LE TELETRAVAIL

Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe?

Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe?

Jacques FolonChargé de cours ICHEC

Maître de conférences Université de LiègeProf. invité Université de Metz

Partner Edge Consulting

Le télétravail

DEFINITIONDEFINITION

LES 4 FORMES DU TELETRAVAIL

1. Le télétravail à domicile en

alternance semble être la forme la

plus répandue, du moins quand

l'exercice du télétravail est

encadré par un accord collectif.

Ceci suppose une certaine

régularité dans la mise en

pratique: soit sous la forme de

jours fixes dans la semaine, soit

sous la forme d'un pourcentage du

temps de travail hebdomadaire.

Source: clés pour le télétravail :http://www.emploi.belgique.be/publicationDefault.aspx?id=12546

2. Le télétravail à domicile occasionnel

n’a, par définition, pas de régularité.

Cette forme coïncide souvent avec le

travail supplémentaire dont se chargent

des cadres (managers et experts) qui

disposent d’une certaine autonomie

dans la gestion de leurs tâches et de leur

temps de travail. Certaines entreprises

ont néanmoins prévu des dispositions

particulières pour formaliser ces formes

irrégulières ou occasionnelles de

télétravail.


3. La troisième forme est le

télétravail décentralisé, celui qui est

pratiqué dans des locaux plus

proches du domicile du travailleur.


4. Le télétravail mobile ou travail « nomade » constitue la quatrième forme.

Il s’agit de situations diverses où le travail s’effectue au cours de déplacements

professionnels, donc hors des locaux de l'entreprise.

Les délégués commerciaux et médicaux, des cadres en sont des exemples.

Mais s’agit-il vraiment de télétravail, puisque le travail s’effectue normalement au

cours de ces déplacements, à l’instar des installateurs et des réparateurs ?

Mais le recours aux technologies de l’information et de la communication qui

favorise la tendance à effectuer des tâches à l’extérieur de l’entreprise peut

incontestablement inciter à inclure le travail mobile dans l’accord d’entreprise sur

le télétravail.Source: clés pour le télétravail :

http://www.emploi.belgique.be/publicationDefault.aspx?id=12546

http://www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/iag/documents/WP_37_Taskin.pdf

DEFINITIONDEFINITION

Le 9 novembre 2005, le Conseil national du travail a conclu une convention

collective de travail n° 85 portant sur le télétravail laquelle est accompagnée d’un

avis corrélatif (n° 1528). La convention transpose l’accord- cadre européen sur le

télétravail du 16 juillet 2002. Cet accord-cadre européen n’a en soi aucun caractère

juridique obligatoire de sorte que la transposition de ses mesures était nécessaire. La

convention définit les règles générales du télétravail dans le secteur privé belge. Elle

est entrée en vigueur le 1er juillet 2006.La CCT définit le télétravail comme

« une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les

technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de travail, dans

laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de

l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et non

occasionnelle. »


•Deux formes de télétravail sont exclues de la définition donnée par la convention

ou de son champ d'application:

•Le télétravail mobile. Il s'agit là d'un travail qui doit nécessairementêtre réalisé en

déplacement (CCT 85, art. 2).

•Le télétravail décentralisé. Celui-ci est défini, par la CCT 85, commeun travail

réalisé dans un local décentralisé qui est mis à disposition par l'employeur (CCT, art

4.). La CCT 85 ne s’applique donc qu’au télétravail à domicile, c’est-à-dire à un

travail qui est effectué, sur une base régulière, au domicile du télétravailleur ou dans

tout autre lieu choisi par lui .Source: clés pour le télétravail :


•La convention met l'accent sur les points suivants:

•Le télétravail est volontaire aussi bien dans le chef de l’employeur

que dans celui du travailleur concerné (art. 5);

•Le télétravail doit figurer explicitement dans le contrat de travail

normal (éventuellement dans un avenant au contrat de travail en

cours). Celui-ci fixe notamment la fréquence du télétravail (par

exemple le nombre de jours par semaine) (art. 6);

•Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits concernant les

conditions de travail que les travailleurs comparables occupés dans

les locaux de l’employeur (art. 7);,


•Le télétravailleur gère l’organisation de son travail dans le cadre de

la durée du temps de travail habituelle dans l’entreprise. Sa charge

de travail ne peut être supérieure à celle des travailleurs occupés

dans les locaux.

•L’employeur doit prendre des mesures pour prévenir l’isolement

du télétravailleur (art. 8);

•L’employeur est tenu de fournir les équipements et le support

technique nécessaires et la convention prévoit les règles

concernant la prise en charge les coûts afférents (art. 9 à 13);Source: clés pour le télétravail :


L’employeur et le télétravailleur doivent garantir une protection

des données (art. 14);

L’employeur doit informer le télétravailleur des mesures prises

pour protéger la sécurité et la santé au travail. Les services de

prévention compétents ont accès au lieu de télétravail afin de

vérifier l'application correcte des législations en la matière.

Mais, si le télétravail s'effectue dans un local habité, l'accord

préalable du télétravailleur est requis (art. 15);

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits à la formation

et aux possibilités de carrière. Ils doivent recevoir une

formation appropriée,


LES FACTEURS-CLES POUR LA REUSSITE DU TRAVAIL A DISTANCE

Trouver un équilibre entre laflexibilité du travail et la sécurité des travailleurs Le télétravail est une réelle opportunitéAvoir un regard neuf sur cette forme de travail

Le défi d ’aujourd’hui :Trouver un équilibre entre:

La flexibilité du travailLa sécurité des travailleursUn management efficaceUn travail en équipe

Les potentialités et les risques sont connus.

Mais nous y croyons et la tendance au

développement du télétravail est constante

Comment gérer: humainement et avec efficacité

pour les travailleurs ET

l’entreprise un projet de télétravail?

La méthodologie:Un projet pilote Une formation préalable des travailleurs et des managersUn accompagnementUn suiviUn debriefingUne implémentation croissante

La démarche doit rencontrer la satisfaction:

Des travailleursDes managersDe l’entrepriseDe ses clients

Avantages et inconvénients pour les entreprises Avantages et inconvénients pour les entreprises

Efficacité : moins de stress lié au transport Équilibre vie professionnelle – vie privée

Economies Locaux Mais avec IT Performante

Fidélisation Volontariat Mise « au vert »

Flexibilité Grève des transports Déplacements à l’étranger

Partage Amélioration des processus Formalisation

Efficacité : moins de stress lié au transport Équilibre vie professionnelle – vie privée

Economies Locaux Mais avec IT Performante

Fidélisation Volontariat Mise « au vert »

Flexibilité Grève des transports Déplacements à l’étranger

Partage Amélioration des processus Formalisation

Source: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtmlSource: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtml

•Moins de temps de déplacement du domicile au travail;

•Une meilleure coordination entre vie privée et travail (même effet sur le

stress et la fatigue, et aussi diminue l’absentéisme);

•Une amélioration des prestations quand un travail qui exige créativité et

concentration peut être accompli dans la solitude;

•Une accélération du processus de travail quand des interventions

ponctuelles et des prestations complémentaires peuvent avoir lieu à

distance;

•Une simplification du processus de travail quand le télétravail permet de

redéfinir les méthodes de travail ou de les informatiser.

•Enfin, le télétravail offre une solution acceptable pour les travailleurs

(temporairement) à mobilité réduite.


Bénéfices pour le salarié

Bénéfices pour le salarié

http://fr.slideshare.net/Xavier85/pourquoi-comment-teletravailler-en-entreprise

Une liberté pour gérer son

temps


Moins de

stress


Plus de

créativité


Plus de

flexibilité


Plus de

motivation


Bénéfices pour l’entreprise

Bénéfices pour l’entreprise


Des salariés plus

productifs http://fr.slideshare.net/Xavier85/pourquoi-comment-teletravailler-en-entreprise

Des Des économies économies


Le télétravail apprend Le télétravail apprend à à

collaborer collaborer à distanceà distance


Le télétravail aide à Le télétravail aide à comprendre lescomprendre les réseaux

Le télétravail aide à Le télétravail aide à comprendre lescomprendre les réseaux


Bénéfices pour la société

Bénéfices pour la société


Le télétravail rend plus gentil

avec la planèteplanète

Le télétravail rend plus gentil

avec la planèteplanète


Le télétravail Le télétravail entraîne de grosses entraîne de grosses

économies

Le télétravail Le télétravail entraîne de grosses entraîne de grosses

économieshttp://fr.slideshare.net/Xavier85/pourquoi-comment-teletravailler-en-entreprise

http://fr.slideshare.net/TelecommutingKate/telework-the-who-what-when-where-why

JuridiqueCohésion de l’équipeEquipement IT du travailleurSécurité informatiqueAccès à des ressources off lineIsolementNe convient pas à tout le monde

JuridiqueCohésion de l’équipeEquipement IT du travailleurSécurité informatiqueAccès à des ressources off lineIsolementNe convient pas à tout le monde

Avantages et inconvénients pour les entreprises Avantages et inconvénients pour les entreprises

Le télétravail coûte à mon entreprise

Les données à ce sujet son mitigées : les principaux coûts pour l'employeur résident dans l'installation du matériel, ainsi que le paiement des frais de télécommunication tels qu'internet, téléphone, GSM Mais d'autres frais peuvent exister, selon la politique qui est mise en place (sélection et suivi des télétravailleurs, par exemple). Par ailleurs, en termes de coûts, l'externalité la plus avérée concerne le gain d'argent que le télétravail autorise en matière de gestion de l'espace de travail (immobilier).

Consensus généralMoins d’absentéismeAmélioration de la productivité

Consensus généralMoins d’absentéismeAmélioration de la productivité

2. Avant l’implémentation2.1 stratégie2.2 culture d’entreprise2.3 style de management2.4 freins2.5 choix 2.6 le télémanager2.7 le télétravaileur2.8. caractéristiques des télémanagers2.9. caractéristiques des télétravailleurs2.10. préparation du Télétravail2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes

2. Avant l’implémentation2.1 stratégie2.2 culture d’entreprise2.3 style de management2.4 freins2.5 choix 2.6 le télémanager2.7 le télétravaileur2.8. caractéristiques des télémanagers2.9. caractéristiques des télétravailleurs2.10. préparation du Télétravail2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes

2.1 Stratégie

La détermination des orientations à long terme de l'entreprise et

l'adoption des actions consécutives, y compris l'allocation

des ressources nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Chandler

2.1 Stratégie

La détermination des orientations à long terme de l'entreprise et

l'adoption des actions consécutives, y compris l'allocation

des ressources nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Chandler

Stratégie :SimpleCompréhensibleUtilisée au quotidienBut à atteindreLong terme (3 à 4 ans)

Stratégie :SimpleCompréhensibleUtilisée au quotidienBut à atteindreLong terme (3 à 4 ans)

2.2. Culture d’entreprise2.2. Culture d’entreprise

2.3. Style de managementDémocratique – autoritaireCentralisé – décentraliséClair – obscurParticipatif – dictatorial

Le télétravail ne changera rien!

2.3. Style de managementDémocratique – autoritaireCentralisé – décentraliséClair – obscurParticipatif – dictatorial

Le télétravail ne changera rien!

2.4. FreinsAvant la mise en place : il faut être

conscient des freins potentiels:Perte de statutPerte de contrôleRésistance au changementManque de connaissance IT

2.4. FreinsAvant la mise en place : il faut être

conscient des freins potentiels:Perte de statutPerte de contrôleRésistance au changementManque de connaissance IT

2.5. Choix: Sélection des postes et des

fonctionsCe n’est pas possible pour toutes

les fonctionsCaractéristiques des

télétravaileurs et des télémanagers

Mission d’informationAspects juridiquesCritères de performances

2.5. Choix: Sélection des postes et des

fonctionsCe n’est pas possible pour toutes

les fonctionsCaractéristiques des

télétravaileurs et des télémanagers

Mission d’informationAspects juridiquesCritères de performances

Le télétravail pour qui ?

les activités dont le résultat peut être facilement mesuré

celles dont l’exercice ne nécessite pas une relation de proximité

Sélection des télémanagers et des télétravailleurs

Qui est appelé à télétravailler?

Ce n ’est pas uniquement une question de capacités mais également une question de personnalité

2.6. Le Télétravailleur

Choix des postes Ce n’est pas possible pour tousCompétence ITExpérience préalableCapacité et personnalité apte à télétravailler

2.6. Le Télétravailleur

Choix des postes Ce n’est pas possible pour tousCompétence ITExpérience préalableCapacité et personnalité apte à télétravailler

Sur la base du

volontariatSur la base du

volontariat

2.7. TélémanagerCompétences IT nécessaireCapacité à évaluer sur la base

d’objectif à atteindreUn télémanager n’est pas un

« cybercop »La supervision et les objectifs

sont semblables

2.7. TélémanagerCompétences IT nécessaireCapacité à évaluer sur la base

d’objectif à atteindreUn télémanager n’est pas un

« cybercop »La supervision et les objectifs

sont semblables

2.8. Le Télémanager

Relation de confianceFlexibilitéCommunicateurCoordinateurMotivation

2.8. Le Télémanager

Relation de confianceFlexibilitéCommunicateurCoordinateurMotivation

Préparation des pratiques du management adaptées au télétravailEnvironnement et supportÉvaluation des performancesFormation et coachingFeed-back et réajustementcaractéristiques des

télétravailleurs

Préparation des pratiques du management adaptées au télétravailEnvironnement et supportÉvaluation des performancesFormation et coachingFeed-back et réajustementcaractéristiques des

télétravailleurs

2.9 Caractéristiques des télétravailleur AutomotivationAutodisciplineExpérience ITCompatibilité avec la fonction et

son cadre de vieFlexibilitéEmplacement du poste de travail

2.9 Caractéristiques des télétravailleur AutomotivationAutodisciplineExpérience ITCompatibilité avec la fonction et

son cadre de vieFlexibilitéEmplacement du poste de travail

L’historiqueDébuter avec des volontairesEffet « rond dans l’eau »Vision réaliste du télétravailDerniers conseils

L’historiqueDébuter avec des volontairesEffet « rond dans l’eau »Vision réaliste du télétravailDerniers conseils

2.10. Préparation du télétravail

2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager

• Produit ou processus• Diminution des erreurs• Attitude positive• Définition des tâches et

responsabilités• Démarche qualité

2.10. Préparation du télétravail

2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager

• Produit ou processus• Diminution des erreurs• Attitude positive• Définition des tâches et

responsabilités• Démarche qualité

2.10.2. Mission d’informationAuprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail Auprès des collègues non télétravailleursAuprès des représentants du personnel

2.10.2. Mission d’informationAuprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail Auprès des collègues non télétravailleursAuprès des représentants du personnel

2.11. Aspects contractuelsLoi du 6/12/96Le travail peut être effectué par le

télétravailleur à son domicile ou ailleurs

Le travailleur n’est pas sous la surveillance directe de son employeur

2.11. Aspects contractuelsLoi du 6/12/96Le travail peut être effectué par le

télétravailleur à son domicile ou ailleurs

Le travailleur n’est pas sous la surveillance directe de son employeur

Quid lorsque le télétravailleur est au bureau? Quid lorsque le télétravailleur est au bureau? Le contrat de travail et le RT sont d’application Le contrat de travail et le RT sont d’application

comme pour les autres travailleurscomme pour les autres travailleursLes règles spécifiques du télétravail ne s’appliquent Les règles spécifiques du télétravail ne s’appliquent

QUE pendant le télétravailQUE pendant le télétravailLe télétravail est généralement formalisé sous forme Le télétravail est généralement formalisé sous forme

d’annexe au contrat de travaild’annexe au contrat de travail

Quid lorsque le télétravailleur est au bureau? Quid lorsque le télétravailleur est au bureau? Le contrat de travail et le RT sont d’application Le contrat de travail et le RT sont d’application

comme pour les autres travailleurscomme pour les autres travailleursLes règles spécifiques du télétravail ne s’appliquent Les règles spécifiques du télétravail ne s’appliquent

QUE pendant le télétravailQUE pendant le télétravailLe télétravail est généralement formalisé sous forme Le télétravail est généralement formalisé sous forme

d’annexe au contrat de travaild’annexe au contrat de travail

2.12. Quelques questions juridiques2.12. Quelques questions juridiquesL’équipement du télétravailleur peut-il être L’équipement du télétravailleur peut-il être

utilisé à des fins privées ?utilisé à des fins privées ?NNi plus ni moins que sur le lieu de travaili plus ni moins que sur le lieu de travailCConvention spécifique à prévoironvention spécifique à prévoirContrôleContrôle

2.12. Quelques questions juridiques2.12. Quelques questions juridiquesL’équipement du télétravailleur peut-il être L’équipement du télétravailleur peut-il être

utilisé à des fins privées ?utilisé à des fins privées ?NNi plus ni moins que sur le lieu de travaili plus ni moins que sur le lieu de travailCConvention spécifique à prévoironvention spécifique à prévoirContrôleContrôle

Que se passe-t-il en cas de Que se passe-t-il en cas de maladie?maladie?PPrévenir l’employeurrévenir l’employeurCCertificat médical conformément aux ertificat médical conformément aux

règles en vigueurrègles en vigueur

Que se passe-t-il en cas de Que se passe-t-il en cas de maladie?maladie?PPrévenir l’employeurrévenir l’employeurCCertificat médical conformément aux ertificat médical conformément aux

règles en vigueurrègles en vigueur

Le lieu de travail doit-il répondre à Le lieu de travail doit-il répondre à certaines prescriptions ?certaines prescriptions ?LLes prescriptions légaleses prescriptions légalesAAttention aux locaux insalubres ou dangereuxttention aux locaux insalubres ou dangereuxL’employeur peut donner certains conseils non L’employeur peut donner certains conseils non

contractuelscontractuels

Le lieu de travail doit-il répondre à Le lieu de travail doit-il répondre à certaines prescriptions ?certaines prescriptions ?LLes prescriptions légaleses prescriptions légalesAAttention aux locaux insalubres ou dangereuxttention aux locaux insalubres ou dangereuxL’employeur peut donner certains conseils non L’employeur peut donner certains conseils non

contractuelscontractuels

Qui est responsable de la sécurité Qui est responsable de la sécurité et de l’hygiène ?et de l’hygiène ? LL’employeur et l’employé’employeur et l’employé LLes règles légales sont es règles légales sont

d’application au domicile du d’application au domicile du travailleur pour ce qui concerne le travailleur pour ce qui concerne le lieu de télétravaillieu de télétravail

Qui est responsable de la sécurité Qui est responsable de la sécurité et de l’hygiène ?et de l’hygiène ? LL’employeur et l’employé’employeur et l’employé LLes règles légales sont es règles légales sont

d’application au domicile du d’application au domicile du travailleur pour ce qui concerne le travailleur pour ce qui concerne le lieu de télétravaillieu de télétravail

Mentions obligatoires du contrat de télétravail Identité de l’employeur Identité du travailleurRémunérationRemboursement des frais ou fourniture

du matérielLe lieu de travailDescription du travailrégime de travailCommission paritaire

Mentions obligatoires du contrat de télétravail Identité de l’employeur Identité du travailleurRémunérationRemboursement des frais ou fourniture

du matérielLe lieu de travailDescription du travailrégime de travailCommission paritaire

Droit à une formation permanente

Droit à une garantie de retour

Droit à une formation permanente

Droit à une garantie de retour

Remboursement des fraisFourniture du matériel par

l’employeur Définition des frais dans le

contrat

Remboursement des fraisFourniture du matériel par

l’employeur Définition des frais dans le

contrat

2.12. Quelques questions juridiquesL’équipement du télétravailleur

peut-il être utilisé à des fins privées ?Ni plus ni moins que sur le lieu de

travailConvention spécifique à prévoirContrôle (voir CC81)

2.12. Quelques questions juridiquesL’équipement du télétravailleur

peut-il être utilisé à des fins privées ?Ni plus ni moins que sur le lieu de

travailConvention spécifique à prévoirContrôle (voir CC81)

Qui contrôle le lieu de travail ?Droit de visite (avec préavis)Rôle du comité pour la prévention

et la protection du travail

Qui contrôle le lieu de travail ?Droit de visite (avec préavis)Rôle du comité pour la prévention

et la protection du travail

Et si le P.C. tombe en panne ?Avertir l’employeurSi “durée de travail” fixée le retard

est dû à l’employeurSi “volume de travail” le travail ne

changera pasAttention au cas de faute lourde

du travailleur

Et si le P.C. tombe en panne ?Avertir l’employeurSi “durée de travail” fixée le retard

est dû à l’employeurSi “volume de travail” le travail ne

changera pasAttention au cas de faute lourde

du travailleur

Comment contrôler les communications électroniques (internet et emails)?Le contrôle existe en fait par le

département ITLoi belge et future directivePas de contrôle sans mise en place

de la procédure de la CC 81.Attention au vol de données !

Comment contrôler les communications électroniques (internet et emails)?Le contrôle existe en fait par le

département ITLoi belge et future directivePas de contrôle sans mise en place

de la procédure de la CC 81.Attention au vol de données !

Balance à respecter entre

Protection de la vie privée des travailleurs

ET

Les prérogatives de l’employeur tendant à garantir le bon déroulement du travail

Protection de la vie privée des travailleurs

ET

Les prérogatives de l’employeur tendant à garantir le bon déroulement du travail

Les principes de base sont la vie privée des employés et le droit au contrôle de l’employeur

L’employeur décide:Des accès e-mailDe l’accès InternetCritères réalistes et objectifs

En principe l’employeur peut contrôler mais: Information préalable au CE ou aux employésRédaction d’une procédure spécifique (Règlement de travail)

L’employeur doit être capable de démontrer que la procédure a bien été implémentée et que chacun a reçu l’information

Les principes de base sont la vie privée des employés et le droit au contrôle de l’employeur

L’employeur décide:Des accès e-mailDe l’accès InternetCritères réalistes et objectifs

En principe l’employeur peut contrôler mais: Information préalable au CE ou aux employésRédaction d’une procédure spécifique (Règlement de travail)

L’employeur doit être capable de démontrer que la procédure a bien été implémentée et que chacun a reçu l’information

• Principe de finalité (4 finalités)

• Principe de proportionnalité

• Procédure (information collective et individuelle)

• Individualisation (procédure directe et indirecte)

• Principe de finalité (4 finalités)

• Principe de proportionnalité

• Procédure (information collective et individuelle)

• Individualisation (procédure directe et indirecte)

1. Prévention de faits illégaux, de faits contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui

2. La protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers de l’entreprise auxquels est attaché un caractère de confidentialité ainsi que la lutte contre les pratiques contraires

3. La sécurité et/ou le fonctionnement technique de l’ensemble des systèmes informatiques en réseau de l’entreprise, en ce compris le contrôle des coûts y afférents, ainsi que la protection physique des installations de l’entreprise

4 Le respect de bonne foi des principes et règles d’utilisation des technologies en réseau fixés dans l’entreprise

1. Prévention de faits illégaux, de faits contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité d’autrui

2. La protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers de l’entreprise auxquels est attaché un caractère de confidentialité ainsi que la lutte contre les pratiques contraires

3. La sécurité et/ou le fonctionnement technique de l’ensemble des systèmes informatiques en réseau de l’entreprise, en ce compris le contrôle des coûts y afférents, ainsi que la protection physique des installations de l’entreprise

4 Le respect de bonne foi des principes et règles d’utilisation des technologies en réseau fixés dans l’entreprise

Les 4 finalités

•Pendant l’implémentation• tableau de bord quotidien• Communication• style de management• sécurité informatique• la boite à outils du manager• la boite à outil du télétravailleur• la gestion du temps• quelques conseils pratiques

•Pendant l’implémentation• tableau de bord quotidien• Communication• style de management• sécurité informatique• la boite à outils du manager• la boite à outil du télétravailleur• la gestion du temps• quelques conseils pratiques

Le tableau de bord quotidienDurant la phase de testÉventuellement durant les premiers

moisTransmission quotidienneAnalyse statistique Améliorations générales et

particulières

Le tableau de bord quotidienDurant la phase de testÉventuellement durant les premiers

moisTransmission quotidienneAnalyse statistique Améliorations générales et

particulières

CommunicationHorizontale (dans les deux sens)Verticale (dans les deux sens)ContrôleÉquivalence des traitementsGestion des dates de réunionEntretien d’évolutionRésolution des problèmes

Les collaborateurs sont égaux!

CommunicationHorizontale (dans les deux sens)Verticale (dans les deux sens)ContrôleÉquivalence des traitementsGestion des dates de réunionEntretien d’évolutionRésolution des problèmes

Les collaborateurs sont égaux!

Importance de la communicationRelation de confianceConfiance à distanceAttention aux reproches Communication verbale et écriteProfiter de la présence pour des

entretiens informels Qualité et fréquence de la

communicationCommunication à l’équipe (tout le

monde est là?)

Importance de la communicationRelation de confianceConfiance à distanceAttention aux reproches Communication verbale et écriteProfiter de la présence pour des

entretiens informels Qualité et fréquence de la

communicationCommunication à l’équipe (tout le

monde est là?)

Secret d ’une communication réussieFace à faceMessages complexes ou

émotionnelsNon verbalScripta manentChoix du vecteur de

communication

Secret d ’une communication réussieFace à faceMessages complexes ou

émotionnelsNon verbalScripta manentChoix du vecteur de

communication

ConclusionsLe manager doit maximiser toutes

les formes de communicationLe travailleur doit choisir le

meilleur moyenEntre le contrôle et l’abandonEntre l’envie de communiquer et la

crainte de « tomber au mauvais moment »

Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!

ConclusionsLe manager doit maximiser toutes

les formes de communicationLe travailleur doit choisir le

meilleur moyenEntre le contrôle et l’abandonEntre l’envie de communiquer et la

crainte de « tomber au mauvais moment »

Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!

Question du manager Est-ce qu’il/ elle travaille?

Question du travailleurEst-ce qu’ils m’oublient?

Est-ce la bonne question?

Question du manager Est-ce qu’il/ elle travaille?

Question du travailleurEst-ce qu’ils m’oublient?

Est-ce la bonne question?

Style de managementC’est votre leadership qui les fera

travaillerAttention à Big BrotherCoaching à distance ou en face à

faceLe télétravail ne changera pas

fondamentalement le style de management, ni le style des employés

Style de managementC’est votre leadership qui les fera

travaillerAttention à Big BrotherCoaching à distance ou en face à

faceLe télétravail ne changera pas

fondamentalement le style de management, ni le style des employés

Le rôle du ManagerCoordinateurManagement by objectivesParticipatif veut dire participation

de tousPersonne de contact Porte ouverte (virtuelle et réelle)

Le rôle du ManagerCoordinateurManagement by objectivesParticipatif veut dire participation

de tousPersonne de contact Porte ouverte (virtuelle et réelle)

Conclusion en matière de communicationLe télétravailleur fait partie de

l’équipeC’est un accord gagnant gagnantTravailler à distance est aussi

valorisant et utile pour tous

Conclusion en matière de communicationLe télétravailleur fait partie de

l’équipeC’est un accord gagnant gagnantTravailler à distance est aussi

valorisant et utile pour tous

Sécurité informatiqueQui est derrière le PC?Vol de donnéesIdentity managementAnalyse de risquesNiveau de sécurité imposé par la loi

Sécurité informatiqueQui est derrière le PC?Vol de donnéesIdentity managementAnalyse de risquesNiveau de sécurité imposé par la loi

Sécurité TechniqueOrganisationelleJuridique

Sécurité TechniqueOrganisationelleJuridique

la boite à outils du managerÊtre attentif au « feed back » vers

le télétravailleur car :il est souvent peu informé de ce qui

se passe durant ses « absences »Attention au vocabulaire employéIl a aussi droit aux félicitationsÉquilibre entre feed-back positif et

négatif

la boite à outils du managerÊtre attentif au « feed back » vers

le télétravailleur car :il est souvent peu informé de ce qui

se passe durant ses « absences »Attention au vocabulaire employéIl a aussi droit aux félicitationsÉquilibre entre feed-back positif et

négatif

Solutions classiques mais pratiquesListe de diffusions complètesRépertoire complet Invitations aux activités hors

bureauFixation des dates en fonction des

télétravailleursAutres idées?

Solutions classiques mais pratiquesListe de diffusions complètesRépertoire complet Invitations aux activités hors

bureauFixation des dates en fonction des

télétravailleursAutres idées?

...

Une bonne gestion des réunions:Fixation des datesRéunions en face à face avec le

télétravailleur avant la réunionRéunions de groupe concernant le

télétravailFaire partager les expériences Attention au vocabulaireConfier des responsabilités aux

télétravailleurs

Une bonne gestion des réunions:Fixation des datesRéunions en face à face avec le

télétravailleur avant la réunionRéunions de groupe concernant le

télétravailFaire partager les expériences Attention au vocabulaireConfier des responsabilités aux

télétravailleurs

Importance du Feed-Back

les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est

indispensable.

Importance du Feed-Back

les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est

indispensable.

Quelques moyens• 5 minutes de « chat » avec le

télétravailleur• e-mail ou voice-mail• Annotation dans la marge du

mémo pour le télétravailleur• valorisation lors des réunions

avec les collègues• Quand avez-vous dit merci à un

collaborateur récemment?

Quelques moyens• 5 minutes de « chat » avec le

télétravailleur• e-mail ou voice-mail• Annotation dans la marge du

mémo pour le télétravailleur• valorisation lors des réunions

avec les collègues• Quand avez-vous dit merci à un

collaborateur récemment?

Gestion des carrières et évaluations“Out of sight, out of mind”Rotation des tâches entre

télétravaileurs et autresFormations communesCritères d’appréciation communsChacun sa chanceUn télétravailleur n’est pas un

travailleur à temps partiel

Gestion des carrières et évaluations“Out of sight, out of mind”Rotation des tâches entre

télétravaileurs et autresFormations communesCritères d’appréciation communsChacun sa chanceUn télétravailleur n’est pas un

travailleur à temps partiel

Attention aux “Red Flags”AbsentéismeDiminution de la communicationMoins de participation lors des

réunionsMails et communication sans

réponseDiminution de la réactivité

Attention aux “Red Flags”AbsentéismeDiminution de la communicationMoins de participation lors des

réunionsMails et communication sans

réponseDiminution de la réactivité

...

SolutionsEmpathieDiscussion francheNe pas laisser “pourrir”La réintégration au bureau n’est

pas une sanction

SolutionsEmpathieDiscussion francheNe pas laisser “pourrir”La réintégration au bureau n’est

pas une sanction

La boite à outils du télétravailleur solitaireJob description (existant ou à créer)Proactivité, Rechercher le feedbackParticiper aux réunions

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Gestion du temps

Vous n’avez que 24h00 par jour !

sourcehttp://www.slideshare.net/FredericQuaranta/gestion-du-temps-drive-your-life-to-success-1106333

Stratégie et focus BUT

?

? ? ?

?

Important et urgent

Commencer chaque jour par la chose la plus importante et la

terminer!

Utiliser un planning journalier

plutôt que des to-do lists

Gestion du tempsAlpha, beta, charlie,

poubelleUne action alpha par

jour, semaine, moisRapport journalier dans

l’agendaTime sheet

Gestion du tempsAlpha, beta, charlie,

poubelleUne action alpha par

jour, semaine, moisRapport journalier dans

l’agendaTime sheet

Quelques conseils

pratiques pour travailler à

domicile avec efficacité

LE TELEMANAGEMENTLE TELEMANAGEMENT

Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:

Faire en sorte que le travail soit fait Gérer les urgences Communiquer efficacement et

professionnellement Faire les « corvées » indispensables

Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:

Faire en sorte que le travail soit fait Gérer les urgences Communiquer efficacement et

professionnellement Faire les « corvées » indispensables

Faire en sorte que le travail soit fait...• Mon stimulant : l’idée du retour des

enfants de l’école, « je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »

• Planifier son travail de la sorte que la 1ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.

• Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.

Faire en sorte que le travail soit fait...• Mon stimulant : l’idée du retour des

enfants de l’école, « je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »

• Planifier son travail de la sorte que la 1ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.

• Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.

• Gérer efficacement son temps et ses missions :

• Outil d’organisation personnelle (outlook, Lotus organizer comprenant agenda, répertoire et gestionnaire des tâches prioritaires) ou calendrier et to do list papier

• Le même outil qu’au bureau !

• Gérer efficacement son temps et ses missions :

• Outil d’organisation personnelle (outlook, Lotus organizer comprenant agenda, répertoire et gestionnaire des tâches prioritaires) ou calendrier et to do list papier

• Le même outil qu’au bureau !

Mais gérer et planifier :Les action importantes avant les

urgentesLes activités conséquentes qui doivent

se diviser en un certain nombre de sous-activités

Le travail de routine (ex: rapports mensuels)

Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais

Les appels téléphoniques à passerLes courriers électroniques à envoyerLes rendez-vous et réunions…

Mais gérer et planifier :Les action importantes avant les

urgentesLes activités conséquentes qui doivent

se diviser en un certain nombre de sous-activités

Le travail de routine (ex: rapports mensuels)

Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais

Les appels téléphoniques à passerLes courriers électroniques à envoyerLes rendez-vous et réunions…

Il est utile,

pour vous,

d’affecter le temps passé sur chaque

projet,

et

de le noter systématiquement

(time sheet)

Il est utile,

pour vous,

d’affecter le temps passé sur chaque

projet,

et

de le noter systématiquement

(time sheet)

Commencez bien votre journée : Commencez bien votre journée :

Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité

SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA

Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre

messagerie électronique. Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les

éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail

Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité

SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA

Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre

messagerie électronique. Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les

éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail

Si vous travaillez sur une tâche véritablement importante signalez le à votre interlocuteur en précisant quand vous le rappellerez.

Si vous constatez que vous avez mal estimé votre charge de travail (trop ou pas assez) informez directement votre patron..

Dans l’estimation du temps de travail songez aux activités habituelles qui doivent être incluses dans la journée de travail : classement, mise à jour des données, tenue des comptes

N’oubliez pas les imprévus!. Si l’on vous sollicite pour une « urgence »,

songez à son impact sur votre travail et signalez que vous travaillez sur une tâche importante

En cas de doute demandez à votre patron de vous signaler ce qui est le plus important pour lui

Si vous travaillez sur une tâche véritablement importante signalez le à votre interlocuteur en précisant quand vous le rappellerez.

Si vous constatez que vous avez mal estimé votre charge de travail (trop ou pas assez) informez directement votre patron..

Dans l’estimation du temps de travail songez aux activités habituelles qui doivent être incluses dans la journée de travail : classement, mise à jour des données, tenue des comptes

N’oubliez pas les imprévus!. Si l’on vous sollicite pour une « urgence »,

songez à son impact sur votre travail et signalez que vous travaillez sur une tâche importante

En cas de doute demandez à votre patron de vous signaler ce qui est le plus important pour lui

Gérer les priorités : Gérer les priorités :

COMMUNIQUER efficacement : COMMUNIQUER efficacement :

Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.

Pour bien communiquer, il faut les bons outils... Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si

vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.

Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.

Pour bien communiquer, il faut les bons outils... Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si

vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.

COMMUNIQUER efficacement et professionnellement : COMMUNIQUER efficacement et professionnellement :

Si vous désirez donner une information, prenez le temps de noter au préalable les points dont vous désirez parler AVANT de téléphoner (et cochez au fur et à mesure de la discussion) : Parlez-vous à la bonne personne ? Votre interlocuteur sait-il qui vous êtes, vous êtes-vous présenté et expliqué

l’objet de votre appel dans votre contexte de travail ? Avez-vous les document nécessaires à portée de la main ? Clarté de votre message ? Ne porte-t-il pas à confusion ? Votre interlocuteur est-il disponible ? À défaut, fixez un autre rendez-vous

téléphonique. Pensez toujours à vous mettre à la place de votre interlocuteur.

Une bonne manière d’être efficace dans une conversation téléphonique est d’adresser au préalable un mail à votre interlocuteur pour lui annoncer l’objet de votre appel et les points que vous souhaitez aborder avec lui. Cet envoi peut de plus servir à prendre rendez-vous.

Si vous désirez donner une information, prenez le temps de noter au préalable les points dont vous désirez parler AVANT de téléphoner (et cochez au fur et à mesure de la discussion) : Parlez-vous à la bonne personne ? Votre interlocuteur sait-il qui vous êtes, vous êtes-vous présenté et expliqué

l’objet de votre appel dans votre contexte de travail ? Avez-vous les document nécessaires à portée de la main ? Clarté de votre message ? Ne porte-t-il pas à confusion ? Votre interlocuteur est-il disponible ? À défaut, fixez un autre rendez-vous

téléphonique. Pensez toujours à vous mettre à la place de votre interlocuteur.

Une bonne manière d’être efficace dans une conversation téléphonique est d’adresser au préalable un mail à votre interlocuteur pour lui annoncer l’objet de votre appel et les points que vous souhaitez aborder avec lui. Cet envoi peut de plus servir à prendre rendez-vous.

COMMUNIQUER efficacement et professionnellement : COMMUNIQUER efficacement et professionnellement :

Votre message d’accueil sur votre répondeur doit inspirer confiance, et le message doit expliquer que la présence du répondeur n’indique qu’une absence momentanée et que vous allez le rappeller le plus vite possible (important pour votre image).

De la même manière, lorsque vous laissez un message sur un répondeur, donnez votre nom, la date et l’heure de votre message , votre numéro de téléphone et laissez un message clair et concis.

Pensez à avoir un bloc-notes près du téléphone. Ayez toujours le n°du help-desk informatique à portée de main.

Votre message d’accueil sur votre répondeur doit inspirer confiance, et le message doit expliquer que la présence du répondeur n’indique qu’une absence momentanée et que vous allez le rappeller le plus vite possible (important pour votre image).

De la même manière, lorsque vous laissez un message sur un répondeur, donnez votre nom, la date et l’heure de votre message , votre numéro de téléphone et laissez un message clair et concis.

Pensez à avoir un bloc-notes près du téléphone. Ayez toujours le n°du help-desk informatique à portée de main.

Le COURRIER ELECTRONIQUE : S’il existe un code de bonne conduite relatif aux e-mails dans votre société, ou des pratiques généralement acceptées, celà

s’applique également quand vous travaillez chez vous.

L’indispensable administration : L’indispensable administration :

Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.

Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.

Remplir votre feuille de gestion du temps.Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents,

vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).

Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.

Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.

Remplir votre feuille de gestion du temps.Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents,

vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).

Questionnaires Evaluer les résultats Best practices

Questionnaires Evaluer les résultats Best practices

Évaluer les résultatsÉvaluer les résultats

Coûts et bénéfices ne sont pas toujours Coûts et bénéfices ne sont pas toujours mesurés en termes économiques, il y a aussi mesurés en termes économiques, il y a aussi

la qualité de vie et l’impact sur la qualité de vie et l’impact sur l ’environnementl ’environnement

Impact social :Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,responsabilité professionnelle,Diminution du turn-over

Impact social :Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,responsabilité professionnelle,Diminution du turn-over

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Amélioration des pratiques de télétravail

Workshop télétravailleurs et télémanagersFormationsTémoignagesCommunication interne des résultatsDécision managériale sur l’extension de l’expérience

Workshop télétravailleurs et télémanagersFormationsTémoignagesCommunication interne des résultatsDécision managériale sur l’extension de l’expérience

Arrêtez de tergiverser et agissez : toutes les constatations tirées des expériences de travail à

distance démontrent que cela fonctionne, alors ne soyez pas hésitant et n’alimentez pas les craintes ou les scepticismes. Passez à l’action sans plus tarder. Arrêtez de mendier les permissions, commencez à

prendre les choses en main et démarrez!G. Gordon, Telecommuting Review

Arrêtez de tergiverser et agissez : toutes les constatations tirées des expériences de travail à

distance démontrent que cela fonctionne, alors ne soyez pas hésitant et n’alimentez pas les craintes ou les scepticismes. Passez à l’action sans plus tarder. Arrêtez de mendier les permissions, commencez à

prendre les choses en main et démarrez!G. Gordon, Telecommuting Review

Les futures tendances du télétravail en EuropeLes futures tendances du télétravail en Europe

où vous travaillez avec qui vous travaillez formes standards variété d’espace, de secteur, d’organisation l’organisation détermine le travail le travail détermine

l’organisation activité indépendante et hiérarchie communication et réseaux emploi et vie séparés emploi, vie et apprentissage en rapports contraintes d’accessibilité pour les zones locales opportunités

d’innovation emploi, déplacement un emploi, n’importe où, n’importe quand

où vous travaillez avec qui vous travaillez formes standards variété d’espace, de secteur, d’organisation l’organisation détermine le travail le travail détermine

l’organisation activité indépendante et hiérarchie communication et réseaux emploi et vie séparés emploi, vie et apprentissage en rapports contraintes d’accessibilité pour les zones locales opportunités

d’innovation emploi, déplacement un emploi, n’importe où, n’importe quand

http://www.google.be/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CDwQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.administrationmoderne.com%2Fpdf%2Forg_travail%2Fteletravail.ppt&ei=9RQrUf-6AavY0QXnu4CYDg&usg=AFQjCNEHTqrqMc0Q4dOSsFqNHTSO1A6zIw&bvm=bv.42768644,d.d2k&cad=rja

Merci de votre attention

Et

Bon télétravail

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Et

Bon télétravail

QUESTIONS ?QUESTIONS ?

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