Le téléservice qui facilite vos démarches ! .

Le téléservice qui facilite vos démarches !

www.subventionenligne.fr

Vous effectuez l’ensemble de vos démarches sur un unique télé-service et vous limitez ainsi les frais de reprographie et

d’affranchissement :

Vous avez la certitude que votre dossier a bien été reçu par l’administration et en toute sécurité

• Envoi en ligne de vos demandes, rapports d’activité et bilans d’action

• Accès direct à un registre des subventions en ligne

• Mémorisation de vos subventions favorites sur votre espace personnel

Un nouveau téléservice pour déposer des demandes de subvention en ligne ?

www.subventionenligne.frLe téléservice qui facilite vos démarches !

Subvention en ligne

SIMPLIFIE VOS DEMARCHES

• Constitution en ligne d’un seul dossier pour l’ensemble de vos financeurs

Subvention en ligne

VOUS OFFRE DES GARANTIES

Subvention en ligne

COMMUNIQUE AVEC VOUS• Simplification des échanges d’information au sein de votre association

• Suivi de l’état d’avancement de votre démarche et de votre action à tout moment

• Dialogue avec les instructeurs grâce à des échanges de commentaires au sein du Téléservice, à l’occasion de la préparation de chaque action

Nous diffusons l’organisation de la campagne d’appel à projet sur notre site : www.XXX.fr

Oui, c’est nouveau !

Votre demande sera reçue de manière sûre !

Vous avez la possibilité d’être informé à tout moment

• Accès individuel protégé par un identifiant et un mot de passe

• Consultation en ligne de l ’Accusé de réception lors du dépôt de votre demande

Votre GRSP

VOUS AIDE

• Dates d’ouverture et de fermeture des campagnes sur Subvention en ligne

• Les axes de PRSP sur lesquels vous positionner

• L’annexe technique complémentaire demandée

2

1. Je m’inscris en tant qu’usager

2. J’inscris mon association

3. Je mets à jour le dossier porteur de mon association

4. Je gère mon porte-document

5. J’ajoute des aides à mes favoris

6. Je saisis mon dossier de demande et je le dépose

7. Je suis l’état d’avancement de l’instruction de ma demande

8. J’élabore le compte-rendu de mon activité

Subvention en ligne : comment ça marche ?

En savoir + …

• Consulter une présentation du projet : http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php?id_rubrique=157

• Accéder aux ressources pédagogiques de Subvention en ligne :http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=411

• Une Foire Aux Questions et une aide en ligne sont à votre disposition : http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=126

Enfin et surtout, n’hésitez pas à contacter votre service financeur

Insérer ici les coordonnées appropriées

*********

Qui doit réaliser ces procédures au sein de mon association ?


Les personnes qui s’occupent habituellement des demandes de subventions.

Des profils différents existent dans Subvention en ligne (cf. p.8). Ils sont rattachés à des personnes physiques. Une même personne physique peut cumuler plusieurs profils au sein d’une ou de plusieurs associations.

C’est simple !

Suivez les procédures suivantes :

3


Pour comprendre l’utilisation du téléservice Subvention en ligne, vous trouverez dans ce guide…

Chaque procédure est présentée de la manière suivante :

• Les repères essentiels à connaître au sein du téléservice, p. 5

• La démarche générale pour demander une subvention via le téléservice, p. 6

• Une vision détaillée des 7 procédures nécessaires pour effectuer une demande de subvention, p.7-12

Parlez-vous Subvention en ligne* ?

Un fil conducteur en haut de chaque page vous indique dans quelle procédure vous vous situez

4

Espace permettant à l’organisme qui porte un projet d’effectuer toutes les démarches nécessaires

Tableau de bord porteur

Aide sollicitée par une association auprès d’une administration pour la réalisation d’un projet

Subvention

Dossier électronique contenant vos documents au format PDF (ou Portable Document Format. Ce format de fichier informatique préserve la mise en forme définie par son auteur(polices d'écritures, images, objets graphiques...) et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisée.

Porte-documents

Espace proposé à l’usager après s’être connecté au téléservicePage d’accueil usager

Ce terme désigne votre association ou tout autre organisme porteur de projetOrganisme porteur

Dossier électronique contenant les renseignements de votre association nécessaires aux services administratifs

Dossier porteur

Projet pour lequel vous effectuez une demande de subventionAction

* Un glossaire est en cours d’élaboration par la Direction Générale de la Modernisation de l ’Etat (DGME). Certains termes sont susceptibles d’être adaptés en conséquence.

Ici, je me situe dans le sous-onglet

« Présentation » de l’onglet « Description »

Il est accessible à partir de la page d’accueil usager par un lien au nom de l’association sous la rubrique « Mes rôles ».

Il est possible pour un même utilisateur d’avoir des rôles au sein de plusieurs associations.

Liens permettant l’accès aux

différentes rubriques

Récapitulatif de vos projets

Récapitulatif des informations administratives de votre

association

Au sein d’un projet, la navigation se fait par onglets : la bande supérieure représente les onglets des rubriques, la bande inférieure est celle des sous-rubriques. L’onglet et le sous–onglet grisés permette de repérer l’endroit où vous êtes.

Ensemble des onglets

Ici, je me situe dans le sous-onglet « Budge t » prévisionnel de l’onglet

« Financement »

Quelques repères essentiels :


La navigation

Le tableau de bord

« porteur »

5

J’inscris mon association dans Subvention en ligne

Je saisie le dossier porteur de mon association

J’enregistre et je stocke les documents de mon association

dans le porte-documents

J’ajoute des subventions dans mes favoris

Je saisis et je dépose mon dossier de demande de subvention en

ligne

Je suis l’état d’avancement de ma demande de subvention

J’élabore le compte-rendu de mon action et je l’envoie

Je souhaite effectuer une demande de subvention via le téléservice SUBVENTION EN LIGNE

Que dois-je faire?

Ma demande de subvention est désormais prise en compte par les services compétents.

Je m’inscris dans Subvention en ligne

Une fois mon action réalisée

• Il s’agit d’un porte-documents électronique. Vous enregistrez directement vos données dans Subvention en ligne.

• Vous avez également accès à un registre électronique de subventions.

• Ces 2 étapes peuvent être réalisées à tout moment.

Dossier porteur

• L’administration• Les agréments• La comptabilité• Le suivi

6

Je m ’inscris

Je reçois mon mot de passe par email

Je découvre mon espace accueil

Je souhaite m’inscrire dans Subvention en Ligne en tant qu’utilisateurQue dois-je faire?

Je suis sur la page d’accueil de www.subventionenligne. fr

« S’inscrire dans Subvention en ligne en tant qu’utilisateur » est l’étape qui vous permettra d’effectuer par la suite toutes les démarches auxquelles vous êtes habilité.

J’accepte la charte d’utilisation Je crée un compte usager Je renseigne le formulaire de création de compte Je confirme mes coordonnées (en particulier mon courriel)

Je vérifie mon identité

La rubrique « mes rôles » fait apparaître les rôles qui m’ont été confié par l’administrateur de mon association.

Avant de vous inscrire, vous pouvez déjà consulter le registre des subventions publiques qui ont été publiées par les administrations.

Je me connecte pour la première fois Je recopie mon mot de passe reçu par email Je change mon mot de passe

Votre nouveau mot de passe doit contenir obligatoirement 8 caractères composés de : 4 lettres (a-z A-Z), 2 chiffres (0-9) et 2 caractères spéciaux ou accentués (*#@éàçù). L’ordre n’a pas d’importance.

Je suis inscrit dans Subvention en ligne

Inscription d’un usager

Inscription d’une association

Saisie du dossier porteur

Porte-document&

Registre des subventions

Saisie et dépôt d’une demande

Suivi de la demande

Compte-rendu d’une action

7

Le représentant légal de mon association reçoit un courrier pour confirmer l’adhésion par voie postale, envoyé par l’administration

Il valide l’adhésion de l’association Je prends connaissance de la rubrique « mes rôles »

J’effectue ma demande d’adhésion pour mon organisation

Je finalise l’adhésion

Je finalise le référencement lors de ma première

connexion

Je souhaite inscrire mon association dans Subvention en Ligne Que dois-je faire?

Je suis connecté à Subvention en ligne en tant qu’utilisateur. Je suis sur mon espace Accueil.

Mon association doit être référencée dans l’application avant de pouvoir faire ma première demande de subvention.

Mon association est désormais inscrite dans Subvention en ligne.Je deviens automatiquement administrateur porteur de celle-ci.

Je peux à présent définir des profils et mettre à jour le dossier porteur.

Dans Subvention en ligne, mon association est désignée sous le terme « organisme ».

L’administrateur local valide mon adhésion

Dans la rubrique « mes rôles », le nom de mon association apparaît

Je complète les informations sur mon organisme Je suis en mesure de consulter les informations

connues à l’INSEE

J’arrive sur mon tableau de bord « Porteur »

Mon tableau de bord « PORTEUR » est l’interface qui me permettra d’effectuer l’ensemble de mes tâches.

Inscrire son association

Trois profils existent dans le téléservice Subvention en ligne : l’administrateur, le trésorier et le responsable du projet. La définition des profils est une fonction avancée de l’application que nous n’aborderons pas ici.




Porte-document&



Suivi de la demande


8

Je complète un formulaire de demande d’inscription de mon association (se doter du n° SIRENE et n° d’inscription au registre national des associations ) et je valide.

Je suis le taux de remplissage de mon dossier porteur

Je renseigne la partie administrative de mon

dossier

J’ajoute un agrément dans mon dossier

Je renseigne le formulaire comptabilité

Je vérifie les informations de mon dossier

Je souhaite compléter ou modifier le dossier porteur de mon associationQue dois-je faire?

Je suis dans l’espace « Dossier de l’organisme »

Le dossier porteur de mon association doit être complété dès lors que mon association est inscrite dans Subvention en ligne. Celle-ci est un préalable indispensable avant pour effectuer ma première

demande de subvention en ligne.

C’est l’administrateur porteur de l’association qui complète ou met à jour le dossier porteur. Le trésorier pourra renseigner la partie Comptabilité.

J’identifie mon association J’identifie son représentant légal Je donne l’adresse de son siège Je précise les thèmes de mon association et le public ciblé Je précise les moyens humains dont dispose mon

association

Onglet Administration

Onglet Agréments

Je saisis les agréments reçus

Onglet Comptabilité

J’ajoute un RIB Je saisis le budget prévisionnel de mon association

Onglet Suivi

Pour renseigner le formulaire comptabilité, il est nécessaire d’avoir au moins le rôle Trésorier.

Mon dossier porteur est créé dans subvention en ligne.

L’espace « Dossier de l’organisme » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».

Le taux de remplissage de mon dossier indique si le dossier de demande de subvention est complet.




Porte-document&



Suivi de la demande


9

J’organise mes documents en créant des répertoires

J’ajoute des fichiers à mes répertoires

Je suis dans l’espace « porte-documents »

Le porte-documents est un préalable à une demande de subvention. Cependant, cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. Il vous permet de disposer de tous vos documents en

ligne au même endroit.

Je classe mes dossiers, par exemple par exercice :

Je joins les documents obligatoires :• Les statuts• Le rapport d’activité• Les comptes annuels• La composition du conseil d’administration• La liste des membres du bureau

Mes documents sont enregistrés dans le porte-documents.

L’espace « porte-documents » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».

Je souhaite enregistrer et stocker les documents pérennes de mon association dans le porte-documentsQue dois-je faire?




Porte-document&



Suivi de la demande


10

Le service financier peut vous demander une annexe technique complémentaire. Cette annexe est à joindre dans le porte-documents.

Je suis dans l’espace « mes aides favorites »

ATTENTION, seules les « interventions », marqué « I » dans le tableau de subventions, peuvent être appelées lors de la réalisation du budget prévisionnel de l’action.

Je recherche des subventions dans le registre des subventions publiques

Je visualise la description des subventions qui m’intéressent

Je sélectionne les subventions qui m’intéressent

Je les ajoute dans « mes aides favorites »

Cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. La recherche de subvention s’effectue grâce au registre de subvention accessible également depuis la page d’accueil du

téléservice.

J’ai sélectionné la subvention qui m’intéressait et je l’ai ajoutée à mes favoris.Je peux à présent saisir ma demande de subvention.

Je souhaite sélectionner une subvention et l’ajouter à mes subventions favoritesQue dois-je faire?




Porte-document&



Suivi de la demande


11

J’utilise pour cela la fonction « recherche » de l’outil Je choisi mes critères de sélection et valide ma recherche.

Je consulte les fiches simplifiées de présentation des dispositifs d’aide.

Je peux trouver d’autres informations plus précises sur les sites des services accessibles grâce aux liens contenus dans la fiche

Je sélectionne parmi les interventions trouvées celles qui correspondent à des subventions que je souhaitent appeler dans mes actions.

Je vérifie que ces interventions soient encore « ouvertes ». ( la date limite de dépôt n’est pas dépassée, par exemple).

L’espace «mes aides favorites » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».

Une fois sélectionnées, les subventions sont inscrites dans mes « aides favorites ».

Je décris le financement de mon action

Je crée une nouvelle action

Je décris mon action

Je dépose ma demande

J’ajoute les pièces jointes de mon porte-documents

à ma demande

Je souhaite saisir et déposer ma demande de subvention en ligneQue dois-je faire?

Ma demande de subvention est bien déposée auprès des services compétents.

Je suis dans l’espace « Tableau de bord actions»

L’espace « Tableau de bord actions » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ».

Pour faire une demande de subvention en ligne, il faut d’abord saisir la demande puis la déposer auprès des services administratifs

Onglet description

Je présente mon action J’indique les responsables de l’action Je précise les thèmes de mon projet et le public ciblé Je précise le lieu de mon action Je donne des informations complémentaires sur mon action Pour les projets pluriannuels, je donne des informations pour

chaque exercice

Je présente le budget prévisionnel de mon association J’indique les subventions que j’ai sélectionnées Je donne des informations complémentaires sur mon action

Onglet financement

Onglet dépôt

Je prépare ma demande J’envoie ma demande et je récupère mon dossier CERFA en

PDF

Vous devez impérativement récupérer le dossier CERFA (formulaire agréé par le Centre D ’Enregistrement des Formulaires Administratifs) pour faire votre demande auprès des financeurs hors Subvention en ligne. Dans ce cas, il faut l’imprimer et l’envoyer par courrier.

12




Porte-document&



Suivi de la demande


Si cela n’a pas été fait au préalable, vous pouvez réaliser les étapes 3 et 4 à ce moment.

Je souhaite suivre les avis concernant ma demande et correspondre avec les services instructeursQue dois-je faire?

Je consulte l’état d’avancement de l’instruction

J’ouvre l’action concernée

Je clique sur l’onglet « Suivi »

Il s’agit de la liste des échanges relatifs au projet et de la nature des opérations effectuées.

Je consulte l’historiquede mon action

Je reçois et j’envoie des messages relatifs au projet

C’est une boîte aux lettres spécialement dédiée au projet.

Je suis l’état d’avancement de l’instruction de ma demande.

Pour suivre l’état d’avancement de l’instruction de ma demande, il est possible de correspondre en toute sécurité avec les services qui instruisent mon dossier via une messagerie dédiée à l’action,

interne au téléservice.





Porte-document&



Suivi de la demande


13

(sous-onglet Indicateur & historique)

(sous-onglet Suivi de l’instruction)

(sous-onglet Messages relatifs au projet)

Je souhaite faire et envoyer le compte rendu de mon activité.Que dois-je faire?


Une fois l’action réalisée, j’élabore et j’envoie le compte-rendu de l’activité menée.

J’élabore et j’envoie le compte-rendu de mon activité.

J’ouvre l’action concernée

Je clique sur l’onglet« Compte-rendu»

J’élabore le compte-rendude mes activités

Le compte-rendu financier Le bilan qualitatif

Je prépare mon compte-rendu J’envoie mon compte-rendu

Je dépose mon compte-rendu auprès des services

Je récupère mon bilan en PDF

Je peux ainsi le conserver au format papier et l’envoyer à des financeurs hors Subvention en ligne.




Porte-document&



Suivi de la demande


14

Le portail qui facilite vos démarches !www.subventionenligne.fr

Le téléservice qui facilite vos démarches !

La présentation de subvention en ligne est à présent terminée !

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter nos services !

J’ai à présent les informations nécessaires pour :

• M’inscrire en ligne,• Saisir le dossier porteur de mon association,• Enregistrer et classer des fichiers dans mon porte-documents,• Consulter et rechercher des subventions,• Saisir et déposer mon dossier de demande en ligne,• Suivre l’avancement de mon projet• Elaborer le compte-rendu de mon activité

Je peux maintenant me connecter à www.subventionenligne.fr !

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Documents

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