LMS-Kallidus - Démarrer avec Kallidus - 20110408

1. COMMENT COMPOSER COURSES? 5

1.1 Créer les Lessons nécessaires 5

1.2 Créer les Courses (qui comprendront les Lessons) 9

1.3 Assemblez les différentes Lessons en un Course 10Manière 1 11Manière 2 11

1.4 Organiser des Events (quel jour?, où?, matériel? e.a.) 11

2. COMMENT VOIR QUI ENTRE EN LIGNE DE COMPTE POUR UN CERTAIN COURSE?16

3. COMMENT INSCRIRE DES CANDIDATS? 17

3.1 Associer des candidats en tant que groupe à un Course 17Manière 1 17Manière 2 18

3.2 Inscrire individuellement des candidats à un Course 18

3.3 Inscrire individuellement des étudiants pour les cours collectifs 19Méthode 1 (e.a. recyclages organisés par le GOCA) 19Méthode 2 (e.a. formations de promotion) 19

3.4 Annuler l’inscription à un Event 21

3.5 On reporte un Event à une date ultérieure 21

3.6 Sommaire des Notifications 22

Qui recevra l’avertissement? 23

De quelle manière? 23Nouveau Event (cfr. 1.1) 23Inscription/Booking User (cfr. 1.4) 23Reminder 3 jours avant l’ Event (cfr. 1.4) 23User était absent (cfr. 1.4) 23Annulation Event (cfr. 1.4) 23Annulation de l’Inscription/Booking User (cfr. 1.4) 23

4. COMMENT EFFECTUER LE SUIVI DES CANDIDATS? 23

12-avr.-23 Démarrer avec Kallidus – CDRA - GOCA of 64

4.1 Qui doit être présent? 23

4.2 Des listes sur support papier pour les présences? 24

4.3 Contrôler les listes de présences et éventuellement les compléter dans Kallidus? 24

4.4 Contrôler les résultats d’un candidat ? 25Par User – Consulter tous les résultats de tous les Courses 25Par User – Consulter tous les résultats par Course 26

4.5 Poursuite du trajet? 27

5. COMMENT ÊTRE TENU AU COURANT DES MODIFICATIONS DE PLANNING? 27

1. REPRENDRE LE USER DANS LA ‘NOTIFY LIST’ AUPRÈS DE CHAQUE LESSON. POUR NOUS IL S’AGIT DES MEMBRES HRM. A LA CRÉATION DE CHAQUE NOUVEAU ( !) EVENT CE GROUPE HRM RECEVRA UN EMAIL DU KALLIDUS (ATTENTION : DONC PAS À L’ANNULATION, CFR. POINT 3.5) 27

6. ASSOCIER DES RESOURCES AUX LIVRES POUR UNE LESSON OU UN EVENT 27

6.1 Comment voir quels Resources sont disponibles ? 27

6.2 Comment associer des Resources à une Lesson ? 28

6.3 Comment associer des Resources à un Event ? 28

6.4 Comment contrôler les Resources par Event ? 29

7. TRAVAILLER PAR ‘CATEGORIES’ 30

8. QUELS REPORTS PEUVENT ÊTRE OBTENUS ? 31

8.1 Obtenir un aperçu par user des Events et Courses réservés 32

8.2 Planning des Events 32

8.3 Planning des chargés de cours (Resources) 33

8.4 Planning van de Events + resources Error! Bookmark not defined.

8.5 Planning - algemeen Error! Bookmark not defined.

8.6 Planning des chargés de cours (Resources) Error! Bookmark not defined.


8.7 Planning des chargés de cours + dates des cours Error! Bookmark not defined.

9. COMMENT IMPORTER DES DONNÉES? 36

9.1 Vérifier les Data Imports précédents 36

9.2 Créer ou adapter une définition de l’Import 36

9.3 Exporter un Import 37

10. COMMENT AJOUTER UN FORUM? 42Forum par Course 42

11. ACCREDITATIONS 43

12. PORTAL PAGES – PAGES POUR LES CANDIDATS 44

13. RÔLES LMS ET LEURS DIFFÉRENCES 46

1. COMMENT VOIR QUELS SONT LES COURS QUE JE DONNE? 49

2. COMMENT VOIR QUAND LES EVENTS SONT PLANIFIÉS ET LE NOMBRE DE CANDIDATS PRÉVUS ? (CECI DOIT ÊTRE ADAPTÉ SI NOUS NE TRAVAILLONS PAS AVEC DES TUTORS, MAIS AVEC DES RESOURCES) 49

3) COMMENT VOIR QUI DOIT ÊTRE PRÉSENT AU COURS ET COMMENT SIGNALER LES PRÉSENCES ET LES ABSENCES ? 50

4) COMMENT INTRODUIRE LES POINTS OBTENUS POUR UN COURS ? 50

5) COMMENT ÉTABLIR LE SUIVI DES CANDIDATS? 51




COMMENT AVOIR ACCÈS? 53

QUE VOIT-ON DÈS QU’ON A EU ACCÈS? 53

COMMENT UTILISER LE FORUM AUPRÈS D’UN COURSE? 54


De quelle manière? 55Inscription/Booking User (cfr. 1.4) 55Reminder 3 jours avant l’ Event (cfr. 1.4) 55User était absent (cfr. 1.4) 55Annulation de l’Inscription/Booking User (cfr. 1.4) 55



1. OBTENIR UN APERÇU DES EVENTS RÉSERVÉS ET DES COURSES PAR USER 58

2. RÉINTRODUIRE OU REMPLACER LE MOT DE PASSE D’UN COLLABORATEUR 59

7.1 Utilisez les miettes pour savoir où vous vous trouvez dans le LMS 61

1. APPROVAL TYPES (1 STAGE + 2 STAGE) 62

Le Single stage approval fonctionne comme suit: 62

Le Two stage approval fonctionne comme suit: 62

2. FORUMS 62Forum par groupe 62

3. COMMENT AJOUTER UN NEWS ITEM? 63


Démarrer avec KallidusVous pouvez également trouver ce manuel sur Kallidus.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez Document sur la barre d’outils à gauchec) Cliquez View pour ouvrir le document

Pour chaque rôle LMS existe un manuel différent.

La meilleure résolution d’écran pour consulter Kallidus et les modules en e-learning est 1024 x 768. Afin d’avoir un écran maximal, la fonction F11 vous garantie le mode ‘full screen’.

Pour l’administrateur

1. Comment composer Courses?Composer Courses se fait dans l’ordre suivant:

1. Créer les Lessons nécessaires.2. Créer les Courses nécessaires (qui comprendront les Lessons).3. Réunir les différentes Lessons pour former un Course4. Organiser des Events (quel jour?, où?, matériel? e.a.)

1.1 Créer les Lessons nécessairesExemple: les Lessons ‘T32-F-T-Freins’ et ‘T32-N-T-Remmen’.

Où retrouver toutes les Lessons?

d) Cliquez sur Administratione) Cliquez sur Lesson

Comment créer de nouvelles Lessons?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lessonc) Cliquez sur Newd) Complétez par un Code, un Title et une éventuelle Description (vous pouvez utiliser 3x la même ;

pour Code et Title, il est même recommandé de le faire)e) Sélectionnez une Category f) Sélectionnez le type de Lesson (la plupart du temps, il s’agit de Classg) + room)h) Complétez par un Usage Cost (pas pour les formations de promotion au GOCA)


i) Sélectionnez l’Accreditation qui convientj) Sélectionnez un Custom Link (p.ex. pour référer à un URL) k) Sélectionnez un Certificate templatel) Sélectionnez une Evaluation Formm) Cochez ‘Lesson is enabled’n) Cochez ‘Show the score for this lesson on the user status page’ o) Ne cochez PAS ‘Allow the users to update their progress for this lesson’ (sauf si vous souhaitez

permettre au candidat de déterminer sa propre progression)p) Cliquez sur Démarrer, ou sur Return pour annuler, ou sur Delete pour supprimer la Lesson.q) Après avoir cliqué sur Démarrer, vous obtenez plusieurs options sous les données de la Lessonr) Cliquez maintenant également sur “Notification List is enabled’s) Cliquez dans la colonne de gauche de Notify List, et sélectionnez les noms des personnes qui doivent

être mises au courant lorsque la Lesson est créée/suppriméet) Cliquez dans la colonne de gauche de Domain, et indiquez tous les Domains pour lesquels la Lesson

doit être visible u) Cliquez une nouvelle fois sur Démarrer

L’exemple ci-dessous fournit un aperçu des mises au point nécessaires par Lesson, telles que nous les utiliserons pour les formations de promotion et pour les recyclages organisés par le GOCA.


Mises au point pour Lesson

Mises au point pour Domain


Mises au point pour La Notify List, dans laquelle sont sélectionnés et introduits les membres de la liste HRM

Remarques:

Si le Lesson ‘Type’ est un livre, un fichier audio, un cd-rom, un DVD ou une vidéo, les Reservation Periods son disponibles/visibles.

Si la Lesson ‘Type’ est une Assessment Form se présente la possibilité de charger un document (par le biais de ‘Upload’ naviguez vers le document en question et chargez-le). Les types de fichiers envisageables sont: xls, …


@ U&I : Est-il possible de télécharger ce type de document (xls)?

Copier des Lessons?

Les Lessons créées peuvent également être copiées, ce qui vous permet de gagner un temps précieux.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lessonc) Cliquez sur Copyd) Cochez les cases correspondant aux éléments que vous voulez copier.

1.2 Créer les Courses (qui comprendront les Lessons)Exemple: T32-F

Les Lessons ne peuvent pas être associées à un User (Group of Users n’est pas visible dans la barre d’outils de gauche lorsque vous avez cliqué sur Lesson). Il faut ajouter les Lessons à un Course avant de pouvoir y associer des candidats.

Où retrouver tous les Courses?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Course

Comment créer de nouveaux Courses?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur Newd) Complétez par un Code, un Title et une Description (vous pouvez utiliser 3x la même

description)e) Sélectionnez une Category (si vous travaillez par catégories)f) Sélectionnez Tutor pour le Course g) Sélectionnez une Enrolment Method pour le Course = NONEh) Complétez par Purchase Cost i) Complétez par un Maximum Users (! = Ne le faites pas pour les recyclages, car bon nombre de

sessions sont organisées dans ce cadre !)j) Sélectionnez une Evaluation Formk) Cochez ‘Course is enabled’ l) Ne cochez pas ‘Course ratings are enabled’ m) Cliquez sur Démarrer, ou sur Return pour annuler, ou sur Delete pour supprimer le Coursen) Cliquez sur la colonne de gauche de Domain, et indiquez tous les Domains pour lesquels la

Lesson doit être visible

Copier des Courses?


Les Courses créés peuvent également être copiés, ce qui vous permet de gagner un temps précieux.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur Copyd) Cochez les cases correspondant aux éléments que vous voulez copier

L’exemple ci-dessous fournit un aperçu des mises au point nécessaires par Course, telles que nous les utiliserons pour les formations de promotion et pour les recyclages organisés par le GOCA.

Mises au point pour Course

1.3 Assemblez les différentes Lessons en un CourseComment savoir quelles Lessons dépendent d’un Course?


Il existe 2 façons de procéder : soit vous allez voir par le biais de Course quels cours en dépendent, soit vous allez voir par le biais des Lessons de quel Course elles dépendent.

Manière 1a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Sélectionnez un Coursed) Cliquez sur Lesson, et vous voyez toutes les Lessons qui dépendent de ce Course (+ les triggers

et requisites qui y sont associés + si la Lesson est visible ou non).

Manière 2a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lessonc) Sélectionnez la Lessond) Cliquez sur Course, et vous voyez tous les Courses dont dépendent cette Lesson

Comment associer des Lessons à un Course?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur Lesson, et vous voyez les Lessons associées à ce Course d) Cliquez sur Edit, et vous voyez la liste de toutes les Lessons possibles qui sont associées à ce

Course e) Sélectionnez la Lesson qui fait partie de ce Course en la cochant f) Cliquez sur Démarrer

Pour retirer une Lesson d’un Course, vous supprimez l’encoche qui se trouve à côté de la Lesson.

1.4 Organiser des Events (quel jour?, où?, matériel? e.a.)Exemple: Le 15/03/2011 à 9h débute l’Event de la Lesson T32-F-T-Identification-administration.

Les Events sont d’authentiques activités auxquelles les candidats peuvent/doivent participer, comme les cours collectifs. Les Administrators en créent un ou plusieurs (p.ex. pour les recyclages ou pour le Course T32, lorsque les Lessons qui en font partie sont données plusieurs fois par période/année).

A chaque Event peuvent être attribuées des ‘resources’ différentes, telles que : local, beamer, chargé de cours, etc.

Comment voir les différents Events?

a) Cliquez sur Administration b) Cliquez sur Event, et vous obtenez une liste des Events dans l’ordre chronologique


Remarque:Si la liste des Events est trop longue, elle défile sur plusieurs pages (cf. les chiffres qui apparaissent au bas de la page, à droite).

Il est également possible d’utiliser les ‘Search filters’. Vous les trouvez en haut de la page, juste au-dessus de la liste. Pour les Courses organisés par le GOCA, veillez à ce que le domaine de recherche soit ‘All’.

Comment créer de nouveaux Events?

a) Cliquez sur Administration b) Cliquez sur Lessonc) Cliquez sur le Title de la Lesson pour laquelle vous voulez créer un Event

Pour une Lesson qui est donnée collectivement, il faudra créer la plupart du temps un Event plusieurs fois. Si c’est le cas, suivez les étapes décrites ci-dessous. Nous installons d’abord un ‘default’, dans lequel nous regroupons tous les détails qui reviennent régulièrement et que nous pouvons réutiliser après. Dans la reproduction ci-dessous, vous trouverez un exemple d’écran. La reproduction résume également les mises au point nécessaires pour les formations de promotion et les recyclages organisés par le GOCA.


Mises au point par Event

Pour les formations GOCA l’Adminstrator est le chargé de cours réel. De cette façon nous pouvons lier les chargés de cours à un Event. Il verra ces Events dans sa liste d’Events. Le chargé de cours sera également averti par mail quand un candidat s’incrit.

Si par contre vous ne devez organiser qu’un seul Event, vous pouvez sauter les étapes d), r) et s).

Créer plusieurs Events pour une même Lesson:

a) Cliquez sur Administration b) Cliquez sur Lessonc) Cliquez sur le Title de la Lesson pour laquelle vous voulez organiser un Event d) Cliquez sur Defaulte) Veillez à ce que Domain se trouve sur All (pour les formations du GOCA) ou sur Domain (pour

les formations internes)f) Introduisez un Start + End Time


g) Introduisez un Code pour le Course (pour ce faire, copiez le nom de la Lesson que vous trouverez au-dessus dans les ‘miettes’)

h) Introduisez éventuellement un commentaire dans Comments ce que vous écrivez dans cette case est envoyé par mail au candidat. Vous pouvez donc ajouter des instructions ou un plan de route à cette Lesson.

i) Introduisez une Location (à titre informatif, puisque la gestion effective de la salle de cours se fait par le biais de ‘resources’)

j) Introduisez un administrator à partir d’une liste de Users il s’agit du nom de la personne qui recevra tous les mails relatifs à l’Event (concernant p.ex. des annulations, des glissements de ou vers la liste d’attente etc.)

k) Sélectionnez un ‘Approval Type’ = automatic , nous options déjà pourrr ‘None’ au niveau de Lesson

l) Sélectionnez une Evaluation Formm) Complétez par un nombre min. + max. d’étudiantsn) Cochez la case ‘Event is enabled’ o) Cliquez sur Démarrerp) Cliquez sur Notifications dans la barre d’outils à gauche de l’écran q) Indiquez les notifications nécessaires (cf. illustration ci-dessous)r) Cliquez sur Démarrer pour mettre les Notifications en mémoires) Cliquez sur Domain dans le colonne de gauche sur l’écran, indiquez les Domains nécessairest) Cliquez sur Returnu) Cliquez sur New pour créer un Event sur base de votre ‘default’. Tout ce que vous avez coché

lors des étapes précédentes est maintenant prêt.v) Cochez certainement aussi ‘Notifie each user on the Notification List for this Lesson’ w) Il suffit maintenant de modifier les détails qui changent de toute façon selon l’Event, comme

p.ex. la datex) Cliquez une nouvelle fois sur Démarrer

Remarque:Lorsque vous avez créé un Event pour une Lesson, Kallidus tentera automatiquement d’y associer toutes les Resources que vous avez ajoutées. Si elles sont disponibles, elles sont immédiatement réservées pour cet Event.

L’exemple ci-dessous reprend un écran avec les mises au point nécessaires pour les Notifications par Event telles qu’utilisées lors des formations de promotion et les recyclages organisés par le GOCA.


Mises au point pour Notification auprès d’un Event

Il est également possible de copier des Events:

Cela peut être utile pour les Lessons qui reviennent régulièrement.

Exemple: tous les premiers lundis du mois, la même Lesson est donnée.

a) Créer tout d’abord un premier Event de la Lesson (cf. ci-dessus)b) Maintenant, vous pouvez voir en-dessous de l’Event que vous avez créé le bouton Copyc) Cliquez sur Copyd) Choisissez un Recurrence pattern + Range of recurrencee) Cochez les options qui vous semblent nécessairesf) Cochez certainement la case ‘Notify each user on the notification list for this lesson ‘g) Contrôlez les Domains pour votre nouvel Eventh) Cliquez sur Démarrer pour voir un aperçu des Events nouvellement créés. Les Resources qui

n’ont pas pu être réservées sont indiquées.


Remarque:Lorsque vous deletez un Event pour lequel des Users ont déjà été inscrits, vous serez en mesure de leur envoyer un mail. Ce mail s’ouvre immédiatement après avoir enfoncé la touche Delete.Vous pouvez p.ex. communiquer dans votre message pourquoi l’Event a été supprimé.

@ U&I :1. Comment fonctionne la fonction ‘import’ dans Events ?2. A quoi sert le Batch Edit ?

2. Comment voir qui entre en ligne de compte pour un certain Course?

Exemple: le Course T32-F pour le groupe ‘auxiliaire technique’

Dans Kallidus, les Courses sont toujours associés en première instance à des groupes : nous déterminons donc quel est le groupe-cible pour quel Course.De cette façon, il est aisé de voir qui entre en ligne de compte pour quel Course.

Comment savoir quels groupes entrent en ligne de compte pour quels Courses?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Course pour obtenir une liste des différents Courses disponiblesc) Cliquez sur un des Courses de cette listed) Cliquez sur Group dans la colonne de gauche pour obtenir la liste des groupes associés à ce

Coursee) Cliquez sur Edit (au bas de la page) pour faire disparaître ou apparaître l’encoche auprès de

certains groupesOU

f) Cliquez sur Edit (à droite du nom du groupe) pour supprimer le groupeg) Cliquez sur Submit

Remarque:Lorsque vous effectuez f), vous voyez aussi apparaître un petit écran (cf. ci-dessous) dans lequel d’autres paramètres peuvent être introduits.Il peut par exemple être utile de ne faire apparaître certains Courses pour un groupe donné que pendant le temps que ces cours sont donnés. Ainsi, vous évitez que d’éventuels étudiants ne demandent à leurs chefs d’être inscrits eux-mêmes ou leurs collègues pour des Courses qui ne sont plus donnés.


3. Comment inscrire des candidats?D’après le type de Course, les candidats sont inscrits en plusieurs phases.

Tout d’abord, il convient d’associer des candidats à un Course par le biais du groupe auquel ils appartiennent. Ainsi, vous pouvez par exemple associer en général tous les ‘auxiliaires techniques’ au Course T32, cf. 3.1.

C’est déjà fait pour les formations de promotion et les recyclages organisés par le GOCA.

Pour un module d’e-learning, un candidat est inscrit pour le Course et toutes les Lessons qui en font partie : ‘Premiers pas dans le contrôle technique’.

S’il s’agit par contre d’un Course pour des Events collectifs, il faut, après l’inscription par groupe, associer aussi individuellement chaque candidat à cet Event spécifique (cf. 3.3).

Vous pouvez également associer des candidats individuels à un Course (cf. 3.2) ou à un Event (cf. 3.3).

Nous traiterons des différentes possibilités ci-dessous.

3.1 Associer des candidats en tant que groupe à un CourseExemple: Associer le Course ‘T32-F’ au groupe ‘auxiliaire technique’ et le Course ‘Les premiers pas dans le contrôle technique’ à tous les users du LMS.

C’est la façon la plus facile d’associer des candidats à un Course pour les formations de promotion et les recyclages organisés par le GOCA. Le e-learning excepté, les étudiants ne sont alors pas encore inscrits. Il existe 2 façons de procéder.

Manière 1Pour voir les Courses associés à un groupe :


a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Groupc) Cliquez sur Course pour voir tous les Courses associés à ce groupe

Pour associer un groupe à un Course, il faut poursuivre comme suit :

d) Cliquez sur Edite) Cliquez sur Allf) Cochez le Course que vous voulez associer à un groupe

Pour supprimer le lien entre un groupe et un Course, il faut faire disparaître l’encoche.

Manière 2Pour voir les groupes associés à un Course:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur Group pour voir tous les groupes associés à ce Course

Pour associer un Course à un groupe, il faut poursuivre comme suit :

d) Cliquez sur Edite) Cochez le groupe que vous voulez associer à un Course

Pour supprimer le lien entre un Course et un groupe, il faut faire disparaître l’encoche.

3.2 Inscrire individuellement des candidats à un CourseD’habitude on associe des groupes à un Course ou l’inverse (voir ci-dessus), mais occasionnellement, il peut être utile ou nécessaire d’associer des candidats individuels à un Course.

Exemple: Un recyclage prévu pour les inspecteurs doit aussi pouvoir être suivi par un directeur technique.

Pour voir les groupes associés à un Course:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur User pour voir la liste de tous les candidats individuels (!) associés au Course.

Pour associer un candidat individuel à un Course, il faut poursuivre comme suit :

d) Cliquez sur Edite) Cliquez sur Allf) Cochez les candidats que vous voulez ajouterg) Par le biais d’Edit, il est possible d’introduire des paramètres tels que ‘quand le Course doit

devenir visible pour un candidat’


! = les candidats qui ont été associés à un Course par le biais d’un groupe ne sont plus repris dans la liste.

3.3 Inscrire individuellement des étudiants pour les cours collectifsExemple: Le candidat ‘Jean Legrand’ pour l’Event ‘T32-F-T-Identification et administration’.

Il existe 2 méthodes de base pour inscrire des candidats pour des cours (Lessons) collectifs faisant partie d’un Course.

La méthode 1 consiste à partir d’un Course, de regarder alors quels sont les Events organisés, pour ensuite y associer des participants. Cette méthode est conseillée pour les recyclages et lorsque un groupe de participants (plus important) est à inscrire.

La méthode 2 consiste à partir du nom d’un candidat et de l’inscrire directement pour les cours collectifs. Cette méthode est conseillée lorsqu’on inscrit un candidat pour un Course comprenant plusieurs/beaucoup d’Events, tels que les Courses de promotion T32, T22, T1, E22, E1 et A27.

Méthode 1 (e.a. recyclages organisés par le GOCA)a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Sélectionnez le Course de votre choixd) Cliquez sur Book Events pour obtenir la liste des Events planifiése) Cliquez sur l’Event pour lequel vous voulez inscrire des candidats pour obtenir la liste des

inscriptions déjà effectuéesf) Sélectionnez les candidats que vous voulez inscrire par le biais de la première lettre de leur nom

de familleg) Cochez la case correspondant à leur nomh) Cliquez sur Démarrer

Remarque:Pour supprimer l’inscription de candidats, faites disparaître l’encoche correspondant à leur nom dans e).

Méthode 2 (e.a. formations de promotion)a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Userc) Dactylographiez le nom du candidat sous Search pour obtenir la liste des candidats

correspondant aux critères de recherched) Cliquez sur le nom du candidat que vous voulez inscriree) Cliquez dans la colonne de gauche sur Book Eventsf) Choisissez ‘All’ pour le Domain (voir cadre en rouge)g) Sélectionnez éventuellement aussi le Course pour lequel vous voulez inscrire le candidath) Cliquez sur Go


Remarque:Pour l’étape f), il faut choisir ‘All’ pour les Courses organisés par le GOCA. Si vous choisissez votre propre Domain (entreprise), seuls les Courses introduits dans ce Domain apparaissent à l’écran. C’est ce qu’il convient de faire pour inscrire un candidat à un Course interne à l’entreprise.

Après avoir inscrit des candidats, vous souhaiterez peut-être contrôler si vous avez effectué toutes les actions comme vous le désirez. Ce contrôle peut avoir lieu de la façon suivante :

Pour voir les candidats inscrits pour un Event:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Eventc) Sélectionnez un Eventd) Cliquez sur User pour voir tous les users associés à cet Evente) A côté du nom du candidat, il est possible de choisir e.a. si vous l’inscrivez ou si vous le mettez

sur la liste d’attente etc.

Dans ‘Attendee Type’, au-dessus de la liste, il est possible de sélectionner le type de candidats que vous désirez voir: Canncelled/annulé, Confirmed/confirmé, Waiting list/liste d’attente et Waiting for approval/en attente d’une approbation.

Un candidat inscrit reçoit une confirmation par e-mail (ou un message dans son PMB).

Lorsqu’un Event est annulé (et ensuite déplacé), les candidats reçoivent un message par e-mail (ou un message dans leur PMB).

Remarque :Le PMB d’un User est automatiquement mis en marche si un User n’a pas une adresse e-mail. Mais, ce PMB doit être ‘enabled’.Ceci est fait en cochant la case ‘PMB is enabled’.


1Cochez la case ‘PMB is enabled’ pour que les Users verront effectivement apparaître les mails dans leurs PMB

3.4 Annuler l’inscription à un EventAfin d’annuler l’inscription à un Event d’un User :

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Eventc) Selectionnez un Eventd) Cliquez Attendance (à gauche) pour voir tous les Users liés à l’Evente) A droite du nom du User, vous pouvez modifier l’inscription du Userf) Choisissez le Status appropriég) Cliquez Save

3.5 On reporte un Event à une date ultérieurePour reporter un Event à une date ultérieure, vous partez des détails d’Event du Event que vous voulez reporter.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Eventc) Selectionnez l’ Event que vous voulez reporterd) Dans la barre d’outils à gauche de l’écran, cliquez Schedule, l’écran ci-dessous s’ouvree) Cliquez New, vous verrez une ligne additionnelle avec des cases videsf) Remplissez d’abord la nouvelle date et heures du nouveau Eventg) Cliquez Saveh) Cliquez Deleteà côté du Event qui sera supprimé, les inscriptions seront sauvées !i) Cliquez Send email dans la barre d’outils à gauche de l’écranj) Ecrivez l’email aux candidats inscritsk) Cochez éventuellement la cae ‘Send me a copy of the email’l) Vous pouvez utiliser cette copie afin d’envoyer un email aux autres personnes intéresséesm)


Reporter un Event + garder les inscriptions

Envoyer un E-mail aux Attendees (+ vous même) avec confirmation du déplacement

3.6 Sommaire des NotificationsDans le tableau ci-dessous vous verrez les mises au point pour les Notifications des formations de promotions et les recyclages organisés par le GOCA.

Ces mises au point sont instaurées au niveau du Lesson (pour HRM) et au niveau du Event (pour Users + Managers + Event administrators)


Qui recevra l’avertissement?

De quelle manière?

Nouveau Event (cfr. 1.1) HRM Mail/PMB (du LMS)

Inscription/Booking User (cfr. 1.4)

User + Manager + Event Administrator(= chargé de cours s’il y un seul pour ce Event,parfois il y en a 2 p.ex. en E22-Cours de pratique)-

Mail/PMB (du LMS)

Reminder 3 jours avant l’ Event (cfr. 1.4)

User + Manager Mail/PMB (du LMS)

User était absent (cfr. 1.4) User + Manager Mail/PMB (du LMS)

Annulation Event (cfr. 1.4) HRM Mail du GOCA

Annulation de l’Inscription/Booking User (cfr. 1.4)


4. Comment effectuer le suivi des candidats?Lorsque vous avez inscrits des candidats, vous voulez évidemment pouvoir vous assurer qu’ils ont bel et bien été inscrits et contrôler leurs présences et absences. Peut-être désirez-vous de temps en temps encore faire circuler une liste à signer, et bien sûr vous devez vérifier les résultats des candidats.

4.1 Qui doit être présent?Pour trouver la liste des candidats inscrits pour des cours en classe:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Event pour obtenir une liste de tous les Events possibles dans un ordre

chronologiquec) Utilisez le filtre de recherche pour trouver rapidement l’Event de votre choix (cf. cadre en rouge

dans l’exemple ci-dessous)d) Cliquez sur la date du cours pour lequel vous cherchez les présencese) Cliquez sur Report, sur la barre d’outils à gauchef) Cliquez sur le report Event attendees pour obtenir la liste des candidats inscrits

Remarque:Lorsque le chargé de cours a complété les présences, on peut contrôler dans la liste, sous ‘Status’, si le candidat était présent ou absent.


4.2 Des listes sur support papier pour les présences?Exemple: Le cours est donné dans un local ou la connexion internet n’est pas fiable/n’est pas établie.

Pour obtenir une liste des candidats sur support papier afin que le chargé de cours puisse la faire signer par les candidats présents, il convient de procéder comme indiqué sous le point 4.1 ci-dessus.

Au lieu de cliquer à l’étape f) sur Event attendees, il faut cliquer maintenant sur Event register.

4.3 Contrôler les listes de présences et éventuellement les compléter dans Kallidus?

Après un cours collectif, l’administrateur peut contrôler les présences. En soi, on peut procéder comme décrit sous le point 4.1 ci-dessus, mais vous pouvez avoir des raisons de non seulement consulter la liste, mais aussi de l’adapter (par exemple parce que le candidat s’est désisté au dernier moment).

Il convient de procéder comme suit:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Event pour obtenir une liste de tous les Events possibles dans un ordre

chronologiquec) Utilisez le filtre de recherche pour trouver rapidement l’Event de votre choix (cf. cadre en rouge

dans l’exemple ci-dessus)d) Cliquez sur la date du cours pour lequel vous cherchez les présencese) Cliquez sur Attendence pour obtenir la configuration ci-dessousf) Si vous désirez adapter le statut d’un candidat, cliquez sur Editg) Vous pouvez adapter le statut tel que vous l’entendezh) Cliquez sur Save


4.4 Contrôler les résultats d’un candidat ?Pour ceci il existe 2 façons de procéder.

Par User – Consulter tous les résultats de tous les Coursesa) Cliquez Administrationb) Cliquez User, choisissez le User duquel vous voulez consulter le Reportn) Cliquez Report dans la barre d’outils à gauche de l’écranc) En dessous des Training reports Cliquez Current Trainingd) Vous verrez le rapport ci-dessous

Current Training Report par User (tous les Courses)


Par User – Consulter tous les résultats par Coursea) Cliquez Administrationb) Cliquez User, choisissez le User duquel vous voulez consulter le Reporto) Cliquez Report dans la barre d’outils à gauche de l’écranc) En dessous des Training reports Cliquez Course Performanced) Cliquez le Course pour lequel vous aimeriez voir le Reporte) Vous verrez le rapport ci-dessous

Course Performance Report par User (Par Course)


4.5 Poursuite du trajet?

5. Comment être tenu au courant des modifications de planning?1. Reprendre le User dans la ‘Notify List’ auprès de chaque Lesson. Pour nous il s’agit des

membres HRM. A la création de chaque nouveau ( !) Event ce groupe HRM recevra un email du Kallidus (Attention : donc pas à l’annulation, cfr. point 3.5)

2. Mises au point Default auprès des ‘Notifications’ d’Events. Celles-ci permettent à tous les membres de ce groupe de recevoir toutes les communications au sujet de toutes les modifications pour tous les membres du groupe.

Remarque :Ujourd’hui nous ne travaillons pas avec le Notification Group par Event parce que ceux-ci sont trans-Domains et résultent en une panoplie des mails inutiles envoyés. Le producteur du Kallidus, E2train a confirmé de chercher une solution à (mi-terme) pour qu’on puisse instaurer un Notification Group qui respecte les différentes Domains. Une fois que ceci soit prêt, un changement des mises au point serait possible.

6. Associer des Resources aux livres pour une Lesson ou un EventLes Resources sont les outils nécessaires aux cours collectifs : local, matériel didactique, beamer, pc, etc. Nous y incluons également les chargés de cours, sans qui un cours ne peut être donné.

Seuls les Administrators peuvent gérer (création et vision) les Resources dans Kallidus.

Pour associer des Resources à une Lesson, il faut d’abord les introduire dans Kallidus. Après, il est possible de les associer à une Lesson et également à un Event. Cette dernière action s’appelle Book(ing).

Enfin, vous désirerez certainement obtenir un aperçu des Resources associées à une Lesson ou à un Event, en d’autres termes voir quels Bookings ont été prévus.

6.1 Comment voir quels Resources sont disponibles ?a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Resource pour obtenir une liste des Resourcesc) Sélectionnez par le biais de Category ou de Domain pour affiner la listed) A droite de chaque Resource se trouvent les Bookings pour les 7 jours suivantsRemarque :Avec les boutons FIGUUR , il est possible de retourner une semaine en arrière ou voir une semaine à l’avance, ou examiner les Bookings d’une Resource pour le jour même.

Comment ajouter des Resources ?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Resourcec) Cliquez sur New en bas de page


d) Complétez par un Code, un Title et une Descriptione) Choisissez éventuellement une Categoryf) Complétez éventuellement par un ‘Cost per hour’ (p.ex. pour du matériel loué)g) Cliquez sur Démarrer

6.2 Comment associer des Resources à une Lesson ?Ne le faites que pour des Resources nécessaires à tous les cours.

Exemples :La Lesson ‘T32-N-P-LPG’ nécessite toujours une voiture LPG.La Lesson ‘E22-F-T-Code de la Route’ doit toujours être donnée dans le local TH1 (c’est là que les signaux sont affichés au mur)

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lessonc) Sélectionnez la Lessond) Cliquez sur Resource dans la colonne de gauchee) Cliquez sur Edit en bas de page pour voir la liste des Resources disponiblesf) Cochez la case du Resource pour le sélectionnez ou ôtez l’encoche pour éliminer la Resourceg) Cliquez sur Démarrer

Remarque :

Suivez les mêmes étapes de a) à d) pour contrôler quelle Resource est associée à une Lesson. Vous pourrez alors voir l’écran suivant :

6.3 Comment associer des Resources à un Event ?Ne le faites que pour des Resources nécessaires à tous les cours.

Exemples :Chaque Lesson doit être donnée dans un local, mais pas nécessairement le même local.Chaque Lesson doit être donnée, mais pas nécessairement par le même chargé de cours.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Resource


c) Cliquez éventuellement sur la Category et le Domain adéquats pour affiner votre recherched) Choisissez les Resources que vous désirez réservere) Cliquez sur Bookings dans la colonne de gauche pour obtenir une liste complète des Bookings

pour cette Resource (voir exemple ci-dessous)f) Cliquez sur New pour effectuer un nouveau Bookingg) Complétez par un Start et End Date + Timeh) Cliquez sur Save pour conserver le Booking

Remarque :Pour adapter un Booking existant, cliquez sur Edit et reprenez les étapes g) à h) décrites ci-dessus.Pour annuler un Booking existant, cliquez sur Cancel.

6.4 Comment contrôler les Resources par Event ?a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Resourcec) Cliquez éventuellement sur la Category et le Domain adéquats pour affiner votre recherched) Cliquez sur les Resources dont vous désirez contrôler la disponibilité (Availability)e) Cliquez sur Availability dans la colonne de gauche pour obtenir un aperçu sous forme de

calendrier dans lequel sont énumérés ligne par ligne tant tous les Bookings que toutes les informations nécessaires (voir exemple ci-dessous)

Remarque :Un tel Availability Report fait également état de la date à laquelle il a été rédigé. Dans l’exemple ci-dessous (cadre en rouge), vous remarquerez qu’il s’agit du 7/04/2011.


Availability Report pour un Resource

7. Travailler par ‘Categories’Pour les Lessons, nous avons introduit les noms des différentes formations de promotion : T32-F, T32-N, E22-F, E22-N. Ceci pour faciliter la recherche des Lessons dans la longue liste de Lessons disponibles.

Au niveau des Courses, nous avons ajouté les Categories ‘F’ et ‘N’, pour p.ex. contrôler facilement quelles sont toutes les formations en français. Il y a évidemment beaucoup moins de Courses que des Lessons, d’où le simple dédoublement par groupe linguistique.


Dans 1 Domain vous pouvez également ajouter une Category. De cette façon vous retrouverez plus facilement vos propres formations. Ci-dessous vous verrez un exemple : l’AIBV a créé la Category ‘AIBV Interne’ ? En cliquant la dessus, ils ne verront que les Courses qui n’applique qu’au AIBV. Il va de soi que vous pouvez créer plus de Catégories internes : p.ex : AIBV-Cefora, AIBVAKCT, AIBV-RBPC, etc.

Utiliser avec Category dans une Domain

8. Quels Reports peuvent être obtenus ?Cf. Reports (auprès des différents sous-ensembles Events, Lessons, Courses, Accreditations, Resources)

@U&I Learning: a) Report des ‘Training Records’ ne fonctionne pas. b) Explications concernant la façon de filtrer, de rechercher etc.c) Il existe une différence entre ‘update database’ + ‘update report’ – Comment cela

fonctionne-t-il, comment peut-on éventuellement l’adapter ?d) Comment télécharger des données historiques provenant des bases de données du

GOCA, ainsi que des bases de données des entreprises ?


8.1 Obtenir un aperçu par user des Events et Courses réservésa) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Userc) Introduisez le nom du candidat dans Search pour obtenir une liste des candidats potentiels

qui correspondent à votre recherched) Cliquez sur le nom du candidate) Cliquez dans la colonne de gauche sur Reports pour obtenir une liste des reports possibles f) Cliquez sur Event bookings

8.2 Planning des Eventsa) Cliquez Administrationb) Cliquez Eventc) Choisissez ‘Event Report’ All Eventsd) Cliquez Data Sheete) Choisissez ‘Save Report to my Computer en ‘Excel + Open Report (au lieu de Save’; voir

exemple ci-dessous)

Voulez-vous modifier ce planning vous pouvez le faire avec le Favourite report nr. … ou vous pouvez suivre les étapes ci-dessous afin de modifier les résultats du Report.

a) Cliquez ‘Click icon to add simple report filters’ (voir cadre en rouge c-dessous)b) Choisissez p.ex. ‘Event started date and time’ pour consulter le planning par jourc) Vous pouvez appliquer d’autres filters, jusqu’à 9 niveaux

Un report que vous modifiez plusieurs fois ainsi peuvent être sauvegardes comme Favourite Report. Ceci nous expliquerons dans la partie spéciale sur Reports.

Avec toute cette explication ci-dessous, il ne faut surtout pas oublier que la façon la plus facile de consulter des planning est la suivante :

a) Cliquez Administrationb) Cliquez Event, vous verrez une liste d’Eventsc) Au dessus de la liste, il y a une manière à affiner la recherche, p.ex. : dates (de … au …) ou

chercher au nom de la formation (T32 – F) ou sur location ‘GOCA, Wandre


Sauvegarder un onglet spécifique au lieu de tous les reports

8.3 Planning d’un seul chargé de cours (Resources)

Manière 1 (tous les Events par chargé de cours – Resources))a. Cliquez Administrationb. Cliquez Resourcesc. Choisissez éventuellement une Resource Category (Tutors-F)d. Choisissez un Resource (= le nom d’un chargé de cours)e. Choisissez Bookings (barre à gauche), une liste apparaitf. Cochez la case ‘Show expires Bookings’ pour voir les dates du passé (voir cadre en

rouge)


Réservations/Bookings pour 1 seul Resource

Manière 2 (Tous les Events par chargé de cours (Resource) par mois)a. Cliquez Administrationb. Cliquez Resourcesc. Choisissez éventuellement une Resource Category (Tutors-F)d. Choisissez un Resource (= le nom d’un chargé de cours)e. Choisissez Availability (barre à gauche), une liste apparaitf. Le Report avec calendrier du mois actuel apparait suivi par les ‘réservations’ du chargé

de cours en ordre chronologique


Resource Availability d'un seul Resource

8.4 Planning des plusieurs Resources

Manière 1 (Tous les Resources dans une période définie)a. Cliquez Administrationb. Cliquez Reportsc. Choisissez ‘Event Report’ ‘Resource bookings’


Exemple du ResourceBookings

Manière 2 (Tous les chargés de cours dans une période définie)a. Cliquez Administrationb. Cliquez Reportsc. Choisissez ‘Event Report’ ‘Resource Planner (Monthrly)d. Choisissez la Category (Tutors-F)

e. Choisissez le mois par la touche

Exemple du Resource Planner (Monthly)

Questions pour U&I :


1) Aujourd’hui il n’y a pas une possibilité de tirre un Rapport sur ‘Event administrator’. Nous regardons si ceci sera possible dans le futur.

2) D’un côté les chargés de cours peuvent consulter leurs Events si nous les considèrent comme Event administrateur, MAIS cette approche ne permets pas que plusieurs Event administrateurs sont liés à 1 Event et ceci résulte donc dans le fait que le 2-ième chargé de cours ne verra pas cet Event dans sa liste des réservations/bookings.

3) D’autre côté les Tutors ne savent pas consulter les Resources en ne peuvent donc pas consulter leurs réservations/bookings de cette façon.

9. Comment importer des données?Importer des données est possible pour 5 différents types de données dans Kallidus:

1. User data import Importation et actualisation de (nouvelles) données users

2. Learning Record data import Importation de données Course historiques pour des formations sans cours collectifs

3. Event user data import Importation de données Course historiques pour des formations avec cours collectifs

4. Accreditation data import Importation et actualisation de (nouvelles) accréditations

5. User Accreditation data import Importation et actualisation de (nouvelles) accréditations par user

L’importation de données est un procédé facile et efficace pour charger rapidement des données sur les candidats ainsi que sur d’autres Users et Courses.

9.1 Vérifier les Data Imports précédentsLorsque vous avez terminé un Import, il est possible de vérifier si le résultat est concluant en consultant les Data Imports précédents.

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur:

a. User pour les User importsb. Lesson pour les Learning Record importsc. Event pour les Event user importsd. Accreditation pour les (User) Accreditation data imports

c) pour les Imports au bas de la page (sous la liste)

9.2 Créer ou adapter une définition de l’ImportAvec les ‘permissions’ adéquates, il est possible de créer ou d’adapter des définitions pour les Imports. En fait, cela consiste tout simplement à faire en sorte de pouvoir retrouver ces Imports après, ce qui est


pratique lorsque des erreurs ont été commises (et que vous désirez par exemple charger un Import antérieur). Vous disposez ainsi également d’un aperçu pratique de tous les Imports que vous avez introduits.

Comment créer ou modifier une définition d’un Import ?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Userc) Cliquez sur Import Users au bas de la paged) Cliquez sur New (ou pour une modification: cliquez dans la liste sur une définition d’un Import

déjà créé) e) Sélectionnez le Domain adéquat pour l’Import (dans la colonne de gauche)f) Créez une nouvelle définition pour un Import: utilisez un nom unique (et éventuellement une

description)g) Sélectionnez une notification de date (appliquée à toutes les données du fichier Import)h) Ne cochez pas la case ‘Force new users to reset password at first logon’ i) Cochez la case ‘Send confirmation e-mail to new users’ checkbox’ (ainsi, les nouveaux

collaborateurs peuvent contrôler s’ils ont accès à Kallidus)j) Sélectionnez une Action qui doit être accomplie Choisissez Do Nothing! (pour ne rien changer

aux données du fichier Import)k) L’écran ci-dessous apparaît:

9.3 Exporter un ImportLorsque la définition de l’Import est spécifiée, il est possible de réellement exécuter l’Import de la façon suivante :

a) Cherchez le fichier que vous voulez charger (formats possibles: xls et csv) en naviguant par le biais de Browse (cf. cadre en rouge ci-dessus)

b) Sélectionnez éventuellement le Domainc) Cliquez sur Démarrer


d) Le cadre ci-dessous apparaît

Remarque:Le format xlsx n’est pas encore consolidé dans la version 8.2 de Kallidus.

e) Si c’est la première fois que vous effectuez cet Import, vous devez relier les Database fields (dans Kallidus) aux Import columns adéquates (provenant de votre fichier).

a. Kallidus fait lui-même une tentative (voir ci-dessus)i. Les champs gris (cf. cadre en rouge dans l’exemple) sont obligatoires. Il faut

donc les associer à un champ des Import columns

ii. Cliquez sur pour éliminer une rangée d’informations

iii. Cliquez sur pour ajouter une rangée

b. Cliquez sur pour choisir l’info adéquate et la relier à la colonne de gauche ou de droite


Remarque:Vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs fois une Import column pour un seul Import.Un Database field par contre ne peut être utilisé qu’une seule fois.

f) Cliquez sur Save mappingg) Si le système nécessite malgré tout des infos complémentaires, il vous en fera la demande.

Cliquez alors à nouveau sur Submit après avoir apporté les modifications nécessaires.h) Cliquez sur Start import i) Une barre de progression apparaît pour que vous puissiez suivre l’évolution du chargementj) Faites l’importation de chaque fichier 2x ! Répétez donc les pas a) jusqu’au d)k) Avant l’étape e) vous aurez la question si le ‘mapping’ peut être gardé comme défini lors de la 1-

ière importation.l) Cliquez ‘Continue without editing’m) Cliquez Submit et Start importn) Le bouton View results apparaît. Cliquez sur celui-ci.o) Vous pouvez vérifier dans l’Import history si tout s’est bien déroulé.

Remarque :Le nombre des ‘Errors’ in View resulst DOIT toujours être ‘0’. Dans la cas ou ceci n’est pas le cas, il faut d’abord rectifier les erreurs dans votre fichier de départ. Seulement après avoir réalisé ceci le processus de l’importation peut être répété comme décrit ci-dessus.

Ce n’est donc pas le cas que Kallidus importe déjà ces données sans erreurs. Aussi longtemps que le View Results Errors contient des erreurs, aucune modification des données est effectuée.

@ U&I: lors de l’importation de données, il est possible non seulement de charger des User data, mais également des Accreditations ‘en masse’ (qui sont donc aussi approuvées). Comment procède-t-on?


Log-in/Username max. 99 karakters Vrije keuze voor structuur

Paswoord max. 99 karakters Vrije keuze voor structuur

Naam

Voornaam

Geboortedatum dd/xx/yyyy 8/12/2011

Nr station/centrum/CB 00 (AK) 0000 (RB) CB = 01 23 (AK) 1023 (RB) enkel het nr. aanduiden

Functie 1 op basis van lijst in CAO

Functie 2 HRM = onze group op basis van lijst in CAO

Functie 3 op basis van lijst in CAO

LMS Rol Student

Domain naam van de onderneming

Sub-domain AV, BTC alleen voor AV-BTC

Profiel AS-nl definieert de 'look 'n feel'

Chef/Manager naam van de verantwoordelijke van het station of van het centrum

e-mailadres van het station of het centrum

M. Wauman - [email protected]

Primary Group

e-mailadres e-mailadres van het station of het centrum

persoonlijk mailadres van het personeelslid op CB

[email protected] - [email protected]


Log-in/Username max. 99 caractères Choix libre pour la structure

Mot de passe max. 99 caractères Choix libre pour la structure

Nom

Prénom

Date de naissance dd/xx/yyyy 8/12/2011

Nr de centre/station/BC 00 (CT) 0000 (PC) BC = 01 65 (CT) 1018 (PC) seulement indiquer le numéro

Fonction 1 sur base du répertoire de ladu CCT

Fonction 2 HRM = notre groupe sur base du répertoire de ladu CCT

Fonction 3 sur base du répertoire de ladu CCT

LMS Rôle Student

Domain nom de l'entreprise

Sub-domain AS,CTA, GAS appliquée seulement pour AS-CTA

Profil ACT-fr définite le 'look 'n feel'

Chef/Manager nom du responsable de la station ou du centre

adresse e-mail de la station ou du centre

Ph. Versnick - [email protected]

Primary Group

Adresse e-mail adresse e-mail de la station ou du centre

adresse e-mail personnelle du membre du presonnel du BC

[email protected] - [email protected]


10. Comment ajouter un Forum?Exemple: Forum auprès du Course ‘T32 – F’

Tant les chats rooms que les forums peuvent être ajoutés dans Kallidus. Nous nous concentrerons ici sur les Forums. Ceux-ci donnent un aperçu chronologique de toutes les conversations appartenant à un Course ou à un groupe et qui peuvent être consultées à tout moment.

Les messages sont rassemblés d’après le sujet et peuvent être supprimés par le modérateur désigné.

Les candidats qui ne disposent pas d’une adresse e-mail ont malgré tout l’occasion de participer à un forum. Les messages sont alors transmis sur leur PMB (personal message board).

Les forums peuvent traditionnellement être associés à un Course ou à un groupe. Nous ne pouvons les associer qu’à un Course : T32-N, T22-F, A27-N, E22-F etc.

Forum par Coursea) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Coursec) Cliquez sur Forumd) Cliquez sur la langue de votre choix pour le forum et cochez la case Default language (tout

nouveau forum que vous créerez sera établi dans cette langue à partir de ce moment-là)e) Cochez la case Forum is Enabled f) Cliquez sur Edit sous Moderators pour choisir un modérateur pour le forumg) Cliquez sur Edit sous Banned pour exclure certains Users du forum (par exemple pour cause de

comportement inacceptable)

Remarque:Les modérateurs peuvent effacer ou adapter des ‘fils’ dans les discussions engagées lors d’un forum.


Comment fonctionne précisément un Forum? (également manuel de l’utilisateur pour les candidats)

Les Forums sont basés sur ce que l’on appelle des ‘fils’, qui structurent la discussion lors d’un forum (un peu comme une structure arborescente). Pour lancer un nouveau sujet, Cliquez sur New Topic et dactylographiez votre question ou votre communiqué.

Pour réagir ou pour répondre à une question, cliquez sur [Reply]. Votre réponse apparaît alors – dans le même fil – sous le communiqué d’origine.

Dans le Forums, certains mots peuvent être exclus, afin que les communiqués de participants utilisant ces mots dans leur message ne soit pas publié. Un e-mail de Kallidus leur est d’ailleurs transmis allant dans ce sens.

Vous pouvez programmer ce processus sous Settings.

11. AccreditationsU&I Learning nous conseille d’attendre qu’une première implémentation soit terminée et que Kallidus soit effectivement utilisé.


@ U&I:

1. J’ai créé une Accreditation, mais comment faut-il l’associer à une Lesson/un Course ? Je n’arrive pas à ajouter de nouveaux Elements à une Accreditation.

2. Faut-il ajouter l’Accreditation à une simple Lesson ou à une ExamenLesson?3. Lors de l’importation de données, il est possible non seulement de charger des User data, mais

également des Accreditations ‘en masse’ (qui sont donc aussi approuvées). Comment procède-t-on?4. Où compléter par les Accreditation Points ? Auprès de la case ou auprès de l’examen créé à cet

effet, ou auprès des deux ?

@ WG/CT: Qui est prévenu lors de l’obtention/l’échéance d’accréditations? (cf. reproduction ci-dessous)

12. Portal Pages – Pages pour les candidatsChaque candidat peut consulter 3 pages sur les Portal Pages:

1. Home = My Learning2. My Messages3. My Results

Chacune de ces 3 pages est créée par le biais de Portal Pages et complétée par ce qu’on appelle des Gadgets.


Tout est configuré à travers les Settings sous Administration, et ne peut donc être adapté que par l’Administrator LMS.

Comment adapter le contenu et la présentation des pages destinées aux candidats ?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Settingsc) Cliquez sur Portal Pages pour obtenir la liste des Portal Pages disponiblesd) Cliquez sur la Portal Page que vous voulez adaptere) Introduisez un Code, un Title et désignez un Templatef) Cliquez sur Gadgets dans la colonne de gauche pour faire apparaître le lay-out actuel surmonté

de tous les Gadgets possiblesg) Cliquez sur le ‘+’ qui se situe à côté du nom du Gadget, au-dessus du lay-out, pour l’ajouter à la

Portal pageh) Cliquez sur le ‘-‘ qui se situe à côté du nom du Gadget, dans le lay-out, pour le faire disparaître

de la Portal page

Vous trouverez dans Kallidus les réglages suivants pour les 3 Portal pages des candidats :

1. Home = My Learning/Mes formations

Template = Gadgets:

HTML Content My Calendar My Learning

2. My Messages / Mes messages

Template = Gadgets:

PMB Chef


3. My Results/Mes résultats

Template = Gadget:

My Reports

13. Rôles LMS et leurs différences

Rôles LMS qui peuvent être institués dans Kallidus :1. LMS Administrator LMS (LA)2. Domain Administrator (DA)3. Training Coordinator (TC)4. Manager/Tutor (MT)5. Manager (M)6. Tutor (T)7. Student (S)

Tous les rôles LMS n’ont pas les mêmes compétences. Le schéma ci-dessous vous en fournit un aperçu :

LA DA TC MT T M SGestion de tous les Domains xGestion de Domain et de Domain settings x xContrôle et attribution des Accreditations x x xGestion des Courses pour Students x x x x xNe peuvent voir que leurs propres collaborateurs x x xActions de base administration x x x x x xConsidéré comme Administrator dans le Manuel Kallidus

x x x x x

Suppression des Data Imports x

Le schéma ci-dessus rend déjà la différence entre le LMS Administrator et le Domain Administrator.

Ci-dessous vous trouverez les permissions dont dispose le LMS Administrator mais pas le Domain Administrator :1. Gestion de tous les Domains (par le biais du bouton ‘Settings’ dans la colonne de gauche)2. Retirer les Data Imports (des Users, Events, données historiques, etc.)


3. Créer de nouveaux Domains4. Ajouter des Administrators aux Domains5. Ajouter des objets aux Domains6. Définir le Domain d’un User (voilà pourquoi la nécessité de fair le premier chargement des User

par le GOCA)

Quant au rôle du Manager, il est nécessaire de préciser que le Manager peut introduire, adapter et modifier les détails de ses collaborateurs dans son centre de contrôle technique ou dans son centre d’examen. De cette manière, aucune modification ne doit plus être introduite par le Domain Administrator lui-même.

Il convient bien entendu d’établir des conventions claires et nettes à ce sujet.


@ U&I : Quelle est la différence exacte entre le Domain Administrator et le Training Coordinator alors qu’on voit, dans l’énumération de l’Administration Guide, qu’ils ne diffèrent que pour 3 Permissions ?

Pas pour le Domain Administrator :a) View all the learning objects & users within the domain they administerb) See all other users in the interactive reports

Pas pour le Training Coordinator :a) Access the audit log reports (pour le suivi des accès # fois par user + le ‘nettoyage’ des données

d’accès)


Pour le chargé de cours/tuteur

1. Comment voir quels sont les cours que je donne?Consulter les Lessons que vous donnez est simple :

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lesson pour obtenir une liste alphabétique de toutes les Lessons que vous donnez

2. Comment voir quand les Events sont planifiés et le nombre de candidats prévus ?

Vous trouverez facilement votre schéma de cours:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Event pour obtenir une liste chronologique des Events planifiés

Pour connaître le nombre et le nom des candidats :

c) Cliquez sur la date de l’Eventp) Cliquez Attendance/Participation dans la barre d’outils à gauche de l’écran, une liste contenat

les candidats inscrits apparaît

@ U&I :.Les Tutors doivent pouvoir introduire les présences, mais apparemment, ce n’est possible que pour les candidats de leur Domain (Domian ne peut être appliqué à ‘tous’. Cela signifie-t-il que tous les Tutors doivent être appliqués à toutes les entreprises ?)Même si les Tutors sont appliqués à ‘tous les domaines’, ils ne peuvent toujours pas voir les candidats inscrits.

Vous pouvez également consulter votre schéma de cours:

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Lesson pour obtenir la liste des Lessons que vous donnezc) Cliquez sur la Lesson dont vous voulez consulter le schéma de vos coursd) Cliquez sur Event dans la colonne de gauche pour n’obtenir que le schéma de cours de cette

Lesson-là

En tant que chargé de cours, vous pouvez obtenir cet aperçu comme suit :

3) Comment voir qui doit être présent au cours et comment signaler les présences et les absences ?


Les chargés de cours peuvent introduire directement les candidats présents dans le système au début ou à la fin du cours. Immédiatement, chaque administrateur peut contrôler qui était présent ou absent au cours de l’Event.

Comment introduire les présences et les absences des candidats?

a) Cliquez sur Administration b) Sélectionnez un Eventc) Cliquez sur Attendance pour obtenir la liste des candidats qui doivent être présents

d) Indiquez maintenant le statut des candidats. Ceci peut se faire de 2 façons:a. Tous les candidats sont présents:

i. Au-dessus de la barre comprenant les candidats inscrits se trouve la case vide ‘Status’. Mentionnez “présent” à cet endroit.

ii. Cliquez sur Démarrer.b. Tous les candidats d’une entreprise bien déterminée sont présents ou absents:

i. Sur la page, au-dessus, vous voyez la case ‘Domain’. Indiquez quelle est l’entreprise du candidat présent/absent.

ii. Vous ne voyez plus maintenant que les candidats de cette entreprise-là. iii. Au-dessus de la barre comprenant les candidats inscrits se trouve la case vide

‘Status’. Mentionnez “présent” ou “absent” à cet endroit.iv. Cliquez sur Démarrer.

c. Certains candidats d’une entreprise bien déterminée sont présents ou absents:i. Sur la page, au-dessus, vous voyez la case ‘Domain’. Indiquez quelle est

l’entreprise du candidat présent/absent.ii. Vous ne voyez plus maintenant que les candidats de cette entreprise-là.

iii. Cliquez sur Edit à côté du nom des candidats.iv. Indiquez séparément le statut de chaque candidat.

4) Comment introduire les points obtenus pour un cours ?Introduire vos points pour ton Event se passe dans le même écran et presque à la même manière qu’indiquer si quelqu’un était présent ou absent.

a) Cliquez sur Administration b) Sélectionnez un Eventc) Cliquez sur Attendance/Participation pour obtenir la liste des candidats qui doivent être

présentsd) Indiquez maintenant le score des candidats

i. Cliquez sur Edit/Editer à côté du nom des candidats.ii. Indiquez séparément le score de chaque candidat

iii. Cliquez Save/Enregistrer


5) Comment établir le suivi des candidats?Pour trouver la liste des candidats inscrit pour un cours en classe :

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Event pour obtenir la liste de tous les Events possibles dans un ordre chronologiquec) Utilisez le filtre de recherche pour trouver rapidement l’Event de votre choix (cf. cadre en rouge

dans la reproduction ci-dessous)d) Cliquez sur la date du cours pour lequel vous recherchez les présencese) Dans la barre de gauche, cliquez sur Reportf) Cliquez sur report Event attendees pour obtenir une liste des candidats inscrits

Remarque:Si le chargé de cours a déjà complété les présences, vous pourrez constater dans la liste sous ‘Status’ si le candidat était présent ou absent.


De quelle manière?




Mail/PMB (du LMS)








Pour le candidat

Comment avoir accès?

Que voit-on dès qu’on a eu accès?Les Portal Pages comportent 3 pages. Chaque page est reconnaissable à son onglet (voir cadre en rouge dans l’exemple ci-dessous).

1. Home = Mes formations2. Mes messages3. Mes résultats

Dans Kallidus, vous trouverez les informations suivantes à chacune de ces pages :

2. Mes formations HTML Content: le cas échéant, vous trouverez ici un lien vers un site internet ou un

document My Calendar: liste chronologique de tous vos cours, organisée comme un agenda. My Learning: liste de toutes vos formations et de tous vos cours ; si la date du cours à

suivre est déjà connue, une règle complémentaire a été ajoutée, mentionnant l’intitulé du cours.


2 - Accueil ou Mes Formations - Page d'accueil de G. Cardella

3. Mes messagesGadgets:

PMB: Vous trouverez ici tous les messages ayant trait à vos formations et à vos cours. Des cours peuvent avoir été supprimés, ajournés etc. Vous y retrouverez tout.

Chef: Ici se trouvent le nom et/ou l’adresse e-mail de votre Chef.

4. Mes résultats My Reports: lorsque vous aurez passé un examen, vous pourrez en consulter le résultat

sous cette rubrique. Dès qu’un résultat est connu, vous êtes tenu au courant. Il n’y a donc plus de temps d’attente.

Comment utiliser le forum auprès d’un Course?Comment fonctionne précisément un Forum? (également manuel de l’utilisateur pour les candidats)

Les Forums sont basés sur ce que l’on appelle des ‘fils’, qui structurent la discussion lors d’un forum (un peu comme une structure arborescente).Pour lancer un nouveau sujet, Cliquez sur New Topic et dactylographiez votre question ou votre communiqué. Pour réagir ou pour répondre à une question, cliquez sur [Reply]. Votre réponse apparaît alors – dans le même fil – sous le communiqué d’origine.

Dans le Forums, certains mots peuvent être exclus, afin que les communiqués de participants utilisant ces mots dans leur message ne soit pas publié. Un e-mail de Kallidus leur est d’ailleurs transmis allant dans ce sens.



De quelle manière?



Mail/PMB (du LMS)







Pour le manager

To include :

A insérer selon les préférences/ façon de travialler de chaque entreprise

a) Quelle structure existe dans votre entreprise ?b) Comment se déroulent les processus d’inscription et d’annulation des Users ?


De quelle manière?




Mail/PMB (du LMS)







Comme vous le constatez dans le tableau ci-dessus, vous pouvez recevoir des mails directement dans votre boîte de réception. Ceci peut apparaitre facile (il ne faut pas faire un log-in) dans Kallidus), mais cela résulte aussi que vous recevrez beaucoup de mails, certainement si une ou plus de personnes sont en formation.

Voilà pourquoi l’utilisation du PMB (Personal Message Box) peut être utile. Vous le retrouvez directement sur votre page d’accueil du Kallidus, en cliquant ‘Mes Messages’.


Page d'accueil - Mes Messages

Sur votre écran des messages vous verrez tous les mails qui vous étaient envoyés automatiquement et directement par le Kallidus sur vos membres de personnel en formation.

Vous ne pouvez pas mettre en marche votre PMB vous-même. Ceci doit être fait par une personne avec les permissions du Domain Administrator. Dans la plupart des entreprises ceci est le responsable du personnel et/ou formation.


Les messages apparaîsent ici

Exemple des Messages dans la PMB

1. Obtenir un aperçu des Events réservés et des Courses pour vos membres de personnel

1.1 Par UserComment savoir quels membres du personnel de votre centre de contrôle technique ou de votre centre d’examen doivent suivre un cours ou passer un examen?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur User/Utilisateurc) Complétez le champ Search/Rechercher par le nom du candidat pour obtenir une liste

de tous les candidats potentiels qui correspondent à votre recherched) Cliquez sur le nom du candidat


e) Cliquez sur Reports/Rapports dans la colonne de gauche pour obtenir la liste de tous les reports possibles

f) Cliquez sur Event bookings/Event Réservations

1.2 Par station, par Course, par Eventa) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Report/Rapportc) En dessous du Event: Rapports cliquez Participants à la Event

Vous pouvez également tirer des rapports vous donnant un aperçu sur toutes les formations suivies, (= Résumé de la Course) etc.

A ajouter: Quels sont les Rapports qu’un manager doit (pouvoir) consulter ?

2. Réintroduire ou remplacer le mot de passe d’un collaborateurIl peut arriver qu’un membre de votre équipe a perdu ou oublié son mot de passe. Ceci peut être résolu très facilement.

a) Cliquez Administrationq) Cliquez User/Utilisateur dans la dans la barre d’outils à gauche de l’écranb) Cliquez sur le nom de l’Utilisateurc) Vous recevrez l’image ci-dessous :

a. Le nom de l’utilisateur est rempli – vous ne le modifiez en principe pasb. Remplissez le mot de passe (2x)

d) Cliquez Soumettre

Remarque :Faites des arrangements sur le mot de passe avec le service du personnel. D’habitude chaque entreprise a sa propre logique pour la forme du mot de passe. Pouvez-vous réinstaller l’ancien mot de passe (= préférence) ; il n’y aucun problème.Avez-vous, par contre, introduit un nouveau mot de passe, il faut le rapporter au service du personnel. Ils peuvent adapter ces données dans leur base de données/ou tirer un nouveau rapport là-dessus.Si vous ne le faites pas, après un rechargement des données le problème se posera à nouveau.


Tips and tricks

Utilisez les miettes pour savoir où vous vous trouvez dans le LMS

Il n’est pas toujours facile de savoir où on en est dans Kallidus lorsqu’on effectue plusieurs actions de suite. Les miettes vous aident à ne pas vous perdre en chemin. Voyez l’exemple ci-dessous :

Le cadre en rouge ci-dessus entoure les miettes.

Il est possible d’en déduire le trajet suivi dans Kallidus.

Après ‘Administration’ (voir le rectangle rouge avec lettres blanches tout au-dessus de la représentation) j’ai cliqué successivement sur : Lesson-cours pneus et contrôle technique Les-leçon cours du 4/02/2011 Attendence (= liste de présences).

Je voulais donc savoir qui avait été inscrit et qui était présent au cours du 4/02/2011 ayant trait aux pneus et au contrôle technique.


Nice to know – Informations récoltées concernant Kallidus que nous n’appliquons pas (immédiatement)

1. Approval types (1 stage + 2 stage) Pour des Events auxquels les candidats peuvent s’inscrire eux-mêmes, la mise au point Automatic est suffisante.Il est cependant possible de ne permettre l’inscription qu’après un Single stage approval ou après un Two stage approval.

Le Single stage approval fonctionne comme suit:

a) Le candidat établit un Booking request, l’Administrator est mis au courant par mailb) L’Administrator approuve ou rejette la demandec) Un e-mail est envoyé au candidat

Le Two stage approval fonctionne comme suit:

a) Le candidat établit un booking request, l’Administrator est mis au courant par mailb) Le manager approuve ou rejette la demandec) Le cursiste reçoit un mail avec la décision du managerd) Si l’avis du manager est positif, le Booking request est transmis au ‘Second stage approver’

(Budget authoriser ou Event administrator), à qui est également envoyé un mail d’avertissemente) Le Second stage approver approuve ou rejette la demandef) Un e-mail est envoyé au candidat

@ U&I: les noms du Budget authoriser et du Event administrator peuvent-ils être adaptés?

2. Forums

Forum par groupea) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur Groupc) Cliquez sur Forumd) Cliquez sur la langue de votre choix pour le forum et cochez la case Default language (tout

nouveau forum que vous créerez sera établi dans cette langue à partir de ce moment-là)e) Cochez la case Forum is Enabled f) Cliquez sur Edit sous Moderators pour choisir un modérateur pour le forumg) Cliquez sur Edit sous Banned pour exclure certains Users du forum (par exemple pour cause de

comportement inacceptable)

Ci-dessous vous trouverez l’exemple de la création d’un Forum par groupes.


3. Comment ajouter un News Item?Cf. p 148

Exemples:

1. Adresser un communiqué à tous dans le Domain concernant la fête du personnel2. Adresser un communiqué à tous dans le même Primary Group (centre de contrôle technique ou

centre d’examen) concernant …3. Adresser un communiqué à tous les responsables des centres de contrôle technique

(‘Role’: Manager)

Les News Items peuvent être utilisés pour transmettre des communiqués par le biais du LMS à des candidats d’un certain Course, à des users investis d’un certain rôle, ou à un groupe déterminé. A condition toutefois d’ajouter le ‘Gadget’ News Item aux Home Pages des candidats.

Comment créer un News Item?

a) Cliquez sur Administrationb) Cliquez sur News Item


Encore des questions pour U&I ?

1. Assessment ?Créer une Lesson type Assessment ?Quel sont les types de documents acceptés ? Chez moi, cela ne fonctionne pas pour des documents Excel et Word (2007).

2. Learning Materials repositoryPas enabled ?


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