Le tableau de bord partagé du secteur médico-social … · le besoin en fonds de roulement…, le...

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Généralisation du tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social en collaboration avec Le tableau de bord partagé du secteur médico-social en Pays de la Loire L’Agence régionale de santé et les Conseils départementaux des Pays de la Loire ont décidé de déployer dès 2015 le tableau de bord partagé de la performance à l’ensemble des établissements et services du secteur médico-social de la région. ans un contexte d’importante mutation du secteur médico-social, il est apparu indispensable d’outiller les structures afin de faciliter leur pilotage managérial interne et les échanges avec l’Agence régionale de santé et les Conseils départementaux, notamment dans le cadre de la démarche de contractualisation. Dans cette perspective, la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) a missionné l’ANAP pour construire un tableau de bord partagé de pilotage de la performance des structures médico-sociales. Il a ainsi été co-construit, avec des acteurs du secteur médico-social et des professionnels de terrain. L’ARS Pays de la Loire et des établissements volontaires se sont engagés dans la démarche dès 2010. Le tableau de bord est désormais stabilisé et entre dans sa phase de généralisation après 3 années d’expérimentation. Les Objectifs du tableau de bord partagé D Positionnement dans l’environnement Pilotage interne Connaissance et adaptation de l’offre régionale Suivi des évolutions et perspectives AGENCE RÉGIONALE DE SANTÉ CONSEILS DÉPARTEMENTAUX Dialogue et suivi des engagements contractuels

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Généralisation du tableau de bord de la performance dans le secteur médico-socialen collaboration avec

Le tableau de bord partagé du secteur médico-social

en Pays de la Loire

L’Agence régionale de santé et les Conseils départementaux des Pays de la Loire ont décidé de déployer dès 2015 le tableau de bord partagé de la performance à l’ensemble des établissements et services du secteur médico-social de la région.

ans un contexte d’importante mutation du secteur médico-social, il est apparu indispensable d’outiller les structures afin de faciliter leur pilotage managérial interne et les échanges avec l’Agence régionale de santé et les Conseils départementaux, notamment dans le cadre de la démarche de contractualisation. Dans cette perspective, la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) a missionné l’ANAP pour construire un tableau de bord partagé de pilotage de la performance des

structures médico-sociales. Il a ainsi été co-construit, avec des acteurs du secteur médico-social et des professionnels de terrain.L’ARS Pays de la Loire et des établissements volontaires se sont engagés dans la démarche dès 2010.

Le tableau de bord est désormais stabilisé et entre dans sa phase de généralisation après 3 années d’expérimentation.

Les Objectifsdu tableau de bord partagé

D

ESMS

Positionnement dans

l’environnement

Pilotage interne Connaissance et adaptation de

l’offre régionale

Suivi des évolutions et perspectives

AGENCE RÉGIONALE DE SANTÉ

CONSEILS DÉPARTEMENTAUX

Dialogue et suivi des engagements

contractuels

PRESTATIONS

FINANCES OBJECTIFS

RESSOURCESHUMAINES ET MATERIELLES

Données de caractérisation

Indicateurs de dialogue

Indicateurs clés d’analyse

1

2

Le tableau de bord porte sur 4 domaines qui rassemblent des données habituellement suivies par les établissements et services : prestations, ressources humaines et matérielles, finances et objectifs. Chaque domaine est analysé sur 3 niveaux.

3

des données de caractérisation permettant de décrire les spéci-

ficités de chaque structure et de calculer les 43 indicateurs retenus,

des indicateurs de dialogue permettant à la structure d’échan-

ger avec ses partenaires,

des indicateurs clés d’analyse permettant d’approfondir la lec-

ture des indicateurs de dialogue de gestion et de mener un pilotage

interne de sa structure.

PRESTATIONSDE SOINS ET D’ACCOMPAGNEMENT

RESSOURCES HUMAINES ET MATÉRIELLES

1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l’ESMS ?2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l’ESMS ?3. Quel est le positionnement de l’ESMS dans le parcours de la personne accompagnée ?4. Quel est le niveau d’activité de l’ESMS ?5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l’ESMS ?

FINANCESET BUDGET

OBJECTIFS

8. Quel est le niveau d’exécution financière ?9. Quels sont les grands équilibres financiers ?10. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe ?11. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section tarifaire ?

12. Quel est l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation externe au sein de l’ESMS ?13. Quel est l’état des lieux de la fonction «système d’information» au sein de l’ESMS ?

6. Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à l’activité de l’ESMS sur le coeur de métier ?7. L’organisation est-elle structurée et stable ?

...Pour répondre à 13 questions clés

Quatre domainesanalysés sur 3 niveaux...

Avec le tableau de bord de la performance, les organismes gestionnaires, les établissements et les services disposent d’une production annuelle automatisée d’indicateurs qu’ils peuvent comparer dans le temps et avec d’autres structures de même type au niveau régional et national.

Ces éléments leur permettent ainsi d’améliorer leur efficience interne, de développer des stratégies de coopération avec d’autres structures, de se positionner sur le territoire et de hiérarchiser leurs actions d’amélioration.

Une meilleure connaissance des caractéristiques des personnes accueillies et des structures est déterminante - pour un accompagnement de qualité des personnes en fonction de leur parcours - pour une complémentarité optimisée des modalités de prise en charge sur le territoire.

Dans un contexte d’évolution des modalités de financement et de régulation du secteur médico-social, les établissements et les services doivent développer leur pilotage interne afin de s’approprier ces nouvelles logiques de gestion. En intégrant des indicateurs tels que la capacité d’autofinancement (CAF), le taux d’endettement, le taux de vétusté des immobilisations, le besoin en fonds de roulement…, le tableau de bord partagé de la performance structure l’analyse financière.

Dans ce cadre, la Mission d’Appui Régional du Secteur médico-social (LaMARS) est chargée d’accompagner le secteur médico-social afin de développer l’appropriation de cet outil.

Le tableau de bord partagé s’intègre dans les indicateurs de pilotage déployés par l’ARS et les Conseils départementaux permettant ainsi d’avoir une vision d’ensemble des établissements et services et de leurs problématiques.

ESMS

Benchmark

Communication(intra, extra)

Management

Aide à la décision(diagnostic, suivi)

Dialogue degestion avec l’OGet les autorités

Pilotage interne

Les indicateurs : des outils au service des établissements

Un appui au développement du pilotage interne des établissements et services

Retour d’expériences

Les organismes gestionnaires, établissements et services qui ont expérimenté le TdB en 2011, 2012, et/ou 2014 en Pays de la Loire ont utilisé leurs données pour

• Suivre leur activité• Prendre des décisions (recrutement, élaboration du budget,etc...)• Rédiger leur projet d’établissement• Rédiger leur rapport d’activité• Alimenter le dialogue de gestion• Négocier leur CPOM ou CTP

L’utilisation du tableau de bord partagéen Pays de la Loire

Mieux connaître, mieux comprendre,

mieux agir

Tableau de bord partagéEnquête flash

Indicateurs comptes administratifs

Les indicateurs déployés par l’ARS Pays de la Loire

L’outil permet à l’ARS et aux Départements de se concentrer sur l’analyse et la prospective grâce à la production automatisée d’indicateurs et de restitutions.

L’exploitation des informations issues du tableau de bord pourra alimenter le dimensionnement des appels à projet, le Projet régional de santé et les schémas départementaux personnes âgées et personnes handicapées.

L’ARS et les Départements peuvent analyser l’offre sur les territoires de manière quantitative et qualitative, mais aussi parangonner les établissements et services de leur région.

La connaissance et l’adaptation de l’offre

Compréhension partagée des enjeux entre l’ARS et les acteurs du médico-social

Des indicateurs stabilisés, en nombre limité et non redondants

Mise en cohérence des différents SI existants (FINESS, HAPI, TdB ANAP)

Fiabilité des données

Exhaustivité des réponses

Une construction réussie des outils de pilotage passe par

conditions :5

Le tableau de bord est intégré dans la démarche de contractualisation. Il alimente le diagnostic partagé préalable à la contractualisation et le suivi des CPOM par les organismes gestionnaires, l’ARS et les Conseils départementaux. Il remplace ainsi la grille de dialogue de gestion utilisée jusqu’alors pour les CPOM et l’annexe 5 de la convention tripartite.Il remplace également à terme les indicateurs médico-socio-économiques (IMSE) prévus au CASF. En Pays de la Loire, les établissements et services qui ont complété le tableau de bord partagé sont déjà dispensés de l’envoi de ces indicateurs.

• d’accéder aux données consolidées des structures à travers des restitutions par gestionnaire• de renseigner puis analyser des données de caractérisation liése au siège (frais de siège, fonctions centralisées

au niveau du siège)• de remplir certains indicateurs en subsidiarité des ESMS (exemple : « Répartition des effectifs par fonction »,

indicateurs financiers, SI)

Une interface pour les organismes gestionnaires est déployée à compter de 2015 afin de leur permettre :

Une vue consolidée des structures gérées par les organismes gestionnaires

Des données partagées pour la contractualisation et le dialogue de gestion

Facteursde réussite