L’organisation dans sa dimension structurelle - Decitre.fr · qidentifier les fonctions et les...

BEP MSA

7 L’organisation dans sa dimension structurelle

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L’organisation dans sa dimension structurelle

VOS OUTILS

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ordinateurs en réseau

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materiel de classement

plan de l'entreprise

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Organi-gramme de structure

Annuaire interne

Gestionnaire de bases de données

Votre missionAfin de faciliter votre intégration dans l’entreprise, Laurence Maniez a imprimé plusieurs documents qui vont vous permettre de :

qidentifier les fonctions et les services ;

qvous repérer dans l’entreprise en utilisant l’organigramme de structure ;

qvous repérer dans l’entreprise en utilisant l’annuaire interne.

FICHE RESSOURCE 1Réaliser un organigramme de structure avec un logiciel de présentation

SITUATION DE TRAVAILUne entreprise est composée de plusieurs services. Son organi-sation repose sur différents éléments : le métier, la taille… Sa structure est variable ; toutefois, l’information doit pouvoir circuler de manière à favoriser une bonne communica-tion. C’est pourquoi les relations entre les individus qui la composent doivent être clairement identifiées.Votre tutrice, Laurence Maniez, secrétaire, sait que le monde de l’entreprise vous est étranger pour l’instant. C’est pourquoi elle a décidé de vous le faire découvrir en analysant l’organigramme de structure.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLESu Identifier l’organisation interneu Se repérer dans une structure

BEP MSA

BEP MSA

Identifier les fonctions et les services

SEIC 8

Aide

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Mission 1

Avant de vous présenter à vos collègues, Mme Maniez vous remet une documentation sur la structure de l’entreprise SEIC ainsi que son organigramme de structure. Elle a également préparé une série de questions auxquelles vous devez répondre.

1 Lisez les documents remis par votre tutrice (documents 1 à 3) et répondez aux questions posées par cette dernière (annexe A).

L’activité de l’entreprise se découpe en grandes fonctions (ou ensembles d’activités).Les fonctions sont assurées par un ou plusieurs ensembles de moyens matériels et humains appelés services (ou départements).Exemple : la fonction logistique peut regrouper les services secrétariat et comptabilité.Les fonctions et services sont représentés par un schéma : l’organigramme de structure.

Doc. 1 Organigramme de structure de l’imprimerie SEIC

Doc. 2 Organisation de l’entreprise

Atelier façonnageDenis DEVILLARD

Sylvain KOWAL

Atelier pliageChantal BERNARDI

Labo offsetChristian REBENKI

Atelier offsetB. CLEAUD, Y. ROLAND,

O. GUILLOT, C. MAGCAGLIA

Service commercialManuel ANTUNES

Emmanuel GAILLARD

Bureau PAOMartine MAMECIER

Plateau techniqueMarin PUCHEAL

Bureau infographieJean-Claude DUFOURJean-Pierre DUMAS

Stéphanie LAGRANGE

Secrétaire administrative

Laurence MANIEZ

Secrétaire de direction

Joëlle STREIFF

DirecteurJean-François

GORTVA

La fonction de direction

Activités destinées à administrer l’entreprise

La fonction de production

Activités liées à la production de biens ou de services, à la

recherche…

La fonction financière

Activités liées au financement nécessaire au fonctionnement

de l’entreprise

La fonction commerciale Activités liées aux achats, aux ventes, à la publicité…

La fonction administration

des ressources humainesActivités liées à la gestion

du personnel

La fonction logistiqueActivités liées aux tâches

administratives

Les fonctions de l’entreprise

Pour une meilleure efficacité, les activités de l’entreprise sont organisées en grands ensembles appelés fonctions.


Aide

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Subordonné : qui dépend d’un responsable hiérarchique (on parle de lien de subordination).

Doc. 3 Représentation de la structure de l’entreprise

Les représentations les plus courantes sont :

L’organigramme en bannière

L’organigramme personnalisé

Comment les liaisons hiérarchiques sont-elles représentées ? Quel que soit le type de représentation choisi par l’entreprise, il faut d’abord chercher le ni-veau le plus élevé et les fonctions qui s’y rattachent. Les liens d’autorité et de subordination (voir Aide ci-dessus) sont représentés par des traits.

Il existe deux catégories de structure :– la structure hiérarchique : les ordres sont transmis de haut en bas, l’organisation est simple ;– la structure fonctionnelle : des services d’étude et de conseil (services fonctionnels) appor-tent leur aide aux autres services (opérationnels) et coordonnent leurs fonctions.

Annexe A Questions de Laurence Maniez

1 Quellestructureestreprésentéedansledocument1?

2 QuiestJean-FtrançoisGortva?Quelestsonniveauhiérarchique?

3 Quiestvotretutrice?Quiestsonsupérieurhiérarchique?

4 Àquelniveauhiérarchiquesituez-vousLaurenceManiez?

5 QuisontlessubordonnésdeMarinPucheal?

6 Combiendesalariéscomposentleservicecommercial?

7 MartineMamecierreçoit-elledesordresdelapartdeJoëlleStreiff?

8 QuelleestlacatégoriedestructuredelaSEIC?

gérant

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Se repérer dans l’entreprise en utilisant l’organigramme de structure

Mme Maniez n’est pas satisfaite de l’organigramme de structure qu’elle vous a remis car il n’est pas à jour. En effet, elle a constaté que les départs de la société et les embauches récentes n’étaient pas pris en compte. Elle vous a laissé un message vous demandant de faire une mise à jour.

2 À partir du message laissé par Laurence Maniez (document 4), complétez l’organigramme de structure de la SEIC (annexe B).

SEIC 10

Doc. 4 Message laissé par Laurence Maniez

Bonjour,Notre organigramme n’est pas à jour :S. Kowal a démissionné en juillet.La direction commerciale est assurée par Nicolas Grabowski depuis le 01/09.Karine Mermorat assure la comptabilité à mi-temps depuis le 01/09.L’atelier Typo n’apparaît pas (Ahcene Schaal). Il faut l’ajouter.Mélanie Spirado assure le secrétariat et le bureau Infographie du site de Chalon-sur-Saône.Les bureaux PAO et INFO font partie du labo, dirigé par Martine Mamecier (Suchaut) qui travaille au bureau PAO.Faites le nécessaire ! Merci. L. Maniez

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Annexe B Organigramme de structure de la SEIC à mettre à jour

Mission 2

Aide

Chaque rectangle (ou cartouche) représente un salarié. Sont inscrits : la fonction occupée (ou le service), suivie du nom du salarié. Mais il est possible qu’un cartouche représente plusieurs personnes (ex. : 3 vendeurs).Les personnes situées au même niveau hiérarchique sont sur la même ligne.

DirecteurJean-François

GORTVA

Direction administrativeJoëlle STREIFF

Direction commerciale

Nicolas GRABOWSKI

Labo Plateau technique

Service commercialManuel ANTUNES

Secrétaire de direction

Joëlle STREIFF

Mme Maniez souhaite apporter quelques précisions à votre travail. Elle vous a laissé un message et un document de réflexion à compléter.

3 Lisez le message de Mme Maniez (document 5) et proposez des solutions en annexe C.


Annexe C Tableau de réflexion

Questions Solutionsproposées Solutionretenueetjustification

Comment distinguer les sites du Creusot et de Chalon-sur-Saône ?

– .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Comment savoir si le document est à jour ?

– .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Doc. 5 Message de Laurence Maniez

Bonjour,Je veux que l’on distingue très facilement le site du Creusot de celui de Chalon-sur-Saône.De plus, on doit savoir facilement si l’organigramme est à jour.Que me conseillez-vous ?

L. Maniez

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4 Effectuez les modifications nécessaires sur l’annexe B.

5 Réalisez l’organigramme de la SEIC en utilisant votre logiciel de présentation (fiche ressource 1).

Mme Maniez est satisfaite du travail que vous avez réalisé. L’organigramme de structure de la SEIC est à jour et esthétique : il pourra être diffusé aux nouveaux arrivants et être inséré sur le site internet de l’entreprise. Toutefois, elle précise que Mme Streiff, secrétaire de direction, veut pouvoir disposer d’informations organisées de manière à pouvoir être manipulées (tris, mises à jour…). Elle vous charge donc de créer une base de données. Pour cela, elle vous a remis des fiches du personnel.

6 À l’aide des documents remis par Mme Maniez (documents 5 et 6), préparez la structure de votre base de données (annexe D).

7 Créez la base de données SEIC et la table « Salariés ».

Doc. 5 Mél de Mme Maniez

Stagiaire

Sujet :

À :

Fichier personnel

Bonjour,Madame Streiff veut pouvoir manipuler (sélections, tris…) les informations sur les membres du personnel.Il me semble que la base de données serait appropriée.Prévoyez les champs Nom, prénom, service, emploi, poste téléphonique, courriel.Commencez la saisie avec les informations dont vous disposez.Bon courage !L. Maniez

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Annexe D Préparation de la base de données

Nom de la base de données :

Nom de la table :

Nomduchamp Typededonnée Propriétés

Doc. 6 Fiches du personnel

Nom Antunes

Nom de jeune fille

Prénom Manuel

Né(e) le 11/12/1970

À Le Creusot

Sexe M

Situation de famille Marié

Nombre d’enfants 3

Adresse 36, rue des Fusillés

Bât. E – Entrée 2 – n° 103

Code postal et ville 71200 Le Creusot

Téléphone domicile 03 85 42 56 87

Téléphone portable 06 15 68 95 23

Nationalité Française

Numéro de SS 1701259025029 28

Emploi Commercial

Service Commercial

Depuis le mai 201N14

Base 151,67 heures

Salaire 2 400 e

Nom Bernardi

Nom de jeune fille Harnot

Prénom Chantal

Né(e) le 16/06/56

À Paris

Sexe F

Situation de famille Mariée

Nombre d’enfants 2

Adresse 3, allée des Bleuets

Code postal et ville 71200 Le Creusot

Téléphone domicile 03 85 54 21 38

Téléphone portable 06 20 25 87 99

Nationalité Française

Numéro de SS 2560675109606 32Emploi Technicienne

Service Atelier pliage

Depuis le avril 201N26

Base 151, 67 heures

Salaire 2 190 ePoste 3356Mél : [email protected]

Poste 3326Mél : [email protected]


Doc. 7 Page « Nous contacter » de la SEIC

Doc. 8 Annuaire du personnel de l’entreprise Sweety Candy

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erSe repérer dans l’entreprise en utilisant l’annuaire interne

Mission 3

Mme Maniez doit pouvoir orienter rapidement les appels téléphoniques. Pour cela, elle a besoin d’un annuaire interne. Elle vous demande d’y réfléchir et vous remet pour cela :– la page « Nous contacter » du site internet de la SEIC ;– deux extraits de l’annuaire interne de notre fournisseur Sweety Candy.

8 Repérez les informations importantes des documents 7, 8 et 9 pour répondre aux questions posées par Mme Maniez (annexe E).

SEIC 14

Doc. 9 Annuaire des services de l’entreprise Sweety Candy

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Annexe E Questions posées par Laurence Maniez

DocumentDequeldocument

s’agit-il?

Quellessontlesrubriques

quilecomposent?

Commentlesinformations

sont-ellesclassées?

Àquiledocuments’adresse-t-il?

7

8

9

Quel(s) outil(s) répond(ent) à nos besoins ?

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Mme Maniez vous fait part par mél (document 10) de son choix de créer un annuaire interne. Pour cela, elle vous demande de créer un état à partir de la table « salariés ».

9 Préparez la création de l’état en complétant l’annexe F.

10 Créez l’état demandé par Mme Maniez.


AideDoc. 10 Mél de Mme Maniez

À :

Sujet :

Stagiaire

Annuaire interne

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L’état permet d’améliorer la présentation des informations lors de l’impression.

Annexe F Préparation de l’état

Base de données utilisée :

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Table utilisée :

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Nom du formulaire à créer :

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Champs :

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Critère de regroupement :

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Présentation : échelonnée bloc contour

Orientation : portrait paysage

Bonjour,

Après avoir réfléchi avec Mme Streiff, nous choisissons d’avoir un annuaire interne qui regroupera les informations suivantes :Nom, prénom, service, emploi, poste téléphonique et courriel.

Il me semble que vous pouvez utiliser la base de données SEIC, table salariés.Il suffit de créer un état (avec l’assistant) et de regrouper les informations sur le Nom.Je souhaite une présentation échelonnée. En ce qui concerne le style à choisir, je vous fais confiance.

Bon courage,L. Maniez

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Syn

thès

eL’organisation dans sa dimension structurelle

11 Identifier les fonctions et les services

Les activités de l’entreprise sont regroupées en grandes catégories appelées ……… . . ……………… . . .

Les fonctions sont assurées par un ou plusieurs ………………………… .

2 Se repérer dans l’entreprise en utilisant l’organigramme de structureUn nouvel arrivant dans une entreprise, qu’il soit stagiaire ou recruté, doit rapidement comprendre le fonc-tionnement de la structure qui l’accueille. Il existe un schéma qui permet de visualiser les services et les fonctions qui composent l’entreprise, la répartition des responsabilités et du travail.

On appelle ce schéma un …………………………………………… .

Les structures par fonctions— Si les ordres sont transmis du haut vers le bas de la structure, les liaisons sont hiérarchiques.— Si des services de recherche, d’étude (services fonctionnels) conseillent d’autres services (opérationnels), les liaisons sont fonctionnelles.

Remarque : selon son activité, l’entreprise pourra représenter sa structure par zones géographiques, par produits, etc.

3 Se repérer dans l’entreprise en utilisant l’annuaire interneL’annuaire interne est un répertoire qui propose une liste classée des salariés de l’entreprise.Il est utilisé à l’interne (ex. : connaître le poste occupé par un collègue) ou à l’externe (ex. : identifier clairement l’interlocuteur auquel s’adresser dans une entreprise).Il peut être créé à l’aide d’Access, Excel, PowerPoint ou encore OpenOffice. Il existe également des solutions infor-matiques professionnelles : Sage, Edraw, Orgplus… qui permettent de créer un organigramme, un trombinoscope…

Les types de structures— L’organigramme en bannière ◆— L’organigramme personnalisé ◆


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L’organisation dans sa dimension structurelle

Entraînement1

Annexe A Appels reçus

Orienter les appels entrantsMme Maniez doit s’absenter pour assister à une réunion. Pendant ce temps, vous êtes chargé de répondre au téléphone.

1 À l’aide de l’organigramme p. 10 (annexe B), indiquez vers quel service/salarié vous orienterez chaque appelant (annexe A).

Bonjour, cabinet d’expertise comptable Stiévenard. Il nous manque des documents importants pour terminer votre bilan.

Bonjour, société Coccinelle. Nous avons commandé des affiches la semaine dernière, mais nous avons changé d’avis sur la couleur. Est-il encore temps de la modifier ?

Bonjour, société Dupont. Vous avez passé une commande d’encre par téléphone il y a deux jours. Vous deviez la confirmer par fax le jour même et nous n’avons rien reçu.

Bonjour, j’ai rendez-vous avec M. Gortva la semaine prochaine et je ne pourrai pas être présent. Pouvons-nous décaler ce rendez-vous ?

Bonjour, société Imprim’pro. Nous devons assurer la maintenance de vos machines la semaine prochaine.

Service ……… . . ……………… . . .

Service ……… . . ……………… . . .

Service ……… . . ……………… . . .

Service ……… . . ……………… . . .

Service ……… . . ……………… . . .

Bonjour, je tiens une salle de sport à Montceau et je souhaiterais faire imprimer 3 000 prospectus. Pouvez-vous m’établir un devis ?

Service ……… . . ……………… . . .

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ent 1 L’organisation dans sa dimension relationnelle

Entraînement2

Réaliser un organigramme de structure personnaliséEmmanuel Gaillard, du service commercial, a proposé à Mme Streiff de créer un organigramme de structure personnalisé de la SEIC. Cette dernière trouve son idée excellente. Elle vous demande de compléter son travail de réflexion.

2 À l’aide des indications de M. Gaillard et de Mme Streiff (document 1), complétez l’annexe B (en vous aidant de l’annexe B, p. 10).

3 Réalisez l’organigramme personnalisé de la SEIC en utilisant votre texteur.

Doc. 1 Mél de M. Gaillard

joelle streiffÀ :

Sujet : Notre organigramme

C’est une excellente idée ! J’ai commencé à y réfléchir au brouillon. Terminez la réflexion et présentez l’organigramme en utilisant votre texteur. Je pense que cela doit être possible avec le menu Insertion – Formes.Bon courage !L. Maniez

Annexe B Préparation de l’organigramme personnalisé

Madame Streiff,

J’aimerais disposer d’un organigramme version « allégée » que nous pourrions remettre à nos visiteurs.Je sais que nous disposons d’un document complet, qui vient d’être mis à jour. Mais il me semble que nos visiteurs n’ont pas besoin de toutes ces informations.Pouvons-nous envisager un organigramme type « marguerite » ? Il ne concernerait que le site du Creusot.

E. GaillardService commercial

Jean-FrançoisGortva

Titre :

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