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Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless
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Les aspects légaux de la
gestion d’un bureau
d’assurances Paperless
Denis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
Vaste problématique
Gestion interne (thème d’aujourd’hui)
Gestion commerciale
Implique différents « acteurs »
◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons
◦ Les entreprises d’assurances
◦ Les clients
◦ Les tribunaux
◦ …..
Que garder…Que jeter
Obligations légales de conservation
◦ Délai ?
◦ Original ?
◦ Copie ?
Droit de la preuve
Droit de la responsabilité
L’état du Droit
…..Hélas, si ou presque !
Valeur d’un document électronique
Distinction entre :
◦ Créé électroniquement
◦ Copie d’un original
Le document « électronique »
Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition
dans le Code Civil
Intervention législative :
◦ « Complète »
◦ …..Ou avortée
Tentative de définition
Un écrit consiste en un langage exprimé par
une suite de signes dotés d’une signification
intelligible, enregistrés sur un support
durable susceptible d’être consulté après sa
création, quel qu’il soit et quelles qu’en
soient les méthodes de transmission
Compléments identique à la notion
classique d’écrit
Signé ou non signé
Preuve ou commencement de preuve
Altérable ou inaltérable
Une occasion manquée :
la Loi du 15.05.2007
Loi fixant un cadre juridique pour certains
prestataires de services de confiance.
Un AR devait déterminer la valeur
juridique reconnue aux données
numérisées, archivées de manière
électronique, horodatées de manière
électronique ainsi que les conditions
d'octroi de cette valeur;
Suite
Un AR devait être pris avant le
1.12.2007….n’a jamais vu le jour
La signature électronique
Peut satisfaire à l'exigence d'une signature,
….un ensemble de données électroniques
pouvant être imputé à une personne
déterminée et établissant le maintien de
l'intégrité du contenu de l'acte( loi du
20.10.2000)
La notification électronique
(2281 CC)
Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, par
courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui
se matérialise par un document écrit chez le destinataire, est
également considérée comme une notification écrite.
La notification est également considérée comme écrite si elle ne se
matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la
seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.
A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retard
injustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire original
signé, sinon le destinataire ne peut invoquer l'absence de signature.
Pour mémoire
La loi du 11mars 2003 sur certains aspects
juridiques des services de la société de
l'information
Concerne plus particulièrement le
commerce électronique et non la gestion
interne
En conclusion
Diverses législations reconnaissent une
certaine valeur à un document créé
électroniquement
L’archivage ne peut bien évidemment se
faire que de manière électronique
L’archivage électronique de
documents papiers
Obligation de conservation
Droit des sociétés : original
Assemblée, CA, registre….doivent être
conservés en original
5 ans…à dater de la dissolution de la
société
Documents comptables
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant sept ans (anciennement 10) et être classées méthodiquement.
Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.
Attention pour certains biens d’investissements (construction d’un immeuble neuf) : 15 ans
Quel type de copie ?
En cas de conservation numérisée, les technologies ou les procédés utilisés doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures (article 60, § 3, quatrième alinéa, du Code de la TVA).
Les autres documents commerciaux ne sont pas visés par le législateur.
La technique d'un scanning d'images sécurisé au moyen d'une signature électronique avancée ou d'un algorithme de sécurisation décrite dans la circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de nature à respecter les règles d'authenticité et d'intégrité.
Nuance : la compta électronique
L'A.R. du 25 janvier 2005 permet une
comptabilité électronique pour autant
notamment que :
◦ Elle soit inaltérable
◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes
avec lesquels ces fichiers peuvent être lus
pendant la durée minimale de conservation.
Si comptabilité papier, les livres doivent
être conservés en original
Obligations fiscales
Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou
sauf dérogation accordée par
l’administration, les livres et documents de
nature à permettre la détermination du
montant des revenus imposables doivent
être conservés jusqu’à l’expiration de la
cinquième année ou du cinquième exercice
comptable qui suit la période imposable.
Obligations sociales
L'employeur conserve pendant cinq ans (le
registre général du personnel et le registre
spécial du personnel), les registres spéciaux
du personnel, les comptes individuels et
leurs annexes, les contrats d'occupation
d'étudiants, les contrats d'occupation de
travailleurs à domicile et les conventions
d'immersion professionnelles.
Prévention du blanchiment
Obligation de conserver « sur quelque
support d'archivage que ce soit, pendant
cinq ans au moins après la fin de la relation
d'affaires …ou après la réalisation de
l'opération … les données d'identification
du client …ainsi qu'une copie des
documents probants ayant servi à la
vérification de l'identité de ces personnes»
DIV
Faut-il conserver la demande d’immatriculation ?
L'utilisateur de l'application WEBDIV doit disposer du formulaire de demande d'immatriculation complété et signé par le demandeur.
L'utilisateur s'engage à conserver le formulaire de demande original pendant une période de six mois
N’est nécessaire qu’en cas de litige
Bon sens
Tout document pouvant servir à établir :
◦ l’existence d’un droit
◦ L’accomplissement d’une obligation
Prescription
Délai au terme duquel une action ne peut être entamée
Jusqu’au terme de la prescription importance de la conservation
Délais variables :
◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur un droit de propriété)
◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex. créances)
◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi-délictuelles
Droit de la preuve
Rappel des principes
Démontrer en justice que l’on a un droit
ou que l’on a correctement exécuté ses
obligations
Lorsque la loi exige un écrit signé les
autres modes de preuve sont irrecevables
Le défaut de conservation d’un original
ou le mode de conservation d’un
document électronique impose une
analyse de risque
Quels risques ?
Irrecevabilité d’une preuve :
◦ Refus d’une copie
◦ Copie difficilement lisible
◦ Copie soupçonnée d’altération
Procès en responsabilité
Responsabilité du courtier
Destruction d’un original remis par le client
◦ Si destruction avant délai légal : oui
◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer
à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas
avoir conservé un document au-delà du délai
légal de conservation des pièces.
Prudence : conserver les documents pouvant
servir en justice jusqu’à l’écoulement du
délai de prescription
Valeur probante d’une copie
Ce n’est pas un original
Preuve si non contesté par la partie
adverse
Commencement de preuve par écrit
Importance de la procédure de
numérisation et d’archivage
Eléments pris en considération
les métadonnées du document (nature
contenu historique)
les données de traçabilité (personnes
impliquées dans le traitement,
horodatage de chaque opération…),
les données de signature électronique
les politiques de sécurité, de
numérisation et d’archivage électronique
LégislationPropre au secteur
(loi du 24.12.1996)….voir infra Les copies photographiques, microphotographiques, magnétiques, électroniques ou optiques des documents détenus par les entreprises d’assurances font foi comme les originaux, dont elles sont présumées, sauf preuve contraire, être une copie fidèle lorsqu'elles ont été établies par ou sous son contrôle.
Le Roi peut fixer les conditions et les modalités de l'établissement de ces copies.
Les reproductions qui en sont délivrées doivent être certifiées conformes par un agent délégué à cette fin et revêtues du sceau de la société.
ET DEMAIN ?
Prise de conscience de Feprabel
Projet de loi pour étendre au courtier la
loi de 1996
Négociation d’un protocole d’accord
avec ASSURALIA :
◦ Accord sectoriel anticipant la Loi
◦ Ne lie pas la clientèle
Grandes lignes du projet
Que le NON-VIE
Ne concerne pas les documents transmis en original à la Cie
Doivent être conservés en original : ◦ Le constat d’accident
◦ La citation
◦ Les actes authentiques
◦ Les documents médicaux
◦ Les frais médicaux
◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne visant à l’étranger