Les Vacances De Monsieur Haydn Enora Conan Stage Mopa
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Les vacances de Monsieur Haydn
Festival international de musique de chambre3ème week-end de septembre
La Roche-Posay
Genèse et présentation du concept
L’idée Volonté de Jérôme Pernoo, violoncelliste
soliste et professeur au CNSM, de partager son amour pour la musique de chambre avec public et musiciens.
Réunir des musiciens professionnels, amateurs, étudiants en un seul événement.
Faciliter l’accès à la culture à tous en milieu rural.
Genèse
Genèse et présentation du concept
Concerts Premier volet : le festival In
Des grands concerts dignes des plus grandes salles de spectacles de 15 à 20 € interprétés le soir par des musiciens solistes de renommée internationale.Des concerts « Quels Talents ! », à tarif unique de 5 € interprétés par des musiciens à l’aube d’une carrière prometteuse, accompagnés et parrainés par les plus grands solistes.
Deuxième volet : le festival OffDes concerts gratuits, de courte durée (20 mn), dans différents lieux de la ville, tout au long du week-end et interprétés par des musiciens amateurs de très haut niveau sélectionnés par le Directeur Artistique.
Concept
Genèse et présentation du concept
Un week-end en musique…de chambreLe festival investit les lieux familiers de la ville : gymnase pour les grands concerts, le casino, l’église et le cinéma pour les « Quels Talents ! », l’école, une salle d’exposition, la MCL, le donjon, le plus ancien hôtel de la ville pour les concerts du Off.
Concept
Un lieu central pour se rencontrerLe village de Monsieur Haydn véritable cœur du festival situé sur la place centrale de la Roche-Posay est le point de ralliement des musiciens, du public et des bénévoles (Haydn Café, boutique, billetterie).
Convivialité !
Pour démarrer
Constitution d’une association loi 1901Mobilisation des premiers bénévoles pour la constitution du bureau et du conseil d’administration.
Moyens humains : Directeur artistique, Jérôme Pernoo Directrice administrative, Marie-José Monnot Directeur technique, Christophe Poux Stagiaire administratif, Thierry Degrés Coordination des bénévoles, Enora Conan
Professionnalisme !
Création du visuel, de la charte graphique et du site Internet.
Pour démarrer
Professionnalisme !
Pour démarrer
Elaboration du budget prévisionnel Estimation des dépenses en fonction des données
relatives à des événements similaires. Recherche de partenaires.
Faire connaître le projet Ecriture du projet : dossier de présentation du
projet, une carte de crédibilité pour présenter le festival. Faire part de naissance via la première carte de
vœux : une façon d’informer le public, les partenaires, la presse et les bénévoles de la naissance de l’événement tout en donnant le ton.
Pour démarrer
Dépenses Salaires et charges : 21200 Hébergement : 4900 Repas : 2970 Voyages : 6350 Communication : 12000 Enregistrements : 3000 Régie : 14500 Administration : 8000
TOTAL 72920
Budget prévisionnel année 1Recettes
Billetterie : 8550
Adhésions : 300 Boutique :
10500 DRAC :
11000 Région :
11000 Département : 11000 Cdc : 7420 Mairie : 5000 Mécénat : 8150
TOTAL 72920
Pour démarrer
Démarchage des partenaires locaux avec le soutien du maire : Casino, Office de tourisme.
Définition de la stratégie d’implication des élus Rencontre du Maire également Président de la CDC et du
Pays. Implication du Maire pour la sensibilisation du conseiller
général et du conseiller régional.
Obtention du soutien financier de la Mairie et du Conseil Général
Mise à disposition d’une salle de concert par le Casino, partenariat avec l’OT
Pour continuer
Le partenariat avec l’office de tourisme est primordial pour la réussite du festival. Un lien permanent est maintenu entre le personnel de l’office et celui du festival.
Détail sur le partenariat avec l’office de tourisme Mise en relation avec les acteurs locaux, identification des
partenaires et prestataires potentiels Actions de promotion directe et relai auprès des institutions
départementales et régionales Soutien logistiques : tenue de la billetterie, mise à disposition
d’une salle de réunion. Présence visuelle du festival dans les locaux Brief des conseillères en séjour
Collaboration !
Pour démarrerImplication des acteurs économiques
Volonté très forte de partenariat avec les acteurs économiques Réunions d’information et de travail avec la Fédération des
Acteurs Economiques (FAE) Sollicitation des restaurateurs pour proposer un menu Haydn
pendant le festival
Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de répétition
Buvette tenue par la FAE la première année Repas pendant le festival assurés par la FAE
Partenariat !
Pour démarrer
Implication de la population locale et des scolaires Conférence de presse ouverte au public et aux
acteurs économiques et associatifs le 5 juillet : balade dans la ville en petit train avec des arrêts à chaque lieu pour écouter des concerts sur les lieux du off.
Intervention de Jérôme Pernoo auprès des élèves de l’école primaire.
Partenariat avec le collège : les élèves de 6ième et 5ième assistent aux répétitions du off le vendredi.
Rassemblement et fédération d’une équipe de bénévoles.
Partage !
Pour démarrerPlan de communication, un effort important dès la première année
Au niveau local et régionalPresse écrite : PQR, presse institutionnelle, presse événementielle en mettant en avant l’identité visuelle du festival.Affichage : 10 000 flyers, 500 affiches distribués jusqu’à 100 km à la ronde et à Paris rue de Rome. Radio : 40 spots sur France Bleu pensés de façon à susciter la curiosité.TV : reportage sur France 3 région.
Au niveau nationalIntervention d’une agence de presse pour conseiller sur la constitution et la diffusion du dossier de presse (250 exemplaires).Presse écrite : ciblage de la presse spécialisée et généraliste.Radio : enregistrement d’un mardi idéal (France Musique).
Faire savoir !
Résultats de la première année
Résultats financiers Un léger déficit Une subvention de la région à postériori et un engagement de
toutes les collectivités pour la deuxième édition
Un public au rendez-vous Tous les grands concerts complets Un public composé de mélomanes et de néophytes pour les
concerts du off
Des bénévoles en nombre Une cinquantaine de bénévoles dès la première année Des propositions pour participer à la seconde édition
Pari gagné !
Transformer l’essai
Partenariat avec les collectivitésL’équipe du festival s’efforce de fournir à ses interlocuteurs toutes les données qui leur permettront d’appréhender la logique du festival et ses retombées pour le territoire en les formalisant systématiquement.
Elaboration d’un document qui présente le bilan de l’édition passée tout en étant en adéquation avec l’état d’esprit du festival : le carnet de vacances.
Rencontre des partenaires institutionnels pour leur présenter l’édition à venir.
Transparence !
Transformer l’essai
Indicateurs qui nourrissent le carnet de vacances Fréquentation du In
Source : billetterie
Fréquentation du offSource : comptage du nombre de spectateurs par concert fait par les bénévoles
Provenance géographique des spectateursSource : enquête auprès des spectateurs pendant le festival
Le carnet de vacances est l’outil qui permet de communiquer auprès des institutionnels, des partenaires et des bénévoles en présentant un bilan complet du festival qui vient de se dérouler.
Analyse !
263
350370
300
400
230 230
400
0
50
100
150
200
250
300
350
400
Casino Gymnase Gymnase Casino Gymnase Cinéma Cinéma Gymnase
19h30 21h00 14h00 19h00 21h00 12h00 14h30 18h00
vendredi 12 sept samedi 13 sept dimanche 14 sept
Fréquentation des concerts IN
Transformer l’essai
492
709
540 533 558
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Ecole Clairefontaine Loges du parc Maison de la cultureet des loisirs
Donjon Espace Mose
Nombre de spectateurs du OFF par lieux
Transformer l’essai
Provenance géographique
35%
27%
25%
11%6%
Locale
Région limitrophe
Autre
Paris et sa région
Régionale
Transformer l’essai
Transformer l’essaiIndicateurs qui nourrissent le carnet de vacancesL’impact sur l’économie de la cité
Dépenses du festival : 18 505 €Source : factures payées par le festival
Nombre nuitées consommées par des festivaliers : 102Source : enquête auprès des hôteliers
Estimation du chiffre d’affaire en restaurationSource : enquête auprès des festivaliers
Ressenti de l’impact sur l’activité des commerçantsSource : enquête auprès commerçants
Estimation du chiffre d’affaire généré par le festival :
30 000 €
Transformer l’essaiPartenariat avec les acteurs économiques locauxLe partenariat mis en place dès la première année avec la FAE a été maintenu, ajusté et renforcé :
Prise en charge des repas du midi pendant la semaine de répétition
Tarifs préférentiels dans les hôtels pour les festivaliers Tarifs préférentiels pour les repas d’après-concert Menus Haydn dans tous les restaurants et cocktail Haydn
dans tous les débits de boisson Distribution de lunettes à apposer dans les vitrines Distribution d’une fiche technique sur le festival Relation avec les hôteliers pour connaître leurs disponibilités Création d’un produit spécifique par le centre de
balnéothérapie : « le pack Haydn relax »
Partenariat !
Transformer l’essai
Animation de l’équipe de bénévolesMaintien d’un lien permanent avec les bénévoles
Recueil et prise en compte des propositions d’amélioration
Rencontres festives entre les bénévoles et les musiciens du off tout au long de l’année
Mailing d’information sur l’actualité du festival et sur l’actualité des musiciens
Fédération !
Transformer l’essai
Continuer à communiquer Ajustement du plan de communication en
fonction des résultats de l’enquête. Maintien de la conférence de presse pour
la présentation du programme, suivie d’un concert privé.
Travail avec une agence de presse. Travail en interne avec la presse et les
médias locaux.
Communiquer !
Transformer l’essai
Une présence dans la ville toujours plus évidente
Partenariat avec le Conseil Général pour la réalisation de la signalétique avec des professionnels
Travail avec une agence de presse. Travail en interne avec la presse et les
médias locaux.
Communiquer !
Pour continuer
La qualité du partenariat institué avec les collectivités permet d’engager un dialogue collectif sur l’avenir du festival et ses besoins pour continuer à se développer.
La professionnalisation de l’équipe est incontournable pour répondre à l’ampleur qu’a pris le festival.
Le succès grandissant des Vacances de Monsieur Haydn positionne ce festival comme un vecteur de développement culturel incontournable.
Anticiper !
Pour continuer
2009 est un tournant : un temps plein doit être créé pour l’administration, la directrice administrative continuera tout de même à travailler bénévolement.
Professionnalisation !
Evolution de l’équipe
Directeur artistique Directrice administrative Directeur technique Stagiaire Coordinatrice
2005 BénévoleBénévoleSalarié1 StagiaireBénévole
2006-2007BénévoleBénévoleSalarié3 StagiairesBénévole
2008 BénévoleSalariée sur 6 moisSalarié2 Stagiaires indemnisésBénévole
Pour continuer
1095001095006380042500Total3330045500194006500Mécénat/Autres subv21000150001390026300
1119008600
215002600055800
2008
15000160006600
26400
10600011100236003900032300
2007
1300075007500
16400
613008100
148001890019500
2006
1000050007200
13800
440004700
178006200
153002005
CommuneDépartementRégionRecettes propresRecettes
TotalAdministration/diversCommunicationLogistiqueSalaires et chargesDépenses
Les bons ingrédients Avoir une idée précise du projet et une ligne directrice S’entourer de professionnel dans les domaines clés:
technique, relation presse, communication, infographisme.
S’accorder des temps de réflexion et de remise en question : communication, organisation, évolution du projet.
Fédérer autour de l’événement : collectivités, acteurs locaux, bénévoles.
Continuer à donner envie : qualité, surprise, convivialité.
Avoir une gestion rigoureuse
Merci de votre attention !