Les Obstacles à l'accès à l'utilisation et au transfert de...

Les obstacles à l’accès, à l’utilisation et au transfert de l’information contenue dans les archives une étude RAMP

Programme général d’information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

.

.

PGI/83/WS/20

Paris, 1983 ,

LES OBSTACLES A L'ACCES, A L'UTILISATION ET AU TRAXSFERT DE L'INFORMATION CONTENUE DANS LES

ARCHIVES : UNE ETUDE RAMP

préparée par

Michel DUCHEIN

.

Programme général d'information et UNISIST

PGI-83/WS/20 Paris, 1983

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice recommandée :

Duchein, Michel. Les obstacles à l'accès, à l'utilisation et au transfert de l'information contenue dans les archives : une étude RAMP préparée par Michel Duchein /pour le/ Programme général d'information et UNISIST. Paris, Unesco, 1983. 89 p. 30 cm (PGI-~~/wS/~O!.

1. Les obstacles à l'accès, à l'utilisation et au transfert de l'information contenue dans les archives : une étude RAMP.

II. Unesco. Programme général d'information et UNISIST.

III. RAMP (Records and Archives Management Programme).

0 Unesco, 1983

. PREFACE --

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, plus particulièrement les pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme et coordonné, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Mana- gement Programme, RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information Ii]i-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres activités destinés à :

1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant l'information (aux niveaux national, régional et international).

2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement de l'information.

3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.

4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et de la communication, des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales.

5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des utilisateurs de l'information.

La présente étude, réalisée par Michel Duchein en vertu d'un contrat conclu avec le Conseil international des archives (CIA), se propose de servir de guide pratique aux archivistes pour la planification et la préparation de programmes et d'activités qui faciliteront l'accès-à/et l'utilisaticn des informations contenues dans les archives publiques et privées.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du programme général d'information, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.

(i)

TABLE DES MATIERES

Pages

1. INTRODUCTION. DEFINITION DES PROBLEMES

1.1 La notion d"'accès aux archives" : origine et évolution . . . . . . . . . . 1

1.1.1 Définition des archives ................................... 1 1.1.2 L'accès aux archives avant le XIXe siècle ................. 2 1.1.3 L'accès aux archives au XIXe siècle et jusqu'à la

Deuxième Guerre mondiale .................................. 4 1.1.4 L'évolution depuis la Deuxième Guerre mondiale ............ 5

1.2 Principes conflictuels : le droit à l'accessibilité des archives et ses obstacles d'ordre juridique et pratique . . . . . . . . . . 6

1.3 Archives et recherche : les tendances de la recherche historique actuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.4 Grand public et accès aux archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2. L'ACCES AUX ARCHIVES : LE DROIT A L'INFORMATION ET SES LIMITES

2.1 La notion de "droit à l'information" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.1.1 Origine de la notion de "droit à l'information" . . . . . . . . . . . 10 2.1.2 Les lois modernes sur la liberté d'accès à l'information . . 11

2.2 Principes et procédures légales pour l'accès aux documents administratifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.3 Le système de l'accessibilité liée au versement des documents dans les dépôts d'archives publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.4 Le système des délais de communicabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.5 Les catégories de documents non librement accessibles . . . . . . . . . . . . 17

2.5.1 Les documents intéressant la sécurité nationale et l'ordre public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2.5.2 Les documents intéressant la vie privée des personnes . . . . . 20 2.5.3 Les documents relatifs à des secrets protégés par la loi . . 24 2.5.4 Les documents d'archives privées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2.5.5 Un cas particulier : les papiers des chefs d'Etat et

personnages publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.5.6 La signalisation des documents non librement accessibles . . 26

2.6 Accès légal pour tous ou catégories de chercheurs différenciées ? 27

2.6.1 Les catégories de chercheurs privilégiés .................. 28 2.6.2 L'accueil des chercheurs étrangers ........................ 29

2.7 Les procédures d'autorisations exceptionnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.8 L'accès aux archives doit-il être gratuit ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

(ii)

Pages

3. LES OBSTACLES MATERIELS A L'ACCESSIBILITE DES ARCHIVES

3.1 Les conditions matérielles de l'accès aux archives . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3.1.1 L'accès aux documents en dehors des dépôts d'archives publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3.1.2 L'ouverture des dépôts d'archives au public. Formalités de la communication des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

3.1.3 Les limitations imposées par la protection physique des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.1.4 Les communications en masse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3.2 La connaissance du contenu des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

4. LA DIFFUSION DE L'INFORMATION CONTENUE DANS LES ARCHIVES

4.1 Le transport des documents hors de leur lieu de conservation . . . . . . 38

4.2 Le microfilmage et la reprographie des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

4.2.1 Les problèmes juridiques ................................... 39 4.2.2 Les problèmes pratiques .................................... 40

4.3 La publication des archives et le copyright . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

5. TROIS CAS PARTICULIERS

5.1 Les archives audiovisuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.2 Les archives lisibles par machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5.3 Les archives des organismes internationaux a....................... 45

6. CONCLUSION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

APPENDICE 1 - Textes de lois et règlements actuellement en vigueur concernant l'accès aux archives

APPENDICE 2 - Bibliographie sommaire

APPENDICE 3 - Allemagne fédérale : Benutzungsordnung für das Bundesarchiv

APPENDICE 4 - Etats-Unis : Freedcm of Information Act 1974 Presidential Recordings and Materials Preservation Act Privacy Act 1974

APPENDICE 5 - France : Loi du 17 juillet 1978 sur la liberté d'accès aux documents administratifs Loi du 3 janvier 1979 sur les archives Décret du 22 septembre 1979 sur la liberté d'accès aux documents administratifs Décret du 3 décembre 1979 sur la communicabilité des documents d'archives publiques

APPENDICE 6 - URSS : Règlement du Fonds d'archives d'Etat de l'URSS, 1980

PGI-83/WS/20 - page 1

1. INTRODUCTION. DEFINITION DES PROBLEMES

1.1 La notion d"'accès aux archives" : origine et évolution

.

-

1.1.1 Définition des archives

Avant d'étudier les origines et l'évolution de la notion d"accès aux archives", il convient d'abord de bien définir le mot "archives", qui a connu, au cours des âges et dans les différents pays, des significations assez variées.

Encore aujourd'hui, selon les aires culturelles, les lois et les règlements donnent à ce mot un sens sensiblement différent.

Dans la plupart des pays de tradition archivistique ancienne, et notamment en Europe, le mot archives (en allemand Archiv, en espagnol archiva, en italien archi- *, en russe arhiv, etc.) désigne @@l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité"/l.

En revanche, aux Etats-Unis et dans certains pays qui ont adopté leur terminologie, notamment le Canada, le mot archives a pris, par opposition au mot records (traduit en français-canadien par "documents"), le sens plus restrictif de "documents ayant cessé d'avoir une utilité courante et conservés, après ou sans tri, par l'organisme qui les a créés ou par ses successeurs pour leurs propres besoins, ou par un service d'archives, en raison de leur valeur durable'1/2.

Il doit donc être bien précisé qu'au cours de la présente étude, c'est le sens habituel, "européen", du mot archives qui a été retenu : autrement dit, dans une traduction anglaise, il devrait avoir pour équivalent non seulement anglais archives -' mais également l'anglais records.

Cependant, étant donné que l'accessibilité des documents est, dans la pratique et même parfois dans la législation, étroitement liée à leur présence effective dans un dépôt d'archives, nous serons amenés, à l'occasion, à distinguer entre les archives versées dans un dépôt ("archives" au sens des Etats-Unis) et les "documents administratifs" ("records").

D'autre part, dans le langage des archivistes du XIXe et du débutdu XXesiècle, le mot archives désignait souvent exclusivement les documents d'origine publique ou tout au moins émanant d'institutions établies telles que les tribunaux, les églises, les universités, à l'exclusion des papiers d'origine privée, papiers familiaux, correspondances personnelles, etc. Cette distinction existe encore aux Etats-Unis, où on désigne en général les papiers d'origine personnelle et familiale sous l'appel- lation de manuscripts. Dans tous les autres pays, le mot archives s'emploie aujour- d'hui aussi bien pour les documents d'origine privée que bour ceux d'origine publique, bien que leur statut juridique reste évidemment différent; c'est cet usage qui sera suivi ici, en distinguant, autant que de besoin, entre 'archives publiques" et "archives privées".

Enfin, il est entendu que, conformément à la définition désormais universellement admise, le mot archives s'applique à toutes les formes matérielles de documents, qu'il s'agisse de documents traditionnels (textuels), de documents figurés (cartes et

1. Glossaire international de terminologie archivistique du Conseil international des archives, en cours de publication : définition française de 'archives".

2. Id. - : traduction de la définition anglaise de "archives".


plans) , de documents photographiques, y compris les films et microfilms, de documents sonores, de documents produits et lisibles par machine (documents mécanographiques et informatiques).

1.1.2 L'accès aux archives avant le XIXe siècle

Ainsi précisée la définition des archives, il nous faut maintenant étudier brièvement la notion d'accès à ces documents.

De toute évidence, si les documents d'archives ont été conservés avec soin, depuis les origines de l'écriture, dans des civilisations aussi éloignées géogra- phiquement et chronologiquement que l'Egypte pharaonique, Sumer, la Chine ou l'Inde, c'est parce qu'on éprouvait le besoin d'y recourir à l'occasion; il fallait donc qu'elles soient accessibles - mais à qui, et dans quelle conditions ?

Pour autant que nous le sachions, l'accès des dépôts d'archives constitués par les rois et les prêtres dans 1'Antiquité était strictemen-t limité aux fonctionnaires officiels qui en avaient la garde, ou aux personnes munies d'une permission spéci- fique émanant de l'autorité suprême. En effet, la conservation des archives a été, de tout temps, liée à l'exercice du pouvoir : posséder la mémoire est un moyen essentiel de gouverner et d'aüministrer. Pouvoir y accéder était donc un privilège, non un droit. C'est pourquoi la charge d'archi.viste, dans les temps anciens, a toujours été considérée comme une charge de haut niveau, proche de l'autorité exé- cutive : dans l'empire chinois comme dans l'empire califal ou l'empire byzantin, le "garde des archives impériales", quel que fût son titre effectif, était en fait un ministre investi de hautes responsabilités. Souvent même (ainsi en Egypte ancienne, en Mésopotamie, en Chine) la conservation des archives revêtait un caractère religieux, le destin de l'humanité étant conçu comme un éternel retour de cycles chronoloaiques dont seule la connaissance du passé permettait de comprendre l'évo- lution et de contrôler le renouvellement. On conçoit, dans ces conditions, que l'usage des archives ait été protégé contre toute indiscrétion et contre toute curiosité hostile.

Il semble bien (malgré les lacunes de notre connaissance dans ce domaine) que l'idée d'ouvrir les archives à l'investigation non officielle soit étroitement liée à la naissance de l'idée de démocratie, c'est-à-dire à la cité athénienne du IVe siècle avant J.-C. Les plaideurs en justice pouvaient faire rechercher dans les archives officielles les documents à l'appui de leur cause. De même, lorsqu'un magistrat élu était accusé de trahison ou de violation des lois, le conservateur des archives était tenu de communiquer les documents relatifs à l'affaire.

Mais l'exemple athénien resta exceptionnel et pratiquement unique pendant de longs siècles. Ni dans les royaumes et Empires d'Orient et d'Extrême-Orient, ni a Rome, ni dans l'Europe du Moyen Age (qu'il s'agisse du monde latin ou du monde grec), l'accès aux archives ne fut ouvert sinon aux privilégiés ou aux possesseurs des archives eux-mêmes. Les moines qui rédigeaient les annales des monastères, les chroniqueurs que les rois et les princes chargeaient d'écrire le récit de leurs règnes pouvaient certes recourir aux documents d'archives, mais il ne s'agissait que de cas exceptionnels, et nullement d'un droit; en fait, l'utilisation des archives pour l'élaboration des oeuvres historiques n'était qu'un aspect de leur utilisation à des fins utilitaires, puisque l'histoire elle-même était conçue comme un auxiliaire du gouvernement des corps ou des âmes.

En même temps que la critique historique, aux XVe et XVIe siècles, apparaît la curiosité des historiens européens pour les documents originaux, qu'il ne s'agit plus seulement de recopier ou de résumer, mais de critiquer. Les protestants, en particulier, toujours soucieux de débusquer les fausses traditions dans 1'Eglise catholique, firent grand usage, pour appuyer leurs thèses, des documents conservés

I ~~1-83/ws/20 - page 3

dans les archi.ves des abbayes et des évêchés, qu'ils passèrent au crible de l'examen - diplomatique dont Mabillon devait codifier les règles en 1681 dans son célèbre traité

"De Re Diplomatica".

Dès lors s'engage une sorte de combat feutré entre, d'une part, les historiens, avides d'accéder aux archives, et, d'autre part, les possesseurs d'archives, de plus en plus réticents à l'idée de livrer à la curiosité publique des documents qui, pour beaucoup, fondèrent des traditions, des droits et des privilèges,dréels ou usurpés. La démonstration, par Lorenzo Valla dès 1440, de la fausseté de la "Donation de Constantin", qui constituait la prétendue base juridique du pouvoir temporel des papes, rendait désormais prudents tous les propriétaires de chartes. La correspondance de Mabillon lui-même, tout bénédictin qu'il fût, et des autres grands érudits de son temps, montre à quel point il était difficile, même pour des savants de renommée internationale, d'obtenir l'accès des chartriers d'abbayes; à plus forte raison, les chartriers de châteaux étaient réservés aux généalogistes appointés par leurs propriétaires.

En ce qui concerne les archives des gouvernements et des grandes institutions publiques, la situation était analogue : l'accès à ces archives, même s'il était parfois accordé à des historiens, restait un privilège que les princes étaient libres d'accorder ou de refuser à leur gré, sans justification; d'ailleurs, les bénéficiaires de ces autorisations ne pouvaient publier le résultat de leurs recherches que sous le contrôle des autorités. En plein XVIIIe siècle, Voltaire - connu, il est vrai, pour son esprit frondeur - se voyait encore fermer l'accès de certaines archives remontant à l'époque de Louis XIV. Certaines archives de première importance historique, par exemple celles du Vatican et de Venise, restaient totalement inaccessibles.

Mais c'est précisément au XVIIIe siècle que se produit la grande mutation intellectuelle qui amènera, entre autres conséquences, au siècle suivant, l'ouverture progressive des archives à la recherche. Il s'agit de la naissance (ou de la renaissance) de la notion de démocratie, selon laquelle la souveraineté émane du peuple et celui-ci, par conséquent, a le droit de contrôler l'action des dirigeants à qui il a confié, par le "contrat social", la mission de gouverner (J.-J. Rousseau, Du contrat social, 1762). De son côté, Voltaire revendique, au nom de la liberté naturelle, le droit à la critique, donc à la connaissance.

En même temps, l'idée se fait jour que la justice doit être "transparente", et notamment que tout accusé doit avoir accès aux témoignages de ses accusateurs (Cesare Beccaria, Dei delitti e delle pene, 1764) : première brèche apportée au principe, hérité de la procédure pénale romaine, du secret absolu des archives judiciaires.

Toutes ces innovations intellectuelles culminent avec la Révolution française, qui, par la Loi du 7 messidor an II (25 juin 1794), proclame que les documents des "archives nationales" - c'est-à-dire, selon la terminologie de l'époque, les archives appartenant à la nation, incluant donc archives gouvernementales, administratives, judiciaires et ecclésiastiques - sont communiquées librement et sans frais à tout

. "citoyen"" qui en fait la demande.

Ce brusque passage du principe du secret au principe de la liberté totale fut s éphémère, parce que prématuré. En 1856, en France même, le règlement des Archives

nationales stipula que le directeur "autorise ou refuse la communication" des documents, selon que cette communication présente ou non "des inconvénients au point de vue administratif" : c'était, en fait, le retour à l'arbitraire.


1.1.3 L'accès aux archives au XIXe siècle et jusqu'à la Deuxième Guerre mondiale -

En même temps, le progrès des études historiques, en ce XIXe siècle qui fut appelé "Le siècle de l'histoire", provoquait, dans tous les pays d'Europe et de culture européenne, une ouverture progressive des dépôts d'archives publiques, non sans exceptions, réticences et retards, selon les pays et selon leur degré de libé- ralisme. A la fin du siècle, de nombreux pays ne possédaient toujours pas de règles fixes pour la communication des archives, chaque demande étant soumise aux autorités qui décidaient, cas par cas, de l'opportunité d'y donner suite. C'était le cas, par exemple, de l'Autriche, de la Bavière, du Danemark, de la Prusse, de la Russie, de la Saxe, de la Turquie.

Le XIXe siècle est marqué, dans toute l'Europe, par la disparition brutale de la puissance féodale et par le remplacement des anciennes institutions médiévales par des institutions modernes (ce que les historiens marxistes appellent le passage de l'âge "féodal" à l'âge "bourgeois"). Les archives des institutions ainsi supprimées ou transformées furent alors transférées dans des dépôts d'archives nationales et perdirent leur caractère de "conservatoires de privilèges".

D'autres pays, par exemple l'Angleterre, la Belgique, la France, l'Italie, les Pays-Bas, admettaient le principe de la libre communicabilité des documents dans certaines conditions et certaines limites. Mais il s'en fallait encore de beaucoup que toutes les archives fussent accessibles à tous les chercheurs.

De nombreuses catégories d'archives restaient fermées : soit parce qu'elles étaient considérées comme propriété privée et donc échappant aux règlements des archives publiques (c'était le cas notamment, dans beaucoup de pays, des archives ecclésiastiques), soit parce qu'on les jugeait trop confidentielles, pour des raisons politiques ou juridiques, pour être livrées à la curiosité publique (ainsi, les archives des maisons régnantes, les archives judiciaires, les archives diplomatiques, les archives militaires).

Partout, des délais assez longs étaient prévus avant que la communication des documents fût autorisée : couramment 50, 60 ans et même plus. Certains pays, parti- culièrement peu libéraux, continuaient d'ailleurs à soumettre l'accès aux archives publiques à une autorisation individuelle (Russie impériale, Turquie ottomane).

Cependant, l'idée que les archives étaient la base des études historiques et que les Etats avaient le devoir de les ouvrir aux chercheurs était désormais à peu près universellement admise dans les pays de culture européenne.

La guerre de 1914-1918, en provoquant la chute de l'Empire austro-hongrois, de l'Empire russe et de l'Empire ottoman, facilita l'accès des archives dans plusieurs pays. Peu à peu, la fréquentation des dépôts d'archives s'accroissait, de sorte qu'à la veille de la Deuxième Guerre mondiale rares étaient, au moins en théorie, les pays qui n'admettaient pas le principe de l'accessibilité de leurs archives aux chercheurs.

Cependant, de nombreux obstacles subsistaient pour une plus grande libérali- sation - à la fois juridique, psychologique et matérielle. Derrière l'apparat libé- ralisme des lois et des règlements, beaucoup de gouvernements ou de directeurs de services d'archives pratiquaient en réalité une politique restrictive, en multipliant les exceptions au droit d'accès aux documents, en exigeant des justifications de l'usage fait par les chercheurs de la documentation recueillie par eux, en contrôlant de façon tâtillonne l'identité et les motivations des chercheurs. Presque partout, le droit à l'accès aux archives était réservé aux citoyens du pays, les chercheurs étrangers devant être munis d'autorisations exceptionnelles.


Enfin, nulle part (sauf en Suède, cas unique) le droit à l'accès aux archives n'était lié explicitement à l'exercice des droits démocratiques; autrement dit, lois et règlements étaient conçus exclusivement pour faciliter la recherche de caractère historique et érudit, portant sur les documents du passé, mais nullement pour permettre la connaissance par le public des procédures gouvernementales et administratives récentes ou actuelles.

1.1.4 L'évolution depuis la Deuxième Guerre mondiale

Toute l'évolution depuis la Deuxième Guerre mondiale - évolution qui fait l'objet de la présente étude, et qui est bien loin de son terme - a consisté en une ouverture de plus en plus grande des dépôts d'archives vers le public.

Dans cette évolution, beaucoup d'éléments ont joué et continuent de jouer :

- la mutation des études historiques, qui portent de plus en plus sur des sujets intéressant les époques récentes et même très récentes, au point que l'étude de l'histoire contemporaine a tendance à se confondre avec la politologie, la socio- logie et l'économie politique : d'où une demande des historiens portant sur des catégories de documents de plus en plus récentes et de plus en plus variées. A cet égard, la publication des archives allemandes saisies par les armées amé- ricaines a contribué non seulement à faire connaître les responsabilités des Nazis dans les origines et le déroulement de la guerre, mais à attiser le désir d'accès des historiens aux documents de l'histoire récente. Les journalistes, avec leurs sources d'information souvent non officielles, font à cet égard une concurrence sérieuse aux historiens proprement dits, plus dépendants des archives publiques;

- le développement des méthodes quantitatives (en histoire démographique, économique, etc.), qui nécessite la consultation de grandes masses de documents pour en extraire les données chiffrées mesurables;

- l'intérêt de plus en plus grand porté aux aspects économiques et sociaux de l'histoire, donc aux archives des entreprises, des associations, des syndicats, jusqu'alors peu connues et peu sollicitées;

- la facilité des relations internationales et intercontinentales, qui entraîne notamment de fréquents dëplacements de chercheurs d'un pays à l'autre, posant avec acuité la questionde l'accès des chercheurs non nationaux aux archives;

- l'accès à l'indépendance de nombreux pays d'Afrique, d'Asie, d'Océanie et des Caraïbes, avec toutes ses conséquences au plan des archives : problèmes de transferts d'archives entre les pays nouvellement indépendants et les anciennes métropoles ou entre pays anciennement dépendants d'une même métropole, problèmes de législations et de réglementations à elaborer dans les nouveaux pays, etc.;

-_ l'émergence progressive, surtout à partir des années 60, de la notion de "droit à l'information" explicite au moins dans les pays occidentaux, entraînant une reven- dication nouvelle quant à l'accès aux documents, considéré non plus du point de vue de la recherche historique ou scientifique, mais comme un droit démocratique de tout citoyen;

- d'une façon générale, l'expansion des études historiques (on a parlé d'"explosion" au cours des années 50 et 601, a provoqué une augmentation très rapide du nombre des manipulations de documents dans les archives, avec pour conséquence une dété- rioration accélérée des documents et des risques très sérieux de destruction des plus fragiles;


- enfin, les progrès de la technologie, très rapides depuis les années 50, Ont

entraîné de multiples conséquences pour les archives et leur accessibilité : le microfilm et la reprographie avec la multiplication des copies de documents (permettant la consultation de ceux-ci à distance sans avoir à déplacer les originaux); les techniques audiovisuelles, avec l'apparition de documents de types nouveaux dont la consultation pose des problèmes techniques et juridiques nouveaux; surtout l'informatique, avec la création de documents exclusivement "lisibles par machines" qui bouleversent complètement toutes les règles et toutes les habitudes concernant l'accès aux archives.

Face à ces exigences et à ces contraintes, les archivistes ont réagi très vite pour adapter leurs règlements et leurs méthodes de travail aux conditions nouvelles. Le Conseil international des archives, créé en 1948, a joué à cet égard un rôle de premier plan. Ses statuts font figurer, au nombre de ses objectifs généraux (art. 2) : "Faciliter une utilisation plus fréquente des archives et l'étude efficace et impar- tiale des documents qu'elles conservent, en en faisant mieux connaître le contenu et en s'efforçant de rendre l'accès aux archives plus aisé". Dès 1959, la Conférence internationale de la Table ronde des archives consacrait sa réunion de Lisbonne à une étude des conditions d'accessibilité des archives dans les différents pays. En 1966, un congrès international extraordinaire était organisé à Washington sur le thème de "l'ouverture des archives à la recherche". De multiples recommandations du Conseil international des archives, conformes d'ailleurs aux objectifs de l'unesco, ont été émises en faveur de la levée des obstacles, légaux ou autres, qui gênent l'accès du public aux archives; des réunions d'experts ont été organisées à ce sujet, de nombreuses études publiées.

Des progrès spectaculaires ont été effectivement accomplis. Dans de très nombreux pays, les délais de communicabilité des documents ont été raccourcis, de nouvelles catégories de documents ont été ouvertes à la recherche, des facilités diverses ont été accordées aux chercheurs et même aux simples curieux.

Cependant, il reste beaucoup à faire pour que toute la documentation contenue dans les archives devienne accessible à tous. Les lois et les règlements demeurent inégalement libéraux et inégalement efficaces selon les pays. Des obstacles légaux, juridiques, parfois même constitutionnels, restent dans certains cas à surmonter. Les facilités matérielles offertes aux chercheurs restent très variables d'un pays à l'autre. Au point où nous en sommes parvenus aujourd'hui, on peut même àire que le consensus des archivistes en faveur d'une ouverture systématique des archives au public n'est plus unanime, en raison des risques qu'une telle ouverture peut faire courir à l'intégrité physique des documents.

Tels sont les problèmes que nous allons aborder au cours de cette étude.

1.2 Principes conflictuels : le droit à l'accessibilité des archives et ses obstacles d'ordre iuridiaue et oratiuue

Dans le monde d'aujourd'hui, rares sont les pays qui n'admettent pas, au moins en théorie, un certaindroit d'accès aux archives publiques. Mais, d'une part, ce droit est plus ou moins clairement exprimé et plus ou moins précis selon les pays; d'autre part, il est très inégalement mis en pratique, avec des restrictions officielles ou non officielles qui, dans certains cas, peuvent aller en fait jusqu'à réserver l'accès aux archives aux "personnes autorisées", c'est-à-dire à le refuser au public dans son ensemble.

Les différents aspects juridiques, psychologiques et politiques de ces questions seront examinés plus loin. Il faut cependant, dès maintenant, résumer ici les obstacles qui se dressent sur la voie d'une accessibilité totale des archives.


Face au "droit à l'information", les juristes peuvent invoquer divers principes affirmés par les lois nationales et internationales :

- le droit des citoyens au respect de leur vie privée;

- la nécessité de protéger la sécurité des Etats et leurs relations multi ou bilatérales;

- la nécessité de protéger l'ordre public et la sécurité des citoyens; notamment, de poursuivre les coupables de crimes et. délits et de les empêcher de nuire;

- la nécessité de protéger la propriété intellectuelle;

- la nécessité de protéger le secret en matière industrielle et commerciale;

- en ce qui concerne les archives privées, le droit de libre usage des biens privés par leurs propriétaires.

A cela s'ajoutent des obstacles d'ordre pratique :

- nécessité de conserver les documents d'archives en bon état matériel, ce qui interdit de les manipuler de façon excessive;

- limitation des moyens en crédits et en personnel qui permettraient de multiplier les copies des documents pour protéger les originaux;

- difficulté de doter tous les documents d'instruments descriptifs (inventaires, répertoires, index, etc.) suffisamment détaillés pour que toutes les personnes interessées puissent avoir connaissance de leur existence et de leur contenu;

- limitation des jours et heures d'ouverture des salles de lecture dans les services d'archives, capacité insuffisante de ces salles, nombre insuffisant d'employés pour communiquer les documents.

En outre, l'accessibilité de certaines catégories de documents se heurte à des obstacles spécifiques :

- pOUr les documents audiovisuels/', nécessité de recourir pour leur consultation à des machines (appareils de projection, visionneuses, magnétophones, magnétoscopes, etc.) dont certaines sont coûteuses et d'emploi difficile;

- pour les documents informatiques, la nécessité de recourir à l'ordinateur pour leur utilisation pose des problèmes particulièrement délicats, juridiques et pratiques, qui sont loin d'être résolus à l'heure actuelle.

Enfin, pour les documents - très nombreux - qui n'ont pas encore été versés dans les dépôts d'archives, mais qui restent conservés dans les services ou éta- blissements qni les ont élaborés, les obstacles les plus fréquents à l'accès du public sont, outre l'ignorance pure et simple des lois et règlements sur ce sujet et la mauvaise volonté, implicite ou explicite, pour les appliquer, les difficultés matérielles (locaux, surveillance) particulièrement aiguës pour des services dont la communication des archives n'est nullement la finalité première.

1. Pour le sens de ce terme, voir plus loin, paragraphe 5.1.

PGI-83/~~/20 - page 8

1.3 Archi.ves et recherche I les tendances de la recherche historique actuelle

Parmi les demandeurs d'accès aux archives, les chercheurs à motivation scientifique, et en premi-er lieu les historiens, sont de loin les plus nombreux et les plus exigeants. Nous avons vu que, depuis le XVIITe siècle, c'est en faveur des historiens que s'est d'abord opérée l'ouverture des archives. Dans certains pays, aujourd'hui encore, les chercheurs "scientifiques" ou "s.cadémiques" bénëficient de privilèges pour i'accès aux archi.ves, par rapport au grand public.

Nous examinerons plus loin si un tel traitement préférentiel des chercheurs académiques est justifié; mais il est important d'exposer dès maintenant les conséquences, pour les archives, des tendances de la recherche historique actuelle, car ces tendances sont à l'origine de toute une évolution des relations entre archivistes et chercheurs, qui préoccupe vivement les uns et les autres.

Nombreux sont les historiens qui, depuis 20 ou 30 ans, ont tenté de définir la mutation épistémologique de leur science. Le professeur Geoffrey Barraclough en a dressé, voici quelques années, un tableau très détaillé dans le cadre d'une étude menée pour 1'Unesco sur les sciences sociales et humaines (Tendances principales de la recherche dans les sciences sociales et humaines, deuxième partie : sciences anthropologiques et historiques, esthétique et sciences de l'art, science juridique, philosophie, Unesco 1978).

Ce même sujet a fait l'objet, du point de vue des archives, d'une étude chiffrée portant sur 11 pays, réalisée en 1980 pour le neuvième Congrès international des archives (M. Roper : "The Academic Use of Archives", paru dans le volume 29 d'Archivum) .

A la lumière de ces études, il apparaît que les caractéristiques principales de la recherche historique actuelle - ou du moins celles qui ont un impact direct sur la demande d'accès aux archives - sont les suivantes :

- importance croissante àes études portant sur l'histoire récente et même très récente : en 1977-1978, 57,9 % des chercheurs travaillant au Public Record Office d'Angleterre consultaient des documents du XXe siècle (contre 12,4 % en 1962-1964). Le même phénomène se retrouve, plus accentué encore, dans d'autres dépôts d'archives de divers pays du monde : Etats-Unis, France, URSS, etc.;

- intérêt croissant pour les sujets d'histoire économique et sociale (13,8 % des documents consultés au Public Record Office en 1962-1964; 21,8 % en 1977-1978);

- apparition et expansion de secteurs nouveaux de la recherche historique : histoire des moeurs, histoire des mentalités, histoire de l'alimentation, histoire de la santé, histoire de l'enseignement, démographie historique, etc., qui font appel à de nouvelles catégories de sources ou interrogent de façon nouvelle les sources traditionnelles;

- introduction dans le travail de la recherche historique, sous l'influence notamment de l'école française dite des -Annales, des méthodes d'analyse quantitative et d'échantillonnage statistique qui impliquent le recours à l'ordinateur et, corré- lativement, le dépouillement systématique de vastes quantités de documents sériels, jusqu'alors peu exploités dans les archives, tels que livres de comptes, budgets, registres d'état civil, registres d'impôts, testaments, contrats de mariage, etc.;

- enfin, il faut noter l'extrême importance que revêt la nouvelle organisation professionnelle de la recherche historique, qui est, de plus en plus, l'oeuvre de chercheurs travaillant en équipes, généralement des étudiants sous la direction d'un professeur, tandis que l'apport des chercheurs "individuels" ne cesse de


.

.

diminuer en importance relative. C'est évidemment l'existence de ces équipes de chercheurs - presque toujours financées par les pouvoirs publics ou par des institutions spécialisées, universités, instituts, académies, etc. - qui rend possible la constitution des bases de données numériques qui sont la caractéris- tique de 1 "'histoire quantitative", et qui explique l'accroissement spectaculaire de la consultation des documents d'archives depuis une trentaine d'années : 9.600 articles consultés aux Archives nationales de France en 1955, plus de 170.000 en 1980, soit une multiplication par 17,7 en 25 ans.

Il faut d'ailleurs noter, comme l'a fait M. Roper dans son étude de 1980 citée plus haut, que malgré la vogue des études académiques d'histoire économique et sociale, l'histoire politique (au sens large du terme) et, plus généralement, l'histoire "événementielle", reste très étudiée. Elle conserve sans aucun doute la faveur de la majorité des lecteurs non spécialistes, comme le montre la vogue des revues de vulgarisation historique qui se multipiient. Or, c'est spécialement dans ce domaine que l'intérêt pour l'histoire contemporaine s'affirme : plus de la moitié des livres d'histoire publiés actuellement en Europe occidentale concernent l'histoire postérieure à 1930. Ceci expligue l'importance de la demande portant sur les documents récents.

1.4 Grand public et accès aux archives

Enfin, un phenomène nouveau se manifeste dans beaucoup de pays : c'est la curiosité du grand public poux les archives et, d'une manière plus générale, pour les documents anciens.

Par "grand public", nous entendons ici tous ceux qui ne sont ni historiens professionnels ou amateurs, ni étudiants, ni intéressés professionnellement aux archives : ce uu'on appelle, d'une expression à la fois familière et sympathique, "l'homme de la rue".

L'attrait du passé, le désir de retrouver (même de façon superficielle) des "racines" familiales ou ethniques, la simple curiosité parfois, expliquent cet afflux de visiteurs dans les expositions et musées de documents historiques, ceux-ci étant alors considér+s non seulement comme porteurs d"information rétrospective, mais comme "objets" au même titre qu'un bijou ancien, une sculpture ou un silex taillé.

Cette nouvelle curiosité pour le passé provoque, dans plusieurs pays occidentaux, une vogue extraordinaire des recherches généalogiques, devenues - avec l'augmentation des temps de loisir - un passe-temps favori pour des dizaines de milliers de personnes. Cette vogue, à son tour, a entraîné une prolifération d'associations, de revues spécialisées, de manuels plus ou moins bien informés. La proportion des demandes de consul.tation de documents pour des recherches généalogiques atteint, dans certains dépôts d'archives de France et d'autres pays, le pourcentage inquié- tant de 75 et même 80 %. Ceci est particulièrement préoccupant car, s'il est évi- demment souhaitable que l'accès aux archives s'ouvre le plus largement possible, ce type de recherches, qui porte sur un nombre restreint de catégories de documents (état civil, documents notariaux, listes nominatives de recensement, registres de recrutement militaire, etc.), suscite de graves risques pour la bonne conservation des documents. C'est un point qui ne peut être passé sous silence dans une étude sur l'accessibilité des archives.

Les archivistes, il faut le reconnaître, sont en général assez peu sensibilisés à cet aspect nouveau des désirs et des demandes du grand public. Ils sont, dans la plupart des pays, plus habitués (par leur propre formation intellectuelle) aux recherches des historiens, qui constituent leur "clientèle" majoritaire. Cependant, nous ne pouvons pas ignorer cette tendance actuelle vers une plus grande ouverture en dehors du public universitaire traditionnel. Les musées d'archives, expositions


de documents, publications de vulgarisation, doivent aussi entrer en ligne de compte dans la notion d"'accès aux archives", même si cela exige, de la part de beaucoup d'archivistes, un effort nouveau.

D'ailleurs, à l'intérieur même des institutions d'archives ou en dehors d'elles, on commence à voir se multiplier les associations et groupements dont un des buts est de faciliter l'accès aux archives pour le grand public curieux. Cet aspect de la "publicité" des archives a fait l'objet d'intéressantes discussions au neuvième Congrès international des archives (Londres 198@), à la suite du rapport de Mme Claire Berthe sur "Les archives et le grand public" (Archivum, vol. 29).

2. L'ACCES AUX ARCHIVES. LE DROIT A L'INFORMATION ET SES LIMITES

2.1 La notion de "droit a l'information"

2.1.1 Origine de la notion de '"droit à l'information"

La question de l'accessibilité des archives a connu une profonde mutation - la plus importante sans doute, du point de vue juridique, depuis l'existence même des archives - avec l'apparition récente de la notion de "droit & l'information" : l'accès aux archives n'étant plus, dès lors, considéré comme un privilège, ou comme une facilité réclamée par les historiens pour leurs recherches, mais comme un droit garanti par la loi pour tous les citoyens. Ce droit, pourtant, "fait figure de nouveau venu dans la famille des droits de l'homme", remarque le juriste Jean Rivero. On peut, certes, considérer qu'il découle tout naturellement du droit à la liberté de croyance et à la iiberté d'expression, garanti par la Déclaration française des droits de l'homme et du citoyen de 1789 et par le "Bill of Rrghts" des Etats-Unis de 1791. Mais il n'était nullement explicite à ce titre dans ces deux textes, ni dans les autres constitutions ou lois du XIXe et de la première moitié du XXe siècle. Ainsi, la Constitution de la République argentine de 1853 affirme le droit d"'ensei- 9-n=, d'apprendre et de publier ses idées sans censure préalable", mais l'accès à l'information n'est pas formulé en tant que tel.

Le droit à l'accès aux archives publiques peut également être rattaché à la notion de liberté de la presse. C'est sous cette forme qu'il figure, dès 1766, dans la Constitution du Royaume de Suède, ainsi rédigée actuellement : "Pour favoriser l'échange des opinions et l'information du public, tout citoyen suédois aura libre accès aux documents officiels..."

La Loi française du 25 juin 1794 (7 messidor an II), en posant en principe que tout citoyen pourrait obtenir gratuitement communication des documents des "archives nationales", se fondait plutôt sur la nécessité pour les citoyens de connaître l'étendue de leurs droits, notamment en ce'quiconcernait la suppression des droits féodaux et la vente des domaines nationalisés par les lois révolutionnaires.

On pourrait, enfin, faire dériver le droit d'accès aux archives publiques du droit de contrôle des citoyens sur les actes des fonctionnaires, tel que l'énonce la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen de 1789, article 15 : "Les agents publics doivent rendre compte de leur administration.'*

Cependant, ce n'est guère qu'après la Deuxième Guerre mondiale que le droit à une libre et complète information fut explicitement formulé avec une particulière solennité, par la Déclaration universelle des droits de l'homme adoptée par l'organisation des Nations Unies en 1948 : "Droit de rechercher, recevoir et répandre les informations et les idées sans considération de frontières..." (art. 19).

Dans un esprit un peu différent, mais avec une égale netteté, le pape Jean XXIII affirmait en 1963 dans l'encyclique Pacem in Terris : "Tout être humain

. PGI-83/WS/20 - page 11

a droit... à la liberté dans la recherche de la vérité... les exigences de la morale et du bien commun étant sauvegardées. Il a droit également à une information objective."

Les conséquences de ces principes sur l'accès aux archives étaient immédia- tement tirées par le Conseil international des archives dans les statuts adoptés dès sa fondation en 1948 : "Rendre l'accès aux archives plus aisé" figure au nombre des "objectifs généraux" énumérés dans leur article 2.

2.1.2 Les lois modernes sur la liberté d'accès à l'information

Comme beaucoup de principes, celui du droit à l'accès aux documents officiels resta longtemps très imparfaitement traduit dans les faits. Le "secret administratif", autant et plus encore que le souci de protéger la vie privée des citoyens, empêcha presque partout l'accès aux documents les plus récents et notamment à tous ceux qui n'étaient pas encore versés dans des dépôts d'archives publiques.

Les constitutions de certains Etats, il est vrai, énonçaient le principe du libre accès à la documentation administrative (ainsi la Constitution du Costa Rica de 1949, article 30 : "Est garanti le libre accès aux services administratifs aux fins d'information sur les affaires d'intérêt public, sauf les secrets d'Etat"). Mais, faute de mesures d'application concrètes, ce principe restait le plus souvent lettre morte.

La Finlande, pays où la tradition libérale suédoise est vivante depuis le XVIIIe siècle, fut la première, après la Deuxième Guerre mondiale, à se doter d'une loi spécifique pour assurer la "publicité des documents de caractère général" (Loi du 9 février 1951). Cette loi stipule en principe que les documents de caractère général rédigés ou requs par les autorités administratives sont accessibles à tous les citoyens finlandais sans aucun délai, et énumère les cas dans lesquels le gouvernement peut, par décret, déclarer que certains dossiers sont soustraits à cette libre communicabilité. Ainsi la notion d'accessibilité était-elle, pour la première fois (si l'on excepte la Loi suédoise de 1766), effectivement séparée de la notion de

dépôt d'archives, ce qui était une véritabie révolution dans la pratique sinon dans la théorie.

En raison de sa valeur d'exemple, la Loi des Etats-Unis de 1966 ("Freedom of Information Act", modifiée en 1974-1975 : 5 U.S. Code 552) revêt une particulière importance dans l'évolution de la théorie de l'accessibilité des documents publics.

Elle repose sur le principe que "la démocratie fonctionne au mieux quand le peuple a toutes les informations que permet la sécurité du pays" (Mémorandum de 1'Attorney General, 1967). A cette fin, elle définit les documents qui doivent être obligatoirement communiqués sur demande, ainsi que ceux qui doivent être publiés dans le "Federal Register". A contrario, elle énumère de façon très détaillée les documents qui, pour quelque raison, sont exclus de la libre communication (nous examinerons ces exceptions plus loin). Elle fixe enfin les procédures pour les demandes de communication, les refus de communication, les recours en cas de refus, etc.

.

.

A aucun endroit de cette loi le mot archives n'est écrit. II s'agit donc bien d'une loi dont l'optique est totalement étrangère à l'optique traditionnelle des lois sur les archives, qui considèrent essentiellement les documents comme sources de la recherche rétrospective. Le "Freedom of Information Act" s'intéresse aux documents dès leur création. C'est une loi d'administration et non d'archives. Ses conséquences pour les 'dépôts d'archives sont un effet secondaire, non un but primaire.

L'application effective du "Freedom of Information Act" de 1966 fit ressortir certaines lacunes du texte primitif, notamment en ce qui concernait la rapidité des communications demandées. L'amendement de 1974-1975 y remédia.


Dans différents pays occidentaux, des campagnes de presse et des mouvements d'opinion réclamèrent l'adoption de lois sur le modèle du "Freedom of Information Act" américain de 1966.

Dès 1967, la Norvège se dotait d'une loi sur l'administration publique (10 février 1967) où était réglementé l'accès à certains documents administratifs. La Loi du 19 juin 1970 sur la liberté de l'information posait, comme en Suède et en Finlande, le principe du libre accès à la documentation administrative, sauf exceptions pour raisons de sécurité nationale ou de protec+ion des intérêts de la justice et des particuliers.

La France suivit cet exemple avec la Loi du 17 juillet 1978 (amendée le 11 juillet 1979) dont le titre 1 s'intitule "De la liberté d'accès aux documents administratifs."

Sous une forme évidemment différente, due à la différence de tradition juridique entre les pays, elle est assez proche, dans son esprit et dans ses dispositions, des lois américaine et norvégienne. Comme celles-ci, elle pose le principe du droit à l'information et, comme conséquence, de la liberté d'accès aux documents administratifs, dont elle donne une définition détaillée. Elle règle les conditions maté- rielles de la communication et de la délivrance des photocopies et énumère (art. 6) les catégories de documents qui sont exclues de la liberté d'accès. Eile prévoit enfin les conditions de recours en cas de contestation.

Les Pays-Bas adoptèrent également, le 9 novembre 1978, une loi de même nature sur l'accès à la documentation administrative.

L'Australie s'est dotée en 1982 d'un "Freedom of Information Act" de même nature que la Loi américaine de 1966 de même titre.

Quant au Canada (législation fédérale), après plusieurs années d'études et de débats, il possède depuis 1982 une "Loi sur l'accès à l'information" et une "Loi sur la protection des renseignements personnels" (29-30-31 Eliz. II, chapitre Ill), qui, avec leurs annexes, constituent un des textes les plus détaillés existant dans ce domaine à l'heure actuelle. Le "droit à l'accès aux documents des institutions fédérales" est reconnu pour tous les citoyens canadiens et résidents permanents, et la liste des catégories des documents exclus de ce libre accès n'occupe pas moins de 17 articles.

2.2 Principes et procédures légales pour l'accès aux documents administratifs

Une caractéristique commune des lois suédoise, finlandaise, américaine, française, norvégienne, néerlandaise, australienne et canadienne sur l'accès à la documentation administrative est qu'elle& posent en principe le droit à l'accès aux documents sans limitation de date, les documents non accessibles étant considérés comme des exceptions, limitativement énumérés. C'est donc le renversement complet de la législation traditionnelle, qui considérait au contraire la non-accessibilité temporaire comme la règle, sauf exceptions.

L'accès est légalement assuré, quel que soit le lieu où les documents sont conservés, dépôt d'archives ou bureau administratif : ceci est aussi une innovation considérable.

Les procédures réglementaires pour demander la communication des documents sont exposées de façon plus ou moins détaillée dans les lois sur la liberté d'accès. En France, elles ont fait l'objet d'un décret particulier pris en application de la loi (Décret du 6 décembre 1978).


Les sept lois envisagées sont plus ou moins détaillées et précises dans i'énu- mération des documents qui sont soustraits au libre accès; c'est d'ailleurs sur ce point précis que portent, comme il était prévisible, la plupart des contestations.

A~IX Etats-Unis comme en Australie, les contestations en cas de refus d'accès injustifié sont jugées par les tribunaux judiciaires : "District Courts" aux Etats-Unis, sans préjudice de sanctions administratives infligées par la "Civil Service Commission"; "Administrative Appeals Tribunal" en Australie. En Finlande, les contestations sont jugées par la Cour administrative suprême. Au contraire, en France et en Norvège, elles sont soumises en première instance à des commissions spéciales, "Commission d'accès à la documentation administrative" pour la France, "Commission sur le secret et la recherche'" pour la Norvège; les tribunaux ne sont saisis que si l'administration refuse de suivre l'avis de la commission. Au Canada, c'est le "Commissaire à l'information" nommé par le gouverneur en conseil, avec l'accord du Sénat et de la Chambre des communes, qui est chargé d'instruire les contentieux pour l'application de la loi sur l'accès à l'information; ses décisions peuvent être révisées par la Cour fédérale.

Aux Etats-Unis, l'application de la loi sur l'accès à l'information a entraîné des dépenses considérables et - de l'avis général - un certain nombre d'abus. Il est en effet très difficile, puisque l'accès aux documents est défini comme un droit, d'empêcher de simples curieux, ou même des mauvais plaisants, d'exiger la communication de centaines ou de milliers de documents sans avoir à justifier leursdemandes. De même, le droit à la délivrance de photocopies, imprudemment énoncé dans les lcis américaine et française, entraîne une surcharge de travail des services de photocopie. Aux Etats-Unis, le Federal Bureau of Investiqation (principale victime du "Freedom of Information Act") était obligé, en 1981, d'employer 300 personnes uniquement pour répondre à toutes les demandes de communication de documents, pour un coût annuel de 10.000.000 de dollars.

Pour cette raison, 1'Attorney General William F. Smith annonçait en 1981 qu'une refonte complète o'thorough review") du "Freedom of Information Act" était devenue nécessaire, car l'expérience montrait que trop de gens l'utilisaient '"pour des fins que le Congrès n'avait pas envisagées". D'où un projet de loi ("Bill") présenté en 1981 par le sénateur républicainOrringG. Hatch, proposant de restreindre de façon très sensible le libéralisme de la Loi de 1966-1974/1975.

En France, la Loi de 1978 a, semble-t-il, donné lieu à moins d'abus; il est vrai qu'elle a eu un impact beaucoup plus restreint sur l'opinion publique, et qu'elle reste ignorée de beaucoup de citoyens malgré la publicité dont elle a fait l'objet. La tradition d'une "transparence administrative" est certainement moins profondément ancrée en France qu'aux Etats-Unis ou dans les pays scandinaves.

D'un point de vue théorique, on doit certes souhaiter que des lois du type "Freedom of Information Act" ou "Loi sur la liberté d'accès aux documents administratifs" soient adoptées dans tous les pays.

. Mais, dans la pratique, il est évident qu'elles n'ont des chances d'être effec- tïvement appliquées que si elles correspondent à une tradition d'administration libérale, qui est loin d'exister partout. Faute d'un tel contexte, elles risquent de n'être que des trompe-l'oeil et des textes sans portée réelle. On pourrait citer

. plusieurs pays à gouvernement de type dictatorial où les libertés publiques sont peu ou pas assurées, et où cependant les lois proclament la liberté d'accès à l'information : la moindre expérience montre que cette liberté n'existe que sur le papier.

D'autre part, même dans les pays de gouvernement et d'administrationlibéraux, le principe absolu du libre accès aux documents administratifs n'est pas universellement accepte. L'Attorney General des Etats-Unis William F. Smith a constaté que la


crainte de les voir livrées à la curiosité publique, en vertu du "Freedom of Infor- mation Act", fait que certains possesseurs d'informations qu'ils jugent confidentielles hésitent à les transmettre à l'administration. Comme le remarque l'historien français Robert-Henri Bautier, la peur des indiscrétions conduit de plus en plus les responsables des affaires publiques à traiter celles-ci dans des rencontres personnelles ou par des conversations télsphoniques (ces dernières n'étant d'ailleurs pas elles-mêmes à l'abri des oreilles indiscrètes).

Mais la réticence de certains à l'égard de la libre communication des documents administratifs se fonde aussi sur des arguments juridiques.

Par exemple, tout dossier comportant des lettres émanant d'une personne privée (même si cette lettre n'a pas été envoyée sous condition expresse de secret) pose le problème de l'autorisation de l'auteur de celle-ci. Un particulier n'a pas le droit de publier une lettre qu'il a reçue, sans l'accord de celui qui l'a écrite. Pourquoi 1'Etat aurait-il ce droit ? (R.-H. Bautier, Congrès international des archives, Washinqton 1966).

Tout citoyen a droit au secret sur sa vie privée, incluant sa vie professionnelle. Le fonctionnaire public est-il donc le seul à échapper a ce droit ? "Je n'ai jamais cru, et je ne crois toujours pas, qu'un gouvernement bon et efficace puisse être compatible avec une ouverture totale de l'information... Il faut qu'il y ait un certain degré de confidentialité dans le processus de décision et d'administration, bien au-delà des notions évidentes de sécurité nationale et de respect de la vie privée" (Gordon Robertson, "Confidentiality in Government", in Archivaria, 6, 1978, p- 3). Nous devons cependant noter que cet avis de M. Robertson, ancien greffier du Cabinet du Canada, n'a pas été suivi par le gouvernement de son pays puisque la Loi canadienne sur l'accès à l'information a finalement été votée et promulguée en 1982.

Bien entendu, ces observations ne remettent pas en cause le droit des citoyens à accéder à toute information les concernant directement ou indirectement. Mr Duncan Maclean, animateur de la campagne pour le vote en Angleterre d'un '"Freedom of Infor- mation Act", cite en exemple, avec raison, le droit des citoyens à connaître les documents intéressant la sécurité routière, les risques nucléaires, les matériaux nocifs utilisés dans l'industrie, etc. On pourrait multiplier les exemples. Tout pays démocratique doit évidemment posséder des lois garantissant l'accès à ce genre de documents. Mais l'accord n'est pas unanime, en revanche, pour étendre cette liberté d'accès à tous les documents administratifs.

Sans doute la solution la plus sage serait-elle que les lois du genre "Freedom of Information Act" énumèrent les catégories d':nformations pour lesquelles le libre accès doit être assuré, au lieu de se borner, comme c'est le cas actuellement, à énumérer celles qui sont exclues de ce libre accès.

2.3 Le système de l'accessibilité liée au versement des documents dans les dépôts d'archives publiques

Dans un certain nombre de pays, les documents sont définis comme librtment communicables à partir du moment où ils sont versés dans un dépôt d'archives publiques. Autrement dit, dans ces pays, tous les documents conservés dans les dépôts d'archives publiques sont en principe librement accessibles, sauf exceptions limitativement anumérées.

C'est le cas, entre autres, de la Bulgarie, du Costa Rica, de la République dominicaine, de l'Espagne, d'Israël, de l'Italie, du Japon, du Grand-Duché de Luxembourg, de la Norvège, de la Nouvelle-Zélande, de Panama, des Pays-Bas, du Portugal, de la République de Saint-Marin, de l'URSS.


.

Dans ces pays, c'est donc le délai légal de versement aux archives publiques qui détermine (sauf dispositions particulières pour certaines catégories de . documents) la communicabilité. Il est de 50 ans aux Pays-Bas, 40 ans en Italie, 30 ans au Costa Rica, dans la République dominicaine et au Japon, 25 ans en Espagne, en Norvège et en Nouvelle-Zélande. Dans beaucoup de pays (ainsi la Bulgarie et l'URSS), il n'existe pas de délai légal de versement, mais plutôt des règlements particuliers pour chaque catégorie de documents.

En liant la notion d'accessibilité à celle de versement dans les dépôts d'archives publiques, on facilite évidemment la tâche des archivistes, qui n'ont pas à se poser de questions pour savoir si tel ou tel document de leuas dépôts est communicable au public ou non. Mais on risque, si les règlements concernant les délais de versement ne sont pas strictement respectés, de soustraire à l'accès des chercheurs de nombreux documents, qui seront peut-être parmi les plus intéressants.

En effet, dans ces pays, aucune loi ni aucun règlement n'oblige une administration ou un service quelconque à rendre accessibles ses dossiers, fussent-ils vieux de plus de 50 ou 60 ans, s'ils n'ont pas été versés dans un dépôt d'archives publiques. Une très stricte organisation du préarchivage (ou du "records management'*, pour employer la terminologie des Etats-Unis) est donc la condition absolue, en pareil cas, de l'accessibilité des archives. Il ne serait pas réaliste de l'espérer dans la plupart des pays en voie de développement et même dans beaucoup d'ailtres.

2.4 Le svstèmedesdélais de communicabilité

Dans la plupart des pays, au lieu de lier la communicabilité des documents à leur versement dans un dépôt d'archives publiques, on a fixé des délais à partir desquels ils deviennent communicables, quel que soit le lieu de leur conservation.

En effet, il est apparu depuis longtemps que tous les documents peuvent être rendus publics, sans inconvénient pour personne, lorsqu'ils ont atteint une certaine ancienneté. Il est rare (sauf peut-être dans le domaine des relations internationales) qu'un document, quel qu'il soit, conserve un caractère secret ou potentielle- ment dangereux après un siècle : tous ceux qui ont contribué à son élaboration sont morts, et les circonstances qui lui ont donné naissance n'existent plus.

C'est pourquoi, dès le début du XIXe siècle, de nombreux pays ont admis le principe que les documents publics pourraient être communiqués à l'expiration d'un ter-tain délai, variable selon les catégories de documents. C'est le système des "délais de communicabilité", qui constitue aujourd'hui encore la base du système d'accès aux archives dans la majorité des pays du monde.

Ce système repose évidemment sur de toutes autres motivations q.ue le principe de la liberté d'accès à l'information étudié précédemment. Il ne s'agit plus de permettre aux citoyens d'accéder aux informations concernant l'administration courante, actuelle, mais de permettre aux chercheurs (essentiellement aux historiens) d'accéder aux sources de documentation sur le passé.

Etant donné l'intérêt de plus en plus grand manifesté par les chercheurs pour l'étude de l'histoire récente - phénomène que nous avons signalé plus haut - les délais de communicabilité ont été, presque partout, considérablement abrégés au cours des 30 dernières années.

Voici 30 ans, ils étaient couramment de 50, 60 ans et même davantage. Aujour- d'hui, ils sont le plus souvent de 30 ans, 25 ans et même moins, bien que certains pays conservent des délais plus longs :

- délai de 60 ans : île Maurice;

PGI-83/wS/20 - page 16

- délai de 50 ans : principauté d'Andorre, Danemark, principauté du Liechtenstein, Nigéria, Soudan, Tchecoslovaquie;

- délai de 35 ans : Archives fédérales suisses;

- délai de 30 ans : Afrique du Sud, Archives fédérales d'Allemagne, Argentine, Archives fédérales d'Australie, Archives fédérales d'Autriche, Bahamas, France, Inde, Roumanie, Royaume-Uni, Sénégal, Sri Lanka, Zimbabwe, etc.;

- délai de 25 ans : Algérie, Cameroun;

- délai de 20 ans : Botswana, Hongrie, Zambie.

Le délai le plus long actuellement en vigueur est celui des Archives du Vatican, dont l'accès est arrêté à la date de la mort de Léon XIII (1903), soit 80 ans.

On remarque que l'Australie et la France, qui ont des lois sur la liberté d'accès aux documents administratifs, ont néanmoins un délai de 30 ans pour l'accès aux archives. Cela peut paraître contradictoire, mais la contradiction n'est qu'apparente, car le délai de 30 ans ne s'applique évidemment qu'aux documents qui ne sont pas librement accessibles, dès leur création, en vertu de la loi sur la liberté d'accès aux documents administratifs.

Les délais indiqués ci-dessus sont, il faut y insister, des délais généraux, qui s'appliquent à la majorité des documents mais non à tous. Dans tous les pays, un certain nombre de catégories de documents sontsoumises àdes délais plus longs, qui seront étudiés de façon détaillée ci-dessous.

La tendance généraleà l'abrégement des délais de communicabilité, très sensible depuis la fin de la Deuxième Guerre mondiale, se poursuivra-t-elle à l'avenir ?

Les historiens et les journalistes le souhaitent évidemment. Les hommes politiques qui sont, au nom de la démocratie, partisans d'une totale "transparence" de l'administration, estiment que tout délai imposé a la connaissance des documents publics est nuisible : ainsi Mr. Wedgwocd Benn qui écrit : "Un intervalle de 30 ans avant de pouvoir connaître et publier les expériences et les erreurs /du gouver- - nement et de l'administration/ rend leur connaissance, au mieux inefficace, au pis inutile'" (Political Quarterly, janvier-mars 1979). Le Président John F. Kennedy, pour sa part, recommandait à ses ministres de laisser consulter leurs documents au bout de 15 ans (cité par W. Kaye Lamb, "Liberalization of restrictions on access to archives", in Archivum, XVI, 1966, p. 38).

Cependant, un abregement systématique des délais de communicabilité ne recueille pas un assentiment unanime. Beaucoup d'hommes politiques et de fonctionnaires publics considèrent que des délais de communicabilité trop brefs risqueraient de les gêner dans la conduite des affaires administratives. Peut-être s'agit-il là d'une réaction de défense à l'égard de curiosités jugées indiscrètes (exemple de la "paranoia administrative"" dénoncée par plusieurs auteurs), mais elle ne peut être ignorée sans risques. L'historien Jacques Freymond, tout en souhaitant le plus libre accès possible aux archives, est conscient de ce risque : "Nous n'avons aucun intérêt à forcer la porte par des pressions visant à obtenir des gouvernements la réduction des délais fixés pour l'ouverture des archives, car les gouvernements adopteront aussitôt des mesures discrètes de protection, en ne versant pas certains documents aux archives, ou même en constituant des dossiers présentant la version qui leur convient de leur action. Hommes politiques et agents diplomatiques se mettraient à l'abri des regards indiscrets en limitant au strict nécessaire les communications écrites, pour traiter verbalement les affaires importantes...


.

L'aggravation de la pression aurait pour résultat en définitive de vider les archives" ("Une histoire du présent est-elle possible ?", in Historiens et géo- graphes, 287, décembre 1981, p. 417).

La situation n'est d'ailleurs pas identique dans tous les pays. Là où il n'y a pas eu, au cours des 30 dernières années, de troubles politiques graves, il semble qu'on pourrait abaisser à 25 ou 20 ans, sans graves inconvénients, le délai général de communicabilité des archives. En revanche, dans les pays sui ont connu des révo- lutions, des guerres civiles ou des occupations militaires, des troubles sociaux et politiques graves, le libre accès à des documents concernant ces événements risquerait d'entraîner des délations, des vengeances, des règlements de comptes.

Cela ne signifie évidemment pas que les documents doivent être soustraits à la justice pour la recherche des responsabilités, par exemple en matière de crimes de guerre, de trahison ou de collaboration avec l'ennemi, mais l'accès incontrôlé du public à ces documents présenterait certainement plus d'inconvénients que d'avantages avant une trentaine d'années. C'est pourquoi un abrëgement systématique des délais de communicabilité apparaît impossible, et même dangereux dans beaucoup de cas : la sécurité des personnes doit passer avant la satisfaction des curiosités historiques.

2.5 Les catégories de documents non librement accessibles

Qu'il s'agisse d'une totale et immédiate accessibilité au titre de la "liberté d'accès aux documents administratifs" ("Freedom of Information") ou de délais de communicabilité, toutes les législations reconnaissent que certaines catégories de documents ne peuvent être librement communiquées qu'à l'expiration de délais plus longs que les autres.

C'est dans l'énumération et la justification de ces exceptions que se trouvent, à l'heure actuelle, les plus grandes disparités entre les différentes législations nationales.

Il est malheureusement impossible, en raison même de cette diversité, de tracer un tableau comparatif complet de toutes les législations existantes à cet égard. En effet, dans certains cas, les catégories de documents à accès restreint sont énu- mérées en détail, de façon exhaustive et limitative, tandis que dans d'autres cas elles sont définies de fagon générale et non limitative.

D'autre part, les formules employées dans les lois nationales font souvent référence à des notions de droit propres à chaque pays, difficilement comparables à celles des autres pays.

Cependant - et sans prétendre ici à l'exhaustivité - nous pouvons tenter de regrouper les principales restrictions légales à l'accès aux documents en quelques grandes catégories, qui se retrouvent plus ou moins dans tous les pays ou dans la .majorité d'entre eux.

2.5.1 Les documents intéressant la sécurité nationale et l'ordre public

Parmi tous les motifs qui sont invoqués pour refuser ou restreindre la communication de certaines catégories de documents, le plus fréquent, et aussi le plus ancien, est la protection des intérêts de l'Etat, notamment de la sécurité nationale et de l'ordre public.

Il n'existe aucun pays dans lequel certains documents ne soient pas protégés contre les curiosités indiscrètes au nom de ces principes. Cependant, l'ampleur des interdictions ainsi formulées varie beaucoup d'un pays à l'autre, et plus encore leur précision.


Les formules employées dans les lois sont en genéral assez vagues :

- "certaines séries de sources documentaires jugées particulièrement secrètes dans l'intérêt de la politique intérieure, de la défense et de la politique étrangère de 1'Etat" (Algérie, Décret du 20 mars 1977, article 88 b);

- les documents peuvent être refusés "'quand la sauvegarde des intérêts de 1'Etat l'exige" (République démocratique allemande, Benutzungsordnung 17 MZrz 1976, paragraphe 7 (1));

- "documents relatifs à des sujets qui sont spécifiquement désignés, selon les critères établis par un Executive Order, comme davant être tenus secrets dans l'intérêt de la défense zationale ou de la politique étrangère et qui sont, en conséquence, classifiés comme tels par cet Executive Order" (Etats-Unis, Freedom of Information Act, section 2, 6, b);

- "documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte... au secret des délibérations du gouvernement et des autorités relevant du pouvoir exécutif, au secret de la défense nationale et de la politique exté- rieure, à la monnaie et au crédit public, à la sûreté de 1'Etat et à la sécurité publique" (France, Loi du 17 juillet 1978, article 6);

- "documents de caractère réservé relatifs à la politique étrangère ou intérieure de 1'Etat (Italie, Loi du 30 septembre 1963, article 21).

Cependant, dans certains pays, un effort est fait pour limiter l'arbitraire dans l'interprétation de ces restrictions; dans ce cas, les catégories de documents auquel l'accès est restreint sont énumérées, avec plus ou moins de précision, soit dans les lois elles-mêmes, soit dans des documents annexes, décrets, règlements, décisions gouvernementales, etc. En voici quelques exemples :

- documents concernant la délimitation des frontières nationales (Brésil);

- documents désignés comme réservés par la Commission des relations extérieures (Colombie);

- documents militaires, documents des services de contre-espionnage, minutes du Conseil d'Etat (Danemark);

- documents provenant des services des Ministères de la défense nationale et des relations extérieures, archives du Président de la République et du Premier Ministre, archives de la police nationale intéressant la sûreté de 1'Etat ou la défense nationale, documents mettant en caùse les négociations financières, monétaires et commerciales avec l'étranger (France);

- documents énumérés dans l'"Officia1 Secrets Act" de 1911 (Royaume-Uni);

- documents intéressant "la sécurité du royaume ou ses relations avec un pays étranger ou avec une organisation internationale, la politique financière et monétaire, la politique de change du royaume, les intérêts économiques de 1'Etat ou des collectivités publiques" (Suède).

L'énumération la plus détaillée des documents exclus de la libre communicabi- lité pour quelque raison que ce soit se trouve dans la Loi canadienne de 1982 sur l'accès à l'information (articles 13 à 27).

Lorsqu'il existe un délai légal pour l'accessibilité des archives, celui des documents concernant la sécurité nationale et l'ordre public est, presque toujours,


beaucoup plus long que celui des documents ordinaires. Cependant, là encore, il existe de grandes différences d'un pays à l'autre :

- 70 ans au Cameroun, au Sénégal;

- 60 ans en France;

- 50 ans en Algérie ("50 ans ou plus"), Belgique, Israël, Italie, Zaïre;

- 30 ans dans la République de Saint-Marin.

Lorsque les documents réservés au titre de la sécurité nationale ou de l'ordre public font l'objet de mesures juridiques particulières ("classification" aux Etats-Unis, "secret défense" en France, "secret officia1 records" au Royaume-Uni, etc.), ils doivent faire l'cbjet d'une mesure analogue de "déclassification" avant de pouvoir être communiqués. Cette mesure peut intervenir après des délais très variables : en Angleterre, "records are supposed to be declassified after a period, but in practice this is often not done and they cannot therefore be produced to searchers" (réponse à l'enquête lancée pour la préparation de la présente étude, 1982). La même anomalie peut être constatée en France, où on trouve, dans les archives du Ministère des relations extérieures, des documents portant le timbre "très secret" et datant de 1940 et même 1930, alors qu'ils ont perdu depuis longtemps tout intérêt diplomatique ou stratégique.

En fait, dans beaucoup de pays, les documents réservés au titre de la sécurité nationale et de l'ordre public restent inaccessibles aussi longtemw que le gouvernement en décide ainsi (Brésil, Archives publiques du Canada, Chili, Colombie, Nouvelle-Zélande, Soudan, URSS, etc.). En pareil cas, seules des autorisations individuelles peuvent permettre d'y avoir accès. Cette restriction peut s'exercer sans limitation de durée.

Il faut enfin signaler que, dans quelques pays, la limite de communicabilité des documents diplomatiques ou militaires est fixée à une date précise, correspondant à un grand événement dans l'histoire du pays : 1913 en Inde, 1919 en Hongrie, 1939 en Pologne. La date de 1940 a longtemps été considérée, de même, comme la limite de communicabilité en France, mais ce système a été aboli par la Loi du 3 janvier 1979.

Le principe de la restriction d'accès à certains documents pour des raisons de sécurité nationale et d'ordre public n'est sérieusement contesté par personne. Les plus sourcilleux des démocrates libéraux, pas davantage que les plus impatients des historiens, ne peuvent raisonnablement espérer avoir communication des plans des sous-marins atomiques, des plans de mobilisation en cas de guerre ou des plans de lutte antiterroriste en vigueur.

Cependant, dans divers pays, l'interprétation donnée à ce principe est jugée abusive par certains. Un exemple de cette contestation (en République fédérale d'Allemagne, Etats-Unis, France notamment) porte sur les documents concernant l'ins- tallation des centrales nucléaires : la Commission d'accès aux documents administratifs, en France, a eu à plusieurs reprises à examiner des conflits portant sur ce point précis. Le souci de la sécurité publique permet-il de communiquer les plans de ces centrales à tout demandeur ? Les associations antinucléaires le prétendent; les autorités gouvernementales le nient. Ce problème dépasse, bien entendu, la compétence des archivistes.

Aux Etats-Unis, une vive polémique s'est instaurée en 1974 à propos de la divulgation, dans un livre de Victor Marchetti et John Marks "The CIA and the Cult of Intelligence", de documents classifiés secrets. Plusieurs commentateurs consi- dèrent que ces documents n'intéressaient pas, en réalité, la sécurité nationale


comme l'affirmait la Criminal Investigation Agency, mais que celle-ci cherchait seulement à se mettre à l'abri des critiques pour son comportement et son action durant la guerre d'Indochine (Christine M. Marwick, "The curious National Security pendulum : openness and/or censorship", in Library Journal, 15 septembre 1979).

De même, en Angleterre une campagne d'opinion a tenté, dans les années 1971- 1975, d'obtenir une modification libérale de l"'Officia1 Secrets Act" de 1911, jugé exagérément restrictif et arbitraire, mais jusqu'à présent ces efforts n'ont pas abouti (Peter White, "Officia1 secrets and Government openness in Britain", in The Australian Library Journal,22 Feb. 1980).

2.5.2 Les documents intéressant la vie privée des personnes

Tout autant que la notion de sécurité nationale et d'ordre public, celle de la vie privée des personnes ("privacy") est difficile à définir de façon précise.

Depuis la fin du XVIIIe siècle, la plupart des pays ont admis que les citoyens ont droit au respect d'un certain nombre de secrets concernant leur vie personnelle et familiale : secret de la correspondance, inviolabilité du domicile, secret des opinions politiques et religieuses, etc. Ces dispositions figurent dans la plupart des constitutions nationales aujourd'hui en vigueur, sauf dérogations en cas d'état de guerre ou d'état d'urgence et sauf dispositions particulières concernant notamment la recherche des crimes et délits par les autorités de police et de justice.

Cependant, le "droit au respect de la vie privée", tel qu'il est envisagé par beaucoup de théoriciens aujourd'hui, va bien au-delà de ces définitions assez restrictives. Ceci est dû à l'extrême extension prise par les interventions de 1'Etat dans la vie privée des citoyens, et aussi aux puissants moyens d'intrusion que confèrent les techniques modernes de la photographie, de l'audiovisuel et de l'électronique. Pour ces différentes raisons, des mouvements d'opinion publique, dans la plupart des pays industrialisés occidentaux, ont lutté depuis une vingtaine d'années pour que le domaine de la "vie privée" soit mieux défini et mieux protégé. Aux Etats-Unis, le "Privacy Act" de 1974; en France, la Loi sur l'informatique et les libertés du 6 janvier 1978; en Israël, le "Privacy Act" de 1981; au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels de 1982, contiennent des dispositions spécifiques pour exclure de l'accès du public certains documents dont la divulgation serait dommageable à la vie privée. Mais aucun de ces textes (sauf la Loi canadienne de 1982) ne donne de la "vie privée" une définition réellement complète.

A défaut d'une définition universellement acceptée, force est donc, pour savoir quels documents doivent être réservés au titre du respect de la vie privée, de rapprocher plusieurs dispositions législatives ou réglementaires éparses dans divers textes (où les archives ne sont que rarement mentionnées en tant que telles).

Nous arrivons ainsi à la liste suivante, qui ne prétend pas à l'exhaustivité, mais qui correspond à peu près à l'énumération que donne le professeur Jean River0 au chapitre "liberté de la vie privée" de son ouvrage classique sur les libertés publiques :

(a) Etat civil et filiation (naissances, mariages, divorces, décès). Dans tous les pays, la publicité des documents d'état civil est protégée par des lois spéci- fiques. Le délai est communément de 100 ans pour les actes de naissance, parfois moins pour les actes de mariage et surtout de décès. Les documents qui concernent les naissances illégitimes sont parfois protégés de façon particulière (ainsi au Danemark, où ils sont incommunicables à perpétuité).


(b) Santé. Les documents émanant des médecins sont, dans tous les pays, protégés par le secret professionnel médical. Ce secret est en général étendu à tous les documents qui concernent la santé d'une personne en particulier, même s'ils n'émanent pas d'un médecin (documents de l'administration hospitalière, des services de la sécurité sociale, etc.). Le délai de non-communicabilité est, ici aussi, très long : en général 100 ans ou 80 ans après la naissance de la personne concernée. En France, le délai est exceptionnellement long (150 ans après la naissance), de façon à protéger les personnes contre la divulgation de maladies héréditaires dont leurs parents ou grands-parents auraient pu être atteints. Pour la même raison, au Brésil, les documents concernant les maladies mentales sont incommunicables sans limitation de date.

(c) Fortune et revenus. Dans les sociétés libérales, les renseignements concernant la fortune et les revenus des personnes sont en général strictement protégés contre les indiscrétions. Les agents des impôts, les notaires, les employés de banques sont tenus au secret professionnel. Les délais de secret sont parfois très longs (100 ans dans plusieurs pays pour les documents des notaires : il est vrai que ceux-ci touchent assez souvent à la vie privée des familles). En France, les dossiers de l'impôt sur le revenu sont tenus secrets pendant 60 ans. Mais, dans certains pays - notamment les pays scandinaves, et bien entendu ceux de l'Europe de l'Est - les documents fiscaux, ou du moins certains d'entre eux, sont au contraire librement communicables, car la notion de "secret des fortunes" n'existe pas. Il n'y a donc pas, sur ce point précis, de consensus international.

(d) Procédures pénales et criminelles. Si les jugements pénaux et criminels sont publics, et si par conséquent les sentences sont librement accessibles, il n'en va pas de même des dossiers de procédures judiciaires, et notamment des pièces d'instruction, dont seules les autorités judiciaires et les avocats peuvent avoir connaissance. C'est pourquoi les dossiers de procédures pénales et criminelles sont, dans de nombreux pays, exclus de la libre communicabilité pendant des délais assez longs pour protéger les intéressés contre les risques d'indiscrétions, qui viole- raient gravement le secret de leur vie privée. Les délais vont généralement de 50 à 100 ans selon les pays.

Une difficulté particulière concerne les délits ou crimes amnistiés. La conséquence juridique de l'amnistie est d'effacer entièrement le souvenir du crime ou du délit, auquel il est même interdit de faire désormais allusion. En toute logique, les documents concernant ces crimes ou délits amnistiés devraient donc être définitivement tenus secrets, et même détruits. Dans la pratique, ils sont néanmoins communiqués à l'expiration du même délai que les autres documents de procédures pénales et criminelles. La personne intéressée étant alors décédée (surtout si le délai est de 100 ans), les inconvénients d'une divulgation sont considérablement atténués.

(e) Vie professionnelle. On admet presque universellement que la vie professionnelle d'une personne, et plus particulièrement ses rapports avec son employeur, fait partie du domaine de sa vie privée. Ainsi, tous les documents concernant ces relations sont couverts par le secret, souvent en application de lois spécifiques. Les dossiers personnels de fonctionnaires et d'employés publics sont tenus non communicables (sauf à l'interessé lui-même) au moins pendant-la durée de leur vie professionnelle, et parfois bien au-delà : 100 ans, ou même 120 ans en France. La raison de ces longs délais est que les dossiers personnels des fonctionnaires contiennent des renseignements d'état civil et des documents relatifs à la santé des intéressés, ainsi que, parfois, des documents relatifs à des procédures disci- plinaires ou pénales.

Dans certains pays, on assimile aux dossiers personnels de fonctionnaires les dossiers personnels d'étudiants dans les universités, qui contiennent, en effet, les


mêmes renseignements d'état civil, de santé, de discipline, et également des appré- ciations sur la valeur intellectuelle de l'intéressé et la qualité de ses études. Cette assimilation devrait être généralisée partout.

De même, on peut placer dans cette catégorie les dossiers personnels des militaires et, par extension, les dossiers et registres du recrutement militaire, particulièrement riches en informations indiscrètes sur les intéressés.

(f) Opinions politiques, philosophiques et religieuses. Le droit des citoyens au secret de leurs opinions politiques, philosophiques et religieuses est généra- lement reconnu par les législations de la plupart des pays; il figure d'ailleurs dans la Déclaration internationale des droits de l'homme.

En conséquence, tout document contenant des informations sur ces sujets est exclu de la libre communicabilité, au moins pendant la durée de la vie de l'intéressé.

(g) Les documents de base des statistiques. Il existe, dans la vie administrative d'aujourd'hui, une catégorie de documents particulièrement riche en renseignements concernant la vie privée des citoyens : ce sont les documents de base (questionnaires, etc.) des enquêtes statistiques : recensements de la population, enquêtes économiques, sondages de toute nature. On y trouve des renseignements sur l'état civil, sur la santé, sur la vie professionnelle, sur le niveau culturel, sur les biens et les revenus, et même (bien que cela soit illégal dans beaucoup de pays) sur les opinions politiques, philosophiques et religieuses des personnes.

Pour cette raison, les documents de base des statistiques sont particulièrement protégés contre les indiscrétions. Dans plusieurs pays, il existe des lois spéciales pour réglementer strictement leur communication et leur utilisation.

Etant donné qu'il s'agit presque toujours maintenant de documents élaborés ou exploités sous forme mécanographique ou électronique, nous étudierons cette question plus loin, dans le paragraphe intitulé "Les documentsmécanographiques etinformatiques".

(h) Un point litigieux : la notion d'"honneur des familles". La plupart des législations anciennes en matière de communicabilité des archives contiennent des dispositions pour protéger 1"'honneur des familles". De telles dispositions existent encore, notamment dans beaucoup de législations archivistiques d'Amérique latine.

Cependant, force est de reconnaître que cette notion draYhonneur des familles" est extrêmement difficile à définir de façon précise, et qu'elle peut servir de prétexte au plus total arbitraire pour refuser la communicationde certainsdocuments, quelle que soit leur date. Les inconvénients de la révélation, par exemple, d'une naissance illégitime peuvent atteindre les descendants d'une famille après plusieurs générations. De même, la révélation d'une infamie commise par une personne peut être gravement dommageable à ses descendants et à sa famille, même longtemps après sa mort (par exemple, la carrière d'un homme politique risque d'être compromise si les électeurs apprennent que son père a commis des actes malhonnêtes comme fonctionnaire ou comme magistrat public, même si cela remonte à 40 ou 50 ans).

Dans plusieurs pays, la loi affirme expressément que la notion de protection de la vie privée s'étend non seulement aux personnes vivantes, mais à la mémoire des morts et à leurs familles.

Cependant, il semble indispensable, pour éviter les abus et l'arbitraire, que des limites chronologiques soient définies à cet égard. Même lesmaladies héréditaires peuvent être révélées en France après 150 ans d'après la Loi du 3 janvier 1979 (le plus long délai de secret existant au monde à notre connaissance). on peut penser qu'après 100 ans, ou après 120 ans, plus aucune révélation ne porte vraiment atteinte


à la vie privée de qui que ce soit. La loi n'a pas à protéger la réputation des morts : c'est là le domaine de l'histoire, non de la loi. Aucune loi ni aucun règlement ne devrait pouvoir permettre de refuser l'accès du public à des documents, vieux de plus de 100 ou 120 ans - à la rigueur 150 ans pour les documents concernant spécifiquement certaines maladies héréditaires. (En général, le délai est calculé à partir de la naissance des personnes concernées; au Canada, il est de 20 ans après leur mort : système qui n'est pas dépourvu d'inconvénients, car, si tous les documents individuels portent la date de naissance des intéressés, bien peu portent leur date de mort !).

Quant à la notion d"'honneur des familles", qui est totalement vague et subjective, elle devrait disparaître des lois sur la communicabilité des archives. Des listes de documents non communicables, avec l'indication du délai de non-communica- bilité, peuvent seules éviter l'arbitraire dans ce domaine. Nous ne devons pas oublier, à ce propos, que tous les jugements pénaux et criminels sont publiés dans la presse, ainsi que de nombreuses informations sur les enquêtes policières et sur la plupart des crimes et délits; la simple consultation des journaux constitue-t-elle pour autant une atteinte à l'honneur des descendants des personnes citées dans ces articles ? Il serait difficile de le prétendre.

(i) Les documents de police. De tous les documents administratifs, ceux qui touchent de plus près à la vie privée des citoyens sont évidemment ceux des services de police.

C'est là un problème qui dépasse le cadre de la présente étude, car dans plusieurs pays c'est non seulement la communicabilité, mais la nature même de ces documents qui sont contestées sur des bases légales. La République fédérale d'Allemagne, les Etats-Unis, la France, l'Italie notamment, ont connu depuis une vingtaine d'années des débats juridiques et des campagnes de presse concernant la légalité de certaines enguêtes de police et de certains dossiers ou fichiers conservés par les services de police. Tout récemment, une enquête parlementaire a été effectuée au Canada sur les dossiers de la Gendarmerie royale du Canada, qui conservait des renseignements interdits par la loi concernant la vie privée des citoyens; la destruction de ces dossiers a été prescrite ("La liberté et la sécurité devant la loi : deuxième rapport de la Commission d'enquête sur certaines activités de la GRC", Ottawa, août 1981). Des questions du même genre ont été soulevées en France, en 1981, à propos des archives de la gendarmerie et du "fichier des juifs" établi pendant l'occupation nazie par le gouvernement de Vichy.

Des archivistes n'envisagent jamais de gaité de coeur la destruction de documents, quels qu'ils soient. Cependant, lorsqu‘il s'agit de protéger la liberté des personnes contre tout risque de persécution ou de pratiques illégales, il est certain q.ue mieux vaut détruire des documents que mettre en danger des vies humaines.

En tout cas, si des documents de cette nature existent, ils doivent être strictement protégés contre toute indiscrétion. Un délai de 100 ans de non-communi- cabilité apparaît impératif.

(j) La notion d'" informations obtenues sous promesse de secret". Dans la plupart des pays de tradition juridique britannique, les lois stipulent la non- communicabilité des documents qui contiennent des informations obtenues par l'administration "sous réserve de la promesse de les tenir secrètes", ou, autrement dit, des documents "dont la communication constituerait un abus de confiance de la part de l'administration" (Angleterre, Australie, Bahamas, Barbade, Botswana, Canada, Nouvelle-Zélande, Sri Lanka, Tanzanie, etc.).

Cette formulation rejoint, dans son esprit, celle des pays où la loi interdit la communication des documents de base des enquêtes statistiques, mais elle est plus large et plus compréhensive.

PGI-83/~S/20 - page 24

Elle doit toutefois, pour être efficace, être accompagnée d'une obligation, pour les administrations, de spécifier sur le document lui-même que celui-ci contient des informations obtenues sous promesse de secret, car l'archiviste ne peut, évi- demment, savoir cela par lui-même.

En outre, il faut qu'un délai soit fixé à la non-communicabilité : autrement dit, il faut qu'en promettant le secret à un citoyen sur les informations qu'elle lui demande, l'administration l'informe que ce secret n'a qu'une durée limitée : 10 ans, 20 ans, 50 ans selon les cas. En France, la durée du "secret statistique" est de 100 ans.

2.5.3 Les documents relatifs à des secrets protégés par la loi

Indépendamment de la vie privée des citoyens, les lois protègent un certain nombre de secrets, notamment dans le domaine du commerce et de l'industrie : le secret des fabrications industrielles (pour les protéger contre les imitations illégales) et celui des recherches scientifiques sont les plus connus, grâce aux lois nationales et internationales sur les brevets.

Toutes ces lois comportent un délai, à l'expiration duquel le secret n'est plus protégé.

Pendant toute la durée du délai prévu par la loi, les documents concernant les secrets en question sont exclus de la communication au public. Cette restriction cesse à l'expiration du délai.

De même nature sont les restrictions en application des lois SU le secret bancaire, le secret des transactions commerciales, le secret des recherches géo- logiques et minières, qui mettent en jeu de très gros intérêts économiques, publics ou privés.

2.5.4 Les documents d'archives privées

Jusqu'à présent, nous n'avons envisagé que le cas des documents d'archives publiques, c'est-à-dire provenant d'administrations ou organismes publics (Etat, collectivités territoriales) et appartenant à l'Etat, aux collectivités publiques ou aux organismes dépendant d'eux.

Cependant, des masses considérables d'archi.ves proviennent de personnes privées, de familles, d'entreprises, associations ou établissements de droit privé, et ne sont donc pas concernées par les lois régissant les archives publiques.

Certaines de ces archives demeurent la propriété de la personne, de la famille ou de l'organisme qui les a produites; elles sont, alors, régies par les règles de la propriété privée, mais (dans certains pays) avec des restrictions résultant de lois spécifiques lorsqu'il s'agit d'archives présentant un intérêt historique.

Il existe en effet de nombreuses lois qui instaurent des mesures de protection particulières pour les archives privées émanant de personnes, de familles ou d'organismes ayant joué un rôle important dans la vie politique ou économique du pays. La notion de "patrimoine historique national", de plus en plus répandue dans les légis- lations récentes, englobe maintenant les monuments, objets et documents appartenant non seulement à l'Etat, mais aux particuliers et aux organismes de droit privé.

Dans la majorité des cas, ces mesures légales de protection n'incluent pas de dispositions spécifiques pour l'accessibilité des documents ainsi protégés. Ainsi, la Loi française du 3 janvier 1979, si elle interdit l'exportation, la destruction ou la modification des archives privées déclarées "archives historiques", n'oblige pas pour autant leurs propriétaires à les rendre accessibles aux chercheurs. Il en


est de même de la Loi espagnole du 21 juin 1972 sur la "défense du trésor documen- taire et bibliographique national", de la Loi algérienne du 20 mars 1977, etc.

Quelques législations, cependant, subordonnent l'aide financière de 1'Etat pour la conservation des archives privées à l'ouverture de celles-ci à la recherche: une condition mise en Finlande à l'octroi d'une aide de 1'Etat pour la conservation d'archives privées est que "la partie essentielle de celles-ci soit mise à la disposition des chercheurs et autres utilisateurs (Loi finlandaise du 20 décembre 1974 sur l'aide de 1'Etat aux archives privées, article 4). La Loi italienne du 30 septembre 1963 contient une disposition analogue (article 38 b).

Il ne faut pas se dissimuler que la nature même des archives privées rend difficiles des mesures législatives obligeant leurs propriétaires à les communiquer : d'une part, parce qu'elles concernent, par définition, des faits qui relèvent de la vie privée (relations familiales, opinions personnelles, santé, etc.) ou du secret économique (archives d'entreprises industrielles et commerciales), d'autre part, parce qu'un propriétaire d'archives, même d'intérêt historique, ne dispose pas toujours de moyens matériels d'accueillir des chercheurs venus pour les consulter : problèmes de locaux, de temps disponible, etc. Même la législation italienne de 1963, très stricte sur le principe de l'accessibilité des archives privées déclarées *‘d'intérêt historique notable", admet que l'administration des Archives d'Etat peut, par entente avec le propriétaire des archives, "réserver" les documents dont la communication présenterait des inconvénients.

Dans la pratique, les propriétaires de fonds d'archives présentant un intérêt historique reconnu sont, en général, très disposés à les communiquer aux chercheurs qui en font la demande. Cependant, il y a parfois des refus de communication, soit pour des raisons familiales (par exemple, lorsque la propriété d'un fonds d'archives est disputée entre plusieurs membres ou branches d'une même famille), soit pour des raisons économiques (les archives des entreprises sont, en général, moins aisément accessibles que celles des familles) ou même politiques (archives des partis politiques et des syndicats dans certains pays)/'.

De nombreuses archives privées sont aujourd'hui conservées dans des dépôts d'archives publiques, soit qu'elles leur aient été données et vendues par leurs propriétaires, soit qu'elles y aient été simplement déposées à titre révocable. Dans le premier cas (don ou vente), on admet en général que ces archives, même si elles conservent leur statut juridique d'archives privées, sont ouvertes à la recherche dans les mêmes conditions que les archives publiques, à moins de stipu- lations contraires au moment du don ou de l'achat.

En revanche, lorsqu'il s'agit de dépôts révocables, les propriétaires restent maîtres d'autoriser ou limiter la communication des archives à leur gré. Dans beaucoup de cas, les restrictions d'accès ainsi formulées sont temporaires : par exemple, 20 ou 30 ans après la date du dépôt. Ainsi sont évités les risques d'indis- crétion concernant des événements familiaux ou personnels récents. Ces restrictions ne devraient, en tout cas, jamais revêtir un caractère général et systématique, ni s'étendre au-delà de la vie du dépositaireetde son héritierdirect (cf.R.-H. Bautier, in Actes de la 10e Conférence internationale de la Table ronde des archives, Copen- hague 1967).

1. Voir l'article de Pierre Assouline "Les archives secrètes existent-elles ?", dans L'Histoire, no 54, mars 1983, à propos des difficultés éprouvées par les historiens pour accéder aux archives du Parti socialiste et du Parti communiste en France.


2.5.5 Un cas particulier : les papiers des chefs d'Etat et personnages publics

Un des problèmes les plus difficiles à résoudre, du point de vue juridique, est celui de la nature et de l'accessibilité des papiers des chefs d'Etat et des personnages publics importants (ministres, hauts fonctionnaires, officiers supérieurs, hauts magistrats).

11 est évident que ces papiers, quel que soit leur statut juridique, présentent le plus grand intérêt pour les historiens. Les correspondances privées, familiales ou amicales, de personnages tels que le Président Roosevelt, sir Winston Churchill ou le général de Gaulle, sont des sources de première importance pour l'histoire contemporaine : néanmoins, elles sont indéniablement leur propriété individuelle, et, après eux, celle de leurs héritiers naturels, au même titre que leur fortune personnelle.

La difficulté vient de ce que, dans les correspondances et dans les papiers conservés par des personnages publics, les sujets touchant à leur vie privée et à leurs .fonctions publiques sont souvent inextricablement mêlés, de même que dans leurs conversations amicales et familiales.

Par ailleurs, en raison même des fonctions exercées par ces personnes, la nature des renseignements qui peuvent se trouver dans ces papiers est souvent hautement confidentielle. A diverses reprises, des lois ou des règlements ont été promulgués pour empêcher la divulgation de tels papiers : ainsi, en France, au temps de Louis XIV, tous les papiers des diplomates et militaires de haut rang étaient, à leur mort ou à leur sortie de fonctions, mis sous scellés et placés dans lesarchives de 1'Etat. De nos jours, de telles mesures ne seraient plus concevables que dans des cas exceptionnels, par exemple en exécution d'un jugement de tribunal, ou en cas de haute trahison.

L'affaire du Watergate, aux Etats-Unis, a conduit la Cour suprême et le Congrès de ce pays à étendre très loin la notion de propriété publique des archi.ves prési- dentielles et à donner à celles-ci une très large publicité. Cependant il s'agit là, précisément, d'une circonstance exceptionnelle et peu de pays seraient prêts, aujourd'hui, à aller aussi loin.

En France, le dépôt des papiers des présidents de la République aux Archives nationales reste contractuel : les présidents restent, juridiquement, libres d'effectuer ou non ce dépôt. Il semble d'ailleurs que, depuis une vingtaine d'années.. la coutume d'un tel dépôt tende à devenir la règle. Bien entendu, en pareil cas, le président ou ses héritiers restent libres d'imposer des restrictions à la communication des documents déposés; ces restrictions sont en général limitées à 30 ans, comme pour les archives publiques proprement dites.

On peut enfin assimiler aux archives des personnages publics celles des maisons régnantes, qui sont, dans les pays à constitution monarchique, considérées comme des archives privées et non comme des archives publiques. Dans la majorité des cas, leur communication reste laissée à la volonté du souverain; ailleurs, elles sont accessibles à l'expiration de délais généralement très longs : au Danemark, la limite d'accessibilité des archives de la maison royale est l'avènement du roi Christian IX, c'est-à-dire l'année 1863.

2.5.6 La signalisation des documents non librement accessibles

Dans les nombreux pays où la communicabilité n'est pas réglementairement liée au versement des documents dans les dépôts d'archives publiques (voir par. 2.3), il est parfois difficile, pour les chercheurs et pour les archivistes eux-mêmes, de savoir avec précision quels sont les documents communicables et quels sont ceux dont l'accès est restreint.


Cette difficulté est génératrice de contentieux entre les archivistes et les chercheurs; elle peut surtout entraîner des conséquences graves pour les archivistes qui auraient, par mégarde, communiqué des documents d'accès limité.

pour remédier à ces inconvénients, trois solutions sont envisageables :

(1) Une liste des catégories de documents dont l'accès est restreint en vertu d'un texte législatif ou réglementaire est affichée dans les salles de lecture des archives, ou imprimée et remise gratuitement à chaque chercheur lors de son arrivée au dépôt d'archives. Cette pratique est utile pour renseigner les chercheurs de façon globale, mais elle ne résout pas les incertitudes sur tel ou tel document pris isolément (par exemple, lorsqu'il y a divergence d'inter- prétation sur la notion de "vie privée" ou de “sécurité publique").

(2) Les documents soustraits à la libre communication à l'expiration du délai général fixé par la loi sont signalés, soit par un tampon spécial (du genre "Communication à 60 ans'" ou "Communication à 100 ans"), soit par leur inclusion dans une chemise de couleur portant l'indication de leur délai de communicabi- lité. Bien entendu, c'est au service d'origine des documents qu'il incombe d'apposer le tampon ou de placer les documents dans la chemise ad hoc.

(3) Les documents dont les délais de communicabilité sont différents du délai général fixé par la loi sont signalés sur le bordereau ou liste qui accompagne le versement ("transfer list"). Cette dernière procédure est réglementaire en France depuis le Décret du 3 décembre 1979.

Quel que soit le système retenu, il faut insister sur sa stricte application par tous les services et organismes producteurs d'archives, faute de quoi les délais légaux de communicabilité risquent de ne pas être respectés, sans qu'on puisse en faire le reproche aux archivistes.

En effet, ceux-ci ne peuvent être seuls chargés de la responsabilité de décider quels documents ils peuvent communiquer. M. J. Lindroth, dans son rapport sur "Histoire contemporaine et archives"' au 9e Congrès international des archives (Londres, 198O),relatait le cas d'un archiviste suédois qui avait été contraint "de consacrer la majeure partie de son temps pendant plusieurs années à déterminer pré- cisément quels étaient les documents qu'il était possible de communiquer à un chercheur travaillant sur l'histoire de la Suède pendant la Seconde Guerre mondiale et quels étaient ceux qui ne pouvaient l'être". Seule une signalisation claire des documents au moment de leur versement aux archives publiques permet d'éviter de tels inconvénients.

Bien entendu, les indications sur la communicabilité des documents, qu'elles figurent ou non sur les documents eux-mêmes, doivent figurer clairement sur les instruments de recherche mis à la disposition du public, afin que celui-ci sache dès l'abord ce qui lui. sera communiqué et ce qui lui sera refusé.

2.6 Accès légal pour tous ou catégories de chercheurs différenciées ?

Longtemps, nous l'avons vu, l'accès aux archives publiques a été limité à quelques chercheurs privilégiés : membres du gouvernement ou de l'administration, historiens connus et présentant toutes garanties de discrétion.

Aujourd'hui, au contraire, la plupart des législations nationales assurent le libre accès des archives (dans les limites définies ci-dessus aux par. 2.4 et 2.5) à tous les citoyens du pays.


Cependant, sur deux points, les législations nationales continuent à différer entre elles : d'une part, le traitement préférentiel accordé à certaines catégories de chercheurs, d'autre part, l'admission des chercheurs étrangers.

2.6.1 Les catégories de chercheurs privilégiés

Si le "droit à l'information" pour tous est relativement récent en tant que droit juridiquement reconnu, l'ouverture des archives aux recherches historiques est, au contraire, assez ancienne.

La question se pose maintenant de savoir si les "chercheurs" - quel que soit le sens qu'on donne à ce terme - doivent bénéficier d'un droit particulier d'accès aux archives, ou si, au contraire, tous les citoyens doivent être traités de fagon égale sur ce point.

Comme il a été dit plus haut (par. 1.3 et 1.4), la demande de consultation d'archives par le grand public non spécialisé est un phénomène récent. Ce n'est donc qu'au cours des dernières années que cette question de l'accès "égal" ou "privilégié" aux archives s'est posée.

La plupart des législations archivistiques actuelles ne font aucune distinction entre les différentes catégories de demandeurs. Au contraire, le droit égal de tous à l'accès aux archives est souvent affirmé avec netteté : les documents consultables seront communiqués "sans restriction à toute personne qui en fera la demande" (Loi française du 3 janvier 1979, article 6); "les documents conservés dans les archives d'Etat sont librement consultables, à l'exception de ceux qui ont le caractère de documents réservés..." (Loi italienne du 30 septembre 1963, article 21); "sous réserve des conditions imposées en matière de publicité, toute personne est auto- risée à consulter sans frais les documents d'archives..." (Loi néerlandaise du 19 juillet 1962, article 7), etc.

De telles formulations impliquent, normalement, que les chercheurs n'ont pas à justifier du motif de leur demande de communication des documents, puisque aucune distinction n'est faite par la loi entre les différentes catégories de recherches.

Cependant, dans certains autres pays, la communication des archives est réservée à certaines catégories de recherches limitativement énumérées. Ainsi, aux Archives fédérales allemandes, les documents ne sont communiqués que pour :

- les recherches effectuées par les administrations ou organismes dont proviennent les archives;

- les recherches de caractère scientifique devant aboutir à une publication (à l'exclusion des étudiants préparant des mémoires ou diplômes destinés à rester manuscrits);

- les besoins de publicité culturelle de la presse, de la radio, de la télévision ou du cinéma;

- les recherches permettant aux intéressés de justifier d'un droit ("Benutzungsord- nung für das Bundesarchiv", 11 septembre 1969, article 2).

.Moins précise, mais également limitative, est la formule du règlement du Fonds d'archives d'Etat de l'URSS du 4 avril 1980 : "'Les documents du Fonds d'archives d'Etat de l'URSS sont utilisés à des fins politiques, économiques, scientifiques et socioculturelles, ainsi que pour garantir les droits et les intérêts légitimes des citoyens'" (article 23). Formules similaires en Roumanie (Décret du 20 décembre 1971, article 20) et en Bulgarie (Loi du 12 juillet 1974, article 18). Aux Archives


naticnales de l'Inde, les "Research Rules" de 1980 réservent l'accès aux archives aux "bnna fide research scholers" ainsi définis : membres de la Indian Historical Records Commission, professeurs et assistants des universités et des collèges d'enseignement supérieur, étudiants de l'enseignement supérieur préparant des diplômes, fcnctionna.ires gouvernementaux effectuant des recherches pour leurs administrations. Cette pratique semble assez répandue - même si elle n'est pas exprimée dans les règlements - dans d'assez nombreux pays d'Afrique et d'Asie.

Lorsque les finalités de recherches dans les archives sont définies limitativement par la loi, les personnes qui demandent la communication de documents doivent évidemment justifier de la nature de leurs recherches. On peut en tirer la conclusion qu'une personne qui viendrait aux archives par pure curiosité - notamment pour établir une généalogie, comme la mode s'en est répandue depuis quelques années - se verrait refuser l'accès aux documents.

Dans certains pays, on exclut de la communication des archives (au moins des documents originaux) les enfants et les adolescents au-dessous de 15 ou 18 ans, ceci dans un évident souci de protection des documents.

En dehors de cette dernière restriction, qui peut être justifiée du point de vue de la sécurité, on doit considérer que les limitations d'accès aux archives publiques en faveur de certaines catégories de recherches, donc de chercheurs, sont contraires à la fois au principe de la liberté d'information et à celui de l'égalité de tous devant la loi. Les universitaires et les historiens ne doivent pas constituer une catégorie de citoyens privilégiés pour l'accès à une documentation qui est la propriété de tous.

2.6.2 L'accueil des chercheurs étrangers

Pendant longtemps, la liberté d'accès aux documents d'archives publiques a été réservée aux chercheurs nationaux; les chercheurs étrangers étaient soumis à diverses formalités d'autorisations qui, dans certains cas, équivalaient à une exclusion plus ou moins complète.

L'uniformité de traitement entre chercheurs nationaux et chercheurs étrangers a été, dès la création de 1'Unesco et du Conseil international des archives, un objectif visé par ces deux organismes. De nombreux voeux et résolutions en ce sens ont été adoptés par les congrès et réunions d'experts. Au cours des 30 dernières années, des progrès spectaculaires ont été réalisés sur ce point.

Aujourd'hui, la majorité des pays communiquent leurs archives sans distinction à tous les demandeurs nationaux et étrangers : Algérie, Argentine, Australie, Bahamas, Barbade, Belgique, Botswana, Brésil, Cameroun, Archives publiques du Canada, Costa Rica, Danemark, République dominicaine, Equateur, Espagne, Etats-Unis, France, Gambie, Israël, Japon, Jordanie, Luxembourg, Nigéria, Norvège, Nouvelle- Zélande, Panama, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Pays-Bas, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Saint-Marin, Sénégal, Seychelles, Soudan, Sri Lanka, Suède, Suisse (sauf quelques cantons), Zimbabwe. (N.B. - Cette liste n'est pas limitative : seuls y figurent les pays qui ont spécifiquement répondu à l'enquête sur ce point.)

Quelques pays subordonnent, au moins en théorie, l'accueil des chercheurs étrangers à la condition de réciprocité : République fédérale d'Allemagne (condition non systématique), Autriche, Italie, certains cantons suisses.

En revanche, il existe encore d'assez nombreux pays où les chercheurs étrangers sont soumis à des formalités particulières, qui peuvent aller de la simple accrédi- tation auprès de leur consulat ou .auprès d'une université ou organisme scientifique à une véritable procédure d'examen des buts de la recherche : Principauté d'Andorre, République démocratique allemande, Bénin, Bulgarie, Chili, Finlande, Hongrie, Inde,


.

Irak, Pologne, Roumanie, Tchécoslovaquie, Turquie, URSS, Zaïre, Zambie. Dans ces pays1 l'autorisation pour les étrangers de consulter les documents d'archives est généralement donnée par les archivistes eux-mêmes, mais parfois elle exige l'accord des autorités gouvernementales (ainsi en Tchécoslovaquie : "Les étrangers et apa- trides ne peuvent consulter les documents conservés dans les archives qu'avec l'autorisation du ministre de l'Intérieur s'il s'agit de documents conservés aux Archives d'Etat, ou avec celle du chef de l'organisation dont dépendent les archives s'il s'agit de documents conservés dans d'autres dépôts"' (Loi du 17 cctobre 1974, article 12).

Parfois, d'ailleurs, les restrictions apportées aux recherches des chercheurs étrangers ne portent que sur certaines catégories de documents spécifiquement définies : documents portant sur les questions de politique étrangère en Bulgarie, documents postérieurs à 1918 (Hongrie), documents postérieurs a 1939 (Pologne), etc. Dans plusieurs pays, les archives diplomatiques et militaires font l'objet àe restrictions pour les chercheurs étrangers, notamment les documents qui portent sur les problèmes de frontières et de conflits frontaliers.

A défaut d'une ouverture complète de toutes les archives aux chercheurs étrangers, qui reste le but à viser, il faut au moins souhaiter que tous les documents intéressant plusieurs pays soient accessibles aux citoyens de tous ces pays. Des conventions bi ou multilatérales sur ce point devraient être incluses dans tous les traités internationaux de coopération culturelle.

2.7 Les procédures d'autorisation exceptionnelles

Qu'il s'agisse de documents réservés pour des raisons de protection des intérêts de l'Etat, de respect de la vie privée ou pour toute autre cause, ou tout simplement de documents quelconques n'ayant pas encore atteint le délai de libre communicabilité, les lois et règlements prévoient presque toujours la possibilité de donner des autorisations exceptionnelles de communication. Si cette possibilité n'existait pas, des catégories entières de documents d'archives resteraient irrémé- diablement inaccessibles à la recherche historique.

Dans beaucoupde cas, malheureusement, ces autorisations sont délivrées ou refusées de façon arbitraire par les autorités politiques et administratives : ainsi en Afrique du Sud ("le ministre de 1'Education nationale peut, à son gré et moyennant telles conditions qu'il juge utiles, autoriser une personne qui en fait la demande à consulter tout document auquel le public n'a pas accès" : "Archives Act" de 1962, article 9.6), aux Archives fédérales d'Allemagne, aux Bahamas, au Bénin, au Botswana, au Cameroun, en Colombie, au Costa Rica, en République dominicaine, en Eq,uateur, en Gambie, en Hongrie, en Inde, en Israël, en Italie (compé- tence du Ministère de l'Intérieur : Décre't du 30 décembre 1975), en Jordanie, au Malawi, à l'île Maurice, au Mexique, en Nouvelle-Zélande, au Panama, en Papouasie- Nouvelle-Guinée, au Portugal' au Qatar, au Royaume-Uni, en Zambie.

Dans la majorité des pays, cependant, les autorisations exceptionnelles de communication sont accordées soit directement par les archivistes, soit conjoin- tement par le directeur des Archives et par le chef de l'administration ou organisme dont proviennent les documents : telle est la situation aux Archives nationales d'Australie, en Autriche, à la Barbade, en France, en Irak, au Japon, au Nigéria, aux Pays-Bas, en Suède, aux Archives fédérales suisses, en Tchécoslovaquie, en URSS, au Zaïre, au Zimbabwe.

Dans quelques pays, il existe des procédures plus complexes, dont certains laissent au demandeur la possibilité d'un recours en cas de refus; soumission de la demande au Conseil consultatif des Archives (Algérie), recours aux "Federal District Courts" (Etats-Unis), décision du ministère compétent ou du Conseil d'Etat (Finlande), décision du Comité sur le secret et la recherche (Norvège). En France, la possibilité


d'un recours judiciaire n'existe que pour les refus de communication de documents demandés en application de la Loi du 17 juillet 1978 sur la liberté d'accès aux documents administratifs. La possibilité d'un recours devant une commission ou un comité mixte (composé à la fois de représentants de l'administration, d'archivistes et d'historiens) devrait être généralisée dans tous les pays.

De toute façon, certaines catégories de documents (notamment les documents diplomatiques et militaires récents, ou les documents contenant des renseignements confidentiels d'ordre personnel) sont protégés par des lois particulières, par exemple les lois sur le secret statistique, le secret médical ou le secret de la vie privée, qui restreignent les possibilités d'autorisation de communication, sauf dans des conditions très restrictives énoncées par la loi.

Il paraît inévitable que, s'agissant de documents qui, précisément, sont exclus légalement du libre accès du public, les autorisations ou refus de comununi- cation soient soumises à une certaine subjectivité. L'appréciation des arguments invoqués par un demandeur peut varier selon les lieux, les temps et les personnes. Dans aucun pays du monde un citoyen ne peut exiger une dérogation aux lois en sa faveur : toute dérogation implique une exception au droit commun, qui n'est jamais obligatoire.

Jusqu'à présent, les autorités de tous les pays ont eu tendance à réserver les autorisations exceptionnelles de communication d'archives aux historiens connus, pouvant justifier du caractère scientifique de leurs recherches et de leurs publications.

A cet égard, il est intéressant de citer un récent jugement prononcé aux Pays-Bas par un tribunal à propos d'un refus de communication d'archives à un jour- naliste : "La limite entre recherche scientifique et recherche non scientifique ne peut pas être déterminée uniquement par la nature de la publication à laquelle est destiné le résultat de ces recherches. Il est donc préférable de soutenir que, pour des recherches historiques sérieuses, il peut être accordé en principe une déro- gation aux dispositions en vigueur en matière de secret". Ce jugement élargit nota- blement la notion traditionnelle de "recherches historiques", puisqu'il l'étend en fait jusqu'aux publications d'articles de journaux.

Quoi qu'il en soit, il va de soi que les bénéficiaires d'autorisations exceptionnelles de communication d'archives doivent respecter les lois concernant le respect de la vie privée et la protection des intérêts publics. C'est pourquoi, dans la plupart des pays, ces autorisations exceptionnelles sont strictement personnelles (ne pouvant donc être transférées à une autre personne que leur titulaire), limitatives (la liste des documents communicables est annexée à l'autorisation) et soumises à des conditions précises (interdiction de photocopier, interdiction de publier certaines informations contenues dans les documents, notamment les informations nominatives dont la divulgation tomberait sous le coup des lois). La violation de ces conditions expose le contrevenant aux pour- suites judiciaires prévues par la loi.

2.8 L'accès aux archives doit-il être gratuit ?

Dans la plupart des législations nationales, l'accès aux archives étant consi- déré comme un droit pour les citoyens, la gratuité des communications en résulte comme une conséquence naturelle.

Cette gratuité n'est cependant pas évidente. Ainsi - comme comparaison - le droit d'envoyer du courrier par la poste est reconnu à tous, mais cet envoi n'est pas gratuit pour autant. De même, le droit d'utiliser les transports en commun n'implique pas qu'ils soient gratuits. En Finlande, la communication des documents


d'archives est considérée comme un service rendu par l'Etat, et seule la communication sur place des documents sur papier est faite sans frais.

Dans plusieurs pays, on a suggéré, au cours des années récentes, que les recherches de pure curiosité dans les archives soient soumises au paiement d'un droit; cette formule aurait le double avantage d'apporter aux services d'archives des ressources dont ils ont grand besoin (leur permettant ainsi d'embaucher du personnel, d'acheter du matériel, etc.) et de décourager les plus futiles des "chercheurs", qui occupent indûment le temps des archivistes et ajoutent aux risques de dégradation physique des documents.

Toutefois, il ne nous semble pas possible de retenir une telle proposition, car elle aboutirait à créer, sous une autre forme, cette discrimination entre différentes catégories de chercheurs, dont nous avons dit plus haut (par. 2.6.1) qu'elle devrait être absolument évitée.

En revanche, on peut aisément admettre le principe du paiement d'un droit pour les recherches effectuées en faveur d'un membre du public. Dans plusieurs pays ne sont effectuées gratuitement que les recherches ne dépassant pas cinq ou dix minutes de travail de la part du personnel des archives; toute recherche plus longue est payante. Ce système nous paraît parfaitement conforme à la notion de service public.

Quant au paiement des droits de photocopie, il est à peu près universel, bien que les tarifs varient beaucoup d'un pays à l'autre. Nous retrouverons cette question au paragraphe 4.2.2.

3. LES OBSTACLES MATERIELS A L'ACCESSIBILITE DRS ARCHIVES

3.1 Les conditions matérielles de l'accès aux archives

Le libre accès de tous aux archives ne se heurte pas seulement à des obstacles d'ordre légal ou réglementaire : il faut aussi tenir compte des obstacles matériels et pratiques, qui ne sont pas, tant s'en faut, les moins difficiles à surmonter.

3.1.1 L'accès aux documents en dehors des dépôts d'archives publiques

Il ne servirait à rien d'affirmer, dans la loi, le droit du public à consulter les documents d'archives, si les moyens matériels de cette consultation n'étaient pas assurés.

Les lois du type "Freedom of Information Act" (ci-dessus, par. 2.2) stipulent que les documents administratifs doivent être communiqués au public, quel que soit le lieu où ils sont conservés. Cela conduit, dans certains pays, notamment aux Etats-Unis, à organiser, dans les services administratifs les plus fréquemment soumis à ce genre de demandes, un système de communication avec locaux et personnel spécialisés; nous avons vu que, pour la Criminal Investigation Agency des Etats-Unis, cela représentait une dépense considérable et mobilisait un personnel de plusieurs centaines de personnes.

D'autre part, dans tous les pays, beaucoup d'administrations et d'organismes publics conservent dans leurs propres locaux des documents qui, d'après les lois en vigueur, ont atteint le délai de libre communicabilité. La question de leur communication se pose alors si un chercheur les demande. Dans certains cas, malheureusement trop fréquents, l'administration oppose au demandeur un refus (formel ou implicite), parce qu'elle ne dispose ni de locaux ni de personnel pour assurer cette communication. Parfois enfin, elle accueille le chercheur dans un bureau ou dans une salle quelconque et met les documents à sa disposition. La personnalité du demandeur, ses relations personnelles, la motivation de ses recherches jouent ici un grand rôle.


Il n'est pas niable que le cas des documents conservés dans les locaux des administrations est un des aspects les moins satisfaisants du problème de l'accessibilité des archives.

3.1.2 L'ouverture des dépôts d'archives au public. Formalités de la communication des documents

Dans la grande majorité des pays, les principaux dépôts d'archives sont ouverts au public pendant les jours ouvrables, à des heures qui varient selon les coutumes locales et selon les ressources en personnel de surveillance (dépôts fréquemment fermés l'après-midi dans les pays chauds).

Lorsque les dépôts sont ouverts le samedi toute la journée ou seulement le matin, il est souvent demandé aux chercheurs de demander leurs documents la veille, seuls les documents préparés à l'avance étant communiqués ce jour-là. De même, lorsque les dépôts restent ouverts à l'heure du repas de midi, on cesse généra- lement d'apporter de nouveaux documents à cette heure-là.

Quelques grands dépôts pratiquent l'ouverture en "nocturne" (jusqu'à 22 heures ou minuit) un ou deux jours par semaine, pour faciliter l'accès des chercheurs qui ne disposent pas de temps libre dans la journée. Cependant, à notre connaissance, un seul dépôt pratique l'ouverture "non-stop" 24 heures sur 24; il s'agit des Archives publiques du Canada, à Ottawa, où les lecteurs disposent d'un service de casiers fermés à clé qui leur permet de conserver à leur disposition les documents qu'ils ont demandés en communication.

Les horaires d'ouverture varient souvent selon la saison : en général, les dépôts sont moins ouverts à l'époque des vacances d'été que pendant le reste de l'année, en raison des vacances du personnel. Dans certains pays, il existe une période de clôture annuelle (une ou deux semaines), qui permet notamment de procéder au nettoyage des locaux, mais cette pratique est fortement critiquée par les chercheurs, qui se voient ainsi privés temporairement de l'accès aux archives.

Il est évident que ces limitations du temps d'ouverture des archives sont liées aux effectifs insuffisants de personnel, phénomène trop fréquent dans un grand nombre de pays. En particulier, c'est ce problème des effectifs insuffisants qui empêche de généraliser les ouvertures des dépôts en nocturne ou pendant les dimanches et jours fériés, malgré la demande de plus en plus fréguente des chercheurs, surtout de ceux qui pratiquent la recherche dans les archives comme un divertissement en dehors de leurs heures de travail professionnel.

En ce qui concerne les formalités réglementaires requises pour consulter les documents, les pays se divisent en deux grands groupes : d'une part, ceux où seule est nécessaire la justification d'identité (Argentine, Bahamas, Belgique, Brésil, Cameroun, Danemark, Etats-Unis, France, Israël, Italie, Japon, Jordanie, Mexique, Nigéria, Norvège, Pays-Bas, Portugal, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Sénégal, Suisse, Zambie, Zimbabwe), d'autre part, ceux où une demande écrite est exigée à l'avance, avec un délai qui va d'une journée à deux semaines (Archives fédérales d'Allemagne, Autriche, Bulgarie, Chili, Hongrie, Inde, Indo- nésie, Malawi, Pologne, Qatar, Soudan, Sri Lanka, Tchécoslovaquie, URSS). Quelques rares pays (Finlande, île Maurice, Nouvelle-Zélande, Seychelles) accueillent les chercheurs sans aucune formalité.

Le degré de précision exigé par les formalités de justification d'identité varie beaucoup d'un pays à l'autre. En général, on se contente de relever le nom et l'adresse du demandeur, ainsi que le numéro de son document d'identité. Seuls les pays qui font une distinction entre les différentes catégories de chercheurs (ci- dessus, par. 2.6.1) exigent une attestation universitaire ou académique. Bien entendu, les chercheurs étrangers sont soumis à des formalités de justification

PGI-83/~~/20 - page 34

d'identité particulières lorsque la loi prévoit pour eux des conditions restrictives d'accès aux archives (ci-dessus, par. 2.6.2).

Le principe même de la justification d'identité pose un problème juridique, dans les pays comme les Etats-Unis, la France, les Pays-Bas, la Suède, où la loi pose en règle absolue que l'accès aux documents est un droit pour toute personne. En pareil cas, la justification d'identité n'est requise que pour des motifs de sécurité, de façon à pouvoir éventuellement retrouver la personne en cas de vol ou de détérioration des documents.

En tout cas, dans ces mêmes pays, il n'est pas légalement possible d'exiger des chercheurs qu'ils exposent le sujet et le but de leur recherche : le droit à l'accès aux documents est indépendant de toute justification. Néanmoins, les formu- laires d'inscription des chercheurs comportent en général une question sur ce point, destinée à permettre aux services d'archives de connaître les tendances globales de la recherche et de dresser leurs propres statistiques; mais les chercheurs sont libres de répondre ou non à cette question.

En revanche, il est parfaitement normal, comme cela se pratique au Canada et dans divers autres pays, de faire signer par tout chercheur une déclaration par laquelle il s'engage, après avoir pris connaissance des règles de la consultation, à les respecter.

Les limitations d'horaires pour l'ouverture des dépôts d'archives au public sont causées par les problèmes de personnel. Les mêmes problèmes expliquent que, dans presque tous les grands dépôts d'archives, le nombre des documents communiqués quotidiennement à chaque chercheur soit limité, de façon à éviter les allées et venues incessantes entre la salle de lecture et les magasins. Cette limitation va de quatre ou cinq cartons ou liasses d'archives par jour à 20 où même 50 par jour (Danemark); la moyenne habituelle est de huit à 12 par jour. Des dérogations sont souvent prévues pour-les chercheurs étrangers dont la durée de séjour est courte et qui peuvent justifier de l'urgence de leurs recherches.

Pour éviter le mélange des documents entre deux liasses ou cartons d'archives, dans la plupart des grands dépôts il n'est pas communiqué plus d'une liasse ou carton à la fois à un même chercheur. Cette règle devrait être impérative partout. Elle ne s'impose pas, en revanche, lorsqu'il s'agit de gros volumes ou de documents de grandes dimensions, pour lesquels le risque de mélange est inexistant. Rares sont les pays où les documents ne sont communiqués qu'après demande écrite déposée ou envoyée à l'avance (Bulgarie, Inde, Indonésie, Pologne, Soudan, Sri Lanka, Tchécoslovaquie). Partout ailleurs, les documents sont communiqués dans un délai de 10 minutes à deux heures apres le dépôt de la demande, sauf aux jours et aux heures de service réduit. Dans la plupart des grands dépôts, il existe un système de réservation préalable des documents, par lettre ou par téléphone, qui évite aux chercheurs toute attente à leur arrivée.

3.1.3 Les limitations imposées par la protection physique des documents

Les services d'archives ont le devoir de communiquer dans les conditions légales les documents dont ils ont la garde, mais ils ont aussi celui d'en assurer la conservation et, notamment, de les protéger contre les dangers que pourraient leur faire courir des manipulations trop fréquentes ou trop brutales.

Dans presque tous les pays (à l'exception des plus pauvres), on a fait, depuis une trentaine d'années, des microfilms des documents les plus précieux, les plus fragiles et les plus fréquemment demandés. Ces microfilms sont en général donnés en consultation aux lieu et place des documents originaux. Certains chercheurs protestent contre la contrainte qui leur est ainsi imposée de recourir, pour la lecture des microfilms, à des appareils de projection surécran ou sur verre dépoli,


mais il est difficile de considérer cette obligation comme une véritable restriction au droit d'accès aux documents, tel qu'il est défini par les lois.

Malheureusement, le microfilm est une technique coûteuse, et il est évidemment impossible, même dans les pays les plus riches, de microfilmer toutes les archives. La plus grande partie des documents reste donc communiquée sous forme d'originaux. Or, de nombreux documents sont en mauvais état de conservation et supportent mal les manipulations. Cela peut provenir de leur ancienneté (papiers anciens, ayant souffert de l'humidité ou des insectes ou de l'acidité), ou simplement de la négligence apportée à leur conservation (papiers déchirés, froissés), ou encore de sinistres (inondations, incendies). Les documents conservés dans les pays tropicaux, qui sont souvent parmi les plus pauvres, sont aussi les plus exposés aux causes de détérioration : champignons, insectes, acidité.

Dans la plupart des pays, il existe des règlements qui interdisent la communication au public des documents fragiles et endommagés. Cette réglementation, justifiée par le souci de la conservation, peut devenir une gêne très sensible pour les chercheurs, et elle pose des problèmes d'ordre légal : le fait qu'un document soit en mauvais état physique ne doit pas aboutir à rendre inaccessible son contenu, qui peut être très important.

Chaque fois que cela est possible, il faudrait, en pareil cas, que le document soit restauré (par un procédé mécanique ou manuel), ou qu'il soit photographié/ microfilmé. Le refus absolu de communication devrait être réservé aux cas extrêmes, lorsque le simple fait de manipuler le document risque de le faire tomber en poussière (documents rongés par les insectes, par exemple) et lorsqu'il n'existe aucun moyen de le restaurer ou de le photographier.

En revanche, il est normal que la communication des documents fragiles soit entourée des plus grandes précautions, et qu'elle n'ait lieu que sous une surveillance exceptionnellement attentive.

Dans plusieurs pays (Argentine, Bahamas, Barbade, Belgique, Cameroun, Chili, Costa Rica, Gambie, Indonésie, île Maurice, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Pologne, Roumanie, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Sénégal, Archives fédérales suisses, Zambie, Zimbabwe), les fonds non classés ou non pourvus d'instruments de recherche ne sont pas communiqués, ou ne sont communiqués que sur autorisation spéciale et avec des prézautions particulières. Il est aisé de comprendre la raison d'une telle restriction : la manipulation, par les chercheurs, de documents non classés peut favoriser à la fois le désordre dans les fonds et le vol des documents. Cependant, il s'agit là d'une sérieuse infraction aux règles légales de l'accès aux archives, car le chercheur n'est pas responsable du non- classement d'un fonds. On risquerait même, sous prétexte de non-classement, de rendre possible un véritable système d'arbitraire archivistique, tout archiviste se trouvant maître de repousser indéfiniment la communication d'un fonds en omettant simplement de le classer.

Pour ces raisons, la plupart des pays autres que ceux cités ci-dessus n'ont pas de règlement permettant de refuser la communication d'un fonds non classé. Simplement, en pareil cas, la communication se fait sous surveillance, et après avoir averti le chercheur de l'état de désordre où se trouvent les documents. Dans plusieurs pays (Barbade, Chili, Gambie, Italie, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Roumanie, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Zambie), chaque demande est examinée cas par cas, et les autorisations sont accordées uniquement pour. des recherches de caractère académique ou administratif, et à des chercheurs présentant toutes garanties quant au soin et à l'honnêteté.

PGI-83/~S/20 - page 36

3.1.4 Les communications en masse

Un problème surtout difficile à résoudre dans les services d'archives disposant de peu de personnel, mais même dans les grands services, est celui des demandes de communication portant sur de grandes quantités de documents sériels, présentées par des équipes de chercheurs, qui travaillent à des dépouillements de données numériques pour des études d'histoire quantitative : démographie historique, histoire économique ou autres.

Il n'est pas rare de voir ainsi des groupes de chercheurs (souvent des étudiants d'université sous la conduite de leur professeur) demander en succession rapide plusieurs dizaines de registres ou de liasses de documents, avec toute la perturbation que cela apporte pour le fonctionnement du service d'archives.

Certains grands dépôts d'archives disposen%, pour ce genre de recherches, d'une salle spéciale, distincte de la salle de lecture habituelle, où les documents ainsi demandés en grand nombre peuvent être préparés à l'avance et consultés sans gêner les autres chercheurs. Ce genre de commodité est, malheureusement, assez rare.

Dans d'autres cas, les archivistes autorisent les chercheurs de ce type à travailler directement dans les magasins d'archives, en "libre service" sur les rayonnages. On conçoit aisément les dangers qu'une telle pratique peut faire courir à la sécurité des documents et même du bâtiment, faute d'une surveillance effective pendant toute la durée de la recherche.

Une solution plus rationnelle consiste à utiliser un ou deux membres de l'équipe de chercheurs comme "personnel d'appoint" pour effectuer la manipulation et le transport des documents demandés entre les magasins et la salle de lecture, sous la surveillance et la responsabilité du personnel des archives.

Quoi qu'il en soit, les demandeurs de communications en masse doivent évi- demment se plier à la discipline de demander leurs documents à l'avance, et de veiller à ne pas gêner, par leur comportement en groupe, les autres chercheurs.

3.2 La connaissance du contenu des archives

Les lois et règlements qui assurent la liberté d'accès aux documents d'archives ne serviraient à rien si l'existence et le contenu de ces documents restaient ignorés du public.

Ceci soulève la question, très complexe, d'abord de la "publicité" faite autour des archives, ensuite de leurs instruments de recherche.

Il n'est pas possible, évidemment, de traiter ici ces problèmes sinon d'une façon très rapide. Ils ont d'ailleurs fait l'objet de nombreuses études dans la littérature professionnelle, et notamment d'un rapport du Dr Eckhart Franz à la 20e Conférence internationale de la Table ronde des archives (Oslo, septembre 1981) sur le thème '*L'information et l'orientation des utilisateurs des archives".

En général, * a part quelques rares exceptions, les archives sont très mal connues du grand public; seuls les historiens et les administrateurs savent ce qu'on peut y trouver et comment on peut y accéder. Les émissions de télévision, les articles de journaux n'ont qu'un impact éphémère et ne touchent l'attention du public que superficiellement. Les expositions de documents, et surtout les séances d'explications destinées aux étudiants et aux élèves des écoles, ont des résultats plus profonds, mais elles ne touchent qu'un public restreint. On peut dire que, presque partout, les archives sont un trésor inconnu.


Pour remédier à cette situation, beaucoup d'actions ont été entreprises, dont certaines sur l'initiative du Conseil international des Archives et de l'unesco, depuis une trentaine d'années. La plus spectaculaire est l'organisation des "semaines des archives" qui, à quelques années d'intervalles, attirent l'attention du public par des expositions, des publications, des affiches, des émissions de radio et de té1évisic.n. Cependant, l'ampleur et les résultats de ces initiatives varient beaucoup d'un pays à l'autre, et elles sont pratiquement inexistantes dans beaucoup de pays.

Les pays qui possèdent des archives importantes et anciennes ont, en général, un service de "relations publiques" qui renseigne le public sur les archives, leur contenu et leur accès. Dans certains cas (par exemple, aux Archives publiques du Canada, aux Archives nationales de France, aux Archives centrales d'Etat d'Italie, au Public Record Office d'Angleterre), les archivistes répondent de façon détaillée aux demandes émanant de chercheurs académiques. Ailleurs, on se borne à indiquer aux demandeurs les règles d'accès aux archives et les titres des ouvrages spécia- lisés : annuaires, guides, inventaires et répertoires.

La pénurie de personnel explique que, presque partout, l'aide apportée au public pour les recherches dans les archives soit réduite au minimum. Rares sont les services d'archives qui peuvent mettre à la disposition des chercheurs des experts paléographes ou diplomatistes. La règle gsnérale est que les archivistes doivent se borner à "mettre les documents à la disposition du public", mais qu'ils n'ont pas à intervenir au-delà.

Malheureusement, beaucoup de chercheurs ignorent dans quels documents ils peuvent trouver ce qu'ils cherchent, et c'est précisément pour cela qu'ils ont recours aux archivistes. On peut donc dire que l'accès aux archives dépend, autant que des lois et règlements, du nombre et de la qualité des instruments de recherche.

Sur ce point, les vieux pays qui possèdent des archives anciennes et une longue tradition archivistique sont nettement favorisés par rapport aux autres. L'Allemagne, l'Autriche, la Belgique, l'Espagne, la France, l'Italie, les Pays-Bas, le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord disposent de nombreux et excellents inventaires de presque toutes leurs archives "historiques". Certains fonds ont même été intégralement publiés, en livres ou en microfilms, et de nombreuses études ont été élaborées sur ces archives.

Paradoxalement, ce sont en général les documents les plus récents qui sont les plus mal connus et les plus difficilement accessibles : d'une part, parce qu'ils sont beaucoup plus volumineux et complexes, donc plus difficiles à classer et inventorier, d'autre part, parce qu'ils sont souvent incomplets et en cours d'accroissement.

Les archivistes des différents pays ont mis au point, depuis environ 150 ans, toute une variété de types d'instruments de recherche, qui vont du plus sommaire (état des fonds, état sommaire, "summary list") au plus détaillé (inventaire ana- lytique, régeste, "calendar"). Ils ne sont malheureusement pas normalisés au plan international, de sorte que les chercheurs doivent, pour chaque pays, se familia- riser avec les instruments de recherche en usage, qui diffèrent des pays voisins. Malgré tout, les principes généraux de la rédaction des instruments de recherche d'archives tendent aujourd'hui à s'harmoniser, grâce à l'action du Conseil international des Archives.

Les efforts principaux, dans ce domaine, portent actuellement dans quatre directions :

- publication de "Guides d'archives", soit par dépôts, soit par pays, soit par thèmes de recherches, qui permettent aux chercheurs d'avoir une vue d'ensemble du contenu des archives et des instruments de recherche qui y donnent accès;


- rédaction de répertoires, sommaires ou détaillés, des documents contenus dans les versements des diverses administrations et organismes (bordereaux, "transfer lists") ;

- rédaction d'index (personnes, lieux, matières) des instruments de recherche et notamment des bordereaux descriptifs des versements;

- informatisation des instruments de recherche et notamment des index.

Tous les grands dépôts possèdent des collections, non seulement de leurs propres instruments de recherche, mais aussi de ceux des autres dépôts du pays et même de l'étranger. Des échanges internationaux d'instruments de recherche se pratiquent régulièrement (ainsi, les Archives nationales de France envoient leurs instruments de recherche imprimés dans plus de 60 pays).

Mais le coût de la publication, même en offset, restreint beaucoup le nombre des instruments de recherche imprimés. La très grande majorité des instruments de recherche rédigés restent manuscrits ou dactylographiés. Le rapport du Dr Franz, cité plus haut, montre qu'une proportion minime des fonds d'archives modernes est pourvue d'instruments de recherche imprimés. Un très grand nombre de pays n'en ont même aucun. Peu de pays, uniquement parmi ceux qui ont des archives historiques importantes, diffusent leurs instruments de recherche (ou du moins certains d'entre eux) sous forme de microfilms ou de microfiches. Cette insuffisante diffusion des instruments de recherche est, à n'en pas douter, un des obstacles les plus sérieux auxquels se heurte l'accès aux archives à travers le monde.

4. LA DIFFUSION DE L'INFORMATION CONTENUE DANS LES ARCHIVES

La diffusion de l'information contenue dans les archives se fait sous trois formes : par le transport des documents eux-mêmes, par leur reproduction photo- graphique ou autre, enfin par leur publication sous forme imprimée ou autre, inté- grale ou non. Chacune de ces trois formes de diffusion soulève des problèmes juridiques et des problèmes pratiques, notamment financiers.

4.1 Le transport des documents hors de leur lieu de conservation

Certains pays admettent le principe du transport des documents d'archives (ou de certains d'entre eux) hors de leur lieu habituel de conservation, dans des conditions et pour des fins bien précises. D'autres pays s'y refusent absolument.

Nous n'envisagerons pas ici le cas des documents transportés pour des raisons administratives ou judiciaires (par exemple, pour servir de preuve au cours d'un procès, ou pour servir à une procédure légale). Cette pratique est courante dans tous les pays, surtout lorsqu'il s'agit de prêter les documents, pour un temps plus ou moins long, à l'administration ou à l'organisme dont ils proviennent.

En revanche, le transport de documents d'archives pour permettre à des chercheurs de les consulter hors de leur dépôt de conservation est loin d'être autorisé partout. Plusieurs des pays qui l'admettaient naguère ont sensiblement restreint leur libéralisme dans le souci de la préservation des documents, en raison des accidents et pertes survenus au cours de tels transports (Belgique, France). Actuellement, l'envoi des documents originaux hors de leur dépôt aux fins de consultation par le public ne se pratique que dans une quinzaine de pays : Répu- blique fédérale d'Allemagne, Autriche, Bulgarie, Costa Rica, Danemark, Finlande, France, Hongrie, Israêl, Nigéria, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Roumanie, Suède, Suisse.


Il est, de toute façon, soumis à des règles strictes :

- les documents ne sont prêtés qu'à des établissements officiels, dépôts d'archives, bibliothèques, universités, et jamais au domicile des particuliers;

- les documents précieux, fragiles ou trop volumineux ne sont pas prêtés;

- le nombre des documents prêtés est limité ainsi que la durée du prêt;

- les documents ne sont prêtés que pour des recherches de caractère académique reconnu.

Presque jamais les documents d'archives publ.iques ne sont prêtés, en original, pour des recherches à l'extérieur du pays : seuls, à notre connaissance, les pays du Benelux (Belgique, Pays-Bas, Luxembourg) et les pays scandinaves ont conclu des accords d'interprêt d'archives, étendus parfois (en ce qui concerne le Benelux) à la République fédérale d'Allemagne. Mais, en pratique, ces prêts - qui passent généralement par l'intermédiaire des valises diplomatiques des pays intéressés - restent rares, et la Belgique y a même entièrement renoncé depuis quelques années par souci de préservation des documents.

Les documents d'archives, comme les livres de bibliothèque ou les objets de musée, sont parfois prêtés pour figurer dans des expositions à l'extérieur de leur lieu de conservation, et même à l'étranger, moyennant des précautions techniques et des assurances appropriées; mais il s'agit là d'une pratique assez marginale du point de vue de la diffusion proprement dite. L'exposition des documents d'archives soulève d'ailleurs, elle aussi, de sérieux problèmes du point de vue de leur pré- sentation (risques de vol, de déprédations, action nocive de la lumière), au point que dans certains pays on a renoncé à exposer les documents les plus précieux, même dans les locaux des archives.

4.2 Le microfilmage et la reprographie des documents

Depuis la fin de la Deuxième Guerre mondiale, et surtout depuis les années 60, les moyens les plus courants de diffusion du contenu des archives sont le microfilm et la reprographie, surtout le premier.

Les problèmes juridiques et techniques que pose le microfilmage des archives sont nombreux. Ils ont été fréquemment étudiés dans la littérature professionnelle et d'indéniables progrès ont été réalisés, en grande partie grâce à l'action de l'unesco et du Conseil international des archives.

4.2.1 Les problèmes juridiques

Les documents d'archives publiques ont deux "valeurs" : une valeur légale et administrative, découlant de leur origine même (ceci étant particulièrement vrai dans les pays germaniques et anglo-saxons, où une présomption d'authenticité s'attache aux documents du fait de leur conservation dans un dépôt d'archives publiques), et une valeur informative, en tant qu'élément de documentation.

Lorsqu'un document est reproduit, soit par microfilmage, soit par tout autre procédé reprographique, la question se pose de savoir si la reproduction possède la même valeur légale et administrative que l'original. M. Georges Weill a étudié ce probl.ème récemment pour le RAMP ("La valeur probante des microformes : une étude RAMP" , Unesco 1981); les réponses apportées à cette question de la valeur légale des microfilms varient beaucoup d'un pays à l'autre.

Mais le microfilmage des archives soulève d'autres difficultés juridiques, liées d'une part au copyright (voir ci-après, par. 4.3), d'autre part, à la notion de "propriété morale" des documents.


En règle générale, la reproduction des documents librement communicables est autorisée sans formalités, quand il s'agit de reproductions en unique exemplaire effectuéessansfinalité commerciale et en quantités modérées. Lorsque le service d'archives est équipé d'appareils de reproduction (caméras de microfilm ou appareils de reprographie), il se réserve généralement le droit d'effectuer lui-même les reproductions demandées, moyennant paiement d'une somme correspondant au coût des matériaux employés et à l'amortissement de l'outillage : tel est le cas dans presque tous les grands et moyens dépôts d'archives du monde.

Cependant, dans quelques pays, une autorisation spéciale est nécessaire pour faire microfilmer ou reprographier tout document d'archives publiques : Hongrie, Nigéria, Seychelles, Zimbabwe.

Partout, la reproduction des documents fragiles et précieux est soumise à des restrictions particulières, pour protéger les documents contre les risques que leur font courir les manipulations (ainsi, en Finlande et en France, la reprographie de tous les documents reliés est interdite en principe, afin d'éviter de casser le dos des reliures).

La plupart des pays pratiquent aujourd'hui une politique libérale en matière de microfilmage, comme le recommandait M. Charles Kecskeméti lors du 8e Congrès international des archives à Madrid en 1968 ("La libéralisation en matière d'accès aux archives et de politique de microfilmage", in Archivum, XVIII, p. 25-48). Il n'y a en général aucune restriction pour des microfilmages portant sur une petite quantité de documents. Mais des réticences subsistent lorsqu'il s'agit de microfilmer des fonds entiers, car beaucoup d'archivistes considèrent qu'il y a alors un véritable "transfert de propriété morale" du contenu des archives. Il est certain que les fonds ainsi microfilmés sont moins consultés en original dans leur dépôt de conservation, mais les intérêts de la connaissance doivent primer ces considérations quelque peu égoïstes, de même que la reproduction des oeuvres d'art en de nombreux exemplaires ne constitue pas une perte pour le musée où elles sont conservées.

une catégorie particulière de microfilms est celle des documents intéressant plusieurs pays (notamment dans le cas d'archives d'anciennes puissances colonisa- trices, ou de pays ayant dominé sur de vastes zones géographiques), réalisés soit à frais communs, soit aux frais de l'un ou de l'autre der pays intéressés. Sous cette forme, le microfilm est une des principales solutions envisageables pour résoudre les problèmes des contentieux archivistiques internationaux, bien qu'en pratique les réalisations de ce type soient encore assez rares et bien modestes par rapport à l'ampleur des fonds concernés.

Quelques rares pays mettent en vente des microfilms de fonds ou parties de fonds d'archives publiques présentant un intérêt historique particulier; ainsi les chercheurs de tous les pays peuvent étudier ces documents, sans que les dépôts où sont conservés les originaux subissent la moindre perte : bien au contraire, les documents originaux se trouvent ainsi préservés contre les manipulations qu'entraî- nerait leur communication trop fréquente. Il faut souhaiter que cette pratique se généralise, au moins dans tous les pays qui possèdent des fonds d'archives historiques importants.

Un autre problème juridique assez complexe est celui de la circulation des microfilms entre les différents pays. Dans de nombreux cas, leur importation est soumise à de sévères contrôles douaniers, ce q,ui constitue une gêne sérieuse à la libre circulation de l'information contenue dans les archives.

4.2.2 Les problèmes pratiques

La reprographie (photocopie ou électrocopie) est une technique aujourd'hui généralisée; rares sont les pays où les dépôts d'archives sont dépourvus d'appareils de reproduction. Dans certains pays, on va même jusqu'à délivrer gratuitement les


reproductions de documents d'archives lorsque leur nombre n'excède pas cinq (Cameroun) ou même 20 (Qatar). Cependant, le coût des reproductions devient rapi- dement élevé lorsqu'il s'agit de reproduire des documents nombreux, à plus forte raison des fonds entiers. Il n'existe pas, à notre connaissance, de programmes de reproduction intégrale de fonds d'archives sous forme de photocopies ou électro- copies, alors que de tels programmes existent sous forme de microfilm.

A l'inverse de la photocopie et de l'électrocopie, le microfilm exige des équipements complexes et coûteux et un personnel spécialisé, dont beaucoup de pays ne disposent pas. Diverses initiatives internationales ou bilatérales ont été prises depuis 30 ans pour aider au microfilmage des archi.ves dans les régions du monde dépourvues des moyens de l'assurer par elles-mêmes. Des unités mobiles de microfilmage financées par 1'Unesco ont circulé en Asie du Sud-Est et en Amérique latine. Des équipements ont été fournis à divers pays d'Afrique, d'Amérique et d'Asie; des missions d'experts ont été organisées pour former des personnels compétents. Aujourd'hui, nombreux sont les pays, dans toutes les régions du monde, qui disposent d'ateliers de microfilmage d'archives.

Malheureusement, l'évolution technique des équipements de microfilmage (caméras et appareils de lecture) s'est faite, depuis plusieurs années, dans un sens qui n'est pas favorable aux archives. Celles-ci utilisent surtout le film de 35 mm, qui seul permet une bonne reproduction des documents de grandes dimensions et des écritures fines; or les fabricants axent de plus en plus leur politique commerciale sur les équipements de 16 mm, plus légers et plus maniables, qui correspondent mieux aux besoins des banques et des bureaux qu'à ceux des archives. La microfiche, très courante dans les bibliothèques et les centres de documentation, reste peu utilisée dans les services d'archives (bien que, d'après certains participants à la 21e Conférence internationale de la Table ronde des archives en 1982, la microfiche soit appelée à connaître une diffusion beaucoup plus grande au cours des prochaines années).

Outre le coût en matériel, le microfilmage de fonds d'archives demande beaucoup de travail préparatoire (classement, conditionnement des documents) et réclame beaucoup de temps. Or, comme le remarquait M. Kecskeméti dans son rapport au 8e Congrès international des archives en 1968, "on ne peut demander aux services d'archives de suspendre toute autre activité pour se consacrer exclusivement à de vastes opérations de microfilmage".

D'autre part, il ressort des enquêtes menées à ce sujet que les microfilms une fois réalisés sont trop souvent mal conservés, de sorte qu'une partie de l'intérêt du microfilmage est réduite à néant. Et, de toute façon, de trop nombreux pays restent dépourvus de tout équipement de microfilmage d'archives.

Toutes ces questions ont fait l'objet des débats de la 21e Conférence internationale de la Table ronde des archives (Kuala Lumpur, novembre 1982), qui ont mis en lumière les graves problèmes techniques et financiers que pose l'extension du microfilmage des archives dans le monde actuel.

Il est hors de doute qu'une aide soutenue sera encore nécessaire pendant de longues années pour de nombreux pays si l'on souhaite que le microfilm puisse contribuer de façon significative à la diffusion de l'information contenue dans les archives. Nous sommes encore bien loin d'une totale égalité dans ce domaine entre tous les pays.

4.3 La publication des archives et le copyright

Beaucoup de chercheurs qui travaillent dans les archives ont le désir de publier, intégralement ou non, le contenu des documents qu'ils y trouvent; cette publication soulève, àson tour, des problèmes juridiques.


Bien entendu, lorsque les documents sont propriété privée (conservés dans des archives privées ou en dépôt dans des archives publiques), leur reproduction et leur publication sont soumises aux conditions posées par leur propriétaire, y compris le respect des lois sur la propriété intellectuelle s'il y a lieu.

Pour les documents d'origine privée mais devenus propriété publique, par don, achat, etc., les règles du copyright s'appliquent intégralement : autrement dit, le fait qu'un manuscrit littéraire est entré dans un dépôt d'archives publiques ne l'empêche nullement d'être protégé par les lois sur la propriété intellectuelle en vigueur dans le pays.

En revanche, les documents d'origine publique sont, dans la plupart des pays, librement reproductibles et publiables à partir du moment où ils sont librement accessibles; c'est le cas en Argentine, Belgique, Brésil, Cameroun, Chili, Costa Rica, Danemark, République dominicaine' Equateur, Etats-Unis, Finlande, France, Indonésie, Israël, Italie, Jordanie, île Maurice, Mexique, Norvège, Papouasie- Nouvelle-Guinée, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Qatar, Roumanie, Sénégal, Suède, Suisse, Tchécoslovaquie.

Tout au plus, dans certains de ces pays, existe-t-il un droit à payer pour la reproduction des photographies de documents dans des publications de caractère commercial (République fédérale d'Allemagne, France, Indonésie), ou une obligation de citer l'origine des documents publiés (République fédérale d'Allemagne, Italie, Suisse), ou encore l'obligation de déposer aux archives un exemplaire des publications ainsi réalisées (Autriche, Portugal). En Bulgarie et en Pologne, les instituts officiels de recherche bénéficient d'un droit prioritaire pour la publication des documents d'archi.ves pendant un certain nombre d'années, après quoi cette publication devient libre.

Seuls les pays de tradition juridique britannique ou inspirés par cette tradition ont un "copyright d'Etat" sur tous les documents d'archives publiques; dans ces pays, une autorisation est donc nécessaire pour toute publication d'archives (Australie, Canada, Inde, Irak, Japon, Malawi, Nigéria, Nouvelle- Zélande, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Seychelles, Soudan, Sri Lanka, Zambie, Zimbabwe). Ce droit s'applique, évidemment, aussi bien à la publication sous forme imprimée qu'à la publication sous forme de microfilm.

La question de savoir si, dans les archives publiques, certains documents sont couverts par les lois sur la propriété intellectuelle est particulièrement complexe : par exemple, les rapports et études rédigés pour le compte des administrations, ou encore les correspondances reçues par les administrations. Les lois, à ce sujet, varient beaucoup d'un pays à l'autre, et elles sont souvent peu claires. On considère en général que, en l'absence d'une loi sur le copyright d'Etat, tous les documents librement communicables dans les archives publiques sont, du même coup, librement reproductibles et publiables, mais le bien-fondé juridique d'une telle opinion n'est pas à l'abri de la critique (cf. A. Kerever, "Droit d'auteur et activités administratives" : rapport à la Commission de coordination de la documentation administrative, Paris 1980).

5. TR@IS CAS PARTICULIERS

Trois catégories de documents soulèvent des problèmes particuliers, d'ordre juridique et pratique, quant à leur accessibilité. Les deux premières - documents audiovisuels et documents lisibles par machine - en raison des conditions techniques de leur consultation et de leur reproduction; la troisième - archives des organismes internationaux - en raison de leur nature qui les place en dehors des législations nationales régissant l'accessibilité des archives.


5.1 Les archives audiovisuelles

Par "documents audiovisuels", on désigne les documents sonores et les images animées, essentiellement les disques, bandes sonores, films cinématographiques, disques et bandes viédo. On peut, pour notre sujet, y ajouter les images fixes (photographies, gravures, etc.)/l.

Tous les documents audiovisuels ne sont pas des "archives" au sens strict du mot; seuls sont considérés comme "archives", selon la définition légale de ce terme dans la plupart des pays, les documents audiovisuels produits ou reçus par les administrations, établissements ou organismes, comme partie intégrante de leur processus d'activité propre, en excluant donc les documents produits à des fins commerciales ou artistiques. Cette distinction est, certes, assez difficile parfois à appliquer dans la pratique, et elle varie d'un pays à l'autre, mais elle est nécessaire si l'on veut éviter que tous les documents audiovisuels, y compris les disques de musique et les films commerciaux, soient considérés comme "archives", ce qui serait absurde.

En pratique, dans la plupart des pays, on considère comme archives publiques uniquement les documents audiovisuels produits et conservés par les administrations et organismes publics.

Les législations archivistiques modernes incluent en général les documents audiovisuels dans la définition des archives, mais, en réalité, rares sont les pays où ces documents sont effectivement versés dans les dépôts d'archives. A peine une vingtaine de pays, à notre connaissance, ont dans leurs archives publiques une section de documents audiovisuels, et fort peu d'entre eux ont des règles spéciales pour leur communication.

Dans quelques pays (par exemple, la République démocratique allemande, la République fédérale d'Allemagne, la République argentine, le Canada, l'URSS), les dépôts d'archives cinématographiques sont rattachés aux Archives nationales, mais cela est loin d'être la règle habituelle.

Lorsque des documents audiovisuels sont conservés dans les dépôts d'archives publiques, leurs règles d'accès (délais de communicabilité, restrictions) sont en général les mêmes que celles des documents écrits. En particulier, les lois nationales sur la propriété intellectuelle et le copyright s'appliquent aussi bien aux films, disques et autres documents audiovisuels qu'aux oeuvres écrites. Mais les lois sur le copyright sont particulièrement difficiles à observer dans le domaine des documents audiovisuels, car elles sont partout en retard sur les déve- loppements technologiques et le nombre de participants à la création des films et émissions de télévision augmente les ayants droit, donc les sources de conflits (cf. Carlos Hagen, "Access to recordings : intellectual freedom and some barriers to accessibility to sound recordings", dans IASA Phonographic Bulletin, July 1982).

En outre, une difficulté particulière résulte de la nécessité, pour prendre connaissance des documents audiovisuels, d'utiliser des appareils : magnétophones, magnétoscopes, phonographes, projecteurs ou visionneuses. Dans la plupart des cas,

1. L'expression "archives audiovisuelles" ou "documents audiovisuels" n'est pas en soi, très satisfaisante, car elle ne devrait désigner, en toute logique, que les documents qui sont à la fois sonores et visuels. Les archivistes de langue espagnole, plus logiquement, disent "documentos de imagen y de sonido". Cependant, l'expression "documents audiovisuels" et "archives audiovisuelles" étant désormais consacrée par l'usage anglais et français, et incluse comme telle dans le Glossaire international de terminologie archivistique du Conseil international des archives, nous la conserverons ici.


l'usage de ces appareils est payant, selon la durée du temps d'utilisation. Dans quelques pays, il est gratuit, au moins pour les chercheurs académiques. La projection des films dans les dépôts d'archives ne peut se faire qu'en accord avec les lois particulières sur le cinéma; il n'est pas toujours aisé de les concilier avec le principe de la libre accessibilité.

La reproduction des documents audiovisuels est en principe réglementée par les lois sur le copyright : seuls les documents anciens, pour lesquels le copyright est échu, et ceux qui ne sont pas couverts par le copyright (documents produits par les administrations publiques, dans les pays où il n'existe pas de copyright d'Etat), peuvent être librement reproduits, moyennant paiement du coût matériel de la copie.

Les documents audiovisuels de provenance privée (commerciale ou non) sont régis par les législations concernant les archives privées (cf. par. 2.5.4).

5.2 Les archives lisibles par machines

Comme pour les documents audiovisuels, il faut préciser que les documents "lisibles par machine" (mécanographiques et informatiques) ne sont considérés comme archives que s'ils ont été produits par une administration ou un organisme public comme partie intégrante de leur processus d'activité propre. Ils sont donc, selon leur origine, publics ou privés.

En règle générale, les archives publiques ne reçoivent que les documents informatiques produits par les administrations et organismes publics, et ces documents sont régis par les mêmes lois et règlements que les autres documents d'archives publiques. Ils sont très rares encore dans les dépôts d'archives, sauf dans quelques pays particulièrement développés d'Europe et d'Amérique du Nord.

Dans quelques pays (Etats-Unis, Danemark, France, Pays-Bas, Suède, etc.), il existe des lois spécifiques pour limiter la mise en mémoire informatique des données concernant la vie privée des personnes, et pour contrôler l'utilisation de ces données. C'est ainsi.que la Loi danoise du 8 juin 1978 stipule que les informations personnelles mises en mémoire informatique doivent être détruites lorsqu'elles ont cessé de servir aux besoins administratifs; si elle était appliquée strictement, une telle loi priverait à tout jamais les archives d'une partie importante de la documentation historique. En France, la Loi du 6 janvier 1978 "sur l'informatique et les libertés" punit de lourdes peines toute personne qui communique ou diffuse, sans le consentement de l'intéressé, "des informations nominatives dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la réputation ou à la considération de la personne ou à l'intimité de sa vie privée". On retrouve ici le délicat problème de l'accès aux documents intéressant la vie privée des personnes, étudié ci-dessus au paragraphe 2.5.2.

Pour ces raisons, l'accès aux archives informatiques, même lorsqu'elles ont été versées dans les dépôts d'archives publiques, reste strictement contrôlé afin d'éviter tout risque d'indiscrétion touchant à la vie privée des personnes. Des

dispositions techniques doivent être prises pour "occulter" les données individuelles dont la divulgation est illégale. Tout cela est techniquement réalisable, mais demande des équipements et des techniciens dont les services d'archives (sauf peut-être quelques Archives nationales de grands pays industrialisés) sont dépourvus.

Par ailleurs, l'utilisation des documents informatiques n'est possible qu'à condition d'en tirer des copies lisibles, qui sont couteuses, ou de disposer d'un ordinateur, dont très peu de dépôts d'archives dans le monde sont équipés.

L'accès aux archives informatiques reste donc, actuellement, en dehors de la pratique courante des services d'archives dans la très grande majorité des pays : à

PGI-83/~S/20 - page 45

l'enquête diffusée pour la rédaction de la présente étude, presque tous les pays ont répondu qu'ils n'avaient ni règlements particuliers, ni expérience dans ce domaine.

5.3 Les archives des organismes internationaux

Du point de vue de l'accessibilité, les archives des organismes internationaux posent des problèmes très particuliers, d'abord parce que - par définition - elles ne relèvent d'aucune législation nationale, ensuite parce que, par leur nature même, elles concernent des négociations et des actions diplomatiques internationales où les contributions des différents pays en cause ne peuvent être divulguées sans leur accord. Cette question a fait l'objet d'une étude par le Dr Frank B. Evans pour le deuxième Symposium mondial sur la documentation internationale (Bruxelles, juin 1980) , sous le titre "Access to Archives of United Nations Organizations".

Dans cette étude, le Dr Evans mettait en lumière les graves lacunes de la politique de la plupart des organisations des Nations Unies concernant leurs archives. Sur les 34 organisations recensées dans le "Guide to the archives of international organizations. 1. The United Nations System" (version préliminaire, Unesco 1979), 13 seulement possédaient un service d'archives organisé, et sur ce total modeste, sept réservaient l'accès des documents à leur propre personnel. Dans les six organisations qui admettaient le principe de la communication de leurs archives à des chercheurs venus de l'extérieur, les délais généraux de communica- bilité variaient de 10 ans à 40 ans. Bien entendu, des restrictions spécifiques s'appliquent aux documents contenant des informations particulièrement délicates sur les Etats membres ou sur d'autres organisations internationales, ainsi qu'aux documents pouvant mettre en cause la vie privée ou la sécurité de certaines personnes, aux dossiers de personnel et aux dossiers classés "confidentiels" des hauts dirigeants de l'organisation.

On conçoit aisément que les organisations internationales ne puissent appliquer, à leurs propres archives, les lois d'un pays quel qu'il soit. En revanche, il est paradoxal que les Nations Unies n'aient pas, depuis leur création, élaboré des règles d'accès à leurs archives uniformes pour l'ensemble de leurs organisations. Pour citer le Dr Evans, "il n'y a guère de justification pour que certains types de documents soient communiqués par une organisation à l'expiration d'un délai de 20 ans, alors que les mêmes documents sont tenus secrets par une autre organisation pendant 40 ans".

De même, la définition des documents d'accès restreint varie d'une organisation à l'autre. Des formules comme : "documents dont la divulgation pourrait être embarrassante pour l'organisation elle-même, pour un gouvernement, pour une autre organisation ou pour une personne concernée" sont excessivement vagues et peuvent permettre une interprétation totalement subjective.

Certaines organisations des Nations Unies, en outre, interdisent la reproduction de leurs archives, même partielle sous forme de citations, sans une autorisation spéciale, donnée après examen du manuscrit de l'étude rédigée. Une telle interdiction est certes habituelle dans tous les pays lorsqu'il s'agit de documents non librement accessibles, mais elle apparaît injustifiée lorsqu'elle s'applique à des documents qui, d'après les règlements de l'organisation elle-même, sont communicables à tout demandeur.

Etant donné le rôle joué depuis près de 40 ans par l'ONU, 1'Unesco et d'autres organisations internationales en faveur des droits de l'homme et de la liberté intellectuelle, dont l'accès aux archives est un des aspects, il faut émettre le voeu que ces organisations montrent l'exemple du liberalisme en matière d'accessi- bilité de leurs propres archives.


Cependant, il est clair qu'elles ne peuvent décider d'ouvrir leurs dossiers au public qu'avec l'accord de toutes les parties intéressées, c'est-à-dire des Etats membres. C'est évidemment une procédure plus complexe que lorsqu'il s'agitd'archives d'un seul pays. Du moins peut-on penser qu'une réglementation uniforme, applicable à toutes les archives des organisations des Nations Unies, variété de réglementations disparates/'.

serait plus efficace qu'une

6. CONCLUSION

Tout au long de cette étude, nous avons essentiellement envisagé les diffé- rentes modalités, juridiques et pratiques, de la communication des archives aux demandeurs : historiens et autres chercheurs académiques, mais aussi responsables administratifs et simples curieux.

Il existe une autre forme d"'accès aux archives", dont nous n'avons pas traité parce qu'elle se situe sur un tout autre plan, mais qui ne doit pas être totalement passée sous silence dans une étude d'ensemble sur l'accessibilité : il s'agit des expositions et, d'une façon générale, des efforts menés pour faire i connaître les archives au public. C'est là un secteur aujourd'hui très dynamique de l'activité des services d'archives dans un grand nombre de pays, et qui contri- buera de plus en plus, dans l'avenir, à amener vers les archives de nouveaux chercheurs.

Cependant, nous ne devons pas oublier qu'avant de se préoccuper de rendre les archives "accessibles", il faut d'abord que celles-ci existent, et qu'elles soient en état d'être accessibles, c'est-à-dire physiquement intactes et intellectuellement classées. Or, cette double condition est bien loin d'être réalisée partout. Comme le disait M. Dadzié au Congrès international extraordinaire des archives tenu à Washington en 1966 sur le thème de "l'ouverture des archives à la recherche" : "dans les pays en développement, la libéralisation de l'accès aux archives doit commencer par la sauvegarde et l'organisation des archives". A l'occasion du questionnaire qui fut envoyé à tous les pays pour la préparation de la présente étude, de nombreux pays en développement ont répondu : "L'accès des archives est, chez nous, inexistant faute de locaux, de personnel qualifié et de fonds classés". C'est là un aspect de la question, malheureusement, qui doit retenir l'attention au plan mondial.

Une autre conclusion importante de cette étude est qu'il ne suffit pas, pour rendre les archives réellement accessibles, de proclamer, dans le préambule d'une Constitution ou d'une Déclaration des droits, le principe de la liberté d'information. Il ne serait que trop aisé de citer de telles proclamations dans des pays où, de notoriété publique, les documents gouvernementaux et administratifs sont, en fait, totalement inaccessibles.

Ce qu'il faut, c'est :

(1) Une loi, ou au moins un décret, affirmant de façon spécifique le droit à l'accès aux archives publiques, et définissant celles-ci de telle façon qu'il ne puisse y avoir contestation à ce sujet.

(2) Des règlements officiels et publics, précisant quels documents sont librement communicables, quels documents sont soumis à des restrictions de communication,

1. La CEE, la CECA et 1'EUPATOM ont édicté, le ler février 1983, des règlements créant leurs archives historiques et les ouvrant à la recherche à l'expiration d'un délai de 30 ans, à l'exception des documents "classés sous un régime de secret" ou "considérés comme confidentiels". (Journal officiel des Communautés européennes, Législation, no 43, 15 février 1983).


et quelles sont les procédures pour demander l'autorisation de consulter les documents qui ne sont pas librement communicables.

(3) Des dépôts d'archives disposant d'un minimum de locaux pour l'accueil des chercheurs et de personnel compétent pour rendre les archives accessibles, c'est-à-dire pour les classer, les inventorier et les communiquer.

(4) Une legislation assurant un minimum de garanties pour l'accès aux archives privées présentant un intérêt majeur pour l'histoire nationale.

Nous ne devons pas oublier que les archives publiques, par leur nature même, font partie de l'armature gouvernementale et administrative d'un pays. Il serait donc illusoire de réclamer leur ouverture intégrale et sans restriction à la recherche. Il existera toujours des problèmes militaires et diplomatiques, des contentieux internationaux, des secrets scientifiques, des négociations économiques, sans compter les questions touchant la vie privée des personnes, pour lesquels les documents resteront longtemps inaccessibles.

D'autre part, les archives font partie du patrimoine d'un pays, et le souci de les rendre accessibles ne doit pas conduire à mettre en danger leur existence même. On peut ici faire une comparaison avec un autre domaine : celui de la protection de la nature. Dans divers pays, une trop rapide et trop systématique ouverture des trésors naturels au public - forêts, plages, montagnes, rivières... - a entraîné une dégradation si grave qu'aujourd'hui les gouvernements se préoccupent de restreindre leur accès, au point de créer des "zones interdites" ou "zones d'accès limité" pour assurer leur survie. Il en est de même dans certains musées ou monuments historiques, comme les grottes préhistoriques de Lascaux qu'il a fallu fermer au public pour éviter la totale disparition des fresques pariétales. Déjà, dans les archives, certaines catégories de documents souffrent gravement d'une excessive utilisation. Evidemment, il est toujours possible de les microfilmer pour éviter ensuite la manipulation des originaux, mais cela coate cher, et tous les services d'archives sont bien loin d'avoir les ressources nécessaires pour un tel microfilmage systématique.

On constate ainsi que les problèmes de l'accessibilité des archives sont inextricablement liés à tout un complexe de problèmes juridiques (définition des archives publiques et des archives privées, droit à l'information, droit au respect de la vie privée, protection des intérêts de 1'Etat et des particuliers, etc.), mais aussi à tout un ensemble de problèmes techniques et réglementaires (organisation des services d'archives et du versement des dossiers administratifs dans les dépôts d'archives, systèmes de classement et d'inventorisation, etc.) et de problèmes pratiques (locaux d'accueil du public, effectifs du personnel des services d'archives, équipements en matériel de microfilmage, etc.).

Il serait vain d'espérer que tous ces problèmes puissent être résolus de la même façon partout. L'inégalité des conditions économiques et culturelles est grande entre les différents pays du monde, ainsi que leurs traditions juridiques et administratives.

Du moins peut-on, en conclusion, émettre les voeux suivants :

(1) Que tous les pays se dotent, au minimum, d'une législation des archives, incluant une définition des archives publiques et privées, une réglementation de leur conservation et les principes généraux de leur accessibilité à la recherche.


(2) Que les différentes organisations internationales faisant partie du système des Nations Unies se dotent d'une réglementation uniforme concernant l'accès à leurs propres archives, avec l'accord des Etats membres.

(3) Qu'une aide soit apportée aux pays les plus démunis pour la mise en place de services d'archives aptes à assurer la communication des documents selon les règles posées par la législation nationale.

Pour donner un début d'efficacité à ces voeux, il paraît opportun de suggérer la réunion, dans le cadre de l'Unesco, d'une réunion internationale qui grouperait, avec quelques experts dans le domaine de l'accès aux archives, non seulement des archivistes et des utilisateurs des archives, mais aussi des représentants des instances gouvernementales, notamment de pays dont la législation et la régle- mentation sur ce point sont actuellement inexistantes ou insuffisantes, par exemple la Belgique, le Brésil, la Côte d'ivoire, l'Egypte, l'Espagne, la Grèce, l'Inde, le Maroc, le Pakistan, les Philippines, le Portugal, la Thaïlande, la Tunisie, la Turquie, le Zaïre. (Cette liste est ici donnée à titre purement indicatif et n'a aucun caractère limitatif.)

A défaut d'une uniformisation illusoire de la législation et de la réglemen- tation à travers le monde, une telle réunion permettrait sans doute, sur la base du présent rapport, de mieux sensibiliser les gouvernements des différents pays sur le problème de l'accessibilité de leurs archives, et de contribuer ainsi à une meilleure connaissance et utilisation d'une partie essentielle de leur patrimoine national.

PGI-83/WS/20 Appendices 1 à 6

APPENDICES 1 - 6

APENDICES 1 - 6

APPENDIX l-6

PGI-83/Ws/20 Appendice 1

APPENDICE 1

TEXTES DE LOIS ET REGLEMENTS ACTUELLEMENT EN VIGUEUR CONCERNANT L'ACCES AUX ARCHIVES/'

APPENDIX 1

LAWS AND REGULATIONS IN FORCE CONCERNING ACCESS TO ARCHIVES

APENDICE 1

TEXTOS DE LEYES Y REGLAMENTOS ACTUALMENTE EN VIGOR RELATIVOS AL ACCES0 A LOS ARCHIVOS

Afghanistan : Pas de législation.

Afrique du Sud : South African Archives Act 1962, amend. 1964, 1969, 1977, 1979 (Archivum XX, p. 17-21, et XXVIII, p. 328-329). Archives Regulations, 1963 (Archivum XX, p. 22-26).

Algérie : Décret no 77-67 sur les Archives nationales, 20 mars 1977 (Archivum XXVIII, p. 30-45).

République démocratique allemande : Verordnung über das staatliche Archivwesen, 11. Marz 1976 (Archivum XXVIII, p. 130-137). Benutzungsordnung, 19. Marz 1976 (ibid. p. 143-145).

République fédérale d'Allemagne (Archives fédérales) : Benutzungsordnung für das Bundesarchiv, 11. September 1969 (Archivum XVII, p. 42-44).

Principauté d'Andorre : Règlement des Archives nationales, 22 décembre 1975 (Archivum XXVIII, p. 47-49).

Arabie Saoudite : Législation en cours d'élaboration.

Argentine : Ley no 15.930 sobre el Archiva General de la Nacibn, 10 de noviembre de 1961 (Archivum XXI, p. 22-25).

Australie (Australian Archives) : Freedom of Information Act 1982. Archives Bill (projet de loi, 1981). En attendant la promulgation de 1'Archives Act, les documents sont communiqués d'après des décisions du Cabinet fédéral de 1970 et 1972.

Autriche : Erlass zur Neurelegung der Benützungsgrenze im Osterreichischen Staat- sarchiv, 12. September 1974 (Archivum XXVIII, p. 277-278). -

Bahamas : Public Records Act, 1971 (Archivum XXVIII, p. 58-61).

1. D'après les réponses reçues au questionnaire envoyé à tous les pays en novembre 1981, et les volumes XVII, XIX, XX, XXI et XXVIII d'Archivum. Pour les pays à structure fédérale où chaque région possède sa propre législation archivistique, seuls sont cités ici les textes relatifs aux archives fédérales.

PGI-83/WS/20 Appendice 1 - page 2

Barbade : Pas de législation. La règle de 30 ans est généralement appliquée.

Belgique : Loi relative aux Archives, 24 juin 1955 (Archivum XVII, p. 67). Arrêté du ministre des Affaires étrangères sur la communication des archives du Ministère des affaires étrangères, 27 juillet 1981.

Bénin : Pas de législation. La règle de 30 ans est généralement appliquée.

Botswana : National Archives Act, 1978 (Archivum XXVIII, p. 73-81).

Brésil : Pas de législation générale. Pour les archives du Ministère des relations extérieures : Decreto no 56.820, l" de septembro de 1980.

Brunei : Pas de législation.

Bulgarie : Loi sur le Fonds des archives d'Etat, 1974 (Archivum XXVIII, p. 62-65). Ordonnance no 125 du Conseil des ministres pour l'application de la Loi sur le fonds des archives d'Etat, 20 décembre 1974 (ibid., p. 65-71).

Cameroun : Décret no 73-l sur les Archives et la Bibliothèque nationale, 3 janvier 1973 (Archivum XXVIII, p. 90-93).

Canada (Archives publiques du Canada = Archives fédérales) : Loi sur les archives publiques, 1952 (Archivum XXI, p. 47-48). Loi sur l'accès à l'information, 1982, et Loi sur la protection des renseignements personnels, 1982 (29-30-31 Elizabeth II, chapitre 111).

République centrafricaine : Pas de législation.

Chili : Reglemento del Archiva National, 12 de octubre de 1962 (Archivum XXI, p. 61-64).

Chypre : Pas de législation.

Colombie : Decreto sobre la organizacibn de la Biblioteca y Archives Nationales, 19 de abri1 de 1961 (Archivum XXI, p. 68-70).

République populaire du Congo : Pas de législation.

Costa Rica : Pas de législation (la Loi du 10 janvier 1966 sur le fonctionnement de 1'Archivo National, Archivum XXI, p. 73-75, ne contient aucune disposition sur la communication des archives).

Côte d'ivoire : Pas de législation.

Danemark : Règlements publiés par 1'Archiviste national sur l'accès aux documents des Archives nationales et des Archives provinciales, 30 décembre 1964 et 30 septembre 1968 (Archivum XXVIII, p. 125-126).

République dominicaine : Ley no 4798 de 23 de mayo de 1935, modif. 6 de abri1 de 1936 (Archivum XXVIII, p. 165-166).

El Salvador : Pas de législation.

Equateur : Ley del Sistema National de Archives, 10 de junio de 1982.

. PGI-83/WS/20 Appendice 1 - page 3

Espagne : Pas de législation générale.

Etats-Unis (Archives fédérales) : Freedom of Information Act, 1974 (ArchivumXXVIII, p. 40%-413). Presidential Recordings and Materials Preservation Act, 1974 (ibid., p. 413-415). Privacy Act, 1974 (ibid., p. 415-422). Public use of records, donated historical materials, and facilities in the National Archives and Records Service, in Code of Federal Regulations, 8 Mars 1977. -

Ethiopie : Pas de législation.

Fidji : Public Records Access Regulations, 1970 (Archivum XXI, p. 204-206).

Finlande : Loi sur la publicité des documents de caractère général, 9 février 1951 (Archivum XVII, p. 126-130). Décret sur les exceptions à la publicité des documents de caractère général, 22 décembre 1951 (ibid., p. 130-131).

France : Loi no 78-17 sur l'informatique, les fichiers et les libertés, 6 janvier 1978 (Archivum XXVIII, p. 188-189). Lois no 78-753 et 79-587 sur la liberté d'accès aux documents administratifs, 17 juillet 1978 et 11 juillet 1979 (ibid., p. 189-191). Loi no 79-18 sur les archives, 3 janvier 1979 (ibid., p. 191-197). Décret na 79-1038 sur la communicabilité des archives publiques, 3 décembre 1979 (ibid., p. 204-205). Décret no 79-1035 sur les archives de la Défense, 3 décembre 1979 (ibid., p. 197-199). Décret no 80-975 sur les archives du Ministère des affaires étrangères, ler décembre 1980 (ibid., p. 209-211).

Gabon : Pas de législation.

Gambie : Public Records Regulations, 1968 (Archivum XX, p. 55-56).

Ghana : Public Archives Regulations, 1958 (Archivum XX, p. 59-62).

Guatemala : Reglamento del Archiva National, 25 de junio de 1968 (Archivum XXI, P- 125-128).

Haîti : Pas de législation.

Hongrie : Décret-loi no 27 sur les archives, 1969 (Archivum XVII, p. 224-227). Règlement d'administration des archives, arrêté no 130-1971 du ministre de la Culture.

Inde (Archives nationales) : Archiva1 Policy Resolution, 1972. National Archives Research Rules, 1980.

Indonésie : Pas de législation générale.

Irak : Law no 142 on the National Archives Centre, 1963 (Archivum XX, p. 177-178).

Iran : Pas de législation générale.

Islande : Règlement des Archives nationales, 13 janvier 1916 (Archivum XVII, p. 244-245).

Israël : Archives Law, 1955 (Archivum XX, p. 184-187); cette loi a été amendée en 1981. Inspection of Material Deposited at State Archives Régulations, 15 novembre 1966 (ibid., p. 191-192). Protection of Privacy Law, 1981.

PGI-83/ws/20 Appendice 1 - page 4

Italie : Decreto presidenziale no 1409 su gli Archivi di Stato, 30 settembre 1963 (Archivum XIX, p. 18-28). Decreto presidenziale No 854 sulle attribuzioni del

Ministero dell'Interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità (Archivum XXVIII, p. 218-220).

Japon : Règlement des Archives nationales, 28 juin 1971 (Archivum XXVIII, p-223-226).

Jordanie : Pas de législation.

Kenya : Public Archives Act, 1965 (Archivum XX, p. 63-67).

Lesotho : Archives Act, 1967 (Archivum XX, p. 69-73).

Liban : Règlement du Centre des Archives nationales, 2 février 1979 (Archivum XXVIII, p. 231-235).

Libéria : Pas de législation générale (la Loi sur le Centre national de documents et d'archives de 1977, Archivum XXVIII, p. 236-241, ne contient aucune disposition sur la communication des archives).

Principauté de Liechtenstein : Verordnung über das Landesarchiv, 2 Dezember 1975 (Archivum XXVIII, p. 242-245).

Grand-Duché de Luxembourg : Arrêté grand-ducal du 21 octobre 1960 (Archivum XIX, p. 34-36). Décisions du Conseil de gouvernement des 15 juillet 1977 et 2 mai 1980 sur la communication des archives de la Guerre et des archives diplomatiques).

Malaisie : National Archives Act, 1966 (Archivum XX, p. 209-212).

Malawi : National Archives Act, 1975 (Archivum XXVIII, p. 248-257).

République malgache : Arrêté sur la consultation des documents, 8 mars 1967 (Archivum XX, p. 77-78).

Mali : Pas de législation.

Maroc : Pas de législation.

Ile Maurice : Pas de législation générale.

Mauritanie : Décret sur les archives nationales, 15 octobre 1968 (Archivum XX, p. 94-97).

Mexique : Pas de législation générale.

Népal : Pas de législation.

Nigéria : Public Archives Ordinance, 1957 (Archivum XX, p. 100-102). Provisional Search Regulations, 1963 (ibid., p. 103).

Norvège : Public Administration Act, 10 February 1967. Freedom of Information Act, 19 June 1970. Date Security Instructions issued by the Commander-in-Chief of the Armed Forces, 1980.

Nouvelle-Zélande : Archives Act, 1957 (Archivum XXI, p. 208-215).


Ouganda : Pas de législation.

Pakistan : Pas de législation générale.

Panama : Ley sobre el Archiva National, 20 de Febrero de 1941 (Archivum XXI, p. 146-147).

Papouasie-Nouvelle-Guinée : Constitution of the Independent State of Papua New Guinea, 1975, article 51.

Pays-Bas : Loi sur la conservation des archives, 19 juillet 1962 (Archivum XIX, p. 52-59). Arrêté pour l'application de la Loi sur la conservation des archives, 26 mars 1968 (ibid, p. 59-66). Loi sur l'accès à la documentation administrative, 9 novembre 1978.

Pérou : Decreto-Ley no 19414 sobre la conservaci&n del patrimonio documentai, 16 de mayo de 1972 (Archivum XXI, p. 217-218).

Philippines : Revised Penal Code, 1969 (Archivum XX, p. 225).

Pologne : Disposition du ministre de la Culture et des Beaux-Arts sur la communication des archives, 22 mars 1957, amendée le 13 janvier 1968 (Archivum XIX, P. 78-81, et XXVIII, p. 286-288).

Porto Rico : Pas de législation (la Loi sur la gestion des documents publics de 1955, amendée en 1960 et 1979, Archivum XXVIII, p. 297-303, ne contient aucune disposition sur la communication des archives).

Portugal : Pas de législation générale.

Qatar : Pas de législation.

Roumanie : Décret no 472/1971 sur le Fonds archivistique national, 20 décembre 1971, modifié en 1974 (Archivum XXVIII, p. 304-315). Loi no 23/1971 sur la protection des secrets d'Etat.

Royaume-Uni : Officia1 Secrets Act, 1911. Public Records Act, 1958, amended 1967 (Archivum XVII, p. 184-191). Local Government Act, 1972 (Archivum XXVIII,

p. 388-390). Parochial Registers and Records Measure, 1978 (ibid., p. 393-398). Northern Ireland Public Records Act, 1923 (Archivum XVII, p. 199-201). Scotland Public Records Act, 1937 (ibid., p. 204-207). Scotland Local Government Act, 1973 (Archivum, XXVIII, p. 404-406).

Rwanda : Pas de législation.

4

République de Saint-Marin : Legge sull'ordinamento dell'archivio pubblico e sulla vigilanza sugli archivi privati di notevole interesse storico, 28 novembre 1978 (Archivum XXVIII, p. 318-323).

Sénégal : Loi relative aux archives, 2 février 1981 (Archivum XXVIII, p. 324-326).

Seychelles : Pas de législation.

Sierra Leone : Public Archives Act, 1965 (Archivum XX, p. 120-122).

Singapour : National Archives and Records Centre Act, 1967 (Archivum XX, p. 227-230).


Soudan : Central Records Office Act, 1965 (Archivum XX, p. 123-124). Central Records Regulation, 1966.

Sri Lanka : National Archives Law, 1973 (Archivum XXVIII, p. 330-336). Regulations on Public Archives, 5 December 1978 (ibid., p. 330-337).

Suède : Loi sur la liberté de la presse, 1949, amendée en 1979 (incorporée à la Constitution du Royaume). Ordonnance 1974 : 648, modifiée 1978 : 183, sur les informations enregistrées par les procédés informatiques. Lois 1980 : 100 et 1980 : 880 sur le secret. Ordonnance 1980 : 657 sur le secret.

Suisse (Archives fédérales) : Règlement du 15 juillet 1966, révisé le 24 octobre 1973 (Archivum XIX, p. 148-151, et XXVIII, p. 353-354).

Syrie : Pas de, législation.

Tanzanie : National Archives Act, 1965 (Archivum XX, p. 127-133).

Tchécoslovaquie : (l") République socialiste tchèque : Loi no 97 sur les archives, 17 octobre 1974 (Archivum XXVIII, p. 113-122). (2') République socialiste slovaque : Loi no 149 sur les archives, 1975, et Circulaire du ministre de l'Intérieur no 122, 1976.

Thaïlande : Regulations on Records Work, 1963 (Archivum XX, p. 236-237).

Togo : Pas de législation.

Trinité-et-Tobago : Pas de législation.

Turquie : Règlement sur les archives d'Etat, 19 décembre 1975 (Archivum XXVIII, p. 383-385).

URSS : Règlement du Fonds des archives d'Etat, 4 avril 1980 (Archivum XXVIII, p. 339-347).

Uruguay : Reglamento del Archiva General de la Nacihn, 26 de diciembre de 1941 (Archivum XXI, p. 169-172).

Vatican : Voir Archivum XXVIII, p. 427.

Venezuela : Pas de législation générale.

Yougoslavie (Archives fédérales) : Loi sur les archives de Yougoslavie, 1973, modifiée en 1976.

Zaïre : Loi no 78-013 sur les archives, 11 juillet 1978 (Archivum XXVIII, p. 431-434).

Zambie : National Archives Act, 1969 (Archivum XX, p. 146-154).

Zimbabwe : National Archives Act, 1963 (Archivum XX, p. 112-114).

Pays pour lesquels aucune information n'a pu être obtenue : Angola, Bermudes, Bolivie, République populaire de Chine, Cuba, Egypte, Grèce, Guinée, Guinée-Bissau, Guinée équatoriale, Honduras, Jamaïque, Mozambique, Nicaragua, Paraguay.

. PGI-83/ws/20 Appendice 2

. APPENDICE 2

BIBLIOGRAPHIE SOMMAIRE

1. Orientation bibliographique générale

- Basic international bibliography of archives administration/Bibliographie internationale fondamentale d'archivistique, élaborée par Michel Duchein. Archivum XXV, 1978. Section VIII.1 : "Règles et organisation de la commul nication" (p. 91-94).

- Modern Archives and manuscripts : a Select bibliography, compiled by Frank D. Evans, Chicago, Society of American Archivists, 1975. Section 14 : "Reference service" (p. 57-65).

2. Textes de lois et règlements d'archives

- Volumes XVII, XIX, XX, XXI, XXVIII d'Archivum.

3. Etudes générales et particulières (ordre chronologique)

- Actes de la cinquième Conférence internationale de la Table ronde des archives (Lisbonne,l959) : "Les archives au service de la recherche historique". Paris, Archives nationales, 1961, 101 p.

- Actes du Congrès international extraordinaire des archives "Ouverture des archives à la recherche" (Washington, 1966). Archivum XVI, 230 p.

Notamment les rapports de :

. W. Kaye Lamb : "Liberalization of restrictions on access to research : general survey".

. Herman Hardenberg : "Liberalization of restrictions on access to archives : legal and juridical problems".

. Robert-Henri Bautier : "Les problèmes posés par une libéralisation brutale de l'accès aux documents".

. Gennadi Belov et Oliver W. Holmes : "National documentary publication programing".

. Antal Szedo : "L'utilisation du microfilm pour la recherche et la publication".

. Albert H. Leisinger : "Microreproduction of archives for reference and publication purposes".

. Aurelio Tanodi : "La cooperacidn international en facilitar acceso a 10s archives".

- Actes de la dixième Conférence internationale de la Table ronde des archives (Copenhague, 1967) : "Problèmes posés aux directions d'archives par les

projets de libéralisation en matière de communication de documents, par les nouveaux développements du droit d'auteur et par le microfilmage". Paris, Archives de Paris, 1969, 95 p.

PGI-83/wS/20 Appendice 2 - page 2

- Janknecht (Hans) : "Allgemeines Personlichkeitsrecht und Freiheit der Fors- chung bei Benutzung von Archiven". Der Archivar, 22, 1969, p. 271-274.

- Actes du sixième Congrès international des archives (Madrid, 1968). Archivum XVIII, 238 p. Notamment le rapport de :

. Charles Kecskeméti : "La libéralisation en matière d'accès aux archives et de microfilmage".

- Wagner (Alfred) : "L'accès aux archives : passage d'une politique restrictive à une politique libérale". Bulletin de 1'Unesco pour les bibliothèques, XXIV no 2, 1970, p. 79-83.

- Actes du septième Congrès international des archives (Moscou, 1972). Archivum XXII, 388 p. Notamment le rapport de :

. Franjo Biljan : "Les instruments de recherche au service de la science".

- Barker (Car01 M.) et Fox (Matthew H.). Classified files : the yellowing pages. A report on scholar's access to Government documents. New York, 1972.

- D'Angiolini (Piero) : "La consultabilità dei documenti d'archivio". Rassegna degli Archivi di Stato, XXXV, 1975, p. 198-249.

- Actes du huitième Congrès international des archives (Washington, 1976). Archivum XXVI. Notamment les rapports de :

. Lionel Bell : "The archiva1 implications of machine-readable records".

. IvanBorsa : "The expanding archiva1 clientele in the post-World War II period".

. Heinz Boberach : "Fortschritte in der Technik und die Ausweitung der Archivbenutzung".

. S.N. Prasad : "The liberalization of access and use".

- Holbert (Sue E.). Archives and manuscripts : reference and access. Chicago, Society of American Archivists, 1977, 30 p.

- Schdntag (Wilfried): "Archiv und Offentlichkeit im Spiegel der Benutzungsord- nungen für die staatlichen Archive in der Bandesrepublik Deutschland", Der Archivar, 1977, Heft 4, p. 375-396.

- Barraclough (Geoffrey) : "Tendances actuelles de l'histoire", in : Tendances principales de la recherche dans les sciences sociales et humaines, II : sciences anthropologiques et historiques, esthétiques et sciences de l'art, science juridique, philosophie. Paris. Unesco, 1978. Edition séparée : Paris, Flammarion, 342 p.

- "Consultation et exploitation scientifique des archives". Archives et biblio- thèques de Belgique, XLIX, 1978, p. 264-305. Contributions de :

. Michel Duchein : "Mythes et contradictions de la publicité des archives".

. J. Th. De Smidt : "Bewaaring en raadpleiging van hedendaagse rechterlijke archieven in Niederland".

PGI-83/Ws/20 Appendice 2 - page 3

l

. Ph. Godding : "Consultabilité et exploitation scientifique des archives judiciaires en Belgique par l'historien".

. Michel Duchein : "Archives at the service of the administration, of the researcher, and of the private Citizen". The Indian Archives, XXVIII-2, 1978, p. l-13.

Robertson CG.) : "Confidentiality in government". Archivaria, 6, 1978.

Heydenreuter (Reinhard) : "Die rechtlichen Grundlagen des Archivwesens". Der Archivar, Jg. 32, 1979, Heft 2, p. 157-170.

Marwick (Christine M.) : "The curious National Security pendulum : openness and/or censorship". Library Journal, 15 septembre 1979, p. 1757-1760.

Nisenoff (Norman), Bishop (Evelyn), Clayton (Audrey) : "The privacy of compu- terized records : the Swedish experience and possible U.S. policy impacts". Information Processing and Management, 1979, p. 205-211.

Actes du neuvième Congrès international des archives (Londres, 1980). Archivum XXIX. Notamment les rapports de :

. Michael Roper : "The academic use of archives".

. Charles M. Dollar : "Quantitative history and archives".

. Jan Lindroth : "Contemporary records and archives".

. Claire Berthe : "L'utilisation des archives par le grand public".

. L. Principe : "Everyman and archives".

Bazillion (Richard J.) : "Access to departmental records, Cabinet documents and ministerial papers in Canada". American Archivist, 43 no 2, 1980,

a,..* AFe PS 13 l-1bU.

Brooke (Ann) : "Government information : some obstacles to access". tralian Library Journal, 22 Feb. 1980, p. 13-19.

Dübeck (Inger). Dansk arkivret. Danische Archivrecht, mit deutscher fassung. Aarhus, Universitets forlaget, 1980, 222 p.

The Aus-

Zusammen-

Evans (Frank B.) : "Access to archives of United Nations organizations". Second World Symposium on International Organizations, Brussels, 1980. UNITAR/AIL/SYM 2.

Favier (Jean) : "Les archives et les nouvelles tendancesde.l'histoire". International Journal of Archives, 1, 1980, p. 7-10.

Kerever (André) : "Droit d'auteur et activités administratives", in : Commis- sion de coordination de la documentation administrative. La politique docu- mentaire dans les administrations : quatrième rapport au Premier ministre, Paris, Documentation française, 1980, p. 71-121.

Knoppers (Jake) : "Les chercheurs en sciences sociales et le problème de la confidentialité". Archives (Québec), 11/4, mars 1980, p. 13-18.

??a-83/ws/20 Appendice 2 - page 4

- Serra Navarro (Pilar). Los archives y el acceso a la documentation. Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, 96 p.

- Wander Bastos (Aurelio) : "A ordem juridica e os documentos de pesquisa no Brasil". Arquivo e Administraçao, 8, jan.-abri1 1980, p. 3-18.

- White (Peter) : 'Officia1 secrets and government openness in Britain". The Australian Library Journal, 22 Feb. 1980, p. 20-28.

- Actes de la vingtième Conférence internationale de la Table ronde des archives (0~10, 1981). "Information et orientation du chercheur aux archives". Paris, Conseil international des archives, 1982, 110 p.

- Commission d'accès aux documents administratifs. L'accès aux documents administratifs : premier rapport d'activité. Paris, Documentation française, 1981, 184 p.

- 'La clientèle autre qu'administrative des archives". Gazette des archives, 113-114, 1981, p. 97-161.

- Freymond (Jacques) : "Une histoire du présent est-elle possible ?". Historiens et géographes, 287, décembre 1981, p. 417-420.

- Cawkell (A.E.) : "Privacy, security and freedom in the Information Society". Journal of Information Science, 4, 1982, p. 3-8.

- Commission d'accès aux documents administratifs. L'accès aux documents administratifs : deuxième rapport d'activité. Paris, Documentation française, 1982, 198 p.

- Haase (Carl) : "Archive und Archivbenutzer'. Der Archivar, Jg. 35, 1982, Heft 3, p. 251-258.

- Hagen (Carlos) : "Access to recordings". Phonographic Bulletin IASA, 33, July 1982, p. 23-31.

- Johnstone (I.J.) : "The liberalisation of access to archives', paper presented at the 7th Biennial Conference of the East and Central African Regional Branch of ICA, Harare, Zimbabwe, 1982.

- Synnott (Marcia G.) : "The half opened door : researching admissions discrimination at Harvard, Yale, and Princeton", American Archivist, 45 no 2, 1982, P- 175-187.

- Assouline (Pierre) : "Les archives secrètes existent-elles ?". L'Histoire, no 54, mars 1983, p. 104-107.

- Denis-Lempereur (Jacqueline) : 'Le mythe du libre accès aux documents administratifs". Science et vie, février 1983, p. 12-15 et 150-152.

PGI-83/wS/20 Appendice 3

APPENDICE 3

REPUBLIQUE FEDERALE D'ALLEMAGNE

BENUTZUNGSORDNUNG FUR DAS BUNDESARCHIV, 11 SEPT. 1969

ErlaJ des Bundesministers des Inneren - K 3-325 15711 - am 11. September 1969 l

$ I. Benutzung. - I. Archivalien, die der Verfïigungsgewalt des Bundesarchivs unterliegen, stehen - Benutzung offen.

soweit diese Benutzungsordnung keine Beschrankungen vorsieht - der

2. Zur Benutzung werden a) Archivalien im Original oder in Kopie vorgelegt oder 6) Abschriften oder photographische Reproduktionen von Archivalien abgegeben oder c) Auskiinfte über den Inhalt von Archivalien erteilt.

3. Uber die Art der Benutzung entscheidet das Bundesarchiv.

$ 2. Benutzungszweck. - I. Archivalien konnen benutzt werden a) für dienstliche Zwecke der Behorden des Bundes, der Ltider, Gemeinden und

Gerneindeverbtide sowie von Gerichten (amtliche Benutzung) ; b) für Forschungen, die der Wissenschaft dienen und deren Ergebnisse in wissen-

schaftlicher Form veroffentlicht werden sollen (wissenschaftliche Benutzung) ; c) zur Vorbereitung von Veroffentlichungen, z.B. durch Presse, HCnfunk~ Film und

Femsehen, die der Erziehung, Volksbildung, Kuust oder der Unterrrchtung der &Tentlichkeit dienen (publizistische Benutzung) ;

d) zur Wahrung berechtigter personlicher Belange (private Benutzung).

2. Auslander sind Inlandem grunds!&zlich gleichgestellt, doch kann die Benutzung des Bundesarchivs durch. auslamlische Staatsbiirger eingeschrankt oder versagt werden, wenn Gegenseitigkeit nicht gew2u-t wird.

$ 3. Benutzungsantrag. - x. Der Antrag auf Benutzung von Archivalien ist schriftlich zu stellen ; dabei ist der Gegenstand der Nachforschungen SO genau wie moglich anzugeben und der Benutzungszweck nachzuweisen.

2. Werden zu wissenschaftlichen, publizistischen oder privaten Zwecken tmver6ffe.ntlichte Archivalien benutzt, ist dem Bundesarchiv eine schriftliche Erkl~g abzugeben, dal3 bei der Verwertung daraus gewonnener Erkenntnisse Urheber- rmd PersCrlichkeitsschutzrechte beachtet werden.

3. Die Mitwirkung von Hilfskraften bei der Benutzung bedarf besonderer Genehmigtmg ; die Namen der Hilfskrafte sind im Benutzungsantrag aufzuführen. Auch Hilfskrafte unterliegen den Benutzungsbestimmungen ; bei VerstoBen haften ihre Atiaggeber.

xctii 4. Benutzungsgenehmigung. - I. Uber den Benutzungsantrag entscheidet das Bundes-

2. Die Genehmigung eines Benutzungsantrages kann aus wichtigen personlichen oder sachlichen Griinden ganz oder fur bestimmte Archivalien versagt werden, insbesondere WCM

x. Abdnxk in Der Archiver, 23 (x970), SP. @-7x.


a) durch die Benutzung oder das Bekanntwerden des Inhalts dieser Archivalien das W0h.l der Bundesrcpublik Deutschland oder eines ihrer Lander gefahrdet werden k6nnte ;

b) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen ; c) Archivalien Geheimhaltungsvorschrriften unterliegen.

3. Zeitweise vo11 der Benutzung ausgenommen sind Archivalien, a) die zu amtlichen Zwecken ben6tigt werden ; b) deren Ordnungs- und Erhaltungszustand durch die Benutzung gefahrdet werden

kibnte.

4. Die Genehmigung kann mit Auflagen verbunden werden, insbesondere wenn bestimmte Archivalien vextraulich zu behandeln sind.

5. Die Genehmigung wird nui fiir den im Benutzungsantrag bezeichneten Zweck erteilt. Sollen aus den Archivalien gewonnene Erkenntnisse anderweitig verwendet werden, ist eine weitere Genehmigung erforderlich.

6. Die Ge.nehmigung ist zurückzunehmen, wenn bei ihrer Erteilung die Voraussetzungen nach $2 nicht vorgelegen haben.

7. Die Genehmigung ist zu widerrufen, wenn nachtr5glich die Voraussetzungen des 5 2 wegfallen. Sie kann widerrufen werden, wenn nachtraglich Griinde bekannt werden, die nach Absatz 2 zur Versagung hatten fiihren konnen, oder wenn der Benutzer die Benutzungsordnung oder die zu ihrer Durchfiihrung erlassenen Bestimmungen gr6blich verletzt.

g 5. Benutzung amtlichen Schtiftguts. - I. Unveroffentlichte Akten und Urkunden offentlich-rechtlicher Herkunft (amtliches Schriftgut) konnen 30 Jahre nach ihrer Entstehung benutzt werden, soweit nicht nach den folgenden Absatzen eine Benutzung schon früher oder erst spater zulassig ist.

2. Vor Ablauf der in Absatz I genannten Frist kann amtliches Sch&tgut benutzt werden von den Stellen, bei denen es entstanden ist, und ihren Rechts- und Funktionsnachfolgem, mit deren Zustimmung auch von anderen amtlichen Stellen sowie für wissenschaftliche, publizistische und private Zwecke. Falls ein Rechts- und Funktionsnachfolger nicht besteht, entscheidet der Bundesminister des Innem ; der Benutzungsantrag ist auch in diesem Fall beim Bundesarchiv einzureichen.

3. Amtliches Schrifigut, das sich auf einzelne natürliche Personen bezieht (z.B. Personal- akten, ProzeBakten), kann gnmdsMich erst 30 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benutzt werden.

4. Das in Absatz 3 genannte amtliche Schriftgut kann vor Ablauf der dort genannten Frist, in den ersten 30 Jahren nach seiner Entstehung jedoch nur mit Genehmigung der in Absatz 2 genannten Stellen benutzt werden :

a) von den amtlichen Stellen, dene.n unbeschrankte Auskunft aus dem Strafregister zu erteilen ist ;

6) von den Stellen, die für die Festsetzung von Arbeitsentgelten, Renten, Versorgungs- beziigen und dergleichen zustidig sind, unter Beschrankung auf die für dicsen Zweck wesentlichen Schriftstiicke ;

c) mit Zustimmung des Betroffenen oder seines Rechtsnachfolgers auch von anderen amtlichen Stellen sowie fiir wissenschaftliche und publizistische Zwecke ;


d) durch den Betroffenen oder seinen Rechtsnachfolger ; dieser hat, wenn eine Gene@& gung der in Absaa 2 genannten Stelle nicht mehr erforderlich ist, ein berechttgtes Interesse nachzuweisen.

5. Amtliches Schriftgut aus der Zeit vor dem 23. Mai 1945 und Dokumentationsmaterial über Ereignisse vor diesem Zeitpunkt konnen, soweit sie sich nicht auf einzelne natürliche Personen beziehen, mit Inkrafrtreten dieser Benutrungsordnung benutzt werden ; beziehen sie sich auf einzelne natürliche Personen, gelten die Absatze 3 und 4, jedoch ist - auSer bei Personalakten des offentlichen Dienstes - die Absatz 4 c) vorgesehene Zustimmung nicht erforderlich, wenn bei der Benutzung zu wissenschaftlichen Zwecken der private Lebens- bereich unberiicksichtigt bleibt oder wenn die statistische Erfassung von Daten über Ange- horige bestimmter Gruppen beabsichtigt ist, in deren Ergebnis Einzelfalle nicht erkennbar werden.

$ 6. Benutnrng nichtamtlichen Schnftguts. - Nichtamtliches Schriftgut (z.B. Na&&sse, Familienarchive, Erlebnis- und Erfàhrungsberichte, Dokumentationen aus Privatbesitz) unterliegt Benutzungsbeschrankungen nur, wenn diese mit dem vorherigen Besitzer vereinbart wurden.

$ 7. Benutzung von Schauj%nen. - I. Schaufïlme konnen unter Beachtung der gesetzlichen Schutzrechte und etwa bestehender AuiIühnmgsverbote benutzt werden, wenn sie zu Offent- lichen Vorführungen zugelassen waren.

2. Fur die Benutzung nicht zu offentlicher Vorführung bestimmter Filme amtlicher Herkunft gilt § 5, fUr solche Filme privater Herkunft gilt § 6 entsprechend.

g 8. Benutzung mm Dmckgut, Bildgut und Tuntragern. - I. Druckschriften, Plakate, Bilder, Karten und Tontrager konnen unter Beachtung der gesetzlichen Schuarechte benutzt werden, soweit nicht beim Erwerb Beschrankungen vereinbart wurden.

2. Fur die Benut%mg nur zum amtlichen Gebrauch bestirnmter Druckschriften, Bilder, Tontr@er und Karten gilt § 5 entsprechend.

$ 9. Benutzungsentgelt und Erstattung van Kosten. - I . Die Erhebung von Benutzungsent- gelten wird in der Entgeltordnung fur das Bundesarchiv geregelt.

2. Dem Bundesarchiv entstehende Kosten fti die Benuurung technischer Einrichtungen, fti die Herstellung von Reproduktionen und - auSer bei amtlicher Benutzung - die Versen- dung von Archivalien sind zu erstatten ; die S&e werden durch Aushang und auf A&age bekanntgegeben.

3. Bei wissenschaftlicher und publizistischer Benutzung ist von jeder im Druck hergestellten Ausgabe, die unter Auswertung von Archivalien des Bundesarchivs zusmnde gekommen ist, dem Bundesarchiv ein Belegstück unaufgefordert und unentgeltich zu überlassen.

g 10. Durchfiihmqsbestimmungen. - Zur Durchführung der Benu~gsordnung erlaBt ~ddBundesarchiv besondere erg%nzende Bestimmungen, die von den Benutzem AI beachten

PGI-83/ws/20 Appendice 4

APPENDICE 4

ETATS-UNIS D'AMERIQ&

Freedom of Laformation Act, 1974’ (5 United States Code 552)

SUBCHAPTER II. ADMINISTRATIVE PROCEDURE

Section 2. Definitions. - For the purpose of this subchapter: (1) “agency” means each authority of the Government of the United States,

whether or not it is within or subject to review by another agency, but does not include (A) the Congress; (B) the courts of the United States; (C) the govemments of the territories or possessions of the United States; (D) the government of the District of Columbia; or except as to the requirements of section 552 of this title. (E) agencies composed of representatives of the parties or of representatives of organizations of the parties to the disputes determined by them; (F) courts martial and military commissions; (G) military authority exercised in the field in time of war or in occupied territory; or (H) functions conferred by sections 1738,1739,1743, and 1744 of title 12; chapter 2 of title 41; or sections 1622, 1884, 1891-1902, and former section 1641 (b) (2), of title 50, appendix.

(2) “person” includes an individual, partnership, corporation, association, or public or private organization other than an agency;

(3) “party” includes a person or agency named or admitted as a party. or properly seeking and entitled as of right to be admitted as a party, in an agency proceeding, and a person or agency admitted by an agency as a party for limited purposes;

(4) “rule” means the whole or a part of an agency statement of general or particular applicability and future effect designed to implement, interpret, or prescribe law or policy or describing the organization, procedure, or practice requirements of an agency and includes the approval or prescription for the future of rates, wages, corporate or financial structures or reorganizations thereof, prices, facilities, appliances, services or allowances therefor or of

1. 21 November, 1974. - Data supplied by Mr. R. Michael McReynolds, Assistant Chief for Reference, Judicial and Fiscal Branch, National Archives and Records Service, Washington D.C., 18 February 1981.

1. Reproduction des textes législatifs des Etats-Unis tels qu'ils ont

été publiés dans le volume XXVIII d'Archivum TP? k os- 422

PGI-83/ws/ZO Appendice 4 - page 2

valuations, costs, or accounting, or practices bearing on any of the foregoing; (5) “rule making” means agency process for formulating amending, or

repealing a rule; (6) “order” means the whole or a part of a final disposition, whether

affirmative, negative, injunctive, or declatory in forrn, of an agency in a matter other than rule making but including licensing;

(7) “adjudication” means agency process for the formulation of an order; (8) “license” includes the whole or a part of an agency permit, certificate,

approval, registration, charter, membership, statutory exemption or other form of permission;

(9) “licensing” includes agency process respecting the grant, renewal, denial, revocation, suspension, annulment, withdrawal, limitation. amendment, modification, or conditioning of a license;

(10) “sanction” includes the whole or a part of an agency (A) prohibition, requirement, limitation, or other condition affecting the freedom of a person; (B) withholding of relief; (C) imposition of penalty or fine; (D) destruction, taking, seizure, or withholding of property; (E) assessment of damages, reimbursement, restitution, compensation, costs, charges, or fees; (F) requirement, revocation, or suspension of a license; or (G) taking other compulsory or restrictive action;

(11) “relief” includes the whole or a part of an agency (A) grant of money, assistance, license, authority, exemption, exception, privilege, or remedy; (B) recognition of a claim, right, immunity, privilege, exemption, or exception; or (C) taking of other action on the application or petition of. and beneficial to, a person;

(12) “agency proceeding” means an agency process as defined by paragraphs (5), (7), and (9) of this section; and

(13) “agency action” includes the whole or a part tif an agency rule, order, license, sanction, relief, or the equivalent or denial thereof, or failure to act.

Sec. 3. Public information. Agency rules, opinions, orders, records, and proceedings .

(a) Each agency shall make available to the public information as follows: (1) Each agency shall separately state and currently publish in the Federal

Register for the guidance of the public; (A) descriptions of its central and field organization and the established places at which, the employees (and in the case of a uniformed service, the members) from whom, and the methods whereby, the public may obtain information, make submittals or requests, or obtain decisions; (B) statements of the general course and methods by which its functions are channeled and determined, including the nature and requirements of a!! forma! and informa1 procedures available; (C) rules of procedure, descriptions of forms available or the places at which forms may be obtained, and instructions as to the scope and contents of a11 papers, reports, or


examinations; (D) substantive rules of general applicability adopted as authorized by law, and statements of general policy or interpretations of genera! applicability formulated and adopted by the agency; and (E) each amendment, revision, or repeal of the foregoing.

Except to the extent that a person has actual and timely notice of the terms thereof, a person may not in any manner be required to resort to, or be adversely affected by, a matter required to be published in the Federal Register and not SO published (. . .).

(2) Each agency, in accordance with published rules. shall make available for public inspection and copying (A) final opinions, including concurring and dissenting opinions, as well as orders, made in the adjudication of cases; (B) those statements of policy and interpretations which have been adopted by the agency and are not published in the Federal Register; and (C) administrative staff manuals and instructions to staff that affect a member of the public; unless the materials are promptly published and copies offered for sale. TO the extent required to prevent a clearly unwarranted invasion of persona! privacy, an agency may delete identifying details when it makes available or publishes an opinion, statement of policy, interpretation, or staff manual or instruction. However, in each case the justification for the deletion shall be explained fully in writing. Each agency shall also maintain and make available for public inspection and copying current indexes providing identifying information for the public as to any matter issued, adopted, or promulgated after July 4, 1967, and required by this paragraph to be made available or published. Each agency shall promptly publish, quarterly or more frequently, and distribute (by sale or otherwise) copies of each index or supplements thereto unless it determines by order published in the Federal Register that the publication would be unnecessary and impracticable, in which case the agency shall nonetheless provide copies of such index on request at a cost not to exceed the direct cost of duplication. A final order, opinion, statement of policy, interpretation, or staff manual or instruction that affects a member of the public may be relied on, used, or cited as precedent by an agency against a party other than an agency only if (i) it has been indexed and either made available or published as provided by this paragraph; or (ii) the party has actual and timely notice of the terms thereof.

(3) Except with respect to the records made available under paragraphs (1) and (2) of this subsection, each agency, upon any request for records which (A) reasonably describes such records and (B) is made in accordance with published rules stating the time, place, fees (if any), and procedures to be followed, shall make the records promptly available to any person.

(4) (A) In order to carry out the provisions of this section, each agency shall promulgate regulations, pursuant to notice and receipt of public comment, specifying a uniform schedule of fees applicable to a!! constituent units of such agency. Such fees shall be limited to reasonable standard charges for document


search and duplication and provide for recovery of only the direct costs of such search and duplication. Documents shall be furnished without charge or at a reduced charge where the agency determines that waiver or reduction of the information cari be considered as primarily benefiting the general public.

(B) On complaint, the district court of the United States in the district in which the complainant resides, or has his principal place of business, or in which the agency records are situated, or in the District of Columbia, has jurisdiction t. enjoin the agency from withholding agency records and to order the production of any agency records improperly withheld from the complàinant. (. . .).

(F) Whenever the court orders the production of any agency records improperly withheld from the complainant and assesses against the United States reasonable attorney fees and other litigation costs, and the court additionally issues a written finding that the circumstances surrounding the withholding raise questions whether agency personnel acted arbitrarily or capriciously with respect to the withholding. the Civil Service Commission shall promptly initiate a proceeding to determine whether disciplinary action is warranted against the officer or employee who was primarily responsible for the withholding. The Commission, after investigation and consideration of the evidence submitted, shall submit its findings and recommendations to the administrative authority of the agency concemed and shall send copies of the findings and recommendations to the officer or employee or his representative. The administrative authority shall take the corrective action that the Commission recommends.

(G) In the event of noncompliance with the order of the court, the district court may punish for contempt the responsible employee, and in the case of a uniformed service, the responsible member (. . .).

(5) Each agency having more than one member shal! maintain and make available for public inspection a record of the final votes of each member in every agency proceeding.

(6) (A) Each agency, upon any request for records made under paragraph (1). (2), or (3) of this subsection, shall (i) determine within ten days (. . .) after the receipt of any such request whether to comply with such request and shall immediately notify the person making such request of such determination and the reasons therefor, and of the right of such person to appeal to the head of the agency and adverse détermination; and (ii) make a determination with respect to any appeal within twenty days (. . .) after the receipt of such appeal. If on appeal the denial of the request for records is in whole or in part upheld. the agency shall notify the person making such request of the provisions for judicial review of that determination under paragraph (4) of this subsection (. . .).

(b) This section does not apply to matters that are: (1) (A) specifically authorized under criteria established by an Executive order


to be kept secret in the interest of national defense or foreign policy and (B) are in fact propetly classified pursuant to such Executive order;

(2) related solely to the interna! personnel rules and practices of an agency; (3) specifically exempted from disclosure by statute (other than section 552b

of this title), provided that such statute (A) requires that the matters be withheld from the public in such a manner as to leave no discretion on the issue, or (B) establishes particular criteria for withholding or refers to particular criteria for withholding or refers to particular types of matters to be withheld;

(4) trade secrets and commercial or financial information obtained from a person and privileged or confidential;

(5) inter-agency or intra-agency memorandums or letters which would not be available by law to a party other than an agency in litigation with the agency:

(6) personnel and medical files and similar files the disclosure of which would constitute a clearly unwarranted invasion of persona1 privacy;

(7) investigatory records compiled for law enforcement pur-poses, but only to the extent that the production of such record would (A) interfere with enforcement proceedings, (B) deprive a person of a right to a fair tria! or an impartial adjudication, (C) constitute an unwarranted invasion of persona1 privacy, (D) disclose the identity of a confidential source and, in the case of a record compiled by a criminal law enforcement authority in the course of a criminal investigation, or by an agency conducting a lawful national security intelligence investigation. confidential information furnished only by the confidential source, (E) disclose investigative techniques and procedures, or (F) endanger the life or physical safety of law enforcement personnel;

(8) contained in or related to examination. operating. or condition reports prepared by, on behalf of, or for the use of an agency responsible for the regulation or supervision of financial institutions; or

(9) geological and geophysical information and data, including maps, concerning Wells.

Any reasonably segregable portion of a record shah be provided to any person requesting such record after deletion of the portions which are exempt under this subsection.

(c) This section does not authorize withholding of information or limit the availability of records to the public, except as specifically stated in this section. This section is not authority to withhold information from Congress.

(d) On or before March 1 of each calendar year. each agency shall submit a report covering the preceding calendar year to the Speaker of the House of Representatives and President of the Senate for referral to the appropriate committees of the Congress. (. . .).

The Attomey General shall submit an annual report on or before March 1 of each calendar year which shall include for the prier calendar year a listing of the number of cases arising under this section, the exemption involved in each case.


tbe disposition of such case, and the COS~, fees, and penalties assessed under subsection (a) (4) (E), (F), and (G). Such report shall also include a descfiption of the efforts undertaken by the Department of Justice to encourage agency

compliance with this section. (e) For purposes of this section, the term “agency” as defined in section 551

(1) of this title includes any executive department, military department, Govemment corporation, Government controlled corporation, or other establishment in the executive branch of the Govemment (including the Executive Office of the President), or any independent reguulatory agency.

Presidential Record&s and Moterials Preservation Act 19741(3 Statutes at Large 1695):

Section 101. Deliver)l and retention of certain Presidenrial materials. - (a) Notwithstanding any other law or any agreement or understanding made pursuant to section 2107 of title 44, United States Code [this section] any Federal employee in possession shah deliver, and the Administrator of General Services (hereinafter in this title referred to as the “Administrator”) shall receive, obtain, or retain, complete possession and control of a!! original tape recordings of conversations which were recorded or caused to be recorded by any officer or employee of the Federal Government and which (1) involve former President Richard M. Nixon or other individuals who. at the time of the conversation. were employed by the Federal Govemment: (2) were recorded in the White House or in the office of the President in the Executive Office Buildings located in Washington, District of Columbia; Camp David, Maryland; Key Biscayne. Florida; or San Clemente, California; and (3) were recorded during the period beginning January 20, 1969, and ending August 9, 1974.

(b) (1) Notwithstanding any other law or any agreement or understanding made pursuant to section 2107 of title 44, United States Code [this section], the Administrator shall receive, retain, or make reasonable efforts to obtain, complete possession and control of a11 papers, documents, memorandums, transcripts and other abjects and materials which constitute the Presidential historical materials of Richard M. Nixon covering the period beginning January 20, 1969, and ending August 9, 1974.

(2) For pur-poses of this subsection. the term “historical materials” has the meaning given it by section 2101 of title 44. United States Code [section 2101 of this title].

Sec. 102. Availabiliry of certain Presidential materials. - (a) None of the tape recordings or other materials referred to in section 101 shall be destroyed, except as hereafter may be provided by law.

‘d. 19. December. 1974


(b) Nothwithstanding any other provision of this title. any other law, or any agreement or understanding made pursuant to section 2107 of title 44, United States Code [this section], the tape recordings and other materials referred to in section 101 shall, immediately upon the date of enactment of this title, be made available, subject to any rights, defenses, or privileges which the Federal Government or any person may invoke, for use in any judicial proceeding or otherwise subject to court subpena or other legal process (. . .).

(c) Richard M. Nixon, or any person whom he may designate in writing, shall at a11 times have access to the tape recordings and other materials referred to in section 101 for any purpose which is consistent with the provisions of this title, subsequent and subject to the regulations which the Administrator shall issue pursuant to section 103.

(d) Any agency or department in the executive branch of the Federal Government shall at ail times have access to the tape recordings and other materials referred to in section 101 for lawful Government use, subject to the regulations which the Administrator shall issue pursuant to section 103.

Sec. 103. Regulations to protect certain tape recordings and other materials. - The Administrator shall issue at the earliest possible date such regulations as may be necessary to assure the protection of the tape recording and other materials referred to in section 101 from loss or destruction. and to prevent access to such recordings and materials by unauthorized persons. Custody of such recordings and materials shall be maintained in Washington. District of Columbia, or its metropolitan area. except as may otherwise be necessary to carry out the provisions of this title.

Sec. 104. Regulations rehzting to public access. - (a) The Administrator shall within ninety days after the date of enactment of this title [Dec. 19. 19743 submit to each House of the Congress a report proposing and explaining regulations that would provide public access to the tape recordings and other materials referred to in section 101 (. . .).

(b) (1) The regulations proposed by the Administrator in the report required by subsection (a) shall take effect upon the expiration of ninety legislative days after the submission of such report, unless such regulations are disapproved by a resolution adopted by either House or the Congress during such period.

(2) The Administrator may not issue any regulation or make any change in a regulation if such regulation or change is disapproved by either House of the Congress under this subsection (. . .).

(c)The provisionsofthistitle shallnot apply.on and afterthe date upon which regulations proposed by the Administrator take effect under subsection (b), to any tape recordings or other materials given to Richard M. Nixon. or his heirs. pursuant to subsection (a) (79:

1. "Tape recordings and other materials xghich are not likely to be related to the abuses of the exeisutilFe power popularly identified under the generic term 'Watergate' ,and are no3 otherwise of histo ical significance".


(d) The provisions of this title shall not in any way affect the rights, limitations or exemptions appplicable under the Freedom of information Act, 5 U.S.C. 8 552 et seq. [section 552 et seq. of Title 51.

Sec. 105. Judicial review. - (a) The United States District Court for the District of Columbia shall have exclusive jurisdiction to hear challenges to the legal or constitutional validity of this title or of any regulation issued under the authority granted by this title, and any action or proceeding involving the question of title, ownership, custody, possession. or control of any tape recording or material referred to in section 101 or involving payment of any just compensation which may be due in connection therewith (. . .).

(b) If, under the procedures established by subsection (a), a judicial decision is rendered that a particular provision of this title, or a particular regulation issued under the authority granted by this title, is unconstitutional or otherwise invalid, such decision shall not affect in any way the validity or enforcement of any other provision of this title or any regulation issued under the authority granted by this title.

(c) If a final decision of such court holds that any provision of this title has deprived an individual of private property without just compensation, then there shall be paid out of the general fund of the Treasury of the United States such amount or amounts as may be adjudged just by that court.

Sec. 106. Authorization of appropriations. - There is authorized to be appropriated such sums as may be necessary to carry out the provisions of this title.

Privacy Act, 1974 (88 Statutes at Large 18%) t

(a) Definitions. - For pur-poses of this section: (1) the term “agency” means agency as defined in section 552 (e) of this titlee (2) the term “individual” means a citizen of the United States or an alien

lawfully admitted for permanent residence; (3) the term “maintain” includes maintain, collect, use, or disseminate; (4) the term “record” means any item, collection, or grouping of information

about an individual that is maintained by an agency, including. but not limited to, his education, financial transactions, medical history, and criminal or employment history and that contains his name. or the identifying number. symbol, or other identifying particular assigned to the individual, such as a finger or voice print or a photograph;

1. 31 December,l974.


(5) the ter-m “system of records” means a group of any records under the control of any agency from which information is retrieved by the name of the individual or by some identifying number, symbol, or other identifying particular assigned to the individual;

(6) the term “statistical record” means a record in a system of records maintained for statistical research or reporting pur-poses only and not used in whole or in part in making any determination about an identifiable individual, except as provided by section 8 of title 13; and

(7) the term “routine use” means, with respect to the disclosure of a record, the use of such record for a purpose which is compatible with the purpose for which it was collected.

(b) Conditions of disclosure. - No agency shall disclose any record which is contained in a system of records by any means of communication to any person. or to another agency, except pursuant to a written request by. or with the prior written consent of, the individual to whom the record pertains, unless disclosure of the record would be (1) to those officers and employees of the agency which maintains the record who have a need for the record in the performance of their duties; (2) required under section 552 of this title; (3) for a routine use as defined in subsection (a) (7) of this section and described under subsection (e) (4) (D) of this section; (4) to the Bureau of the Census for purposes of planning or carrying out a census or survey or related activitv pursuant to the provisions of title 13; (5) to a recipient who has provided the agency with advance adequate written assurance that the record will be used solely as a statistical research or reporting record, and the record is to be transferred in a form that is not individually identifiable; (6) to the National Archives of the United States as a record which has sufficient historical or other value to warrant its continued preservation by the United States Government. or for evaluation by the Administrator of General Services or his designee to determine whether the record has such value; (7) to another agency or to an instrumentality of any governmental jurisdiction within or under the control of the United States for a civil or criminal law enforcement activity if the activity is authorized by law. and if the head of the agency or instrumentality has made a written request to the agency which maintains the record specifying the particular portion desired and the law enforcement activity for which the record is sought: (8) to a person pursuant to a showing of compelling circumstances affecting the health or safety of an individual if upon such disclosure notification is transmitted to the last known address of such individual; (9) to either House of Congress. or. to the extent of matter within its jurisdiction, any committee or subcommittee therof, any joint committee of Congress or subcommittee of any such joint committee; (10) to the Comptroller General, or any of his authorized representatives, in the course of the performance of the duties of the General Accounting Office; or (11) pursuant to the order of a court of competent jurisdiction.


(c) Accounting for certain disclosures. - Each agency, with respect to each system of records under its control, shall (1) except for disclosures made under subsections (b) (1) or (b) (2) of this section, keep an accurate accounting of (A) the date, nature, and purpose of each disclosure of a record to any person or to another agency made under subsection (b) of this section; and (B) the name and address of the person or agency to whom the disclosure is made; (2) retain the accounting made under paragraph (1) of this subsection for at least five years or the life of the record. whichever is longer, after the disclosure for which the accounting is made: (3) except for disclosures made under subsection (b) (7) of this section, make the accounting made under paragraph (1) of this subsection available to the individual named in the record at his request; and (4) inform any person or other agency about any correction or notation of dispute made by the agency in accordance with subsection (d) of this section of any record that has been disclosed to the person or agency if an accounting of the disclosure was made.

(d) Access to recordr. - Each agency that maintains a system of records shall: (1) upon request by any individual to gain access to his record or to any

information pertaining to him which is contained in the system. permit him and upon his request. a person of his oxn choosing to accompany him. to review the record and have a copy made of ail or any portion thereof in a form comprehensible to him. except that the agency ma! require the indivual to furnish a written statement authorizing discussion of that individual’s record in the accompanying person’s presence:

(2) permit the individual to request amendment of a record pertaining to him and (A) not later than 10 days (. . .) after the date of receipt of such request, acknowledge in writing such receipt; and (B) promptly, either (i) make any correction of any portion thereof which the individual believes is not accurate, relevant, timely, or complete; or (ii) inform the individual of its refusa1 to amend the record in accordance with his request, the reason for the refusal, the procedures established by the agency for the individual to request a review of that refusa1 by the head of the agency or an officer designated by the head of the agency. and the name and business address of that officia]:

(3) permit the individual who disagrees with the refusa1 of the agency to amend his record to request a review of such refusal. and not later than 30 days (. .) from the date on which the indi<idual requesrs such review. complete such review and make a final determination unless. for good cause shown. the head of the agency extends such 30-day period: and if. after his review? the reviewing officia1 also refuses to amend the record in accordance with the request, permit the individual to file with the agency a concise statement setting forth the reasons for his disagreement with the refusa1 of the agency. and notify the individual of the provisions for judicial review of the reviewing offical’s determination under subsection (g) (1) (A) of this section;


(4) in any disclosure, containing information about which the individual has filed a statement of disagreement, occuning after the filing of the statement under paragraph (3) of this subsection, clearly note any portion of the record which is disputed and provide copies of the statement and, if the agency deems it appropriate, copies of a concise statement of the reasons of the agency for not making the amendments requested, to persons or other agencies to whom the disputed record has been disclosed; and

(5) nothing in this section shall allow any individual access to any information compiled in reasonable anticipation of a civil action or proceeding.

(e) Agency requirements. - Each agency that maintains a system of records shall:

(1) maintain in its records only such information about an individual as is relevant and necessary to accomplish a purpose of the agency required to be accomplished by statute or by executive order of the President;

(2) collect information to the greatest extent practicable directly from the subject individual when the information may result in adverse determinations about an individual’s rights, benefits, and privileges under Federal programs;

(3) inform each individual whom it asks to supply information. on the forrn which it uses to collect the information or on a separate form that cari be retained by the individual (A) the authority (whether granted by statute, or by executive order of the President) which authorizes the sollicitation of the information and whether disclosure of such information is mandatory or voluntary; (B) the principal purpose or pur-poses for which the information is intended to be used; (C) the routine uses which may be made of the information, as published pursuant to paragraph (4) (D) of this subsection; and (D) the effects on him, if any, of not providing all or any part of the requested information;

(4) subject to the provisions of paragraph (11) of this subsection, publish in the Federal Register at least annually a notice of the existence and character of the system of records (. . .).

(5) maintain all records which are used by the agency in making any determination about any individual with such accuracy, relevance, timeliness, and completeness as is reasonably necessary to assure faimess to the individual in the determination;

(6) prior to disseminating any record about an individual to any person other than an agency, unless the dissemination is made pursuant to subsection (b) (2) of this section, make reasonable efforts to assure that such records are accurate, complete, timely, and relevant for agency purposes;

(7) maintain no record describing hou’ any indiv-idual exercises rights guaranteed by the First Amendment unless expressly authorized by statute or by the individual about whom the record is maintained or unless pertinent to and within the scope of an authorized law enforcement activiq;


(8) make reasonable efforts to serve notice on an individual when any record on such individual is made available to any person under compulsory legal process when such process becomes a matter of public record;

(9) establish rules of conduct for persans involved in the design, development, operation, or maintenance of any system of records, or in maintaining any record, and instnrct each such person with respect to such rules and the requirements of this section, including any other rules and procedures adopted pursuant to this section and the penalties for noncompliance;

(10) establish appropriate administrative, technical, and physical safeguards to insure the security and confidentiality of records and to protect against any anticipated threats or hazards to their security or integrity which could result in substantial harm, embarrassment. inconvenience. or unfairness to any individual on whom information is maintained; and

(11) at least 30 days prior to publication of information under paragraph (4) (D) of this subsection, publish in the Federal Register notice of any new use or intended use of the information in the system. and provide an opportunity for interested persons to submit written data, views, or arguments to the agency.

(f) Agency rules. - In order to carry out the provisions of this section, each agency that maintains a system of records shall promulgate rules, in accordance with the requirements (including general notice) of section 553 of this title (. . .).

(g) Civil remedies. - (1) Whenever any agency (A) makes a determination under subsection (d) (3) of this section not to amend an individual’s record in accordance with his request, or fails to make such review in conformity with that subsection; (B) refuses to comply with an individual request under subsection (d) (1) of this section; (C) fails to maintain any record concerning any individual with such accuracy. relevance. timeliness. and completeness as is necessary to assure fairness in any determination relating to the qualifications. character. rights, or opportunities of. or benefits to the individual that may be made on the basis of such record, and consequently a determination is made which is adverse to the individual; or (D) fails to comply with any other provision of this section, or any rule promulgated thereunder, in such way as to have an adverse effect on an individual, the individual may bring civil action against the agency, and the district courts of the United States shall have jurisdiction in the matters under the provisions of this subsection.

(2) (A) In any suit brought under the provisions of subsection (g) (1) (A) of this section, the court may order the agency to amend the individual’s record in accordance with his request or in such other way as the court may direct. In such a case the court shall determine the matter de novo. (B) The court may assess against the United States reasonable attorney fees and other litigation costs reasonably incurred in any case under this paragraph in which the complainant has substantially prevailed.

PGI-8 3/ws/20 Appendice 4 - page 13

(3) (A) In any suit brought under the provisions of subsection (g) (1) (B) of this section, the court may enjoin the agency from withholding the records and order the production to the complainant of any agency records improperly withheld from him. In such a case the court shall determine the matter de novo, and may examine the contents of any agency records in camera to determine whether the records or any portion thereof may be withheld under any of the exemptions set forth in subsection (k) of this section, and the burden is on the agency to sustain its action. (B) The court mag assess against the United States reasonable attomey fees and other litigation costs reasonably incurred in any case under this paragraph in which the complainant has substantially prevailed.

(4) In any suit brought under the provisions of subsection (g) (1) (C) or (D) of this section in which the court determines that the agency acted in a manner which was intentional or willful, the United States shall be liable to the individual in an amount equal to the sum of (A) actual damages sustained by the individual as a result of the refusa1 or failure. but in no case shall a person entitled to recovery receive less than the sum of $1,000; and (B) the costs of the action together uith reasonable attorney fees as determined by the court (. _ .).

(h) Rights of legal guardians. - (. . .) fi) Criminal penalties. - (1) Any officer or employee of an agency, who by

virtue of thic employment or officia1 position. has possession of. or access to, agency records which contain individuallg identifiable rules or regulations established thereunder. and who knowing that disclosure of the specific material is SO prohibited. uillfully discloses the material in any manner to any person or agency not entitled to receive it, shall be guilty of a misdemeanor and fined not more that $ 5,000.

(2) Any officer or employee of any agency who willfully maintains a system of records without meeting the notice requirements of subsection (e) (4) of this section shall be guilty of a misdemeanor and fined not more than $ 5,000.

(j) General exemptions. - The head of any agency may promulgate rules, in accordance with the requirements (including general notice) of sections 553 (b) WY (2) ad (3). ( c , and (e) of this title. to exempt any system of records within 1 the agency from any part of this section except subsections (b), (c) (1) and (2), te) (4) (A) through 03, te) (6), (7). (9) (10). and (ll), and (i) if the system of records is (1) maintained by the Central Intelligence Agency; or (2) maintained by an agency or component thereof which performs as its principal function any activity pertaining to the enforcement of criminal laws. including police efforts to prevent, control. or reduce crime or to apprehend criminals, and the activities of prosecutors, courts. correctional, probation. pardon, or parole authorities. and which consists of (A) information compiled for the purpose of identifying individual criminal offenders and alleged offenders and consisting only of identifying data and notations of arrests. the nature and disposition of criminal charges. sentencing. confinement. release, and parole and probation status; (B)

-.


information compiled for the purpose Of a criminal investigation, including reports Of infOrmantS and inVeStigatOrS, and associated with an identifiable individual; or (C) reports identifiable to an individual mmpi]ed at any stage of

the process of enforcement Of the criminal laws from arrest or indiament through release from supervision. At the time rules are a~dopted un&r this

subsection, the agency shall include in the statement required under section 553 (c) of this title. the reasons why the system of records is to be exempted from a

provision of this section. (k) Specific exemptions. - The head of any agency may promulgate rules, in

accordance with the requirements (including general notice) of sections 553 (b) (l), (2), and (3). (c) and (e) of this title, to exempt any system of records within the agency from subsections (c) (3). (d). Ce) (1). (e) (4) (G). (H), and (1) and (f) of this section if the system of records is

(1) subject to the provisions of section 552 (b) (1) of this title; (2) investigatory material compiled for law enforcement purposes. other than

material within the scope of subsection (j) (2) of this section: Provided, however, mat if any individual is denied any right, privilege. or benefit that he would otherwise be entitled by Federal law, or for which he would otherwise be eligible, as a result of the maintenance of such material. such material shall be provided to such individual. except to the extent that the disclosure of such material would reveal the identity of a source who furnished information to the Govemment under an express promise that the identity of the source would be held in confidence, or prior to the effective date of this section. under an implied promise that the identity of the source would be held,in confidence;

(3) maintained in connection with providing protective services to the President of the United States or other individuals pursuant to section 3056 of title 18;

(4) required by statute to be maintained and used solely as statistical records; (5) investigatory material compiled solely for the purpose of determining

suitability, eligibility, or qualifications for Federal civilian employment, military service, Federal contracts, or access to classified information, but only to the extent that the disclosure of such material would reveal the identity of a source who furnished information to the Government under an express promise that the identity of the source would be held in confidence. or. prior to the effective date of this section. under an implied promise that the identity of the source would be held in confidence:

(6) testing or examination material used solely to determine individual qualifications for appointment or promotion in the Federal service the disclosure of which would compromise the objectivity or fairness of the testing or examination process; or

(7) evaluation material used to determine potential for promotion in the armed services, but only to the extent that the disclosure of such material would


reveal the identity of a source who furnished information to the Government under an express promise that the identity of the source would be held in confidence, or, prior to the effective date of this section, under an implied promise that the identity of the source would be held in confidence (. . .)

(1) Archiva1 recods. - (1) Each agency record which is accepted by the Administrator of General Services for storage. processing, and servicing in accordance with section 3103 of title 44 shall, for the purposes of this section, be considered to be maintained by the agency which deposited the record and shall be subject to the provisions of this section. The Administrator of General Services shall not disclose the record except to the agency which maintains the record, or under rules established by that agency which are not inconsistent with the provisions of this section.

(2) Each agency record pertaining to an identifiable individual which was transferred to the National Archives of the United States as a record which has sufficient historical or other value to warrant its continued preservation by the United States Government, prior to the effective date of this section, shah. for the purposes of this section, be considered to be maintained by the National Archives and shall not be subject to the provisions of this section, except that a statement generally describing such records (modeled after the requirements relating to records subject to subsections (e) (4) (A) through (G) of this section) shall be published in the Federal Register.

(3) Each agency record pertaining to an identifiable individual which is transferred to the National Archives of the United States is a record which has sufficient historical or other value to warrant its continued preservation by the United States Government, on or after the effective date of this section. shall, for the pur-poses of this section, be considered to be maintained by the National Archives and shall be exempt from the requirements of this section except subsections (e) (4) (A) through (G) and (e) (9) of this section.

(m) Government contractors. - When an agency provides by a contract for the operation by or on behalf of the agency of a system of records to accomplish an agency function, the agency shall, consistent with its authority, cause the requirements of this section to be applied to such system. For purposes of subsection (i) of this section any such contracter and any employee of such contracter, if such contract is agreed to on or after the effective date of this section, shall be considered to be an employee of an agency.

(n) Mailing lists. - An individual’s name and address may not be sold or rented by an agency unless such action is specifically authorized by law. This provision shall not be construed to require the withholding of names and addresses otherwise permitted to be made public.

(0) Report on new system. - (. . .). (p) Ann& report. - (. . .). (q) Eflects of other laws. - (. . .).

FRANCE

PGI-83/Ws/20 Appendice 5

APPEKDICE 5

LOI No 78.753 DU 17 JUIIAET 1978 portant diverses meuuras d’am6Iioration dw relations entre I’&minhtration et Ie public et divers- diep0eition.e d’ordre l dminîetratif, eociaI et fiecal

TITRE PREMIER

De Ia Liberté d’accès aux documenta adminb-ati

ARTICLE PREMIER. - Le droit des administr&s A l’information est prm et garanti par le présent titre en ce qui concerne la iiberté d’au+. aux documents administratifs de caractère non nominatif.

Sont considérés comme documents administratifs au sens du prtsent titre tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et rkponses ministérielies qui comportent une inter- prétation du droit positif ou une description des prochduree administratives, avis., à l’exception des avis du Conseil d’État et des tribun& administratifs, prhtions et décisions revêtant h forme d’éctits, d’enregistrements sonores ou visuels, de traitements automatisés d’informations non nominatives.

ART. 2. - Sous réserve des dispositions de l’article 6 les documents administratifs sont de plein droit communicables aux personnes qui en font la demande, qu’ils tmanent des administrations de l’État, des collectivités territoriales, des &abfisse- ments publics ou des organismes, fussent-ils de droit privé, chargés de ia gestion d’un service public.

ART. 3. - Sous réserve des dispositions de ia loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, concernant les informations nominatives figurant dans des fichiers, toute personne a le droit de connaître ies information contenues dans un document administratif dont ies wndusions lui sont oppos&s.

Sur sa demande, ses observations à l’égard desdites conclusions sont obiigatoire- ment consigutes en annexe au document concemk.

L’utilisation d’un document administratif au mkpris des dispositions ci-dessus est interdite.

ART. 4. - L accés aux documents administratifs s’exerce :

a. Par consultation gratuite sur place, sauf si la prhservation du document ne le permet pas ou n’en permet pas la reproduction;

b. Sous réserve que la reproduction ne nuise pas B ia conservation du document. par d&-rance de copies en un seul exemplaire, nux fi-ais de la personne qui les SO&- cite, et sans que ces frais puissent exdder le coût r&l des charges de fonctionnement créées par i’apptication du présent titre.

Le service doit délivrer la copie sollicitée ou la notification de refus de communication prévue à l’article 7.

ART. 5. - Une commission dite a commission d’accés aux documents administratifs B est chargée de veiller au respect de la liberté d’accès aux documents administratifs dans les conditions prévues par ie présent titre, notamment en émettant des avis lorsqu’elle est saisie par une personne qui rencontre des difkuhés pour obtenir la communication d’un document administratif, en conseillant les autorités compétentes sur toute question relative à l’application du présent titre, et en proposant toutes modifications utiles des textes b$islatifs ou réglementaires relatifs à la communication de documents administratifs.

La commission établit un rapport annuel qui est rendu public.

Un décret en Conseil d’État détermine la composition et le fonctionnement de la commission prévue au prbsent article.


hT. 6. - Les administrations mentionntks B l’article 2 peuvent refuser de laisser consuher ou de communiquer un document administratif dont Ia consuhation ou la communication porterait atteinte :

- au secret des d6iibCratiox.w du Gouvernement et des autoritds responsables relevant du pouvoir exécutif;

- au secret de la dbfense nationale, de la politique exthieure; - i la monnaie et au crédit public, B la sùreté de l’État et 8 la sécurité publique; - au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opéra-

tions pr&ni&res B de telles proc&dures, sauf autorisation donnée par I’autoritb compktente;

- au secret de la vie privee, des dossiers personnels et médicaux; - au secret en matière commerciale et industrielle; - A fa recherche, par les services compétents, des infractions fiscales et doua-

nières; - ou, de façon générale, aux secrets protégks par la loi.

Pour l’appfcation des dispositions ci-dessus, les listes des documents administratifs qui ne peuvent être communiques au public en raison de leur nature ou de leur objet sont fixées par arrêtés ministérieLs pris après avis de la commission d’accès aux documents administratifs.

ART. 7. - Le refus de communication est not& B l’administré sous forme de dkision Ccrite motivk Le défaut de rkponse pendant plus de deux mois vaut dkcision de refus.

En cas de refus exprès ou tacite, l’administi &Licite l’avis de la commission prévue B l’articie 5. Cet avis doit 6tre donné au plus tard dans le mois de k saisine de fa commission. L’autoritt compttente est tenue d’informer celle-ci de ia suite qu’elle donne a Pa&ire dans les deux mois de la rkception de cet avis. Le délai du recours contentieux est prorogé jusqu’h la notification B l’administré de la réponse de l’autoritb compktente.

Lorsqu’il est saisi d’un recours contentieux contre un refus de communication d’un document administratif, le juge administratif doit statuer dans le délai de six mois A compter de l’enregistrement de la requête.

ART. 8. - Sauf disposition prévoyant une dkiaion implicite de rejet ou un accord tacite, toute dtcision individuehe prise au nom de l’État, d’une cotlectitité territo- riaIe, d’un &abfssement public ou d’un organisme, fût-il de droit priv6, chargQ de la gestion d’un service public, n’est opposable B fa personne qui en fait l’objet que ai cette dkision lui a Cte prMabiement notif&.

AlIT. 9. - Font l’objet d’une pubfcation r&uli&re :

1. Les directives, instructions, circdaires, notes et rhponses ministtriefk3 qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des prochdures administratives ;

2. La signahsation des documents administratifs.

Un dtcret en Conseil d’État pris après avis de la commission d’accès aux documents administratifs précisera les modalités d’apphcation du présent artide.

ART. 10. - Les documents administratifs sont communiqués sous réserve des droits de propriétt btt6raire et artistique.

L’exercice du droit B fa communication institut par le present titre exdut, pour aes bénéficiaires ou pour les tiers, la possibilité de reproduire, de Muser ou d’utiiiser à des fins commerciales les documents communiqu6s.

ART. 11. - L’alinéa 2 de i’artide 10 de Pordonnance 110 59-244 du 4 février 1959 relative au statut géntraL des fonctionnaires est complet6 ainsi qu’d suit : N . ..BOUB

rkserve des dispositions réglementant fa iiberte d’accès aux documents administratifs n.

ART. 12. - hB dispositions du present titre ne font pas obstacle A l’application de i’artide L. 121-19 du code des communes.

ART. 13. - Le dtpôt aux archives publiques de-c documents administratifs communicables aux terme= du présent titre ne fait pas obstacle au droit A communication à tout moment desdit: documents.


LOI No 79-18 DU 3 JaUWIER 1979 atIr les UehiV~

TITRE PREMIER

Diqositiona gh&raIcs

ARTICLE PREMIER. - ha archives sont pensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout eervice ou organisme public ou privb, dans l’exercice de leur activité.

IA conservation de ces documents est organisk dans iYntCr& public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privees, que pour Ia documentation historique de la recherche.

ART. 2. - Tout fonctionnaire ou agent charge de la cotlecte ou de la conservation d’archives en appfcation des dispositions de la prksente loi est tenu au secret professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut être lbgalement mis B la disposition du public.

TITRE II

ART. 3. - Les archives publiques sont :

10 Les documents qui procedent de I’activit6 de l’État, de9 collectivitb loGles, de9 Ctabhssements et entreprises publics;

2s Les documents qui proddent de l’achvitb des organismes de droit priv6 chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public;

30 Les minutes et rdpertoires des officiers public9 ou minist6riels.

h..es archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, eont imprescriptibles.

Les conditions de leur conservation sont dttermin6es par ie decret en Conseil d’État prévu à l’artide 32 de la presente loi.[. )

ART. 6. - Les documents dont Ia communication était libre avant leur dépôt aux archives publiques continueront d’être communiques sans restriction d’aucune sorte A toute personne qui en fera la demande.

Les documents visbs à l’article 1 er de la loi no 78-753 du 17 juiIlet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal demeurent communicables dan9 les conditions fixées par cette loi.

Tous tes autres documents d’archives publiques pourront être librement consultes B l’expiration d’un delai de trente ans ou des delais spéciaux prévus A l’article 7 ci-dessous.

ART. 7. - Le délai au-de18 duquel les documents d’archives publiques peuvent être librement consultes est port6 B :

10 Cent cinquante an9 à compter de la date de naksance pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical ;

20 Cent vingt ans a compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel; 30 Cent ans à compter de la date de I’acte ou de Ia clôture du dossier pour les

documents relatifs aux affaires portees devant les juridictions. y compris les décisions de grâce, pour les minutes et répertoire9 des notaires ainsi que pour les registres de l’ttat civil et de l’enregistrement;

40 Cent ans A compter de la date du recensement ou de l’enquête, pour les documenta contenant des renseignements individuels ayant trait à la vie personnelle et familiale et, d’une manière générale, aux faits et comportements d’ordre privt, coktb dan9 le cadre de9 enquêtes statistiques des services publics;

50 Soiite ans a compter de la date de I’acte pour les documents qui contiennent de9 informations mettant en cause Is vie privée ou interessant la sureté de l’État ou Ia défenw nationale, et dont la ILte est fixée par décret en Conseil d’État.

laSeuls sont repro8uitS ici des documents d'archives,

les articles Concernant la communication

-41--- -_____ ---.-- --- -----

-


ART. 8. - Sous réserve, en ce qui concerne les minutes des notaires, des dispositions de l’article 23 de la loi du 25 vent& an XI, l’administration des archives peut autorisez la consultation des documents d’archives publiques avant l’expiration des dblais prhus aux articles 6, aLin&a 3, et 7 de la prhente loi.

Cette consultation n’est assortie d’aucune restriction, sauf disposition expresse de la dkcision administrative portant autorisation.

Par dtrogation aux dispositions du premier alinQ du prbent article, aucune autorisation ne peut être accord& aux fins de permettre la communication, avant l’expiration‘ du dClai légal de cent ans, des renseignements vis& au 40 de I’attide 7 de la P&ente loi.

DÉCRET No 79.834 DU 22 SEPTEMBRE 1979 portant application de l’article 9 de la loi no 78-753 du 17 juillet 1978

en ce qui concerne la liberté d’accès aux documents adminietratifs

ARTICLE PREMIER. - Les documents administratifs mention& au 1 de l’article 9 de la loi du 17 juillet 1978 bmanant des administrations centrales de l’État sont, sous Aserve des dispositions de l’article 6 de la loi, publiics dans des bulletins ayant une périodicité au moins trimestrielle et comportant dans leur titre la mention Bulletin officiel.

Dans les six mois de l’entrbe en vigueur du présent dbcret, des arrêt& mini&riels pris après avis de la commission de coordination de la documentation administrative déterminent pour chaque administration le titre exact du ou des bulletins concernant cette administration, la matière couverte par ce ou ces bulletins ainsi que le lieu où le public peut les consulter ou s*m procurer copie.

ART. 2. - Les directives, instructions, circulaires, mentionnées au 1 de l’article 9 de la loi du 17 juillet 1978, qui 6manent des autorités administratives agissant dans les limites du dkpartement, sont publibes au recueil des actes administratifs du département ayant une ptriodicitC au moins trimestrielie.

Ceux de ces documents qui Cmanent d’auto&% dont la compkence s’ktend au-delà des limites d’un seul dbpartement sont publiks au recueil des actes adminis. tratifs de chacun des dkpartements concernés.

ART. 3. - L’obligation de publication des directives, instructions, circulaires, mentionnées au 1 de l’article 9 de la loi du 17 juillet 1978 qui tmanent des autoritbs municipales peut être remplie, au choix des communes, soit par l’insertion dans le Bulletin officiel municipal lorsqu’il a une pkriodicité au moins trimestrielle, soit par transcription dans les trois mois sur un registre tenu, B la mairie, 8 la disposition du pubiic.

Le maire de chaque commune informe le prCfet de la forme de publication odoptke dans sa commune.

ART. 4. - Lea directives, instructions, circulaires, mentionnees au 1 de l’article 9 de la loi du 17 juillet 1978 qui Cmanent des dtablissements publics ainsi que des organismes chargks de la gestion d’un service public sont pubUes, au choix de leurs conseils d’administration, soit par insertion dans un bulietin officiel, soit par transcription sur un registre.

ART. 5. - L’obligation de signalisation prévue au 2 de l’article 9 de la loi du 17 juillet 1978 qui s’impose aux personnes morales mentionnées à i’article 2 de la loi, sous réserve des dispositions de son article 6, est satisfaite :

Pour les documents mentiorm& au 1 de i’artide 9 de la loi, par leur publication;

Pour les autres documents mentionnks à l’article le’ de la loi, à l’exception des dossiers contenant dea documents prkparatoires à la prise d’une décision effectivement intervenue, par la publication de ia rbférence desdits documents qui doit comporter leur titre, leur objet, leur date, leur origine, ainsi que ie lieu où ils peuvent être consultés ou communiqués;

Pour les dossiers prkparatoires à l’intervention d’une dkision, par la publication ou la signalisation de cette décision.

ART. 6. - La publication et la signalisation prévues aux artlcies Ier à 5 ci-dessus doivent intervenir dans les quatre mois suivant la date du document concerné.

PGI-8 3/ws/20 Appendice 5 - page 5

DÉCRET No 79-1038 DU 3 DÉCEMBRE 1979 re&if P la communicabiité des documents d’archives publiques

ARTICLE PREMIERa - Ne peuvent être communiqubs qu’après un délai de soixante ans :

Les archives des services du Prbsident de la République et du Premier ministre;

Les archives du ministre de l’intérieur et de l’administration prefectorale signalées lors de leur versement dans un dCpôt d’archives publiques comme intéressant la sûretb de l’État;

Les archives des services de la police nationale, mettant en cause la vie privée ou intbressant la sûret de l’État ou la défense nationale;

Les rapports des inspections générales des ministères intkressant la vie privée ou la srIretC de l’État;

Les dossiers fiscaux et domania ux contenant des élements concernant le patrimoine des personnes physiques ou d’autres informations relatives a la vie priv6e;

Les dossiers domania ux contenant des informations intkressant la sûret& de l’État ou la défense nationale;

Lea documents mettant en cause les négociations Knanciéres, monttaires et commerciales avec YCtranger;

Les documents concernant les contentieux avec l’étranger, non régibs, qui in& ressent l’État ou les personnes physiques ou morales françaises;

Les archives ayant trait A la prospection et B l’exploitation minières;

Les dossiers de dommages de guerre;

Les archives de la défense nationale mentionnbes a l’article 6 du dkret no 79-1035 du 3 décembre 1979 susvis&

ART. 2. - Toute demande de dérogation aux conditions de communicabiKté des documents d’archives publiques est soumise au ministre chargé de la culture (direction des Archives de France) qui statue, après accord de l’autorité qui a effectué le versement ou qui assure la conservation des archives.

L’autorisation de dkrogation mentionne expressément La liste des documents qui peuvent Ctre wmmuniqués, l’identitk des personnes admises A en prendre wn- naissance et k lieu où les documents peuvent être consultés. Eile prkke en outre, le cas échéant, ai la reproduction des documents peut être effectube et en d&ermine les modaJitBs.

Le ministre peut, avec l’accord de l’autorité qui a effectué ie versement ou qui assure la conservation des archives, accorder des dérogations génthies pour certains fonds ou parties de fonds visés à l’article précedent, lorsque les documents qui les composent auront atteint trente ans d’âge.

PGI-~~/wS/~O Appendice 6

APPENDICE 6 m

URSS

REGLEMENT DU FONDS D'ARCHIVES D'ETAT DE L'URSS/'

4 avril 1980

Les Fonds d’archives d’Etat de l’URSS sont constituCs en vue de l’enregistrement, de la conservation et de l’utilisation centralis des documents.

Les documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS représentent l’histoire plusieurs fois séculaire de notre Patrie. Ses documents reflètent la victoire de la Grande Révolution Socialiste d’octobre, accomplie par les ouvriers et les paysans de la Russie sour la direction du Parti Communiste avec V.I. Lénine à sa tête. le devenir et le développement de 1’Etat soviétique. l’édification en URSS de la société socialiste évoluée.

Les documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS sont le lien commun de tout le peuple soviétique: ils sont protégés par 1’Etat. Le respect rigoureux des normes et des regles de protection et d’utilisation de ces documents ainsi que le souci de leur conservation sont une mission importante des organismes d’Etat et des organisations sociales. le devoir et l’obligation des citoyens de l’URSS.

Article 1. - Le Fonds d’archives d’Etat de l’URSS est l’ensemble des documents appartenant à 1’Etat et ayant une valeur politique. économique. scientifique. socio-culturelle ou historique.

Le Fonds d’archives d’Etat de l’URSS ressortit à la compétence de la Direction générale des Archives près le Conseil des hlinistres de l’URSS(. _ .) .

Arr. 23. - Les documents du Fonds d’archives d’Etat de l‘URSS sont utilisés à des fins politiques, économiques. scientifiques et socio-culturelles ainsi que pour garantir les droits et les intérêts légitimes des citoyens.

Arr. 24. - Les Archives d’Etat de l’URSS. les fonds d’Etar sectoriels et autres archives administratives conser\‘ant des documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS. informent les organes suprêmes de pouvoir et d’administration d’Etat de l’URSS. des Républiques fédérées et autonomes, les Soviets locaux des députés du peuple et les autres organismes gouvernementaux et organisations sociales intéressés. des documents relatifs à des problèmes actuels d’ordre politique. économique. scientifique et culturel. exécutent leurs commandes. délivrent. suivant la procédure établie. des copies de documents et, à l’intention des citoyens de l’URSS. des certificats à caractère socio-juridique se rapportant aux documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS. mettent ces derniers ou leurs copies à la disposition des lecteurs dans les salles des archives. organisent des expositions de documents et les utilisent en vue d’informer des documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS et de leur contenu la presse. la télévision. le cinéma et la radio.

Les autorisations d’accès aux documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS. certificats d’archiLes. copies et extraits. sollicités par les organismes et les citoyens des Etats étrangers. sont délivrés par la Direction générale des Archives près le Conseil des Ministres de l’URSS selon les règles établies.

Art. 25. - Les Archives d’Etat sont chargées. selon l’ordre établi. de publier des documents ainsi que de préparer les documents du Fonds d’archives d‘Etat de l’URSS en vue de l’édition de divers ouvrages de référence.

î. Reproduction de la traduction française publiée dans le volume XXIX d'Archivum,

PS 338-347. Seuls sont reproduits ici les articles concernant la communication des documents d'archives.


Arr. 26. - Les régles d’utilisation des documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS. conservés dans les Archives d’Etat. sont définies par la Direction générale des Archives près le Conseil des Ministres de l’URSS. Les régles d’utilisation des documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS conservés dans les fonds d’Etat sectoriels et autres archives administratives, sont définies par les ministères, administrations et organisations intéressés conformément aux règles fixées par la Direction générale des Archives près le Conseil des Ministres de l’URSS.

Arr. 27. - La responsabilité quant au respect des règles d’utilisation des documents et à l’exactitude des informations que contiennent ces derniers. incombe aux directeurs d’établissements, organisations et entreprises ainsi

qu’aux citoyens qui font usage des documents du Fonds d’archives d’Etat de l’URSS.

Les Obstacles à l'accès à l'utilisation et au transfert de...

Documents

Transcript of Les Obstacles à l'accès à l'utilisation et au transfert de...