 3CHAPITRE 1 PRENDRE LA DCiSiON .................................... 7CHAPITRE 2 CONNATRE SA SITUATIONDOCUMENTAIRE ............................................. 17CHAPITRE 3 TABLIR UN PLAN DE TRAVAIL. .................... 49CHAPITRE 4 QUOI GARDER, QUOI JETER .......................... 59CHAPITRE 5 COMMENT GARDER. ....................................... 69CHAPITRE 6 LE FAIRE ET SE RETROUVER(REPRAGE) .................................................... 89CHAPITRE 7 CHOIX DES QUIPEMENTS ETDES FOURNITURES ......................................... 95CHAPITRE 8 MISE JOUR ANNUELLE ETNOUVEAUX SUJETS ...................................... 105


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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS

INTRODUCTION

L'ORGANISATION DE VOSDOCUMENTS


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INTRODUCTION


Qui n'a pas rv de voir ses documents super bienorganiss, prsents d'une faon invitante et impeccableet surtout d'avoir en tout temps l'accs son informationrapidement et facilement. Mais qui donc possde labaguette magique qui transformera cet amas de papier enun ordre mticuleux de dossiers roses et mauves? Maisvous-mme! Tout ce qui vous manque, en sus de labonne volont, c'est une mthode de travail simple etefficace.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS-MMESoyons honntes, sauf quelques rares exceptions,organiser nos documents peut sembler une tche

insurmontable, fastidieuse et, n'ayons pas peur des mots,carrment ennuyeuse. Mais voil, avec l'aide du prsentguide qui vous suggre une dmarche facile etrationnelle, tablir de l'ordre et de la mthode estralisable. Nous vous prsentons des tapes claires etbien expliques grce auxquelles, instaurer l'harmoniedocumentaire est accessible tous.Entendons-nous bien, ce guide n'est pas un mule

de la pense magique. Faire l'organisation de vosdocuments demande temps et efforts. Si vous tenez bienfort ce livre dans vos mains et que vous fermez les yeux, ilne se passera ... rien. Mais si vous l'ouvrez et que voussuivez scrupuleusement la dmarche propose, vousverrez l'allure de votre paperasse se transformer, et c'estavec fiert que vous contemplerez le rsultat de votretravail.Ce livre vous appartient, c'est votre outild'apprentissage. N'hsitez pas crire l'intrieur et l'annoter, il est conu pour que vous le personnalisiez.

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PRENDRE LA DCISION

CHAPITRE 1

PRENDRE LA DCISION


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PRENDRE LA DCISION

CHAPITRE 1PRENDRE LA DCISION

On y pense depuis un certain temps, on remet plus tard,on est sr qu'on a pas le temps, on attend une priodeplus calme, on trouve des prtextes et puis finalement, ledsordre continue et partois retrouver un papier prend denotre prcieux temps ou on laisse tomber car l'informationdont on a besoin est engloutie dans le ddale del'information dont on n'a pas besoin.Allons-y! Agissons! Que vous soyez une personne, uneassociation ou une entreprise, vous accumulez lespapiers d'une faon incroyable. En plus de ne pastoujours vous y retrouver, avez-vous pens au gaspillaged'espace, l'achat d'quipements d'entreposage et sansy mettre un terme, imaginez dans cinq, dix ou quinze ans.Chercher quelque chose deviendra toute une aventure.Le rsultat de votre renouveau documentaire runiral'efficacit l'esthtisme. Vous avez accompli le premierpas en vous procurant ce guide. Voyons maintenantquelles sont vos motivations particulires.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MME

VOICI LA LISTE DES PROBLMES QUE POSSIBLEMENTVOUS RENCONTREZ, COCHEZ CEUX QUE VOUS AIMERIEZVOIR DISPARATRE.

PROBLMES POSSIBLES JE SOUHAITE JE VEUXLIMINER CONSERVERCETTE SITUATION CETTE SITUATIONJe n'ai pas le temps dem'occuper de mesdocuments.J'ai trop de papiers.Je cherche longtempsavant de trouver.Je ne trouve pas toujours.Je me retrouve, mais je suisle seul.Mes documents ont l'air d'uncapharnam.J'ai jet des documentsimportants.J'ai des documents partout.Mon classeur ne ferme plus.En cas de sinistre, tous mesdocuments sont perdus.

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PRENDRE LA DCISION

VOYONS MAINTENANT UN UN CES PROBLMESHABITUELLEMENT PRSENTS DANS UNEDSORGANISATION DE DOCUMENTS.JE N'AI PAS LE TEMPS DE M'OCCUPER DE MESDOCUMENTS

Avez-vous rflchi au temps que vous perdez rechercher une information. De plus, avez-vous pensaux avantages de retrouver rapidement une informationdont vous avez besoin sur-le-champ. Quelle bonneimpression vous donnez d'avoir une organisation dedocuments stylise. Quelle allure de professionnalismevous dgagez face vous-mme et aux autres. Loin devous faire gagner du temps, le systme de classementplac sous le signe de la dsinvolture vous en fait perdre,et c'est pourquoi nous vous suggrons de placerl'organisation de vos documents dans vos priorits.

Il J'AI TROP DE PAPIERS

Quand on ne sait au juste quel document conserver etquel document jeter, souvent on choisit de tout conserveret c'est tout fait normal. C'est la raison pour laquelle leprsent guide inclut une section vous aidant tablir, enfonction de la lgislation actuelle, quel document doit treconserv pour toujours et quel autre peut-tre dtruit etce, aprs combien d'annes de conservation.

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Il JE CHERCHE LONGTEMPS AVANT DE TROUVER

Voici deux des principaux facteurs de rduction de tempsde recherche: l'utilisation de la logique comme matrielde base pour fabriquer votre structure d'organisation devos documents en dossier vous permettra de vous yretrouver beaucoup plus rapidement et l'limination desdocuments inutiles vous permettra de rduire votremasse de documents.

~ J E N E T R O U V E P A S T O U J O U R S

Un document mal class est souvent un document perdu.L'organisation systmatique de vos documents ne vousplacera jamais hors de porte de l'erreur humaine maiselle vous permettra de rduire au maximum les risquesd'garer un document.JE ME RETROUVE, MAIS JE SUIS LE SEUL

Si vous tes la seule personne vous y retrouver, c'estdj un bon point pour vous. Peut-tre est-ce suffisant,surtout si vous travaillez seul, vivez seul et que vosinteractions avec vos semblables sont quasi inexistantes.Dans ce cas, vous tes une exception car la majorit despersonnes, compagnies ou associations peuvent avoirbesoin qu' l'occasion une autre personne puisse avoiraccs leurs documents, ne serait-ce qu'en casd'urgence.

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PRENDRE LA DCISION

Il MES DOCUMENTS ONT L'AIR D'UN CAPHARNAM Il

Si vos documents s'entassent depuis plusieurs annessans organisation prcise, il est invitable que leurprsentation soit quelque peu trange. Si la seule ided'avoir rechercher quelque chose dans vos papiers vousindispose, il est grandement temps de consacrer dutemps leur remise en place.Il J'AI JET DES DOCUMENTS IMPORTANTS

Parfois l'impression d'tre envahi par une horde sans finde documents nous pousse "faire un bon mnage".Malheureusement, si cette puration n'est pas uneopration planifie et effectue selon des normesprcises, il est souvent dangereux, qu'emports par notrelan, nous ne jetions un peu trop de documents et pastoujours les bons. C'est pourquoi une section entire estconsacre l'tablissement de rgles rgissant laconservation et la destruction scuritaire de vosdocuments.

~ J ~ I D E S D O C U M E N T S P A R T O U T

L'inconvnient majeur d'avoir des papiers parpills unpeu partout, c'est qu'ils semblent prendre du volume. Larunion, en un endroit prcis, de la majorit de vosdocuments vous donnera dj l'impression qu'il y enmoins.

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MON CLASSEUR NE FERME PLUS

Surtout n'en achetez pas un autre avant d'avoir compltl'organisation de vos documents. Probablement que vousaurez de l'espace disponible pour plusieurs annesencore aprs avoir procd l'puration de vosdocuments.EN CAS DE SINISTRE, TOUS MES DOCUMENTS SONTPERDUS

Certains types de documents demandent une attentionparticulire. La perte de ces documents risquerait d'avoirdes consquences nfastes sur vos affaires. C'estpourquoi, il est prfrable d'envisager des solutionspratiques pour prvenir, moins de frais possible, lacontinuit de vos activits suite une catastropheimprvisible.

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PRENDRE LA DCISION

VOICI LA LISTE DES AVANTAGES POSSIBLES, COCHEZCEUX QUI VOUS INTRESSERAIENT.

JE TROUVE RAPIDEMENT DJE JETTE SCURITAIREMENT D

JE CENTRALISE MES DOCUMENTS [ ]

J'AI UNE ORGANISATION LOGIQUE [ ]

J'AI UNE ORGANISATION ESTHTIQUE [-j

J'AI UNE PROTECTION SPCIALE POUR [JCERTAINS DOCUMENTS

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AVEZ-VOUS ..... .

SRIEUSEMENT RFLCHI?

PRIS UNE FERME DCISION?

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OUI NON

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1 J I l


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CONNATRE SA SITUATION

CHAPITRE 2



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CHAPITRE 2

CONNATRE SA SITUATIONAvant d'envisager une solution pertinente, il faut connatre fond sa situation. La dcision est srieusement prise,nous en sommes la deuxime partie de notre dmarcheque nous imagerons avec la maxime "connais-toi toimme" ou plus exactement connais l'tat de l'organisationactuelle de tes documents.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEVOICI LES QUESTIONS QUI VOUS DONNERONT UNCOURT BILAN DE VOTRE SITUATION:A RAISON DE LA POSSESION DE DOCUMENT1. PERSONNE PHYSIQUE2. TRAVAILLEUR AUTONOME3. PROFESSION LIBRALE4. ASSOCIATION5. PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE

Il BTES-VOUS?1. PROPRITAIRE D'UN OU DEPLUSIEURS IMMEUBLES2. LOCATAIREC QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITS GNRE

LA CRATION, L'ENVOI OU LA RCEPTIONDE DOCUMENTS?

l irlI l1 1

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1 1

1. RELATION AVEC LES CLIENTS I l2. UTILISATEUR D'UTILITS PUBLIQUES U(TLPHONE, LECTRICIT, ETC.)3. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS [ ]4. RELATION AVEC LES MEMBRES 1 15. RELATION AVEC LES DIVERS [1PALIERS GOUVERNEMENTAUX

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CONNATRE SA SITUATIOND QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLEDE VOS DOCUMENTS?1. AUCUNE ORGANISATION i l2. CLASSEMENT PAR ORDRE ALPHABTIQUE 1 13. CLASSEMENT PAR SUJET I l4. CLASSEMENT PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE I lE O SONT CLASSS VOS DOCUMENTS?1. DANS DES TIROIRS2. DANS UN BUREAU3. DANS UN CLASSEUR4. DANS DES BOTES5. UN PEU PARTOUTF QUEL EST L'TAT DE VOS RECHERCHESDE DOCUMENTS?

1 11 11 jf 11 1

1. JE NE M'y RETROUVE PAS DU TOUT l 12. JE TOMBE DESSUS PAR HASARD l i3. JE TROUVE TOUJOURS MAIS JE CHERCHE [ ]LONGTEMPS4 JE TROUVE PARFOIS OUI ET PARFOIS NON [J5. JE TROUVE TOUJOURS ET RAPIDEMENT 1 1

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G JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?1. JAMAIS2. RAREMENT3. OCCASIONNELLEMENT4. TOUS LES ANS

Il H QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?1. MOI-MME2. UNE PERSONNE DSIGNE3. UN PEU TOUT LE MONDE

III QUI CONSUL TE VOS DOCUMENTS?1. SEULEMENT MOI2. QUELQUES PERSONNES3. TOUT LE MONDE4. N'IMPORTE QUI

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J QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTIONPOUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?

1. AUCUNE PROTECTION2. UNE COPIE SUR PLACE3. UNE COPIE DANS UN AUTRE ENDROIT4. UN COFFRET SUR PLACE5. UN COFFRET DANS UNE INSTITUTIONFINANCIRE

Il K PRTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?

1. JAMAIS2. RAREMENT3. SOUVENT

L QUEL EST L'ITINRAIRE HABITUEL DE VOSDOCUMENTS?

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1 l[J1 j

1. RCEPTION/CRATION ET CLASSEMENT []2. RCEPTION/CRATION ET ACCUMULATION I lPOUR CLASSER PLUS TARD3. RCEPTION/CRATION ET ACCUMULATION U

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M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMATNON STANDARD?

1. NON

2. OUI

LESQUELS

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EXAMINONS MAINTENANT UN UN LES RSULTATS DEVOTRE QUESTIONNEMENT.

Il A RAISON DE LA POSSESSION DE DOCUMENTS

SI VOUS AVEZ RPONDU:

1. PERSONNE PHYSIQUE

2. TRAVAILLEURAUTONOME

Tout le monde a des documents,mme si ce n'est une quantitastronomique. Vous pouvez leurdonner une agrable accessibilit,les regrouper en un lieu unique etprocder un amnagementefficace de leur prsentation.En plus de vos documentspersonnels vous possdezsrement toute une srie dedossiers concernant vos activitset vos clients. Et que dire de vospices justificatives, avec lesannes vous risquez de vousretrouver avec une importantemasse de documents. En sus del'avantage d'organiser mthodi-quement vos documents, ladestruction scuritaire annuelledes papiers devenus inutiles vousassurera une gestion saine de vosdocuments.

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3. PROFESSIONLIBRALE

4. ASSOCIATION

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Quel que soit votre secteurd'activits, l'organisation de vosdocuments est une garantied'amlioration des services quevous offrez votre clientle. Letemps perdu la recherche d'undocument serait plus avantageusement utilis la poursuite devos activits professionnelles. Lesefforts consacrs la mise surpied d'une mthode d'organisationde vos documents sont pleinement justifis par les conomiesde temps et d'espace dont vousbnficierez durant les annes venir.

De votre charte d'incorporation la lettre que vous avez reue cematin, tous les documents devotre association ncessitent untraitement d'organisation, deprotection et d'limination. Cesmthodes de travail assureront lacontinuit de vos oprationsmme si, avec le temps, lesdossiers de l'association changentde mains. L'inclusion d'unestructure de classement permettra de multiples personnes deconsulter de faon autonome lesdossiers de l'association.


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5. PETITE OU MOYENNEENTREPRISE

Il B TES VOUS?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. PROPRIETAIRE D'UN

OU DE PLUSIEURSIMMEUBLES

2. LOCATAIRE


L'efficacit est srement unepriorit pour vous. Le tempsperdu rechercher un papierest de l'argent gaspill.L'investissement que vous vousapprtez faire est un des plusjudicieux. Si vous avez djgar un document important,vous saisissez pleinementl'importance de ce projet et sinonn'attendez pas que le ppin vousarrive avant de mettre l'accent surcet aspect important de la saineadministration d'une entreprise.

Vos documents attestant de votrestatut de propritaire sont de ceuxqui demandent une protectionparticulire. En plus de lesinsrer dans une structure logiquede classement, il serait biend'envisager de les conserver dansdes quipements l'preuve dufeu tel un coffret la maison oudans une institution financire.Votre bail doit tre conserv etfacilement consultable toute ladure de votre occupation. C'estexactement le genre de documentque vous risquez d'avoir consulter, l'occasion, pourvrifier un point prcis.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEC QUEL SECTEUR DE VOS ACTIVITES GNRELA CRATION, L'ENVOI OU LA RECEPTION DE

DOCUMENTS?

SI VOUS AVEZ RPONDU:1. RELATION AVECLES CLIENTS

2. UTILISATEURD'UTILITS PUBLIQUES(TL., LECT., ETC.)

3. RELATION AVECLES FOURNISSEURS

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Quoi de plus frustrant que d'treau tlphone avec un client et dene pas arriver mettre la mainsur son dossier, et quellesatisfaction de pouvoir donnerl'information demande en uncourt laps de temps. Votreclientle apprciera votrediligence pour rpondre sesquestions et votre rputation s'entrouvera du coup encore pluspositive.Rares sont les tres humains oules organisations qui ne sont pasen relation avec les compagniesd'utilits publiques. L'organisationde vos documents vous donnerarapidement accs cesinformations et de plus, cela vouspermettra de dtruire cesdocuments lorsque la priode deconservation lgale seratermine.Voici une mine d'information impor-tante. Les documents appuyantun de vos achats (factures, reus,bon de livraison, etc.) sont prci-prcisment le type d'informationsdemandant rgulirement laconsultation. De plus, vosgaranties et manuels d'instructionsdoivent tre retrouvs rapidementtant que vous possdez l'appareildont il font l'objet.


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4. RELATION AVEC LESMEMBRES

5. RELATION AVEC LESDIVERS PALIERSGOUVERNEMENTAUX

CONNATRE SA SITUATIONL'essentiel de la crdibilit d'uneassociation repose souvent sur laqualit de ses relations avec sesmembres. L'accessibilit leursdossiers et votre liste demembres vous assurera en touttemps le contrle de la situation.L'incontournable relation des gouvernements municipaux, provinciaux, fdraux ou trangersvous dotera d'une multitude dedocuments. Certains trsimportants, d'autres beaucoupmoins. Nous le savons, lesdiffrents paliers gouvernementaux sont de prolifiquesproducteurs de documents, maisfaut-il pour autant tout conserver?

D QUELLE EST L'ORGANISATION ACTUELLEDE VOS DOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:

1. AUCUNEORGANISATION L'organisation de vos documentssera une priode dterminante.Lorsqu'elle sera complte, vousvous demanderez comment vousavez pu vous en passer durant silongtemps.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MME2. CLASSEMENT PARORDREALPHABTIQUE

3. CLASSEMENTPAR SUJET

4. CLASSEMENTPAR ORDRECHRONOLOGIQUE

Si l'organisation de vos documentspar ordre alphabtique de sujetvous convient, pourquoi ne pas laconserver. Mais si vous possdezplusieurs dossiers, il seraitprfrable d'utiliser une structurede classement. L'puration desdocuments devenus inutiles, lerafrachissement de votre matrielde conservation et le questionnement sur la pertinence de vostitres de dossiers devraient vousservir bonifier votre organisationde documents.L'organisation de vos documentspar sujet est une mthodeprouve de classement dedossier. Mais qu'en est-il de votrerecherche? La confection d'unsolide index alphabtique estindispensable.Peu de secteurs d'activitspeuvent s'adapter ce typed'ordre de classement. moinsd'une mmoire phnomnale, larecherche d'un document peuttre ardue.

Il E O SONT CLASSS VOS DOCUMENTS?L'endroit idal pour conserver des documents que l'on utilisefrquemment est un classeur. En plus d'assurer une protectioncontre les diffrents dangers du milieu ambiant, il permet, grce son systme de verrouillage, de limiter l'accs de vosdocuments.

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Le regroupement de la majorit de vos documents est quasiindispensable. L'organisation de vos documents selon unestructure logique exige l'unification de vos papiers runis endossiers sujets.Pour les documents moins consults et conservs pourrpondre des exigences lgales, les botes de conservationspcialement conues et adaptes pour la conservation desdocuments sont fortement recommandes. Ces botes devronttre conserves dans un endroit sec et de niveau detemprature dcente, vitez les sous-sols.

F QUEL EST ~ T A T DE VOS RECHERCHES DEDOCUMENT?

SI VOUS AVEZ RPONDU:

1. JE NE M'y RETROUVEPAS DU TOUT

2. JE TOMBE DESSUSPAR HASARD

Bravo! Cette priode d'incertitudetire sa fin. L'un des butsprincipaux de l'organisation devos documents est d'avoir accs vos dossiers facilement etrapidement.

N'attendez pas d'avoir un besoinprimordial d'un document juste aumoment o votre chance vousabandonnera. Agissez maintenant avant l'aventure dplaisantequi vous cotera beaucoup detemps effectuer une recherchequi, en plus, sera peut-treinfructueuse.

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CONNATRE SA SITUATIONIl G JETEZ-VOUS DES DOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. JAMAIS Si vous n'tes pas dj envahispar les papiers, cela ne tarderapas devenir votre lot.L'laboration de rgles prcisesconcernant la conservation et ladestruction de vos documentsvous permettra de vous dpartir

du surplus accumul. Cettepuration permettra d'organiserseulement les documents utiles vos activits.2. RAREMENT Si vous jetez rarement desdocuments, c'est peut-tre quevous n'tes pas parfaitement srsde ce qui peut et doit tre jet etque vous ne vous en tenez qu'des certitudes absolues.3. OCCASIONNELLEMENT Est-ce qu'occasionnellement veutdire lorsque que vous risquez demanquer d'espace? Et si oui,jetez-vous au hasard ou bienconsultez-vous les lois en vigueurpour tre assurs de bien fairevos choix.4. TOUS LES ANS Que voici une excellente habitude conserver. Jamais vous nevous heurterez des problmesd'espace. Mais qu'en est-il desprincipes soutenant vos choix dedestruction? Une vrification desrcentes exigences lgales vousaidera poursuivre vosdestructions annuelles avecl'assurance d'tre en parfaite

lgalit.31


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Il H QUI CLASSE VOS DOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. MOI-MME

2. UNE PERSONNEDSIGNE

3. UN PEU TOUTLE MONDE

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Si vous classez vos documentsvous-mme, vous deviendrez, enpeu de temps, une personnespcialise en gestion de vosdocuments. Malgr tout, sioccasionnellement une autrepersonne pouvait tre amene classer ou rechercher un de vosdocuments, l'laboration d'unsimple guide comprenant votrestructure d'organisation, votreindex de sujet-titre accompagnde la mention de conservation etdu nombre d'annes avant ladestruction, serait un outilavantageux. Ce guide serait utileautant pour vous que pourquiconque aurait classer ouconsulter vos dossiers.Cette personne, en plus de participer troitement l'organisationdes dossiers, devra prvoir laformation d'au moins une autrepersonne pour viter que sonabsence ne rende la consultationdes dossiers problmatique.Idalement, toutes les personnesappeles utiliser des dossiersdevraient tre en mesure de lesconsulter facilement. Laformation de tout ce monde estune garantie de la russite devotre organisation de documents.


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QUI CONSULTE VOS DOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. SEULEMENT MOI

2. QUELQUESPERSONNES

3. TOUT LE MONDE

En plus de bien le mriter,qu'arriverait-il si exceptionnellement vous devriez demander unservice. Si vous possdez peu dedossiers, il est difficile d'imaginerune situation d'urgence o il seraitimpossible un tiers de retrouverune information indispensable.Mais si vous possdez plusieursdossiers, et qu'il serait pensabled'prouver des difficults s'yretrouver, il serait prudent deprvoir au moins une autrepersonne qui serait au fait devotre organisation.Il serait prfrable de faire lardaction de vos principes declassement. Si tout le monde seretrouve bien et est apte faire leclassement des documents, lesuivi et l'utilisation courante devotre organisation de documentsse trouveront imbriqus dans lestches quotidiennes.La centralisation de vos dossierset l'laboration de procdurescrites seront des atouts pourl'implantation russie de votrenouvelle organisation de dossiers.La consultation concernant lechoix des titres, des quipementset des priodes de conservationavant destruction impliquera toutle monde dans le processusd'organisation.

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4. N'IMPORTE QUI Certains types de documents sontconfidentiels. Pour assurer leurconsultation restreinte, assurez-vous d'avoir au moins unquipement de rangement sefermant cl ou possdant uncode d'accs.

J QUELS SONT VOS MOYENS DE PROTECTIONPOUR VOS DOCUMENTS IMPORTANTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:

1. AUCUNE PROTECTION Comme la majorit des gens,vous tes srs que a n'arrivequ'aux autres. Tous ceux qui ontt victimes d'incendies,d'inondations et d'autres types decatastrophes avaient la mmecertitude que vous. Certainsdocuments mritent un traitementspcial de protection. C'est vousqui bnficierez directement deces mesures, si un jour, ce quin'arrive qu'aux autres vousarrivait.

2. UNE COPIESUR PLACE

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Avoir une copie c'est trs bien.Dj vous tes conscientiss aufait que vous pourriez perdrel'original en toutes sortes decirconstances. Mais pourquoi nepas entreposer cette copieailleurs. Si votre budget ne vousautorise pas la location d'uncoffret dans une institutionfinancire ou d'utiliser les servicesd'une compagnie d'entreposagede documents, vous pourriez


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3. UNE COPIE DANS UNAUTRE ENDROIT

4. UN COFFRETSUR PLACE


utiliser le systme dedbrouillardise et demander unparent ou une connaissance devous garder quelques botes dedocuments. La foudre tombeexceptionnellement deuxendroits en mme temps et ainsi,quoi qu'il arrive, vous pourriezpoursuivre vos activits.Vous saisissez l'importance de nepas mettre tous vos ufs dans lemme panier. Maintenant qu'enest-il de la qualit de l'endroit deconservation de votre copie. S'ils'agit d'une organisationspcialise dans la conservationdes documents, assurez-vous queles principes de base sontrespects (taux d'humidit,temprature, disposition descontenants, accessibilit deslieux, mesures d'urgence). Sivous avez confi vos copies une autre personne ou les avezentreposes dans un autreimmeuble vous appartenant,inquitez-vous des items ci-hautmentionns et si possible,apportez le plus d'amliorationpossible.Vous possdez un coffret de scurit sur place et que contient-il?Nous vous suggrons de dresserun inventaire de ces documentsprotgs et, pour chacun, dejustifier leur entreposage. Vouspourriez effectuer une vrificationde vos autres documents et, peuttre, en dcouvrirez-vousquelques autres qui mriteraientcette place privilgie.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MME5. UN COFFRET DANSUNE INSTITUTIONFINANCIRE

C'est une des mthodes deprotection les plus scuritaires.Vous pouvez simplement passeren revue les documents qu'ilcontient pour vous assurer de nepas utiliser cet espace mauvaisescient. La liste des documentsque vous possdez vousindiquera si certains autresdocuments ne devraient pas aussiy tre entreposs.

Il K PRTEZ-VOUS VOS DOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:

1. JAMAIS

2. RAREMENT

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Voil un problme rapidementrsolu. Vous n'aurez besoind'aucune procdure de prt et vosdocuments ne seront jamais dansla situation d'tre perdus ououblis par l'emprunteur.Mme si vous prtez rarementdes documents, il serait opportunde prendre en note la date et lenom de l'emprunteur. Ceci vouspermettra d'effectuer un rappel siles documents ne reviennent pasaussi facilement que vous lepensiez.


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3. SOUVENT


Vous aurez besoin soit d'unregistre de prt, soit d'un cartond'emprunt assorti desrenseignements concernant l'em-prunteur. Le registre de prt oule carton d'emprunt doiventmentionner la date d'emprunt, letitre et la codification du dossieremprunt et le nom del'emprunteur. Un carton d'em-prunt est une chemise ligne etrigide que l'on insre la placedu dossier emprunt. Ainsi,quiconque aura besoin deconsulter ce dossier saura qui ledtient.

L QUEL EST L'ITINRAIRE HABITUEL DE VOSDOCUMENTS?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. RCEPTION/CRATION Voici une bonne habitude ET CLASSEMENT conserver. Les documents "en

2. RCEPTION/CRATIONET ACCUMULATIONPOUR CLASSERPLUS TARD

transit" ou en attente declassement deviennent une picemanquante au dossier concern.Le classement immdiat garantitla consultation de dossierscomplets, incluant le document leplus rcent.Si "plus tard" signifie ds quevous ne vous y retrouvez plus,vous avez un petit problme.Si "plus tard" signifie que vouseffectuez votre classement selondes horaires fixes (ex. tous leslundis matin), nous sommes ici enprsence d'une bonne mthodede travail.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MME3. RCEPTION/CRATIONET ACCUMULATION

L'empilage des documents estune mthode beaucoup plusrpandue que vous l'imaginez.Combien de personnes affirmentse retrouver trs facilement dansleurs piles de documents jusqu'aujour o ne se retrouvant pas, ilspensent que quelqu'un a bougleurs montagnes de papiers.Entendons-nous bien, l'accumulation des documents n'estaucunement une mthode valabled'organisation. Vous ne le feriezprobablement pas avec riend'autres. Imaginez-vous vosvtements entasss ple-mle,bien sr vous finirez par retrouvervotre chandail jaune, maispourquoi se compliquer ainsi lavie?

M AVEZ-VOUS DES DOCUMENTS DE FORMAT NONSTANDARD?SI VOUS AVEZ RPONDU:1. OUI

2. NON

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Certains types de documents deformat non standard demandentun quipement de conservationspcialis. Le march offre touteune gamme de contenants pourles plans, documents de grandeurinhabituelle, photos, diapositives,supports informatiques, microfilms ou microfiches et bobinesfilm ou vido.Vous pourrez complter l'organisation de vos documents enutilisant un quipement rgulier.


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CONNATRE SA SITUATIONVOICI MAINTENANT LE MOMENT DE PRENDRE CONTACTPLUS DIRECTEMENT AVEC LES DOCUMENTS EUXMMES. LA LISTE DES DOCUMENTS QUE VOUSDRESSEREZ VOUS SERVIRA DIRECTEMENT LORS DEL'LABORATION DE VOTRE STRUCTURE DECLASSEMENT.

COCHEZ SUR LA LISTE SUIVANTE LES DOCUMENTS QUEVOUS POSSDEZ:

ABSENCES AU TRAVAIL []ACCIDENT DE TRAVAIL 1 ]AFFAIRES JURIDIQUES 1]ALLOCATION FAMILIALE [-JASSEMBLE GNRALE 1 1ASSURANCE-EMPLOI 1 JASSURANCE BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES [1ASSURANCE-SALAIRE UASSURANCE-VIE UBAIL UBUDGET [JBULLETINS ET RELEVS DE NOTES [JCBLE, FACTURES f]CARTES DE CRDIT, RELEVS []CERTIFICAT DE DCS 1 ]CERTIFICAT DE NAISSANCE r]

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DOSSIERS CLIENTS [ 1DOSSIERS DES EMPLOYS 11LECTRICIT, FACTURES [JEMBAUCHE [ ]EMPRUNT UENREGISTREMENT OU INCORPORATION IJTATS FINANCIERS []FACTURATION 1]FACTURE [1FORMATION ET PERFECTIONNENT [JFOURNISSEURS []GARANTIE UGESTION DU TEMPS IJGESTION DES SALAIRES L 1GRAND LIVRE [ 1GRIEF I lHORAIRE DE TRAVAIL 1 lIMPT 1 1INFORMATIQUE LlINSCRIPTION [JLIVRETS BANCAIRES []MANUELS D'INSTRUCTIONS LINGOCIATIONS [1

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEOFFRES DE SERVICES LJORGANIGRAMME 0PASSEPORT I lPEMIS DE CONDUIRE iJPICES JUSTIFICATIVES [ ]PLACEMENT DP ~ N 0POLITIQUE ET DIRECTIVES [JPRT 0PUBLICATION []PUBLICIT I lRECETTES ET DBOURSS URFRENCES 0REGISTRES DE CHQUES LJREGISTRES FINANCIERS [JRELATIONS AVEC D'AUTRES FIRMES nRELATIONS AVEC LE GOUVERNEMENT r 1RELATiONs AVEC D'AUTRES COMPAGNIES LJRELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS 0RELEVS ET ATTESTATIONS D'EMPLOI LIRELEVS BANCAIRES DRPARATIONS []REVENUS CJ42


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SALAIRE [-1SANT ET SECURIT AU TRAVAIL I lSCOLARIT LJSUBVENTIONS 0TAXES MUNICIPALES [ 1TAXES SCOLAI RES [ JTLPHONE,FACTURES r 1TEMPS SUPPLMENTAIRE 1]TESTAMENT [1TPS ET TVa [JTRAVAIL [ ]VHICULES - ACHAT [JVHICULES -IMMATRICULATION LIVHICULES - RPARATION ET ENTRETIEN LJAJOUTEZ MAINTENANT CETTE LISTE LES DOCUMENTSQUE VOUS POSSDEZ ET QUI N'y SONT PASMENTIONNS.

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CONNATRE SA SITUATIONCOCHEZ AU TABLEAU CI-DESSOUS LES OBJECTIFS QUEVOUS VOUS TES FIXS AU SUJET DE L'ORGANISATIONDE VOS DOCUMENTS?L'ensemble de vos rponses vous aidera cerner vos besoinsspcifiques. L'organisation de vos documents devrait treparfaitement adapte aux objectifs que vous vous tes fixs. Ilest inutile de trop sophistiquer votre organisation ou d'user de lasimplification l'excs. L'une comme l'autre, ces exagrationsne vous apporteront pas les rsultats que vous escomptez. Vousavez pris votre dcision, form une image de votre situationactuelle, voici le moment d'numrer prcisment les objectifsde votre organisation.

J'organise mes documents par ordre alphabtique de titres. UJ'organise mes documents selon une structure de classement. [1J'entrepose en botes les documents que je consulte moins. [ l

1 J'labore un index alphabtique. 0 11 Je choisis les titres appropris. [J 1

Je regroupe en dossiers les documents d'un mme sujet. [JJe me dpartis des documents devenus inutiles. IIJ'tablis un procdurier crit tablissant les rgles [ ld'organisation des documentsJe limite l'accs mes documents confidentiels. [J

1 Je protge mes documents importants. [ ] 1J'instaure des priodes de classement de documents rJintgres mon horaire de travail.Je conserve mes documents non standard dans un [Jquipement appropri

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AVEZ-VOUS ...

BIEN EXAMIN VOS HABITUDESDE CLASSEMENT?

PRIX CONSCIENCE DE VOS FORCESET DE VOS FAIBLESSES?

DRESS UN INVENTAIRE COMPLETDE VOS DOCUMENTS?

FIX DES OBJECTIFS RALISABLES?

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OUI NON

uI l [ ]

I l [J

[J LJ


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TABLIR UN PLAN DE TRAVAIL

CHAPITRE 3

,ETABLIR UN PLAN DE TRAVAIL


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CHAPITRE 3


Il est primordial d'tablir un plan de travail et de s'yconformer le plus prcisment possible. la lumire devotre bilan documentaire et des objectifs que vous dsirezatteindre, voici un tableau remplir qui dteminera lestapes de votre organisation de documents et indiquera letemps prvu pour les complter, la frquence despriodes de travail que vous y consacrerez, l'chancevoulue et le rsultat escompt.

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* **TAPES FRQUENCETEMPS DE PRIODEPRVU DE TRAVAIL1. laboration despriodes deconservation2. Destruction desdocuments inutiles3. laboration d'unestructured'organisation et/ouchoix des titres4. Choix des quipementset des fournitures5. Rorganisation desdocuments en dossiers6. Mise en bote desdocumentsmoins consults7. Fabrication d'un indexalphabtique8. Formation dupersonnel9. Mise jour annuelle

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*** ****CHANCE RSULTATATTENDU


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Regardons sommairement, une une, les TAPES DEVOTRE ORGANISATION DE DOCUMENTS. Leschapitres suivants vous fourniront les mthodes de travailpour concrtiser chacune de ces tapes.

1. LABORATION DES PRIODES DECONSERVATIONCette tape vous demandera de consulter des lois etde vous interroger sur la valeur que vous accordez certains de vos documents. Vous dciderez deconserver des documents pour toujours et d'endtruire d'autres aprs un certain nombre d'annes, letout en accord avec les indications lgales en vigueur.

DESTRUCTION DES DOCUMENTS INUTILESEn vous basant sur les priodes de conservation quevous aurez pralablement approuves, vousprocderez la destruction des documents qui ontatteint ou dpass le nombre d'annes que vousvoulez les conserver.

3. LABORATION D'UNE STRUCTURED'ORGANISATION ET/OU CHOIX DES TITRES l'aide de la liste des documents que vous possdez,vous dterminez vos titres de dossiers et, si vouschoisissez d'utiliser une structure d'organisation, votrecodification.

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4. CHOIX DES QUIPEMENTS ET DESFOURNITURESAvant de vous attaquer directement la mise endossiers de vos documents, vous devrez dterminerquelles fournitures et quels quipements vous avezl'intention d'utiliser.

5. RORGANISATION DES DOCUMENTS ENDOSSIERSLes documents que vous conserverez devront trerunis en dossiers. Chacun de ces dossiersconcernera un sujet. L'ensemble de vos dossiers etvotre faon de les conserver, soit par ordrealphabtique des titres ou soit en utilisant unestructure d'organisation, vous assurera l'accs facile etrapide auquel vous aspirez.

6. MISE EN BOTE DES DOCUMENTS MOINSCONSULTSLes documents que vous conservez mais que vous neconsultez qu'occasionnellement peuvent tre mis enbote. Ceci vous permettra de dgager votre classeur.

7. FABRICATION D'UN INDEX ALBHABTIQUE

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L'utilisation d'une structure de classement et la miseen bote de documents rendent ncessaire laconfection d'un index alphabtique des titres de vosdossiers. Cet index indiquera la codificationcorrespondant au titre du dossier ou le numro debote dans laquelle il est entrepos.


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Il 8. FORMATION DU PERSONNELS'il Y a plus d'une personne qui est suceptible deconsulter vos dossiers, il est primordial de leurprsenter votre nouvelle organisation. L'idal seraitde prparer un guide d'utilisation incluant votre index,votre structure si vous en utilisez une et vos priodesde conservation.

Il 9. MISE JOUR ANNUELLELa mise jour annuelle est une opration qui vousassurera de ne pas avoir recommencer dansquelques annes l'organisation de vos documents.

1< TEMPS PRVUX NOMBRE DE JOURSX NOMBRE DE SEMAINESX NOMBRE DE MOIS

** FRQUENCE DE PRIODES DE TRAVAILX NOMBRE D'HEURES PAR JOURX NOMBRE D'HEURES PAR SEMAINEX NOMBRE D'HEURES PAR MOIS

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*** CHANCEINSCRIRE UNE DATE PRCISE OU LE NOMBREDE JOURS, DE SEMAINES OU DE MOIS QUEVOUS VOUS ALLOUEZ POUR TERMINER CETTETAPE.

**** RSULTAT ATTENDU

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INSCRIRE POUR CHACUNE DES PHASES DEVOTRE ORGANISATION DE DOSSIER, LE BUTULTIME ATTEINDRE ET NE DBUTER RIEND'AUTRE AVANT DE L'AVOIR PLEINEMENTATTEINT.


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AVEZ-VOUS ...

L'INTENTION DE RESPECTER LAFRQUENCE DE PRIODES DETRAVAIL QUE VOUS AVEZ INDIQU?

DRESS UN CHANCIER TENANTCOMPTE DES IMPRVUS ET DESPRIODES PLUS OCCUPES ?

OUI NON

LJ [1

r ] I l

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QUOI GARDER, QUOI JETER

CHAPITRE 4



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CHAPITRE 4


Suite votre portrait de situation et avant l'organisationphysique de vos documents, il est important, pour ne pasgaspiller votre nergie de procder la phase d'purationde vos documents.Vous savez ce que vous possdez et vous devezmaintenant dterminer quels documents vousconserverez et combien de temps, et de quels documentsvous pouvez vous dpartir ds maintenant.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEDe toutes les tapes de votre organisation, celle-ci estcelle qui vous demandera le plus de prudence. Car sicertaines lois sont trs claires quant la dure lgaledemande pour la conservation d'un document, il fautaussi tenir compte des ralits quotidiennes et del'utilisation que vous faites de vos documents.Les priodes de consevation suggres font rfrenceuniquement la lgislation qubcoise et canadienne.C'est pourquoi nous mentionnerons les lois quihabituellement rgissent des priodes de conservation.Ceci vous permettra de vrifier vous-mme le nombred'annes minimum de conservation qui est exig.Toutes les priodes de conservation suggres cidessous le sont spcifiquement titre indicatif. Il est devotre responsabilit, surtout avant de dtruire desdocuments, de vrifier s'il y a des modifications rcentesaux lois ou si certaines exceptions s'appliquent vosdocuments. De plus, une prescription lgale n'oblige pas la destruction, elle la permet.Donc, si pour des raisons qui vous appartiennent, vousdsirez conserver des documents plus longtemps que lenombre d'annes demand ou simplement ne jamaisvous en dfaire, la dcision finale ne regarde que vous.Si cela vous est possible, vous pourriez faire valider vosintentions de priodes de conservation par une personneayant une formation juridique reconnue.

IL EST FORTEMENT DCONSEILL DE DTRUIRE DESDOCUMENTS AVANT LA FIN DES PRIODES DECONSERVATION DEMANDES DANS LE CADRE D'UNELOI.

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VOICI UN APERU DES PRIODES DE CONSERVATIONSTANDARD POUR CERTAINS TYPES DE DOCUMENTS:DOCUMENTS PRIODE DE CONSERVATIONABSENCES AU TRAVAIL................. .... 6 ANSACCIDENT DE TRAVAIL............... TOUJOURSACTIVITES SPCIFIQUES ...... ..... ..... ..... .. SELON LA NATUREDES ACTIVITSAFFAIRES JURIDIQUES .......................... TOUJOURSALLOCATION FAMILIALE............... . ...... 3 ANSASSEMBLEE GNRALE................. .. TOUJOURSASSURANCE-EMPLOI................. .... 6 ANSASSURANCE BIENS MEUBLESOUIMMEUBLES ................. .ASSURANCE-SALAIRE .ASSURANCE VEHiCULE .................... .

. TANT QUE VALIDE... TANT QUE VALIDE.. TANT QU'ELLE ESTEN VIGUEURASSURANCE-VIE ........... . ..... TANT QUE VALIDEBAIL ........................................................ TANT QUE VOUS TESLOCATAIRE CET ENDROITBUDGET .................................................... TOUJOURSBULLETINS ET RELEVS DE NOTES ....... TOUJOURS

CBLE, FACTURES....... ........ 1 ANCARTE DE CRDIT, RELEVS .................. 1 ANCERTIFICAT DE DECES .............. .. TOUJOURSCERTIFICAT DE NAISSANCE ....... .. TOUJOURSCOMITS ET COMMiSSiONS..... . .... TOUJOURSCOMPTES RECEVOIR. .... 6 ANSCONSEIL D'ADMINISTRATION. ........ TOUJOURSCONSTITUTION..... ........ ......... .. . ...... TOUJOURSCONSTRUCTION ET/OURNOVATION ........ .CONTRAT D'ACHAT ...................... .

.. JUSQU' LA FIN DESGARANTIES

.. TANT QUE VOUSTES PROPRITAIRECONTRAT DE MARIAGE .. . ..... TOUJOURSCONVENTION COLLECTiVE............... .. TOUJOURSCORRESPONDANCE.......... .... SELON LE SUJET,6 ANS OU TOUJOURSCOTISATION .......................... ............... ... TOUJOURSCOURRIER ................................................ 6 ANSCRATION OU FONDATION ...................... TOUJOURSCURRICULUM VITAE ................................ TANT QUE VOUS NELE MODIFIEZ PAS

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEDOCUMENTSDCLARATIONS TPS ET TVQDEMANDE D'EMPLOIDIPLMES .............. .DOSSIERS MEMBRES.DOSSIERS CLIENTS .......... .DOSSIERS DES EMPLOYSLECTRICIT, FACTURES ...... .EMBAUCHE ........................... .EMPRUNT ........ .ENREGISTREMENT OU

PRIODE DE CONSERVATION..... 6ANS...... 1 AN.... TOUJOURS. ........ TOUJOURS. ........ TOUJOURS........... DURE DE L'EMPLOI + 6ANS

.. .......... 3ANS. ........ ... 6ANS. ......... JUSQU'AU REMBOURSEMENT+ 3 ANSINCORPORATION ........ . ........... TOUJOURSTATS FINANCIERS ..... . ...... ...... ...... ... TOUJOURSFACTURATION................ . ............ 6 ANSFACTURE....... ..... ...... ...... .. . ....... 6ANSFORMATION ET PERFECTIONNENT. ... TOUJOURSFOURNISSEURS. .... 6 ANSGARANTIE.............. .... TANT QUE VOUS POSSDEZL'OBJET DE LA GARANTIEGESTION DU TEMPS ....GESTION DES SALAIRES .... .GRAND LIVRE ....................... .GRIEF........ . ................ .HORAIRE DE TRAVAIL .....IMPT ......... .INFORMATIQUE ..... .INSCRIPTION ..LIVRETS BANCAIRES ...... ...... .MANUELS D'INSTRUCTIONSNGOCIATION ....OFFRES DE SERViCES ....ORGANIGRAMME ..... .

. ............. 6ANS. ............ 6ANS. ............. TOUJOURS................ JUSQU'AU RGLEMENT,+ 6ANS. ............. 6ANS

..6ANS........ TANT QUE VOUS POSSDEZL'QUIPEMENT

... TOUJOURS... 3ANS. .. TANT QUE VOUSPOSSDEZ L'OBJET... TOUJOURS................ 6ANS. ....... TOUJOURSPASSEPORT ........ . ................. DURE DE LA VALIDITPERMIS DE CONDUIRE ...PIECES JUSTIFICATIVESPLACEMENT ..

. ...... DURE DE LA VALIDIT. .............. 6ANS............ .... TANT QU'IL NE SONT PASCONVERTISPLAN .....................................................TANT QUE VOUS TESPROPRITAIREPOLITIQUES ET DIRECTIVES TOUJOURSPRT ......................................... ............... JUSQU'AU PAIEMENT FINAL,+ 3 ANS

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TYPES DE LOIS CONSULTER POUR TABLIRLES PRIODES DE CONSERVATIONCODE CIVILLOIS CONCERNANT LES IMPTSLOIS CONCERNANT LA PROTECTION DESCONSOMMATEURSLOIS CONCERNANT LES ASSURANCESLOIS CONCERNANT LES COMPAGNIESLOIS CONCERNANT LES ASSOCIATIONSLOIS CONCERNANT LE TRAVAILTOUTES LOIS OU RGLEMENTS CONCERNANT VOSACTIVITS SPCIFIQUES **

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Selon votre domaine et la nature de vos activits,plusieurs autres lois peuvent avoir une influence surl'tablissement de vos priodes de conservation. Laprudence, la minutie et la rflexion seront vos pointsd'appui les plus solides. Dans le doute, n'hsitezpas consulter une personne spcialise.


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QUOI GARDER, QUOI JETERAVEZ-VOUS ....

CONSULT LES LOIS PERTINENTESPOUR TABLIR VOS PRIODES DECONSERVATION?

DEMAND UN AVIS JURIDIQUE ENREGARD DES DOCUMENTS QUEVOUS AVEZ L'INTENTIONDE DTRUIRE?PRIS EN CONSIDRATION LA VALEURQUE VOUS ACCORDEZ VOSDOCUMENTS, NONOBSTANTLA PERMISSION DE DTRUIREACCORDE PAR UNE LOI ?JET UN REGARD HISTORIQUE SURCERTAINS DE VOS DOCUMENTS?

/1

OUI NONl1 U[ l [ ]

r 1 [J

1 l [J

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COMMENT GARDER

CHAPITRE 5

COMMENT GARDER


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COMMENT GARDER

CHAPITRE 5

COMMENT GARDER

Vous avez procd l'puration de vos documents etceux qui ont survcu votre purge doivent maintenanttre organiss.Ce qui dterminera votre choix d'organisation sont leslments suivants: la quantit de vos documents, quiclasse vos documents, qui consulte vos documents, vosmthodes de travail, votre aisance face aux structuresproposes et l'atteinte de vos objectifs.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMELes exemples de structures de classement qui suivent nese prtendent pas exhaustives. Vous pourrez insrer dessujets n'importe o dans les structures, tout en respectantla logique.La section des dossiers concernant vos activitsspcifiques est entirement dvelopper car il estimpossible de prvoir tous les domaines. En suivant lalogique de dveloppement de la structure et de lacodification, vous pourrez amnager une structure declassement qui vous ressemblera parfaitement.Certains titres se dtaillent en sries de dossiers. Parexemple, si vous utilisez le titre "DOSSIERS CLIENTS",vous pouvez ouvrir plusieurs dossiers et les distinguer enajoutant le nom du client. Vous pouvez aussi enrichir lacodification que vous aurez choisie pour donner chacunde vos dossiers une codification unique.

EXEMPLE D'UTILISATION DE LA MME CODIFICATION ENPERSONNALISANT LES TITRES DE DOSSIERSA200 DOSSIERS CLIENTSA200 DOSSIERS CLIENTS - XXX INC.A200 DOSSIERS CLIENTS - YYY ENRG.A200 DOSSIERS CLIENTS - ZZZ LTEE

EXEMPLE D'ENRICHISSEMENT DE LA CODIFICATIONPOUR DONNER UNE CODIFICATION UNIQUE

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A200A200.01A200.02A200.03DOSSIERS CLIENTSDOSSIERS CLIENTS - XXX INC.DOSSIERS CLIENTS - YYY ENRG.DOSSIERS CLIENTS - ZZZ LTEE


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COMMENT GARDER

VOICI DES EXEMPLES DE STRUCTURES LOGIQUESD'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS ACCOMPAGNESDE DIFFRENTES CODIFICATIONS POSSIBLES. LA PAGE 84, VOUS TROUVEREZ UN TABLEAU VIERGEQUI VOUS PERMETTRA D'LABORER VOTRE PROPRESTRUCTURE.SI VOUS ORGANISEZ VOS DOCUMENTS PAR ORDREALPHABETIQUE, CHOISSISEZ SEULEMENT VOTRE TITRE

STRUCTURE POUVANT CONVENIR UNE PERSONNE PHYSIQUETITRES CHOIX DE CODIFICATION

VIE PERSONNELLE A A100 1 100NAISSANCE AA A110 1.1 110

CERTIFICAT DE NAISSANCE AAA A111 1.1.1 111

UNION AB A120 1.2 120CONTRAT DE MARIAGE ABA A121 1.2.1 121

PASSEPORT AC A130 1.3 130SCOLARIT AD A140 1.4 140

DIPLMES ADA A141 1.4.1 141BULLETINS ET RELEVSDE NOTES ADB A142 14.2 142INSCRIPTIONS AOC A143 14.3 143CORRESPONDANCE AE A150 1.5 150TESTAMENT AF A160 1.6 160DCS AG A170 1.7 170CERTIFICAT DE DCS AGA A171 1.7.1 171

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMETITRES CHOIX DE CODIFICATION

TRAVAIL AF A180 1.8 180CURRICULUM VITAE AFA A181 1.8.1 181RELEVS ETATTESTATIONS D'EMPLOI AFB A182 1.8.2 182ASSURANCE-EMPLOI AFC A183 1.8.3 183ACCIDENT DE TRAVAIL AFD A184 1.8.4 184

HABITATION B B100 2 200BAIL OU CONTRAT D'ACHAT BA B110 2.1 210

CONSTRUCTION ET/OURNOVATION BB B120 2.2 220TAXATION BC B130 2.3 230

TAXES MUNICIPALES BCA B131 2.3.1 231TAXES SCOLAIRES BCB B132 2.3.2 232PLAN BD B140 2.4 240

ASSURANCES C C100 3 300VIE CA C110 3.1 310VHICULES CB C120 3.2 320BIENS MEUBLES OU IMMEUBLES CC C130 3.3 330

FINANCES 0 0100 4 400OPRATIONS BANCAIRES DA 0110 4.1 410

PLACEMENT DAA 0111 4.1.1 411EMPRUNT DAB 0112 4.1.2 412LIVRET DAC 0113 4.1.3 413RELEVS DE COMPTES DAO 0114 4.1.4 414REGISTRE DE CHQUES DAE 0115 4.1.5 415

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COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATION

FACTURES DB D120 4.2 420TLPHONE DBA D121 4.2.1 421LECTRICIT DBB D122 4.2.2 422CARTES DE CRDIT DBC D123 4.2.3 423CBLE DBD D124 4.2.1 424ACHATS DBE D125 4.2.5 425GARANTIES DBEA D125.1 4.2.5.1 425.1MANUELSD'INSTRUCTIONS DBEB D125.2 4.2.5.2 425.2RPARATIONS DBF D126 4.2.6 426

IMPTS ET TAXES DC D130 4.3 430DCLARATIONS DCA D131 4.3.1 431TPS ETTVQ DCB D132 4.3.2 432

REVENUS DD D140 4.4 440SALAIRES DDA D141 4.4.1 441ALLOCATIONS FAMILIALES DDB D142 4.4.2 442

VHICULES DE D150 4.5 450ACHAT DEA D151 4.5.1 451RPARATIONS ETENTRETIEN DEB D152 4.5.2 452IMMATRICULATION DEC D153 4.5.3 453PERMIS DE CONDUIRE DED D154 4.5.4 454

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMESTRUCTURE POUVANT CONVENIR UN TRAVAILLEUR AUTONOMETITRES CHOIX DE CODIFICATIONENREGISTREMENT OUINCORPORATION A A100 1 100DOSSIERS CLIENTS B B100 2 200OFFRES DE SERVICES C C100 3 300FINANCES D D100 4 400

TATS FINANCIERS DA 0110 4.1 410BUDGET DB 0120 4.2 420IMPTS OC 0130 4.3 430DCLARATIONS TPS ET TVQ DO 0140 44 440REVENUS DE 0150 4.5 450

FACTURATION DEA 0151 4.5.1 451DPENSES OF 0160 4.6 460

FOURNISSEURS OFA 0161 4.6.1 461PICESJUSTIFICATIVES OFAA 0161.1 4.6.1.1 461.1COMPTABILIT DG 0170 4.7 470OPRATIONS BANCAIRES OH 0180 4.8 480

PLACEMENT OHA 0181 4.8.1 481EMPRUNT OHB 0182 4.8.2 482LIVRET OHC 0183 4.8.3 483RELEVS BANCAIRES OHO 0184 4.84 484REGISTRES DE CHQUES OHE 0185 4.8.5 485

ASSURANCE-SALAIRE DI 0190 4.9 490

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COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATIONCOMMUNICATIONS E E100 5 500

PUBLICIT EA E110 5.1 510INFORMATIQUE EB E120 5.2 520CORRESPONDANCE EC E130 5.3 530COURRIER ED E140 5.4 510

ACTIVITS SPCIFIQUES F F100 6 600

RFRENCES G G100 7 700

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMESTRUCTURE POUVANT CONVENIR UNE PROFESSION LIBRALE


CRATION OU FONDATION A A100 1 100ADMINISTRATION GNRALE B B100 2 200

ORGANIGRAMME BA B110 2.1 210POLITIQUES ET DIRECTIVES BB B120 2.2 220AFFAIRES JURIDIQUES BC B130 2.3 230

DOSSIERS CLIENTS C C100 3 300FINANCES D D100 4 400

BUDGET DA D110 4.1 410TATS FINANCIERS DB D120 4.2 420IMPTS DC D130 4.3 430REVENUS DD D140 4.4 440

FACTURATION DDA D141 4.4.1 441COMPTES RECEVOIR DDB D142 4.4.2 442

DPENSES DE D150 4.5 450ACHATS DEA D151 4.5.1 451FOURNISSEURS DEAA D151.1 4.5.1.1 451.1GARANTIES DEAB D151.2 4.5.1.2 451.2MANUELSD'INSTRUCTIONS DEAC D151.3 4.5.1.3 451.3

COMPTABILIT DF D160 4.6 460REGISTRES FINANCIERS DFA D161 4.6.1 461GRAND LIVRE DFAA D161.1 4.6.1.1 461.1

RECETTES ETDBOURSS DFAB D161.2 4.6.1.2 461.2

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COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATIONGESTION DES SALAIRES DG 0170 4.7 470OPRATIONS BANCAIRES OH 0180 4.8 480

PLACEMENT DHA 0181 4.8.1 481EMPRUNT DHB 0182 4.8.2 482LIVRET DHC 0183 4.8.3 483RELEVS BANCAIRES DHD 0184 4.8.4 484REGISTRES DE CHQUES OHE 0185 4.8.5 485COMMUNICATIONS E E100 5 500

RELATIONS AVEC LEGOUVERNEMENT EA E110 5.1 510RELATIONS AVEC D'AUTRESFIRMES EB E120 5.2 520PUBLICIT EC E130 5.3 530INFORMATIQUE ED E140 5.4 540CORRESPONDANCE EF E150 5.5 550COURRIER EG E160 5.6 560PUBLICATIONS EH E170 5.7 570

RESSOURCES HUMAINES F F100 6 600EMBAUCHE FA F110 6.1 610

DEMANDES D'EMPLOI FAA F111 6.1.1 611DOSSIERS DES EMPLOYS FB F120 6.2 620CONDITIONS DE TRAVAIL FC F130 6.3 630FORMATION ETPERFECTIONNEMENT FD F140 6.4 640

ACTIVITS SPCIFIQUES G G100 7 700RFRENCES H H100 8 800

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMESTRUCTURE POUVANT CONVENIR UNE ASSOCIATION


CONSTITUTION A A100 1 100ORGANISME DCISIONNEL B B100 2 200

ASSEMBLE GNRALE BA B110 2.1 210CONSEIL D'ADMINISTRATION BB B120 2.2 220COMITS ET COMMISSIONS BC B130 2.3 230

ADMINISTRATION GNRALE C C100 3 300ORGANIGRAMME CA C110 3.1 310POLITIQUES ET DIRECTIVES CB C120 3.2 320AFFAIRES JURIDIQUES CC C130 3.3 330

DOSSIERS MEMBRES 0 0100 4 400FINANCES E E100 5 500

BUDGET EA E110 5.1 510TATS FINANCIERS EB E120 5.2 520IMPTS EC E130 5.3 530REVENUS ED E140 5.4 540

COTISATION EDA E141 5.4.1 541SUBVENTIONS EDB E142 5.4.2 542

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COMMENT GARDER


DPENSES EE E150 5.5 550ACHATS EEA E151 5.5.1 551FOURNISSEURS EEAA E151.1 5.5.1.1 551.1GARANTIES EEAB E151.2 5.5.1.2 551.2MANUELSD'INSTRUCTIONS EEAC E151.3 5.5.1.3 551.3

COMPTABILIT EF E160 5.6 560REGISTRES FINANCIERS EFA E161 5.6.1 561GRAND LIVRE EFAA E161.1 5.6.1.1 561.1RECETTES ET

DBOURSS EFAB E161.2 5.6.1.2 561.2GESTION DES SALAIRES EG E170 5.7 570OPRATIONS BANCAIRES EH E180 5.8 580

PLACEMENT EHA E181 5.8.1 581EMPRUNT EHB E182 5.8.2 582LIVRET EHC E183 5.8.3 583RELEVS BANCAIRES EHD E184 5.8.4 584REGISTRES DE CHQUES EHE E185 5.8.5 585COMMUNICATIONS F F100 6 600

RELATIONS AVEC LEGOUVERNEMENT FA F110 6.1 610RELATIONS AVECD'AUTRES FIRMES FB F120 6.2 620PUBLICIT FC F130 6.3 630INFORMATIQUE FD F140 6.4 640CORRESPONDANCE FF F150 6.5 650COURRIER FG F160 6.6 660PUBLICATIONS FH F170 6.7 670

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMETITRES CHOIX DE CODIFICATIONRESSOURCES HUMAINES G G100 7 700

EMBAUCHE GA G110 7.1 710DEMANDES D'EMPLOI GAA G110. 7.1.1 7111DOSSIERS DES EMPLOYS GB G120 7.2 720

CONDITIONS DE TRAVAIL GC G130 7.3 730FORMATION ETPERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740

ACTIVITS SPCIFIQUES H H100 8 800RFRENCES 1100 9 900

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COMMENT GARDER

STRUCTURE POUVANT CONVENIR UNE PMETITRES CHOIX DE CODIFICATION

CRATION OU FONDATION A A100 1 100ORGANISME DCISIONNEL B B100 2 200

CONSEIL D'ADMINISTRATION BA B110 2.1 210ADMINISTRATION GNRALE C C100 3 300

ORGANIGRAMME CA C110 3.1 310POLITIQUES ET DIRECTIVES CB C120 3.2 320AFFAIRES JURIDIQUES CC C130 3.3 330

DOSSIERS CLIENTS D D100 4 400FINANCES E E100 5 500

BUDGET EA E110 5.1 510TATS FINANCIERS EB E120 5.2 520IMPTS EC E130 5.3 530REVENUS ED E140 54 540

FACTURATION EDA E141 5.4.1 541COMPTES RECEVOIR EDB E142 54.2 542SUBVENTIONS EDC E143 5.4.3 543DPENSES EE E150 5.5 550

ACHATS EEA E151 5.5.1 551FOURNISSEURS EEAA E151.1 5.5.1.1 551.1GARANTIES EEAB E151.2 5.5.1.2 551.2MANUELSD'INSTRUCTIONS EEAC E151.3 5.5.1.3 551.3

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COMMENT GARDER

TITRES CHOIX DE CODIFICATIONCONDITIONS ET/OU RELATIONSDE TRAVAIL GC G130 7.3 730

CONVENTION COLLECTIVE GCA G131 7.3.1 731NGOCIATION GCAA G131.1 7.3.1.1 731.1GRIEFS GCAB G131.2 7.3.1.2 731.2GESTION DU TEMPS GCB G132 7.3.2 732HORAIRE GCBA G132.1 7.3.2.1 732.1TEMPSSUPPLMENTAIRE GCBB G132.2 7.3.2.2 732.2ABSENCES GCBC G132.3 7.3.2.3 732.3SANT ET SCURIT AUTRAVAIL GCC G133 7.3.3 733ACCIDENT DE TRAVAIL GCCA G133.1 7.3.3.1 733.1

FORMATION ETPERFECTIONNEMENT GD G140 7.4 740ACTIVITS SPCIFIQUES H H100 8 800RFRENCES 1100 9 900

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEVOICI UN TABLEAU VIERGE O VOUS DFINIREZ VOTRE PROPRESTRUCTURE D'ORGANISATION DE DOSSIERS ET INDIQUEREZPOUR CHACUN DES TITRES LA PRIODE DE CONSERVATION QUEVOUS AVEZ CHOISI D'APPLIQUER.

TITRE

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CODIFICATION PRIODE DECONSERVATION


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TITRE CODIFICATION

COMMENT GARDER

PRIODE DECONSERVATION

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AVEZ-VOUS ....

TABLI UN PROFIL DE STRUCTUREDE CLASSEMENT QUI IMAGEPARFAITEMENT VOS ACTIVITS?

CHOISI LA CODIFICATION QUI VOUSSEMBLAIT LA PLUS PERTINENTE?

CHOISI DES TITRES DE DOSSIERSREFLTANT BIEN LEUR CONTENU?

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OUI NON

[l D

[1 nD [ ]


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LE FAIRE ET SE RETROUVER (REPRAGE)

CHAPITRE 6

LE FAIRE ET SE RETROUVER(REPRAGE)


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1,\-------- ----------CHAPITRE 6

LE FAIRE ET SE RETROUVER(REPRAGE)

INDEX MANUEL PAPIER TRAITEMENT DE TEXTE OU FICHELa production d'un index manuel est une oprationrelativement simple. Il s'agit d'numrer tous les titres devos dossiers ainsi que leur codification respective enrespectant l'ordre alphabtique. Un logiciel de traitementde texte ou un dactylo peuvent servir laborer cette listede titres. Vous pouvez aussi utiliser des fichescartonnes, sur lesquelles vous inscrivez les titres de vosdossiers et leurs codifications. Ensuite vous classez cesfiches par ordre alphabtique.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEEXEMPLE SUR TRAITEMENT DE TEXTE

TITRE CODIFICATIONCERTIFICAT DENAISSANCE 110CORRESPONDANCE 150CORRESPONDANCE 150DIPLMES 141PASSEPORT 130TESTAMENT 160

EXEMPLE SUR FICHES

CERTIFICAT DE NAISSANCEANNE

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DESTRUCTION

CORRESPONDANCEANNEDESTRUCTION

ANNE(S) DESTRUCTION

199719961997198919951992

JAMAIS20002001

JAMAIS1999

JAMAIS

1101997JAMAIS

15019962000


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CORRESPONDANCEANNEDESTRUCTION

DIPLMEANNEDESTRUCTION

PASSEPORTANNEDESTRUCTION

TESTAMENTANNEDESTRUCTION

INDEX INFORMATIQUE BASE DE DONNES

15019972001

1411989JAMAIS

13019951999

1601992JAMAIS

Si vous avez accs un logiciel de base de donnes, il voussera facile d'informatiser votre index. Vous enregistrez dansdes champs pr-tablis le titre du dossier, sa codification,l'anne des documents et l'anne de destruction prvue, s'il y alieu. Votre logiciel de base de donnes produira un indexalphabtique de vos titres de dossiers.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMEAVEZ-VOUS ...

DRESS UN INDEX COMPLET ETFACILE CONSULTER?

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OUI NON

LJ n


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CHOIX DES QUIPEMENTS ET DES FOURNITURES

CHAPITRE 7

CHOIX DES QUIPEMENTSET DES FOURNITURES


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CHAPITRE 7

CHOIX DES QUIPEMENTSET DES FOURNITURES

Les quipements de rangement de documents jouerontun rle dans l'organisation de vos dossiers. Nous vousprsenterons divers scnarios d'utilisation d'quipementset c'est vous de choisir celui ou ceux qui vousconviendront le mieux.

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L'ORGANISATION DE VOS DOCUMENTS;FAITES-LA VOUS MMELes documents papiers traitant d'un mme sujet sontrunis en dossiers, conservs dans des chemises. Letitre, l'anne des documents, la codification, si vous avezopt pour une structure d'organisation et l'anne dedestruction, s'il y a lieu, doivent s'inscrire sur une tiquetteque vous apposez sur la chemise. Ceci vous permettrade rutiliser vos chemises lorsque vous dtruirez desdocuments. Vous n'aurez qu' recoller une nouvelletiquette par dessus l'ancienne.Si vous ne possdez dj des meubles de rangement tel,un classeur ou des botes d'entreposage, le march desmeubles de rangement offre toute une gamme de produitallant du petit classeur deux (2) tiroirs trs peu coteux (ilen existe mme des cartonns) aux classeurs ignifugesqui sont onreux mais qui assurent une certaineprotection en cas d'incendie. Pour les documentsimportants et les documents de format non standard, desquipements spcialiss sont disponibles et assurent unclassement satisfaisant.VOICI MAINTENANT L'HEURE DE PRENDRE ENCORE DESDCISIONS CONCERNANT L'ORGANISATION PHYSIQUEDE VOS DOCUMENTS.CHEMISESJ'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DESCHEMISES D'UNE SEULE COULEUR.J'ORGANISE MES DOCUMENTS AVEC DES CHEMISESDE PLUSIEURS COULEURS:

[]

1 COULEUR PAR ANNE U1 COULEUR PAR SECTEUR DE CODIFICATION U

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J'UTILISE DES CHEMISES:RVERSIBLESACCORDONS ONGLETS DROITS ONGLETS LATRAUXSUSPENDUES

Il TIQUETTESJ'IDENTIFIE MES DOSSIERS AVEC DES TIQUETTES:

[JLJ[1flCl

BLANCHES CIAVEC BANDES DE COULEUR I lPR-CODES 0

J'UTILISE DES BOTES DE CONSERVATION POUR 1 ]TOUS MES DOCUMENTS.

J'UTILISE DES BOTES DE CONSERVATION POUR I lLES DOCUMENTS QUE JE CONSULTE MOINS.JE N'UTILISE PAS DE BOTES DE CONSERVATION. [J

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Il


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LASSEURS

JE CONSERVE MES DOSSIERS DANSUN CLASSEUR CARTONN.JE CONSERVE MES DOSSIERS DANSUN CLASSEUR LATRAL.JE CONSERVE MES DOSSIERS DANSUN CLASSEUR VERTICAL.JE CONSERVE MES DOSSIERS DANSUNE ARMOIRE DE RANGEMENT.JE CONSERVE MES DOSSIERS DANSUN TIROIR DE MON BUREAU.

IFICHES

fl[ l1 1

I l

LJ

(SERVANT CONFECTIONNER L'INDEX ALPHABTIQUE DE VOSDOSSIERS)

J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DESFICHES BLANCHES.J'INDEXE MES DOSSIERS AVEC DESFICHES DE COULEUR.

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[J


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FICHIERS

JE CONSERVE MES FICHES DANSUN FICHIER DE CARTON.

JE CONSERVE MES FICHES DANSUN FICHIER DE MTAL.

JE CONSERVE MES FICHES DANSUN FICHIER DE PLASTIQUE.

DOCUMENTS AUTRES QUE PAPIER

JE RANGE MES PLANS DANS UN CLASSEUR PLANS.JE RANGE MES CLS DANS UN CLASSEUR CLS.JE RANGE MES DISQUETTES DANS UNCLASSEUR DISQUETTES.

1 1

[J

Ll

1]

n1]

JE RANGE MES CD DANS UN CLASSEUR CD. DJE RANGE MES PHOTOS DANS UN []CARTABLE PHOTOS.

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JE RANGE MES DIAPOSITIVES DANSUN CLASSEUR DIAPOSITIVES.JE RANGE MES MICROFICHES DANSUN CLASSEUR MICROFICHES.

DOCUMENTS IMPORTANTS

[]

[ ]

JE PROTGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS []DANS UN COFFRE-FORT.

JE PROTGE MES DOCUMENTS IMPORTANTS UEN LOUANT UN COFFRET DANS UNE INSTITUTIONFINANCIRE.

VOUS SAVEZ MAINTENANT DE QUELLE FAON VOUSVOULEZ ORGANISER PHYSIQUEMENT VOSDOCUMENTS.ALLEZ VOIR LES MAGASINS SPCIALISS, ILSREGORGENT DE PRODUITS DE RANGEMENTESTHTIQUES ET FONCTIONNELS.

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MISE JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS

CHAPITRE 8

MISE JOUR ANNUELLEET NOUVEAUX SUJETS


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MISE JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETS

CHAPITRE 8

MISE JOUR ANNUELLEET NOUVEAUX SUJETS

Bravo! Vous avez instaur l'ordre dans vos documents.Quoi d'autre? Et bien, en plus du classement, tous lesans durant votre priode moins occupe, allez-y d'un petiteffort pour maintenir cet ordre qui vous a demand tantde travail.

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1. OUVERTURE DES DOSSIERS ANNUELSSi vous avez choisi d'organiser vos documents ensrie de dossiers annuels, anne aprs annevous devez procder l'ouverture de vosnouveaux dossiers. L'organisation de vosdocuments en dossiers annuels facilite debeaucoup l'application de vos priodes dedestruction.OUVERTURE DE NOUVEAUX SUJETSVous avez de nouvelles activits qui n'taient pasprvues l'laboration de votre structure declassement, il faut enrichir votre structure pourqu'elle puisse contenir tous les sujets vousconcernant. La mise jour annuelle de votrestructure de classement vitera que, faute detrouver o classer un sujet, on tablisse une sriede dossiers parallles non inclus dans votre index.

3. DESTRUCTION DE CERTAINS DOCUMENTS

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Lors de l'puration de vos documents vous avezconcrtement appliqu les priodes deconservation que vous avez considres commetant les plus valables pour vos documents. Cettepremire opration de destruction vous auracertainement convaincus de l'utilit de ne pasaccumuler indment des documents. Veillezmaintenant ne pas retomber dans vos vieilleshabitudes et, une fois par anne, retirez de vosquipements de rangement, les dossiers qui nevous seront plus utiles. L'inscription sur l'tiquetteet sur votre index de l'anne de destruction vousfaciliteront cette tche.


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MISE JOUR ANNUELLE ET NOUVEAUX SUJETSAVEZ-VOUS ....

LA FERME INTENTION DE DTRUIREANNUELLEMENT LES DOCUMENTSDEVENUS INUTILES?LE PROJET DE SURVEILLER AVECVIGILANCE L'ARRIVE DE NOUVEAUXSUJETS ET D'ENRICHIR CET EFFET VOTRE STRUCTUREDE CLASSEMENT?

zZ -Z Z.z..z..z...

OUI NON[ ] lJ

[ 1 [J

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~ AGMV~ ~ MARQYISQubec, Canada

1997


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POUR QU I ? POUR UNE PERSONNE , UNTRAVAILLEUR AUTONOME , UNE ASSOCIATION , UNEPETITE , TRS PETITE OU MOYENNE ENTREPRISE.VOICI UN GUIDE INTERACTIF FACILE ET DTAILLPOUR QUE VOUS BTISSIEZ L ' ITINRAIRE MENANT L 'ORGANISATION IDALE DE VOS PAPIERS .CHAQUE TAPE D'ORGANISATION VOUS EST TRANSMISE S IMPLEMENT ET VOUS PERMETTRA DEDEVENIR LE SPCIALISTE DE VOS DOCUMENTS .

EN COMBIEN DE TEMPS ? SELON LA QUANTIT DE VOS DOCUMENTS , UNE BONNE JOURNE ,QUELQUES SEMAINES OU QUELQUES MOIS.COMMENT? UTILISEZ CE QUE VOUS AVEZ DJOU PROCUREZ-VOUS EXACTEMENT CE DONT VOUSAVEZ BESOIN . FAITES-LA SEUL , OU EN GROUPE .AVEC L 'AIDE D ' UN ORDINATEUR OU MANUELLE-MENT. EN UTILISANT L 'ORDRE ALPHABTIQUE DEVOS TITRES OU UNE STUCTURE AVEC CODIFICATION . JETEZ JUDICIEUSEMENT LES DOCUMENTSDEVENUS INUTILES ET CONSERVEZ PRCIEUSEMENT VOS DOCUMENTS IMPORTANTS .

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L'organisation de vos documents : Faites-la vous-même

Documents

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