Livre Blanc QSE PBCSoft

L’informatisation des

processus QSE dans les

entreprises agroalimentaires

Pascal Bousselet Consultants Experts Industries Agroalimentaires et Édition de logiciels

LIVRE BLANC•2010

Qualité • Sécurité • Environnement

Les 30

questions

à se poser

www.bousselet.com

Q ui sommes-nous ?

Notre savoir-faire à votre service S'appuyant sur une maîtrise de votre métier et sur son expérience acquise auprès des entreprises agroalimentaires, le cabinet Pascal Bousselet Consultants développe et propose aux IAA plusieurs suites logicielles, véritables outils de travail adaptés à vos métiers, permettant de faciliter la gestion de vos actions. Ces logiciels structurés sur nos méthodologies « métier » permettent une gestion transversale et pérenne de l'information au sein de votre entreprise. Méthodologiques, conviviaux, simples d'utilisation, centralisateurs, ces logiciels permettent une diffusion des connaissances au sein de votre équipe tout en vous assurant une maîtrise totale et ouverte des compétences déployées.

PBCSoft En Davan 81 220 Viterbe

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Préface de Pierre Milhau, Président de Maison Milhau SAS Comment lire ce livre blanc ? Edito de Pascal Bousselet, gérant de PBCSoft Les processus QSE Q1 : Qu’est-ce qu’un processus et comment le gérer ?

Q2 : QSE, quels enjeux pour votre entreprise ?

Q3 : Le Système de Management de la Qualité, quelle méthodologie de planification ?

Q4 : Quels sont les piliers d’un Système de Management de la Qualité en IAA ?

Q5 : Comment passer de l’évaluation des risques professionnels à la mise en place d’un

Système de Management de la Sécurité ? Q6 : Quels sont les points clés de la mise en place d’un Système de Management de la Sécurité ?

Q7 : Le Système de Management de l’Environnement : quelles clés pour la politique environnementale ?

Q8 : Comment déployer, mesurer et contrôler son Système de Management de l’Environnement ?

Q9 : Les Processus QSE : quelles transversalités ?

Q10 : Le passage de la gestion des processus QSE à un Système de Management Intégré,

quels avantages ?

Les objectifs de l’informatisation

Q11 : Comment harmoniser la gestion des processus QSE ?

Q12 : Comment pérenniser l’information à l’aide d’un système informatique ? Q13 : Comment transversaliser l’information ?

Q14 : Tracer l’information : comment gérer le Workflow ?

Q15 : Comment sécuriser l’information et l’historique de l’entreprise ?

Q16 : Quelle politique d’accès et de gestion des utilisateurs ?

Q17 : Comment centraliser l’information et l’historique de l’entreprise ?

Q18 : Optimiser la collecte des données et les traitements d’informations : quels gains ?

Q19 : Comment transformer un centre de coût en centre de profit ?

S ommaire

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L’informatisation des processus QSE dans les entreprises agroalimentaires

3 2010 © Pascal Bousselet Consultants


S ommaire

Les principaux critères de choix

Q20 : Cahier des Charges : nécessité ou lourdeur inutile ?

Q21 : Ressources internes : quelle implication des différents services ?

Q22 : Pourquoi le choix de l’accompagnement est-il important ? Q23 : Pourquoi avoir une approche métier du système d’information ?

Q24 : La multiplication des fournisseurs logiciels : comment travailler avec deux sociétés différentes ?

Q25 : Logiciels modulaires ou logiciels indépendants ?

Q26 : Logiciel évolutif : comment rester dans l’air du temps ?

Q27 : Quel type de contrat choisir ?

Q28 : Pourquoi anticiper les dépenses de maintenance et de mise à jour ?

Q29 : Comment intégrer l’existant et débuter avec un système renseigné ?

Q30 : Comment organiser l’interfaçage avec le système d’information existant ?

Lexique Webographie La Suite Qualité PBCSoft La Suite Sécurité PBCSoft La Suite Environnement PBCSoft

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4 Pascal Bousselet Consultants © 2010

Notre expérience de l’informatisation : des Processus Réalisation aux Processus Support…

En 1999, à l’occasion du passage à l’an 2000, nous avons repensé notre système d’information dans le cadre d’un Schéma Directeur Informatique. Cette démarche structurée nous a permis de migrer notre système informatique, sans heurt, tout en le faisant descendre dans les ateliers de production (GPAO, Traçabilité, Indicateurs, etc.). A l’époque, pour ce projet impliquant une forte mise en œuvre du changement au sein de notre société, nous avions décidé de nous faire accompagner par le cabinet Pascal Bousselet Consultants, notamment pour son expérience « Métier » et ses compétences en Système d’Information IAA.

C’est donc tout naturellement, après cette expérience réussie, que nous avons poursuivi, à un rythme laissant du « temps au temps », la mise à niveau de notre Schéma Directeur Informatique (Bureautique centralisée, Internet, etc.).

Sous l’impulsion de notre cabinet conseil, dès 2006, nous avons repensé notre système d’information via une approche Processus, notamment devant les contraintes QSE que la réglementation et nos clients nous imposaient.

A l’issue de cette réflexion, il est apparu clairement, que pour optimiser et fiabiliser nos processus supports (Qualité, Sécurité, Environnement), l’outil informatique devenait indispensable. Le cabinet PBCSoft nous a alors proposé de démarrer cette nouvelle approche avec son logiciel Suite Qualité pour piloter notre SMQ.

D’un déploiement rapide et simple, les premiers bénéfices ont été immédiats. En effet, la centralisation des données, notamment sur les non-conformités, nous a très rapidement permis d’identifier et de réduire les coûts de non qualité grâce à la masse d’information structurée et traitée en temps réel par le système. La suite du déploiement des modules de la Suite Qualité s’est donc poursuivie avec une forte attente de tous nos collaborateurs impliqués (Pilotage de notre démarche HACCP/ISO 22 000, des référentiels Qualité, de nos plans d’analyses, de nos audits internes, etc.) !

Rassurés par l’interaction constatée de nos Processus Réalisation avec ces outils logiciels « Supports », et convaincus du retour sur investissement de la progicie-lisation de notre Processus Qualité, nous avons engagé avec notre cabinet conseil, le déploiement de la Suite Sécurité, toujours dans une démarche support en interaction avec la Suite Qualité déjà déployée. Dès 2010, compte tenu des nouveaux enjeux de la décennie à venir, nous mettons en chantier notre démarche environnementale en nous appuyant sur le logiciel Suite Environnement.

Nous sommes aujourd’hui convaincus et ardents défenseurs de l’approche Processus de nos Systèmes d’Information !

P réface M. Pierre Milhau - Président de Maison Milhau SAS



C Omment lire ce livre blanc ?

Numéro de la question

Titre de chapitre

Q = Qualité

S = Sécurité

E = Environnement

Les mots suivis

du symbole *

sont présents

dans le lexique



De l’expérience du métier aux constats…

Fort de 35 années au sein des entreprises agroalimentaires, j’ai pu constater les évolutions du macro et du micro environnement. Depuis 1993, mon regard a changé de par mes fonctions de consultant auprès des IAA. En effet, dans la première partie de mon cursus professionnel, j’étais au contact du quotidien, voire en immersion, comme tout chef d’entreprise ! Depuis, près de dix sept années de Conseils m’ont permis d’acquérir le recul nécessaire et une expérience transversale des plus enrichissantes ! Avec mes collaborateurs, ingénieurs Informatique, Qualité, Sécurité et Environnement nous sommes, tous les jours, aux côtés de nos clients IAA, confrontés aux problématiques touchant ces processus. Ayant accompagné l’informatisation de plus de cent sites industriels, nous avons compris depuis longtemps que les systèmes d’information sont au cœur de la performance ! Aujourd'hui, la pression économique et réglementaire est telle qu'elle oblige tout responsable à approfondir les moyens qui lui permettront de faire fonctionner au mieux son entreprise et ses processus métiers. Les outils d'aide à la décision traditionnels ne font que suivre les résultats de l'entreprise, sans améliorer sa compétitivité. C'est pourquoi de nouvelles applications doivent être développées en tenant compte, en tout premier lieu, des processus de l'entreprise, en automatisant et transversalisant ses procédures et son savoir-faire. Parvenir à ce but est un challenge important pour les entreprises. De la gestion des processus de réalisation, nous allons vers celle des processus supports. Du retour d’expérience aux solutions… Depuis plus de dix années, le quotidien de mes collaborateurs ingénieurs QSE dans leurs transferts de compétences autour des processus supports est ponctué de déperdition de savoir, de dévoiement des méthodes, d’insuffisance de sécurité de l’information, etc. Forts de ce constat, nous avons souhaité « imaginer » des réponses pertinentes et pérennes pour l’entreprise et son management. Les réglementations QSE sont de plus en plus complexes et en perpétuelle évolution. Aussi, nous est-il apparu qu’une progicielisation de nos méthodes et de notre expérience permettrait de fiabiliser et d’optimiser la gestion des processus supports de l’entreprise.

E dito M. Pascal Bousselet — Gérant de PBCSoft



Harmoniser, pérenniser, transversaliser, tracer, sécuriser, centraliser et optimiser ont été les maîtres mots de nos réflexions pour écrire nos logiciels processus dédiés aux environnements QSE. Nous avons, avec nos clients IAA, développé progressivement des suites logicielles dédiées aux processus supports en segmentant les trois principaux : la Qualité, la Sécurité et l’Environnement. L’analyse ne porte plus sur la globalité du fonctionnement de l’entreprise, mais uniquement sur un processus qui sera modélisé à partir de sa cartographie. L’entreprise peut ensuite informatiser, selon son besoin, les processus les uns après les autres, tout en s’assurant de la compatibilité des données. De la réflexion et de la méthode pour la mise en œuvre des solutions… Le propre du Consultant - Formateur est de transmettre… A ces fins, l’équipe de PBCSoft s’est mobilisée pour réaliser ce livre Blanc sur l’informatisation des processus QSE dans les entreprises agroalimentaires. Nous souhaitons, au travers de ces « 30 bonnes questions », vous permettre d’engager une réflexion sur l’intérêt d’informatiser vos processus QSE. Nous ne détenons pas le savoir absolu en la matière, mais puissent notre retour d’expérience et l’indice de satisfaction de nos clients engagés dans cette démarche, vous apporter un éclairage créateur de richesses. Bonne lecture…

E dito M. Pascal Bousselet — Gérant de PBCSoft



L es processus QSE



Qu’est-ce qu’un processus ? Le processus est par définition une activité ou un ensemble d'activités qui utilise des ressources pour convertir des éléments d'entrée en éléments de sortie possédant une valeur ajoutée. Les entreprises sont constituées de processus qui appartiennent à l’une des trois familles que sont :

les processus de Réalisation (ou activité métier de l’entreprise) ;

les processus de Management (ou processus de pilotage) ;

les processus Support (ou processus de soutien).

Il est possible de formaliser les différents processus, ainsi que leurs interactions, sous la forme d’une cartographie. La mesure de l’efficacité des processus au moyen d’indicateurs permettra de vérifier si les objectifs fixés, pour une période donnée, sont atteints. Comment l’approche Système permet-elle de gérer les processus ?

L’approche Système consiste à mettre en place une méthodologie en vue d’une amélioration continue du processus. Pour cela, le meilleur outil est la Roue de Deming, aussi appelée boucle PDCA*. Son principe réside dans la mise en place systématique de la méthodologie suivante :

Plan : planifier et préparer le travail, établir les objectifs ;

Do : exécuter la tâche précédemment prévue ;

Check : vérifier l’efficacité en comparant les résultats aux prévisions ;

Act : identifier les causes des dérives entre le réalisé et l'attendu et définir

comment les corriger.

Q 1 Qu’est-ce qu’un processus et comment le gérer ?

Les processus QSE



Comment faire de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement (QSE) un centre de profit ?

La Qualité, la Sécurité et l’Environnement sont trois processus supports qui permettent d’assurer une réalisation du produit (ou du service) tout en étant en conformité avec les exigences règlementaires en matière de gestion des risques. L’objectif est ainsi de garantir la sécurité alimentaire, la sécurité professionnelle et la protection de l’environnement. Ces processus sont souvent, à tort, considérés comme improductifs. Or la production ne peut être assurée de façon pérenne sans la mise en place et l’amélioration de ces processus QSE. Ainsi, une bonne gestion de ces processus permet entre autre :

la maîtrise des coûts de la non qualité ;

la diminution des charges induites par les accidents de travail ;

l’optimisation de l’utilisation des ressources ;

la réduction des risques de réputation.

Enfin, cette gestion peut permettre à votre entreprise l’obtention d’une certification de système, ce qui est un atout commercial vous permettant de vous démarquer de la concurrence :

Certification SMQ* : ISO 9 001 / ISO 22 000 / IFS* / BRC* / etc.

Certification SMS* : OHSAS* 18 001

Certification SME* : ISO 14 001 / EMAS* / etc.

Q 2 QSE, quels enjeux pour votre entreprise ?

Les processus QSE



Quelles méthodes pour planifier le Système de Management de la Qualité (SMQ*) ? La règlementation impose aux entreprises agroalimentaires européennes une méthode de planification du SMQ* : la méthode HACCP*. Que vous appliquiez la méthodologie du Codex Alimentarius ou celle de la Norme ISO 22 000, vous devez planifier les mesures préventives / de maîtrise à mettre en place pour garantir la salubrité des produits. Cette planification permet entre autre de formaliser le plan de maîtrise sanitaire de votre entreprise. En effet, en fonction des produits, de l’environnement, de la matière (des 5M*), différents pré-requis sont définis :

plan de nettoyage et désinfection ;

plan d’analyse de surface ;

plan d’audit interne ;

plan d’analyse des produits finis, de l’eau ;

etc.

Pour chacune de ces opérations planifiées, une mesure permettant d’évaluer l’efficacité de l’action (indicateur) est définie avec un objectif associé.

Q 3 Le Système de Management de la Qualité : quelle méthodologie de planification ?

Les processus QSE



Comment mettre en œuvre le Système de Management de la Qualité ? La mise en œuvre du SMQ* nécessite de former les responsables et les opérateurs afin de leur permettre de réaliser correctement les tâches qui leur incombent. Afin de s’assurer de la compréhension des opérations à réaliser, il convient de :

les formaliser sous forme d’instructions, qui spécifient les indicateurs à

surveiller et les mesures correctives à prendre en cas de dépassement ;

contrôler leur réalisation par des enregistrements.

Ainsi, mettre en place un SMQ* implique la création d’une gestion documentaire. Comment vérifier l’efficacité des mesures mises en place ? La vérification peut se résumer en trois points :

fixer un objectif ;

mettre en place un indicateur pour vérifier si l’objectif est atteint ;

désigner une personne responsable du « pilotage » de l’indicateur (recueil

des données, analyse, mise en place du plan d’actions, vérification de l’efficacité du plan d’actions).

Si les mesures en place ne sont pas efficaces, comment réagir ?

Il convient alors d’engager une analyse des causes afin de détecter ce qui doit être corrigé pour obtenir les résultats attendus. Ainsi, la boucle PDCA* s’engage dans un nouveau tour par la mise en place de nouvelles mesures préventives / de maîtrise.

Q 4 Quels sont les piliers d’un Système de Management de la Qualité en IAA ?

Les processus QSE



TMS*, risques psychosociaux, CMR*... les règlementations en matière de sécurité professionnelle sont de plus en plus sévères. Comment passer de la conformité règlementaire au Système de Management de la Sécurité ? Selon le cadre réglementaire défini dans la loi n°91-1414 du 31/12/1991, vous devez transcrire les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés de votre entreprise dans un Document Unique* mis à jour chaque année. Cette évaluation, telle que définie par le cadre réglementaire, est au cœur du Système de Management de la Sécurité. En effet, il doit s’appuyer directement sur l’identification des dangers, l’évaluation des risques et des moyens de maîtrise qui permettront de définir les objectifs à atteindre ainsi que le programme d’actions à mettre en place. La direction devra également formaliser son engagement à travers l’élaboration d’une politique de prévention des risques professionnels.

Q 5 Comment passer de l’évaluation des risques professionnels à la mise en place d’un Système de Management de la Sécurité ?

Les processus QSE



Le management de la sécurité dans l’entreprise appliqué au quotidien, quelle mise en œuvre ?

La responsabilité de la direction au plus haut niveau doit notamment se traduire par la nomination d’un responsable sécurité choisi parmi les membres de la direction et chargé du bon fonctionnement du système. Le programme d’actions doit permettre de formaliser sur des fiches de mission les ressources humaines allouées, le budget, le matériel, le calendrier prévisionnel, les besoins de formation, etc. De plus, la planification des activités nécessite l’établissement de procédures cohérentes avec l’analyse des risques et les modes opératoires. La mise en place d’un SMS* implique également la création d’un système de gestion documentaire. Mesurer la performance du système, oui mais comment ?

La mise en place d’indicateurs doit permettre de mesurer et de vérifier la performance du système de management. Cela se traduit par la mise en place de mesures proactives (surveillance de la conformité aux programmes définis, aux moyens de maîtrise, aux critères opérationnels) et de mesures réactives (enquêtes en cas d’incidents par exemple). L’intégralité des données sont enregistrées pour faciliter leur analyse ultérieure. Comment pérenniser un Système de Management de la Sécurité adapté à votre entreprise ?

En cas de mise en évidence d’insuffisances ou de lacunes du SMS*, notamment suite à des audits internes, des actions correctives adaptées doivent être mises en place. Elles permettront d’établir la nouvelle politique sécurité de l’entreprise dont découlera, après ré-évaluation des risques, le programme d’actions. La communication interne (réunions d’informations, formations, diffusion de documents, etc.), point clé du SMS* assurant notamment la participation des salariés, est garante de la pérennité de votre système.

Q 6 Quels sont les points clés de la mise en place d’un Système de Management de la Sécurité ?

Les processus QSE



De la politique environnementale au programme d’actions, comment cibler les objectifs de votre entreprise ? Moteur de la boucle PDCA* du SME*, la politique environnementale, telle que définie dans la norme ISO 14 001, a pour objectif d’énoncer les principes sur lesquels vont être fondées les actions de votre entreprise en matière de protection de l’environnement. Une fois cette politique établie, vous réalisez une analyse environnementale de votre activité dont le but sera de rassembler toutes les données nécessaires à l’élaboration du SME*. Pour cela, vous identifiez notamment les interactions entre vos activités et l’environnement ainsi que leurs conséquences pour sélectionner les plus impactantes (aspects environnementaux significatifs). Pour cela, il s’avère indispensable de mettre en place une méthodologie reproductible garantissant l’objectivité de la démarche. Elle requiert notamment la prise en considération de critères liés d’une part à la gravité de l’impact en cause et d’autre part à la maîtrise que l’entreprise peut exercer dessus. Enfin, les exigences (légales et autres) et les points de vue des parties intéressées doivent également être pris en compte dans l’analyse environnementale.

Q 7 Le Système de Management de l’Environnement : quelles clés pour la politique environnementale ?

Les processus QSE



De la planification à la mise en œuvre, comment mettre en place un système de management de l’environnement opérationnel ?

Basée sur la hiérarchisation des éléments identifiés lors de l’analyse environne-mentale précédemment réalisée, la détermination des objectifs et cibles de votre entreprise traduit en termes concrets les engagements pris dans l’expression de la politique environnementale. Une fois cette sélection effectuée via notamment la rédaction de fiches d’améliorations, la préparation des programmes d’actions se résume alors à la validation, pour chacune de ces fiches, d’un responsable, des moyens proposés et d’un calendrier prévisionnel. La mise en place d’un SME* implique également la création d’un système de gestion documentaire. Comment mesurer et contrôler l’efficacité du système ? Ce contrôle doit porter à la fois sur la conformité aux exigences du SME* mais également sur celle du fonctionnement des opérations et activités avec les prescriptions et consignes opératoires fixées. La mise en place d’indicateurs, les mesures de certains paramètres environnementaux et le reporting sur des tableaux de bord assureront la détection des non-conformités. A partir des constats effectués, comment assurer l’amélioration continue ? Suite aux constats effectués, outre les actions correctives mises en place, les audits internes permettront de préparer la revue de direction en vue d’amorcer une nouvelle boucle PDCA*.

Q 8 Comment déployer, mesurer et contrôler son Système de Management de l’Environnement ?

Les processus QSE



Quelles sont les démarches transversales QSE ? Que l’on s’intéresse au processus Qualité, Sécurité ou Environnement, certaines opérations sont transversales. La première est la politique d’entreprise, qui formalise l’engagement de la direction et permet de définir les objectifs à atteindre pour chaque processus. Ensuite, l’approche systémique implique une formalisation des opérations et la mise en place d’un système de gestion documentaire qui permet d’historier la rédaction, la diffusion, la révision, l’archivage et la modification des documents afin de s’assurer que le bon document est toujours disponible au bon moment. Enfin, chacun de ces processus est structuré autour du principe de la Roue de Deming (ou boucle PDCA*) qui induit de mettre en place des objectifs, de vérifier au moyen d’indicateurs si les objectifs sont atteints et de définir, en cas de déviation, des plans d’actions correctives dans un souci permanent d’amélioration continue. Cependant, il existe des particularités propres à chaque système de management : la Qualité est spécifique d’une ligne produit (et/ou de service) alors que les systèmes de management Sécurité et Environnement concernent l’ensemble d’un site.

Q 9 Les Processus QSE : quelle transversalité ?

Les processus QSE



Qu’est-ce qu’un Système de Management Intégré ? Un Système de Management Intégré ou SMI* est un système qui permet la gestion de plusieurs aspects différents (Qualité, Sécurité, Environnement, Maintenance, ...) au sein d'une entreprise. Ce type de système combine les exigences de différentes normes (ISO 9 001, pour la Qualité, ISO 14 001 pour l'Environnement, OHSAS* pour la Santé et la Sécurité au Travail) afin que l'entreprise gagne en efficacité. Les Systèmes de Management Intégrés permettent une vision globale de l'entreprise grâce à la prise de conscience de l'ensemble des processus, et de leurs interactions. Le SMI* ou comment harmoniser les démarches pour gagner en productivité ? Outre l’optimisation de l’emploi des référentiels, le SMI* assure une meilleure compréhension par les salariés des procédures mises en place. Il améliore ainsi la communication au sein de l’entreprise. D’une manière générale, le SMI* simplifie et optimise le fonctionnement et la mise à jour des systèmes de management, notamment dans les dimensions suivantes :

gestion documentaire : élaborer un seul manuel regroupant l’intégralité

des procédures en conservant la possibilité de différencier les éléments communs et spécifiques par un codage particulier ;

formation : regrouper et harmoniser l’ensemble des programmes de

formation relatifs à la structure et au fonctionnement des systèmes de management ;

communication : mettre en commun des exigences en matière de Qualité,

Sécurité et Environnement facilite le travail de communication avec les fournisseurs et les sous-traitants ;

audits : réaliser des audits communs réduisant les perturbations engendrées

sur les différents services de l’entreprise. Ainsi, la mise en place d’un SMI* facilite la communication interne et externe de l’en-treprise, contribue à réduire les coûts de fonctionnement et participe à l’amé-lioration globale de la productivité.

Le passage de la gestion des processus QSE à un Système de Management Intégré : quels avantages ?

Les processus QSE

Q 10



L l’informatisation

es objectifs de



Dans quelle mesure la mise en place d’un outil informatique dédié aux processus QSE permet-il d’harmoniser le Management au sein d’une entreprise mono-site et/ou multi-sites ? La première étape d’une informatisation est la remise à plat et la validation des méthodes de gestion des processus QSE utilisées au sein d’une entreprise. Il y a donc forcément remise en question du Système de Management de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement pour pouvoir les regrouper au sein d’un Système de Management Intégré. Les différentes pratiques des personnels de l’entreprise seront donc analysées pour être refondues en une seule et unique méthode de gestion. Une fois déployés, les logiciels de gestion des processus QSE permettront :

la centralisation des données des différents sites, c’est-à-dire : le système

documentaire, les études HACCP*, les documents uniques, les non conformités, les comptes-rendus d’audits…;

l’uniformisation des méthodes de travail. Le support sera uniformisé mais

pas le contenu !

la pérennisation, dans le temps, de ces méthodes de travail ;

tout en gardant les spécificités de chaque site : chaque site a son histoire, chaque site a ses particularités. Une même procédure (réclamations clients par exemple) ne sera pas forcément strictement identique d’un site à l’autre. Et au sein d’un groupe multi-entreprises et multi-sites ?

Dans le cas d’un groupe multi-entreprises la stratégie à adopter sera la même mais l’étape d’analyse sera plus longue et plus déterminante. La rédaction d’un cahier des charges du besoin est une étape clé. Pour rédiger ce document, pensez à vous projeter dans le futur car l’informatique reste un investissement et l’outil logiciel doit être capable de répondre à vos besoins présents et à venir. Il vous faudra principalement définir les limites de l’uniformisation et les degrés de liberté de chaque entreprise. L’harmonisation n’est pas synonyme d’uniformisation à outrance !

Comment harmoniser la gestion des processus QSE ?


Q 11



Depuis l’arrivée d’un nouveau responsable qualité dans votre entreprise, les informations traitées dans vos indicateurs ne sont plus les mêmes. Vous ne pouvez donc pas avoir d’historique. Comment l’outil informatique permet-il de pérenniser l’information ? La mise en place d’un système de gestion informatique va vous permettre de figer une méthodologie qui aura été préalablement validée. Ainsi, si la méthode de saisie d’une information est mise en place, elle ne sera modifiable que sur accord préalable entre votre entreprise et la SSII* qui devra effectuer une mise à jour sur votre système. En cas de modification de la saisie des informations, le système devra être en capacité de traiter les données antérieures. Par contre, cette pérennité dans la saisie d’informations n’implique en aucun cas un immobilisme de vos indicateurs. Il existe toujours plusieurs moyens de traiter une même donnée. De cette manière vous pourrez créer de nouvelles méthodes de calcul de vos indicateurs tout en conservant les anciens. De plus, les nouveaux indicateurs permettront également de traiter les données antérieures à sa mise en place dans la mesure où la saisie n’a pas été modifiée. Chaque année vous prenez des stagiaires. Le temps de formation de ces utilisateurs ne sera-t-il pas trop long pour être rentable ?

L’informatique professionnelle a énormément évolué depuis une dizaine d’années, notamment en terme de prise en main, d’ergonomie et d’intuitivité. Bien évidemment une période de formation et d’adaptation est nécessaire comme pour tout matériel. Certains logiciels possèdent, outre leur intuitivité, une forte approche métier et sont donc source de conseil sur la méthodologie comme sur les fonctionnalités. Cette formation n’est-elle pas une charge de travail supplémentaire pour le/la maître de stage ? Non, il vaut toujours mieux passer quelques jours à former quelqu’un sur un outil informatique et pouvoir utiliser les informations saisies que mal accompagner un(e) nouvel(le) entrant(e) et avoir des informations inexploitables.

Comment pérenniser l’information à l’aide d’un système informatique ?


Q 12



Vous souhaitez affecter la saisie des informations aux opérateurs pour ne pas réaliser de double saisie. Est-ce possible ? De même, de nombreuses informations utiles à la Qualité sont saisies et exploitées par d’autres services (litiges commerciaux, documents de notre GED*…). Comment pouvez-vous centraliser l’information ?

Un des objectifs d’un logiciel de gestion des processus Qualité / Sécurité / Environnement est d’ouvrir l’information vers les autres services. Ce n’est pas au service Qualité d’effectuer toutes les saisies. Il est là pour analyser, manager et mettre en place des plans d’actions en vue de l’amélioration continue. Par conséquent, il est indispensable de laisser l’accès à certains outils. La notion de « logiciel modulaire » prend tout son sens ici :

gestion Documentaire ;

plan HACCP* ;

gestion des litiges commerciaux ;

gestion des non conformités et des plans d’actions correctives et préventives ;

gestion de l’hygiène ;

etc.

Ainsi, chaque service peut avoir accès en saisie et/ou en modification (selon les profils de droits) au(x) module(s) le concernant. Déporter la saisie au personnel compétent vous permettra un gain de temps pour le traitement de l’information ! Un des rôles du responsable qualité, par exemple, est de vérifier que les informations ont été saisies correctement tant quantitativement que qualitativement. Et pour la diffusion d’indicateurs ? Des indicateurs peuvent être diffusés sous un format informatique ou un format papier. Concernant le format papier, aucun souci. Pour ce qui est du format informatique, l’utilisation d’un « Infocentre » est idéal. Ainsi, les différentes informations sont compilées sous forme d’indicateurs et regroupées sur un même tableau de bord. Ceux-ci pourront, par exemple, être diffusés par e-mails, via un portail intranet...

Comment transversaliser l’information ?

Les prérequis Les objectifs de l’informatisation

Q 13



Est-il possible d’optimiser la traçabilité des informations avec ce type d’outil ?

La traçabilité de l’information est cruciale notamment en Qualité : créer un document, un plan d’actions, un plan HACCP*, le faire vivre et l’appliquer ! Grâce à la politique de droits mise en place, le système informatique doit être capable de connaître l’historique de l’information saisie. C’est ce que nous appelons la gestion du « Workflow* » ou flux d’informations. En temps réel, l’outil informatique va enregistrer qui fait quoi sur quelle information. Ainsi, vous conservez une trace indélébile de tout le travail effectué. De plus, en cas de problème, vous allez pouvoir analyser cette information avec son historique pour détecter l’erreur commise et pouvoir ainsi la corriger. Deux cas distincts de Workflow* se présentent : 1. Dans le cadre d’un système documentaire, une gestion du cycle de vie du document :

création : qui a rédigé le document ?

validation : qui a validé le document ? Quelles sont les remarques et

corrections avant validation finale ?

diffusion : qui a ouvert le document et en a pris connaissance ? A quelle

fréquence les opérateurs consultent-ils le système documentaire ?

archivage : pourquoi le document est-il archivé ? Est-il remplacé par une

nouvelle version ? 2. Dans le cadre d’un gestion des enregistrements :

qui, quand et sur quel ordinateur l’enregistrement a été créé ?

qui l’a modifié, quand et sur quel poste informatique ?

qui l’a supprimé ?

La gestion des « logins »* est très importante pour tracer ces informations car elle permet de savoir qui est connecté et sur quel poste informatique.

Tracer l’information : Comment gérer le Workflow ?


Q 14



Quels outils sont à votre disposition pour gérer la sécurité de l’information ? La sécurité va être assurée par la gestion des droits utilisateurs. Un utilisateur du logiciel va être défini par un login*, un mot de passe et un profil utilisateur (droits d’utilisation spécifique). Ainsi, chaque opérateur voulant se connecter sur le système devra s’identifier pour accéder aux informations et pouvoir les traiter. Dans ces conditions, pour pouvoir sécuriser au maximum les informations, vous allez devoir mettre en place une politique de gestion des droits. Peut-on obtenir des niveaux de sécurité différents selon la sensibilité des informations ? Théoriquement les informations d’un même type (litiges clients, analyses de surfaces, suivi des déchets…) sont accessibles de la même manière par tous les utilisateurs ayant accès au module en saisie. Cependant, pour certains types d’informations sensibles, tels que les documents (gérés dans la GED*) ou les plans d’actions, ils peuvent être gérés de manière unitaire, c’est-à-dire avec un profil de droits spécifique à l’information (au document, à l’action correcti, etc.). Ainsi, le personnel n’a accès qu’à l’information

le concernant. Toutefois, il faut prendre garde à la « sur-segmentation » de l’information car la multiplication des profils utilisateurs risque de complexifier à outrance la gestion du système.

Comment sécuriser l’information et l’historique de l’entreprise ?


Q 15



Quel est l’intérêt de définir une politique de droits d’accès ? La définition d’une politique des droits d’accès va vous permettre d’optimiser la transversalité du système d’information. Vous allez pouvoir affecter, à l’aide d’un login* et d’un mot de passe, la saisie, la modification, la suppression et/ou la consultation d’une information à un utilisateur identifié et bloquer ces droits pour un autre. Plus la politique de droits est créée avec finesse, plus vous allez pouvoir déporter la saisie et la consultation des informations au sein des différents services. Quelles sont les différentes méthodes de gestion des droits utilisateurs ? On peut distinguer deux méthodes principales :

La gestion des droits par fonctionnalité : les groupes d’utilisateurs sont

définis par des droits d’utilisation des fonctionnalités d’ajout, de modification, de suppression et de consultation par fonction du logiciel. Par exemple, un utilisateur de type « commercial » va pouvoir saisir des litiges clients alors qu’un utilisateur de type « production » pourra saisir des pesées de déchets.

Mais ils ne pourront ni modifier ni consulter les informations de l’un et de l’autre.

La gestion des droits à la donnée : importante notamment dans le cas

d’entreprise multi-sites, elle permet à un utilisateur d’une fonctionnalité de n’avoir accès qu’à son propre jeu de données :

- la liste des documents définis (pour la GED*); - les indicateurs de son atelier et/ou de son site (hygiène, déchets,

accidents du travail); - les documents réglementaires de son site : plan HACCP*, Document

Unique*, Dossier ICPE*; - etc. De plus, les droits seront gérés à l’utilisateur et/ou au groupe d’utilisateurs :

A l’utilisateur : vous allez gérer les droits de chaque utilisateur créé dans

le logiciel. Ce paramétrage est très fin mais lourd à mettre en place ;

Au groupe d’utilisateur : les utilisateurs sont regroupés en groupe de

droits appelé profil. Chaque groupe possède des droits communs à ses membres : groupe « ouvriers de production », groupe « chefs d’équipe »…

Bien entendu, ces deux méthodes peuvent être associées.

Quelle politique d’accès et de gestion des utilisateurs ?


Q 16



A cause de la dispersion des informations utiles à la rédaction d’un bilan, qualité par exemple, la saisie des données est longue et fastidieuse. Du coup les indicateurs ne sont mis à jour que mensuellement ! Comment être plus réactif ?

Si chaque utilisateur remplit correctement son rôle au niveau de la saisie de l’information (transversalité du système informatique) toutes les données seront, in fine, centralisées dans la même et unique base de données. Ainsi, tous les éléments nécessaires à la construction des indicateurs composant le bilan qualité sont automatiquement centralisés. De plus, un bon outil de gestion doit posséder un module d’Infocentre permettant de recouper les différents tableaux de bords Qualité, Sécurité et Environnement de l’entreprise. Lors de l’analyse du besoin il sera important, pour mettre en place un Infocentre pertinent, de valider les indicateurs avec la SSII*. Ainsi, vos trimestrielles…) en un seul clic. Les multiples fichiers de tableurs (Excel, Works, OpenOffice Calc…) qui vous servent à tenir votre tableau de bord ne sont donc plus nécessaires. Le temps gagné à l’édition pourra donc être mis au profit de l’analyse et de la mise en place de plans d’actions d’amélioration. Le générateur de tableaux de bord, ou l’outil de reporting, doit être suffisamment

souple pour vous permettre de faire évoluer la structure de vos indicateurs sans forcément être obligé de passer par la SSII* qui, elle, vous facturera ses prestations.

Comment centraliser l’information et l’historique de l’entreprise ?


Q 17



Combien de temps est réellement dégagé par un logiciel processus ?

Le gain de temps généré par l’informatique est une question récurrente et délica-te. Dans l’absolu, la totalité du temps économisé va être réinvesti immédiate-ment dans l’analyse des résultats. Souvent, le gain de temps ne paraît donc pas évident. De plus, chaque société possède sa propre structuration et ses métho-des de travail. Les économies de temps vont donc être variables en fonction de chacune d’entre elles. Cependant, en prenant l’exemple d’un logiciel de gestion de la qualité, il est possible de :

transférer la saisie des litiges clients (réclamation, retour) au service

commercial ;

transférer la saisie des litiges fournisseurs au service achat ;

ouvrir la consultation des indicateurs aux personnels autorisés ;

compiler automatiquement un plan HACCP* ;

éditer en un clic un bilan qualité ;

etc.

Ainsi, le gain de temps obtenu vous permettra de vous investir davantage dans le Management Intégré et dans la sensibilisation du personnel. L’expérience montre que sans logiciel processus, le responsable QSE passe son temps à chercher l’information et à la saisir dans des bases de données sous Excel ou OpenCalc. Mais lorsque nous lui posons la question « Que faites-vous de toutes ces données stockées ? », il nous répond bien souvent : « Rien. Je n’ai pas eu le temps de les analyser ! ». Doté d’un logiciel processus, le responsable QSE peut se consacrer pleinement aux missions les plus intéressantes de son travail : piloter le Système de Management à travers l’analyse d’indicateurs, la mise en place et le suivi des plans d’actions.

Optimiser la collecte des données et les traitements d’informations : quels gains ?


Q 18



Peut-on suivre finement les coûts de non qualité ? Les coûts de non qualité sont souvent mal appréhendés car mal quantifiés. Deux méthodes peuvent s’opposer :

l’approximation des coûts (saisie ou calcul) : c’est une méthode simplifiée

et souvent utilisée comme première approche. Elle permet de quantifier des coûts de non qualité, souvent plus représentatifs pour la direction, sur des non conformités, qu’elles soient internes ou issues de litiges ;

l’utilisation des coûts réels : plus longue à paramétrer, elle permet de

suivre finement les dépenses liées à la non qualité. Certains de ces coûts sont déjà saisis - par exemple les avoirs dans la Gestion Commerciale -, mais rarement transmis au service qualité avec précision (Quel client ? Quel article ? Quel motif ?).

Ces deux méthodes sont associatives, certains coûts pourront être réels et d’autres calculés de façon approximative. L’objectif étant toujours de tendre vers la réalité.

Avec un logiciel de gestion des processus QSE, vous pourrez être plus efficace lors du suivi de vos coûts de non qualité et identifier plus facilement vos coûts cachés. Peut-on réellement piloter ces coûts à l’aide d’un logiciel processus QSE ? Plus vous vous approchez de la réalité en terme d’estimation des coûts, plus vous pouvez les piloter. Dès lors, vous serez capable de déterminer les causes et les actions correctives à mettre en place. Ainsi, en rapprochant coûts et dépenses vous orientez les choix de mise en œuvre des plans d’actions en optimisant leur rentabilité. De tels outils de pilotage vous permettront de :

enregistrer les non conformités et donc valoriser les coûts de non qualité ;

analyser et hiérarchiser les non conformités : gestion des 80/20 (Pareto)

en valeur (kg, €), fréquence d’apparition, gravité ;

définir, planifier, enregistrer et suivre les AC/P* ;

calculer le coût de l’AC/P* et donc les coûts d’obtention de la qualité.

Comment transformer un centre de coût en centre de profit ?


Q 19



L es principaux

critères de choix



Pour ce type d’outil informatique, où la concurrence est faible, est-il nécessaire de réaliser un cahier des charges ou est-ce une perte de temps ? Pour tout projet d’informatisation, la rédaction d’un cahier des charges est une étape majeure. Le but de ce type de document est de centraliser et de formaliser votre besoin. Dans un premier temps, vous devez inventorier l’existant - format des documents, méthodologies utilisées - pour pouvoir vous projeter dans un nouvel outil. Bien entendu l’informatisation fait partie de la conduite du changement au sein d’une entreprise. Cette étape doit donc être une source de réflexion : pertinence des méthodes actuelles, orientation à court et à long terme. Une fois les fonctionnalités souhaitées recensées, il est indispensable de se projeter dans l’avenir. La mise en place d’un logiciel de gestion doit être capable de répondre à vos attentes d’aujourd’hui mais aussi et surtout à celles de demain. En Qualité, Sécurité et Environnement, la réglementation évoluant rapidement, votre outil informatique doit être modulable dans le temps. Même s’il s’agit de logiciels de gestion des processus très spécialisés, ils entrent dans une réflexion globale par rapport au schéma directeur informatique de l’entreprise. La définition des besoins, exprimés dans le cahier des charges, est également le

support de la mise en œuvre du changement !

Cahier des Charges : nécessité ou lourdeur inutile ?


Q 20



Quelles sont les ressources à impliquer dans le projet pour pouvoir optimiser la transversalisation des processus QSE ? Pour définir au mieux votre besoin, aucun service de l’entreprise ne doit être exclu. En effet, le service QSE ne va pas agir seul ; le travail des responsables QSE étant un travail de sensibilisation et de management. Les ressources à impliquer dans la réflexion autour du cahier des charges sont donc :

le service QSE : modules de management et réflexion globale ;

le service informatique : architecture du système et implémentation au

sein du SDI* de l’entreprise ;

la Direction : validation des tableaux de bord ;

le service des Ressources Humaines : modules de gestion des

compétences et des accidents du travail ;

le CHSCT : module de réalisation du Document Unique* et des accidents

du travail ;

le service Production : saisie d’indicateurs (Qualité et Environnement) ;

le service Commercial : suivi des litiges clients ;

le service des Achats : gestion des litiges et audits fournisseurs ;

etc.

Cette liste n’est pas exhaustive. Les processus Qualité, Sécurité et Environnement sont des processus supports. La réflexion sur la conduite du changement doit donc impliquer l’ensemble de l’entreprise.

Ressources internes : quelle implication des différents services ?


Q 21



Le déploiement de l’outil logiciel et la formation sont deux points clés de l’appropriation de l’outil informatique par les utilisateurs. Faut-il un accompagnement spécialisé pour optimiser cette phase de déploiement ? Tout comme pour le choix du prestataire informatique, il est nécessaire d’être accompagné dans les différentes étapes de l’informatisation :

la réflexion sur les besoins internes : rédaction du cahier des charges ;

le choix de l’outil logiciel : la réponse à l’appel d’offres ;

la mise en place de l’outil : le paramétrage et le déploiement de la solution

logicielle ;

l’appropriation de l’outil par les utilisateurs : la formation.

Pour ces trois premières étapes, un intervenant extérieur aura une vision plus large qu’une personne présente dans l’entreprise depuis plusieurs années. Au fil du temps, les personnels s’habituent au mode de gestion des processus QSE en place. Un regard extérieur permet de se remettre en cause et de se poser des questions que le service QSE ne se pose plus par manque de recul. Souvent, avec le temps de nombreuses pratiques semblent évidentes sans toutefois pouvoir en expliquer clairement la raison : choix d’une méthode, choix des indicateurs... Cependant, il n’est pas nécessaire de passer par un prestataire tierce, comme un cabinet de conseil par exemple. En effet, dans le cas où la SSII* possède une réelle compétence métier, elle pourra vous aider à construire votre cahier des charges en vous proposant des fonctionnalités déployées dans d’autres entreprises du même secteur d’activité. Votre fournisseur de solutions logicielles doit être en mesure de conduire, avec vous, une réflexion globale sur la démarche d’informatisation tout en conservant en ligne de mire vos spécificités métier.

Pourquoi le choix de l’accompagnement est-il important ?


Q 22



Les sociétés informatiques n’appréhendent pas toujours avec justesse la réalité métier des services QSE dans les IAA. Comment sélectionner une SSII*, et un progiciel, proches de vos métiers ? Les métiers de l’agroalimentaire possèdent de nombreuses spécificités par rapport aux industries classiques. La réglementation, la périssabilité des denrées ou encore la pression des clients, notamment en grande distribution (référentiel IFS*, BRC*…) imposent des règles, en terme de Management QSE*, qui sont propres aux IAA. Il faut donc être vigilent : un outil développé pour les métiers de la santé, de la chimie ou de tout autre métier ne répondra jamais aux exigences des IAA ou alors partiellement. Quoiqu’il en soit, la SSII* choisie doit posséder une branche agro a minima pour la partie concernant la gestion du processus Qualité. Un exemple simple et parlant : le plan HACCP*. Cette méthode d’analyse, très poussée pour l’agroalimentaire, comporte plusieurs étapes :

logigrammes de fabrication : seule une connaissance métier des IAA

permet de gérer des process de production en autorisant les cas les

plus complexes : étapes de reprise, de contrôle, gestion des différentes voies de transformation ;

analyse des 5 M* : Méthode, Main-d’œuvre, Milieu, Matière, Matériel ;

analyse des dangers avec une classification de type ISO 22 000 : CCP*,

PRP*, PRP Op*;

plan de surveillance, obligatoires pour les PRP Op* et les CCP*.

Une SSII* sans expérience dans l’agroalimentaire ne permettra pas d’appréhender avec finesse ces problématiques. C’est pourquoi, il est indispensable de vérifier que la SSII* sélectionnée réponde aux critères suivants :

expérience en IAA avérée ;

logiciel développé pour les IAA exclusivement ;

chefs de projets issus des métiers de l’agroalimentaire.

Un bon logiciel QSE* est un logiciel pensé par des responsables QSE* pour des responsables QSE*.

Pourquoi avoir une approche métier du système d’information ?


Q 23



Vaut-il mieux passer par la même société pour les différents outils informatiques ? Concernant les logiciels métiers (Gestion de Production, Gestion Commerciale), il est préférable de travailler avec la même société informatique pour deux raisons :

les échanges de données doivent être réalisés en temps réel ;

de nombreux éléments de la base de données sont communs.

Concernant les logiciels de gestion des processus supports que sont la Qualité, la Sécurité et l’Environnement, il est préférable de travailler avec la même société. En revanche, cette société peut être complètement différente de celle qui gère vos outils logiciels métiers. Par définition, un logiciel processus est interfaçable avec le système d’infor-mation en place et requiert, de la part de la SSII*, une expertise reconnue sur les processus.

Mais dans ce cas, ne risque-t-on pas d’avoir des problèmes dans la gestion des transferts de données ? Au premier abord, on peut penser que si vous rencontrez un problème de transfert de données, vos prestataires se renverront la responsabilité, vous faisant ainsi perdre un temps précieux. Cependant, vous devez toujours garder à l’esprit que :

vous êtes propriétaires de vos données, vous devez donc y avoir accès

librement, que ce soit via un datawarehouse* ou bien directement par le système de gestion de la base de données ;

la société qui installe le logiciel processus doit vous proposer des solutions

d’interfaçage et en est responsable. C’est à ce prestataire de tout mettre en œuvre pour que les échanges de données se fassent dans les meilleures conditions pour vous.

La multiplication des fournisseurs logiciels : comment travailler avec deux sociétés différentes ?


Q 24



Qu’est ce qu’un logiciel modulaire ? Un logiciel est dit modulaire lorsqu’il est composé de différents éléments répondant chacun à une fonctionnalité. Chacun de ces modules interagit avec les autres. C’est pourquoi on parle bien d’un seul et unique logiciel. L’utilisation d’un outil ainsi segmenté permet de gérer plus facilement les droits utilisateurs par fonctionnalité et d’avoir une IHM* plus agréable et intuitive. Faut-il mieux choisir un logiciel unique QSE* ou bien différents outils ? Nous pourrions penser qu’un outil unique est la meilleure solution mais c’est une erreur. Un système unique serait une véritable « machine à gaz » et les droits des utilisateurs seraient lourds à gérer. De plus, vous pouvez avoir envie de ne gérer qu’un seul ou deux des trois processus (Qualité, Sécurité, Environnement). De ce fait, choisir trois suites logicielles correspondant chacune à un processus précis est la meilleure solution. En revanche, ces logiciels auront bien évidemment des intercon-nexions natives entre eux sur les points clés du Système de Management Intégré :

membres du personnel ;

gestion documentaire ;

suivi des plans d’actions correctives et préventives ;

etc.

Trois suites logicielles modulaires spécialisées vous serviront mieux qu’un outil unique trop complexe. Qu’en est-il d’un logiciel Qualité par exemple ? Faut-il choisir un seul outil ou plusieurs tels qu’une GED*, un gestionnaire de plans d’actions, etc. ? Au niveau du processus, la multiplication des outils informatiques vont compliquer la cartographie du système d’information. De plus, il existe de nombreuses connexions entre les différents modules : par exemple, lier une non conformité à un résultat d’analyse de surface qui lui-même fait partie du plan de surveillance d’un PRP Op*. Le logiciel modulaire est donc le choix le plus pertinent au niveau du processus.

Logiciels modulaires ou logiciels indépendants ?


Q 25



La réglementation est en perpétuelle évolution. Comment être sûr que le système informatique en place ne devienne pas obsolète ? Un logiciel de gestion des processus Qualité, Sécurité et/ou Environnement est avant tout fait pour répondre aux contraintes réglementaires et à celles des référentiels. Lorsque l’un de ces deux points est amené à évoluer, la SSII* se doit de faire évoluer son logiciel. Ici, nous retrouvons l’importance de la connaissance et de la maîtrise du processus par les chefs de projet du prestataire informatique : ils doivent être en vieille permanente par rapport aux obligations légales et à celles des référentiels (par exemple passage de l’IFS version 4 à la version 5 : mise à disposition des informations au 1er septembre 2007 et contraintes au 1er janvier 2008). Une SSII* qui ne maîtrise pas ces notions est dans l’incapacité de tenir votre système à jour dans les meilleurs délais. Et si vous souhaitez vous-même réaliser une évolution du logiciel suite à un nouveau besoin ? Comme pour tout outil informatique, vos prestataires vous proposeront des mises à jour fonctionnelles. Celles-ci sont, soit incluses dans votre contrat d’assistance, soit réalisées sur devis selon l’importance de l’évolution.

Certaines sociétés, avant de proposer une mise à niveau, effectuent un sondage auprès de leurs clients pour que les nouveautés correspondent à leurs attentes. N’oubliez jamais que c’est vous qui utilisez le logiciel, il est nécessaire que vous vous l’appropriez et que votre prestataire soit à votre écoute. Enfin, si vous demandez une évolution spécifique, celle-ci doit être réalisable dans les meilleurs délais et elle nécessite souvent un devis.

Logiciel évolutif : comment rester dans l’air du temps ?


Q 26



De nombreux modes d’acquisition d’outils logiciels existent (licence, infogérance, Soft As Service*). Quels sont les principaux ? Aujourd’hui trois principaux modes d’acquisition d’outils logiciels se trouvent sur le marché avec chacun un modèle économique différent :

l’acquisition de licences : modèle le plus ancien, il consiste à acheter des

licences du logiciel qui sera installé sur votre système informatique (serveur, postes clients…). Cette acquisition est ferme et définitive. Un contrat de maintenance, sans obligation, vous sera proposé. Le droit d’utilisation du logiciel vous appartient et vous avez un droit d’exploitation illimité dans le temps ;

la licence temporaire : vous payez une licence de base lors du déploiement.

Celle-ci doit être réactivée, chaque année, à l’aide d’un mot de passe (appelé « clé »). Pour obtenir cette activation vous êtes dans l’obligation de payer annuellement la maintenance sous peine de ne plus pouvoir utiliser le logiciel. Le système est toutefois installé sur votre système

informatique ;

le Soft As Service* : ici, il n’y a aucun achat. Vous payez chaque mois un

droit d’accès à la plateforme, généralement de type intranet. Dès le moment où vous stoppez l’abonnement, l’accès est interrompu. Le serveur étant externalisé, vous n’avez aucun recours pour récupérer vos données : vos données confidentielles sont stockées chez une entreprise tierce.

Lors d’un investissement informatique, il est important de calculer l’amortissement sur l’ensemble de la durée d’utilisation de la solution. Si le Soft As Service* et la licence temporaire sont des solutions moins coûteuses initialement, la récurrence des paiements devient beaucoup plus lourde que pour une solution « traditionnelle » d’acquisition de licence permanente. En revanche, les systèmes de type intranet vous permettent d’éviter l’achat de matériel dédié mais nécessitent un meilleur réseau et une meilleure connexion internet. A l’heure actuelle le prix du hardware* (serveur) chute considérablement. Ces modèles économiques peuvent se résumer en une question simple : « souhaitez-vous investir dans un outil ou considérer l’informatique comme un consommable ? ».

Quel type de contrat choisir ?


Q 27



Quelle est la différence entre les notions de maintenance, d’assistance et de mise à jour informatiques ? Maintenance : ce contrat vous permet, en cas de souci (bug informatique), de demande de modifications mineures et de besoins d’informations supplémentaires, d’exiger de votre prestataire une réponse, voire une intervention. Ce contrat vous permet de maintenir, avec les fonctionnalités déployées, la solution logicielle installée. Mise à jour : qu’elle soit forfaitaire ou sur devis, la mise à jour vous permet de faire migrer votre logiciel vers une version plus récente comprenant des corrections et/ou de nouvelles fonctionnalités. La mise à jour peut être effectuée à votre demande ou suite à une proposition de la SSII*. Les autres termes du contrat sont un mélange entre maintenance et mise à jour. Chaque année, leurs coûts augmenteront de manière contrôlées selon l’indice SYNTEC*. Ainsi, le contrat doit être étudié avec attention avant d’être signé. N’hésitez pas à demander de plus amples informations sur les articles qui vous semblent flous. Ce type de contrat est résiliable par lettre recommandée avec accusé de réception suivant des délais stipulés dans le contrat.

Ces dépenses supplémentaires sont-elles nécessaires ? Ces dépenses vous apporteront une réelle plus-value. En effet, sans contrat de maintenance, vous aurez des difficultés à résoudre les problèmes techniques que vous rencontrerez. Contrairement aux logiciels de distribution grand public, vous trouverez peu, voire pas d’information sur internet. De plus, dans le cadre des logiciels de gestion des processus Qualité, Sécurité et Environnement, les mises à jour permettront de conserver une solution logicielle évolutive et cohérente avec la réglementation et les exigences des services QSE de vos clients.

Pourquoi anticiper les dépenses de maintenance et de mise à jour ?


Q 28



Pour pouvoir être pertinent (calcul des statistiques, évolution) un outil informatique nécessite l’intégration des données antérieures (souvent sous Excel). Combien de temps et de ressources doivent être mobilisés ? Le travail de réintégration de l’existant est long et fastidieux. Outre la ressaisie des données historisées dans l’entreprise, il faut également en contrôler la pertinence et la viabilité :

plan HACCP* à jour ?

Document Unique* obsolète ?

gestion documentaire conforme aux dernières versions des référentiels ?

etc.

Cette étape requiert la participation de l’ensemble de l’entreprise. Chacun doit contrôler ses données pour les faire valider in fine par le service QSE. Si vous ne prenez pas le temps de réaliser cette vérification, vous pouvez toujours démarrer avec l’existant en prenant le risque d’exploiter des données erronées. Est-il possible de l’intégrer au déploiement ? Certaines sociétés proposent, dans le forfait d’installation, la réintégration des données existantes. Ainsi, le logiciel est livré « clé en main » avec vos données, et donc votre historique, déjà chargé. Les SSII* facturant les prestations à la journée, il est important de définir quelles sont les informations qui doivent impérativement être renseignées lors de la première utilisation. Il serait dommageable pour vous de payer une prestation de réintégration de données sur des éléments erronés. Toutefois une réintégration réalisée par une SSII* sera en moyenne dix à quinze fois plus rapide que si elle est réalisée manuellement. Cependant, elle n’évitera pas le contrôle et la qualification des données ainsi importées dans ce nouvel environnement fonctionnel.

Comment intégrer l’existant et débuter avec un système renseigné ?


Q 29



Votre entreprise possède déjà un système d’information qui couvre les besoins en gestion commerciale ainsi qu’en gestion de production. Des passerelles entre les logiciels processus et le PGI* sont-elles envisageables ? Des passerelles sont possibles, et même nécessaires, mais il convient de déterminer, selon le degré d’urgence de l’information, la méthodologie à mettre en place : utilité par rapport au coût. Un logiciel processus doit, par définition, s’interfacer avec d’autres logiciels (PGI*). Quels types d’interfaçage sont possibles ? Trois types d’interfaçage sont possibles :

Interface manuelle : dans le cas où l’import/export doit passer par des

fichiers de routines (souvent au format .TXT ou .CSV), créés de manière manuelle (procédure à déclencher lorsque l’on souhaite réaliser la mise à jour), il faudra développer un module d’import/export spécifique au format des données issues du progiciel en place ;

Interface automatisée, désynchronisée : ici la procédure est la même que

pour un import/export manuel mais la mise à jour sera lancée automatique-ment par le système à une fréquence définie préalablement ;

Interface en temps réel : dès que l’information est saisie d’un des deux

côtés, elle se retrouve immédiatement de l’autre sans aucune intervention de votre part. Cette méthode nécessite un réel développement spécifique et une bonne coopération entre les différents prestataires informatiques. C’est la technique la plus coûteuse.

Une interface est toujours possible. Par conséquent, choisissez en premier lieu l’outil qui correspond à votre besoin avant d’essayer de résoudre le problème de communication avec l’existant que vous validerez de manière contractuelle.

Comment organiser l’interfaçage avec le système d’information existant ?


Q 30



5M Méthode grâce à laquelle on représente de façon claire les causes produisant un effet en les clas-sant en 5 familles : Matières, Méthodes, Main-d’œuvre, Matériel, Milieu. AC/P Actions Correctives / Préventives. Bilan Carbone Méthode de comptabilisation des gaz à effet de serre. BRC British Retail Consortium est un référentiel d'audit des fournisseurs d'aliments à marques de distributeurs. CCP Critical Control Point : point critique pour la maîtrise de la salubrité alimentaire. CMR Catégorie de produits chimiques Cancérigènes, Mutagènes et Reprotoxiques. Datawarehouse Base de données utilisée pour collecter et stocker de manière définitive des informations volatiles provenant d'autres bases de données. Document Unique Transcription des résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travail-leurs devant être mise à jour annuellement. EMAS Le règlement EMAS (« Eco Management and Audit Scheme » ou éco-audit est un règlement européen créé en 1995 par la commission européenne pour cadrer des démarches volon-taires d'éco management utilisant un SME. GED Gestion Electronique des Documents. HACCP Hazard Analysis Critical Control Point (Analyse des dangers - points critiques pour leur maîtrise) Système qui identifie, évalue et maîtrise les dangers significatifs au regard de la sécurité des aliments. Hardware Matériel informatique physique, par opposition au software, matériel logiciel. ICPE Installation Classée Protection de l’Environne-ment. IHM Interface Homme-Machine. IFS International Food Standard est un référentiel d'audit des fournisseurs d'aliments à marques de distributeurs.

Indice Syntec L'indice SYNTEC mesure l'évolution du coût de la main d'œuvre, essentiellement de nature intellectuelle, pour des prestations fournies. Login On appelle login (en français identifiant) les informations permettant à une personne de s'identifier auprès d'un système. OHSAS Occupational Health and Safety Assessment Series (spécification britannique OHSAS 18 001) Précise les règles pour la gestion de la santé et la sécurité dans le monde du travail. PDCA Plan / Do / Check / Act ou Roue de Deming. Boucle de l’amélioration continue qui illustre l’ap-proche systémique des processus (cf. Q1). PGI Progiciel de Gestion Intégré. PRP PreRequisites Program (Programme de Prérequis) Règles d'hygiène de base nécessaires au maintien d'un environnement adapté à l'élaboration du produit. PRP Op Programmes prérequis opérationnels : mesures de maîtrise définies par l’analyse des dangers comme étant essentielles pour maîtriser la probabilité d’introduction de dangers. Software as a Service (SAAS) Le logiciel en tant que service ou en anglais le Software as a Service est un concept consistant à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l'achat d'une licence. SDI Schéma Directeur Informatique. SME Système de Management de l’Environnement. SMI Système de Management Intégré. SMQ Système de Management de la Qualité. SMS Système de Management de la Sécurité. SSII Société de Services et d’Ingénierie Informati-que TMS Troubles Musculo-Squelettiques. Workflow Modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des diffé-rents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

L exique



Droit & Réglementation :

www.europa.eu.int

www.journal-officiel.gouv.fr

www.afnor.org

Ministères :

www.agriculture.gouv.fr

www.environnement.gouv.fr

www.industrie.gouv.fr

Qualité :

www.codexalimentarius.net

www.mfq.asso.fr : Mouvement Français pour la Qualité

www.process-magazine.com

www.ria.fr

www.haccp-guide.fr

www.afssa.fr : Agence Française de Sécurité des Aliments :

www.invs.sante.fr : Institut National de Veille Sanitaire

www.efsa.europa.eu/fr

www.food-care.info : site officiel de l'International Food Standard

www.brcglobalstandards.com : site officiel du BRC

Sécurité :

www.inrs.fr : Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du

travail et des maladies professionnelles

www.risquesprofessionnels.ameli.fr : site des accidents du travail et des maladies

professionnelles de la Sécurité Sociale

www.travailler-mieux.gouv.fr : la santé et la sécurité au travail, site du Ministère du Travail

www.anact.fr : Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail

www.calyxis.fr : Centre Européen de Prévention des risques

www.ohsas.org

Environnement :

www.ineris.fr

www.ademe.fr

www.epe-asso.org

www.ipcc.ch

www.ademe.fr/bilan-carbone

www.ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm

www.ineris.fr

W ebographie



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REDUCTION D’IMPACT : priorisez vos actions ;

ECO CONCEPTION : communiquez vos résultats ;

SME 14 001 : gérez votre SME ;

GESTDOC : fiabilisez votre gestion documentaire ;

EASYCARTO : cartographiez votre entreprise ;

INFOCENTRE : Tous vos indicateurs en un clic !

Points forts

Une approche métier qui condense pour vous

des années d’expériences en IAA. La connexion avec les autres Suites PBCSoft

vous accompagne dans votre Système de

Management Intégré.

Cette suite logicielle intègre les normes, les

règlements et les recommandations en vigueur.

Le prise en main est intuitive et l’ergonomie

conviviale.

Bénéfices

Gains de productivité grâce à la centralisation et à l’accès direct aux indicateurs pertinents. Processus Environnement transparent s’appuyant sur une méthodologie garante de l’amélio-

ration continue.

Gains financiers grâce au suivi économique des actions et des consommations.

La Suite Environnement est

développée avec le soutien

d’OSEO INNOVATION



Contact : Guillaume Theron - Tél. : 0.563.708.290 - [email protected]

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PBCSoft En Davan — 81 220 Viterbe

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Coordination du livre blanc : Christophe Coquis

Rédaction et corrections : Magali Lacambra, Aurélie Nicaise, Matthieu Bisserié, Jean-Baptiste

Moussière, Guillaume Théron.

Crédits photographiques : © richard villalon (en couverture), © Key909 (page 9), © Louise Gagnon -

(page 21), © Olga Chernetskaya (page 31), © Helder Almeida (page 48) - Fotolia.com

Le livre blanc « L’informatisation des processus QSE dans les entreprises agroalimentaires »

est édité par la SARL PBCSoft - En Davan - 81 220 Viterbe

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