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LIVRE BLANC GROUPE HEXAPAGE

LIVREBLANC

LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS & PROCESSUS au sein des entreprises, professions libérales, associations,

administrations et collectivités locales

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ÉDITO I - LES PRINCIPAUX ACCÉLÉRATEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION

1. La volonté de l’État et une réglementation incitative p. 3

2. Une forte demande des directions métiers p. 3

3. La prolifération des solutions technologiques et le développement des offres SaaS p. 3

4. Des besoins croissants de mobilité p. 3

II - LES FLUX DOCUMENTAIRES & PROCESSUS MÉTIERS LES PLUS COURAMMENT DÉMATÉRIALISÉS

1. La dématérialisation du courrier • Témoignage Mairie de Saint Soupplets p. 4

2. La dématérialisation des documents liés aux fournisseurs • Témoignage BTP CFA Auvergne p. 5

3. La dématérialisation des documents RH • Témoignage Laboratoires Prodene Klint p. 6

III - LES BÉNÉFICES ATTENDUS

1. Des bénéfices économiques p. 7

2. Des avantages organisationnels • Témoignages FNATH, Bourgeon TP, Froid 2000, et Office notarial

Maître Rouvet p.7

3. Des gains de sécurité et de conformité réglementaire • Témoignages SIAEP Livré La Touche et Office notarial

Maître Treizé p. 10

4. Des bénéfices écologiques p. 11

5. Le renforcement de l’image entreprise et employeur p. 11

IV - LES FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

1. Impliquer et obtenir l’adhésion de tous les acteurs p. 12

2. Repenser et non reproduire les processus p. 12

3. Accompagner le changement et les utilisateurs p. 12

4. Choisir des outils s’intégrant aux applications métiers existantes p. 12

CONCLUSION

SOMMAIRE


ÉDITO 2

ÉDITO

Quels que soient leur taille et leurs secteurs d’activité, toutes les

organisations – entreprises, professions libérales, associations,

administrations et collectivités locales – ont aujourd’hui rendez-vous

avec la dématérialisation ! Initialisée dans l’administration et les

collectivités locales, réservée hier encore aux grandes entreprises, la

dématérialisation des documents et processus s’est répandue chez tous

les acteurs économiques et touche également aujourd’hui le monde des

petites et moyennes entreprises. Elle se traduit par la refonte de nombreux

processus métiers et opérationnels, en vue de leur simplification et leur

optimisation pour plus de performance et de productivité.

Quels sont les principaux accélérateurs de cette tendance ? Quels sont

les flux documentaires et processus métiers les plus couramment

dématérialisés ? Quels sont les bénéfices attendus ? Quels sont les

facteurs clés de succès ? C’est à ces questions que le Groupe HEXAPAGE,

1er réseau national indépendant de spécialistes du document, répond

dans ce livre blanc. Nos propos sont illustrés de témoignages de clients,

accompagnés avec succès par le Groupe, dans leur démarche de

dématérialisation.

Nous espérons que ce livre blanc viendra éclairer votre réflexion et

nourrir vos discussions. N’hésitez pas à contacter nos experts en

dématérialisation, présents sur tout le territoire, qui pourront vous

conseiller et vous accompagner dans votre transition numérique.

RICHARD GUELIN

Président Directeur GénéralGroupe HEXAPAGE


I. LES PRINCIPAUX ACCÉLÉRATEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION3

I - LES PRINCIPAUX ACCÉLÉRATEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION

Dès 2004, l’État français autorisait – suite à une directive européenne datant de 2001 – la dématérialisation de factures externes aux entreprises. En 2012, il se lance dans une vaste campagne de dématérialisation avec pour objectifs de dématérialiser le plus possible les procédures administratives : obligation pour les entreprises de télé-déclarer la TVA et mise en place de la dématérialisation des marchés publics. D’ici 2020, toutes les factures entre l’État et ses fournisseurs devront être dématérialisées : 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les fournisseurs publics, 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI), 2019 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et enfin 2020 pour les microentreprises. Ainsi la volonté de l’État et les différentes réglementations constituent un moteur évident du phénomène de dématérialisation constaté ces dernières années.

La prolifération des solutions technologiques et le développement des offres SaaS favorisent également l’expansion de la dématérialisation. Les acteurs se multiplient et se spécialisent sur des flux, des métiers ou des tailles d’entreprises pour répondre au plus près aux différentes problématiques de leurs clients. Les offres commercialisées en mode SaaS (Software as a Service), souples, simples, rapides à déployer et moins coûteuses car évitant des investissements informatiques importants, conviennent particulièrement aux besoins des PME. Leur développement contribue ainsi à la démocratisation de la dématérialisation et à son adoption nouvelle par les petites structures, qui cherchent à améliorer de manière significative la productivité, la qualité et le confort de travail de leurs collaborateurs.

Face aux volumes croissants de documents traités quotidiennement, les directions métiers (DAF, DRH, DSG...) poussent également à la dématérialisation des documents afin de pouvoir les traiter, les gérer, les intégrer à leurs processus métier, et les valoriser, plus facilement et rapidement. En effet, à tous les niveaux de l’organisation, de l’accueil à la facturation, du service courrier aux ressources humaines, des achats à la comptabilité, la dématérialisation des documents et processus offre de réelles opportunités en matière de performance et de meilleure relation avec les clients, les fournisseurs, les salariés, les patients ou encore les administrés.

Répondre aux besoins des collaborateurs nomades, chaque jour plus nombreux, constitue aujourd’hui un moteur essentiel des projets de dématérialisation. Il est désormais fondamental de pouvoir travailler de n’importe où et sur tous types de terminaux, y compris les tablettes et les smartphones. La dématérialisation des documents et processus, qui permet aux utilisateurs habilités de transmettre, rechercher, consulter, ou encore valider des documents (factures, devis, bons de commande, etc.) à distance, est ainsi favorisée par des besoins croissants de mobilité.

Toute une série de phénomènes règlementaires, technologiques, organisationnels... contribuent ainsi aujourd’hui à la démocratisation et au développement de la dématérialisation des documents et processus au sein des entreprises, professions libérales comme les études notariales, administrations et collectivités. Voyons maintenant quels sont les flux et processus métiers les plus touchés.

Les facteurs expliquant la croissance du marché de la dématérialisation sont nombreux et jouent sur différents leviers. On note parmi eux la volonté de l’État et une réglementation incitative, une forte demande des directions métiers, la prolifération des solutions technologiques et le développement des offres SaaS, ainsi que des besoins croissants de mobilité.

1 - LA VOLONTÉ DE L’ÉTAT & UNE RÉGLEMENTATION INCITATIVE

3 - LA PROLIFÉRATION DES SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES & LE DÉVELOPPEMENT DES OFFRES SAAS

2 – UNE FORTE DEMANDE DES DIRECTIONS MÉTIERS

4 – DES BESOINS CROISSANTS DE MOBILITÉ


II. LES FLUX DOCUMENTAIRES & PROCESSUS MÉTIERS LES PLUS COURAMMENT DÉMATÉRIALISÉS 4

II - LES FLUX DOCUMENTAIRES ET PROCESSUS MÉTIERS LES PLUS COURAMMENT DÉMATÉRIALISÉS

82 % des entreprises1 estiment que la gestion de leur courrier entrant est une fonction importante ou critique dans leur organisation. La gestion et le suivi des courriers (entrants et sortants) constituent en effet un enjeu prioritaire pour toutes les organisations, quelles qu’elles soient, qui coûte cher eu égard aux nombreuses opérations nécessaires à leur tri, leur distribution et leur traitement. D’autre part, 93 % des courriers entrants1 seraient au format papier. La gestion manuelle de ces masses de courrier est non seulement chronophage mais aussi source d’erreurs, de retard ou de perte. Elle peut être avantageusement remplacée par une gestion dématérialisée du courrier qui couvre sa numérisation, son tri et son indexation, son archivage, l’automatisation de sa circulation vers la ou les personnes idoines et

la traçabilité du bon suivi de son traitement. Un tel processus permet de réduire le temps et le coût de traitement des courriers et ainsi gagner un temps précieux pour le consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Il permet aussi d’améliorer son image grâce à un service client plus efficace et une meilleure relation avec ses fournisseurs.

C’est ainsi que la Mairie de Saint Soupplets qui reçoit chaque jour de nombreux courriers (factures, devis, demandes de stage ou de rendez-vous, carte d’identité,...) par voie postale, fax ou encore email sur sa boîte générale, a souhaité mettre en place une solution permettant de consigner tous ces courriers entrants et d’en superviser le bon suivi.

GESTION ÉLECTRONIQUE DES COURRIERS ENTRANTS POUR UN MEILLEUR SUIVI À LA MAIRIE DE SAINT SOUPPLETS

Située dans le département de Seine-et-Marne, la Mairie de Saint Soupplets compte une quarantaine d’agents pour 3 300 habitants environ. Elle reçoit chaque jour de nombreux courriers (factures, devis, demandes de stage ou de rendez-vous, cartes d’identité,...) par voie postale, fax ou encore email sur sa boîte générale. Madame PETITBON, la Secrétaire Générale, a souhaité mettre en place une solution permettant de consigner tous ces courriers entrants et d’en superviser le bon suivi.

La mairie a confié à ESUS du Groupe HEXAPAGE l’installation de cette solution de gestion électronique de documents.

« Avant, seuls nos courriers entrants postaux étaient enregistrés dans un fichier excel, tâche particulièrement fastidieuse. Nous n’avions aucune visibilité sur le statut de leur suivi : en attente, traité ou perdu... Aujourd’hui, la solution nous permet de classer, rechercher et suivre de manière dynamique l’ensemble des courriers entrants.

L’outil est utilisé par treize agents : les services administratifs, la responsable de la bibliothèque municipale, le responsable des

services techniques et l’agent de surveillance de la voie publique. Concrètement, les courriers et les fax scannés ainsi que les emails sont envoyés directement dans le logiciel et rangés dans les classeurs « Factures » ou « Courriers ». L’indexation se fait grâce au remplissage de champs (date, expéditeur, destinataire, objet...) que nous avons définis en amont. L’outil est d’ailleurs totalement personnalisable. Les documents récurrents, comme les factures mensuelles, sont reconnus par la solution qui remplit elle-même les champs et les indexe automatiquement. Il ne reste plus qu’à valider ce qui réduit considérablement le temps de saisie. Une fois enregistré, validé et visé par la secrétaire générale, le courrier est envoyé automatiquement aux personnes en charge de son suivi. Il leur appartient alors d’indiquer quand le courrier est en cours de traitement puis traité. En parallèle, la solution offre à la Secrétaire Générale et moi-même une visibilité totale sur le suivi. Véritable tableau de bord, elle affiche les courriers en attente et ceux en cours de traitement depuis plus de 15 jours. Cela nous permet de relancer les personnes jusqu’à ce que les courriers soient traités. Concernant la recherche de documents, elle s’effectue tout simplement par mots clés en quelques secondes. Là encore, le gain de temps est immense. La solution affiche d’ailleurs tout l’historique du document, du jour où il a été scanné puis ouvert jusqu’à son traitement.

En un peu plus d’un an, nous avons classé et suivi avec la solution près de 6 500 factures et courriers, de manière extrêmement pratique et rapide. ESUS a fait preuve d’une très grande écoute sur toute la phase de personnalisation de l’outil pour qu’il soit sur-mesure. Nous avons aussi bénéficié d’une formation bien que l’outil soit ultra simple et intuitif. Nous sommes pleinement satisfaits de la solution mise en place par ESUS ! ».

1 – LA DÉMATÉRIALISATION DU COURRIER

1 Selon une étude menée par Itesoft

TÉMOIGNAGE CAROLE TOURNABIEN, Responsable du Service Population et du Secrétariat du Maire, Mairie de Saint Soupplets


II. LES FLUX DOCUMENTAIRES & PROCESSUS MÉTIERS LES PLUS COURAMMENT DÉMATÉRIALISÉS5

La dématérialisation a plus que jamais le vent en poupe dans les directions financières, et en particulier les équipes comptabilité fournisseurs : 82% des DAF sondés2 considèrent la dématérialisation comme une priorité stratégique. Comme pour les courriers, la gestion des factures est un processus chronophage et laborieux : le temps de traitement moyen d’une facture fournisseurs est estimé à 14 jours. Elle présente des coûts de traitement importants - en moyenne 15 euros par facture - et peut être source d’erreurs (de saisie ou de règlement), de retard (de paiement) ou de perte (du document). Là encore, la dématérialisation du processus de traitement des factures doit permettre des gains de temps et de productivité, un recentrage sur des actions à plus forte valeur ajoutée, tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité des données traitées et plus globalement une évolution du pilotage et de la performance. Le parcours de dématérialisation des factures fournisseurs comprend la numérisation et la

reconnaissance automatique des factures, le workflow de validation dans les différents services concernés au sein des entreprises jusqu’à leur règlement et l’archivage électronique, le tout synchronisé avec le logiciel comptable de l’entreprise grâce à des connecteurs. Elle peut s’inscrire dans un processus plus global de dématérialisation de tous les documents liés à la relation fournisseur, comme les devis, les bons de commande ou encore les bons de livraison.

C’est le cas pour l’association BTP CFA Auvergne (Centre de Formation des Apprentis du Bâtiment et des Travaux Publics), qui a souhaité se doter d’un système de gestion documentaire pour dématérialiser et automatiser ses processus administratifs et en particulier la gestion des commandes et des factures fournisseurs, avec une traçabilité totale du processus, depuis la création de la commande jusqu’à la mise en règlement de la facture, qu’elle soit sous forme papier ou électronique.

DÉMATÉRIALISATION DE LA CHAÎNE DOCUMENTAIRE LIÉE AUX FOURNISSEURS

CFA BTP (Centre de Formation des Apprentis du Bâtiment et des Travaux Publics) AUVERGNE est une association régionale, qui a pour mission de gérer les quatre CFA de la région Auvergne, basés à Clermont-Ferrand (63), Massiac (15), Bains (43) et Bellerive-sur-Al-lier (03). Au total, ces CFA assurent environ 2000 apprentis chaque année. Pour cela, le CFA BTP Auvergne a souhaité se doter d’un système de gestion documentaire pour dématérialiser et automatiser ses processus administratifs et en particulier la gestion des commandes et des factures fournisseurs.

C’est la société ELAN du Groupe HEXAPAGE qui a été choisie par le Comité de Direction du CFA BTP Auvergne pour les accompagner dans cette démarche de dématérialisation.

Dans notre activité, il est primordial de pouvoir gérer tout l’administratif le plus rapidement possible. Le cahier des charges que nous avons défini était très précis. Nous souhaitions une traçabilité totale du processus, depuis la création de la commande jusqu’à la mise en règlement de la facture, des circuits de validation

dématérialisés pour les bons de commandes émis et les factures fournisseur reçues, qu’elles soient sous forme papier ou sous électronique. Il fallait également prendre en compte la contrainte d’une organisation multisite avec un serveur centralisé, qui soit capable lors de la réception de la facture en central de la renvoyer automatiquement au CFA concerné grâce au numéro unique de la commande pour rapprochement avec le bon de livraison et émission du bon à payer en local puis règlement de la facture en central !

La société ELAN a préconisé la mise en place de la solution de gestion documentaire, complété d’un scanner sur chacun des cinq sites, de copieurs et d’un serveur virtuel dédié, pour le fonctionnement optimal de la solution. Le dispositif a été spécialement étudié pour répondre à nos besoins. Ce ne sont pas nos procédures qui ont dû s’adapter mais bien le système qui a pris en compte nos processus et nos contraintes. Tout le circuit de validation qui se faisait auparavant par échange de documents papier se fait aujourd’hui par voie électronique, ce qui constitue un gain de temps considérable. Les documents scannés s’échangent très rapidement. Quel que soit le site où l’on se trouve, nous sommes désormais capables de savoir à quelle étape se trouve une commande et si la facture a été réglée. L’ensemble du personnel a été formé sur chaque site. Les utilisateurs sont enchantés de cette nouvelle gestion électroniques de nos documents. Ils trouvent la solution conviviale et simple d’utilisation et considèrent qu’elle rend en outre de nombreux services annexes, comme le fait de retrouver ses documents beaucoup facilement qu’auparavant, grâce à un moteur OCR intégré dans la solution ».

2 – LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS LIÉS AUX FOURNISSEURS

2 résultats de deux questionnaires en ligne envoyés respectivement aux DAF et aux DSI de 4 700 entreprises françaises entre janvier et mars 2013, Ernst & Young.

TÉMOIGNAGE ANNE-MARIE LACHAL,Secrétaire Générale du CFA-BTP Auvergne

II. LES FLUX DOCUMENT5

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II. LES FLUX DOCUMENTAIRES & PROCESSUS MÉTIERS LES PLUS COURAMMENT DÉMATÉRIALISÉS 6

Les Directions des Ressources Humaines sont également en première ligne sur le front de la dématérialisation, avec pour objectif un positionnement plus stratégique et moins administratif. En effet, la dématérialisation concerne aujourd’hui tous les pans des ressources humaines : du processus de recrutement (CV, lettre de motivation, contrat de travail et avenants, carte vitale, carte d’identité, livret d’accueil...) au processus de départ à la retraite ou de l’entreprise (lettre de démission, reçu pour solde de tout compte,...), en passant par la gestion des talents (compte rendu d’entretien individuel, fiche de poste, demande de mobilité...) et la formation (relevé du compte personnel de formation, catalogue de formations, demande de formation...), la paie (bulletin de paie électronique stocké dans un coffre-fort numérique), la santé (mutuelle entreprise, convocation à la visite médicale, certificat d’aptitude,...) ou encore les échanges salariés-managers (demande de congés payés, notes de frais,...). D’ailleurs, en 2016,

51 % des DRH interrogés3 considèrent leur fonction comme « mature vis-à-vis du digital ». C’est 20 points de mieux qu’en 2015. Aussi, 91 % des décideurs disent avoir des besoins en dématérialisation de documents. Et ils devraient, à plus de 50 %, être équipés d’ici à 2018 en solutions de numérisation de documents papier, de gestion documentaire, de signature et de coffre-fort électroniques. Car au-delà des bénéfices financiers, la dématérialisation des documents et processus RH répond aux enjeux de modernisation de cette fonction et de recentrage du personnel RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

La Direction des Ressources Humaines des Laboratoires PRODENE KLINT a mis en place la dématérialisation et la centralisation des dossiers de son personnel, avec la création d’un dossier numérique personnel pour la totalité de ses 300 collaborateurs, stocké dans une armoire électronique sécurisée.

DÉMATÉRIALISATION & CENTRALISATION DES DOSSIERS DU PERSONNEL DE PRODENE KLINT POUR UNE MEILLEURE EFFICACITÉ DU SERVICE RH

Les Laboratoires Prodene Klint sont spécialisés dans les produits d’hygiène, de cosmétique, et de désinfection. Ils sont utilisés en milieux médical, agroalimentaire et industriel, ainsi qu’en collectivités. La Direction générale et la DSI ont décidé de la mettre en place une solution de dématérialisation des documents dans leur service RH en attendant de l’étendre à d’autres services comme les achats ou la comptabilité.

C’est à ESUS du Groupe HEXAPAGE que Prodene Klint a choisi de confier la mission.

« Alors que nous songions à la gestion électronique des documents pour améliorer la productivité de certains de nos services, le Directeur Général est moi-même avons décidé dans un premier temps d’installer une solution de dématérialisation dans notre service Ressources Humaines et ainsi dématérialiser et archiver dans une même base de données centralisée, l’ensemble des dossiers papier de nos 300 collaborateurs. Concrètement, un numéro

identifiant unique a été attribué à chaque collaborateur. Toutes les pièces papier, email, fichier ou ERP de chaque dossier (pièce d’identité, carte vitale, contrat de travail, ...) ont été regroupées et sauvegardées dans un dossier numérique personnel, stocké dans l’armoire électronique du service RH. C’est un travail titanesque quand on sait qu’un dossier collaborateur comprend de 50 à 500 documents, selon l’ancienneté du salarié, et que la bonne indexation de chaque document est primordiale pour le retrouver aisément.

Heureusement, l’outil pour indexer et organiser les documents dans les armoires est facile à appréhender. D’autre part, il s’intègre avec notre logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines Sage de telle sorte que tous les documents disponibles dans Sage ont été automatiquement intégrés. Enfin pour une DSI, la solution est « tout terrain » et s’intègre parfaitement à l’environnement informatique. D’un point de vue infrastructure, la partie administration de l’outil est très accessible.

L’outil a été installé en une demie journée sur un serveur virtuel et le déploiement des postes clients s’est fait très simplement. La récupération des documents est désormais rapide et aisée. Elle peut se faire à tout moment, où que l’on soit, un atout e pour une société ayant trois sites en France. La dématérialisation permet ainsi une meilleure efficacité du service RH avec une accélération de tâches récurrentes, fastidieuses et à faible valeur ajoutée. Avec l’instauration de droits d’accès sécurisés, la confidentialité des documents est garantie. Nous envisageons de mettre en place des processus de workflow plus sophistiqués comme la dématérialisation de la pose de congés, puis d’étendre la solution aux autres services ».

3 – LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS RH

TÉMOIGNAGE DIDIER CHAPRON,Directeur Système d’Information, Laboratoires Prodene Klint

3 Selon une étude menée par Markess auprès de 115 décideurs RH et SIRH.

II. LES FLUX DOCUMENT

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III - LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION

La réduction des coûts est très souvent le tout premier argument avancé en faveur du tout numérique car c’est l’un des plus tangibles. Les gains financiers les plus évidents concernent la réduction de la dépense en fournitures (papier, toners, enveloppes, gestion des parcs d’imprimantes …) et en affranchissement, facile à calculer. Il faut y ajouter la diminution des coûts de traitement (éditique, tri, distribution,…) et de stockage physique. Enfin, il faut compter la diminution des temps d’accès et de traitement, ainsi que l’amélioration de

la productivité liée à celle de l’organisation. Des coûts souvent méconnus et difficiles à estimer car ils résultent de multiples variables. Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros. En automatisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement, tout en accélérant le processus global. Même chose pour les bulletins de paie électroniques qui permettent à une PME de réaliser jusqu’à 70% d’économie.

Les bénéfices organisationnels sont nombreux et variés. Le premier est l’accès permanent, simple et rapide aux documents, grâce à l’amélioration des procédures de classement, l’indexation et la recherche par mots clés. Un gain de temps qui peut être avantageusement alloué à des tâches métiers à plus forte valeur ajoutée. Un autre avantage repose dans l’automatisation des traitements, l’harmonisation et le meilleur contrôle des processus métiers, notamment par l’utilisation des workflows. La dématérialisation apporte aussi de nouvelles facilités en matière de partage et d’accès à distance aux documents numérisés, à partir d’une simple connexion Internet. Elle encourage ainsi le travail collaboratif, et in fine accélère et simplifie considérablement les

procédures internes, avec une fiabilité optimisée. Alors que la mobilité se généralise, accéder aux informations à tout moment de n’importe où n’est plus une option. Enfin, la dématérialisation garantit une meilleure traçabilité des processus et documents permettant de suivre de manière plus efficace les flux et les contrôles et ainsi s’assurer de la conformité des traitements aux procédures internes. Les bénéfices organisationnels confèrent un gain de temps et de productivité qui participent à la modernisation des fonctions administratives, à leur professionnalisation et leur focalisation sur des objectifs stratégiques à forte valeur ajoutée.

1 – DES BÉNÉFICES ÉCONOMIQUES

2 - DES AVANTAGES ORGANISATIONNELS

Les bénéfices escomptés de la dématérialisation des documents et processus métiers peuvent être classés en cinq grandes catégories : économiques, organisationnels, de sécurité et règlementaires, écologiques et enfin d’image.

III. LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION


III. LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION 8

GAIN DE TEMPS ET CONFORT AU TRAVAIL AU SEIN DE LA SARL BOURGEON TP, GRÂCE À LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Créée en 2003, la SARL BOURGEON TP est une entreprise familiale de travaux publics, installée en Saône-et-Loire. Spécialisée dans le terrassement et l’aménagement extérieur, elle emploie sept salariés. Eric BOURGEON, gérant de la société, couvre tous les sujets liés au personnel et à la technique. Sa femme, Angélique BOURGEON, s’occupe quant à elle de tout l’administratif.

Suite à une « présentation-découverte » d’une solution de gestion électronique de documents, la SARL BOURGEON TP a confié à ELAN du Groupe HEXAPAGE l’installation de cet outil pour le classement et la recherche dynamique de ses documents administratifs.

« Au départ, la société ELAN est venue nous faire une présentation-découverte de cette solution particulièrement adaptée aux PME . Mon mari et moi nous sommes dits que cette solution pouvait effectivement nous aider. Il nous arrivait en effet régulièrement de passer du temps à rechercher des factures ou des devis qui dataient de plusieurs mois, voire de plusieurs années. Perte de temps,

énervement : ce n’était pas toujours évident de les retrouver !

Nous avons profité d’un changement de matériel d’impression pour y faire installer la solution. En six mois seulement, j’ai archivé près de 900 documents. Aujourd’hui, j’en suis extrêmement satisfaite. Même mon mari qui n’a pas suivi l’installation et ne s’en sert qu’occasionnellement l’a immédiatement adoptée et ne rencontre aucune difficulté. La solution est en effet très simple d’utilisation et particulièrement intuitive. Concrètement, j’archive et je classe par mots clés mes factures fournisseurs et clients ainsi que les devis, directement lors de leur création. Je recherche ensuite mes documents par type (facture ou devis) et/ou par nom (fournisseur ou client) et les retrouve très aisément. L’outil est extrêmement rapide et représente un gain de temps précieux pour moi qui suis seule à gérer tout l’administratif.

Avec cette solution, mes documents archivés sont accessibles où que je sois via internet. Il m’est ainsi possible de travailler en dehors de mon bureau. C’est agréable. Grâce à cet accès à distance, ma comptable peut aussi récupérer directement les documents qui l’intéresse avec un code personnel qui lui a été attribué. Au départ, les documents se présentaient par ordre d’enregistrement, ce qui ne lui convenait pas. L’outil est souple et paramétrable et j’ai pu programmer une classement par numéro de facture et ainsi répondre à son besoin. Cela m’évite de me rendre chaque mois chez elle, à 20 kms de mon travail, avec ma liasse de documents imprimés.

Dernier avantage : la sécurité ! Tout ce qui est archivé dans l’outil est sauvegardé à trois endroits différents. J’ai ainsi la garantie de ne jamais perdre ma comptabilité, ce qui m’est arrivé par le passé ! ».

CONSTITUTION D’UN FONDS JURISPRUDENTIEL ÉLECTRONIQUE À LA FNATH

La FNATH, association des accidentés de la vie, a été créée en 1921 pour défendre les droits des victimes d’accidents au travail. Elle est aujourd’hui l’association de défense de tous les accidentés de la vie, des malades, invalides et handicapés. Forte de 200 000 adhérents et 20 000 bénévoles, l’association intervient sur toute la France. L’accompagnement juridique constitue un des piliers de son action.

C’est à LORI SI du Groupe HEXAPAGE que la FNATH Morbihan/Finistère a choisi de confier la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, pour l’aider à constituer son fonds jurisprudentiel.

« Notre activité de défense des accidentés et des handicapés nous amène à devoir collecter et archiver toutes les décisions jurisprudentielles qui sont prises par les cours d’appel et différents tribunaux et dont nous avons besoin pour défendre les droits de nos adhérents . Le classement de ces documents sous format papier représente un travail long et fastidieux. Pour la constitution

des plaidoyers, il faut en outre se souvenir des jurisprudences et de l’endroit où elles ont été classées puis les photocopier pour les joindre aux dossiers. Pour faciliter notre travail et professionnaliser notre organisation, nous avons décidé de constituer un fonds jurisprudentiel électronique. La société LORI SI nous a conseillé un outil de classement et de recherche dynamique de documents pour les PME et petites collectivités. Il nous permet de scanner les jurisprudences, de les classer et de les archiver automatiquement par thèmes : fautes inexcusables, accidents du travail, maladies professionnelles, frais de transport... Cette indexation des documents et le système de recherche par mots clés nous permet ensuite d’accéder très rapidement à tous les documents et de les indexer directement à nos conclusions. Tous les dossiers de nos adhérents sont également cryptés et archivés grâce à cet outil qui garantit la sécurité des documents.

Autre bénéfice : le nomadisme total de l’accès à tous les documents. Le regroupement départemental Morbihan-Finistère comprenant deux bureaux, l’un à Lorient et l’autre à Brest, je peux être amené à travailler sur les deux sites. Cette possibilité d’accéder à tous les dossiers à distance, depuis n’importe quel site, grâce à une simple connexion internet, répond ainsi à un réel besoin.

Aujourd’hui, je suis satisfait de cette solution qui facilite l’accès à tous les documents dont j’ai besoin de manière simple et me permet de me concentrer sur mes conclusions. A court terme, nous avons pour ambition d’archiver une centaine de jurisprudences qui viendront nourrir la trentaine de plaidoiries que nous assurons chaque année ».

TÉMOIGNAGE ANGÉLIQUE BOURGEON,Secrétaire Comptable, SARL BOURGEON TP

TÉMOIGNAGE PATRICE BRISSONSecrétaire Général, FNATH 56/29


III. LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION9

PASSAGE À L’ÈRE NUMÉRIQUE POUR L’OFFICE NOTARIAL CARRIER DE BOISSY & ASSOCIÉS !

L’office notarial des Maîtres CARRIER de BOISSY, LABBE de MONTAIS et ROUVET est basé à CUSSET à proximité de VICHY. L’étude compte trois notaires et emploie quatorze collaborateurs qui interviennent dans les domaines du droit de la famille, du droit immobilier, du droit des affaires et du droit rural. A l’occasion d’un renouvellement de son parc de matériels d’impression, elle en a profité pour mettre en place une solution de gestion documentaire qui permet à tout un chacun de numériser, d’organiser et de stocker des documents, à des vitesses permettant de traiter rapidement les lots de tout type, quelle que soit leur taille.

Suite à la consultation, c’est à la société ELAN du Groupe HEXAPAGE que l’office a choisi de confier la mission.

« C’est au moment où nous devions renouveler le contrat de nos systèmes d’impression que nous avons rencontré la société Elan. Celle-ci nous a proposé des solutions d’impression Lexmark et Canon à un coût sensiblement inférieur à celui des solutions que nous avions jusqu’à présent. A cette occasion, ELAN nous a également conseillé de nous équiper d’un scanner de production Canon DR 6030 D et

d’un logiciel de gestion électronique du document. Le scan permet la capture de tous nos documents qui sont ensuite traités par le logiciel qui nettoie les documents, les redresse pour en faciliter la lecture, élimine les pages blanches et compresse les documents avant de les transmettre à notre application métier Genapi.

L’introduction de ces nouveaux matériels et logiciels a fait l’objet d’un accompagnement de tous les collaborateurs qui ont été invités à suivre une formation. Elle nous a permis de développer d’autres méthodes de travail en utilisant nos copieurs de façon différente. Petit à petit, nous avons modifié notre organisation et nos façons de faire et sommes entrés de plain-pied dans la numérisation. Jusqu’alors, nous étions restés à l’ère du tout papier. L’intégration automatique de nos documents numérisés dans Génapi et nos dossiers clients a généré un gain de temps très appréciable et un vrai confort de travail. Lorsqu’un client appelle, il est évidemment plus facile d’aller chercher toutes les pièces relatives à son dossier dans son ordinateur, en quelques clics et secondes seulement, sans bouger de son fauteuil, plutôt que de se rendre aux archives et retrouver telle ou telle pièce dans un dossier papier. Cette disponibilité immédiate de tous documents est en outre associée à une sauvegarde et une protection des données, via la création de pdf non modifiables, absolument indispensables dans notre métier. Côté impression, l’acquisition de la couleur avec nos nouveaux matériels nous a permis de produire des documents plus lisibles, pour nous comme pour nos clients.

En plus d’apporter du confort, les solutions matérielles et logicielles, mises en place par ELAN, nous ont permis de rationaliser et d’optimiser notre activité ».

DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS ET SÉCURISATION DES DONNÉES CHEZ FROID 2000

Avec une dizaine de salariés, Froid 2000 est spécialisée dans l’installation et le dépannage de systèmes de gestion du froid pour tous les professionnels de la restauration, de la santé et du commerce, ainsi que dans l’équipement de cuisines profession-nelles et collectives. L’importante perte de temps liée à la recherche d’informations et de documents et le besoin de sécuriser de manière plus fiable et rapide ses données l’ont amenée à s’équiper des solutions dédiées.

C’est à BUROLOR du Groupe HEXAPAGE que Froid 2000 a confié l’installation de solutions de gestion électronique de documents et de protection des données.

« La perte de temps pour retrouver des documents, rangés dans des classeurs, eux-mêmes stockés dans des cartons, était devenue déraisonnable pour les secrétaires comme le service technique. Nous avons ainsi décidé de dématérialiser tous nos documents, liés à nos clients et fournisseurs (devis, contrats, factures, bons d’intervention, garanties...) mais aussi à nos salariés (fiches de paie, feuilles de congés...). Cela représente plus de mille documents par mois !

La mise en place de la solution s’est faite très rapidement et nous a tout de suite fait gagner un temps phénoménal. La prise en main est très simple et le système particulièrement intuitif. Nous avons remplacé nos cartons et nos classeurs par des armoires électroniques « clients », « fournisseurs » ou « salariés » composées de tiroirs. Tous les documents sont indexés et il est ensuite très facile de les retrouver par date, nom du technicien ou nom du client par exemple. Cette solution m’est particulièrement utile quand il s’agit de gérer les heures supplémentaires. Avant, il me fallait retrouver tous les bons d’intervention pour savoir qui était intervenu le samedi, combien de temps... Aujourd’hui, je retrouve ces informations en quelques secondes seulement !

Concernant la sécurisation de nos données, la mise en place d’un nouveau serveur rendait nécessaire l’installation d’une solution professionnelle. Auparavant, nous devions sauvegarder les données tous les soirs sur disquette. C’était une tâche fastidieuse à laquelle il fallait s’astreindre quotidiennement. Afin de garantir une parfaite sécurité de nos données, et pour faire face aux mauvaises manipulations, ainsi qu’aux nombreux virus que nous pouvons rencontrer, nous avons choisi de mettre en place une solution de sauvegarde locale simple, automatique et sécurisée.

L’équipe BUROLOR nous a parfaitement bien conseillé et leurs explications lors des installations étaient très claires. Ils sont performants ! ».

TÉMOIGNAGE MAÎTRE ROUVETOffice à CUSSE

TÉMOIGNAGE ALAIN RISSGérant, Froid 2000


III. LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION 10

En limitant le risque d’erreur ou de perte, la dématérialisation garantit une meilleure fiabilité et sécurité des données. Elle permet aussi la sécurisation des échanges et une meilleure confidentialité de l’accès aux documents. D’autre part, certaines fonctionnalités comme la signature électronique, l’horodatage ou l’archivage électronique (aussi appelé « coffre-fort électronique ») permettent de certifier l’authenticité et l’intégrité des documents. Les transactions sont ainsi mieux sécurisées et les documents comptables, RH ou autres sont protégés d’éventuelles pertes ou dégradation. Enfin les solutions de dématérialisation constituent de formidables outils d’aide à la mise en conformité légale et organisationnelle (CNIL, audits, normes ISO et AFNOR, lois SOX et LME, PESV2…). C’est particulièrement vrai pour les Directions financières et comptables. D’ailleurs , 64% des entreprises équipées

d’une solution de dématérialisation considèrent que cette dernière les aide à respecter les délais de règlement contractuels maximum imposés par la LME (loi de modernisation de l’économie) et à réduire le risque fiscal. En effet, la mise en place d’un système de dématérialisation, en permettant le respect des délais de règlement, limite le paiement d’agios et facilite la prise d’escompte. La traçabilité permet également de suivre de manière plus efficace les flux et de vérifier que les contraintes réglementaires (SOX, LME…), sont respectées. Côté RH, la dématérialisation de documents ayant une valeur légale ou pouvant à un moment servir de preuve, comme par exemple le contrat de travail, les bulletins de paie ou les déclarations aux organismes sociaux, permet de respecter les obligations légales d’archivage probatoire.

MISE EN CONFORMITÉ AU PESV2 ET PASSAGE À LA GED !

Créé en 1963, le SIAEP (Syndicat Intercommunal d’Adduction d’Eau Potable) de Livré la Touche est un syndicat intercommunal, exploité en régie, ayant pour vocation la production et la distribution de l’eau potable sur 12 communes, soit environ 3 600 abonnés et 6 000 habitants. Etablissement public, le SIAEP est soumis aux règles de la comptabilité publique et à ce titre, devait se mettre en conformité avec le PESV2, Protocole d’Echange Standard – Version 2, avant le 1er février 2014. Ce projet de dématérialisation des échanges entre collectivités et trésorerie, mis en place par l’État, vise la dématérialisation de toute la chaîne comptable, par l’envoi de la totalité des pièces de manière dématérialisée (bordereaux, titres, mandats et pièces justificatives).

Ce sont les Etablissements TOUILLER ORGANISATION du Groupe HEXAPAGE qui ont accompagné le SIAEP de Livré la Touche dans la mise en place de ce protocole.

« La Trésorerie de CRAON nous a demandé dès le mois de mars 2013 de prendre nos dispositions. Nous nous sommes naturellement tournés vers TOUILLER ORGANISATION, notre fournisseur en solutions d’impression. Leur connaissance de cette nouvelle réglementation et des solutions à mettre en œuvre pour s’y conformer leur a tout de suite permis de nous conseiller et de nous accompagner efficacement dans cette démarche.

Nous avons préparé un cahier des charges listant toutes les exigences techniques : format des documents, stockage des pièces jointes, résolution à respecter...

Nous nous sommes dotés d’une solution pour assurer la capture et le transfert sécurisé de tous nos documents (factures, arrêtés, marchés, contrats...) vers notre logiciel de gestion financière (e-magnus). Il était primordial que chaque document arrive dans les bons dossiers du logiciel pour que nous puissions ensuite les traiter en comptabilité. Nous avons ainsi dématérialisé tous nos flux comptables.

Cette application m’a permis de mettre en place une gestion électronique de mes documents, tout en me mettant en conformité avec la nouvelle règlementation PESV2. L’outil est convivial : c’est beaucoup plus simple d’archiver nos documents, et ensuite très pratique d’en rechercher un, comme une facture fournisseur par exemple. Le projet s’est très bien déroulé et TOUILLER ORGANISATION nous a parfaitement conseillés, notamment en mettant en place une solution très simple d’utilisation ».

3 – DES GAINS DE SÉCURITÉ ET DE CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

TÉMOIGNAGE MARIE-FRANCE RADE,Secrétaire au SIAEP de LIVRE LA TOUCHE


III. LES BÉNÉFICES ATTENDUS DE LA DÉMATÉRIALISATION11

GAGNER EN PRODUCTIVITÉ ET CONFORT AU TRAVAIL

La SCP TREIZE et MALHER, basée à Montigny les Metz (57), est une étude urbaine comprenant deux notaires associés et une quinzaine de collaborateurs qui traitent chaque année 2000 actes environ. Comme toutes les études, elle doit s’adapter quotidiennement aux bouleversements générés par l’ère de la dématérialisation et l’évolution de la législation, comme la récente loi ALUR, pour ne citer qu’elle, qui a significativement impacté le quotidien des notaires en matières de numérisation, traitement, transmission, et archivage des documents... Dans ce contexte, la mise en place de solutions d’impression connectées et de gestion documentaire est devenue centrale dans le bon fonctionnement des offices notariaux.

Pour l’accompagner dans cette mutation, la SCP TREIZE et MALHER a choisi BUROLOR du Groupe HEXAPAGE.

« Lorsque j’ai renouvelé mon parc bureautique et mon logiciel métier, j’ai souhaité en dissocier les fournisseurs pour confier mon matériel d’impression et de gestion des documents à un fournisseur en qui j’ai confiance, qui soit de ma région, disponible, et qui puisse assurer des interventions techniques rapides ainsi que la formation de mon personnel. Je me suis tout naturellement tournée vers la société

BUROLOR qui m’accompagne depuis des années.

BUROLOR a ainsi mis en place toute une série de fonctionnalités qui nous permettent d’être plus productifs, de professionnaliser le rendu final de nos actes, et qui plus globalement nous apportent du confort au quotidien !

La fonction scan en recto/verso avec la suppression automatique des pages blanches a ainsi soulagé nos collaborateurs qui devaient traiter manuellement cette problématique et le rendu de nos actes est beaucoup plus agréable pour nos clients. L’intégration de l’outil de numérisation avec notre logiciel métier GenApi nous permet désormais de relier automatiquement toutes les pièces que nous scannons au dossier informatique du client concerné. Là encore, simplicité et gain de temps sont au rendez-vous. La possibilité de numériser un document en format word est également intéressante car elle permet ensuite de le retravailler pour l’inclure directement dans nos actes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le traitement des prêts bancaires. Le gain de temps est inestimable et la qualité du rendu final de nos actes est incomparable. La plateforme spécialisée pour le notariat par laquelle nous passons pour échanger des documents par email avec nos clients a une capacité d’envoi limitée qui nous oblige à compresser nos documents, souvent au détriment de la qualité du rendu final. Dans ce contexte, la possibilité de compresser les fichiers sans en affecter la qualité constitue également une fonctionnalité très appréciable et réduit considérablement nos problèmes d’archivage.

BUROLOR a été d’excellent conseil. Leur connaissance de notre métier et des outils associés leur a permis de bien appréhender chacune de nos problématiques et d’y apporter une réponse appropriée ».

TÉMOIGNAGE MAÎTRE TREIZE,office à Montigny-lès-Metz

Initialement mises en place pour des raisons essentiellement d’économie et d’efficacité, les solutions de dématérialisation participent également à une véritable démarche de développement durable. La dématérialisation, c’est en effet moins de papier mais

aussi moins de déplacements et à la clé, la réduction de l’empreinte carbone. Les bénéfices écologiques du « zéro papier » sont ainsi évidents et constituent un argument supplémentaire pour toute société qui se veut entreprise responsable.

Des bénéfices importants sont à escompter en termes d’image, que ce soit l’image entreprise ou la marque employeur. Pour les fournisseurs, les clients, les administrés, les patients,..., la rapidité de traitement des factures, des requêtes, des courriers, des dossiers..., le respect des contraintes réglementaires, et la diminution de la perte de documents contribuent à l’amélioration de la relation en créant un climat de confiance et d’efficacité. La dématérialisation RH permet quant à elle de véhiculer une image moderne, professionnelle et responsable en matière de respect de l’environnement, améliorant ainsi la capacité

de rétention et de recrutement de personnel des entreprises.

Ainsi, loin de se limiter à une amélioration de la performance financière, la dématérialisation des documents et processus et les bénéfices qu’elle engendre (économiques, organisationnels, de sécurité et réglementaires, écologique et d’image) contribuent au renforcement de la performance globale des entreprises, professions libérales, associations, administrations et collectivités locales !

4 - DES BÉNÉFICES ÉCOLOGIQUES

5 - LE RENFORCEMENT DE L’IMAGE ENTREPRISE ET EMPLOYEUR


IV. LES FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS 12

IV - LES FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

La mise en œuvre de la dématérialisation est un projet d’entreprise qui doit impliquer et obtenir de manière agile l’adhésion de toutes les parties prenantes tant au niveau des équipes impliquées (DSI et Directions métiers concernées) que des utilisateurs et autres collaborateurs. Il doit être porté par la Direction générale pour lui apporter la légitimité nécessaire à l’acceptation du projet et des changements qu’il engendre. L’implication des équipes internes est primordiale tout au long de l’avancement du projet, en particulier dans les phases d’audit, de spécification et de recette.

La principale difficulté rencontrée sur les projets de dématérialisation est bien souvent la résistance au changement, tant l’impact est fort sur les habitudes de travail des équipes concernées. Elle devront tout à la fois s’habituer à de nouveaux outils, de nouvelles méthodes de travail, éventuellement de nouveaux interlocuteurs ! Dans ce contexte, la communication et la formation sont indispensables à la réussite du projet. La communication doit porter sur les enjeux du projet, son déroulement et son avancement. Elle doit parvenir à convaincre les équipes que le changement aura un effet bénéfique sur leur travail et leur fonction (moins de tâches chronophages et rébarbatives, plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, modernisation et professionnalisation de la fonction...). La formation s’attache à accompagner l’utilisateur dans l’appropriation de ses nouvelles conditions de travail. Elle passe par des outils classiques de formation comme les manuels utilisateurs, une documentation descriptive du processus de dématérialisation des documents, les sessions de formation mais aussi par un support opérationnel durant une certaine période pour accompagner les utilisateurs dans leur découverte de nouveau processus, la résolution de problèmes et leur montée en puissance.

Une phase d’audit et d’analyse de l’existant est indispensable au démarrage de tout projet de dématérialisation. Elle permet d’identifier toutes les étapes du processus (flux entrants, flux sortants, circulation, traitement, validation...), ainsi que le rôle et les responsabilités de tous les acteurs impliqués. Elle doit aussi permettre de recueillir des informations quantitatives quant à la volumétrie des documents à traiter, les coûts, la durée de traitement... C’est sur cette base qu’un cahier des charges pourra être rédigé avec pour objectif de repenser le processus à la lumière des possibilités offertes par la dématérialisation plutôt que de le reproduire à l’identique. Cette phase est l’occasion d’impliquer les opérationnels très en amont du projet et de les associer à la description précise des besoins pour le processus cible, aux objectifs du projet et aux éventuels changements qu’ils devront assumer.

Enfin, il convient de choisir des outils qui s’intègrent aux applications métiers existantes et présentant également une ergonomie simple et intuitive afin d’encourager les utilisateurs à adopter ces solutions de dématérialisation.

Le succès des projets de dématérialisation des documents et des processus métiers repose essentiellement sur quatre points : Impliquer et obtenir l’adhésion de tous les acteurs, repenser et non reproduire les processus, accompagner le changement et les utilisateurs, et choisir des outils s’intégrant aux applications métiers existantes.

1 - IMPLIQUER ET OBTENIR L’ADHÉSION DE TOUS LES ACTEURS

3 - ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT ET LES UTILISATEURS

2 – REPENSER ET NON REPRODUIRE LES PROCESSUS

4 – CHOISIR DES OUTILS S’INTÉGRANT AUX APPLICATIONS MÉTIERS EXISTANTES


CONCLUSION13

CONCLUSION

Ainsi, la dématérialisation des documents et processus métiers se

propage-t-elle au sein de toutes les organisations – entreprises,

professions libérales, associations, administrations et collectivités

locales – de toutes tailles et tous secteurs d’activité. Encouragée par

l’État, les besoins de modernisation et de professionnalisation des

Directions métiers, la prolifération des solutions technologiques et

le développement des offres Saas ainsi que les besoins croissants de

mobilité, elle génère des bénéfices économiques, présente d’importants

avantages organisationnels, offre des gains de sécurité et de conformité

réglementaire et s’avère être vertueuse en matière d’écologie ! Les

chemins et les solutions sont nombreux et variés, s’adaptant aux

processus métiers, aux organisations et à leurs équipes.

La dématérialisation est une démarche ambitieuse mais nécessaire, qui

permet d’améliorer la performance globale des entreprises. Elle nécessite

de s’appuyer sur un partenaire de confiance, ayant une vision claire des

enjeux et des facteurs clés de succès et une expérience éprouvée. Vous

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