Les nouveaux modes de collaboration : concilier attentes des salariés et besoins de l’entreprise

Ces cinq dernières années, le travail a fait l’objet d’une mutation sans précédent, tant sur le plan socio-économique que sur le plan juridique ou organisationnel. Aussi bien sur le fond que sur la forme. Y compris dans les pratiques et les usages des collaborateurs – et en particulier ceux des populations les plus technophiles et des jeunes générations aux avant-postes de la transformation numérique.

Ainsi, face à l’émergence du digital, les piliers fondateurs de l’entreprise traditionnelle semblent s’effondrer les uns après les autres. Parmi eux, le bureau fixe, l’approche top-down, les piles de dossiers « papier », l’organisation par services, le circuit de validation, le manager sachant, la salle de réunion, l’e-mail, etc.

Résultat : d’un côté, de nouvelles méthodologies émergent et s’imposent auprès de toutes les parties prenantes internes et externes de l’entreprise, cassant les silos organisationnels et les barrières géographiques. D’un autre côté, les espaces de travail évoluent et se fragmentent à mesure que l’entreprise se digitalise, entraînant dans leur sillage de nouvelles manières de travailler, de réfléchir collectivement, et donc d’innover. Au cœur de cette révolution organisationnelle et culturelle, c’est la performance et la compétitivité de l’entreprise qui sont en jeu.

Les autoentrepreneurs et les TPE s’approprient plus rapidement ces nouvelles technologies et ces modes de travail, de par leur flexibilité et leur mobilité. Tout le contraire des grands groupes, qui restent très « processisés », et pour lesquels la conduite du changement est plus longue.

Cependant, grâce à la démocratisation des technologies du Cloud, ces nouveaux modes de collaboration ne sont plus réservés aux TPE et PME. Les grandes entreprises aussi peuvent désormais collaborer au diapason du digital.

Édito

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PARTiE 1

Les nouvelles méthodes de collaboration

Faire travailler des gens ensemble : c’est le fondement même de n’importe quelle entreprise, depuis la nuit des temps. Reste qu’il y a plusieurs manières d’aborder et d’organiser le travail collectif.

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PARTiE 1 — LEs nouvELLEs MéThoDEs DE CoLLAboRATion

De LA CoopÉRAtion à LA CoLLAboRAtion…Dans l’entreprise dite traditionnelle, les collaborateurs ont plutôt tendance à coopérer entre eux – ou, autrement dit, à travailler les uns à côté des autres. Les tâches sont distribuées de manière horizontale à différents services « métiers » (le commercial, le financier, la production, la R&D…) qui communiquent peu entre eux. il y a bien un objectif commun, mais il n’est pas toujours connu, ou pas compris de manière uniforme selon les acteurs de la chaîne de valeur. un projet de travail est donc souvent le fruit d’une somme de tâches individuelles qui prend forme et fait sens grâce à un processus vertical de prise de décision, des rapports hiérarchiques entre collaborateurs et une responsabilité souvent déléguée au DG, au manager ou au coordinateur. Chacun étant seulement responsable du pré carré auquel il a été assigné au départ.

• Co-réflexion, co-création, co-décision…L’émergence du digital a rebattu les cartes de cette organisation traditionnelle du travail, qui dominait dans la majorité des entreprises jusqu’au tournant des années 2010. Aujourd’hui, dans certaines structures, la collaboration a pris le pas sur la coopération. Elle se caractérise notamment par une horizontalisation des relations hiérarchiques

et par une organisation du travail beaucoup plus matricielle. on parle volontiers de « travail en mode projet ». Ainsi, chacun des membres d’une équipe a vocation à apporter sa compétence et son avis dans la prise de décision. Et tout le monde endosse la responsabilité collective du projet. Le manager est toujours là, mais il a dorénavant un rôle de coach : il veut pouvoir contrôler sans être contrôlant. Le travail n’est plus un agrégat de sous-tâches réparties en amont mais une fusion constante des avancées de chacun, nées de l’intelligence collective.

et DAns Les pRAtiques…

Zéro e-mail, zéro papier, zéro réunionCes nouvelles méthodes agiles ont fait émerger des règles formelles ou informelles qui bouleversent certains rituels et réflexes bien ancrés dans la culture de nombreuses entreprises. Par exemple, face au phénomène de « réunionite », que d’aucuns considèrent comme un fléau en matière de productivité, certaines start-up ont réorganisé

les rencontres physiques entre leurs collaborateurs sous forme de « stand-up meetings ». Le principe : faire des réunions régulières d’une dizaine de minutes, debout. D’autres ont pris le parti de proscrire l’usage de l’e-mail pour les échanges internes au profit des outils collaboratifs (chat, documents partagés sur le Cloud, etc.) et d’opter systématiquement pour la dématérialisation des documents.

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PARTiE 1 — LEs nouvELLEs MéThoDEs DE CoLLAboRATion

• La nouvelle ère du test & learnEn mode collaboratif, un projet de travail ne suit plus un circuit de validation prédéfini ou une feuille de route écrite à l’avance. L’approche est itérative : autrement dit, il est normal qu’un projet soit tricoté puis en partie détricoté. il avance naturellement par à-coups au rythme des apports de chacun et des interactions entre les collaborateurs, fondées sur des valeurs de partage et de transparence. L’équipe apprend collectivement de ses erreurs et les membres progressent en apprenant les uns des autres. Les méthodes dites agiles, utilisées depuis des lustres dans l’informatique, se développent désormais tous azimuts dans le monde de l’entreprise. La méthode sCRuM* par exemple, la plus connue, a bouleversé la manière d’appréhender la gestion de projet.si ces nouveaux modes de collaboration ont le vent en poupe, c’est surtout qu’ils promettent d’optimiser de manière très significative la productivité et la réactivité des équipes. L’entreprise bénéficie d’une visibilité beaucoup plus claire sur ses projets, y compris quand ils sont portés par des équipes totalement dispersées géographiquement.

CLouD et DigitAL : piLieRs De L’entRepRise DÉCLoisonnÉeévidemment, ces nouveaux modes de collaboration peuvent difficilement être décorrélés des outils technologiques qui leur sont associés. Les logiciels en mode saas hébergés sur le Cloud, les plates-formes collaboratives ou même les réseaux sociaux d’entreprise cassent de facto les silos entre

* Le sCRuM est une méthode agile dédiée à la gestion de projet. Cette approche de gestion, utilisée comme un cadre de management de projet, a pour objectif d’améliorer la productivité des équipes.

Le sAVieZ-Vous ?

office 365, la plateforme de collaboration de Microsoft, est désormais totalement intégrée aux gammes de solutions de comptabilité et de gestion sage 50c Ciel.

sage 50c Ciel offre aux TPE et PME un contrôle total de leur activité en alliant une solution de comptabilité et de gestion simple et rapidement opérationnelle, intégrée à Microsoft office 365. Ainsi, les entreprises profitent du meilleur de la bureautique couplé à la gestion en temps réel de leur activité.

sage Live, la solution Cloud de comptabilité et de gestion commerciale, propose quant à elle

des outils de partage des différents tableaux de bord afin qu’une équipe opérationnelle puisse prendre des décisions plus rapidement.

Avec la gamme sage 100c, vous accédez facilement à vos applications sage et à vos données grâce à une connexion internet. Et ce, que vous soyez en télétravail ou en mobilité. vous êtes alors plus réactif face aux demandes de vos clients et restez connecté en temps réel avec l’activité de l’entreprise.

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PARTiE 1 — LEs nouvELLEs MéThoDEs DE CoLLAboRATion

les différents métiers et les différents services qui cohabitent au sein de l’entreprise. D’ailleurs, les collaborateurs s’en emparent d’autant plus facilement que la prise en main est généralement simple, intuitive, voire ludique. Ces outils contribuent aussi à lisser les niveaux hiérarchiques et deviennent garants de la réactivité des salariés et de l’indispensable agilité des processus de collaboration.

• Pourquoi les outils digitaux sont-ils si cruciaux ?ils libèrent et encouragent les communications interpersonnelles.Travailler en « mode projet » ou en « mode agile » présuppose deux conditions sine qua non : une circulation fluide et transparente de l’information et une interactivité constante entre les différentes parties prenantes. utopique hors du spectre digital.

ils centralisent et synchronisent les informations.(Co)produire des fichiers de travail et accéder à toutes les informations en

temps réel, partout, tout le temps, y compris en mobilité. C’est la promesse du Cloud, qui requalifie l’espace-temps. Les collaborateurs ne sont plus contraints de se trouver au même endroit au même moment pour travailler ensemble. Les projets peuvent être décentralisés géographiquement d’une part, et traités de manière asynchrone d’autre part.

ils permettent de contrôler collectivement et offrent des clés pour décider.Grâce aux outils digitaux, chaque collaborateur bénéficie de la même visibilité sur l’avancée du projet, sur les prochaines étapes et sur les modalités de validation. Le suivi est donc optimisé et le système a vocation à s’auto-discipliner. Grâce à la data et aux indicateurs associés, le reporting est plus éclairé et les prises de décision sont objectivées.

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#tRAnspARenCe #AgiLitÉ

#pARtAge #ACCessibiLitÉ

#MobiLitÉ #sÉCuRitÉ

#AutonoMie#FLexibiLitÉ

Les nouveaux modes de collaboration en huit mots-clés

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PARTiE 2

Les nouveaux espaces de collaboration

Les nouvelles méthodes de collaboration en entreprise sont indissociables des tendances relatives à l’aménagement des espaces et des temps de travail. L’ère du « 9 heures-18 heures », accroché à sa chaise dans l’open space, est bel et bien en passe d’être révolue.

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PARTiE 2 — LEs nouvEAux EsPACEs DE CoLLAboRATion

pLACe Au noMADisMe ConneCtÉ*En entreprise, on peut distinguer deux grands types de collaborateurs dits « mobiles » : ceux qui travaillent ponctuellement depuis leur domicile d’une part, et ceux dont le métier implique de nombreux déplacements professionnels d’autre part. L’avènement des outils digitaux et mobiles permet le développement tous azimuts du premier cas de figure, qui ne cesse de faire des adeptes aussi bien chez les salariés que chez les managers. Et il facilite le quotidien des personnes concernées par le second cas, les populations commerciales principalement.Les bénéfices du télétravail et du home office sont désormais communément admis : réduction du temps de trajet domicile-travail, meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie familiale… et donc augmentation de la productivité. on observe également une démocratisation des espaces de coworking, qui ne sont désormais plus l’apanage des seuls développeurs ou webdesigners free-lance. Les « Fab Labs » aussi se multiplient, permettant notamment aux TPE et PME d’accéder à des machines à la pointe de l’innovation, type imprimante 3D, machine à coudre numérique ou découpe laser, pour prototyper leurs produits et muscler leur R&D. Les salariés en mobilité

n’hésitent plus à s’emparer de ces « tiers-lieux », ouverts à tous et ultra-connectés, pour recevoir des clients… ou continuer à travailler comme au bureau, dans ce type de lieux qu’ils s’approprient comme un espace domestique.

• La mobilité : aussi à l’intérieur de l’entrepriseAu cours du xxe siècle, l’open space a progressivement supplanté les bureaux personnels séparés par des cloisons. En 2017, la tendance est au « flex office », un nouveau modèle d’organisation basé sur le principe du desk sharing et de l’aménagement d’espaces de travail thématiques. Grâce à la généralisation du wi-fi et à la démocratisation des appareils portables et mobiles (laptops, tablettes, smartphones), certaines entreprises ont ainsi pris le parti de ne plus attribuer de bureau personnel attitré. En fonction de son emploi du temps et de ses priorités, chacun peut choisir l’endroit où il va s’installer pour travailler : sur un bureau partagé, dans une salle adaptée au brainstorming ou à l’accueil des clients, dans une phonebox s’il a des coups de fil à passer, ou encore sur un sofa dans une salle de détente… voire chez lui, s’il décide de travailler en home office.

en FRAnCe, entRe

8 et 17,7 %Des sALARiÉs ont officiellement recours au télétravail régulier.* Ces chiffres sont probablement sous-estimés, puisque le télétravail demeure « informel » dans deux cas sur trois. on parle alors plus volontiers de home office.*Le nombre d’espaces de coworking s’élève à 13 800 dans le monde en 2017, soit 12 fois plus qu’en 2001. on en recense près de 400 en France.*

* source : Deskmag, bureaux À Partager.

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L’entRepRise ouVeRte, MoteuR De CoMpÉtitiVitÉLoin d’être une lubie passagère, ces nouveaux aménagements de l’espace de travail ont vocation à se développer massivement dans les années à venir, au moins pour deux raisons : d’une part, ils favorisent l’engagement et donc la performance des collaborateurs ; de l’autre, cette flexibilité promet à terme des économies substantielles sur le poste « immobilier », qui pèse généralement très lourd sur le budget des entreprises, a fortiori dans les grandes villes. Par exemple, une PME dont le tiers des effectifs part sur le terrain la moitié de la semaine pourra ainsi se permettre de réduire la superficie de ses locaux tout en augmentant le bien-être de ses salariés.

• Écosystème étenduLà encore, dans l’entreprise ouverte du xxie siècle, la technologie Cloud apparaît à la fois comme un prérequis (pour accéder à ses données, contacts et documents n’importe où, à tout moment, en toute sécurité) et comme un puissant vecteur de réactivité, de performance… et d’image. Car en mobilité, l’expérience du salarié

Le DigitAL pouR ConCiLieR Les Attentes Du sALARiÉ et Les objeCtiFs stRAtÉgiques De L’entRepRise

Les avantages pour le salarié : créativité, collaboration, formation à distance, innovation, nouveaux outils, mobilité.

Les avantages pour l’entreprise : allier performance, productivité et sens de l’innovation, au cœur de son activité.

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* Les nouveaux espaces de travail au cœur de la collaboration, Althea, février 2017.

et l’expérience de son client sont totalement bouleversées. un commercial terrain peut par exemple saisir un nouveau contact sur le CRM depuis son smartphone, dématérialiser ses notes de frais ou partager en temps réel des documents avec ses prospects, à travers une interface pensée pour la relation client.Plus largement, le Cloud centralise et facilite la collaboration de l’entreprise avec tout son écosystème. Fournisseurs, experts-comptables, prestataires ou même juristes peuvent ainsi interagir, eux aussi, avec l’entreprise par le biais de plates-formes technologiques intégrées. À la clé, un gain de temps significatif pour toutes les parties prenantes… Et donc des économies substantielles.

Les tRois pRinCipAux bÉnÉFiCes seRVis pAR Ces nouVeAux Lieux De tRAVAiL*

Proposer une

nouVeLLe expÉRienCe

de travail aux collaborateurs

Renforcer l’ouverture et développer la

tRAnsVeRsALitÉ Des pRojets

Favoriser la collaboration pour

Co-CRÉeR et Co-ConstRuiRe,

afin de mieux répondre aux exigences du client

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ConCLusion

8 bonnes raisons de faire évoluer vos habitudes de collaboration en interne

Déployer de nouvelles méthodes de collaboration n’est pas seulement une affaire de technologie. C’est un chantier stratégique qui touche l’organisation et la culture mêmes de l’entreprise. Aujourd’hui, les pMe, quelles que soient leur taille et leur activité, ont tout intérêt à engager une réflexion sur l’outillage du travail collaboratif. Car le jeu en vaut la chandelle.

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ConCLusion — 8 bonnEs RAisons DE FAiRE évoLuER vos hAbiTuDEs DE CoLLAboRATion En inTERnE

* ERP : la nouvelle vague d’adoption du Cloud par les entreprises du mid-market, octobre 2014.

pouR gAgneR en pRoDuCtiVitÉD’après le baromètre sage business index, les entreprises européennes de 100 à 500 salariés déclarent avoir réduit leurs coûts de 25 à 50 % après avoir déployé une solution logicielle dans le Cloud. sans compter les gains de temps significatifs générés par les outils de gestion de projet ou de travail collaboratif.*

pouR ConquÉRiR De nouVeAux CLients…… et des parts de marché, grâce à une collaboration décloisonnée et à une information centralisée et accessible en temps réel par toutes les parties prenantes. Résultat : une expérience client optimisée, un meilleur suivi grâce aux datas. Et des taux de conversion qui s’envolent.

pouR innoVeRLes méthodes agiles et/ou la mise en place de nouveaux « espaces-temps de travail » stimulent et structurent l’intelligence collective. La plate-forme de collaboration devient un terreau propice au partage et donc à l’émergence de nouvelles idées.

pouR ResteR ConneCtÉ à L’ACtuALitÉLes outils collaboratifs permettent aux collaborateurs, fournisseurs et partenaires d’être au courant en temps réel de l’avancée d’un projet… mais leur permettent également de rester en veille sur les tendances de leur secteur.

pouR FAVoRiseR Le bien-êtRe De Vos CoLLAboRAteuRsGrâce au développement des outils mobiles et à l’émergence du Cloud, vos employés peuvent travailler depuis leur domicile aussi bien, voire mieux, que s’ils étaient au bureau.

pouR AttiReR et FiDÉLiseR Les DiFFÉRentes gÉnÉRAtions De CoLLAboRAteuRsLa qualité et la diversité des espaces de travail, le management participatif ou le recours à des méthodes innovantes de collaboration sont autant d’arguments qui valorisent votre marque employeur.Les nouvelles générations sont concernées, mais pas seulement. En effet, les générations actuelles – plus expérimentées car elles ont grandi avec ces nouvelles méthodes et tous les nouveaux outils qui en découlent – sont friandes de ces nouveaux modes de travail.

pouR RenFoRCeR Les CoMpÉtenCes De Vos eMpLoYÉsLes nouveaux modes de collaboration favorisent l’apprentissage informel et le « social learning ». Autrement dit, vos collaborateurs partagent leurs connaissances et apprennent naturellement les uns des autres.

et DonC pouR AssuReR LA pÉRennitÉ De VotRe entRepRiseÀ court terme, ces nouveaux modes de collaboration apparaissent comme un puissant moteur de compétitivité… mais à long terme, prendre correctement le virage digital de la collaboration est aussi une question de survie. Alors, les thèmes à mettre en avant dans votre structure sont l’innovation, la productivité et la réactivité face au changement.

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à propos de sageSage, le leader du marché des solutions intégrées de comptabilité et de paie, soutient les ambitions des entrepreneurs à travers le monde. Sage a été créé il y a 36 ans ; aujourd’hui, plus de 13 500 collaborateurs présents dans 23 pays accompagnent les millions d’entrepreneurs qui dynamisent l’économie mondiale. Nous réinventons et simplifions la gestion d’entreprise avec des technologies de pointe et en collaborant avec une communauté dynamique d’entrepreneurs, de dirigeants de start-up, de TPE et de PME, de commerçants, de comptables, de partenaires et de développeurs. En tant qu’entreprise cotée au London Stock Exchange (FTSE 100), Sage a fait du soutien aux communautés locales sa priorité, grâce à l’activité caritative de la Fondation Sage.

Sage - Société par actions simplifiée au capital social de 6 750 000 euros. Siège social : 10, place de Belgique, 92250 La Garenne-Colombes 313 966 129 R.C.S. Nanterre. Crédits photos : Sage.

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