LETTRE DE CENTRE D’EXCELLENCE ......LETTRE DE RECOMMANDATIONS Exercice clos le 31 décembre 2017...

Experts-ComptablesCommissaires aux Comptes

Membre de Grant Thornton International© 2018

LETTRE DE RECOMMANDATIONS

Exercice clos le 31 décembre 2017

Grant Thornton

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DEFINITIVE

CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN EN MATHEMATIQUE,

INFORMATIQUE ET TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION ET DE LA

COMMUNICATION(CEA-MITIC)

2

SYNTHESE

Dakar, le 02 Mai 2018 A Monsieur le Coordonnateur du

Centre d’Excellence Africain en Mathématiques, Informatique

Et Technologies de l’Information et de la Communication

Université Gaston Berger

DAKAR

Monsieur le Coordonnateur,

Dans le cadre de notre mission d’audit des comptes du Projet Centre d’Excellence Africain en Mathématiques, Informatique et Technologies de l’Information et de la Communication (CEA-MITIC) pour l’exercice clos le 31 décembre 2017, nous avons relevé un certain nombre d’éléments sur lesquels nous souhaiterions attirer votre attention.

Les principales constatations concernent :

1- le système de contrôle Interne ; 2- le contrôle des comptes.

Les recommandations figurant dans les pages qui suivent ont été discutées avec le responsable administratif et financier du Projet et tiennent compte de leurs observations.

En attente de vos commentaires éventuels sur ces recommandations, nous restons à votre disposition pour discuter dans le détail et vous fournir tout complément d’informations que vous pourriez souhaiter.

Nous tenons à remercier l’ensemble de nos interlocuteurs pour leur disponibilité et leur collaboration durant notre mission.

Nous vous prions de croire, Monsieur le Coordonnateur, à l’assurance de notre considération distinguée.

Mansour Gaye

Associé

3

SOMMAIRE

I. CONTRÔLE INTERNE 04

1.1 GÉNÉRAL 05

1.2 FOURNISSEURS ET AUTRES CHARGES EXTERNES 07

1.3 ALLOCATIONS ET BOURSES VERSÉES 10

1.4 PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS 12

II. CONTRÔLE DES COMPTES 22

2.1 TRÉSORERIE 23

2.2 PERSONNEL ET CHARGES EXTERNES 27

2.3 AUTRES ACTIFS/AUTRES PASSIFS 29

III. TABLEAU DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE L’IDA 32

IV. TABLEAU DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS AUDIT 2016 35

V. ANNEXE 39

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I. Contrôle Interne

5

I.1 Général

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CONSTAT RISQUES/

INCIDENCES RECOMMANDATIONS

1.1.1 MISE EN PLACE D’UN COMITE D’AUDIT

INACTIF En application de notre recommandation de l’exercice précédent, le CEA MITIC a mis en place par arrêté datant du mois d’octobre 2017, le comité d’audit prévu par les dispositions du manuel de gestion. Ce comité présidé par le directeur de l’UFR SAT, a pour objectif, entre autres, de développer et de mettre en œuvre le système de contrôle interne du CEA/MITIC. Cependant, nous avons constaté que ledit comité n’est pas fonctionnel au courant de l’exercice audité. En effet, aucune réunion n’a été tenue depuis sa mise en place.

Non respect des clauses de financement.

Nous vous recommandons veiller au respect des dispositions des documents régissant le fonctionnement du CEA MITIC.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC La décision de réunir les membres du Comité d'audit ne relève pas de l'unité de gestion du CEA MITIC. Néanmoins, nous ne manquerons pas de sensibiliser la nouvelle direction sur la nécessité de faire fonctionner le comité d'audit en convoquant des réunions régulières.

PRÉCISION DU CABINET Nous prenons bonne note.

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I.2 Fournisseurs et charges externes

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CONSTAT RISQUES/


1.2.1 FINANCEMENT À TORT DES DÉPENSES DE

L’UFR SAT A PARTIR DES REVENUS ISSUS DE

LA CONVENTION SIGNÉE AVEC LA GAMBIE Dans le cadre de ses activités, le CEA-MITIC a signé, au courant de l’exercice 2016, avec « the projects coordination Unit, Ministry of basic and Secondary Education » de Banjul une convention de partenariat relative à la formation des étudiants moyennant une rémunération de 241 860 USD. Dans le cadre de cette convention de partenariat, l’excédent des ressources sur les dépenses éligibles peut être partagé entre les parties prenantes du CEA MITIC. Cependant, aucune procédure de partage n’a été établie et des dépenses relatives au fonctionnement de l’UFR SAT ont été payées à partir des revenus issus du contrat de partenariat pour un montant global de KF CFA 4 761. L’annexe 1 donne le détail des dépenses concernées. .

Non respect des clauses de financement.

Nous vous recommandons de mettre en place une procédure de partage de revenues et de justifier le paiement des dépenses de l’UFR SAT.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Nous prenons acte de la nécessite de mettre en place une procédure de partage des revenus. Toutefois, il convient de souligner pour ce qui concerne ce contrat avec la Gambie elle est plus portée par l’UFR SAT à travers ses sections mathématiques et informatique en rapport avec la direction.

PRÉCISION DU CABINET Nous prenons bonne note

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CONSTAT RISQUES/


1.2.2 DÉPASSEMENT BUDGÉTAIRE

Au début de chaque exercice, le projet établi un plan de travail et budget annuel (PTBA) qui est validé par le bailleur avec une évaluation monétaire de chaque activité. Cependant, nous avons constaté des dépassements entre lignes budgétaires de certaines activités pour un montant global de KF CFA 199 704. Par contre, nous n’avons pas noté de dépassement par rapport au montant global du PTBA. L’annexe 3 donne un état détaillé des dépassements constatés.

Risque d’inéligibilité des dépenses.

Nous vous recommandons d’apporter les explications nécessaires.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Les pointages effectués entre les données du Grand Livre de l’annexe 4 et le Grand livre tiré du Logiciel révèlent que tantôt pour certains comptes de certaines activités et tantôt pour d’autres activités, les montants mentionnés constituent le double des charges passées. Une annexe 4 Bis est joint avec deux colonnes supplémentaires constituées du GL revu et de l’écart réel. Néanmoins nous reconnaissons des dépassements avec écarts moindres sur les activités :

- Attribuer des bourses d’excellence (CEA1010108) pour seulement 140.000 après reversement de 480.000 en 2017 et 180.000 en 2018 ;

- Appuyer la Mobilité des chercheurs et soutien frais de publications (CEA 2010104) pour 9 083 600. Ce dépassement étant dû au fait des notifications d'acceptation de prise en charge ont effectuées alors que certaines demandes acceptées ont tardé à être déroulées. Organiser et Coorganiser des manifestations scientifiques (CEA4010106) pour 8 715 010. Il s’agit d’une rubrique très sollicitée de la part surtout des partenaires du CEA MITIC. Et pour les mêmes raisons que l’activité précédente, cette rubrique a connu un dépassement.

PRÉCISION DU CABINET

Nous prenons bonne note des explications

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I.3 Allocations et bourses versées

11

CONSTAT RISQUES/

INCIDENCES RECOMMANDATIO

NS

1.3.1 DÉFAUT DE MIS EN PLACE D’UN

SYSTÈME DE SUIVI COMPTABLE DES

BOURSES DE RECHERCHE Dans le cadre du déroulement de son activité de financement des projets de recherche, le CEA-MITIC accorde des subventions aux chercheurs sélectionnés par le comité scientifique et un contrat est signé entre le Centre et le chercheur sélectionné. Cependant, aucune procédure n’est mise en place pour le suivi des subventions accordées aux chercheurs afin de connaitre le montant restant dans le cadre de la convention de financement. .

Dépassement du montant alloué

Nous vous recommandons d’établir, pour chaque projet de recherche financé, un compte de tiers dédié et un compte de charge spécifique permettant au projet de connaitre à temps réel le niveau d’exécution des dépenses de ces financements.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Un système de suivi extracomptable avec un fichier Excel existe pour chaque projet de recherche finance. Cependant ce n'est pas encore le cas avec le logiciel de comptabilité tompro. C’est pourquoi, prenant en compte votre recommandation, nous allons formuler la requête auprès du fournisseur de notre logiciel en vue d’un paramétrage qui permettrait le suivi à temps réel du niveau d’exécution des dépenses de ces financements.


Nous prenons bonne note des commentaires.

12

I.4 Procédures de passation des marchés

13

I.4 Procédures de passation des marchés

14

CONSTAT RISQUES/


1.4.1 DÉFAUT DE MISE À JOUR DES TEXTES CITÉS

DANS L’ARRÊTÉ DE NOMINATION DES

MEMBRES DE LA CELLULE ET DE LA

COMMISSION DES MARCHÉS Conformément au décret n°2014-1212 du 22 septembre 2014, l’autorité contractante doit mettre en place une commission des marchés et une cellule de passation des marchés. A cet effet, la Cellule de Passation des Marchés et la Commission des Marchés, structures encadrées par les articles 35, 36 alinéas 1 et 141 du Code des Marchés Publics ont été créées en faisant référence à des textes qui ne sont plus à jour depuis 2014. Cependant, compte tenu de l’entrée en vigueur du nouveau code et de ses textes d’application, le CEA MITIC devra pour être en conformité avec la réglementation, mettre à jour le texte portant nomination des membres de la CPM et de la cellule.

Non respect des textes en vigueur régissant les procédures de marchés publics

Nous recommandons au CEA MITIC de veiller au respect du code des marchés publics.

COMMENTAIRES DE CEA MITIC Les actes de nomination des membres de la commission centrale des marchés (CCM) et de la cellule de l’année 2017 ont été validés par le pôle régional des marchés publics de Saint-Louis. Néanmoins l’arrêté de nomination des membres de la CCM de 2018 a pris en compte cette nouvelle disposition.



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CONSTAT RISQUES/


1.4.2 ABSENCE DE PREUVE DE LA TRANSMISSION DES

PROCÈS VERBAUX DES OFFRES

L’article 67 alinéa 4 précise que « le nom de chaque candidat, le montant de chaque offre, la présence ou l’absence de garantie de soumission, les rabais éventuels ainsi que toute autre information que l’autorité contractante peut juger utile de faire connaître, sont lus à haute voix lors de l’ouverture des plis. Dès la fin des opérations d’ouverture des plis, ces informations sont consignées dans un procès-verbal signé par les membres de la commission des marchés présents et remis à tous les candidats » Dans le cadre de la revue des marchés passés par le CEA MITIC pour la gestion de 2017, nous n’avons pas pu obtenir la preuve attestant la transmission des procès verbaux aux candidats ayant soumissionnés.

Non respect des procédures de marchés publics


COMMENTAIRES DE CEA MITIC Les procès-verbaux sont transmis aux soumissionnaires en séance tenante conformément aux dispositions du code des marchés publics. Concernant la matérialisation nous prenons acte. Pour les marchés de 2018, nous avons ajouté une colonne nommée retrait PV dans la feuille de présence des soumissionnaires afin de matérialiser le retrait par signature.



16

CONSTAT RISQUES/


1.4.3 NON RESPECT DU DÉLAI DE CONVOCATION

DES MEMBRES DE LA COMMISSION DES

MARCHÉS

L’article 39 alinéa 1 précise que « les convocations aux réunions des commissions des marchés sont adressées à ses membres au moins cinq (05) jours francs avant la date prévue pour la réunion.» Lors de notre revue du marché portant sur l’acquisition de matériel informatique pour la gestion du projet, nous avons constaté que CEA MITIC n’a pas respecté les 5 jours francs précisés dans l’article cité précédemment. En effet, les convocations sont datées du 07 juin 2017 pour une réunion devant se tenir le 12 juin 2017 soit 4 jours francs entre ces deux dates.



COMMENTAIRES DE CEA MITIC Nous prenons acte pour les jours francs.

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CONSTAT RISQUES/


1.4.4 DÉFAUT DE PUBLICATION DE L’AVIS

D’ATTRIBUTION DANS LE PORTAIL DES

MARCHES PUBLICS L’article 86, alinéa 4 précise que « Dans les quinze (15) jours suivant la notification du marché, l’autorité contractante publie un avis d’attribution définitive sur le portail des marchés publics....» Au terme de nos travaux de revue des marchés CEA MITIC, nous avons constaté que les marchés ne sont pas publiés dans le portail dans les 15 jours après notification.



COMMENTAIRES DE CEA MITIC Le non respect des délais de publication de l’attribution définitive pour certains marchés dans le sygmap s’explique par l’accès difficile parfois de la plaque forme du sygmap due à des défaillances d’ordre technique



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CONSTAT RISQUES/


1.4.5 INSUFFISANCES DANS LE DISPOSITIF

D’ARCHIVAGE ET DE CLASSEMENT

L’article 1 de l’arrêté N° 00865 DU 22.01.2015 relatif à l’organisation et au fonctionnement des cellules de passation des marchés des autorités contractantes, pris en application des articles 35 et 141 du Code des Marchés publics précise que « Les cellules de passation de marchés des autorités contractantes, visées à l’article 35 du Code des Marchés publics, sont chargées de veiller à la qualité des dossiers de passation de marchés ainsi qu’au bon fonctionnement des commissions..»

Les marchés examinés dans le cadre de la revue des procédures de passation des marchés du CEA MITIC pour la gestion de 2017, ne comportent pas toujours l’ensemble des documents requis. Les éléments manquants sont listés en annexe 4.


Nous recommandons au CEA MITIC de veiller au respect du code des marchés publics et de mettre à notre disposition le document nécessaire à la validation de la procédure de marché

COMMENTAIRES DE CEA MITIC Nous prenons acte pour le système d’archivage

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CONSTAT RISQUES/


1.4.6 ABSENCE DE PREUVE DE RESTITUTION DES

GARANTIES DE SOUMISSION

L’article 84 alinéa 3 précise que « la décision de l’autorité contractante relative à la proposition d’attribution doit intervenir dans les trois (3) jours ouvrables qui suivent la date de la décision de la commission des marchés ou de l’avis de la Direction chargée du contrôle des marchés publics. Dès qu’elle a approuvé la proposition d’attribution, l’autorité contractante avise immédiatement les autres candidats du rejet de leurs offres, leur restitue les garanties de soumission et publie un avis d’attribution provisoire...» Dans le cadre de la revue des marchés exécutés par le CEA MITIC pour la gestion de 2017, nous n’avons pas pu obtenir les preuves attestant la restitution des garanties de soumission aux candidats non retenus pour les marchés listés en annexe 7.


Nous recommandons au CEA MITIC de veiller au respect du code du marché public.

COMMENTAIRES DU CEA MITIC La garantie de soumission fait partie des documents constitutifs du DAO. La copie de la garantie de soumission avec la mention main levée qui se trouve dans le DAO est la preuve de restitution. Toutefois, nous prenons acte pour la matérialisation par signature.


Nous prenons bonne note.

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CONSTAT RISQUES/


1.4.7 DÉFAUT D’ENREGISTREMENT ET DE DATE POUR

LE MARCHÉ N° C_RECTORAT_012 Lors de notre revue des marchés CEA MITIC, nous avons constaté que le contrat de marché N° C_RECTORAT_012 n’est pas daté et n’est pas enregistré au niveau des impôts et domaines.


Nous recommandons à CEA MITIC de veiller au respect du code des marchés publics.

COMMENTAIRES DU CEA MITIC Les contrats conclus avec les entreprises étrangères ne sont pas enregistrés au niveau des impôts et domaines à cause de leur statut non résident. Toutefois, nous prenons actes pour la date d’enregistrement.


Nous prenons acte.

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CONSTAT RISQUES/


1.4.8 DÉPASSEMENT BUDGÉTAIRE

L’article 5 précise que « Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation, l’autorité contractante est tenue de déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Les fournitures, services ou travaux qui font l’objet de marchés doivent répondre exclusivement à ces besoins. » La revue du marché relatif à l’acquisition de matériel informatique pour la gestion du projet nous a permis de constater un dépassement budgétaire de KFCFA 2 906. Le dernier PPM validé et publié prévoyait un montant de KFCFA 10 000 alors que le marché est attribué pour KFCFA 12 906.


Nous recommandons à CEA MITIC de veiller au respect du code des marchés publics.

COMMENTAIRES DE CEA MITIC Les montants inscrits dans le PPM sont juste prévisionnels mais dans la réalisation il peut arriver que le montant du marché soit supérieur ou inférieur au budget estimé. L’essentiel est que le montant du marché reste dans l’intervalle de la procédure utilisée pour la passation des marchés et qu’il existe du crédit suffisant pour prendre en charge le marché.

PRECISION DU CABINET


22

II. Contrôle des comptes

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II.1 Trésorerie

24

CONSTAT RISQUES/


2.1.1 DÉFAUT DE RAPPROCHEMENT DES

SOLDES DU COMPTE BICIS REVENUS

GÉNÉRÉS

Le CEA MITIC a ouvert un compte à la BICIS intitulé « Revenus générés ». Ce compte est mouvementé au crédit par les revenus du contrat de la Gambie et les subventions reçues des autres bailleurs et au débit par les dépenses effectuées dans le cadre de la convention de formation avec la Gambie et d’autres dépenses n’ayant pas de lien avec les activités du Centre. Cependant, le CEA MITIC n’effectue pas de rapprochement bancaire de ce compte et un écart de KF CFA 7 854 est constaté entre le solde sur le relevé au 31/12/2017 et le solde en comptabilité. Il peut être présenté comme suit :

Solde relevé solde en

comptabilité Ecart

117 507 109 653 7 854

Réalité et exhaustivité des comptes de trésorerie.

Nous vous recommandons d’apporter des explications nécessaires

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Les rapprochements sur ce compte sont en cours et pourront être terminés pour l’exercice 2018. Il s’agit d’un compte qui reçoit plusieurs fonds et comporte beaucoup de mouvements en plus des ressources génères à travers le contrat avec la Gambie. Au démarrage du projet il n’était prévu qu’il fasse l’objet d’un audit.



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CONSTAT RISQUES/


2.1.2 PRÉSENTATION DE FAUX SUSPENS

DANS LE RAPPROCHEMENT

BANCAIRE

Les suspens bancaires doivent être apurés au fur et à mesure de leur dénouement. Cependant, nous avons relevé dans le cadre nos travaux certaines exceptions dans les suspens mentionnés dans le rapprochement bancaire. A titre indicatif, nous pouvons citer les opérations liées à :

- des virements en trop pour le règlement des fournisseurs non comptabilisés ;

- certaines opérations se trouvant aussi bien sur les opérations non comptabilisées par la banque que les opérations non comptabilisées par le Centre,

- des règlements et des régularisations non analysés.

- Le détail de ces opérations est présenté en annexe 2.


Nous vous recommandons d’apporter explications nécessaires

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC`

- Les virements en trop figurant sur le rapprochement bancaire font l’objet de suivi avec la banque pour régularisation mais concernent des montants que nous maitrisons.

- Les opérations se trouvant à la fois en non comptabilisées par le centre et par la banque se soldent entre elles. Le fait de les voir apparaitre constitue une défaillance technique du logiciel que nous tenterons de régler avec le vendeur.

- L’analyse pour les montant indiqués est joint en annexe 2 BIS.


Nous prenons bonne note de vos explications et vous prions de nous transmettre l’annexe en question.

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CONSTAT RISQUES/


2.1.3 ABSENCE DES RÉPONSES À NOS

DEMANDES DE CONFIRMATION

BANCAIRE

Conformément à nos normes professionnelles, nous avons envoyé, par l’intermédiaire du CEA MITIC, une demande de confirmation à la BICIS. A la date d’établissement de ce document, nous n’avons pas encore reçu de réponse à cette demande. Par conséquence, nous ne pouvons nous assurer de l’inexistence d’engagements hors bilan de la société vis-à-vis de ces établissements bancaires


Nous vous recommandons de nous transmettre la copie déchargée de la demande envoyée à la banque et de relancer la demande afin que nous puissions recevoir la réponse avant l’émission du rapport d’audit.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC La décharge relative la demande de confirmation pour la banque BICIS Sor vous a été remise. Celle concernant BICIS Zone Industrielle gérée par le MEF a été transmise via notre antenne à Dakar. Vous trouverez en pièces à ce présent rapport les copies des décharges des Banques..


Nous prenons bonne note de vos explications et précisons que les réponses de ces banques ne nous ont pas encore été parvenues.

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II.2 Personnel et charges externes

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CONSTAT RISQUES/


2.2.1 NON RESPECT DES DISPOSITIONS DU

CODE GÉNÉRAL DES IMPÔTS

La circulaire N°0005103 du 15 mai 2015 du Ministère de l'Economie et des Finances, en son point I précise que « les contractuels des unités de gestion des projets financés par la Banque mondiale sont soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques et à la Taxe Représentative de l’Impôt Minimum Fiscal. Cet impôt doit être retenu à la source par l’employeur et reversé aux services fiscaux dans les conditions prévues au niveau du CGI... ».

Cependant, les rémunérations versées au personnel administratif et aux chercheurs embauchés dans le cadre du projet, ont été soumises à tort à la retenue de 5% sur les sommes versées à des tiers en lieu et place de l’impôt sur le revenu et de la TRIMF.

De plus aucune déclaration annuelle des salaires n’a été établie en violation de l’article 191 du code général des impôts

Sous évaluation des charges sociales Mauvaise évaluation de la dette fiscale

Nous vous recommandons de respecter les dispositions précisés de la circulaire °0005103 du 15 mai 2015 du Ministère de l'Economie et des Finances

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Nous prenons acte et allons y remédier pour 2018.



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II.3 Autres Actifs / Autres Passifs

30

CONSTAT RISQUES/

INCIDENCES RECOMMANDATI

ONS

2.3.1 DÉFAUT D’ANALYSE DU SOLDE DES COMPTES

CRÉANCIERS DIVERS

Dans le cadre des activités de CEA MITIC, un compte bancaire N°6400790100094 83 a été ouvert dans les livres de la BICIS au courant de l’exercice 2016. Ce compte enregistre en plus des revenus générés par les conventions signées avec les universités partenaires, des fonds issus d’autres bailleurs pour divers autres projets n’ayant aucun lien avec le projet CEA MITIC.

Dan le cadre de la gestion de ce compte, CEA MITIC enregistre uniquement les opérations liées à la convention signée avec l’université Gambienne alors que le compte bancaire reçoit les autres fonds relatifs aux autres projets. Par conséquent, le solde comptable de ce compte bancaire n’a pas pris en compte les revenus des autres projets d’une part et d’autre part les règlements des factures relatives aux autres projets.

En effet, les opérations relatives aux subventions et dépenses sont enregistrées dans la comptabilité de chacun de ces projets. Ce compte étant ouvert au nom du CEA-MITIC, les états financiers du projet devraient matérialiser au niveau de la trésorerie Actif le solde global du compte bancaire « BICIS revenus générés » et en contrepartie constater la créance due par le Centre aux autres projets. Au 31 décembre 2017, le solde comptable cumulé de CEA MITIC et des autres projets est de KF CFA 117 507 et le solde du relevé bancaire de KF CFA 109 653.

réalité des soldes

Nous vous recommandons d’apporter les corrections nécessaires.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC Nous prenons acte des corrections nécessaires à apporter.


Nous prenons bonne note

31

CONSTAT RISQUES/

INCIDENCES RECOMMANDATI

ONS

2.3.2 DÉFAUT DE REMBOURSEMENT DES

DÉPENSES INÉLIGIBLES DE L’EXERCICE

2016

Au cours de l’exercice 2016, des frais d’emballages et de transport d’un montant de KF CFA 1 024 avaient été supportés pour l’acheminement d’un don de matériel pour le laboratoire physique de l’UFR-SAT. Cette dépense n’ayant pas été prévue par le PTBA de 2016, le centre avait procédé à son reclassement dans le compte 471 140 « créanciers divers » dans le cadre de l’établissement des états financiers de 2016. A cette date, nous avons constaté que ce montant n’a toujours pas été remboursé sur l’exercice.

Non exhaustivité des fonds issus du financement

Nous vous recommandons de procéder à la régularisation de cette dépense.

COMMENTAIRES DU CEA-MITIC La Reversement sera effectué courant 2018.


Nous prenons bonne note

32

IV. Tableau de suivi recommandations IDA

33

Numéro Constats Recommandations Suivi recommandations

1 Nécessité pour l’UGB de disposer d’une connexion internet de qualité

• Inclure un cout pour la Connexion d’internet haut débit sur le PBTA 2018 – L’UGB s’engage prendre la relève dans les prochaines années ;

Une enveloppe de 128 Millions est prévue dans le PTBA 2018 pour la connexion de l'UGB. Marché attribué à Orange et contrat signé

2

Nécessité de renforcer les capacités des enseignants pour mieux atteindre les objectifs.

• Améliorer des conditions de travail de la commission d’accréditation du Centre. L’IDA est d’avis pour l’achat d’ordinateurs aux membres de la commission à titre exceptionnel et d’autres accompagnements ciblés et non-monétaires

Cela est prévu dans le PTBA 2018 mais le marché n'est pas encore lancé

3

Nécessité de renforcer la collaboration et davantage améliorer le niveau d’appropriation par les enseignants

• Lancer les trois masters (Bio-math; Bioinformatique…)

Le démarrage des 3 Masters est retardé par un problème de paiement des intervenants de l'UFR SAT qui ne peut être imputé dans le budget du projet

4 Etat d'avancement de la construction du bâtiment MITIC

• Finir avec la construction du bâtiment MITIC et une notable avance sur l’installation des équipements

Suite à une longue période d'arrêt liée à la résiliation du contrat liant le CEA-MITIC à l'ancienne entreprise, les travaux ont repris en Février. La réception du bâtiment est prévue en Septembre 2018. L'élaboration des spécifications techniques pour l’équipement du bâtiment est bouclée. Les marchés vont être lancés en Avril-Mai.

34

Numéro Constats Recommandations Suivi recommandations

5

nécessité de répliquer le modèle de formation déroulé en Gambie dans les pays limitrophes notamment la Guinée, le Cap-Vert & la Mauritanie

• Définir une stratégie de génération de revenue. Utiliser quand utile, la Banque mondiale pour solliciter le soutien et financement.

Des démarches sont entamées pour mener des missions de prospection en Guinée et au Cap Vert avant la fin du premier semestre 2018. Les autorités Guinéennes et Cap Verdiennes ont déjà été saisies par le CEA-MITIC

6

Nécessité de renforcer la collaboration et davantage améliorer le niveau d’appropriation par les enseignants

• Renforcer la symbiose entre l’UFR-SAT et le MITIC à travers plus de partager des objectives, activités, Plan de travail et budget avec les enseignants-chercheurs et étudiants. Le leadership de centre a clairement fait de progrès d’intégrer l’UFR-SAT dans la gestion du centre.

Le CEA-MITIC ne ménage aucun effort pour l'appropriation du projet par le PER de l'UFR SAT. Les instances de l'UFR sont régulièrement associées au fonctionnement du projet.

7 lien avec le monde du travail

• Faire des études de marché ou enquête de perception au niveau des entreprises pour mieux affiner l’offre en fonction des besoins du monde du travail.

le lien avec l'industrie est érigé en priorité par la Coordination du projet. Les partenaires sectoriels sont associés à toutes les manifestations scientifiques organisées par le Centre. Ils sont aussi impliqués dans la révision des curricula pour une meilleure prise en compte des réalités du monde du travail

8

Nécessité de rechercher de voies de collaboration/partenariat avec les Alumni

• Impliquer/collaborer avec les Alumni pour plus d’effet de levier (ex. WASANAR)

Une enveloppe de 50 Millions est prévue dans le PTBA 2018 pour le renforcement des liens avec l'industrie via le partenariat avec l'association des Alumni de l'UGB

35

V. Tableau de suivi recommandations Audit 2016

36

Constat Libellés recommandations 2016 Etat d'exécution recommandations 2017

Réalité et

exhaustivité du

solde du compte

revenus générés

Au courant de l’exercice sous revue, un compte bancaire a été ouvert au niveau de la BICIS pour recevoir les recettes des activités génératrices de revenus et les subventions reçues par les chercheurs de l’UGB de Saint Louis et provenant d’autres bailleurs. En effet, ce compte bancaire du CEA-MITIC enregistre en plus des revenus du projet les subventions allouées par d’autres organismes aux chercheurs de l’université. Par contre, le projet n’a pas effectué le rapprochement bancaire de ce compte afin d’expliquer l’écart relevé de KF CFA 6 353 entre le solde du relevé bancaire d’un montant de KF CFA 37 716 et le solde comptable du compte d’un montant de KF CFA 44 069. Par conséquent, nous ne pouvons nous assurer d’une part de la réalité et de l’exhaustivité du solde du compte BICIS activités génératrices de revenus d’un montant de KF CFA 44 069 et d’autre part de l’inexistence d’engagements pouvant avoir un impact sur les états financiers du CEA-MITIC.

Par conséquent, nous ne pouvons nous assurer d’une part de la réalité et de l’exhaustivité du solde du compte BICIS activités génératrices de revenus d’un montant de KF CFA 44 069 et d’autre part de l’inexistence d’engagements pouvant avoir un impact sur les états financiers du CEA-MITIC.

Les rapprochements sont toujours en cours et seront effectifs pour 2018

Nous recommandons au CEA-MITIC d'établir les états de rapprochement bancaire.

Défaut de respect

de la procédure de

suivi budgétaire

Le manuel de gestion financière du projet a prévu la mise en place d’un processus de suivi budgétaire permettant le suivi de l’exécution du budget approuvé par le bailleur. En effet, le manuel de gestion financière stipule que le suivi budgétaire doit être effectué tous les trimestres. Les écarts budget/ réalisation doivent faire l’objet d’explication pertinente et les corrections nécessaires doivent être apportées au trimestre suivant. En plus, les exécutions budgétaires faibles ainsi que les dépassements doivent être justifiés. Cependant, nous avons constaté qu’aucun état de suivi budgétaire n’a été établi durant l’exercice 2015.

Nous vous recommandons d’établir l’état de suivi budgétaire.

l'état de suivi budgétaire sera produit trimestriellement à compter du premier 1er Janvier 2018

Nous vous recommandons d’établir l’état de suivi budgétaire.

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NON RESPECT DU

MANUEL DE

PROCEDURES EN

MATIERE DE

DECAISSEMENT

Le manuel de gestion financière de CEA-MITIC fait mention d’un certain nombre de procédures à respecter avant tout décaissement. Nous pouvons lister entres autres les éléments suivants: - Liasse de pièces justificatives: elle doit être composée de la demande d’achat, du bon de commande, des termes de référence, des factures, des bon de livraison, de l’attestation de service fait, de l’ordre de paiement ; - Approbation des pièces justificatives: le bon de commande doit être validé par le responsable d’achat et le coordonnateur et la demande d’achat par le RPM et le demandeur. Or, nous avons constaté que pour des dépenses d’un montant global de KF CFA 178 627, les visas d’approbation nécessaires n’y figurent pas. L’annexe 1 donne quelques exemples de dépenses

Nous vous recommandons de vous conformer au manuel de gestion financière du CEA-MITIC.

Les recommandations ont été prises en compte et appliquées depuis le début de l'exercice 2017.


NON RESPECT DE

LA PROCEDURE

DE GESTION DES

DEPLACEMENTS

Le manuel de gestion financière de CEA-MITIC décrit les procédures applicables pour les déplacements. Ainsi : - la demande de déplacement doit être signée au moins 10 jours avant la date de départ et validée par le bénéficiaire et le chef de service administratif; - lors du départ en mission, 90% des frais de mission uniquement doivent être versés et le reliquat de 10% doit été reversé après présentation des justificatifs ; - l'ordre de mission doit être signé par le coordonnateur ; - les justificatifs de la mission sont transmis au centre deux jours après le retour en mission (tickets d'embarquement, factures d'hôtel et de restauration, ticket de péage, facture carburant…). Nous avons constaté, entre autres, le non respect du délai d’établissement des demandes de déplacements sur l’exercice 2016.


Compte tenu du volume d'activité et de l'urgence de certaines missions, le respect du délai d'établissement de 10 jours pourrait entrainer un ralentissement voire une perturbation des activités du projet. L'idéal serait de procéder à une révision du manuel afin de raccourcir ce délai.

Nous vous recommandons de mettre à jour le manuel de procédures.

38


DEFAUT DE

RAPPROCHEMENT

DE COMPTE

BANCAIRE

Le manuel de gestion financière stipule qu’à la réception du relevé bancaire, le comptable doit établir le rapprochement bancaire et s’assurer, entre autres, que les soldes de la banque concordent avec la comptabilité ou que les suspens sont justifiés. Au courant de l’exercice 2016, un compte bancaire N° 6400790100094 83 a été ouvert au niveau de la BICIS pour recevoir les fonds issus des revenues générés par les contrats de partenariat. Ce compte enregistre en même temps les fonds provenant des projets autres que celui du CEA-MITIC financés par l’IDA. Cependant, les rapprochements bancaires mensuels concernant le compte BICIS revenu généré n’ont pas été effectués.

Nous vous recommandons de procéder à l’établissement de l’ERB conformément au droit comptable, afin de nous permettre de faire la concordance avec le solde en comptabilité.

Les rapprochements sont toujours en cours et seront effectifs pour 2018.

Nous vous recommandons de procéder à l’établissement de l’ERB conformément aux pratiques comptable, afin de nous permettre de faire la concordance avec le solde en comptabilité.

39

V. Annexe

40

ANNEXE 1 : DÉFAUT DE MIS EN PLACE D’UNE PROCÉDURE DE PARTAGE DES REVENUES GÉNÉRÉES

Date compta N° pièce Contre partie Libellé Débit

05/01/2017 PREST0048 401100 - CCBMINDUSTRI

Frais de réparation véhicule Directeur UFR SAT

2 000 000

23/01/2017 PREST0051 401100 - BUROTIC DIFF

Commande de matériels informatiques et consommables

233 491

10/03/2017 PREST0057 401100 - BUROTIC DIFF

Commande de feuilles et cartouches pour l'UFR SAT

2 527 740

Total 4 761 231

ANNEXE 2 : DÉFAUT DE COMPTABILISATION ET D’ANALYSE D’ÉCRITURES EN SUSPENS

Banque Date libellé montant

Commentaires débit crédit

521 101 Compte remboursement

IDA

Non passé par le CEA-

MIIC

31/07/2016 reversement IBRAHIMA 270 000 Présent aussi au débit des opérations non passées par la banque. Les 25 006 correspondent au solde du compte 471 120

31/07/2016 Reliquat caisse d'avance 25 006

30/09/2016 reversement GAOUSSA 454 820

31/08/2016 Virement en double 1 140 000 A analyser

30/11/2016 régularisation virement en double 1 140 000

30/11/2016 OP 525 160 000 A analyser

30/11/2016 OV du 25/11/2016 120 000 A analyser

31/12/2016 OP 525 CH 8190862 40 000 A analyser

31/01/2017 virement compte à compte 400 000 A analyser

30/04/2017 OV P/C Créanciers divers 641 757 A analyser

31/05/2017 virement en trop Sally 2 859 400

double virement de la banque à comptabiliser pour suivre le remboursement

30/06/2017 régularisation virement Lagos 1 482 602 A analyser

31/08/2017 OP 421 à virer 50 000 90 000 A analyser

31/08/2017 Virmt passé par la banque au 31/08 261 560 A analyser

Non passé par la banque 25/04/201

Annulation frai d'hébergement 7éme Atelier - 1 920 575 A analyser

521100 Compte

désigné IDA

Non passé par le CEA-MIIC 28/02/2017 Virement en trop pour LCS 600 000

Trop payé par la DI au Bénéficiaire. Montant à suivre pour remboursement

41

ANNEXE 3 : DÉPASSEMENT BUDGÉTAIRE

Code Budget PTBA

Grand Livre Revu

Ecart Revu

CEA1010108 mettre en place des programmes de bourses d'excellence

60 730 000

61 500 000 - 770 000

CEA2010104 appuyer la mobilité des chercheur soutien frais de publication

80 000 000 89 083 600 - 9 083 600

CEA2010106 organiser et Co-organiser des manifestations scientifique

36 336 890

45 051 960 - 8 715 070

CEA4010117 Acheter du carburant et entretenir un véhicule de liaison

16 258 433 17 280 612 - 1 022 179

Total 193325323 212 916 172 - 19 590 849

42

ANNEXE 4 : PIÈCES MANQUANTES SUR LES DOSSIERS DE MARCHÉ

N°marché documents manquants

F_RECTORAT_011 la lettre de notification de rejet ;

les décharges des lettres d'invitation des soumissionnaires

C_RECTORAT_012

l’ordre de service de démarrer.

PV de réception ou bordereau de livraison.

Preuve de paiement

F_RECTORAT_017

la lettre de notification de rejet ;

les décharges des lettres d’invitation des soumissionnaires


PV de réception ou bordereau de livraison.

Preuve de paiement

C_RECTORAT_015

PV d'attribution

l’ordre de service de démarrer. PV de réception ou bordereau de livraison.

Preuve de paiement

C_RECTORAT_016

procès verbal de négociation

PV d’approbation du rapport d’évaluation

Lettres de convocation des membres de la commission

Les ANO de la part de la DCMP

F_RECTORAT_019

Lettres de convocation des membres de la commission

Les ANO de la part de la DCMP


T018/CEA_MITIC/UGB/2017 les décharges des lettres d’invitation des soumissionnaires

convocation CMP

43

ANNEXE 5 : MÉMO MARCHÉ

1. F_RECTORAT_011 ACQUISITION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE POUR LE

COMPTE DE L'UNITÉ DE GESTION

1. Financement IDA

2. Nom de l’Autorité contractante UGB/CEA-MITIC

3. Intitulé du marché Acquisition de matériel informatique pour le compte de l'unité de gestion

4. Numéro du marché F_RECTORAT_011

5. Description des biens, travaux ou service matériel informatique

6. Nom de l’attributaire du marché OUMOU INFORMATIQUE

7. Nombre d’offres reçues, 3 8. Date envoi des lettres d'invitation aux fournisseurs 06/06/2017 date de convocation des membres de la commission 07/06/2017

9. Date ouverture des plis 12/06/2017 10. Date élaboration du rapport d’analyses des offres non communiqué 11. Date d’attribution provisoire 14/06/2017

12. Date notification des candidats retenus 16/06/2017 13. date de notification des candidats non retenus non communiqué 13. Date de signature contrat 28/06/2017

14. Date approbation contrat (si requis)

15. Date de publication des résultats dans le portail marchés publics non communiqué

16. Date Ordre de service de commencer

17. Date de démarrage effectif 16/06/2017

18. Délai d’exécution 1 mois après notification

19. Date de réception 13/11/2017

20. Montant du marché 12 905 500

21. Montant du Budget 10 000 000

Ecart entre marché/budget 2 905 500

44

2. C_RECTORAT_012 SÉLECTION D'UN CONSULTANT POUR UNE FORMATION SUR

LES SYSTÈMES EMBARQUÉS

Financement IDA

Nom de l’Autorité contractante UGB/CEA-MITIC

Intitulé du marché sélection d'un consultant pour une formation sur les systèmes embarqués

Inscription au Plan de passation Oui Numéro du marché C_RECTORAT_012 Date de publication de la manifestation d’intérêt

N/A

date limite de dépôt des CV 30/05/2017 Date d’ouverture des offres 30/05/2017 Les candidats ayant soumissionné sont les suivants :

ATUL CHANDER SHARMA;AJAY VIDEKAR ; KANISH SONI;RAMY F RADWAN;FARID MALICK

Analyse, Evaluation, Comparaison des offres

30/05/2017

Procès Verbal approbation du rapport

09/06/2017

Lettre des candidats retenus et non retenus

ATUL CHANDER SHARMA;AJAY VIDEKAR ; KANISH SONI;RAMY F RADWAN;FARID MALICK

Date d’envoi lettre de consultation

non communiquée

Procès Verbal d’ouverture des offres techniques

30/05/2017

Procès Verbal approbation du rapport des offres techniques

09/06/2017

Procès verbal d’ouverture des plis des offres financières

08/06/2017

Procès verbal d’attribution provisoire

document non transmis

Date Procès verbal de négociation

document non transmis

Attributaire KANISHK SONI Date de publication de l’attribution provisoire

N/A

Montant du marché 20 000 021 Date de souscription le contrat n'a pas été daté Date d’approbation du marché non communiquée Date d'immatriculation non communiquée Date de notification non communiquée Date Enregistrement non enregistrée Délai d’exécution non communiquée Date de publication de l’attribution définitive

10/08/2017

45

3.1 F_RECTORAT_017 ACQUISITION DE SUPPORT DE COMMUNICATION (LOT 1)

1. Financement IDA


3. Intitulé du marché acquisition de support de communication


5. Description des biens, travaux ou service support de communication

6. Nom de l’attributaire du marché CONCEPTION ET REALISATION

7. Nombre d’offres reçues, 2 8.ate envoi des lettres d'invitation aux fournisseurs non communiquée date de convocation des membres de la commission non communiquée

9. Date ouverture des plis 14/06/2017 10. Date élaboration du rapport d’analyses des offres non datée 11. Date d’attribution provisoire 11/07/2017 12. Date notification des candidats retenus 02/07/2017 13. date de notification des candidats non retenus 02/07/2017

13. Date de signature contrat 02/08/2017 ( le contrat n'a pas été signé par le fournisseurs)

14. Date approbation contrat (si requis) non approuvé

15. Date de publication des résultats dans les portails marchés publics non communiquée

16. Date Ordre de service de commencer 02/07/2017 17. Date de démarrage effectif 03/07/2017 18. Délai d’exécution 15 jours

19. Date de réception non communiquée



46

3.2 F_RECTORAT_017 ACQUISITION DE SUPPORT DE COMMUNICATION (LOT 2)

1. Financement IDA


3. Intitulé du marché acquisition de support de communication


5. Description des biens, travaux ou service impression de document

6. Nom de l’attributaire du marché ARAIGNEE

7. Nombre d’offres reçues, 2

8. date envoi des lettres d'invitation aux fournisseurs non communiquée

date de convocation des membres de la commission non communiquée

9. Date ouverture des plis 14/06/2017

10. Date élaboration du rapport d’analyses des offres non datée 11. Date d’attribution provisoire 11/07/2017 12. Date notification des candidats retenus 02/07/2017 13. date de notification des candidats non retenus 02/07/2017 13. Date de signature contrat 02/08/2017

14. Date approbation contrat (si requis) non approuvé

15. Date de publication des résultats dans le portail marché publics non communiquée

16. Date Ordre de service de commencer 02/07/2017 17. Date de démarrage effectif 03/07/2017 18. Délai d’exécution 15 jours

19. Date de réception non communiquée



47

4. C_RECTORAT_015 SÉLECTION D'UN CONSULTANT POUR LE SUIVI DE LA MISE EN

ŒUVRE DU PROJET SAINT LOUIS NUMÉRIQUE

Financement IDA


Intitulé du marché sélection d'un consultant pour le suivi de la mise en œuvre du projet saint louis numérique


N/A

date limite de dépôt des CV 03/08/2017 Date d’ouverture des offres 03/08/2017

Les candidats ayant soumissionné sont les suivants :

Mouhamed Mahi SY; Diégane Ahade NGOM ; Amadou Bassirou NDIAYE; Mamadou TOURE; Mamadou Lamine KA


le rapport d'evaluation ne nous a pas été transmis

Procès Verbal approbation du rapport le rapport d'evaluation ne nous a pas été transmis


Mouhamed Mahi SY; Diégane Ahade NGOM; Amadou bassirou NDIAYE; Mamadou TOURE ; Mamadou Lamine KA

Date d’envoi lettre de consultation 28/07/2017 Procès Verbal d’ouverture des offres techniques

03/08/2017


ce document ne nous a pas été transmis


06/09/2017

Procès verbal d’attribution provisoire 20/09/2017 Date Procès verbal de négociation non communiqué Attributaire Mouhamed Mahi SY Date de publication de l’attribution provisoire

N/A

Montant du marché 5 250 000 Date de souscription 08/08/2017 Date d’approbation du marché 08/08/2017 Date d'immatriculation non communiqué Date de notification 22/09/2017 Date Enregistrement 24/10/2017 Délai d’exécution 01/10/2017 au 30/09/2018 Date de publication de l’attribution définitive

10/08/2017

48

5. C_RECTORAT_015 : SÉLECTION D'UN CABINET POUR UN PRÉ-INCUBATEUR

Financement IDA


Intitulé du marché sélection d'un cabinet pour un pré-incubateur


08/06/2017

date limite de depot des offres 15/06/2016 Date d’ouverture des offres 15/06/2016

Les candidats ayant soumissionné sont les suivants :

INTERINNOV;WISS AFRICA;DEFI AFRIQUE;MOUHAMADOU DAHIROU GUEYE;NDEYE A.N.SALL


07/07/2017

Procès Verbal approbation du rapport non transmis


INTERINNOV;WISS AFRICA;DEFI AFRIQUE;MOUHAMADOU DAHIROU GUEYE;NDEYE A.N.SALL

Date d’envoi lettre de consultation les lettres de consultation ne nous ont pas été transmises

Procès Verbal d’ouverture des offres techniques

15/06/2017



11/07/2017

Procès verbal d’attribution provisoire 11/07/2017 Date Procès verbal de négociation non transmis Attributaire INTERINNOV Date de publication de l’attribution provisoire

N/A

Montant du marché 18 888 628 montant du budget 16 000 000 Date de souscription 25/10/2017 Date d’approbation du marché 26/10/2017 Date d'immatriculation non communiqué Date de notification non communiqué Date Enregistrement non communiqué Délai d’exécution non communiqué Date de publication de l’attribution définitive

non communiqué

49

6. F_RECTORAT_019 INTERCONNEXION DU BÂTIMENT DU CEA_MITIC AU

RÉSEAU INTRANET /INTERNET DE L'UGB

1. Financement IDA

2. Nom de l’Autorité contractante UGB/CEA_MITIC

3. Intitulé du marché

Interconnexion du bâtiment du CEA_MITIC au réseau intranet /internet de l'UGB

4. Numéro du marché F019/CEA_MITIC /UGB/2017

5. Description des biens, travaux ou service

Interconnexion du bâtiment du CEA_MITIC au réseau intranet /internet de l'UGB

6. Nom de l’attributaire du marché SODIMEL

7. Nombre d’offres reçues, 5

9: Date de publicité de la demande de prix justification de publication non transmis

10. Date ouverture des plis 31/07/2017

Date élaboration du rapport d’analyses des offres rapport d'évaluation non daté

Date d’attribution provisoire 20/09/2017

Date de notification de rejet 20/09/2017

11. Date de signature contrat (si requis) 06/01/2018

11. Date approbation contrat (si requis) 06/01/2018

12. Date de publication des résultats support de publication non transmis

13. Date Ordre de service de commencer 20/09/2017

14. Date de démarrage effectif de prestation 20/09/2017

15. Délai d’exécution 1 mois

16. Date de réception non communiqué



écart par rapport au budget 1 858 000

50

7. F_RECTORAT_011 ACQUISITION DE MATÉRIEL INFORMATIQUE POUR LE

COMPTE DE L'UNITÉ DE GESTION

1. Financement: IDA

2. Nom de l’Autorité contractante: UGB/CEA_MITIC

3. Intitulé du marché: Travaux de construction d'un bâtiment pédagogique de type R+2

4. Numéro du marché: T018/CEA_MITIC/UGB/2017 5. Description des biens, travaux ou services: Construction d'un bâtiment pédagogique 6. Nom de l’attributaire du marché: TOUBA MATERIAUX 7. Nombre d’offres reçues: 3 8. Date limite de dépôt des offres 31/07/2017 9. Date d'ouverture des plis : 31/07/2017 Date élaboration du rapport d’analyses des offres 02/08/2017

Date d’attribution provisoire 03/08/2017

Date D'envoi des lettres d'invitation Les lettres ne nous ont pas encore été transmises

10. Date de Publication de l'attribution provisoire: N/A 11. Date de signature/Prestation de services (contrats) 17/08/2017 12. Date d'Approbation 28/11/2017 13. Date de notification d'attribution 16/08/2017 14. Date de publication de l'attribution définitive: non publié dans le site marché publics 15. Date ordre de service de commencer 08/01/2018 16. Date de démarrage effectif 10/01/2018 17. Délai d’exécution, 8 18. Date de réception (provisoire) 10/08/2018 19. montant marché 339 546 616

20. montant budget 400 000 000

LETTRE DE CENTRE D’EXCELLENCE ......LETTRE DE RECOMMANDATIONS Exercice clos le 31 décembre 2017...

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