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L’informatisation : un support pour la centralisation du transport des patients

JF. WENDLING, Responsable des flux logistiques du département hôtelier – CH Valenciennes wendling-jf@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33.

N.CHOLET, Responsable adjointe, transport interne des patients – CH Valenciennescholet-n@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33

Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie

Lundi 26 et mardi 27 novembre 2012

Atelier n° 35

Halte aux dysfonctionnements quotidiens

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Une prestation de serviceUne prestation de service•Inscrite dans la relation Client/Fournisseur au sein d’une Démarche Qualité,

• Devant répondre à des exigences en termes de

Qualité, Réactivité, Performance et Efficience

PRESENTATION DU SERVICE

La mission de Équipe de BrancardageLa mission de Équipe de Brancardage

• Assurer dans les meilleures conditions de confort et de sécurité le transport interne de tous les patients dans l’enceinte de Établissement.

•Nb de transports par jour en moyenne : 320

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• Améliorations « Avant / Après »Améliorations « Avant / Après »• Explications : « Pendant » Explications : « Pendant » • Les clés de la réussite et conclusion Les clés de la réussite et conclusion • Annexes techniquesAnnexes techniques

PlanPlan

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AVANT AVANT

Déplacements inutiles : perte de temps , fatigues inutiles, retards, stress

Formalisations de la demande variées : programmation non fiable

Coûts élevés, manque de moyens, déficit budgétaire pour le service

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Organisation « avant » du lundi au vendredi , 32 agents, 10 plages horairesle week-end, 10 agents, 4 plages horaires• Répartition des agents dans l’ensemble de

l’établissement : fausse centralisation • Mauvaise répartition des tâches :

impossibilité d’entraide entre les secteurs en cas de besoin

• Absence de régulateur en continuité : pas de suivi , pas de traçabilité des actions

• Horaires nombreux : rupture de service à certaines heures

• Moyens de communication à l’ancienneMoyens de communication à l’ancienne : : téléphone, fax, papier, appel oral dans le téléphone, fax, papier, appel oral dans le couloir, tableau de programmationcouloir, tableau de programmation

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Meilleure satisfaction des patients et des services, baisse importante des retards

Suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes

Baisse des déplacements inutiles, de la pénibilité, des interruptions des tâches

Bilan financier très positif

Après : résultats à ce jour

Baisse des effectifs et des heures supplémentaires

Accroissement du temps aux soins directs pour le personnel des unités

Revalorisation de la fonction brancardier

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Optimisation des flux de transport, mutualisation des moyens humains et matériels

Diminution des plages horaires, meilleure répartition des tâches entre les agents, développement de la régulation, suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes

Gestion facilitée et adaptée pour les clients et les agentsAdaptation informatique (traçabilité au niveau du bio nettoyage).

Mécanisation des grandes distances

Pendant : le plan d’action

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ConclusionConclusion

Les responsables du service et son équipe

Conduisent des projets d’amélioration continue de la qualité, de la sécurité, de la satisfaction des agents, de l’efficience des services d’un secteur

Traitent et diffusent l’information concernant le fonctionnement du secteur d’activités

Dans une relation client fournisseur

Pour le patient et pour les services

bénéficiaires

Dans un projet d’établissement

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AnnexesAnnexes

– A. La conduite du projetA. La conduite du projet– B. La nouvelle organisation et les B. La nouvelle organisation et les

nouveaux horairesnouveaux horaires– C. L’informatisation C. L’informatisation – D. La mécanisationD. La mécanisation

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A.La conduite du projet : Difficultés

Apprendre à se servir du logiciel

Rencontrer les cadres et le personnel dans les services

Faire face à l’incompréhension et au mécontentement de certains services réfractaires aux changements d’organisation

Rassurer les brancardiers

Faire face à la pression syndicale

Joindre les personnels techniques appropriés

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L’identification claire des enjeux et des L’identification claire des enjeux et des besoins besoins

Le groupe de travail pluridisciplinaire Le groupe de travail pluridisciplinaire L’accompagnement par comité de pilotageL’accompagnement par comité de pilotage La bonne planification des phases du La bonne planification des phases du

projetprojet Les tests à petite échelleLes tests à petite échelle La bonne traçabilité des difficultés des La bonne traçabilité des difficultés des

partenairespartenaires La bonne évaluation avec les différents La bonne évaluation avec les différents

partenaires, la mesure précise de l’atteinte partenaires, la mesure précise de l’atteinte des objectifsdes objectifs

Les clés de la réussite du projet

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1) Optimisation de la programmation du travail

diminution du stress par une meilleure gestion des demandes

amélioration de l’intérêt au travail (reconnaissance)

2) Optimisation de la collaboration avec les Unités de Soins et les Plateaux Techniques

Respect du travail de chacun et meilleure synergie

Nos actionsNos actions

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3) Améliorer la visibilité de la charge de travail en temps réel et en prévisionnel,

4) Mutualiser des moyens, 5) Améliorer les moyens de 5) Améliorer les moyens de

communicationcommunication entre les clients et entre les clients et le service prestataire (en nombre et le service prestataire (en nombre et en fonctionnalité),en fonctionnalité),

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6) Assurer une traçabilité exhaustive,

7) Réaliser des statistiques fiables sur l’activité,

8) Exploiter les 8) Exploiter les non conformitésnon conformités (modes de transport non adaptés, (modes de transport non adaptés, patient non prêt ou sorti…),patient non prêt ou sorti…),9) Améliorer les conditions de travail des brancardiers et l’ergonomie

10) Réduire les déplacements

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Les étapes-Centralisation de l’équipe en janvier 2010

-Recherche du logiciel adapté au besoin de l’établissement janvier 2009

Collecte de toutes les informations nécessaires, dans chaque service, pour le paramétrage de octobre 2009 au 31 décembre 2009

Formation des formateurs à l’utilisation du logiciel 3 jours début janvier 2010

Installation, formation et accompagnement dans tous les services depuis janvier 2010

Formation des brancardiers aux nouvelles technologies début janvier 2010

Formation des agents à la régulation mars 2010

Accompagnement journalier des services afin de répondre à leurs besoins depuis le début du projet

Acquisition de matériel visant à favoriser le transport des patients par un agent mars 2010

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du lundi au vendredi de 6h30/ 20h30 sur 10 plages horaires

1 poste de1 poste de

Pseudo Pseudo RégulateurRégulateur

8h00/17h308h00/17h30 ScannerScanner

4 postes4 postes

Radio Radio

10 postes10 postes

URGENCESURGENCES

6 postes6 postes

Transfert Transfert inter service inter service

8 postes8 postes

BLOC BLOC

4 postes4 postes

32 AGENTS

B. L’ancienne B. L’ancienne organisationorganisation

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le week-end de 6h30/ 20h30 sur 4 plages horaires

Radio N HRadio N H

Scanner JBN Scanner JBN

URGENCESURGENCES

Transfert Transfert inter service inter service

10 agents

La nuit 4 agents

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B. La nouvelle B. La nouvelle organisationorganisation

DIRECTEUR TECHNIQUE

RESPONSABLEDU SERVICE

RESPONSABLEADJOINT

REGULATEUR BRANCARDIERS

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• Amplitude Horaire 7h00 / 21h00 sur 5 plages

7H7H 8H8H 9H9H 10H10H 1111HH

12H12H 13H13H 14H14H 15H15H 16H16H 17H17H 1818HH

19H19H 20H20H 21H21H

1 REGULATEUR

1 REGULATEUR

5 AGENTS ( 1h de pause)

6 AGENTS (1h de pause)

4 AGENTS ( 1h de pause)

1 AGENTS ( 1h de pause)

3 AGENTS ( 20min de pause)

La centralisation

20

Les nouveaux

horaires de semaine

2 REGULATEURS (1 matin et 1 soir)

Amplitude Horaire 7h00/ Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 5/7 sur 21h00 5/7 sur 5 plages5 plages

19 BRANCARDIERS

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Amplitude Horaire 7h00/ Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 2/7 sur 21h00 2/7 sur 3 plages3 plages

1 REGULATEUR : le samedi de 07:00 à 15:30 ; le dimanche de 13:30 à 21:00 (en dehors de ces horaires régulation automatique)

7 brancardiersLa nuit 2 agents 7/7

Les nouveau

x horaires

de semaine

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L’agent de régulation

TraiteTraite

RéceptionneRéceptionne

PlanifiePlanifie

OrganiseOrganise

VérifieVérifie

Relie Relie

L’agent de transport

AccompagneAccompagne

TransporteTransporte

PlanifiePlanifie

ManipuleManipule

SurveilleSurveille

Entretien le matérielEntretien le matériel

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C. L’informatisation : au carrefour de l’activité

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C. L’informatisation : exemple des demandes de transportLE BON DE TRANSPORT INFORMATISE : un DOCUMENT UNIQUE

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Le bed-mover est un appareil qui permet de déplacer la plupart des lits hospitaliers sans efforts et sans contraintes pour le personnel qui assure le brancardage.

Principe : l’appareil se connecte aux pieds du lit par l’intermédiaire d’une paire de pinces.

La connexion lit-appareil ne nécessite aucun outil, elle se fait électriquement depuis l’appareil.

Le déplacement de l’ensemble se fait à partir d’une télécommande ergonomique et facile d’utilisation.

Avantages : Maniabilité, économie de personnel, absence de fatigue

Le Bed-Mover

D. La mécanisation