Le nouveau rapport d’activité

Ses points forts, ses points faibles

Le point de vue technique

TRANSVERSALITÉ INTERCOREVIH

JOURNÉE DU VENDREDI 24 JANVIER À LYON

Françoise LEBRUN Coordinatrice COREVIH Haute Normandie

RAPPEL DU CONTEXTE • Dans le cadre des travaux relatifs à la sécurisation juridique des dotations finançant les MIGAC

Nécessité d'homogénéiser et d'informatiser les rapports d'activité relatifs aux missions

• Finalité de ces rapports d’activités

Evaluer au mieux les structures financées à travers les dotations MIG (FIR) au regard des éléments suivants:

• Service rendu (bonne exécution de la mission)

• Adéquation des financements (juste compensation des surcoûts)

• Eligibilité des structures aux financements (implantations dans les établissements)

Décision du GTN des COREVIH(s) avec le Ministère

Mise en place d’un outil de plateforme informatisée (web)

(recueil de données et mise en place d’indicateurs)

Une phase test sur le RA 2012 I) Identité du COREVIH

II) Liste des établissements acteurs du COREVIH

III) Moyens humains du COREVIH ( en ETP)

IV) Moyens matériels du COREVIH (en nombre)

V) Budget du COREVIH (montants à remplir par la DAF de

l'établissement siège)

VI) Actions du COREVIH

1) Animation, fonctionnement et outils développés

2) Epidémiologie

3) Travaux issus des commissions ou groupes de

travail

(cf.Fiches actions avec éléments quantitatifs et

qualitatifs)

Un observatoire : Piramig

Des fiches actions : par ex

FA sur le protocole AEV

FA sur le travail de la prise en charge dentaire

FA pour le travail auprès des EHPAD

FA sur le we patients

La fiche action : un outil en amont du projet d’action

Travailler en 1er lieu sur un argumentaire permettant de décliner le choix de l'action avec des données de référence

(contexte local, épidémio, etc…..)

En ce sens, les fiches actions ont 2 objectifs :

Rendre compte de l’activité de l’année N

Préparer le programme d’activités de l’année N+1

En annexe : la fiche

Points à revoir sur la fiche action suite aux retours des COREVIH(s) testeurs

Revoir l’ordre des items demandés (pas cohérent)

Simplification et suppression de certains items, afin d’éviter des redondances dans la fiche

Préciser ou supprimer les éléments demandés sur la mission de coordination

(quels objectifs pour la coordination, méthodes utilisées et outils pour la réaliser)

Supprimer l’item « indicateur : autres que moyen et résultat », jugé trop complexe et inutile

Préciser le mode de calcul des ETP et du coût de l’action

Rendre possible une mise en page

Point important : inscription automatique par défaut des actions pluri annuelles dans la maquette du rapport de l’année suivante

=> (conf tél et réunion au ministère en février, en présence du CERCHL)

Focus sur les indicateurs d’évaluation (1) : constats et problématiques

Les indicateurs de moyens:

Indicateur qui n’est pas évident à définir. D’autant plus que le nombre d’ETP et le coût de l’action sont interrogés par ailleurs. Que doit-on comprendre à l’intérieur de cet item?

Coût de l’action: Comment doit-on le calculer ?

Coûts directement liés à une action (achat de TROD par exemple, impression de brochures d’information)

Coûts induits (photocopie, etc...).

Nombre d’ETP : Comment doit-on le calculer ?

ETP du COREVIH ou des membres du Comité ? Quelle visibilité avons-nous?

Focus sur les indicateurs d’évaluation (2):

propositions

Coût de l’action : il est proposé de ne retenir que les dépenses quantifiables (factures ou estimations) hors

frais de personnel. Ex: Frais de bouche, d’impressions, location de salle, de déplacements, etc..

ETP : il est proposé le calcul suivant :

Nombre de réunions x temps moyen de réunion x nombre moyen de participants

1607 (durée annuelle légale du travail pour 35h hebdomadaires)

Auquel on ajoute le travail individuel sur la même méthode , exemple pour l’action :

• le coordinateur a travaillé 2 semaines (35h) en temps cumulé

• le pilote de la commission a travaillé 1 semaine (35h) en temps cumulé

Exemple :

5 réunions x 2h x 8 participants

1607 = 0,05

3 semaines x 35 h

1607 = 0,07 Le nombre total d’E.T.P. consacré à l’action est de 0,05 + 0,07 = 0,12 ETP

Indicateurs de moyens: Toutes les ressources mises en œuvre pour réaliser l'action ( organisationnelles (réunions), financières, humaines et matérielles)

Conclusion

Points forts

• Participation du GTN au travail d’élaboration avec un sous-groupe constitué entre autre de 3 coordinateurs

• Un cadre de travail

• Une phase test

• Implication des DAF: transparence des budgets alloués

• Partie surveillance : harmonisation des données épidémio

• Rédaction de fiches actions : meilleure transparence et visibilité des activités des COREVIH(s)

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Points faibles

• Difficultés de mise en forme de la plateforme sur le plan informatique - Extraction PDF des données à revoir

• Téléchargements des documents en partage: un seul

• Manque un lien d’accès en consultation pour les membres du COREVIH (relecture, validation, …)

• Sentiment d’un risque de rigidité

• Lenteur des DAF à communiquer les données budgétaires

• Beaucoup de questionnements et d’incertitudes sur le remplissage de certaines données : guide explicatif étant sommaire

• Difficultés entre Domevih, Nadis et autres sources de collectes (données plus succinctes qu’auparavant)

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Discussions

Quelles propositions ?

Quels autres points fort et points faibles ?

Que fait-on remonter au GTN ?

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