Le Guide Du Routard Du Mail au CERN - mmmservices.web.cern… · CERN a été élaboré...

CERN Mail Service

Le Guide Du Routard

Du Mail au CERN

Le compagnon MMM

Auteurs Ecrit et édité par:

Chapitre Macintosh: Introduction:

Emmanuel Ormancey Alexandre Lossent Alberto Pace

Contributions: Christian Boissat Pierre Charrue Michel Christaller Joel Closier Frédéric Hemmer Christian Isnard Johan Karlsson Djilali Mamouzi Eva Sanchez-Corral Mena Jean Montuelle Ludwig Pregernig Frode Skaar Andreas Wagner Roger Woolnough

Historique du document Thursday, June 05, 2003 Initial document release, written

from scratch and MMM Website pages.

Monday, July 14, 2003 Added Macintosh documentation. Thursday, July 31, 2003 Review modifications.

Monday, September 01, 2003 Version Française.

http://cern.ch/mmm Le compagnon MMM

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Table des matières 1. Introduction..................................................................................................................... 7 2. Premiers Pas.................................................................................................................... 9

2.1. Commencer avec votre mail.......................................................................................................................9 2.1.1. Vérifier un compte Mail.....................................................................................................................................9 2.1.2. Obtenir un compte Mail ..................................................................................................................................10 2.1.3. Suppression du compte Mail ............................................................................................................................10

2.2. Information et outils ..................................................................................................................................11 2.3. Choisir un client Mail.................................................................................................................................12

3. Les serveurs Mail MMM................................ ................................ ................................ ......13 3.1. Description..................................................................................................................................................13 3.2. Fonctionnalités...........................................................................................................................................14 3.3. Clients Mail supportés...............................................................................................................................16

4. Configuration et outils ................................ ................................ ................................ ......19 4.1. Changement de mot de passe..................................................................................................................19 4.2. Lutte contre le Spam..................................................................................................................................20

4.2.1. Configuration ...............................................................................................................................................20 4.2.2. Signaler un Spam...........................................................................................................................................21 4.2.3. Astuces pour éviter le Spam dans votre boîte .......................................................................................................22 4.2.4. Comment fonctionne le filtre anti Spam ..............................................................................................................22

4.3. Message d’absence (Out of Office Assistant) .........................................................................................24 4.4. Faire suivre son Mail (Mail Forwarding)...................................................................................................25

5. Outlook XP .....................................................................................................................27 5.1. Configuration..............................................................................................................................................28

5.1.1. Configuration automatique ..............................................................................................................................28 5.1.2. Configuration manuelle...................................................................................................................................29 5.1.3. Accéder à sa boîte depuis un compte Nice différent ................................ ................................ ...............................31

5.2. Mail ..............................................................................................................................................................33 5.2.1. Fenêtre principale................................ ................................ ................................ ................................ ..........33 5.2.2. Personnaliser ................................................................................................................................................34 5.2.3. Créer un mail, répondre ou faire suivre (forward) ..................................................................................................38 5.2.4. Signatures ...................................................................................................................................................42 5.2.5. Contacts......................................................................................................................................................43 5.2.6. Actions automatiques avec des règles ................................................................................................................44 5.2.7. Récupérer des mail effacés ..............................................................................................................................46 5.2.8. Outils anti Spam............................................................................................................................................47

5.3. Outils de collaboration..............................................................................................................................48 5.3.1. Permissions et accès aux ressources partagées ....................................................................................................49 5.3.2. Calendrier ....................................................................................................................................................53 5.3.3. Tâches ........................................................................................................................................................59 5.3.4. Notes..........................................................................................................................................................63

5.4. Mode Offline...............................................................................................................................................64 5.4.1. Configurer le Mode Offline................................ ................................ ................................ ...............................64 5.4.2. Travailler en mode Offline ................................ ................................ ................................ ...............................67

6. Outlook Web Access .........................................................................................................69 6.1. Configuration et Accès..............................................................................................................................70 6.2. Mail ..............................................................................................................................................................71

6.2.1. Fenêtre principale................................ ................................ ................................ ................................ ..........71 6.2.2. Vues...........................................................................................................................................................72 6.2.3. Créer un mail, une réponse ou un forward...........................................................................................................73 6.2.4. Contacts......................................................................................................................................................76 6.2.5. Récupération des messages effacés ...................................................................................................................77

6.3. Outils de collaboration..............................................................................................................................78 7. Mozilla ..........................................................................................................................79

7.1. Configuration..............................................................................................................................................80 7.2. Utilisation....................................................................................................................................................85

7.2.1. Vues...........................................................................................................................................................86 7.2.2. Créer un mail, répondre ou forwarder.................................................................................................................88


6

7.2.3. Signatures ...................................................................................................................................................91 7.2.4. Carnet d’adresses................................ ................................ ................................ ................................ ..........92 7.2.5. Filtres .........................................................................................................................................................93

8. Pine................................ ................................ ................................ ..............................95 8.1. Configuration..............................................................................................................................................96 8.2. Utilisation................................................................................................................................................. 100

8.2.1. Afficher les dossiers et les mails ..................................................................................................................... 100 8.2.2. Créer un mail, répondre ou forwarder .............................................................................................................. 102 8.2.3. Signatures ................................................................................................................................................. 104 8.2.4. Carnet d’adresses................................ ................................ ................................ ................................ ........ 105 8.2.5. Filtres ....................................................................................................................................................... 106

9. Clients Macintosh........................................................................................................... 107 9.1. Outlook Web Access (toute version de MacOS) ................................................................................... 107 9.2. Outlook 2001 pour Mac OS Classic (8 et 9)......................................................................................... 108 9.3. Mail sous Mac OS-X................................................................................................................................ 110

10. Utilisation avancée: WebDav ......................................................................................... 113 10.1. Client WebDav Windows Explorer ......................................................................................................... 113 10.2. DavFS2...................................................................................................................................................... 115

11. Messagerie Instantanée ............................................................................................... 117 11.1. Configuration........................................................................................................................................... 117 11.2. Comment utiliser la messagerie instantanée....................................................................................... 118

Annexe: 42 raisons d’utiliser MMM............................................................................................. 120 12. Table des figures ....................................................................................................... 123


Introduction 7

1. Introduction Chaque service informatique au CERN a un cycle de vie de quelques années. Il commence généralement avec une phase pilote/prototype durant laquelle la faisabilité et les coûts de production sont évalués. Ensuite, après acceptation du management, ce pilote/prototype peut être transformé en un service officiel avec support utilisateur, alarmes, supervision et documentation fournie. Si ce nouveau service en remplace un existant, une phase de migration est préparée. Une fois terminée, le service tourne en production pendant plusieurs années, ne subissant que des modifications limitées, jusqu’à ce qu’il devienne obsolète et soit remplacé par la génération suivante de services. Cette approche est différente des stratégies précédentes, où l’amélioration constante de services existants a montré ses limites: la complexité des services a beaucoup augmenté au fil des années, avec pour conséquence une augmentation des coûts de supervision et de maintenance des systèmes. La nouvelle stratégie est maintenant en place pour plusieurs services connus fournis par la division IT tels que LXPLUS, Web Services, NICE 95 / NT / 2000 et NICE XP. Le service Mail n’est pas différent. L’ancien Mail service CERN a été élaboré initialement en 1994, fut amélioré en 1997 / 1998 et a maintenant atteint la fin de sa vie. De nouvelles technologies ont émer gé et de nouvelles solutions peuvent aujourd’hui être déployées, apportant de meilleurs services plus complets, à un coût opérationnel moindre. Ce document suit cette stratégie. Il remplace le « CERN Electronic Mail Guide » (CERN/UCO/1997-1998) vieux de 7 ans et regroupe la nouvelle génération d’outils de collaboration et de messagerie fournis à la communauté d’utilisateurs du CERN. Comme vous le découvrirez, les nouveaux services sont entièrement compatibles avec les anciens, apportant de nombreux nouveaux outils, et pour les quelques cas ou la compatibilité n’est pas complète, une migration sera proposée pour ne perdre aucune fonctionnalité. Pour l’utilisateur qui lit cette introduction, la première question venant à l’esprit n’a pas encore obtenue de réponse : « Pourquoi avons-nous besoin d’un nouveau service Mail pour l’organisation ? ». Cette question a généralement été posée en premier par les utilisateurs invités à migrer vers la nouvelle infrastructure de messagerie. Elle est légitime et nécessite une réponse politique, technique et économique. Il est toujours difficile de prouver à quelqu’un qui a atteint un certain niveau de productivité que plus peut être fait. Plusieurs de nos utilisateurs ont exprimé l’opinion que l’ancien système, parfait pour eux, ne nécessite aucune nouvelle fonctionnalité. Malheureusement ceci ne peut être vrai. Premièrement car l’ancien système était loin d’être parfait et avait des coûts de maintenance élevés. De plus, même si les outils proposés étaient suffisants pour certains, d’autres utilisateurs demandaient de nouveaux outils, qui sont maintenant fournis par le nouveau service, comme un Webmail puissant, un anti-Spam efficace, un filtrage anti-virus et une solution de calendrier partagé. Nous devons certainement comparer les raisons de ce changement avec les raisons pour lesquelles pendant l’année 2000, le CERN est passé de NICE95 a NICE2000. Pourquoi était-il nécessaire de changer l’environnement Desktop ? Ou 10/15 ans plus tôt, pourquoi utiliser la messagerie électronique plutôt que la messagerie papier? Aujourd’hui les réponses à ces questions sont évidentes, et il serait difficile de trouver un utilisateur souhaitant utiliser NICE95 au lieu de NICEXP ou NICE2000. Pourtant il y a quelques années, la réponse n’était pas si évidente pour certains utilisateurs ne voyant pas (encore) le gain de productivité apporté par ces nouvelles technologies. La situation aujourd’hui avec les nouveaux services Mail est similaire aux exemples cités. La division IT (Technologie de l’Information) a investi dans une nouvelle infrastructure de messagerie qui améliorera la


Introduction 8

productivité dans l’organisation, pas seulement pour la messagerie électronique, mais également pour le travail en collaboration en général. La réponse détaillée à la question « Pourquoi avons-nous besoin d’un nouveau système Mail au CERN? » est ce livre, qui décrit en détail les fonctionnalités de messagerie et de collaboration qui ont maintenant été intégrées dans un ensemble de services. Le lecteur impatient de connaître la liste des motivations de ce changement pourra aller directement au chapitre «Annexe: 42 raisons d’utiliser MMM ».


Premiers Pas 9

2. Premiers Pas

2.1. Commencer avec votre mail Pour se connecter au serveur Mail, vous devez avoir un compte Mail sur les services MMM. Un compte Mail est normalement créé dans les deux cas suivants:

• Vous l’avez demandé. • Vous êtes un nouvel utilisateur des services du centre de calcul du CERN et un compte Mail MMM a

été créé pour vous avec un autre compte. Si vous utilisez un compte centralisé (comme AFS ou NICE), il est recommandé que votre nom de compte Mail soit le même que votre compte principal sur ces services. Une fois votre compte Mail créé, vous devez choisir une application pour lire et envoyer des mails, appelée client mail, et vous devez apprendre à l’utiliser.

2.1.1. Vérifier un compte Mail Allez sur la page web: http://consult.cern.ch/xwho et cherchez votre nom. Cliquez sur votre nom dans les résultats, puis c liquez sur “Accounts” et cherchez le service “MAILSERV”.

Figure 1: Vérifier un compte Mail

Cliquer sur Accounts

Compte Mail.


Premiers Pas 10

2.1.2. Obtenir un compte Mail Si vous n’avez pas de compte Mail sur les services MMM, vous devez demander à votre administrateur de groupe d’en créer un pour vous. Pour déterminer qui est votre administrateur de groupe, vous pouvez à nouveau chercher votre nom sur la page web http://consult.cern.ch/xwho, et après avoir cliqué sur votre nom, cliquez sur le code de votre groupe. Vous afficherez ainsi la liste de vos administrateurs de groupe.

Figure 2: Administrateur de groupe

2.1.3. Suppression du compte Mail Votre compte Mail restera actif tant que vous serez au CERN et que vous aurez un autre compte actif (NICE, AFS, etc.). Quand vous quitterez le CERN, votre administrateur de groupe pourra valider la suppression de votre compte. Il sera alors effacé par un processus autom atique (adresse Mail au CERN, forward éventuel ainsi que vos dossiers mail). Ceci a lieu habituellement plusieurs mois après votre départ. Mais n’oubliez pas de prendre auparavant toutes les mesures nécessaires pour éviter de perdre des données précieuses :

• Signalez votre nouvelle adresse Mail à vos correspondants. • Archivez vos mails . • Mettez en place un forward vers votre nouvelle adresse.

Cliquer sur le group code


Premiers Pas 11

2.2. Information et outils Toutes les informations et outils concernant les Services MMM sont disponibles depuis le site Web MMM:

http://cern.ch/mmm

Figure 3: Page d’accueil MMM

Informations MMM: infos du

service, nouvelles fonctionnalités,

interruptions, etc.

Lancer Webmail

CERN Tools: Configuration

Mailbox et outils.

Documentation: Comment utiliser le Mail, les outils de collaboration, etc.

Un problème? La réponse est là !

Présentations vidéo: Utilisation des services

MMM et des fonctionnalités.


Premiers Pas 12

2.3. Choisir un client Mail Suivant la plateforme que vous préférez, l’utilisation du Mail et votr e mobilité, plusieurs solutions sont disponibles. Voici les solutions que nous recommandons, vous pouvez cependant utiliser n’importe quelle autre solution compatible.

Machine Usage Windows 2000 / XP Unix Mac Vote poste de travail à votre bureau CERN

Toutes les fonctionnalités MMM

Outlook XP OWA, RDC Outlook 2001, OWA, RDC

Vote poste de travail à votre bureau CERN

Mail seulement Outlook XP, Outlook 2000, Mozilla

OWA, Mozilla, Pine, RDC

Outlook 2001, OWA, RDC, Mail

Tout autre poste de travail CERN

Mail seulement ou toutes les fonctionnalités MMM

OWA OWA, RDC OWA, RDC

Portable, travail déconnecté


Outlook XP (Offline mode)

- Outlook 2001

Portable, travail déconnecté

Mail seulement Outlook XP (Offline mode), Outlook 2000, Mozilla

Mozilla, Pine Outlook 2001, Mail

Hors CERN, autre institut, maison, etc.


OWA, Outlook XP OWA OWA

Hors CERN, autre institut, maison, etc.

Mail seulement OWA, Outlook XP, Outlook 2000, Mozilla

OWA, Mozilla, Pine OWA, Mail

• Outlook XP (également connu sous le nom Outlook 2002) fait partie de la suite Office XP, installée

par défaut sur les machines Windows XP (NICEXP); disponible comme upgrade sur les machines Windows 2000.

• Outlook 2000 fait partie de la suite Office 2000, installée par défaut sur les machines Windows 2000 (NICE2000).

• Pine, version 4.21 au minimum, la version 4.44 ou supérieure est recommandée. • OWA: Outlook Web Access, l’accès Webmail à MMM. • RDC: Remote Desktop Connection à une ferme Windows: permet d’utiliser Outlook XP. • Outlook 2001: Disponible sur Mac OS Classic (8 or 9) seulement. • Mail: Client mail intégré sur Mac OS X.


Les serveurs Mail MMM 13

3. Les serveurs Mail MMM

3.1. Description Le service MMM est basé sur des serveurs Microsoft Exchange 2000, auxquels des fonctionnalités spécifiques CERN on été ajoutées pour répondre aux demandes spécifiques des utilisateurs. Les objectifs du service MMM sont:

• Des fonctionnalités plus nombreuses pour répondre aux besoins des utilisateurs • Réduction des coûts de maintenance des services de messagerie en réduisant la diversité des

produits et en utilisant du matériel moins cher. • Améliorer la couverture des services en s’appuyant sur la technologie Windows 2000.

Techniquement, ces objectifs seront tenus en proposant :

• Service Mail à travers les protocoles secure IMAP, MAPI, POP3 et HTTP • Service de calendrier utilisant les protocoles MAPI et HTTP • Service de News utilisant les protocoles NNTP et HTTP

Les services Mail et Calendrier supportent la délégation (agir au nom de quelqu’un, accéder le calendrier et les dossiers mails de quelqu’un, supposant que les permissions auront été données au préalable). Le partage de calendrier (et d’autres types de dossiers) sera fait utilisant des groupes de sécurité appropriés. La proposition de pilote Exchange fut approuvée par le Desktop Forum en Février 2002 pour une période de 6 mois. La proposition de Service fut approuvée par le Desktop Forum en Septembre 2002.



3.2. Fonctionnalités Ces services MMM sont disponibles et totalement opérationnels (vous devez vous authentifier avec vos login et mot de passe NICE et être inscrit sur le système) : Général

• Accès o Tout client mail client supportant IMAP et POP. o Connexion Secure SSL. o Accès MAPI pour Outlook sous Windows, Mac & PDA et Evolution (connecteur Ximian) sous

Linux. o Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). o WebDAV (RFC 2518 draft standard) pour l’accès fichier.

• Fonctionnalités avancées

o Partage de dossiers et d’éléments. o Délégation et send on behalf (envoi au nom de). o Disponibilité en mode non connecté (Offline mode). o Filtrage Anti Spam : supprimer automatiquement le Spam de votre Inbox. o Anti virus fonctionnant sur le server. o Sauvegarde personnelle de la boîte aux lettres pour un nombre limité d’utilisateurs.

Calendrier

• Accès o Accès MAPI pour Outlook sous Windows & Mac, PDA et bientôt Linux avec Evolution

(connecteur Ximian). o Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access).

• Fonctionnalités avancées

o Partage et délégation. o Gestion de ressources (salles de conférences, etc.). o Disponibilité en mode non connecté (Offline mode, avec Outlook XP).

News

• Accès o NNTP (tout client news). o Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access).

Public folders

• Accès o Accès MAPI pour Outlook sous Windows & Mac. o Accès Web à travers SSL (Outlook Web Access). o WebDAV (RFC 2518 draft standard) pour l’accès fichier.

• Fonctionnalités

o Peut contenir mails, fichiers, contacts, calendrier . o Partager dossiers et ressources pour un travail d’équipe, ou un projet:

• Discussion threadée (suivi questions/réponses) • Stockage de d ocuments • Calendrier de l’équipe, du projet • Taches de l’équipe, du projet



• Liste des contacts lies à l’équipe, au projet • Autre liste de contacts

Changements :

• Webmail remplacé par l’interface Outlook Web Access: une version web allégée d’Outlook. • L’interface Mailwww est remplacée par les “CERN Tools”, accessibles depuis Outlook Web Access,

Outlook XP et la page d’accueil MMM. • Procmail (filtrage mail coté serveur UNIX) disparaît: Les règles Outlook ou toute règle client le

remplace.



3.3. Clients Mail supportés MMM est un serveur supportant les protocoles IMAP / POP. Tout client mail standard supportant ces protocoles fonctionnera. En parallèle, une interface Web (Outlook Web Access) est disponible à partir de n’importe quel browser Web (navigateur Web). Les clients Mail supportés au CERN sont:

• Pine (version minimum 4.21, version recommandée 4.44 ou plus pour bénéficier des protocoles sécurisés).

• Mozilla. • Outlook 2000 en mode IMAP seulement. • Outlook XP en mode MAPI seulement.

Pour le Webmail (OWA) , les browsers supportés sont:

• Internet Explorer v5.5 ou plus. • Mozilla.

Clients non supportés:

• Outlook 2001 en mode MAPI sous MAC OS 9. • Entourage en mode IMAP sous MAC OS X. • Eudora. • Evolution sous Linux (le connecteur Ximian permet d’accéder aux outils de collaboration).



Figure 4: Protocoles supportés et clients disponibles.

MAPI

Serveurs MMM

Mail Clients: • Pine (4.21 minimum) • Netscape 4.7/ Mozilla • Outlook 2000 • Tout autre client IMAP / POP.

IMAP / POP

Clients Mail Securisés: • Pine (4.44 minimum) • Netscape 4.7 / Mozilla • Outlook 2000 • Tout autre client IMAPs / POPs.

Clients Mail MAPI: • Outlook XP. • Outlook 2001 pour Mac.

Browsers Web: • Internet Explorer (5.5 minimum). • Netscape 4.7 / Mozilla • Tout autre browser supportant https.

HTTP / HTTPS

Clients WebDav: • Internet Explorer. • Linux DavFS. • Dav Explorer. • Voir www.webdav.org

WEBDAV

IMAPS / POPS


Configuration et outils 19

4. Configuration et outils

4.1. Changement de mot de passe Le mot de passe Mail est le même que le mot de passe Nice. Il peut être changé de différentes façons :

• Site MMM (http://cern.ch/mmm): Services ? MMM Services ? Change password. • Site WinServices (http://cern.ch/Win): Services ? User accounts ? Change password.

Figure 5: Changement de mot de passe par le Web



4.2. Lutte contre le Spam Spam est le « nom sympathique » donné aux mails non sollicités que vous pouvez recevoir dans votre boîte aux lettres. De publicités diverses aux liens vers des sites pornographiques, chaque utilisateur mail est une cible potentielle pour recevoir du Sp am. Publier votre adresse mail sur des sites Web, dans les newsgroups, dans des salons de discussion (chat rooms) augmente le risque de recevoir du Spam. Les spammeurs utilisent des moteurs de recherche et des robots pour parcourir les sites web, newsgroups et salons de discussion, tous les endroits ou des adresses mail sont susceptibles d’être publiées. Une fois que votre adresse mail a été ciblée pour recevoir du Spam, il est IMPOSSIBLE de la retirer.

4.2.1. Configuration Le service MMM fournit un filtre anti Spam avancé qui déplacera automatiquement le Spam vers un dossier spécifique appelé CERN Spam. Pour configurer ce filtre, trois possibilités :

• Site MMM (http://cern.ch/mmm): Services ? CERN Tools ? Spam fight. • Outlook Web Access : CERN Tools ? Spam fight. • Outlook XP: Menu Tools ? CERN Tools ? Spam fight.

Choisissez alors un niveau « d’agressivité » pour le filtre. Nous recommandons de mettre se niveau au plus haut : « High », et ensuite éventuellement de le diminuer si nécessaire. Vérifier de temps à autre si votre dossier CERN Spam ne contient pas de mail légitime. Choisissez une expiration pour le contenu du dossier CERN Spam. Les éléments plus anciens que la valeur choisie seront automatiquement supprimés.

Figure 6: Configuration du filtre anti Spam

Utilisez la fonctionnalité Whitelist pour autoriser les mails commerciaux difficiles à différencier du Spam à être délivrés dans votre boite de réception (Inbox), plutôt que de baisser le niveau de filtrage.

Sélectionner un niveau de filtrage

Expiration sur le contenu du dossier

CERN Spam.

Supprimer les Spam evidents, ne pas les

déplacer dans le dossier Cern Spam.



Figure 7: Spam whitelists

Il est également possible de rejeter les mails en se basant sur leur encodage de langue. Par exemple, si vous ne lisez pas le Chinois, vous pouvez décider que tous les mails écrits en Chinois que vous recevrez seront considérés comme du Spam.

Figure 8: Spam rejet des mails en langue illisible

4.2.2. Signaler un Spam Au cas ou vous auriez reçu des mails de Spam dans votre boîte aux lettre malgré le filtre, merci de nous l’indiquer afin que nous puissions améliorer nos techniques de détection. Par contre, il n’est pas nécessaire de nous signaler les Spam que vous avez dans votre dossier CERN Spam, car ils ont déjà été détectés. Comment signaler un Spam:

• Depuis Outlook XP: sélectionnez le mail de Spam et cliquez sur le bouton Report Spam , il sera effacé et une copie sera envoyée à notre équipe.

Figure 9: Boutons Report Spam dans Outlook XP

Sélectionner les langues

étrangères à rejeter.

Sélectionner le champ où le texte sera recherché:

• Subject • From • To • Cc

Texte à rechercher. Les sous chaines sont recherchées, dans l’exemple ci dessus, si superfourmi est trouvé n’importe ou dans le champ From, le mail sera white listé.

Remplit automatiquement les whitelist à partir des emails stockés dans vos Contacts MMM.



• Depuis tout autre client mail: merci de forwarder le mail avec les headers complets à [email protected] et de l’effacer .

Comment forwarder un mail avec les headers complets :

• Mozilla: Ouvrir le mail, menu view dans la tool bar ? “headers – all”. Pour un setting permanent: menu Edit/Preferences ? Mail Settings ? Message, cocher “forward messages” en “as attachment”.

• Outlook 2000: Sélectionnez le mail, click droit ? “Options”. Dans la partie basse de la fenêtre se trouvent les headers. Sélectionnez les tous et faites un copy-paste dans votre message. Pour un setting permanent: menu Tools/Options ? Onglet Preferences ? E-mail Options, cochez "When Forwarding a message" en "Attach original message".

• Pine: En lisant le mail, tapez "H" pour sélectionner le "HdrMode" et ensuite forwardez le.

4.2.3. Astuces pour éviter le Spam dans votre boîte Les spammeurs collectent les adresses mail sur les pages Web, les newsgroups, les salons de discussion, tous les endroits qui peuvent être scannés par des robots. Ensuite pour vérifier qu’une adresse est valide, ils font en sorte que l’utilisateur clique sur quelque chose (généralement un lien Web) quand il reçoit le Spam.

• Dans tous les cas, ne jamais cliquer sur les liens Unsubscribe disponibles dans les mails de Spam . L’astuce “Cliquez ici pour être enlevé de la liste” confirmera au spammer que vous avez lu son Spam . Votre adresse mail sera alors marquée comme une adresse valide, augmentant son potentiel commercial.

• N’utilisez jamais votre adresse mail dans les salons de discussion (chat rooms); vous pourriez recevoir votre premier Spam moins de 10 minutes plus tard (statistique vérifiée !).

• En postant dans les newsgroups, essayez de modifier votre mail et ajoutez du texte comme *nospam* quelque part: firstname.lastname@*nospam*cern.ch.

• Evitez d’écrire votre adresse mail dans des pages Web, les statistiques montrent qu’en moyenne vous recevrez un premier Spam 39 jours après. Si c’est vraiment nécessaire, affichez une image plutôt que d’écrire votre mail en texte. Voir http://spam.cern.ch ? Email encoding pour plus d’informations.

4.2.4. Comment fonctionne le filtre anti Spam Les mails qui arrivent sur MMM sont envoyés aux serveurs de détection de Spam, où un outil appelé SpamKiller fait de nombreux tests et d’évaluations heuristiques, donnant chacun un score. Un header est alors ajouté au mail, contenant le score final (somme des scores de tous les tests). Lorsque le mail arrive dans la boîte aux lettres de l’utilisateur, le niveau requis est comparé avec le score trouve dans le header du mail. Si le score est supérieur au niveau requis, le mail est déplacé dans le dossier CERN Spam au lieu d’être délivré dans l’Inbox de l’utilisateur. Ceci permet un filtre anti Spam plus adapté et plus fin:

• Aucun rejet de bon mail par le filtre. • L’utilisateur choisit son niveau de filtrage. • Les tests multiples dans le header et le corps du mail permettent une meilleure détection du Spam.



Bien sûr quelques mails légitimes peuvent être mal détectés car ils ressemblent à du Spam. Les mails commerciaux par exemple peuvent être déplacés par erreur par le filtre. L’utilisateur doit régulièrement vérifier qu’aucun « bon » mail n’a été déplacé dans le dossier CERN Spam, et utiliser les whitelists pour y remédier.



4.3. Message d’absence (Out of Office Assistant) Quand vous partez en vacances où que vous n’êtes pas au CERN pendant quelque temps, vous pouvez configurer une réponse automatique qui sera envoyée automatiquement en réponse aux mails que vous recevrez. Cette fonctionnalité est appelée « Vacation message » ou encore « Out of Office Assistant ». Pour configurer cet Out Of Office Assistant:

• Site MMM (http://cern.ch/mmm): Services ? CERN Tools ? Vacation Message. • Outlook Web Access : CERN Tools ? Vacation Message. • Outlook XP: Menu Tools ? CERN Tools ? Vacation Message.

Activer ou désactiver la réponse automatique.

Text à répondre: i.e.: “I’m currently out of CERN, I’ll be back on the 12 April 2003.”

Choisissez une réponse différente pour

les personnes non-CERN.

Figure 10: Message d’absence



4.4. Faire suivre son Mail (Mail Forwarding) Si vous quittez le CERN pour un temps, vous pouvez faire suivre (forwarder) vos mails à une autre adresse. Les messages qui arriveront dans votre boîte aux lettres CERN seront redirigés vers l’adresse spécifiée, laissant ou non une copie dans votre boîte CERN. Si vous quittez le CERN mais que vous souhaitz apparaître dans le CERN Phone Book, changez simplement votre adresse mail visible. Pour configurer l’adresse mail visible ou le forward:

• Site MMM (http://cern.ch/mmm): Services ? CERN Tools ? Visible Email address and Forwarding . • Outlook Web Access : CERN Tools ? Visible Email address and Forwarding .

Figure 11: Configuration du Forward

Activer ou désactiver le forward.

Specifier une ou plusieurs addresses mail vers lesquelles

forwarder les messages.

Cocher cette case pour garder une copie des mails dans la mailbox

MMM.

Changer l’adresse mail visible.


Outlook XP 27

5. Outlook XP

Outlook XP (également connu sous le nom Outlook 2002) fait partie de la suite Microsoft Office XP Professional. Outlook XP offre de nouvelles fonctionnalités avancées qui peuvent améliorer votre efficacité et vous aider à travailler en collaboration avec vos collègues. Au CERN, si Office XP n’est pas installé sur votre machine, allez sur la page Web Win Services: http://cern.ch/winservices ? Documentation ? Office XP Information La documentation qui suit ne prétend pas détailler toutes les options proposées par Outlook XP, mais plutôt montrer comment utiliser rapidement et efficacement les fonctionnalités courantes.


Outlook XP 28

5.1. Configuration Quand votre machine reçoit Office XP et Outlook XP, elle est automatiquement pré configurée pour l’accès MMM sur votre compte Mail. Il est cependant possible de la reconfigurer de 2 manières : en utilisant le script automatique, qui écrit la configuration par défaut pour les utilisateurs du CERN, et le mode manuel.

5.1.1. Configuration automatique Aide: Site MMM (http://cern.ch/mmm) ? FAQ ? Reconfigure Outlook XP. Premièrement nous effaçons, si besoin est, le profil existant, pour lancer la configuration automatique :

• Fermer Outlook XP • Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. • Cliquer sur Show Profiles • Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove) . • Cliquer sur Ok.

Figure 12: Effacer les profils

• Lancer ce script pour reconfigurer votre compte Mail:

\\cern.ch\dfs\applications\CERN\OLExchg\OLxpForCERN.vbs


Outlook XP 29

5.1.2. Configuration manuelle Aide: Site MMM (http://cern.ch/mmm) ? Help ? Outlook XP. Supposant que vous êtes logué utilisant votre compte NICE :

• Fermer Outlook XP • Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. • Cliquer sur Show Profiles • Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove).

• Add profile ? Entrer un nom de profil (i.e. Default) • Add a new mail account ? Microsoft Exchange server • Taper CERNXCHG dans le champ Microsoft Exchange server • Taper votre login dans le champ User name • Cliquer sur Check name

Figure 13: Exchange settings

• Next ? Finish. • Control Panel ? Mail ? Show Profiles • Properties sur le profil que vous venez de créer • View or change existing email accounts


Outlook XP 30

• Vérifier que le champ: "Deliver new e-mail to the following location" est bien "Mailbox - Firstname Lastname". Corriger si nécessaire.

Figure 14: Delivery location

• Fermer tout et lancer Outlook XP.


Outlook XP 31

5.1.3. Accéder à sa boîte depuis un compte Nice différent Aide: Site MMM (http://cern.ch/mmm) ? FAQ ? Reconfigure Outlook XP from a different MMM Account. Supposant que vous êtes logué utilisant votre compte NICE :

• Fermer Outlook XP • Depuis le Control Panel, double cliquer sur Mail. • Cliquer sur Show Profiles • Enlever tous les profils (sélectionner les profils et cliquer sur Remove).

• Add profile ? Entrer un nom de profil (i.e. Default) • Add a new mail account ? Microsoft Exchange server • Taper CERNXCHG dans le champ Microsoft Exchange server • Taper votre login Mail dans le champ User name • Cliquer sur Check name

• Cliquer sur More Settings ? onglet Advanced • Positionner Logon network security à None .


Outlook XP 32

Figure 15: Logon network security

• Cliquer sur Ok. • Quand demandé, taper login et mot de passe Mail, taper CERN dans le champ domain. • Fermer tout. • Next ? Finish. • Control Panel ? Mail ? Show Profiles. • Properties sur le profil que vous venez de créer • View or change existing email accounts • Vérifier que le champ: "Deliver new e-mail to the following location" est bien "Mailbox - Firstname

Lastname". Corriger si nécessaire.

• Fermer tout et lancer Outlook XP. • Quand demandé (au démarrage Outlook XP), taper login et mot de passe Mail, taper CERN dans le

champ domain.


Outlook XP 33

5.2. Mail

5.2.1. Fenêtre principale La fenêtre principale d’Outlook XP montre toutes les informations concernant votre boîte aux lettres :

• Liste des dossiers « Folder List » (cliquer sur ? pour déplier les sous dossiers si nécessaire) o Gras : Le dossier contient des mails non lus (le nombre est affiché en bleu). o Normal: Le dossier ne contient que des mails lus .

• Mails dans le dossier sélectionné: o Gras : Le mail est non lu. o Normal: Le mail est lu.

• Affiche le contenu du mail sélectionné dans la « preview pane ». • La « shortcuts bar » affiche des liens rapides vers les dossiers courants . Un Drag and drop des

dossiers dans cette barre ajoute de nouveaux raccourcis. • La « Toolbar » affiche les boutons pour les actions courantes : New Mail, Reply, Forward, etc. • La barre de Menu permet d’accéder à toutes les fonctionnalités et à la configuration.

Figure 16: Fenêtre principale Outlook XP

Shortcuts (Outlook Bar)

Folder list Mail list: contenu du dossier sélectionné

Preview pane

Toolbar

Menu bar


Outlook XP 34

5.2.2. Personnaliser

Fenêtre principale L’utilisateur peut personnaliser la fenêtre principale d’Outlook XP:

• Menu View • Sélectionner ou désélectionner les éléments pour les afficher ou les cacher.

Figure 17: Personnalisation de la fenêtre principale Outlook XP

Par défaut, la liste des dossiers n’est pas affichée. Il est recommandé de l’afficher pour voir tous vos dossiers. Il est recommandé de désactiver la fenêtre d’aperçu (Preview Pane) pour le dossier CERN Spam, pour éviter de voir le contenu des Spam que vous aurez reçu.

Aperçu des mails L’utilisateur peut afficher un aperçu (AutoPreview) des mails dans la fenêtre de la liste des messages. Cela peut être utile si la fenêtre d’aperçu (Preview Pane) est cachée.

• Menu View • Sélectionner AutoPreview

Sélectionner / désélectionner les éléments.


Outlook XP 35

Figure 18: Aperçu des mail (AutoPreview)

Personnalisation de la liste des Mails La liste des mails peut être personnalisée:

• Tri par champ: Cliquer sur le champ sur lequel vous voulez trier . Une fois pour ordre croissant, deux fois pour décroissant. Une flèche sera affichée pour montrer l’ordre de tri.

Figure 19: Tri des mails sur un champ

• Ajouter ou supprimer des champs à afficher: o Menu View o Current View o Customize Current View. o Cliquer sur Fields: Ajouter or supprimer des champs à afficher dans la liste des mails.

Sélectionner AutoPreview Les premières lignes des mails sont affichées en bleu.

Cliquez sur le champ sur lequel vous souhaitez trier, La fleche montre l’ordre de tri.


Outlook XP 36

Figure 20: Sélection des champs à afficher dans la liste des mails

• Grouper par un champ: La fonctionnalité « group by from » peut aider à regrouper les mails par expéditeur, sans créer de dossier spécifique pour chacun.

Cliquer sur Customize Current View

Cliquer sur Fields

Selectionner les champs à afficher et cliquer sur

Add Selectionner les champs à supprimer et cliquer sur Remove

Modifier l’ordre d’affichage en déplacant

les champs


Outlook XP 37

Figure 21: Grouper par champ (Group by)

Cliquer sur Customize Current View

Cliquer sur Group By

Sélectionner un champ sur lequel grouper les mails et choisir l’ordre de tri.

Sélectionner un groupage secondaire si nécessaire.

Les mails sont maintenant regroupés par From (expéditeur). Un expéditeur en Gras indique des mails non lus.


Outlook XP 38

5.2.3. Créer un mail, répondre ou faire suivre (forward) Pour commencer, cliquer sur le bouton correspondant pour créer un nouveau mail, répondre ou forwarder le mail sélectionné.

Figure 22: Boutons de création de mail Outlook

Créer un nouveau mail vide.

Répondre à l’expéditeur du mail sélectionné.

Forwarder le mail sélectionné et ajouter des commentaires.

Répondre à l’expéditeur du mail sélectionné et aussi aux destinataires.


Outlook XP 39

Destinataires du mail Il y a trois manières d’ajouter des destinataires aux champs To, CC ou Bcc du mail :

• Tapez directement les adresses mail des destinataires, séparées par “;”. • Tapez le Nom, Prénom ou simplement le début séparé par “;” dans le champ To puis cliquer sur le

bouton Check Names pour résoudre les noms . • Cliquer sur le bouton To et sélectionner les destinataires dans la liste affichée.

Figure 23: Outlook XP résolution des destinataires

Taper les noms séparés par “;”

Cliquer sur Check Names.

Souligné rouge indique que la résolution n’est pas faite pour ce nom.

Un popup permettra de choisir parmi plusieurs possibilités de résolution.


Outlook XP 40

Contenu et propriétés du mail Les destinataires sont sélectionnés, il faut maintenant éditer le contenu du mail :

Figure 24: Outlook XP Mail Compose

• Choisir texte simple ou texte avec mise en forme (menu Format ? sélectionner Plain Text ou HTML

(pour la mise en forme).

o Utiliser les icônes de mise en forme pour créer un contenu formaté. o Si les destinataires n’utilisent pas de client mail supportant HTML, ils pourront malgré tout

voir une version texte simple de votre mail.

• Insérer des fichiers ou des images en cliquant sur le trombone (ou menu Insert ? File) ou en faisant un « drag and drop » d’objets sur le mail.

• Vérifier l’orthographe avec le correcteur: menu Tools ? Spelling.

Mettre en forme le texte avec ces outils.

Cliquer ici pour envoyer le mail.

Attacher un fichier au

mail.

Importance du mail: Low ou High.

Mettre un flag d’action sur le mail.

Choisir entre: • Plain Text: texte simple. • HTML: texte avec mise en forme.


Outlook XP 41

Vous pouvez ensuite mettre des propriétés sur ce mail, comme des flags ou un niveau d’importance :

• Mettre un niveau d’importance: Low ou High. Le destinataire verra instantanément que le mail est important si le point d’exclamation rouge est affiché.

• Flag pour suivi (follow up): Mettre un flag sur un objet permet de se rappeler qu’il nécessite un suivi. o Choisir le type de flag: Follow up, For your information, Forward, Reply, etc... o Choisir une date d’exécution optionnelle.

Lorsque l’édition du mail est terminée, cliquez sur Send.

Choisir un flag et une date d’execution.

Vérifier l’orthographe.


Outlook XP 42

5.2.4. Signatures Une signature peut être automatiquement ajoutée à la fin lors de l’édition d’un mail, contenant des informations personnelles, adresse, téléphone, etc. Différentes signatures peuvent être définies pour les nouveaux messages, les réponses et forwards. Comment définir des signatures:

• Outlook XP: menu Tools ? Options ? onglet Mail Format. • Choisir une signature pour les nouveaux mails, pour les « replies and forward ». • Cliquer sur Signatures pour créer ou éditer vos signatures.

Figure 25: Configuration des Signatures

Sélectionner une signature à ajouter aux nouveaux messages.

Cliquer sur Signatures pour ajouter ou éditer les signatures.

Ajouter à votre signature un contact contenant vos informations personnelles.


Outlook XP 43

5.2.5. Contacts Le dossier Contacts est l’espace de stockage de votre carnet d’adresses, contenant les informations sur les personnes avec qui vous communiquez régulièrement. Utilisez le dossier Contacts pour stocker les adresses mail, adresse postale, numéros de téléphone et toute autre information liée au contact telle que la date d’anniversaire. Depuis un contact présent dans la liste, il suffit de cliquer sur un bouton ou un menu pour que Outlook envoie une demande de meeting, un mail ou même une demande de tâche au contact sélectionné. Quand vous tapez le nom ou l’adresse d’un contact, Outlook sépare le nom et l’adresse en différentes parties et stocke chacune dans un champ séparé. Vous pouvez alors trier ou filtrer vos contacts sur n’importe quel champ. Vous pouvez ranger vos contacts selon le nom, prénom, nom de la société, surnom ou tout mot qui vous aidera à retrouver le contact plus rapidement. Vous pouvez saisir jusqu’à trois adresses mail par contact. Sélectionnez une adresse postale pour vos mailings, et utilisez la pour créer vos enveloppes et étiquettes. Outlook supporte l’utilisation des vCards, le standard Internet pour créer et partager des cartes de visite virtuelles. Vous pouvez enregistrer un Contact en format vCard et l’envoyer dans un mail. Vous pouvez également ajouter une vCard à votre signature.

Figure 26: Outlook XP Contact

Une fois vos contacts créés, ils sont stockés sur les serveurs MMM, et sont donc disponibles depuis n’importe où avec le Webmail (Outlook Web Access), sur votre portable ou tout autre ordinateur utilisant Outlook XP.


Outlook XP 44

5.2.6. Actions automatiques avec des règles Il est possible d’organiser les mails en utilisant des règles qui vont accomplir des actions automatiques sur les messages. Une fois une règle créée, Outlook XP l’appliquera sur les messages arrivant dans votre Inbox ou sur ceux envoyés. Par exemple, vous pouvez automatiquement :

• Déplacer dans le dossier Bobby tous les messages envoyés par Bobby Ewing. • Forwarder à votre manager tous les messages envoyés par John Doe quand ils arrivent dans votre

Inbox. • Assigner la catégorie Ventes à tous les messages que vous envoyez contenant le mot "vente" dans le

sujet. Vous pouvez spécifier des exceptions à vos règles pour certaines circonstances, comme lorsque un message a une importance élevée ou contient un flag. Sur le service MMM, les règles peuvent être appliquées même si Outlook n’est pas lancé. Les règles doivent être mises sur la condition « à l’arrivée dans l’Inbox », et doivent pouvoir être exécutées sur le serveur. Par exemple, une règle ne peut pas être exécutée sur le serveur si elle doit déplacer les messages dans un dossier personnel situé sur votre disque local. Si une règle ne peut pas être lancée sur le serveur, elle est appliquée quand Outlook démarre. Elles portent la mention « client only » dans le nom, et sont appliquées en dernier.

Figure 27: Outlook XP Rules wizard

Cliquer sur New pour créer une nouvelle règle. Utilisez les modèles pour créer une règle standard.

• La condition peut se faire sur l’expéditeur, destinataire(s), sujet, les flags et le statut. Des conditions multiples sont autorisées.

• L’action peut être un simple déplacement vers un dossier , un forward, suppression et autres notifications. Plusieurs actions peuvent être créées .

• Les exceptions permettent de déplacer tous les mails de Michel dans le dossier Michel, sauf quand le sujet contient le mot “bobby”.

Cliquer sur Rules Wizard

Aperçu de la règle sélectionnée.

Changer l’ordre des règles.

Créer une nouvelle

règle.


Outlook XP 45

Figure 28: Outlook XP Création d’une règle

Astuce: Pour créer rapidement une règle de filtrage, par exemple déplacer des messages dans un dossier selon un certain critère:

• Déplacer manuellement un mail exemple suivant les critères dans le dossier destination. • Ouvrir le mail. • Menu Action ? Create Rule • Cocher les conditions et les actions à prendre. Tous les champs seront pré remplis avec le contenu

du mail.

Utiliser le modèle: move new messages from someone .

Vérifier l’expéditeur

Cliquer ici pour ajouter un expéditeur à comparer.

Action: Déplacer dans un dossier.

Cliquer ici pour spécifier un dossier destination.

Exceptions.


Outlook XP 46

5.2.7. Récupérer des mail effacés Il y a deux possibilités pour un utilisateur de retrouver des messages effacés par inadvertance:

• Les éléments effacés avec Outlook XP sont déplacés dans le dossier Deleted Item , qui fonctionne comme une corbeille.

• Si le dossier Deleted Items a été vidé, les éléments sont encore gardés pendant 15 jours dans un espace spécial.

o Utilisez le menu Tools ? Recover Deleted Items pour voir la liste des éléments récupérables (si le menu est désactivé, rien n’est récupérable).

o Sélectionner les éléments à récupérer et cliquer sur le bouton Recover Selected Items.

Figure 29: Recover Deleted Items

Si les mails manquants ne peuvent être récupérés avec ces outils, contactez [email protected] , ils tenteront de charger une sauvegarde. Cette procédure n’est pas simple et peut prendre plusieurs jours.

Cliquer sur Recover Deleted Items

Selectionner les mails et cliquer sur le bouton Recover.


Outlook XP 47

5.2.8. Outils anti Spam Le CERN Add-in pour Outlook XP ajoute des éléments dans les menus et les barres d’outils d’Outlook XP. Ces boutons permettent un accès facile aux CERN Tools mais également aux outils d’anti Spam (mails non sollicités).

Figure 30: Outlook XP CERN Add-in

Bouton CERN Tool: accès direct aux CERN Tools: • Configurer une adresse forward. • Configurer le niveau de filtrage Spam. • Gérer vos quotas.

Bouton Report Spam: efface les Spams (mails non sollicités) de l’Inbox et les rapporte à l’équipe anti Spam.

Bouton Whitelist: construit une whitelist à partir des champs des mails pour leur éviter d’être mal détectés.

Bouton Check Spam: envoie un mail à l’outil de detection et montre le résultat.


Outlook XP 48

5.3. Outils de collaboration Outlook XP utilisé avec MMM apporte plusieurs nouveaux outils de collaboration, allant du partage de dossiers à l’organisation de meetings de groupes avec gestion des ressources (salle de conférence, voiture, projecteur, etc.). Les chapitres suivants vont montrer comment :

• Mettre des permissions sur des dossiers pour permettre à d’autres personnes de voir et éditer leur contenu.

o Les dossiers peuvent être des dossiers contenant des mails mais également le calendrier, les taches ou les contacts.

o Autoriser des personnes à envoyer des mails en votre nom . • Utiliser la fonctionnalité calendrier pour organiser des meetings et inviter les participants , suivre leur

acceptation et gérer les ressources . • Créer des taches (Tasks), les assigner à d’autres personnes et suivre leur accomplissement. • Utiliser les Notes : créer des “post-it” et collez les sur votre bureau.


Outlook XP 49

5.3.1. Permissions et accès aux ressources partagées Il y a deux moyens de mettre en place des permissions: la première permet de mettre en place des permissions simples sur les dossiers standards, comme Inbox, Calendar, Tasks, et la seconde, plus avancée, qui permet toutes les options sur tous les dossiers. Pour accéder au dossier partagé d’une autre personne, utilisez la manière simple pour un accès ponctuel, et la manière avancée pour un accès permanent.

Mode simple

Mettre en place les permissions Dans Outlook XP:

• Menu Tools ? Options ? onglet Delegates. • Cliquer sur Add pour choisir un utilisateur MMM • Sélectionner les droits à donner à cet utilisateur sur les dossiers standard:

o Reviewer: Peut seulement lire les éléments . o Author: Peut lire et créer de nouveaux éléments. o Editor: Peut lire, créer et modifier n’importe quels éléments.

• Remarquez la case à cocher Delegate can see my private Items: o Lors de la création d’objets, un flag private peut être mis. L’accès à cet objet sera refusé

même si le dossier est partagé. o Cocher la case Delegate can see my private Items désactivera cette protection.

Figure 31: Mettre des permissions utilisant la fonctionnalité delegates

Ajouter un nouvel utilisateur.

Selectionner pour chaque dossier le niveau de permission pour cet utilisateur.

Cocher cette case pour autoriser l’utilisateur à voir vos éléments privés.

Selectionner un utilisateur dans la Global Address List.


Outlook XP 50

Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur Dans Outlook XP:

• Menu File ? Open ? Other User’s Folder • Taper le login de l’utilisateur ou cliquer sur Name pour sélectionner dans la Global Address List. • Sélectionner le dossier à ouvrir dans la liste.

Figure 32: Vue du dossier Calendar d’un autre utilisateur

Taper le login ou cliquer sur Name pour choisir l’utilisateur dans la Global Address List.

Sélectionner le dossier à ouvrir.

Le Calendrier de l’utilisateur sélectionné a bien été ouvert, il avait au préalable mis des permissions pour mon compte.

Un élément privé: le contenu n’est pas visible, malgré les droits sur le dossier Calendar.


Outlook XP 51

Mode avancé

Mettre les permissions Dans Outlook XP:

• Pour mettre des permissions sur un dossier spécifique: o Sélectionner ce dossier dans la liste o Click droit ? Properties o Onglet Permissions.

• Add users • Pour chaque utilisateur, choisir une permission prédéfinie ou cocher chaque action autorisée.

Figure 33: Permissions, mode avancé

Cliquer ici pour ajouter un utilisateur.

Sélectionner un niveau de permissions prédéfini

Ou créer un niveau en définissant des autorisations spécifiques.


Outlook XP 52

Ouvrir une autre mailbox Cette méthode ajoutera de manière permanente la mailbox d’un autre utilisateur à votre Outlook XP.

• Menu Tools ? E-Mail Accounts • Sélectionner View or Change existing e-mail accounts ? Cl iquer Next • Sélectionner Microsoft Exchange Server ? Cliquer Change • Cliquer More Settings ? onglet Advanced • Cliquer Add dans la partie Open these additional mailboxes . • Taper le nom ou login de l’utilisateur à ajouter à la liste.

Ensuite dans la liste des dossiers, les mailbox additionnelles seront affichées de manière permanente au premier niveau (comme Outlook Today).

Figure 34: Ouvrir une mailbox additionnelle

Ajouter une mailbox à votre outlook.

Taper le login ou le nom de l’utilisateur.

Vue permanente de la mailbox de l’utilisateur. Seuls les dossiers ayant la permission Visible sont visibles.


Outlook XP 53

5.3.2. Calendrier Le calendrier Outlook XP est pleinement intégré avec le mail, les contacts et les autres fonctionnalités Outlook XP. Vous pouvez visualiser un jour, une semaine ou un mois sur un écran. Avec le calendrier vous pouvez : Créer des rendez-vous et des évènements : Comme si vous l’écriviez sur un agenda papier, vous pouvez cliquer sur n’importe quelle heure dans le calendrier Outlook et commencer à taper. Vous pouvez choisir un message ou un son qui vous rappellera l’heure du meeting, rendez-vous ou évènement. Il est également possible de spécifier une couleur à un élément pour le différencier et l’identifier plus rapidement. Organiser des meetings: Sélectionnez une heure dans votre calendrier, créez un rendez-vous et choisissez des personnes à inviter. Outlook vous aidera à trouver la meilleure heure ou les participants sont disponibles. La notification de meeting sera envoyée par mail aux invités, chacun recevra une demande de rendez-vous dans son Inbox. En l’ouvrant, Outlook les informe si ce rendez vous entre en conflit avec un autre meeting présent dans leur calendrier, il peuvent ensuite accepter, faire une tentative (réponse provisoire) ou refuser votre meeting en cliquant sur un bouton. Quand un invité (utilisant Outlook XP) accepte une demande de meeting, l’entrée correspondante sera automatiquement ajoutée à son calendrier. Si vous l’avez autorisé, en tant qu’organisateur du meeting, il pourra proposer une heure différente. Comme organisateur, vous pouvez suivre les acceptations et les refus des invités , ou accepter les changements d’horaires proposés en ouvrant simplement le meeting dans votre calendrier. Emploi du temps de groupe: Vous pouvez créer des calendriers qui montrent l’emploi du temps d’un groupe de personnes ou de ressources . Par exemple, vous pouvez voir l’emploi du temps des personnes de votre département, ou toutes les ressources comme les salles de conférence de votre bâtiment pour programmer des meetings plus rapidement. Gérer le calendrier d’un autre utilisateur: Avec la fonctionnalité « delegates », une personne peut utiliser son propre Outlo ok pour gérer facilement le calendrier d’une autre personne. Par exemple, un assistant administratif peut administrer le calendrier de son manager. Quand le manager désigne un assistant comme « delegate », celui-ci peut créer, déplacer ou supprimer des rendez-vous, mais également organiser des meetings en son nom.


Outlook XP 54

Vues Les vues peuvent être configurées selon les préférences de l’utilisateur. Des vues basiques peuvent être choisies :

• Jour • Semaine de travail « work week » (Lundi à Vendredi, configurable dans Tools ? Options ? onglet

Preferences ? Calendar Options) • Semaine • Mois

Figure 35: Vues du calendrier

Sélection de la vue

Nouveau rendez -vous

Vue Work Week

Vue Month

Sélectionner le jour ou le mois. Les jours en gras indiquent un rendez-vous.


Outlook XP 55

Créer un rendez-vous Cliquer sur New pour créer un nouveau rendez-vous. Ensuite remplir les champs de base tels que sujet, heure et durée. Notez la case “private” pour garder des objets privés même dans un calendrier partagé.

Figure 36: Créer un nouveau rendez-vous

Cocher Private pour marque cet objet come privé.

Sélectionner la date et l’heure du meeting ainsi que sa durée.

Mettez un rappel, pour être prévenu avant le début du meeting.

Cliquer sur Scheduling pour inviter des participants.


Outlook XP 56

Inviter des participants Le rendez-vous peut être programmé avec d’autres utilisateurs MMM. Outlook XP aidera à déterminer la disponibilité des autres participants, pour programmer le meeting à une bonne date et heure. La gestion des invitations et de la participation est également gérée.

Figure 37: Inviter des participants à un meeting

Lorsque un meeting avec participants est créé, une invitation est automatiquement envoyée à tous les invités. Cette invitation propose des boutons pour accepter ou refuser le meeting. Après acceptation ou refus, le rendez-vous dans le calendrier sera mis à jour en fonction des réponses. Consulter l’onglet Tracking dans le rendez-vous pour voir les réponses.

Les boites bleues montrent les périodes où l’utilisateur n’est pas disponible.

Cliquer sur Send une fois terminé. Une invitation sera

envoyée à chaque participant.

Taper les noms des invites ou cliquer sur Add Others.

AutoPick Next sélectionnera automatiquement le prochain créneau horaire où tous les

participants sont disponibles (non bleus).


Outlook XP 57

Figure 38: Réponses des utilisateurs à une invitation

Invitation reçue par un invité.

Acceptation reçue par l’organisateur

du meeting.

Cliquer sur Accept, Decline or Tentative pour “essayer”.

Consulter les réponses dans

l’onglet tracking.

Réponses par invité.


Outlook XP 58

Ajouter des ressources Les ressources peuvent être gérées par le service Calendrier MMM, comme les salles de conférences, les voitures, les projecteurs vidéo. Les ressources peuvent être invitées de la même manière que les utilisateurs, elles accepteront automatiquement selon leur disponibilité.

Figure 39: Ajouter des ressources à un meeting

Cliquer sur Add Others pour ajouter une ressource.

Sélectionner une ressource.

Les boites bleues montrent les périodes où

la ressource n’est pas disponible.

AutoPick Next sélectionnera automatiquement le prochain créneau horaire où tous les participants et ressources

sont disponibles (non bleus).

L’etat de la resource est connu immédiatement quand l’objet est envoyé.


Outlook XP 59

5.3.3. Tâches Une tâche est un élément personnel ou professionnel que vous souhaitez suivre jusqu'à achèvement. Une tâche peut survenir une fois ou de manière répétée (tâche récurrente). Une tâche récurrente peut être répétée à des intervalles réguliers ou selon sa date d’ac hèvement. Par exemple, vous devez envoyer un rapport à votre manager le dernier vendredi de chaque mois, et vous devez aller chez le coiffeur un mois après votre dernière visite. Assigner une tâche: En plus de créer vos propres tâches, vous pouvez en assigner à d’autres personnes. Pour ce faire, vous envoyez une demande de tâche « task request » à quelqu’un. La personne recevant la demande de tâche devient alors le propriétaire temporaire de la tâche. Elle peut alors refuser ou accepter la tâche, et même l’assigner à une tierce personne. Si elle refuse la tâche, elle vous est retournée. Si elle l’accepte, elle en devient le propriétaire permanent. Si elle l’assigne à une tierce personne, celle-ci deviendra à son tour propriétaire. Le propriétaire est le seul qui peut faire des modifications à une tâche. Quand il met à jour la tâche, Outlook met à jour toutes ses copies — la copie de la personne qui a créé la tâche, met également les copies des propriétaires précédents. Quand la tâche est achevée, Outlook envoie automatiquement un rapport « status report » à tous les propriétaires en cours ou passés, ainsi qu’à ceux ayant demandé un rapport.

Vue La vue de la liste des tâches peut être personnalisée par le menu View ? Current View.

Figure 40: Vue de la liste des tâches

Nouvelle tâche La vue courante est la vue prédéfinie Active Tasks , et montre les tâches en cours .


Outlook XP 60

Créer une tâche Ouvrir le dossier Tasks et cliquer sur New pour créer une nouvelle tâche. Cocher la case private pour interdire la vue de cette tâche aux personnes autorisées à voir votre dossier. Pensez à tenir à jour les champs Status et Completion, pour suivre la progression et générer des rapports.

Figure 41: Créer une nouvelle tâche

Information et notes concernant cette tâche.

Cocher la case Private pour marquer cette tâche comme privée.

Status et completion de la tâche: mettre à jour ces champs pour garder un aperçu à jour de la tâche.

Assigner cette tâche à quelqu’un.


Outlook XP 61

Assigner une tâche Pour assigner une tâche il suffit de l’envoyer à l’utilisateur sélectionné. Pour ce faire, cliquer sur Assign Task. L’utilisateur aura alors la possibilité d’accepter ou de refuser (boutons Accept et Decline) la tâche, ou de l’assigner à une tierce personne.

Figure 42: Assignation de tâche

Lorsque la tâche sera terminée par l’utilisateur, un rapport automatique sera envoyé au créateur de la tâche, contenant un résumé.

Sélectionner l’utilisateur.

Cocher ces cases pour recevoir les mise à jour et les rapports sur l’état de la tâche.

Assigner une tâche

Assignation reçue par l’utilisateur.

Accept, Decline ou Assign Task à une

autre personne.

Reçu d’assignation.


Outlook XP 62

Figure 43: Rapport de fin de tâche

Rapport


Outlook XP 63

5.3.4. Notes Les notes sont l’équivalent électronique des “post-it”. Utilisez les pour écrire des questions, idées, rappels, tout ce que vous pourriez écrire sur un papier. Les notes peuvent rester ouvertes sur l’écran pendant que vous travaillez. Ceci est assez pratique quand vous utilisez les notes pour stocker des morceaux d’information dont vous aurez besoin plus tard, comme des orientations ou des morceaux de texte que vous pensez réutiliser dans d’autres documents. Les notes peuvent être copiées sur le bureau et y rester comme « post-it » (en utilisant les opérations Copier / Coller).

Figure 44: Notes

Les notes peuvent être gardées ouvertes ou fermées comme icône.


Outlook XP 64

5.4. Mode Offline Outlook XP peut être configuré pour fonctionner en « Mode Offline» qui stocke le contenu de votre mailbox dans un fichier local pour une utilisation déconnectée du réseau. C’est la meilleure manière de travailler avec un ordinateur portable sur MMM. Ce nom de « Mode Offline» n’est pas vraiment approprié pour ce mode, qui devrait en réalité être appelé « Mode avec cache ». Lorsque vous êtes connecté au réseau, le cache se met à jour avec les nouvelles informations. Une fois déconnecté, vous pouvez lire vos mails provenant de ce cache, répondre ou créer de nouveaux mails, la synchronisation sera faite à la prochaine reconnexion au réseau.

5.4.1. Configurer le Mode Offline Supposant que vous êtes logué avec votre compte Nice:

• Fermer Outlook XP • Depuis le Control Panel, double-clic sur Mail. • Cliquer sur Show Profiles • Sélectionner le profil par défaut, cliquer sur Properties.

• Cliquer sur E-mail Accounts…


Outlook XP 65

• Sélectionner View or change existing E-mail accounts ? cliquer Next

• Sélectionner Microsoft Exchange Server ? cliquer Change…

• Cliquer More Settings…


Outlook XP 66

• Sur l’onglet General : o Sélectionner Manually control connection state o Cocher Choose the connection type when starting

Figure 45: Configuration du Mode Offline Outlook XP

• Cliquer Ok ? Next ? Finish.


Outlook XP 67

5.4.2. Travailler en mode Offline Une fois le mode Offline configure, Outlook XP demandera au démarrage de choisir le mode d’opération :

Figure 46: Outlook XP Sélection du mode de connexion

• Si vous êtes connecté au réseau CERN et comptez rester connecté, choisissez “Connect”. Outlook XP

fonctionnera comme d’habitude, sans cache. • Si vous prévoyez de vous déconnecter, travailler hors connexion, puis vous reconnecter, choisissez

“Work Offline”. Dans le mode « Work Offline », Outlook XP fonctionne comme d’habitude, sauf que vous devez cliquer sur le bouton “Send / Receive” (raccourci touche F9) pour synchroniser les modifications avec les serveurs MMM: les nouveaux mails présents sur les serveurs seront téléchargés , les nouveaux mails créés dans votre Outlook seront envoyés.

En cas de connexion avec une bande passante faible (modem GSM, lien lent) il est possible de sélectionner quels dossiers doivent être synchronisés, pour éviter une synchronisation de la totalité de votre mailbox.

• Menu Tools ? Send Receive Settings ? Define Send / Receive Groups… • Sélectionner All Accounts ? Cliquer Edit • Cocher les dossiers à synchroniser . Le dossier Outbox doit être sélectionné sinon les mails que vous

aurez créés ne seront pas envoyés.


Outlook XP 68

Figure 47: Outlook XP Configuration Send Receive

Sélection des dossiers à synchronizer. Au moins Inbox et Outbox devraient être cochés.


Outlook Web Access 69

6. Outlook Web Access

Avec Outlook Web Access, vous pouvez utiliser un navigateur Web (Web Browser) pour travailler avec vos données stockées sur les serveurs mail MMM. Le navigateur peut fonctionner sur toute plateforme UNIX, Linux, Macintosh ou Microsoft Windows, et fournit un accès Web aux dossiers publics et au carnet d’adresses de l’organisation. Vous pouvez également accéder à votre mailbox personnelle pour lire vos mails, en envoyer, organiser des meetings ou gérer vos contacts. Outlook Web Access est une version Web allégée d’Outlook XP, et est communément appelée OWA .



6.1. Configuration et Accès La configuration d’Outlook Web Access pour utiliser votre mailbox est relativement rapide et simple, puisque aucune configuration n’est nécessaire ! Pou accéder à votre mailbox, ouvrez simplement votre navigateur Web et rendez-vous sur le site MMM : http://mmm.cern.ch Ensuite cliquez sur le lien: Outlook Web Access (Webmail) .

Figure 48: Lien MMM Outlook Web Access

Quand une authentification est demandée, tapez vos login et mot de passe:

Cliquer ici



6.2. Mail

6.2.1. Fenêtre principale La fenêtre principale d’Outlook Web Access affiche par défaut le contenu de l’Inbox et des raccourcis (shortcuts).

• Cliquer sur le bouton Folders pour afficher la liste des dossiers (cliquer sur ? pour déplier les sous-dossiers si nécessaire)

o Gras : Le dossier contient des mails non lus (nombre affiché en bleu). o Normal: Le dossier ne contient que des mails lus.

• Mails dans le dossier sélectionné: o Gras : Le mail est non lu. o Normal: Le mail est lu.

• Affiche le contenu du mail sélectionné dans la fenêtre d’aperçu « Preview Pane ». • La barre d’outils affiche les boutons po ur les actions courantes : Ecrire un mail, Répondre, Forwarder,

etc.

Figure 49: Fenêtre principale Outlook Web Access

Shortcuts

Barre d’outils

Cliquer sur le bouton Folders pour afficher la liste des dossiers.

Liste des dossiers



6.2.2. Vues Les vues Outlook Web Access peuvent être personnalisées, comme Outlook XP peut l’être.

• La preview pane (fenêtre d’aperçu) pour visualiser les mails sélectionnés peut être affichée.

Figure 50: OWA Preview pane

• Les mails peuvent être triés de différentes façons: groupés par expéditeur, afficher seulement les messages non lus, etc.

Figure 51: Vues OWA

Cliquer ici pour afficher / cacher la preview pane.

Preview pane.

Sélectionner la vue

Vue Groupé par expéditeur



6.2.3. Créer un mail, une réponse ou un forward Premièrement, cliquer sur le bouton correspondant pour créer un nouveau mail vide, répondre ou forwarder (faire suivre) le mail sélectionné.

Figure 52: Boutons de création de mails OWA

Créer un nouveau mail vide.

Répondre au mail sélectionné.

Forwarder (faire suivre) le mail sélectionné, et ajouter des commentaires.

Répondre à l’expéditeur du mail sélectionné, mais aussi à tous les destinataires.



Destinataires du Mail Il y a trois façons d’ajouter des destinataires aux champs To, Cc, ou Bcc du mail :

• Taper directement l’adresse mail des destinataires, sépar ées par “;”. • Taper le nom, prénom (ou une sous chaîne) séparés par “;” et cliquer sur le bouton Check Names

pour lancer la résolution. • Cliquer sur le bouton To et sélectionner les destinataires dans la liste affichée.

Figure 53: Résolution des destinataires du Mail OWA

Taper les noms, séparés par “;”

Cliquer Check Names.

Souligné Rouge indique que la resolution a échoué pour ce nom.

La fenêtre aidera à choisir parmi les possibilités multiples.



Contenu du Mail et propriétés Les destinataires sont sélectionnés, il est temps de composer le contenu du mail :

Figure 54: Composition du Mail OWA

• Utiliser les icônes de mise en forme pour créer un contenu. • Si les destinataires n’utilisent pas un client mail supportant le html, ils pourront voir une version

texte simple de votre message, automatiquement générée.

• Insérer des fichiers ou des images en cliquant sur le trombone. Vous pouvez ensuite mettre des propriétés sur le mail, comme des flags d’importance :

• Mettre un niveau d’importance: Low ou High. Le destinataire verra instantanément que le mail est important sur le point d’exclamation rouge est affiché.

Une fois l’édition du mail terminée, cliquer sur Send.

Outils de mise en forme du texte.

Cliquer ici pour envoyer le mail.

Attacher un fichier au mail

Mettre une importance: Low or High.



6.2.4. Contacts Le dossier Contacts est l’espace de stockage de votre carnet d’adresses, contenant les informations sur les personnes avec qui vous communiquez régulièrement. Utilisez le dossier Contacts pour stocker les adresses mail, adresse postale, numéros de téléphone et toute autre information liée au contact telle que la date d’anniversaire. Depuis un contact présent dans la liste, il suffit de cliquer sur un bouton ou un menu pour envoyer une demande de meeting ou un mail au contact sélectionné. Quand vous tapez le nom ou l’adresse d’un contact, Outlook Web Access sépare le nom et l’adresse en différentes parties et stocke chacune dans un champ séparé. Vous pouvez alors trier ou filtrer vos contacts sur n’importe quel champ. Vous pouvez ranger vos contacts selon le nom, prénom, nom de la société, surnom ou tout mot qui vous aidera à retrouver le contact plus rapidement. Vous pouvez saisir jusqu’à trois adresses mail par contact. Sélectionnez une adresse postale pour vos mailings, et utilisez la pour créer vos enveloppes et étiquettes.

Figure 55: Contact OWA



6.2.5. Récupération des messages effacés Des messages effaces ont deux chances d’être récupérés:

• Les éléments supprimés avec Outlook Web Access sont déplacés dans le dossier Deleted Items, qui fonctionne comme une corbeille.

• Si le dossier Deleted Items a été vidé, les éléments sont encore gardés pendant 15 jours dans un espace spécial de récupération.

o Dans Shortcuts cliquer sur Options puis sur le bouton View Items dans la section Recover Deleted Items pour accéder à cette liste (si le menu est désactivé, il n’y a rien de récupérable).

o Sélectionner les éléments à récupérer dans la liste et cliquer sur le bouton Recover.

Figure 56: OWA Récupération des éléments supprimés

Si les mails manquants ne peuvent être récupérés avec ces outils, contactez [email protected] , ils tenteront de charger une sauvegarde. Cette procédure n’est pas simple et peut prendre plusieurs jours.

Cliquer sur View Items

Sélectionner les mails et cliquer sur le bouton Recover.

Cliquer sur Options



6.3. Outils de collaboration Outlook Web Access sur MMM permet d’accéder aux outils de calendrier :

• Utiliser le calendrier pour organiser des meetings et inviter des participants, suivre l’acceptation des participants et gérer les ressources .

Merci de vous référer au chapitre Outlook XP: 5.3.2 Calendrier.


Mozilla 79

7. Mozilla

Mozilla est un projet visant a continuer Netscape Communicator comme projet open source. Ce projet est maintenu par des employés de Netscape (maintenant une division de AOL), RedHat, d’autres compagnies ainsi que divers personnes de la communauté. Mozilla est actuellement destiné aux plateformes Win32, MacOS et Unix/X/Linux. Mozilla fonctionne également sur MacOS X, OS/2 et BeOS, des portages existent pour d’autres plateformes. Plus d’information peuvent être trouvées sur http://www.mozilla.org.


Mozilla 80

7.1. Configuration Mozilla supporte IMAP et aussi le protocole Secure IMAP. Aide: Site MMM (http://cern.ch/mmm) ? Help ? Mozilla.

Configuration de la Mailbox Résumé:

• Mode IMAP • Incoming Server name (IMAP): mmm.cern.ch (port 143) • Outgoing Server name (SMTP): mmm.cern.ch (port 25) • Username est votre login, le mail est normalement [email protected].

Configuration pas à pas: Démarrer Mozilla et ouvrir le client Mail & Newsgroups:

• Menu Window ? Mail & Newsgroups Ajouter un nouveau compte IMAP:

• Menu Edit ? Mail & Newsgroups Account Settings… • Cliquer sur Add Account.

Figure 57: Mozilla MMM Configuration du compte

• Sélectionner Email Account • Taper votre nom complet et votre adresse mail CERN (normalement [email protected])

• Sélectionner le mode IMAP, taper mmm.cer n.ch dans le champ Incoming server


Mozilla 81

• Taper votre login dans le champ username

• Taper un nom de compte (nom du compte affiché dans Mozilla), par défaut le mail est utilisé. • Vérifier que les informations sont correctes et cliquer Finish.

• Dans Account Settings, taper CERN dans le champ Organization.

• Dans Server Settings, cocher Use secure connection (SSL) si vous préférez le mode encrypté (recommandé).

• Cliquer Advanced

Taper ici votre login Mail/Nice.


Mozilla 82

• Décocher Show only subscribed folders, verifier que le champ IMAP server directory est vide.

• Sélectionner Outgoing Server (SMTP): o Dans Server Name saisir : mmm.cern.ch o Dans Port saisir: 25 o Cocher Use name and password o Taper votre login dans le champ User Name o Use secure connection (SSL): Cocher Always si vous préferrez le mode encrypté.

Votre configuration est maintenant terminée. Cependant, merci de suivre ce dernier conseil pour assurer une bonne cohérence de votre mailbox :

• Ouvrir votre mailbox au moins une fois , dépliez les dossiers. • Retournez dans les settings . • Menu Edit ? Mail & Newsgroups Account Settings… • Déplier la configuration de votre mailbox (cliquer sur ? ). • Sélectionner Copies & Folders • Cocher Place a copy in

Cliquer Advanced

Ce champ devrait être vide. Décocher la case

Sélectionner Outgoing

Server (SMTP)


Mozilla 83

• Cocher Other et sélectionner dans votre mailbox (affichée comme [email protected]) le dossier Sent Items .

Figure 58: Mozilla Configuration des Sent Items

Chaque fois qu’un mail sera envoyé, une copie sera placée dans le dossier Sent Items sur les serveurs MMM, et sera accessible avec tout autre client mail, incluant Outlook Web Access (Webmail).

Select Copies & Folders

Sélectionner le dossier Sent

Items.


Mozilla 84

Configuration de l’address book Pour faciliter la recherche d’adresses mail, nous vous invitons à configurer le CERN Address Directory:

• Menu Edit ? Mail & Newsgroups Account Settings… • Déplier la configuration de votre mailbox (cliquer sur ? ). • Sélectionner Addressing • Cocher Use a different LDAP Server • Cliquer sur Edit Directories • Cliquer sur Add • Saisir les valeurs suivantes :

o Name: CERN Directory o Hostname: ldap.cern.ch o Base DN: o=cern,c=ch o Port Number: 389

• Sélectionner CERN Directory (nouvellement créé) dans la liste.

Figure 59: Mozilla Configuration LDAP Address Book

Sélectionner: CERN Directory


Mozilla 85

7.2. Utilisation La fenêtre principale de Mozilla affiche toutes les informations concernant votre mailbox :

• Liste des dossiers (cliquer sur ? pour déplier les sous dossiers si nécessaire) o Gras : Le dossier contient des mails non lus (nombre affiché). o Normal: Le dossier ne contient que des mails lus .

• Mails dans le dossier sélectionné: o Gras : Le mail est non lu o Normal: Le mail est lu.

• Affiche le contenu du mail sélectionné dans la « message pane ». • La barre d’outils « Toolbar » affiche les boutons pour les actions courantes : Composer un mail,

Répondre, Forwarder, etc. • La barre de Menu permet d’accéder à toutes les fonctionnalités et à la configuration.

Figure 60: Fenêtre principale Mozilla

Menu Bar

Tool Bar

Message Pane

Liste des Mails: Contenu du dossier sélectionné.

Liste des dossiers


Mozilla 86

7.2.1. Vues

Fenêtre principale L’utilisateur peut personnaliser la fenêtre principale de Mozilla :

• Menu View ? Show / Hide • Cocher ou décocher les parties décrites précédemment pour afficher ou cacher .

Figure 61: Personnalisation de la fenêtre principale Mozilla

Header de messages Le header des messages peut être affiché suivant trois modes :

• Short mode (sujet, expéditeur et date). • Normal mode. • Full mode (tous les headers).

Comment changer de mode: • Changer entre Normal mode et Short mode en utilisant les boutons ? et ? affichés dans le header. • Changer entre Normal mode et Full mode par le menu View ? Headers ? Sélectionner All ou Normal.

Figure 62: Mozilla Affichage du header des m essages

Normal Mode

Short Modeo

Full Mode

Sélectionner All pour Full mode ou Normal.

Changer entre Short & Normal

mode.

Cocher / Décocher les parties à afficher.


Mozilla 87

Vue de la liste des mails La liste des mails peut être personnalisée :

• Tri par champ: Cliquer sur le champ sur lequel vous souhaitez trier. Un click pour descendant, deux clicks pour montant. Une flèche montre l’ordre de tri.

Figure 63: Mozilla Trier les mails par champ

• Organiser les messages:

o Menu View ? Messages , sélectionner la vue des messages: Tous (All) les messages, les messages non lus seulement (Unread), grouper par thread (un thread est une discussion, grouper par thread groupe le premier mail et toutes les réponses correspondantes).

Figure 64: Mozilla Sélection de la vue des m essages

Cliquer sur le champ sur lequel vous voulez trier, la flèche affiche l’ordre.

Sélectionner la vue.


Mozilla 88

7.2.2. Créer un mail, répondre ou forwarder. Premièrement, cliquer sur le bouton correspondant pour créer un nouveau message vide, répondre ou forwarder (faire suivre) le message sélectionné.

Figure 65: Mozilla Boutons de création de mail

Destinataires du Mail Il y a trois manières d’ajouter des destinataires aux champs To, Cc or Bcc du mail:

• Taper directement l’adresse mail des destinataires, une par ligne. • Taper le nom, prénom (ou une sous chaîne ) dans le champ To et sélectionner le bon destinataire

parmi les propositions. • Cliquer sur le bouton Address et sélectionner les destinataires dans la liste.

Figure 66: Mozilla Résolution des destinataires du mail

Forwarder (faire suivre) le mail sélectionné.

Répondre à l’expediteur du mail sélectionné, mais aussi à tous les destinataires.

Répondre au mail sélectionné.

Créer un nouveau mail.

Taper l’adresse mail des destinataires ou

leur nom ou selement une partie.

Un liste affichera les possibilities

correspondantes .

Cliquer sur Address pour ouvrir l’address

book Sélectionner où chercher:

CERN Directory ou le personal address book.

Sélectionner les destinataires dans

la liste.


Mozilla 89

Contenu du Mail et propriétés Les destinataires sont sélectionnés, il faut maintenant composer le mail :

Figure 67: Mozilla écrire le Mail

• Choisir entre texte simple et texte avec mise en forme (menu Format ? sélectionner Plain text ou

HTML (pour texte avec mise en forme).

o Utiliser les icônes de mise en forme. o Si les destinataires n’utilisent pas de client mail supportant html, ils pourront voir une

version texte simple automatiquement générée.

• Sélectionner une priorité optionnelle pour le mail, entre Low et High (basse et haute).

• Ecrire le mail, avec ou sans mise en forme.

Cliquer ici pour envoyer le mail. Liste

d’attachements Attacher un

fichier au mail. Sauver comme draft (brouillon)

Choisir entre: • Plain Text: texte sans mise en forme. • HTML: texte avec mise en forme.


Mozilla 90

• Insérer des fichiers ou des images en cliquant sur le trombone (ou le menu File ? Attach File). Quand l’édition du mail est terminée, cliquer sur Send.

Outils de mise en forme.


Mozilla 91

7.2.3. Signatures En créant un mail, vous pouvez automatiquement ajouter une signature à la fin, contenant vos informations personnelles, adresse, numéro de téléphone, etc. Comment définir une signature:

• Créer une fichier texte contenant votre signature avec votre éditeur de texte favori et enregistrez le quelque part.

• Menu Edit ? Mail & Newsgroups Account Settings… • Sélectionner la configuration de votre mailbox. • Cocher Attach this signature • Cliquer Choose pour sélectionner le fichier texte contenant votre signature.

Figure 68: Mozilla Signature

Cocher cette case Sélectionner le fichier signature.


Mozilla 92

7.2.4. Carnet d’adresses Utiliser le carnet d’adresses personnel (Personnal Address Book) pour stocker des informations sur des utilisateurs ne se trouvant pas dans le carnet d’adresses du CERN (CERN Directory). Pour voir ou éditer ce carnet d’adresses :

• Menu Window ? Address Book • Sélectionner Personal Address Book • Cliquer sur New Card pour créer une nouvelle entrée.

Figure 69: Mozilla Contact


Mozilla 93

7.2.5. Filtres Les mails peuvent être gérés utilisant des filtres (règles) clients qui vont automatiquement exécuter des actions sur les messages. Une fois une règle créée, Mozilla l’applique quand un message arrive dans votre Inbox. Vous pouvez par exemple automatiquement:

• Déplacer dans le dossier Bobby tous les messages envoyés par Bobby Ewing. • Assigner une priorité haute à tous les messages contenant le mot "vente" dans le sujet. • Supprimer tous les messages que votre chef vous envoie !

Figure 70: Mozilla Filtres message (règles)

Cliquer sur New pour créer un nouveau filtre.

• Choisir un nom pour ce filtre. • Créer une ou plusieurs conditions à remplir, une condition peut porter sur l’expéditeur, le

destinataire(s), sujet, priorité ou statut. • Sélectionner si le message doit remplit toutes les conditions ou au moins une. • Sélectionner une action à faire: Déplacer le message, supprimer ou mettre des flags.

Figure 71: Mozilla Création d’un nouveau filtre

Cliquer sur Message Filters

Trier l’ordre d’execution des filtres.

Ajouter un nouveau filtre.

Nom du filtre.

Champ pour la condition Action à exécuter


Pine 95

8. Pine

Pine (Program for Internet News & Email) est un client Mail et News UNIX qui fonctionne sur tout terminal texte. La version UNIX de Pine n’a pas d’interface graphique mais est orientée « écran », en utilisant toute la fenêtre du terminal plutôt que simplement la ligne de commande. La plupart des commandes consistent en une simple pression de touche, quelquefois une combinaison CTRL et touche. Les commandes disponibles à tout moment sont affichées sur les deux lignes du bas, si toutes ne tiennent pas, il est possible de naviguer parmi toutes les commandes disponibles. Pine peut supporter un certain nombre de type d’attachements lui-même, et peut être configuré pour laisser d’autres applications gérer les autres (par exemple un navigateur Web). Au CERN pour l’utilisation MMM, nous recommandons d’utiliser au minimum Pine 4.44 pour pleinement utiliser les possibilités MMM (Secure IMAP, mode encrypté). Cependant, la version 4.21 fonctionnera parfaitement mais sans cryptage SSL. Pine 4.44 est la version par défaut disponible au CERN sur le cluster lxplus RedHat-7, accessible par la commande « pine ». Plus d’informations sont disponibles sur le site http://www.washington.edu/pine.


Pine 96

8.1. Configuration Pine supporte le protocole IMAP mais aussi Secure IMAP (version 4.44 minimum). Aide: Site MMM (http://cern.ch/mmm) ? Help ? Pine.

Configuration Mailbox Résumé:

• IMAP sur SSL (Secure IMAP) est recommandé: le mot de passe et les mails seront transmis encryptés à travers le réseau.

• Incoming Server name (IMAP): mmm.cern.ch (port 993 for SSL, 143 for standard mode) • Outgoing Server name (SMTP): mmm.cern.ch (port 25)

Configuration pas à pas:

• Démarrer Pine • Choisir S (Setup) depuis le menu principal

Figure 72: Pine configuration

• Choisir C (Config) dans le menu Setup


Pine 97

• Taper les valeurs suivantes :

o smtp-server : mmm.cern.ch/user=yourlogin o nntp-server: news.cern.ch o inbox-path:

§ Pour Secure SSL: {mmm.cern.ch:993/ssl/user=yourlogin}inbox § Pour le mode normal: {mmm.cern.ch:143/user=yourlogin}inbox

• Une fois terminé, taper E (for Exit) , puis Y (for Yes). • De retour au menu principal, choisir Setup (S), puis collectionLists (L)

• Sélectionner l’entrée Mailserver et taper C (Change) : o Dans Nickname: taper MMM (ou tout nom) o Dans Server:

§ Pour Secure SSL: mmm.cern.ch:993/ssl/user=yourlogin § Pour le mode standard: mmm.cern.ch:143/user=yourlogin

o Garder les lignes Path et View vides .


Pine 98

• Une fois terminé, taper CTRL+X (to Save), taper votre mot de passe si demandé, puis Y (for Yes), et E (for Exit).

Configuration Address Book Pour facilement trouver les adresses mail, nous recommandons de configurer le carnet d’adresses du CERN (CERN Address Directory).

• Choisir S (Setup) dans le menu principal • Choisir D (Directory).

Figure 73: Pine Configuration LDAP Address book

• Taper A (Add Dir) s’il n’existe pas, ou sélectionner l‘entrée existante et taper C (Change)


Pine 99

• Saisir ces valeurs: o ldap-server: ldap.cern.ch o search-base: o=cern,c=ch o port: 389 o nickname: CERN

• Une fois terminé, taper E (for Exit) , puis Y (for Yes).

Sauvegarde du mot de passe Si vous ne voulez pas taper votre mot de passe à chaque dém arrage de Pine :

• Fermer Pine si nécessaire. • Dans votre « home directory » (cd ~) taper: touch .pine.pwd. • Démarrer Pine. • Taper votre mot de passe quand demandé. • Taper Y (Yes) quand Pine demandera de sauver le mot de passe sur disque. • Votre mot de passe sera enregistré encrypté dans le fichier .pine.pwd dans votre « home directory ».

Attention: si vous changez votre mot de passe mail, videz ce fichier .pine.pwd, ou Pine tentera de se connecter avec un mauvais mot de passe, ce qui pourrait bloquer votre compte.


Pine 100

8.2. Utilisation

8.2.1. Afficher les dossiers et les mails Le menu principal de Pine montre les outils de base. Taper M (Main menu) à tout moment pour retourner à ce menu principal.

Figure 74: Menu principal Pine

Sélectionner L (Folder List) pour choisir un dossier .

Voir le dossier en cours, le défaut est l’Inbox.

Afficher la liste des dossiers: Local folders incluant l’INBOX et les autres dossiers MMM.

Taper votre mot de passe pour ouvrir votre mailbox. Nécessaire quand

Pine démarre.


Pine 101

Figure 75: Pine Sélection des dossiers

Sélectionner Local puis INBOX pour voir INBOX.

Autres dossiers MMM.

Choisir le dossier: • Entrée pour voir les messages. • > (View Dir) pour voir les sous -dossiers.

Messages View

N: Message non lu.


Pine 102

8.2.2. Créer un mail, répondre ou forwarder Depuis le menu principal Pine, taper C (Compose) pour créer un nouveau message. Depuis la liste des messages ou l’affichage d’un message, taper R (Reply) ou F (Forward). Les sous menus proposeront d’inclure le message original et de répondre à tous les destinataires.

Destinataires du Mail Il y a trois manières d’ajouter des destinataires aux champs To, Cc ou Bcc du mail:

• Taper directement l’adresse mail des destinataires, séparés par des virgules (,). • Taper le nom, prénom (ou une sous chaîne) dans le champ To et choisissez parmi les propositions. • Presser CTRL+T pour ouvrir le carnet d’adresses (Address Book) et choisir les destinataires dans la

liste.

Figure 76: Pine sélection des destinataires

Taper le nom, mail ou seulement une partie

Sélectionner le destinataire dans les réponses trouvées. CTRL+T ouvre le

carnet d’adresses.

Sélectionner un carnet d’adresses et saisir une chaine à chercher.

Sélectionner le destinataire dans les réponses trouvées.


Pine 103

Contenu du Mail Les destinatair es sont sélectionnés, il faut maintenant composer le mail :

Figure 77: Pine Ecrire le Mail

Taper ici le texte du mail. CTRL+R pour inserer le contenu d’un fichier texte du disque.

Sélectionner ce champ pour attacher un fichier au mail. CTRL+J pour taper directement le nom de fichier. CTRL+T ouvre un explorateur de fichiers.

CTRL+X pour envoyer le mail.

CTRL+O pour remettre à plus tard la composition du mail.


Pine 104

8.2.3. Signatures En créant un mail, vous pouvez automatiquement ajouter une signature à la fin, contenant vos informations personnelles, adresse, numéro de téléphone, etc. Comment définir une signature:

• Depuis le menu principal de Pine, Tapez S (Setup) puis C (Config) . o Sélectionnez la ligne literal-signature, pressez Enter et éditez votre signature. o Ou créez un fichier texte contenant votre signature avec votre éditeur de texte favori,

enregistrez le quelque part et sélectionnez ce fichier dans le champ signature-file.

Figure 78: Pine Signature

• Pour terminer , E (Exit Setup) et Y (Yes) si nécessaire.


Pine 105

8.2.4. Carnet d’adresses Utiliser le carnet d’adresses personnel (Personnal Address Book) pour stocker des informations sur des utilisateurs ne se trouvant pas dans le carnet d’adresses du CERN (CERN Directory). Pour voir ou éditer ce carnet d’adresses :

• Depuis le menu principal de Pine: taper A (Address Book) • Sélectionner .addressbook pour voir / éditer le « personal address book ». • Taper @ (AddNew) pour créer une nouvelle entrée.

Figure 79: Pine contact


Pine 106

8.2.5. Filtres Les mails peuvent être gérés utilisant des filtres (règles) clients qui vont automatiquement exécuter des actions sur les messages. Une fois une règle créée, Pine l’applique quand un message arrive dans votre Inbox. Vous pouvez par exemple automatiquement:

• Déplacer dans le dossier Bobby tous les messages envoyés par Bobby Ewing. • Assigner une priorité haute à tous les messages contenant le mot "vente" dans le sujet. • Supprimer tous les messages que votre chef vous envoie !

Pour créer un nouveau filtre:

• Depuis le menu principal de Pine, taper S (Setup) . • Taper R (Rules) puis F (Filters) . • Taper A (Add) pour ajouter un nouveau filtre. • Nouveau filtre:

o Sélectionner un nom de filtre. o Sélectionner le type de message sur lequel appliquer le filtre. o Sélectionner les conditions à remplir dans différents champs. o Sélectionner une action à accomplir .

• CTRL+X pour sauvegarder et sortir.

Figure 80: Pine Création de filtre

Nom du filtre

Condition à remplir: i.e.: chainesales dans le sujet.

Action à accomplir: i.e. déplacer dans un dossier.


Clients Macintosh 107

9. Clients Macintosh

9.1. Outlook Web Access (toute version de MacOS) La configuration d’Outlook Web Access pour utiliser votre mailbox est relativement rapide et simple, puisque aucune configuration n’est nécessaire ! Pou accéder à votre mailbox, ouvrez simplement votre navigateur Web et rendez-vous sur le site MMM : http://mmm.cern.ch Ensuite cliquez sur le lien: Outlook Web Access (Webmail) .

Figure 81: MMM Lien Outlook Web Access

Quand une authentification est demandée, tapez vos login et mot de passe :

Cliquer ici



9.2. Outlook 2001 pour Mac OS Classic (8 et 9) L’utilisation de Outlook 2001 est recommandée sur Mac OS Classic (OS 8 et 9). Il est possible d’utiliser Outlook 2001 sur les machines Mac OS X en mode compatibilité Mac Classic, mais ce n’est pas recommandé. Notez que Outlook 2001 fonctionne seulement avec MMM, vous ne pouvez pas l’utiliser pour accéder aux autres comptes mail que vous pourriez avoir à l’extérieur du CERN. De plus, à l’heure où nous écrivons (Juillet 2003), vous ne pouvez pas utiliser Outlook 2001 depuis l’extérieur du CERN pour accéder à MMM, vous devez utiliser Outlook Web Access (Webmail) à la place. Outlook 2001 peut être téléchargé gratuitement sur http://www.microsoft.com/mac. Configuration de la Mailbox Installer et démarrer Outlook 2001. Outlook proposera de créer un nouveau profil.

• Dans le champ Exchange Server, taper cernxchg (suivant votre configuration réseau, vous devrez peut être utiliser le nom cernxchg.cern.ch).

• Dans le champ Mailbox Name, taper votre login NICE. • Si vous souhaitez consulter votre mailbox MMM sans être connecté au réseau ("Offline mode"),

sélectionner No pour: « Is this computer always connected to a network? » (les utilisateurs de portables ou connectés par modem sélectionneront No). Si vous utilisez une machine de bureau, choisissez Yes .

Figure 82: Configuration de Outlook 2001 pour Mac

• Cliquer sur Test Settings . • Lorsque Outlook vous le demande, taper le login et mot de passe NICE, taper CERN dans le champ

domaine. Cliquer Log in . Cette étape aura lieu à chaque démarrage d’Outlook.



Configuration de l’Address book Si vous voulez qu’Outlook cherche dans vos contacts personnels avant de chercher dans le répertoire du CERN, allez dans le menu Edit, Preferences et sélectionner Address Book. Vous pouvez choisir l’ordre de recherche. La “Global Address List” représente le répertoire CERN fourni par MMM.

Limitations Vous avez accès à presque toutes les fonctionnalités d’Outlook pour Windows, cependant l’édition de mail HTML est impossible et vous ne pouvez vous connecter qu’aux serveurs MMM (les protocoles POP et IMAP ne sont pas supportés).



9.3. Mail sous Mac OS-X Mail est le client mail intégré à Mac OS-X, et est compatible IMAP. Configuration: Au premier démarrage, Mail demandera de configurer un nouveau compte mail. Si vous avez utilisé Mail auparavant, vous pouvez éditer le compte par le menu File ? Preferences. Saisir les informations demandées comme dans l’exemple suivant (les login et mot de passe doivent correspondre à votre compte NICE) :

Figure 83: Configuration Mail pour MAC OS-X

Après la configuration de base du compte mail, vous devez configurer des propriétés supplémentaires pour pouvoir envoyer des messages. Allez dans le menu File ? Preferences:

Sélectionner votre compte MMM et cliquer sur Edit:



Cliquer sur 'Options' sous 'Outgoing Mail Server':

Sélectionner la méthode d’authentification comme indiqué et taper login et mot de passe NICE.


Utilisation avancée: WebDav 113

10. Utilisation avancée: WebDav Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) est un nouveau protocole basé sur HTTP (Hypertext Transfer Protocol) qui permet l’échange de documents à travers le Web, indépendamment des outils utilisés. Les utilisateurs peuvent effectuer des opérations basiques sur les fichiers, comme copier, déplacer, supprimer à travers le Web. Le mode WebDAV de MMM permet de stocker directement des documents dans la mailbox MMM, facilitant la réplication et le travail de groupe. WebDAV utilise XML (Extensible Markup Language) comme format de données pour transmettre les informations. Plusieurs clients WebDAV sont disponibles , le site http://www.webdav.org regroupe plus d’informations .

10.1. Client WebDav Windows Explorer L’explorateur de fichiers de Windows 2000 / XP (Windows Explorer) contient un client WebDAV, appelé Web Folders. Il y a plusieurs manières d’ouvrir un dossier WebDAV. Les étapes suivantes montrent une façon simple sous Windows XP :

• Ouvrir Internet Explorer • Menu File ? Open

Figure 84: Accès WebDAV avec Windows Explorer

• Taper ici l’URL de votre mailbox MMM: https://mmm.cern.ch/exchange/yourlogin • Cocher la case Open as Web Folder.

• Quand demandé, taper vos login et mot de passe.



• Un explorateur de fichiers s’ouvre sur votre mailbox et en affiche le contenu comme un système de fichiers standard.

Liste des dossiers

Contenu d’un dossier

Fichier



10.2. DavFS2 Davfs2 est un driver Linux (driver file system) qui permet de monter un serveur WebDAV comme un disque local. Plus d’informations sur : http://dav.sourceforge.net. Les étapes suivantes montrent comment utiliser ces outils mount pour accéder une mailbox MMM sous Linux:

Figure 85: Accès WebDAV par DavFS2

Ligne de commande DavFS2

Liste des dossiers

Contenu d’un dossier


Messagerie Instantanée 117

11. Messagerie Instantanée La messagerie instantanée (Instant Messaging) permet d’envoyer un message texte immédiatement à un autre utilisateur. A la différence des mails, les messages instantanés sont postés immédiatement à l’écran du destinataire, fournissant les bases d’un nouveau type d’outil de collaboration. En effet, des fonctionnalités avancées permettent d’envoyer et recevoir des fichiers, de l’audio et de la vidéo ainsi que de partager des applications. Le service MMM inclus un service de messagerie instantanée fonctionnant avec un client Windows 2000 ou Windows XP. Si vous utilisez déjà MSN Messenger ou Windows Messenger avec un Passeport .NET, la messagerie instantanée MMM sera ajoutée à la configuration existante de votre client.

11.1. Configuration La messagerie instantanée est disponible pour tous les utilisateurs MMM utilisant Windows 2000 ou Windows XP. Elle nécessite une activation et l’installation d’une extension de Windows Messenger. Pour ce faire, aller sur:

• Le site MMM (http://cern.ch/mmm): Services ? CERN Tools ? Instant Messenger. • Outlook Web Access : CERN Tools ? Instant Messenger. • Outlook XP: Menu Tools ? CERN Tools ? Instant Messenger .

Figure 86: Configuration Instant Messenger

Cliquer ici pour activer votre compte de

messagerie instantanée sur MMM.

Cliquer ici pour installer l’extension du client sur

votre machine.

Quand le messenger démarre, remplissez ces informations pour

vous connecter. Noter le @im.cern.ch dans

l’adresse mail.



11.2. Comment utiliser la messagerie instantanée Windows Messenger affiche tous les contacts que vous avez ajoutés. Pour chaque contact, un état de disponibilité est affiché.

Figure 87: Fenêtre principale Instant Messenger

Lorsque une conversation est en cours avec un de vos contacts, plusieurs options sont proposées :

• Invite someone: ajouter un autre contact et avoir une conversation à plusieurs. • Send a file: enverra un fichier instantanément à votre contact. • Remote assistance, Application sharing et whiteboard: permet de faire tourner une application sur la

machine de votre contact, de lui montrer des fonctionnalités, résoudre un problème ou dessiner des explications sur le tableau blanc partagé (white board).

• Start Camera ou Start Talking: démarre une vidéo conférence ou une conférence audio utilisant une Web Cam et (ou) seulement un Microphone suivant votre configuration. (La vidéo conférence n’est disponible que sur Windows XP).

Mon état: actuellement en ligne (Online), cliquer ici pour le changer.

Contacts Online. Double clic sur un contact pour démarrer une conversation.

Contacts non connectés (Offline). Double clic sur un contact pour envoyer un mail.

Ce contact contact est occupé (busy): ne pas déranger.

Ce contact est parti (away): il risque de ne pas répondre à votre message.

Cliquer ici pour ajouter un contact.

Messenger peut afficher les contacts MMM mais aussi les contacts Messenger .NET en même temps.



Figure 88: Vidéo conférence dans l’Instant Messenger

Votre conversation est affichée.

Taper votre texte ici.

Cliquer ici pour démarrer une vidéo conférence. Une invitation est envoyée à votre contact.

La vidéo est affichée ici, aussitot que votre contact a accepté l’invitation. Vous pouvez avoir un dialogue avec voix et vidéo, et en texte en même temps.


Annexe: 42 raisons d’utiliser MMM


1. Les serveurs Mail sont sauvegardés toutes les nuits. En cas de problème hardware, votre mailbox peut être restaurée, 6 mois d’historique sont gardés.

2. Les sauvegardes personnelles sont gardées pendant 3 semaines. 3. La restauration peut être faire rapidement à travers le site MMM, sans contacter le helpdesk. 4. Archivez vos anciens mails et dossiers en utilisant la fonction archivage sur le site MMM. 5. Utilisez n‘importe quel client mail, supportant les protocoles IMAP, POP ou MAPI. 6. La connexion aux serveurs mail peut être sécurisée, votre mot de passe transite crypté. 7. Les sessions peuvent être cryptées quand vous lisez ou envoyez un mail, pour garantir la

confidentialité. 8. Web mail (Outlook Web Access) permet d’accéder à la mailbox et aux outils de collaboration de MMM

avec n’importe quel navigateur sur n’importe quelle plateforme depuis n’importe où dans le monde. 9. Outlook Web Access est sécurisé; le trafic est encry pté avec SSL. 10. Outlook XP peut se connecter à MMM depuis l’extérieur du CERN de manière transparente. 11. Connectez vous depuis l’extérieur du CERN avec tout client IMAP/POP, sécurisé ou non. 12. Envoyez des mails depuis l’extérieur du CERN avec SMTP authentifié. 13. Utilisez votre mailbox comme espace de stockage avec l’accès WebDAV. 14. Stockez vos documents dans votre mailbox, pour les rendre disponibles depuis n’importe où. 15. Sur l’ancien système, les mails stockés localement dans un fichier PST ou sur AFS ne peuvent être

accédés depuis n’importe où, spécialem ent hors du CERN. 16. Sur l’ancien système, les fichiers PST grossissent rapidement, votre profil (roaming profile) peut alors

devenir long à charger au login Windows. 17. Avec MMM, travailler offline avec Outlook XP utilise un fichier OST stocké dans la partie Local

Settings, qui n’est pas copiée dans le « roaming profile ». 18. Travailler offline avec Outlook XP permet de travailler sur vos mails, même en étant déconnecté du

réseau CERN. 19. Travaillez offline et choisissez certains dossiers à synchroniser, si votre connexion est lente. 20. Le filtre anti Spam configurable déplace automatiquement les mails non sollicités vers un dossier

spécifique. 21. Les « White lists » peuvent être configurées pour désactiver la détection de Spam sur les mailings

commerciaux que vous aimez recevoir. 22. L’antivirus au niveau serveur nettoie les mails infectés avant qu’ils soient délivrés dans votre mailbox. 23. Les outils de collaboration étendent la mailbox à un service d’entreprise, augmentant la productivité

et l’échange d’informations. 24. Le partage de dossiers avec permissions permettra à vos collègues de voir des objets dans votre

mailbox sans leur donner votre mot de passe. 25. L’option Send on behalf permet à d’autre personnes d’envoyer des mails en votre nom. 26. Les Contacts stockés dans votre mailbox sont disponibles partout avec Outlook Web Access. 27. Envoyez des contacts en format vCard pour partager l’information avec d’autres personnes utilisant

d’autres logiciels. 28. Créez des meetings et invitez des participants. 29. Gérez automatiquement les réponses des invités acceptant ou refusant l’invitation. 30. Suivez les réponses des invités, simplification de l’organis ation des meetings. 31. Le calendrier peut gérer des ressources (salles de conférence, voitures, etc.). 32. Publiez votre calendrier pour montrer votre disponibilité à vos collègues. 33. Créez des tâches pour garder une trace et vous rappeler des travaux accomplis. 34. Organisez des tâches au sein de votre équipe et suivez leur avancement. 35. Forwardez vos mails à une autre endroit, et gardez une copie optionnelle dans votre mailbox MMM. 36. Configurez une réponse automatique pendant vos absences .



37. Créez des règles de filtrage coté serveur pour organiser vos mails dans des dossiers. 38. Utiliser le même mot de passe pour Nice et Mail. 39. Seulement un endroit à se rappeler: http://cern.ch/mmm 40. Vérifiez l’état de votre mailbox et changez sa configuration sur http://cern.ch/mmm 41. Aide, astuces , séminaires vidéo et documentations pas à pas sont disponibles sur

http://cern.ch/mmm 42. Un problème: Appelez le Helpdesk 78888, le problème sera rapidement résolu.


Table des figures

12. Table des figures Figure 1: Vérifier un compte Mail....................................................................................................................................9 Figure 2: Administrateur de groupe..............................................................................................................................10 Figure 3: Page d’accueil MMM.......................................................................................................................................11 Figure 4: Protocoles supportés et clients disponibles ................................................................................................17 Figure 5: Changement de mot de passe par le Web ...................................................................................................19 Figure 6: Configuration du filtre anti Spam .................................................................................................................20 Figure 7: Spam whitelists ...............................................................................................................................................21 Figure 8: Spam rejet des mails en langue illisible.......................................................................................................21 Figure 9: Boutons Report Spam dans Outlook XP........................................................................................................21 Figure 11: Configuration du Forward............................................................................................................................25 Figure 12: Effacer les profils..........................................................................................................................................28 Figure 13: Exchange settings.........................................................................................................................................29 Figure 14: Delivery location ...........................................................................................................................................30 Figure 15: Logon network security................................................................................................................................32 Figure 16: Fenêtre principale Outlook XP.....................................................................................................................33 Figure 17: Personnalisation de la fenêtre principale Outlook XP ..............................................................................34 Figure 18: Aperçu des mail (AutoPreview)....................................................................................................................35 Figure 19: Tri des mails sur un champ.........................................................................................................................35 Figure 20: Sélection des champs à afficher dans la liste des m ails..........................................................................36 Figure 21: Grouper par champ (Group by)...................................................................................................................37 Figure 22: Boutons de création de mail Outlook.........................................................................................................38 Figure 23: Outlook XP résolution des destinataires ....................................................................................................39 Figure 24: Outlook XP Mail Compose...........................................................................................................................40 Figure 25: Configuration des Signatures......................................................................................................................42 Figure 26: Outlook XP Contact......................................................................................................................................43 Figure 27: Outlook XP Rules wizard..............................................................................................................................44 Figure 28: Outlook XP Création d’une règle................................................................................................................45 Figure 29: Recover Deleted Items..................................................................................................................................46 Figure 30: Outlook XP CERN Add-in.............................................................................................................................47 Figure 31: Mettre des permissions u tilisant la fonctionnalité delegates ..................................................................49 Figure 32: Vue du dossier Calendar d’un autre utilisateur ........................................................................................50 Figure 33: Permissions, mode avancé..........................................................................................................................51 Figure 34: Ouvrir une mailbox additionnelle...............................................................................................................52 Figure 35: Vues du calendrier........................................................................................................................................54 Figure 36: Créer un nouveau rendez-vous ..................................................................................................................55 Figure 37: Inviter des participants à un meeting.........................................................................................................56 Figure 38: Réponses des utilisateurs à une invitation................................................................................................57 Figure 39: Ajouter des ressources à un meeting.........................................................................................................58 Figure 40: Vue de la liste des tâches ............................................................................................................................59 Figure 41: Créer une nouvelle tâche.............................................................................................................................60 Figure 42: Assignation de tâche....................................................................................................................................61 Figure 43: Rapport de fin de tâche................................................................................................................................62 Figure 44: Notes..............................................................................................................................................................63 Figure 45: Configuration du Mode Offline Outlook XP...............................................................................................66 Figure 46: Outlook XP Sélection du mode de connexion ...........................................................................................67 Figure 47: Outlook XP Configuration Send Receive....................................................................................................68 Figure 48: Lien MMM Outlook Web Access ..................................................................................................................70 Figure 49: Fenêtre principale Outlook Web Access.....................................................................................................71


Table des figures

Figure 50: OWA Preview pane........................................................................................................................................72 Figure 51: Vues OWA ......................................................................................................................................................72 Figure 52: Boutons de création de mails OWA.............................................................................................................73 Figure 53: Résolution des destinataires du Mail OWA ................................................................................................74 Figure 54: Composition du Mail OWA ...........................................................................................................................75 Figure 55: Contact OWA .................................................................................................................................................76 Figure 56: OWA Récupération des éléments supprimés.............................................................................................77 Figure 57: Mozilla MMM Configuration du compte.....................................................................................................80 Figure 58: Mozilla Configuration des Sent Items........................................................................................................83 Figure 59: Mozilla Configuration LDAP Address Book................................................................................................84 Figure 60: Fenêtre principale Mozilla............................................................................................................................85 Figure 61: Personnalisation de la fenêtre principale Mozilla.....................................................................................86 Figure 62: Mozilla Affichage du header des messages...............................................................................................86 Figure 63: Mozilla Trier les mails par champ...............................................................................................................87 Figure 64: Mozilla Sélection de la vue des messages .................................................................................................87 Figure 65: Mozilla Boutons de création de mail..........................................................................................................88 Figure 66: Mozilla Résolution des destinataires du mail............................................................................................88 Figure 67: Mozilla écrire le Mail ....................................................................................................................................89 Figure 68: Mozilla Signature..........................................................................................................................................91 Figure 69: Mozilla Contact.............................................................................................................................................92 Figure 70: Mozilla Filtres m essage (règles)..................................................................................................................93 Figure 71: Mozilla Création d’un nouveau filtre..........................................................................................................93 Figure 72: Pine configuration.........................................................................................................................................96 Figure 73: Pine Configuration LDAP Address book.....................................................................................................98 Figure 74: Menu principal Pine................................................................................................................................... 100 Figure 75: Pine Sélection des dossiers....................................................................................................................... 101 Figure 76: Pine sélection des destinataires ............................................................................................................... 102 Figure 77: Pine Ecrire le Mail....................................................................................................................................... 103 Figure 78: Pine Signature............................................................................................................................................ 104 Figure 79: Pine contact................................................................................................................................................ 105 Figure 80: Pine Création de filtre............................................................................................................................... 106 Figure 81: MMM Lien Outlook Web Access ............................................................................................................... 107 Figure 82: Configuration de Outlook 2001 pour Mac.............................................................................................. 108 Figure 83: Configuration Mail pour MAC OS-X......................................................................................................... 110 Figure 84: Accès WebDAV avec Windows Explorer................................................................................................... 113 Figure 85: Accès WebDAV par DavFS2....................................................................................................................... 115 Figure 86: Configuration Instant Messenger............................................................................................................. 117 Figure 87: Fenêtre principale Instant Messenger ..................................................................................................... 118 Figure 88: Vidéo conférence dans l’Instant Messenger........................................................................................... 119

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