Livre blanc - sepem-permanent.com€¦ · • Intégrité des données – Les données sont...

Intégrité des données de pesage3 méthodes pour garantir la conformité

Livr

e bl

anc

Garantir la fiabilité et l’intégrité des données générées sur l’ensemble de la ligne de pro-duction pharmaceutique est essentiel pour la conformité réglementaire. Les processus de pesage, notamment ceux qui sont essentiels pour la qualité, doivent également suivre ces principes. Le passage à des systèmes basés sur des systèmes hybrides papier/électron-ique ou à la capture de données entièrement automatisée et en réseau permet de réduire les erreurs de documentation et d’optimiser les processus.

Table des matièresRéglementations et définitions

Gestion des données de pesage

Option 1 : Ajout d’une imprimante

Option 2 : Transfert automatisé des données

Option 3 : Solutions réseau conformes

Récapitulatif

Le pesage – bien que parfois trop simplifié ou négligé – est une étape essentielle du processus de fabrication de produits pharmaceutiques. La distribution des matières premières, le dosage de matière première dans une enrobeuse de comprimés, la vérification de la granulation ou la fabrication de comprimés nécessitent tous un pesage et une documentation pour des enregistrements de lot complets et conformes. Aussi, les Good Documentation Principles s’appliquent à ces activités, comme indiqué dans les directives Good Manufacturing Practice (GMP).

L'automatisation de tout ou partie de cette collecte de données grâce à des solutions électroniques vous aide à garantir que la documentation est exacte, traçable et conservée en toute sécurité. Dans ce livre blanc, nous allons comparer la transcription manuelle à la documentation avec trois solutions automatisées ou partiellement automatisées, pour évaluer les avantag-es et inconvénients de chacune.

Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

2 METTLER TOLEDOLivre blanc sur l’intégrité des données de pesage

© 11/2016 Mettler-Toledo GmbH

d’intégrité des données, en particulier en dehors des États-Unis (Figure 1, référence 1). Un schéma similaire se retrouve pour les autres autorités réglementaires.

La fiabilité et l’intégrité des données de produits phar-maceutiques sont fondamentales pour la conformité réglementaire et la sécurité des patients. Il est indis-pensable d'avoir confiance dans les données générées et de pouvoir reconstituer les activités de production. Tous les principaux organismes de réglementation concentrent actuellement leurs activités en matière d’inspection et leurs publications sur le sujet de de l’intégrité des données. Faisant l'objet d'une vigilance stricte, de nombreuses industries pharmaceutiques dans le monde entier ont reçu des avertissements, car elles auraient falsifié ou modifié des données, ou car elles n'ont pas conservé des informations précises sur la production ou les tests de leurs médicaments.

Si l'on analyse des lettres d’avertissement émises par la FDA américaine entre 2013 et 2015, on constate une augmentation considérable des problèmes

Réglementations et définitions

Principes de l’intégrité des donnéesLes dernières directives sur ce sujet utilisent des définitions et des termes similaires. Quels sont les aspects les plus importants à prendre en compte, et comment les termes techniques courants sont-ils définis ?

• Intégrité des données – Les données sont complètes, cohérentes et exactes sous tous les formats (électronique et papier). • Principe ALCOA – Les données doivent pouvoir être attribuées à la personne qui les génère, lisibles et permanentes,

contemporaines à l'activité, originales ou certifiées conformes, et exactes. Le principe ALCOA+ a récemment été introduit afin d'inclure l'exhaustivité, la cohérence, l'endurance et la disponibilité.

• Importance des données – Détermine l'importance des données pour la prise de décisions en matière de qualité, de sécurité et d'efficacité, en fonction du type de décisions concerné par les données.

• Risque lié aux données – Reflète la vulnérabilité de données spécifiques à la suppression ou à la modification sans autorisation, et l'opportunité de détecter ces altérations lors d'une vérification de routine.

• Données brutes – Enregistrements originaux au format dans lequel ils ont été générés (papier ou électronique) ou une copie conforme. Les données brutes doivent permettre la reconstitution complète des activités qui les ont générées. Dans le cas d'un équipement électronique de base qui ne stocke pas de données électroniques ou ne fournit que des impressions, ces dernières constituent les données brutes.

• Copie conforme – Copie d'un enregistrement original de données, vérifiée et certifiée comme étant une copie exacte et complète qui préserve l'intégralité du contenu et du sens de l'enregistrement d'origine.

• Métadonnées – Données décrivant les attributs d'autres données pour leur donner du contexte et du sens. Il s'agit des données qui décrivent la structure, les éléments de données, les relations et les autres caractéristiques des données. Elles permettent également d'attribuer les données à un individu ou à leur source d'origine. Les métadonnées font partie intégrante de l'enregistrement d'origine.

• Audit trails – Métadonnées enregistrant les informations critiques et permettant la reconstitution des activités. Les sys-tèmes informatisés doivent toujours permettre la conservation des Audit trails afin d'afficher toutes les modifications des données, tout en conservant les données d'origine. Il doit être possible d'associer toutes les modifications des données à la personne qui les a effectuées.

• Accès au système de l'utilisateur – Utilisation des contrôles d'accès afin de garantir que les utilisateurs n'ont accès qu'aux fonctionnalités qui correspondent à leur fonction, et que les actions effectuées peuvent être attribuées à une personne spécifique.

Références 2, 3, 4

Figure 1 : Lettres d'avertissement citant des violations de l'intégrité des données dans les usines aux États-Unis ■ et hors des États-Unis ■ .

0

5

10

15

Nombre de lettres d'avertissement mentionnant la sécurité des données

2013 2014 20150

5

10

15



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

La transcription et l'archivage manuels sont toujours un moyen populaire de documenter les données de pes-age. Il s'agit également de l’une des principales sources d’erreur et d’autres violations de l’intégrité des données. La confusion de numéros, l'omission d'informations im-portantes ou l'absence d’enregistrement de valeurs dans les formulaires sont des exemples de problèmes. Dans les pires des cas, les données sont postdatées ou même fabriquées. On peut également citer la non-con-servation des données brutes et la non-documentation des tests de routine.

L’absence de formation et la fatigue peuvent accroître la fréquence de ce type d'erreurs lorsque la documen-tation est manuelle. L'archivage manuel est également chronophage et empêche les opérateurs d’effectuer d’autres activités à valeur ajoutée. Si le principe des « quatre yeux », un autre employé doit vérifier si les données ont été capturées avec précision, ce qui ajoute au temps requis et peut affecter la productivité.

Gestion des données de pesage et solutions

Gestion des données : Processus de pesage typique

Un processus de pesage standard requiert les activités de gestion des données suivantes (flux de travail, Figure 2) :• Création et transfert de la recette ou de la procé-

dure à suivre • Réalisation du pesage • Transfert des résultats vers l'enregistrement de lot• Transfert des données vers un système MES à des

fins d'analyse et de stockage

Dans les pages qui suivent, nous allons comparer une gestion manuelle de ces actions par rapport à trois so-lutions potentielles d'amélioration de la précision et de la simplicité du transfert de données au cours des pro-cessus de pesage standard. Nous allons plus particu-lièrement rechercher des gains potentiels en matière

Problèmes d’intégrité des données fréquemment observés dans la fabrication de produits pharmaceutiques :• Pas d'enregistrement simultané des activités• Postdatage des données• Fabrication de données (falsification)• Copie de données existantes en tant que

nouvelles données• Réexécution d'échantillons• Rejet de données• Impossibilité de présenter les données brutes

d'exactitude des données, de vitesse de transfert et de conformité réglementaire afin d'aider les fabricants de produits pharmaceutiques à éviter les avertisse-ments et les rappels tout en maintenant la productivi-té nécessaire sur un marché actuel très concurrentiel.

Figure 2 : Procédé de pesage – acquisition, génération et transfert de données.

MON de recetteTransfert/importation de données

PesageCapture et transfert de données

Autres comptes rendus d'analyse et de stockage



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

Une solution basique pour réduire les erreurs de transcription consiste à utiliser les fonctionnalités d’impression de votre balance ou bascule. L'ajout d’une imprimante est un moyen simple de documenter et de stocker des données.

Voici un exemple de flux de données (Figure 3) sur une station de pesage utilisée pour capturer le poids de la tablette après enrobage : 1. Les résultats générés par la balance sont imprimés

sur papier. Certaines métadonnées conservées dans l’instrument peuvent être ajoutées.

2. Les enregistrements imprimés sont ensuite utilisés pour transcrire manuellement les chiffres dans les comptes rendus.

3. L'exactitude des comptes rendus est vérifiée par une deuxième personne suivant le principe des « quatre yeux ».

4. Les données peuvent également être transcrites manuellement dans un système ERP.


Figure 3 : Un flux de données avec documentation des résultats de pesage et stockage imprimé élimine une source d’erreurs de transcription. Des étapes supplémentaires sont toujours manuelles.

Contenant et produits

Balance Formulaire d'enregistrement de lot

Compte rendu

ImpressionHomologation

Système ERP

Checklist sur l'intégrité des donnéesTraçabilité garantie (✔)

Faible risque d'erreurs de transcription (✔)

Efficacité du processus (✔)

Transfert de métadonnées (✔)

Audit trail (système et données) ✖

Stockage centralisé des données ✖

Production sans papier ✖

Signatures électroniques ✖

Conformité FDA 21 CFR Partie 11 / Annexe 11 EU

✖

Transfert manuel Transfert automatique

Impressions Une impression standard contient le nom de la matière première, le numéro de lot, la date et l'heure, l'unité / la valeur de poids et le nom ou l'ID de l’opérateur. Ces données sont considérées comme brutes et doi-vent être conservées et archivées. Un logiciel de créa-tion d’étiquettes, par ex. le logiciel DatabICS disponible pour nos terminaux ICS, permet la génération d’étiquettes personnalisées qui répondent aux exigenc-es réglementaires et peuvent être appliquées sur des contenants ou placées dans les enregistrements.

N° de lot : 0000000N° de produit : 0000000Nom du produit : xxxN° de lot : 000000000Poids net : 000 kgTare : 0,00 kgPoids brut : 00,00 kgOpérateur : xxxDate : 00.00.00Heure : 00.00.00



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

geL’impression élimine le risque d’erreur inhérent lorsque nous lisons et notons les résultats depuis un écran de terminal. Cependant, il s'agit toujours d'un processus manuel fastidieux qui requiert beaucoup de temps et d'attention.

Fonctionnalités supplémentaires, meilleure intégrité des donnéesLes fonctionnalités de gestion des utilisateurs du terminal permettent l’identification de la personne qui effectue la tâche de pesage et limite les droits d’accès à des fonctions essentielles si nécessaire et selon les vérifications des inspections d’intégrité des données.

L'identification numérique des matières premières à l’aide de lecteurs de codes-barres améliore l’identification automatisée des contenants ou des matières premières. Un lecteur de codes-barres RS232 ou USB peut être connecté à l'équipement de pesage pour une capture facile des données. L’ID de matière première peut être imprimé sur des bandes ou des étiquettes. Cela permet d’identification des matières premières et le transfert vers la balance pour rappeler les poids cible ou les instructions utilisateur.

Avantages : L'impression directe est un moyen simple de docu-menter et stocker les données de mesure sans erreurs de transcription. Cette méthode est rentable et facile à mettre en œuvre dans les processus existants.

Inconvénients : Les informations ne sont pas prêtes pour le traitement numérique et l'analyse. Une transcription manuelle reste nécessaire. Les impressions ont tendance à s'effacer au fil du temps et peuvent être perdues. Pour les données critique, le principe des « quatre yeux » s'applique, ce qui nécessite des ressources supplémentaires.



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

Afin d’éliminer les étapes manuelles et les erreurs de transcription associées, une balance ou une bascule peut être directement connectée à un ordinateur, ce qui permet de collecte de données unidirectionnelle à l'aide d'un logiciel. Les données sont envoyées sous forme de protocole de texte.

Voici un exemple de flux de données sur une station de pesage utilisée pour capturer le poids d'un contenant avant et après granulation : 1. Des résultats sont générés par la balance, puis

transférés vers un ordinateur à l’aide de du logiciel d'acquisition de données.

2. Ces données sont ensuite transférées vers Excel ou imprimées.

3. L'exactitude des comptes rendus est vérifiée par une deuxième personne suivant le principe des « quatre yeux ».

4. Ensuite, les données peuvent être transcrites manuellement dans un système ERP.

Option 2 : Transfert automatisé des données

Figure 4 : Connexion directe ou transfert via une clé USB. Les erreurs de transcription sont éliminées et la qualité des données est améliorée. Des mesures supplémentaires sont nécessaires pour garantir la conformité.


Balance Ordinateur Compte rendu

Checklist sur l'intégrité des données

Traçabilité garantie (✔)

Faible risque d'erreurs de transcription (✔)

Efficacité du processus ✔

Transfert de métadonnées ✔

Audit trail (système et données) ✖

Stockage centralisé des données ✖

Production sans papier ✖

Signatures électroniques ✖

Conformité FDA 21 CFR Partie 11 / Annexe 11 EU ✖


ImprimanteLecteur de codes-barres

Homologation

Système ERP

Principales interfaces pour le transfert de données vers un ordinateur :En fonction des exigences comme le débit et le volume de données, le type de réseau, l'environnement/la dis-tance de la source de données ou la structure du réseau, des interfaces de balance différentes sont disponibles.

Les interfaces de connexion sans fil telles que Bluetooth ou WLAN permettent une communication avec les balances mobiles ou dans des endroits où le câblage est complexe.

Les interfaces série comme RS232/422/ 485 ou USB permettent une communica-tion point à point entre les imprimantes et les lecteurs de codes-barres ou les PC.

Le protocole Ethernet TCP/IP via câble ou le réseau WLAN sont les types d’interface les plus courants pour les réseaux de PC.

---- Transfert de données alternatif



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

Stockage de données dans la mémoire AlibiDe nombreux terminaux de pesage contiennent une mémoire interne protégée. Initialement requises par les réglementations sur les poids et mesures de l'OIML, les données conservées comprennent le numéro de série de l'équipement, la date et heure de la mesure, le poids net et la tare. METTLER TOLEDO ajoute des points de données supplémentaires pour obtenir des ensembles de données développés. Les données ne peuvent pas être modifiées sur la balance elle-même. Elles sont fournies au format CSV, permettant ainsi une analyse approfondie. Les données peuvent être récupérées via Ethernet, USB ou WLAN en fonction du type de balance.

Communications de donnéesLes logiciels de communication de données, tels que DatabICS ou Collect+, permettent un transfert simple de données, incluant notamment certaines métadon-nées telles que la valeur et l'unité, la date et l'heure, l'ID de matière première, le poids brut/net et la tare. Les dispositions sont configurables, et des masques d'entrée et des calculs sont disponibles.

Avantages : Le transfert direct de la balance à un ordinateur élimi-ne la transcription manuelle. L'ajout d'un logiciel de communication simple permet de transférer les valeurs avec une partie des métadonnées. Le transfert de données est permis via USB ou des interfaces série ou Ethernet, par exemple.

Inconvénients : Pas de stockage centralisé des données. Toutes les métadonnées ne sont pas capturées et les valeurs peuvent toujours être modifiées ou omises lors de la création de comptes rendus sans traçabilité. Cette absence d'audit trail peut réduire la traçabilité, ce qui rend impossible de déterminer quelles données ont été modifiées, quand et par qui.

D'autres mesures telles que l’impression de rapports, la vérification de l’exactitude des données et l’obtention des signatures doivent être mises en œuvre via des MON. La validation du système est nécessaire si des données critiques sont traitées.



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

Les logiciels de pesage de recettes ou de contrôle qualité offrent une gestion performante du flux de travail ainsi que des fonctionnalités de capture de données et de génération de comptes rendus. Ces types de logiciel offrent des avantages significatifs en matière d'exactitude des données et d’intégrité par rapport aux logiciels d’acquisition de données simples.

Par exemple, sur une station de formulation où plus-ieurs appareils sont connectés et où sont manipulées plusieurs matières premières et recettes, les données sont critiques pour la qualité des produits. De même, lors de l'étude des processus de contrôle qualité pour la surveillance des niveaux de remplissage ou de l’uniformité des comprimés, le pesage ou d’autres étapes de mesure ont lieu sur différents postes de tra-vail. Il est alors nécessaire d'effectuer des calculs et d'analyser les données en temps réel pour réagir rap-idement à des écarts de produits.

Dans les deux cas, des procédés conformes de docu-mentation manuelle demandent beaucoup de res-sources. Les logiciels peuvent simplifier et accélérer ces processus, entraînant des économies qui com-pensent les coûts de mise en œuvre initiale.

• Traçabilité totale : instrument, date, heure, méthode, informations sur les matières premières et histo-rique d'étalonnage. Les systèmes robustes incluent une gestion des droits d’utilisateur améliorée.

• Les MON guidés et la capture automatique des données réduisent le gaspillage et les remises en production.

Option 3 : Solutions réseau conformes

• Un journal et un audit complets : non seulement sont enregistrées les données, mais n’importe quelle interaction avec le système est consignée dans l’audit trail, indiquant à un auditeur ou à un contrôleur « qui a fait quoi, quand ».

• Toutes les données sont disponibles pour une gé-nération immédiate de comptes rendus ou une analyse directe, et peuvent être approuvées par un superviseur.

• Toutes les données sont stockées de manière sé-curisée dans la base de données et peuvent être transférées vers le système ERP.

Figure 5 : Flux de données dans la production numérique avec transfert automatisé des données de la balance vers le serveur réseau.


Plusieurs balances ou équipements Serveur réseau

Checklist sur l'intégrité des données

Traçabilité garantie ✔

Faible risque d'erreurs de transcription ✔

Efficacité du processus ✔

Transfert de métadonnées ✔

Audit trail (système et données) ✔

Stockage centralisé des données ✔

Production sans papier ✔

Signatures électroniques ✔

Conformité FDA 21 CFR Partie 11 / Annexe 11 EU ✔

Stockage de l'approbation des comptes rendus

Système ERP




Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

Fonctionnalité Audit trailL’audit trail de FreeWeigh.Net ou FormWeigh.Net enregistre toutes les modifications d’enregistrements de données, indiquant la modifica-tion elle-même ainsi que les informations utilisateur, la date et l'heure, en totale conformité avec la réglementation 21 CFR partie 11. L’audit trail garantit ainsi que toutes les modifications apportées au système peuvent être suivies. Une fois activé, l’audit trail ne peut pas être désactivée, éliminant ainsi le risque de perte ou de manipulation de l’audit trail.

Figure 6 : Un logiciel de contrôle qualité statistique comme FreeWeigh.Net intègre la capture et l'analyse de données pour de nombreux équipements, y compris les trieuses pondérales et les instruments d’analyse.

Avantages : Les données sont automatiquement transférées pour éliminer les erreurs de transcription et améliorer la pro-ductivité. Les processus et les calculs sont guidés afin de garantir l'homogénéité des procédures, ce qui per-met d'éliminer les remises en production et le gaspill-age. Métadonnées liées aux résultats pour une tra-çabilité complète. Les diverses options d'importation ou d'exportation permettent le transfert de données vers des réseaux existants, des archives de données ou des systèmes ERP.

Inconvénients : Les solutions complètes telles que FormWeigh.Net ou FreeWeigh.Net coûtent plus cher que les enregistre-ments papier ou les solutions PC solutions à la mise en place. Toutefois, la dépense initiale est générale-ment rapidement compensée par la réduction des er-reurs, les gains de temps et les améliorations de la traçabilité.

Dans le cas d'une véritable intégrité des données dans des environnements réglementés, une intégration totale de l’équipement de pesage dans une logiciel conforme est très souhaitable.



Inté

grité

des

don

nées

de

pesa

ge

d'eux offre un certain niveau de sécurité, de réduction des risques d’erreur et de gains de temps. Que vous choisissiez d'ajouter une imprimante, d'utiliser un sys-tème MES de pointe ou d'adopter une intégration com-plète dans un système de gestion du flux de travail et des données tel que FormWeigh.Net ou FreeWeigh.Net, la capture des données au point d'origine est à la base de tout effort d'amélioration de l'intégrité des données. Cette capture automatisée en temps opportun évite les erreurs de transcription, enregistre les métadonnées pertinentes et libère les opérateurs pour d’autres tâch-es à valeur ajoutée.

L’homme est capable d’erreur, même lorsque les en-jeux sont élevés. Dans le même temps, la pression sur les coûts de production implique une utilisation judi-cieuse des ressources. Même si les journaux papier traditionnels sont peu chers, l'automatisation de la capture et du stockage des résultats permet de réduire le risque d'erreur, d'améliorer la productivité et de réduire le gaspillage ou les remises en production, pour des processus plus précis et plus conformes.

Il existe trois niveaux de capture non manuelle des données utiles pour les unités de production. Chacun

Récapitulatif

Transfert des données de pesage : récapitulatif des solutionsClassique :

Enregistrement manuel des

données


Option 2 : Transfert

automatique des données

Option 3 : Solution réseau

conforme

Passerelle YeuxStylo

Imprimante, Lecteur de

codes-barres

OrdinateurClé USB

Réseau, logiciel tel que FormWeigh.Net,

FreeWeigh.Net

Traçabilité garantie (✔) (✔) (✔) ✔

Faible risque d'erreurs de transcription ✖ (✔) (✔) ✔

Efficacité du processus de pesage ✖ (✔) ✔ ✔

Transfert automatisé des métadonnées ✖ (✔) ✔ ✔

Audit trail (système et données) ✖ ✖ ✖ ✔

Stockage centralisé des données ✖ ✖ ✖ ✔

Production sans papier ✖ ✖ ✖ ✔

Signatures électroniques ✖ ✖ ✖ ✔

Conformité FDA 21 CFR Partie 11 / Annexe 11 EU ✖ ✖ ✖ ✔

✔ : prise en charge complète ; (✔) : seulement partiellement possible ou seulement possible avec des mesures supplémentaires

www.mt.com Pour plus d'informations

1. Base de données des lettres d'avertissement de la FDA http://www.fda.gov/ICECI/EnforcementActions/WarningLetters/default.htm

2. MHRA GMP Data Integrity Definitions and Guidance for Industry, mars 2015https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/412735/ Data_integrity_definitions_and_guidance_v2.pdf

3. WHO Good Data & Records Management Practice, juin 2016http://www.who.int/medicines/publications/pharmprep/WHO_TRS_996_annex05.pdf

4. FDA Draft Guidance « Data Integrity and Compliance with cGMP », avril 2016 http://www.fda.gov/downloads/drugs/guidancecomplianceregulatoryinformation/guidances/ucm495891.pdf

RéférencesIn

tégr

ité d

es d

onné

es d

e pe

sage

Mettler-Toledo GmbHIndustrial DivisionCH-8606 Nänikon, SuisseTéléphone : + 41 44 944 22 11

Contact local : www.mt.com/contacts

Sous réserve de modifications techniques© 11/2016 Mettler-Toledo GmbHMTSI 30321507 / Marcom Industrial

Informations sur les produits METTLER TOLEDO Pesage industriel www.mt.com/industrial

Terminaux industriels www.mt.com/terminals

Imprimantes : www.mt.com/printers

Balances ICS www.mt.com/ics689

DatabICS www.mt.com/ind-databics

Collect+ www.mt.com/collectplus

FormWeigh.NET www.mt.com/formweigh

FreeWeigh.Net www.mt.com/freeweigh

Informations supplémentairesLivre blanc sur la conformité réglementaire www.mt.com/ind-pharma-regulations

Livre blanc sur l'intégration des données www.mt.com/ind-data-integration

Note d'application sur le poste de dosage idéal www.mt.com/ind-dispensing-station

Livre blanc - sepem-permanent.com€¦ · • Intégrité des données – Les données sont...

Documents

Transcript of Livre blanc - sepem-permanent.com€¦ · • Intégrité des données – Les données sont...