Le Secrétariat
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Le Secrétariat
RD 1680 Séminaire Mi-mandat Luxeuil 25 Janvier 2014
En relation avec les structures du district
En relation avec les clubs
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsAssiduité Notification
- Nombre de membres, Nombres de réunions- Pourcentage d'assiduité du mois- Admissions: Noms et Prénoms- Départ: Noms et Prénoms avec indication de la raison (Décès,
Mutation, Démission)- Distinctions (PHF, distinctions civiles) avec nom & Prénom des
bénéficiaires Envoi & Délais
- pierre_r_ott @ orange.fr- Pour le 05 du mois suivant (parution dans la lettre du District)- Par après enregistrement dans la « mémoire » du District
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsLettre du District Envoi
- A tous les membres du District- 9% sans adresse électronique notifiée- Envoi version papier par le secretaire du club
Comité de rédaction- Serge Thirode, Georges Payeur, Gabriel Braeuner
Résumé (texte d’accroche)- Renvoi sur article?- Renvoi sur la lettre de District en entier?
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Le SecrétaireEn relation avec les ClubsGestion des événements Envoi Programme & Inscriptions
- A tous les membres du District
Efficacité des rappels- Augmentation significative- Avec le risque d’importuner les membres et/ou bureaux des Clubs
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Rappels- Aux membres- Aux Présidents et secrétaires des clubs absents
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Le SecrétaireEn relation avec le DistrictStructure du District
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Réflexion sur un outil de gestion
Réunions du bureau, de l’ACRODI, etc.
Secrétariat - Chronophage Chaque Secrétaire part de zéro, réinvente la « roue » Mutualisation des moyens de communication d’une
équipe à l’autre? Mémoire du District: Archive? Instrument proactif?
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Le SecrétaireOutil de Gestion
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Un outil de gestion?
Un avant-projet: Outil en ligne, accessible aux bureaux des Clubs et du District
Une Equipe: Georges Payeur, Hervé Helfer, Pierre Ott
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Le SecrétaireOutil de GestionUn outil de gestion: Pourquoi?
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Gestion des membres, de leurs adresses électroniques
Mémoire des fonctions des Rotariens (clubs et District)
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Le SecrétaireOutil de Gestion
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Gestion des EvénementsCalendrierDescription (bibliothèque)Envoi des invitationsEtats, Badges, Paiements
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Le SecrétaireOutil de GestionEn préparation: Online
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Assiduité Inscriptions aux événements Bénéficiaires:
- Jeunesse / Individus- Actions / Associations
Pérennité d’un tel outil Gestion commune par les deux équipes Suivi administratif dédié?
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Le Secrétaire
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Je vous remercie de votre attention
Pierre Ottpierre_r_ott @ orange.fr