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Service des assurances

sociales et de

I'hébergement

Bâtiment gdministratif

de la Pontaise

Av. des Casernes 2

1014 Lausanne

A l'attention des directions

d'établissements médico-sociaux

et homes non médicalisés

par courriel

Réf. : Section ESFI

F. Charbonnier

e-mail: sash.bdfa@vd.ch

Lausanne, le 25 avril 2017

Procédure de reporting des comptes 2016

Madame la Directrice, Monsieur le Directeur,

Conformément au règlement du 7 mai 2008 fixant les normes relatives à la comptabilitéet au contrôle des comptes des établissements médico-sociaux (RCCMS), votreétablissement est tenu de transmettre au SASH la formule du reporting annuelapplicable aux établissements médico-sociaux reconnus d'intérêt public.

Concrètement, vous devez transmettre au SASH, au plus tard le 31 mai 2017, lesdocuments suivants :

1. La liasse reporting papier révisée, y compris les annexes et la déclarationd'intégralité signée ;

2. Les pièces jointes telles que les extraits de comptes demandés ainsi que les piècesà établir par l'organe de révision, en particulier :

les comptes annuels audités par l'organe de révision et le rapport de révision ;Ie rapport de l'organe de révision relatif au reporting et ses annexes, selon art.l2RCCMS :

l'attestation du taux des charges sociales sous la forme suivante : « Aprèsvérification, nous attestons que le taux de charges sociales à charge del'employeur est de ... % du total de la masse salariale. » ;

Ia vérification de la gestion des montants pour dépenses personnelles desrésidents (comptes MDP) par les organes de révision n'est plus demandée. Il n'ya donc plus de rapport à établir et envoyer.

3. les fichiers informatiques par courriel à l'adresse sash.bdfa@vd.ch ouapar cléUSB :

Vous trouvez en annexe du présent courrier la liste détaillée des documents àtransmettre dans le cadre de la procédure reporting 2016 ainsi que la liste desvérifications nécessaires avant envoi.

Service des assurances sociales et de l'hébergement - Département de la santé et de l'adion socialewww.vd.ch/sash-T41 21 31651 51 -F41 21 3165260

info.sash@vd.di

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Service des assurances sociales et de l'hébergementReporking des comptes 2016

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Complétude et cohérence de la formule de reporting

Avant de nous transmettre votre dossier reporting, veuillez contrôler, qu'il répond auxexigences de complétude et de cohérence à l'aide des check-lists suivantes jointes enannexe :

* Ia check-list de complétude de la formule de reporting 2016 permet de vérifier que lereporting adressé au SASH contient tous les éléments nécessaires ;

* Ia check-list de cohérence de la formule de reporting 2016 permet de procéder à descontrôles élémentaires relatifs à la cohérence des informations transmises.

En particulier, nous rappelons que le fichier informatique doit impérativementcorrespondre au reporting et aux comptes r??. Aussi, nous vous prions de ne pasenvoyer de reporting électronique prématurément avant la révision des comptes.

Etablissements utilisant le portail e-Reporting de la FHVi

Les établissements équipés par un système Sadies SA ou Magnenat Sàrl permettant degénérer les fichiers informatiques à transmettre au SASH et d'imprimer la liasse papierne sont en pas concernés par ce qui suit.

Le portail e-Reporting est destiné aux établissements non équipés d'un outil de gestionpermettant d'établir la formule de reporting. Le portail permet :

* de saisir l'information (pour les établissements non équipés d'un outil agréé par ledépartement), respectivement d'importer des fichiers informatiques (pour lesétablissements équipés par Ordi-Conseil SA). Il n'est plus nécessaire d'envoyer lesfichiers informatiques au SASH ;

d'imprimer une liasse reporting et permettre ainsi la révision.

L'accès se fera via un portail sécurisé auprès de la FHVi sur la même plate-forme quel'outil SOHO. L'ouverture du e-Reporting 2016 est annoncée pour le 1ermai 2017. Lesétablissements concernés recevront une notification confirmant la date d'ouverture.

Accès au portail

Les établissements qui ont déjà obtenu un accès au portail pour le reporting 2015pourront se connecter à nouveau à partir du 1er mai 2017 et remplir le reporting2016.

issements non équipés et qui n'ont pas encore obtenu d'accès sont priésde s'annoncer au plus tôt auprès du SASH mais impérativement avant le 31 mai2017 par E-mail : sash.bdfa@,vd.ch. Une information spécifique sera faite auprès desétablissements qui se seront signalés.

Un formulaire de demande d'accès est disponible sur notre site Internet. Lesétablissements qui n'ont pas encore d'accès doivent le remplir et l'adresser sous forme

Service des assurances sociales et de l'hébergementwww.vd.ch/sash-T41 21 31651 51 -F41 21 3165260

info.sash.bdfa@vd.ch

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Service des assurances sociales et de l'hébergementReporting des comptes 2016

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électronique à la boîte mail sash.bdfa@vd.ch. Les établissements qui souhaitentmodifier les droits d'accès existants procèdent de la même manière.

Contenu du reporting pour les établissements recourant au portail e-Reporting

Les établissements qui ont recours au portail sont exemptés (pour le reporting 2016uniquement) des éléments suivants :

* Les deux tableaux de l'annexe I relatifs à la sous-traitance et aux services centraux ;

Les annexes Il (immobilisations) 111 (fonds, provisions et réserves).*

Délai

Le délai réglementaire de remise du reporting est fixé au 31 mai 2017. Sur demandemotivée par écrit jusqu'au 15 mai 2017, un délai de 30 jours maximum peut êtreaccordé. A défaut les sanctions prévues à l'art 19 du règlement (RCCMS) sontapplicables.

Les demandes de délai sont à adresser au SASH via la boîte mail sash.bdfa@vd.ch.

Communications et suite de la procédure

Dans le cadre de la procédure reporting, le SASH vous adressera :

Une quittance de réception du reporting sous forme d'email. Celle-ci mentionne ladate de réception des documents et fichiers informatiques. Elle vous sera adresséepar courriel au plus tard 10 jours après réception de votre reporting. Elle ne peut êtredélivrée que si le reporting reçu est complet, cohérent et révisé.

Dans l'intervalle, le SASH peut être amené à demander des compléments d'informations'ils sont nécessaires à l'accomplissement de la tâche de surveillance financière qui luiest déléguée.

Communication par courriel

En règle générale, les échanges se font par courriel via la boîte sash.bdfa@vd.ch. Nousvous remercions d'indiquer dans le titre du message le nom de votre établissement et leno reporting ainsi que le sujet, par exemple « 999-EMS le Grand Soir - Demande dedélai »»,

Service des assurances sociales et de l'hébergementwww.vd.ch/sash-T41 21 31651 51 -F41 21 3165260

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Site Internet

Enfin, nous rappelons que vous trouvez sur notre site Internet à l'adresse

www. vd .ch/themes/social/he berge m e nt/profession nels/reporti ng-des-com ptes-bdfa/

le présent courrier et ses annexesle plan comptable et la liste des fonctions (inchangés)le règlement relatif au reporting ainsi que la directive mise à jourla documentation utile à l'établissement du reportingla documentation spécifique concernant le portail e-Reporting et notamment unenotice d'utilisation mise à jour

Nous attirons votre attention sur le fait que seuls les reportings complets, cohérents etrévisés sont censés être reçus dans le délai imparti. Chaque direction d'EMS estresponsable de la transmission de son reporting au SASH.

Restant à votre disposition pour tout renseignement, nous vous adressons, Madame laDirectrice, Monsieur le Directeur, nos salutations distinguées.

François Charbûr'inierçois charbohnie

oint.eœnomiste

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Annexes :

*

*

*

eck-Iist de complétude de la formule de reporting 2016Check-list de cohérence de la formule de reporting 2016Rappels concernant l'établissement du reporting des comptes 2016

Copie* Associations faîtières, Fiduciaires, Fournisseurs informatiques, Organes de révision

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