Les aspects administratifs, financiers et légaux des projets FP7

Dr. Erol KÜLAHCI (AUF)

Université M'hamed Bougara - Boumerdès

20 mars 2013

Des aspects légaux

Le Portail des participants (en anglais)Partage d’expérience

L’éligibilité Géographique, Institutionnelle (Universités, centre de recherche,

PME >< Multinationales), et Financière (Audit)

La propriété intellectuelle

Des règles financières transversales:

Coûts éligibles (directs et indirects)

Coûts inéligibles

Modalités de cofinancement

Les Couts éligibles

1. Les couts éligibles

Réels,

Encourus par le bénéficiaire,

Encourus pendant la durée du projet,

Déterminés en accord avec les principes de gestion et les pratiques comptables du bénéficiaire,

Utilisés pour réaliser les objectifs du projet,

Enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire

Les coûts éligibles: le coût du personnel

Possibilité de déclarer les coûts du personnel s’ils sont basés sur une méthodologie certifiée et approuvée

par la Commission européenne et s’ils sont consistants avec les principes de gestion du

bénéficiaire

Seules les heures effectivement prestées peuvent être comptabilisées. Ces personnes doivent

Être directement engagé par le bénéficiaire en accord avec la législation nationale,

Travailler sous la seule supervision et responsabilité de ce dernier et

Être rémunéré en accord avec les pratiques normales du bénéficiaire

Les salaires des personnels contractuels travaillant pour le projet (post-doc, doctorants, …)

Personnels titulaires : feuille de temps à remplir

Les coûts non éligibles Taxes indirectes, en ce y compris la TVA Droits de douane Intérêts dus Provisions pour de futures pertes ou charges Pertes dans les changes, les coûtés liés au retour du

capital Coûts déclarés ou non encourus, ou remboursé en

faveur d’un autre projet financé par la Communauté Dettes et charges du service de la dette, dépense

excessive ou imprudente

Modalité de paiement Un préfinancement pour toute la durée du projet

Payé lors de l’entrée en vigueur

Des paiements intermédiaires

Basés sur des formulaires financiers (Form C)

(La contribution EC = montants déclarés et acceptés X taux de

financement)

Une rétention de 10%

Paiement final

Pas de responsabilité financière collective!

En revanche: constitution d’un fond de garantie pour les

participants afin de couvrir les risques

Toutefois, il y a une « responsabilité technique » de porter à

terme le projet conjointement et individuellement vis-à-vis de la

Commission

Représente 5% du montant de la contribution pour chaque

participant.

Le Fond de garantie

Des règles financières par programme spécifique

CoopérationIdéesPeople

Les 4 programmes spécifiquesdu 7ème PCRDT

Coopération: « Soutien de l'ensemble des actions de recherche menées en coopération transnationale » dans 10 domaines thématiques:

Idées: « Soutien d'activités de recherche à l'initiative des chercheurs menées dans tous les domaines par des équipes nationales ou transnationales individuelles en concurrence à l'échelon européen »

People (Personnel) et Actions Marie Curie: « Renforcement, quantitatif et qualitatif, du potentiel humain dans les domaines de la recherche et de la technologie en Europe, et soutien en faveur d'une mobilité accrue »

Capacités: « Soutien d'aspects essentiels de la recherche et des capacités d'innovation européennes, en ce les capacités des pays tiers

Les 4 programmes spécifiques du 7ème PCRD et l’ouverture internationale

Les activités de recherche collaborative à dimension internationale sont soutenues par les thématiques du programme Coopération

Les activités internationales de formation et mobilité sont gérées par le programme Personnel

Les activités horizontales de soutien à la politique de coopération internationale sont développées dans le Programme Capacités

Les activités de recherche par le programme Idées

1-COOPERATION

Objectif: Générer de nouvelles connaissances sur les thématiques clés afin de soutenir la compétitivité européenne

Moyens: COLLABORATION ENTRE DES EQUIPES Appels à propositions annuels sur des thématiques

prédéfinies (top-down)

Projets collaboratifs (consortium) transnationaux, intersectorielles (PME, CHU, RES, HE, Entreprises) et multidisciplinaires

Schémas de financements: Projets de recherche: Projets Collaboratifs (CP) à dimension

variable Projets de structuration: REx et Actions de coord. et soutien

(CSA)

Activités: 10 thématiques

Coopération internationale et les 10 priorités thématiques: 2 manières de participer

Soutenir la compétitivité européenne à travers des partenariats stratégiques avec les pays tiers dans des domaines scientifiques donnés

Résoudre les problèmes spécifiques auxquels les pays tiers font face sur base de l’intérêt mutuel et le bénéfice mutuel

Utiliser la coopération en S&T pour renforcer les relations extérieures et les autres politiques de la Communauté

Deux entrées:1. Ouverture de tous les thèmes aux pays tiers:

1. Minimum 3 pays membres (MS) ou associées (AC) différents2. Au delà de ce minimum, tout pays tiers peut participer

2. Actions spécifiques de coopération internationale (SICA) dans chaque thème

1. Appels à proposition dédiés aux ICPC dans chaque thème 2. Minimum 4 participants de pays différents: 2 ICPC + 2 MS ou AC

Les règles financières Rapport activités et type d’organisations

Rapport activités et schémas de financement

Les taux des coûts indirects

Exemple

Les règles financières: rapport activités et organisations

Taux de remboursements proposés:

Maximum reimbursement

rates

Research and technological development activities (*)

Demonstration

activities

Management

of the consortium

activities

Other

activities

Network of excellence

50%

75% (**)

100%

100%

Collaborative project (****)

50%

75% (**)

50%

100%

100%

Coordination and support

action

100% (***)

100% (***)

(*) Research and technological development includes scientific coordination. (**) For beneficiaries that are non profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (***)The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. (****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs).

Les règles financières: rapport activités et schémas de financement

1. Research and technological development activities : Jusqu’à 50% des couts éligibles. Toutefois, peut aller jusqu’à 75% pour:

1. Non profit public bodies, secondary and higher education establishments and research organisations, SMEs, and

2. Security related research (in certain cases)

2. Demonstration activities: Jusqu’à 50%

3. Other activities et Management: Jusqu’à 100%

Remboursement en fonction du type d’organisation, du type d’action et/ou activité

Les taux des coûts indirects

Les coûts indirects se calculent toujours par rapport aux coûts directs

Pour tous les participants :

Au choix : les frais généraux réels (overheads) ou la méthode simplifiée

Taux forfaitaire de 20% des coûts direct moins la sous-traitance

Pour les Non-profit public bodies, Secondary and Higher Education

establishments, Research Organisations et PMEs incapables d’identifier leur

coûts indirects réels, peuvent appliquer un taux forfaitaires de 40% – jusqu’au

31/12/2009, c’était 60%

Pour les CSA: limitation à 7% des coûts directs

Exemple (1)

Dans le cadre d’un « Collaborative project »

Couts soumis par une Université utilisant le taux

forfaitaire de 40% pour ses couts indirects:

Couts directs du projet Couts indirects (40%) Total par catégorie

RTD: 100.000 40.000 140.000

Démonstration: 50.000 20.000 70.000

Management 10.000 6.000 16.000

Coût total du projets (directs + indirects) 226.000

Exemple (2)

Couts déclarés Taux appliqués Montant payé

RTD: 140.000 75% 105.000

Démonstration: 70.000 50% 35.000

Management 16.000 100% 16.000

Total Contribution EC 156.000

Cofinancement UE des coûts

2-IDEE Objectif: Encourager l’excellence scientifique entre les chercheurs en

Europe

Moyen: COMPETITION ENTRE LES EQUIPES Appels à proposition ‘bottom-up’ Projet déposé par une équipe individuel sous le nom d’un chercheur,

(mais possibilité d’associer des chercheurs venant de plusieurs laboratoires et de tous les pays)

Projets de recherche fondamentale/exploratoire et risqués

Recherche aux frontières de la connaissance : Le programme «Idées» permettra de financer les recherches de pointe de l’Union européenne.

Modalités de financement

Financement de 100% des coûts éligibles directes et de 20% des coûts éligibles indirects

Jusqu’à 2 millions d’Euros pour un projet de 5 ans

3-PEOPLE Objectifs: Valoriser les carrières scientifiques et renforcer

l'attractivité de l’UE pour les chercheurs. Créer un marché unique du travail pour les chercheurs

Moyens: Actions Marie Curie pour soutenir leur mobilité du thésard à l’excellent enseignant chercheur:

Formation initiale des chercheurs (Initial Training Network/ITN):

Projets déposés par les institutions

Partenariat public/privé (Industry-Academia Scheme/IAPP)

Dimension internationale: Bourses individuelles: IIF, OIF, IRG

IRSES - Date limite et Objectifs OBJECTIFS DE L’ACTION:

Il s’agit de renforcer le partenariat entre les organisations de recherches de l’UE et des pays tiers (Algérie…) via de courts échanges de personnel et via des activités de réseau (séminaires et conférences).

Les mobilités entrantes et sortantes en terme de personne/mois devraient être équilibrées entre les pays tiers (Algérie…) et les pays UE/associés.

La priorité est accordée aux chercheurs en début de carrière (0 à 4 ans d’expérience) ainsi qu’aux chercheurs expérimentés (4 à 10 ans d’expérience). Cela n’exclut pas l’éligibilité du personnel technique et de gestion.

La mobilité maximale d’un individu devrait être de 12 mois.

Spécifiquement, cette action vise à soutenir les organisations de recherche pour qu’elles établissent et renforcent leur coopération de recherche à long terme via la coordination d’un programme conjoint d’échange de chercheurs pour de courtes périodes.

IRSES - Schémas de financement

Distribution du budget dans le cadre d’un projet

par personne/mois : les frais de séjour d’1 personne/mois que la Commission

européenne financera s’élève à 1900€. Le personnel échangé doit être détaché (maintien de son

salaire dans l’institution d’origine et droit au retour). En priorité, le budget IRSES finance la mobilité des chercheurs

des États membres de l’UE et des pays associés au 7ème PC. En complément et suivant les disponibilités, le budget IRSES serait en mesure de financer la mobilité des chercheurs des ‘pays du voisinage’ (Algérie…)

pour les actions de réseau, les coûts de gestion et les ‘overheads’ liés à l’organisation des séminaires et des workshops.

Bourses de mobilité entrante (International Incoming Fellowships -IIF)

Chercheurs éligibles d’Algérie: les chercheurs expérimentés de très haut niveau actif en Algérie et souhaitant se rendre dans un Etat membre ou un pays associé en vue de partager leurs connaissances en travaillant sur des projets de recherche qui bénéficieront mutuellement aux Etats membres, aux pays associés et aux Etats tiers. Les chercheurs expérimentés doivent se mettre d’accord sur un projet professionnel cohérent avec une organisation de recherche d’un pays de l’UE ou un pays associé.

Pour les chercheurs des pays en développement, la possibilité existe de bénéficier d’une phase de réintégration dans leur pays permettant d’établir une coopération durable entre l’UE et son pays d’origine.

Éligibilité de la structure d’accueil européenne: La participation et le financement des structures des États membres, des pays associés et éventuellement des pays tiers dans la mesure où celles-ci peuvent bénéficier d’une « phase de retour » de leurs chercheurs à l’issue de leur mobilité.

Modalités de financement (la phase entrante) et couverture

de salaires bruts (de EUR 58500 pour les chercheurs expérimentés de 4 à 10 ans d’expérience ou de EUR 87500 pour les chercheurs expérimentés de plus de 10 ans d’expérience) adaptés aux coûts de la vie du pays en question,

d’indemnités mensuelles d’expatriations pour le logement et les missions de voyage [de EUR 700 à 1000 selon que le chercheur (n’) a pas une famille] adaptés aux coûts de la vie du pays en question,

d’indemnités mensuelles pour les overheads (EUR 700) adaptés aux coûts de la vie du pays en question

d’indemnités mensuelles pour les dépenses de formation et de transfert de connaissance des chercheurs éligibles (EUR 800)

Modalités de financement (la phase de retour - option) Lors de la phase de retour et de réintégration du chercheur

dans une institution d’accueil d’un pays tiers:

le financement forfaitaire d’un chercheur par année est fixé à EUR 15000 (max. 1 an),

la contribution est gérée par l’institution hôte.

Aspects administratifs

Lors du montage du projet (les formes A)

Lors de l’exécution du projet (le rapportage et les sanctions)

Forme A1 - Contenu Titre

Durée en mois

Code d’activité

Mots clés

Résumé

Forme A2.1

Données administratives

Statut de l’organisation

Forme A2.2

Dépendance avec un autre partenaire?

Point de contact de l’organisation

Formes A3.1 : Budget par partenaires (exception People: A4)

Rubriques Verticales Coût du personnel Sous-contrat Autres coûts directs Coûts indirects Options pour les pays tiers (montant forfaitaire …) Total du budget Financement européen requis

Rubriques horizontales RTD Démonstration Formation Coordination Soutien Gestion Autres Total

Formes A3.2 : Budget global Rubriques verticales

Coordonnateur Partenaires

Rubriques horizontales RTD Démonstration Formation Coordination Soutien Gestion Autres Total

Période intermédiaire: Le coordinateur devra soumettre les rapports périodiques 60 jours après

la fin de la période:

Vue d’ensemble du travail accompli,

l’utilisation des ressources

Formulaire financier (Form C)

Période finale : Le coordinateur devra soumettre les rapports finaux 60 jours après la fin du

projet

Autres Dispositions: Le Rapportage

La Commission a 105 jours pour évaluer et exécuter le paiement correspondant

Pas d’approbation tacite des rapports,

Paiement automatique des intérêts de retard

Après la réception EC doit soit:

Approuver les rapports

Suspendre le délai d’approbation en demandant un complément d’information ou une

révision des documents

les rejeter en donnant une explication (possible cloture)

Suspendre le paiement

Autres Dispositions: Le Rapportage

Procédure de recouvrement

Exiger des dommages et intérêts (Liquidated damages) si

« exagération »

Appliquer des pénalités financières (en cas de fausses

déclarations)

Comprise entre 2 et 10% de la contribution de EC

Autres dispositions: les sanctions

Quelques conseils Vérifier qu’il s’agit de la Vérifier qu’il s’agit de la bonne versionbonne version

des formulairesdes formulaires

Lire les Lire les documents documents (guide des experts, (guide des experts, contrat type…)contrat type…)

Feuille de tempsFeuille de temps de travail à jour de travail à jour

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