Le registre du syndicat

Par: RÉMY IMBEAULT CPA,CMA

PRÉSIDENT

GRI – GESTION DE COPROPRIÉTÉS

LACHINE

Laval - 3 novembre 2012

Le registre: pourquoi?

Toutes les personnes morales ont un registre. La copropriété divise, maintenant personne morale, ne fait pas exception. Selon le ministre, l’article de loi sur le registre du syndicat poursuit deux buts:

1- Obliger le syndicat à tenir registres et archives et à conserver les documents importants qui concernent la copropriété et sont d’intérêt pour la personne morale qu’est le syndicat;

2- Permettre aux copropriétaires d’avoir accès aux documents de la copropriété dont, entre autres, au règlement de l’immeuble.

Article 1070 du Code civil du Québec

1070 LE SYNDICAT TIENT À LA DISPOSITION DES COPROPRIÉTAIRES UN REGISTRE

CONTENANT LE NOM ET L’ADRESSE DE CHAQUE COPROPRIÉTAIRE ET DE CHAQUE

LOCATAIRE, LES PROCÈS-VERBAUX DES ASSEMBLÉES DES COPROPRIÉTAIRES ET DU

CONSEIL D’ADMINISTRATION, AINSI QUE LES ÉTATS FINANCIERS. IL TIENT AUSSI À

LEUR DISPOSITION LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ, LES COPIES DE CONTRATS

AUXQUELS IL EST PARTIE, UNE COPIE DU PLAN CADASTRAL, LES PLANS ET DEVIS

DE L’IMMEUBLE BÂTI, LE CAS ÉCHÉANT, ET TOUS AUTRES DOCUMENTS RELATIFS À

L’IMMEUBLE ET AU SYNDICAT.

Le registre : c’est quoi?

• Les documents et informations composant le registre n’ont pas à être consignées dans un seul volume, ni dans un seul endroit;

• Le registre n’a pas de forme prescrite par la loi.

• Le syndicat est le gardien du registre et le conseil d’administration en est le gestionnaire;

• Il n’y aucune obligation de l’exposer à la vue;

• Il est accessible aux copropriétaires et mandataires exclusivement;

• Le règlement de l’immeuble peut définir les critères de consultation incluant les frais de délivrance des copies de documents.

Le registre contient quoi?

o Liste des copropriétaires (nom et adresse)

o Liste des locataires (nom et adresse);

o Procès verbaux :

o Réunions du conseil d'administration

o Assemblées des copropriétaires (AGA et AGE)

o Réunions des comités

o États financiers;

o Les copies de contrats;

o Le plan cadastral;

o Plans et devis de l'immeuble;

o Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat.

Liste des copropriétaires

• La liste des copropriétaires contient les noms et adresses des personnes ayant un titre de propriété sur une fraction de l’immeuble

Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s)

a) Défense d’inscrire le sexe , l’âge ou l’origine ethnique de la personne;

b) Si le copropriétaire ne donne pas d’adresse, il est présumé demeurer sur les lieux de la partie privative de sa fraction;

c) On peut inclure le numéro de téléphone et de courriel mais obligation de l’enlever sur demande;

d) Cette liste est permanente.

Appartemen

t

Nom, prénom Année

d’arrivée

Adresse Stationnement

Téléphone courriel

101 Victor Bérubé

Jeannine Parent

1986 Ici dans

l’immeuble

Aucun

Pierre Marchand 1998 Ici dans

l’immeuble

Aucun 514-333-3333 134@ascq.qc.ca

Huy Tran Van Guyen

Pham Phom Tuck

2007 2300 Barlow,

Shawinigan Qc

J4W 3X1

B-23 819-333-3333 Van123@rogers.

ca

Liste des copropriétaires (exemple)

Liste des locataires

• La liste des locataires est celle contenant les noms et adresses des personnes ayant , par bail, un droit d’occuper en permanence une partie privative

Nom et prénom de chacun des copropriétaires indivisaires avec leur(s) adresse(s)

a) Défense d’inscrire le sexe , l’âge ou l’origine ethnique de la personne;

b) Les numéros de téléphone et de courriel sont confidentiels;

c) Cette liste est permanente avec les changements qui s’ajoutent.

Liste des locataires (exemple)

Appartemen

t

Nom, prénom Année

d’arrivée

Adresse Stationnement

Téléphone courriel

101 Cyrille Martel 2007 Ici à l’immeuble B-23 666-666-6666

Appartemen

t

Nom, prénom Année

d’arrivée

Adresse Stationnement

Téléphone courriel

102

Procès verbaux

Procès verbaux : Conseil d'administration

Assemblée des copropriétaires

Réunions des comités

Les procès verbaux incluent uniquement les décisions prises ainsi qu’un bref résumé des commentaires exprimés sur le sujet. Un procès-verbal ne contient pas le verbatim de tout ce qui se dit lors d’une assemblée ou d’une réunion.

Caractéristiques

Le procès verbal des assemblées de copropriétaires est obligatoire;

• Le procès verbal d’un conseil d’administration est obligatoire;

• (article 324 du Code civil.)

• Les procès verbaux n’ont pas à être dactylographiés;

• mais un règlement d’immeuble peut fixer des critères.

• Le procès-verbal reflète uniquement les décisions qui y sont prises;

• Toutefois, il doit comprendre un résumé des raisons qui les justifient.

• La loi ne fixe aucun délai pour le rédiger;

• La loi ne demande pas qu’il soit envoyé aux copropriétaires. Un règlement d’immeuble peut le spécifier

États financiers

Les États financiers tels qu’on les connait ne sont pas demandés par la loi;

• La loi (articles 347 et 1087 du Code civil) demande uniquement:

• Un bilan;

• Un état des résultats; et

• Un état des dettes et créances.

• Votre déclaration peut exiger de produire des états financiers vérifiés;

• Tous les documents qui furent expédiés avec l’avis d’assemblée annuelle des copropriétaires doivent être au registre.

Copies de contrats

Sont déposés au registre, tous les contrats auxquels le syndicat est partie:

Exemple:

• Contrat de gestion, contrat du concierge et contrat du surintendant;

• Contrats de neige et de gazon;

• Contrat d’entretien des ascenseurs;

• Contrats d’entretien des machines et équipements;

• Contrat d’assurances;

• Tous les autres contrats en vigueur.

Le plan cadastral

Ceci équivaut au certificat de localisation des parties communes

Les plans et devis de l’immeuble

Plans et devis de l'immeuble bâti ; Ce document est vivant. Au fur et à mesure des réparations et rénovations, il est mis à jour. Ces plans sont d’une importance capitale pour le règlement des sinistres et l’établissement d’une étude du fonds de prévoyance. Ils servent aussi à situer les parties communes à usage restreint

Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

Exemples de documents relatifs à l’immeuble du syndicat:

• L’étude du fonds de prévoyance;

• L’évaluation aux fins d’assurance;

• Un rapport sur un élément majeur (par exemple: « pyrite »)

• Le plan de gestion de l’actif et le plan d’entretien préventif;

• Une lettre de la Ville disant qu’on a modifié le zonage;

Autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

• Lettre du gouvernement concernant les crédits d’impôts;

• Une lettre de la ville vous avisant d’une infraction;

• Lettre d’annulation de couverture de l’assureur;

• Les documents judiciaires (que vous soyez poursuivis ou que vous poursuiviez);

• Mais, pas les lettres de menaces, de dénonciation ou de demande de renseignements ; ni les lettres strictement privées;

• Une mise en demeure vous prévenant d’une possible poursuite judiciaire.