Les systèmes d'information des petites collectivités...–Bibliothèques : un poste pour la...

Les systèmes d'information des Les systèmes d'information des petites collectivitéspetites collectivités

1er avril 2010

IntroductionIntroduction

• Les défis des petites collectivités dans le contexte actuel : « faire mieux avec moins de moyens »

• Le système d'information, un outil pour être plus efficace

• Un enjeu majeur autour des données : la mémoire de la commune, un outil de travail central

• Qu'est-ce qu'un système d'information ?


• Proposition de définition : – Un ensemble organisé des matériels, personnes et

équipements permettant de stocker, transmettre et traiter de l'information.

– Au-delà de sa composante technique, le système d'information coordonne les activités de l'organisation et lui permet d'atteindre ses objectifs.


• Quelques chiffres pour situer le cadre de la rencontre : – Les communes de moins de 2000 habitants

représentent 71% (250 sur 353) des communes d'Ille et Vilaine

– 24% des habitants d'Ille et Vilaine habitent une commune de moins de 2000 habitants

– Les 40 communes interrogées dans notre enquête représentent 16% de ces communes, soit 11% des communes d'Ille et Vilaine

Déroulement de la rencontreDéroulement de la rencontre

1ère partie : Un état des lieux des systèmes d'information des petites collectivités - résultats d'enquête

2ème partie : Le témoignage d'un informaticien à temps partagé

3ème partie : Aspects juridiques des systèmes d'information

1ère partie : 1ère partie :

Etat des lieux des systèmes Etat des lieux des systèmes d'information des communes de moins d'information des communes de moins

de 2000 habitants d'Ille et Vilainede 2000 habitants d'Ille et Vilaine

Résultats d'enquête (Juin 2009)Résultats d'enquête (Juin 2009)

• Méthodologie de l'enquête– Les objectifs de l'enquête :

• Un état des lieux des systèmes d'information des petites collectivités

• Les difficultés que rencontrent les collectivités, les points positifs, les évolutions à l'œuvre

– Cadre de l'enquête : • 40 communes de moins de 2000 habitants en Ille et

Vilaine

• Entretiens téléphoniques (½ heure par commune)

1ère partie : résultats d'enquête1ère partie : résultats d'enquête

• Méthodologie de l'enquête– Une analyse des résultats sur 40 communes tenant

compte de la taille de la commune : 3 catégories ont été déterminées• Moins de 800 habitants (9 communes)

• Entre 800 et 1500 habitants (16 communes)

• Plus de 1500 habitants (15 communes)


1. Le parc informatique et la sécurité

2. Les logiciels bureautiques

3. Les logiciels spécialisés

4. Usage des TIC


a. Les micro-ordinateurs des élus

1ère partie : résultats d'enquête1ère partie : résultats d'enquête1. Le parc informatique et la sécurité1. Le parc informatique et la sécurité

• L'équipement des maires– Les maires peu équipés dans les plus petites

communes : un tiers sont équipés

– Un ordinateur parfois partagé dans les communes plus importantes (le poste est utilisé également par les adjoints, un animateur enfance-jeunesse, pour les réunions...)


• L'équipement des maires :


< 800 800-1500 >15000%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

33%44%

53%

67%

38% 33%

13%

13%6%Non équipéÉquipement personnelÉquipement partagéÉquipé


• L'équipement des adjoints


– Aucun équipement des adjoints pour les plus petites communes

– Pour les communes de plus de 800 habitants, un matériel souvent partagé (avec le maire, ou utilisé pour les commissions et le conseil municipal)


< 800 800-1500 >15000%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

100%

56% 60%

31%20%

13%20%

Non équipéÉquipement partagéÉquipé


• L'équipement des adjoints



– Des élus parfois non équipés par choix :

• « Ils n'en veulent pas, ils préfèrent utiliser les postes du secrétariat »

• « Le maire a un portable, mais ne s'en sert pas »

– Un phénomène de génération qui joue

– Une pratique qui dépend également de la profession des élus hors de la mairie

b. Les micro ordinateurs du secrétariat de mairie


– Des secrétariats bien équipés : le nombre de postes correspond généralement au nombre d'agents administratifs

<800 800-1500 >15000

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

Nombre de postes (moyenne)Nombre d'agents administra-tifs (moyenne)

c. Les micro ordinateurs des services extérieurs de la mairie


• Les services techniques : – Très peu sont équipés d'un ordinateur

– L'équipement des services techniques est une tendance à la hausse



<800 800-1500 >15000%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

100% 94%

73%

6% 7%

20%

Non équipéÉquipement prévuÉquipé

• Les services techniques :



• Les services Enfance-jeunesse, loisirs et culture : Des services qui disposent d'un parc parfois plus important que celui de la mairie :

– Écoles : un poste pour la directrice et des postes pour les élèves

– Bibliothèques : un poste pour la gestion et des postes en accès libre pour le public



• Des activités administratives déléguées– L'équipement des services extérieurs permet aux

agents de ces services de traiter certaines activités de manière autonome. Quelques exemples : • A Saint-Georges-de-Reintembault : facturation par les

services périscolaires

• A Monterfil : saisie des menus, plannings, estimations d'effectifs au restaurant scolaire (en projet)

• A Gosné : plannings et invitations par le centre

de loisirs

d. Le réseau et la sécurité informatique


<800 800-1500 >15000%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

10%20% 25%

60%

70%75%

10%

20%10%

Pas de réseauEn projetEn réseauEn réseau avec Serveur dédié



– Les équipes administratives composées de plusieurs agents sont toutes en réseau

– Très peu de locaux techniques adaptés

– Très peu de communes ont mis en place des accès sécurisés aux répertoires partagés

– 100 % des postes et réseaux équipés d'anti-virus et de pare-feu

– Des systèmes de sauvegardes hétérogènes : souvent effectuées manuellement par la secrétaire de mairie dans les plus petites communes




<800 800-1500 >15000%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

33%

60%73%

67%

33%20%

7% 7%

Sauvegarde manuelleSauvegarde automatique sur bande ou mémoire zipSauvegarde automatique distante


e. Les prestataires et personnes ressources– La plupart des communes bénéficient d'un contrat

de maintenance

– Dans de nombreux cas, le contrat du prestataire couvre le matériel et les logiciels (Magnus, JVS)

– Un premier niveau d'assistance de proximité pour le secrétariat : • les adjoints,

• les animateurs enfance-jeunesse ou multimédia,

• les informaticiens de la communauté de communes





4. Usage des TIC


a. Les éditeurs de logiciels– Toutes les communes interrogées sont équipées de

Microsoft office : pourquoi cette absence des logiciels libres ? • Une compatibilité limitée

• La contrainte d'utiliser des logiciels différents de ceux des partenaires

– Pourtant ces logiciels permettent une économie sensible sur les licences

1ère partie : résultats d'enquête1ère partie : résultats d'enquête2. Les logiciels bureautiques2. Les logiciels bureautiques

b. Les types de logiciels utilisés


– Word et Excel utilisés dans tous les secrétariats de mairie

– Une utilisation peu généralisée des outils de présentation (PPT, publisher)

– Une utilisation anecdotique pour les bases de données (Access)

b. Les types de logiciels utilisés


<800 800-1500 >15000%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

WordExcelPowerPointPublisherAccess

c. Le niveau de maîtrise des logiciels


– Pour les logiciels les plus utilisés, Word et Excel, un niveau d'utilisation confirmé

– Une spécialisation des agents d'accueil sur les logiciels de présentation



Word Excel PowerPoint Publisher0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

3% 3%

81%68%

38%32%

16%

27%

24%26%

3%

38% 42%

N'utilise pasDébutantConfirméExpert



• Les formations : – datant de la formation initiale,

– Par le CNFPT (rédacteur) ou le CDG (Secrétaire de mairie)

– organisées par des partenaires publics locaux (communauté de communes, maison du canton, réseau des secrétaires de mairie)

– « Système D » : un formateur interne « Le 1er adjoint, très calé, dépanne les secrétaires », « l'animateur multimédia ».




4. Usage des TIC


a. Gestion comptable, financière et patrimoniale

1ère partie : résultats d'enquête1ère partie : résultats d'enquête3. Les logiciels spécialisés3. Les logiciels spécialisés

• Les fonctionnalités utilisées : – Les modules Comptabilité et Dette sont

les plus répandus

– L'utilisation du module Budget augmente avec la taille de la commune



0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

100%

57%

43% 40%

22%

7%2%

ComptabilitéDetteFacturationGestion Pa-trimonialeBudgetDépenseMarchés publics



• Les éditeurs : – Des retours très positifs sur l'utilisation de ces

logiciels : • Facilité d'utilisation et adaptation aux besoin

• Mises à jour réglementaires

• Qualité des formations et réactivité en assistance

– Quelques retours négatifs : des problèmes d'homogénéité dans les gammes de produits



Ségilog 33%

Magnus 33%

JVS 25%

CIL 10%

b. Gestion des ressources humaines

– Un tiers des communes interrogées fait appel au Centre de Gestion pour la paie et la gestion des carrières

– Pour les autres communes, le logiciel utilisé est le même que pour la gestion comptable et financière

– La gestion des absences est traitée avec des fichiers excel


b. Gestion des ressources humaines


CDG35 30%

Ségilog 33%

Magnus 18%

JVS 15%

CIL 5%

c. Urbanisme et affaires foncières

• Logiciels d'urbanisme : – Une des activités parmi les moins équipées en

commune : 70% des communes ne disposent pas de logiciel.

– Sont utilisés : des documents papier, les imprimés de la DDE, des fichiers word.



• Logiciels d'urbanisme :


Ségilog 20%

Magnus 3%

Autre logiciel 8%

Pas de logiciel 70%


• Logiciels de cadastre : – une implication croissante des communautés de

communes : • Un tiers des communes interrogées disposent d'un

SIG mis en place par la communauté de communes

• Un tiers des communautés de communes a mis en place un SIG

– Les outils du Ministère de Finances (VIS DGI) posent des difficultés d'installation et de mise à jour



• Logiciels de cadastre :


SIG interco 35%

VIS DGI 20%

Ségilog 15%

Autre logiciel 5%

Non numérisé 25%

d. Réglementation générale

• Prestations assurées au nom de l'État : – Élections, cimetière, état-civil, recensement

militaire.

• Une utilisation généralisée des logiciels pour les élections et l'état civil.

• Difficultés particulières pour les projets autour des cimetières : un investissement en temps, très problématique pour les petites équipes de secrétariat de mairie




<800 800-1500 >15000%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ÉlectionsÉtat civilCimetièreRecense-ment militairePopulation


• Les éditeurs : Magnus, Ségilog, JVS et CIL

• 3 communes ont sous-traité la gestion des élections au Centre de Gestion


Ségilog 35%

Magnus 32%

JVS 24%

CIL 8%

e. Les prestations facturées de la commune

• Bibliothèques : – Un quart des bibliothèques informatisées.

– la gestion des ouvrages est informatisée, mais pas les abonnements

• Des activités encore peu informatisées et consommatrices pour le secrétariat de mairie : – Gestion des présences et facturation (restauration

scolaire, garderie, centre de loisirs) : 2 communes

– Gestion des locations de salles : 2 communes


e. Les prestations facturées de la commune

• Quelques exemples : – Gosné : logiciel de saisie des présences, calcul de

facturation et édition des factures pour la cantine, la garderie, le centre de loisirs

– Piré-sur-Seiche : système de badges en cantine et garderie, remontée automatique des informations dans le logiciel de facturation

• Des outils qui supposent d'avoir un équipement informatique adapté





4. Usage des TIC


a. La téléphonie

1ère partie : résultats d'enquête1ère partie : résultats d'enquête4. Usage des TIC4. Usage des TIC

– Les lignes téléphoniques directes : une utilisation qui n'est pas généralisée

Lignes directes 40%

Pas de ligne directe 60%

a. La téléphonie


– L'équipement du service technique : beaucoup plus généralisé et à la hausse

Pas équipé 40%

Équipé 60%

b. Fax et scanner – Toutes les communes sont équipées d'un fax, sauf

une.

– Des logiciels permettent de sélectionner les fax avant de les imprimer, afin d'éviter d'imprimer des publicités (50% du total des documents reçus)

– L'utilité du fax remise en question lorsque la commune dispose d'un scanner et d'une messagerie


b. Fax et scanner – L'équipement des communes en scanner est

important : 80% au total


Équipées 60% Équipées mais sert peu 20%

Non équipées 20%

b. Fax et scanner – Plus de la moitié des communes interrogées utilise

beaucoup le scanner pour: • La préparation du bulletin ou du conseil municipal

• L'envoi de documents par la messagerie

• Le stockage de documents sur le réseau, qui pose la question du plan de classement informatique

– Le manque de pratique et/ou de formation explique que certains agents ne l'utilisent pas : « plus long que photocopier un document et l'envoyer par la poste »


c. La messagerie– La moitié des communes interrogées ne disposent

que d'une adresse générale. • Dans ce cas, la secrétaire de mairie ou l'agent

d'accueil reçoit l'ensemble des messages et les diffuse, souvent après les avoir imprimés.

• Un fonctionnement lié au faible équipement des élus

– Une autre moitié utilise des adresses individuelles.


e. Usage d'internet– Tous les postes du secrétariat de mairie ont accès à

internet

– Internet de plus en plus utilisé comme un outil professionnel : • Documentation, site de la préfecture, du CDG, du

Ministère des Finances


e. Site internet– Plus de la moitié des communes interrogées se sont

dotées d'un site internet en utilisant des ressources très variées : • Ressources de la commune : agents, stagiaires, élus,

animateur multimédia, cybercommune

• Initiatives individuelles ou associatives : club informatique, habitants

• Implication des Communautés de communes et des pays


e. Site internet

• Par qui sont réalisés les sites internet des communes ?


0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

PrestataireÉlusHabitantCommunauté de communesPaysCyber-communeAnimateur-multimédiaStagiaires

e. Site internet

• Par qui sont réalisés les sites internet des communes ?


ressource interne 33%

ressource extérieure bénévole 13%Structure publique locale 21%

Prestataire 33%

e. Site internet

• Les retours des agents de secrétariat de mairie : – Importance pour les agents de pouvoir effectuer les

mises à jour directement

– La moitié des communes non équipées envisage de le faire, mais pas à court terme faute de temps

– Les raisons à l'absence de site internet : • par manque de temps,

• Commune présente sur le site de l'office du tourisme


d. Travail collaboratif

• Des outils encore très peu utilisés mais qui facilitent l'organisation : – L'agenda électronique partagé

– Les logiciels de gestion du courrier en entrée / en sortie

– Les logiciels de répertoire téléphonique


• Conclusion– Un taux d'équipement important du secrétariat de

mairie, y compris dans les plus petites communes

– Faible équipement des élus, parfois par choix

– Équipement en progression pour les services techniques

– Début d'équipement et de délégation d'activités administratives aux services extérieurs.


• Conclusion

• Implication des communautés de communes et des pays : – Dans la formation aux logiciels bureautiques

– Dans les projets de SIG et de logiciels de cimetière

– Dans la mise en place de sites internet

– Dans la mise à disposition de ressources (informaticiens à temps partagé)


• Conclusion– L'appropriation des technologies d'information par

le secrétariat de mairie et les élus : une évolution vers une administration numérique

– Évolution de la relation avec les habitants : amélioration du niveau d'information et de communication grâce à de nouveaux outils et services numériques (site internet, logiciels de réservation, accès aux informations de facturation des services périscolaires)


2ème partie : 2ème partie :

Témoignage d'un informaticien Témoignage d'un informaticien à temps partagéà temps partagé

• Un rappel des missions réalisées en collectivités

• Quel est le profil pour ce type de poste ?

• Quel intérêt pour la collectivité ?

• Quelles sont les difficultés liées au temps partagé, mais aussi les apports ?

2ème partie : témoignage d'un informaticien 2ème partie : témoignage d'un informaticien à temps partagéà temps partagé

3ème partie : 3ème partie :

Aspects juridiques de la pratique des Aspects juridiques de la pratique des systèmes d'informationsystèmes d'information

Quelques points juridiques Quelques points juridiques

• La loi Informatique et libertés et les collectivités locales

• Le cadre juridique des TIC dans le milieu de travail

Quelques points juridiques Quelques points juridiques

• La loi Informatique et libertés et les collectivités locales :– En quoi une collectivité est elle concernée ?

– Les règles à respecter lors de la création de fichiers sur des personnes

– Déclaration des fichiers informatiques auprès de la CNIL

– Les principaux traitements soumis à une autorisation de la CNIL

•

La loi Informatique et libertés et les La loi Informatique et libertés et les collectivités locales collectivités locales

• La loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978– fixe un cadre juridique à la collecte et aux

traitements des données personnelles et des fichiers nominatifs

• La CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés), autorité indépendante, – veille à l'application de la loi


• En quoi une collectivité est elle concernée ?– Application aux traitements ou fichiers mises en

oeuvre par les collectivités pour gérer les nombreux services qui relèvent de leur compétence : état civil, listes électorales, inscriptions scolaires, actions sociale...

– Sont concernés également les dispositifs de vidéosurveillance, d'application de biométrie, de téléservices administratifs disponibles via internet.


• Les règles à respecter lors de la création de fichiers sur des personnes, 5 principes :

– Principe de finalité

– Principe de proportionnalité

– Principe d'une durée limitée de conservation

– Principe de sécurité et de confidentialité

– Principe du respect du droit des personnes


• Déclaration des fichiers auprès de la CNIL :

– Obligation légale (article 22 de la loi du 6/01/78) de déclarer des fichiers informatisés qui concernent et permettent d'identifier directement ou indirectement des personnes physiques (nom, adresse postale, adresse électronique...)

– La loi dispense certains fichiers les plus courants de déclaration (vérifier sur www.cnil.fr rubrique « déclarer ») la désignation d'un correspondant informatique et libertés dispense de déclaration un certain nombre de fichiers

http://www.cnil.fr/


• Cas où une autorisation préalable auprès de la CNIL est exigée article 25 de la loi du 6/01/78:

– S'applique à des fichiers comportant des données dites sensibles : ex. des données biométriques (empreinte digitale...), génétiques, des infractions condamnations ou mesures de sureté, des appréciations sur les difficultés sociales des personnes...

– Fichiers qui poursuivent des finalités spécifiques (ex. fichiers de parents mauvais payeurs de la cantine)


• Traitement soumis à un avis de la CNIL article 26 et 27 de la loi du 6/01/78 :

Exemple :

– Les téléservices de l'administration électronique utilisant un identifiant des personnes physiques


En cas d'interrogation sur cette réglementation :

• Se reporter sur le site de la CNIL : www.cnil.fr

• Consulter le guide « Les collectivités locales » téléchargeable sur le site de la CNIL

• Consulter le cahier du Courrier des Maires «50 questions sur la loi informatique et libertés et les collectivités locales », septembre 2009, également disponible sur le site de la CNIL

http://www.cnil.fr/

CADRE JURIDIQUE DES TICCADRE JURIDIQUE DES TIC

• Nécessité pour l'employeur de se doter d'une charte informatique

• De nouvelles problématiques sur le plan juridique : exemple de la messagerie électronique

• L'accès des employeurs aux fichiers et documents informatiques

CADRE JURIDIQUE DES TICCADRE JURIDIQUE DES TIC

• Nécessité pour l'employeur de se doter d'une charte informatique :– Responsabilité de l'employeur en tant que

commettant de ses salariés, des fautes commises par ceux-ci dans leur utilisation d'internet depuis leur lieu de travail sur le fondement de l'article 1384 al5 du Code Civil. L'employeur est exonéré de responsabilité si son salarié a agi, hors de ses fonctions, sans autorisation et à des fins étrangères à ses attributions.

CHARTE INFORMATIQUECHARTE INFORMATIQUE

• Une charte informatique est un code de déontologie formalisant les règles légales et de sécurité de tout système d'information et de communication au sein de la collectivité

• le non respect de la charte peut entraîner le retrait du droit d'utilisation d'un outil, d'une application ou d'un matériel et/ou des mesures disciplinaires et/ou des sanctions pénales

CHARTE INFORMATIQUECHARTE INFORMATIQUE

Un modèle de charte informatique proposé par le Comité Technique Départemental dans sa séance du 16 juin 2006 est disponible sur le site internet du CDG35 :Gestion du Personnel >Documentation Pratique > Guide > Encadrement et suivi de l'effectif

MESSAGERIE ELECTRONIQUEMESSAGERIE ELECTRONIQUE

• Protection des messages personnels :– Législation relative à la correspondance

électronique (loi du 10.07.91)

– Violation sanctionnée pénalement, accentuée quand l'auteur est dépositaire de l'autorité publique ou chargé d'une mission de service public (article 432-9 du code pénal)

MESSAGERIE ELECTRONIQUEMESSAGERIE ELECTRONIQUE

• Protection des messages personnels :– « Le salarié a droit même au temps et lieu de

travail au respect de l'intimité de sa vie privée que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances » arrêt de la Cour de cassation du 2 octobre 2001

MESSAGERIE ELECTRONIQUEMESSAGERIE ELECTRONIQUE• La frontière entre le courrier professionnel et la

protection de la vie privée précisée par la Cour Administrative d'Appel de Rennes le 14.01.2001 dans une affaire mettant en cause le DGS de la ville de Douarnenez– Un document rédigé et saisi sur un site

professionnel non règlementé est à priori de caractère professionnel, sauf à ce que son contenu intéresse de manière évidente la vie privée de son auteur dans les aspects que la loi protège de manière évidente, à savoir la santé, le patrimoine et la vie affective ou sexuelle.

L'accès aux fichiers et documents L'accès aux fichiers et documents informatiquesinformatiques

• Tout document ou fichier non identifié comme personnel est présumé professionnel :– Il peut être ouvert par l'employeur en l'absence de

l'intéressé (Cass. Soc. 18.10.2006)

– Si les documents sont identifiés comme personnel, la seule restriction est la présence obligatoire du salarié,

– Les connexions établies par un salarié sur son temps de travail sont présumées avoir un caractère professionnel : l'inscription d'un site sur la liste des favoris ne lui confère aucun caractère personnel.(Cass. Soc. 9.02.2010)

• Beaucoup d'évolutions depuis les années 90

• L'E-administration n'est pas encore en place dans les communes mais s'esquisse au niveau intercommunal.

• Quelle est la place de l'intercommunalité dans l'évolution des systèmes d'information des collectivités ? La place du CDG, du CNFPT ?

ConclusionConclusion

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