“C'est ainsi que toutes les réunions devraient être: structurées et efficaces afin de gagner du temps".

Le guide de l’administrateur pour la conduite efficace des réunions de direction et du conseil d'administration

Rolf Watter, associé de Bär & Karrer AG, Directeur et membre de plusieurs conseils d'administration, à propos de Sherpany

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Table des matières

L'art d'animer des réunions et de rédiger leurs comptes rendus

Que peut-il mal se passer lors de la préparation à une réunion ?

Que peut-il mal se passer pendant une réunion ? Que peut-il mal se passer après une réunion ?

Comment choisir la meilleure plateforme de gestion pour votre CA au sein de votre entreprise ?

Posez-vous ces questions lorsque vous évaluez un logiciel de gestion de réunion

Mener une politique de réunions axée sur la productivité, la sécurité et la rentabilité.

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L'art d'animer des réunions et de rédiger leurs procès-verbaux

Les réunions organisées et structurées pour la direction et le conseil d'administration ont un impact significatif sur la façon dont les organisations travaillent en termes d'efficacité et d'économie de temps.

Les entreprises qui sont passées de réunions de direction non dirigées à des réunions standardisées peuvent constater la différence. Ils le voient dans leur performance en réunion, tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le départ et une fois la réunion terminée, toutes les tâches et responsabilités sont attribuées.

HBR montre que les entreprises qui ont entrepris d'améliorer la façon dont elles organisent leurs réunions1 ont obtenu des améliorations en matière de collaboration (42% d'augmentation), en inspirant la sécurité pour qu'ils interviennent et expriment leurs opinions (32% d'augmentation) et en performance globale (28% d'augmentation).

C'est pour cela que:

• Les réunions du comité exécutif et du conseil d'administration organisées et structurées correctement sont cruciales pour la performance de votre entreprise.

• Le KPI de la qualité avec laquelle vous avez mené une réunion formelle réside dans la gestion et l'organisation de votre procès-verbal.

L'assemblage de la documentation des procès verbaux est l'une des tâches les plus difficiles et les plus vitales que peuvent avoir les secrétaires d'entreprise, les assistants des secrétaires et/ou les conseillers généraux. Lorsqu'il est bien fait, le procès verbal doit donner une vue d'ensemble, du contexte et de la répartition des tâches. Ce qui précède peut sembler simple, mais lorsque vous avez besoin de coordonner un grand nombre de réunions, avec différents participants, il devient de plus en plus difficile de tout suivre et d'organiser.

Lors de l'organisation d'une réunion, les administrateurs exécutifs et membres du conseil d'administration sont confrontés à des défis avant, pendant et après la réunion. Cela plonge les administrateurs dans un marathon à la poursuite de :

• Documents• Membres du Conseil• Dirigeants• Et mises à jour

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Lorsque cela se fait par e-mail ou par d'autres canaux de communication, cela peut conduire au mieux à une désorganisation et au pire à des atteintes à la sécurité. C'est pourquoi vous devez vous assurer que vos besoins organisationnels sont pris en compte à chaque étape de la réunion, comme mentionné ci-dessus.

Passons en revue ces étapes et les questions que vous devrez vous poser pour choisir la bonne solution numérique pour vous et votre organisation.

Que peut-il mal se passer lors de la préparation d’une réunion ?

PROBLÈMES AUXQUELS LES ORGANISATEURS PEUVENT FAIRE FACE AVANT UNE RÉUNION

Avant une réunion, toutes les personnes concernées ont un rôle à jouer, y compris :

1. les directeurs généraux et assistants privés.2. les cadres supérieurs (C-level, e.g. CEOs, CFOs, CIOs).3. et membres du Conseil d'Administration.

Plusieurs choses peuvent mal se passer et de nombreuses difficultés peuvent survenir avant votre réunion. Qu'il s'agisse de préparer les données ou tous les documents de prélecture comme les ordres du jour, les boardbook, les rapports financiers, les règlements de conformité, les procès-verbaux des réunions, etc., ou de s’assurer que toutes les informations nécessaires seront à jour et disponibles pendant la réunion, cela peut être une tâche fastidieuse.

La flexibilité, la structure et les processus distincts sont très importants avant une réunion, comme nous le démontrons ci-dessous, et les organisateurs et les participants sont confrontés à des défis organisationnels. C'est pourquoi il est important d'aborder chaque problème et d'offrir une solution :

1. Les ordres du jour sont habituellement révisés plusieurs fois avant d'être fermés. Vous devez les amender, les modifier, les ajouter ou les mettre à jour dans un cadre qui est principalement dépendant du papier. Ce n'est pas le matériau le plus flexible.

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Au début, les membres de notre conseil d'administration avaient une forte préférence pour la solution hybride papier et numérique. Aujourd'hui, ils utilisent tous la salle du conseil d'administration de manière purement numérique. L'interface utilisateur simple et intuitive est un point fort, de même que le gain de temps dans le processus administratif."

- Sandra Gut, assistante du directeur général de SWICA Health Organisation, à propos de Sherpany

2. De plus, que faire si vous avez besoin de mettre à jour un boardbook déjà imprimé? Vous devrez consacrer plus d'heures et de ressources à l'impression des boardbook. Imprimer à nouveau ces documents, c'est beaucoup d'argent perdu, de l'argent que vous pourriez par ailleurs économiser avec une solution numérisée.

3. Vous n'aurez pas de réunion si vous ne pouvez pas contacter les participants. Si vous n'arrivez pas à joindre les membres du conseil d'administration et les dirigeants à temps, par exemple : - Quand ils voyagent sans WiFi. - Ou quand ils ne sont pas au bureau. Cela retardera l'impression des documents et l'assemblage de l'ordre du jour, ce qui entraînera des changements de dernière minute et un possible report de la date des réunions.

4. Toute réunion implique généralement la constitution et l'analyse des documents requis. La plupart du temps, le nombre de documents est considérable et vous devez y accéder de plusieurs façons : Que ce soit en se référant aux procès-verbaux et aux informations des réunions précédentes. Ou en ajoutant des documents pour appuyer les demandes. Et parfois, même pour approfondir les connaissances des membres du conseil d'administration présents sur les points de l'ordre du jour traités. Plus les sujets discutés sont étayés par une documentation appropriée, plus le conseil sera en mesure de les examiner rapidement et de proposer des solutions en toute confiance. Cela incombe généralement aux organisateurs de réunions qui doivent traiter de grandes quantités de papier, ce qui ralentit l'ensemble du processus de préparation.

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5. Les organisateurs de réunions ont tendance à envoyer plusieurs versions des mêmes documents Les organisateurs de réunions doivent naviguer entre les différentes versions des documents, ce qui peut entraîner des erreurs pendant la réunion, une erreur assez coûteuse car elle fait perdre du temps à tous.

6. L' exposition à des tiers non autorisés peut avoir de graves conséquences Avant et pendant les réunions, des informations sensibles sont transmises aux participants. La fuite d'informations est l'une des principales préoccupations des organisateurs de réunions lorsqu'ils utilisent le courrier électronique ou le papier. Par exemple : 22% des entreprises perdent des données par courriel chaque année.2 La plupart des travailleurs américains (65 %) admettent qu'ils prennent des notes au travail dans un carnet papier. De plus, deux personnes sur cinq (39 %) admettent qu'elles laissent ces documents de travail ou ces carnets sur leur bureau après avoir quitté le bureau pour la journée, laissant des documents contenant des informations confidentielles vulnérables au vol.3 La situation en a atteint un point où même des notes de service sur la sécurité organisationnelle, comme celle qu'Apple Inc a récemment envoyée à ses employés, discutant de fuites de données et interdisant aux employés de participer à de telles activités, ont été divulguées à la presse.4

7. Les réunions de l'exécutif et du conseil d'administration impliquent une préparation et une impression rapides des documents la veille au soir. Travailler sur une réunion la veille au soir représente beaucoup d'heures supplémentaires et un stress inutile. Vous ne pouvez pas vous préparer rapidement à une réunion à moins que les tâches associées, comme la mise à jour de l'ordre du jour, des boardbook et plus encore, ne soient automatisées et numérisées. La mise en place d'un processus informatisé vous permet de gérer rapidement les réunions et de mettre à jour les participants à tout moment.

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PROBLÈMES AUXQUELS LES DIRIGEANTS ET LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION PEUVENT S'ATTENDRE AVANT UNE RÉUNION

8. Tout le monde a besoin d'avoir accès à ses dossiers en tous temps et en tous lieux. Les dirigeants et les membres du conseil d'administration voyagent beaucoup, et lorsqu'ils sont en déplacement, ils ne peuvent pas toujours accéder au Wi-Fi ou envoyer des documents en toute sécurité. Le fait de les laisser travailler à partir de n'importe quel endroit est crucial pour leur productivité. Lorsque les membres du conseil d'administration ne peuvent pas rédiger leurs annotations hors ligne, ils sont limités dans leurs préparatifs pour une réunion à venir. Leur temps de préparation est précieux. Ainsi, un accès sans interruption accru grâce à la connexion Wi-fi se traduit par des périodes prolongées consacrées à la préparation des réunions

"Sherpany permet une véritable participation ; je reçois des aperçus sur les informations les plus pertinentes de l'entreprise et j'ai même la possibilité de poser des questions directement."

- Ingrid Schmidt, Secrétaire du conseil d'administration de EMMI AG, à propos de Sherpany

9. Après avoir reçu un document en format papier, vous devrez vous en occuper d'une façon ou d'une autre. Les documents papiers ne peuvent pas être modifiés pour les mises à jour, et par conséquent, ils sont généralement jetés. Ils peuvent donc se retrouver à la portée de tous. Les e-mails ne sont pas non plus sans risque. En cas d'atteinte à la protection des données dans votre entreprise, toutes les données sensibles de vos e-mails peuvent tomber entre de mauvaises mains.

10. Les membres du conseil d'administration ont besoin de lire facilement de nombreux documents pendant la préparation de leurs réunions. Lorsque les membres du conseil examinent des documents sur papier, cela a tendance à s'étaler dans le temps et cela devient de plus en plus difficile de suivre et d'examiner tous les documents efficacement. Le défi devient encore plus fastidieux en voyage, et les membres du conseil ont tendance à faire beaucoup de déplacements.

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11. Trouver ses annotations et les éditer peut prendre beaucoup de temps. Lorsque vous traitez un grand nombre de documents, lire vos commentaires et trouver ce que vous cherchez peut devenir une tâche ardue. Et les modifications ? Elles prennent beaucoup de temps. Cette tâche est facilitée dans un environnement numérique. Contrairement aux formats papier, les documents numérisés permettent aux membres du conseil de trouver rapidement leurs annotations et de les modifier si besoin est. Il est également possible de consulter les documents numérisés hors ligne, ce qui permet aux membres du conseil d'y travailler, de la même manière que sur un support papier.

12. Il peut être très difficile de trouver la dernière version du document que vous recherchez. Si un organisateur envoie plus d'un e-mail, et par erreur vous vous préparez à la réunion avec le mauvais document, le temps investi sera perdu et vous devrez vous rattraper pendant le dérouler de la réunion en perdant encore plus de temps.

13. Parfois, les membres du conseil découvrent tardivement que l'ordre du jour n'est pas suffisamment clair. Lorsque les membres du conseil ne peuvent pas suivre l'ordre du jour pendant une réunion, ils risquent de manquer l'occasion de poser des questions cruciales lors de la prise de décision. Cela peut se produire en particulier lorsque les ordres du jour comprennent des points dont les titres sont longs et peu clairs, au lieu de ceux dont les points et sous points sont explicites.

Avec tant de choses qui peuvent mal tourner avant une réunion, et sans aucun moyen d'unifier votre processus de travail organisationnel, les réunions sont vouées à être moins efficaces, ce qui coûtera du temps, de l'argent et du matériel à votre organisation

Ces exemples ne sont que la pointe de l'iceberg :

• Le gestionnaire moyen gaspille en moyenne 150 heures par année (presque un mois entier) à chercher des informations perdues. Si ce gestionnaire gagne 50 000 $ par année, cette perte équivaut à 3 842 $ par année.

• Les cadres supérieurs ramassent le même document sur leur bureau en moyenne 30 à 40 fois avant d'y donner suite.

• 280 heures par année (7 semaines) sont perdues par les employés qui demandent des précisions en raison de mauvaises qualités de communication.

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Gaspillées par les managers à la recherche d’informations perdues.

Les exécutifs récupère la même feuille de papier avant d’y travailler

Perdues à cause d’une mauvaise communication

Dépensés pour retrouver un document égaré

Dépensés pour recréer un document égaré

150Heures/an

30-40Fois

280Heures/an

$120En heure de travail

$250En heure de travail

$3,842 Perte annuelle

• Il en coûte 120 $ en heures travaillées aux entreprises simplement pour

retrouver un document égaré ou 250 $ pour le recréer.

• Le secrétariat dispose en moyenne de 19 exemplaires de chaque document. Dépense 20 $ en heures de travail pour classer chaque document. Paie 120 $ en heures de travail pour chercher chaque document mal classé, perd environ un document sur 20 et passe 25 heures à recréer ses documents perdus.

Source: Simply Productive5

Tout le monde doit avoir un accès rapide de toute la documentation de pré-réunion avant celle-ci, et la modification doit être rapide et sûre.

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Que peut-il mal se passer pendant une réunion ?

Lorsque la réunion commence et que tous les documents pertinents sont prêts, les participants peuvent examiner l'ordre du jour et aborder les différentes problématiques.

Tout le monde s'est vu remettre :

• L' examen du procès-verbal de la réunion précédente.• L'ordre du jour mis à jour.• Et la dernière version du manuel du conseil d'administration révisé et les

documents associés.

Pendant la réunion, il est essentiel de rédiger le procès-verbal de la réunion de façon efficace. Le procès-verbal de la réunion est le protocole officiel de ce qui s'est passé pendant la réunion, et son exactitude est très importante.

Lorsque vous travaillez avec du papier ou dans un environnement de gestion de réunion non spécialisée, lorsque le nombre de documents commence à augmenter, certaines actions comme les mises à jour, la distribution et l'association des commentaires ou des tâches avec les bons participants deviennent extrêmement difficiles à suivre.

1. S'assurer que tous ceux qui ont besoin d'y participer y sont présents. Dans les réunions avec de nombreux participants, les organisateurs doivent garder une trace des personnes présentes. La façon la plus simple d'y parvenir est de dresser une liste des participants sur le procès-verbal officiel de la réunion. Cette liste est essentielle car elle permettra aux organisateurs de réunions d'informer les administrateurs absents. La perte de cette liste pourrait entraîner des problèmes de communication après la réunion, par exemple, les administrateurs manquants pourraient ne pas être informés des décisions prises, etc.

2. Travailler selon un modèle et répartir les tâches de façon structurée Le procès-verbal de la réunion est le compte rendu officiel de ce qui s'est passé pendant la réunion. Il est essentiel d'avoir une structure, ou un modèle, et d'associer les commentaires et les informations aux bons participants de la réunion. À la fin de la réunion, les organisateurs doivent assigner les tâches de chaque participant à la réunion et de chaque administrateur présent, ce qui permet une répartition plus efficace de celles-ci puisqu'il n'y a pas de supposition en matière de responsabilités.

PROBLÈMES QUE LES ORGANISATEURS DOIVENT ÉVITER PENDANT LA RÉUNION

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3. Il est essentiel de faire le suivi des propositions et des décisions, des personnes qui les ont faites et des résultats. Les décisions prises par les membres du conseil d'administration et de l'exécutif au cours de la réunion, et leur mise en œuvre réussie, sont le but de chaque réunion et la raison pour laquelle elle a initialement été menée Si ces décisions ne sont pas communiquées correctement à tous les participants, c'est que la réunion n'a pas atteint son but.

LES PROBLÈMES QUE LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LES EXÉCUTIFS DOIVENT ÉVITER AU COURS DE LA RÉUNION

1. Il est important de suivre l'ordre du jour pendant la réunion afin de transmettre les annotations en temps et en heure. Les directeurs ont tendance à être distraits pendant les réunions. Dans un récent sondage6, les administrateurs ont indiqué que leur conseil d'administration ne consacrait que 28% de son temps à la stratégie. Les aider à se concentrer sur l'ordre du jour est une préoccupation majeure pendant la réunion, surtout s'il y a beaucoup de participants.

2. Les discussions devraient être organisées autour de sujets spécifiques et n'impliquer que les membres du CA concernés. L'enchevêtrement de boardbooks et de documents du conseil d'administration peut parfois être trop important, et cela ne fera que distraire les membres du conseil d'administration des questions qu'ils voulaient aborder et des problèmes qu'ils voulaient soulever. C'est pourquoi intégrer les participants lorsque leur contribution à un point à l'ordre du jour est faible ou nulle ne fera que les distraire. Communiquer l'information correctement et s'y référer doit se faire de manière organisée, structurée et personnalisée, par le biais d'un support approprié. Lorsque vous envoyez un document par e-mail ou sur papier dans des environnements de gestion de réunion unifiée et à " tous les membres ", vous risquez de frustrer les participants des réunions ou de les submerger d'informations.

3. Les conseils d'administration abordent souvent les mauvaises problématiques et opérations, plutôt que la gouvernance et la stratégie de haut niveau. Parmi un groupe de 182 cadres supérieurs provenant d'un éventail d'industries qui ont été interrogés sur le sujet, 71% ont déclaré que les réunions étaient improductives et inefficaces7. Les conseils ne s'en tiennent pas toujours à l'ordre du jour et, par conséquent, les sujets dont ils doivent discuter sont tout au mieux abordés lors de leur prochaine réunion. Les raisons varient, mais dans la plupart des cas, c'est l'accent mis sur les aspects opérationnels qui fait fléchir les progrès stratégiques.

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Pour progresser, les conseils doivent poser de bonnes questions stratégiques, et cela exige du matériel qui : • Leur permet d'explorer les points de l'ordre du jour par le biais d'un résumé

de chaque point.• Comprend les objectifs de la dernière réunion.• Est accompagné d'informations recueillies avant la réunion.

Une réunion réussie se termine toujours avec les étapes suivantes à l'esprit. Après avoir posé toutes les bonnes questions et obtenu toutes les réponses, le conseil d'administration donne suite aux décisions et donne les orientations stratégiques au CEO et à la direction générale de l'organisation.

Que peut-il mal se passer après une réunion ?

Une fois la réunion terminée, tous les membres de l'organisation peuvent commencer à mettre en œuvre les décisions prises pendant la réunion. Tous les participants doivent communiquer et assurer le suivi de leurs actions post-réunion et s'assurer qu'il y a un alignement complet entre les membres du conseil d'administration et les dirigeants, ce qui n'est pas une tâche facile et devient encore plus difficile lorsqu'elle n'est pas orchestrée en un seul endroit et selon un déroulement spécifique du travail.

Plusieurs questions peuvent surgir après la réunion et doivent être signalées à tous les participants.

1. Il n'est pas rare que les participants aient des conclusions différentes lors d'une même réunion. Les organisateurs doivent réduire ce risque en faisant parvenir le procès-verbal aux participants, après chaque réunion. Celui-ci doit être envoyé dans les 24 heures, et il doit mettre en évidence ce qui a été accompli au cours de la réunion, afin que les participants puissent l'examiner immédiatement après la réunion pour obtenir des précisions. Le procès-verbal de cette réunion doit également inclure les responsabilités de chaque participant, les actions déléguées et les échéances assignées, le cas échéant. C'est la seule façon de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Le problème est que, comme pour tous les documents papier, le procès-verbal de réunion contient des informations très sensibles sur l'entreprise et peut ainsi être perdu ou tomber dans de mauvaises mains.

LES RISQUES AUXQUELS LES ADMINISTRATEURS, LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LES CADRES SUPÉRIEURS DOIVENT ÊTRE CONSCIENTS APRÈS UNE RÉUNION.

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2. Le risque qu'un procès-verbal de réunion soit mal rédigé est réel. Pour les organisateurs de réunions, la confection d'un procès-verbal de réunion organisé est l'objectif premier pendant la réunion. Étant donné que le procès-verbal de la réunion est essentiel pour la mise en œuvre des actions après la réunion, il est important de le rédiger correctement. Un procès-verbal de réunion qui n'est pas organisé selon un modèle standardisé, ou bien un organisateur de réunion qui n'a pas reçu une formation adéquate pour rédiger l'ordre du jour, peut aboutir à un document qui ne donnera pas les résultats et les conclusions requises pour la réunion. En outre, d'autres normes influent sur le procès-verbal de la réunion - en particulier sa longueur - qui comprend la taille de l'entreprise et sa culture. Avec le temps, nous sommes également passés d'une culture de réunion qui montre la progression des projets et les décisions stratégiques prises à une autre qui consiste à prouver aux tiers ce qui a été discuté.

3. Lorsque le procès-verbal d'une réunion est envoyé par des systèmes non sécurisés, il peut tomber entre de mauvaises mains. Le risque que des personnes non autorisées exploitent les vulnérabilités inhérentes aux systèmes de messagerie électronique en général l'emporte sur les risques du papier8 et le stockage de ces informations dans des environnements en ligne non sécurisés peut également être exploité9, 10, 11. Le risque que des informations tombent entre de mauvaises mains après une réunion est répandu dans toutes les organisations. En 2017, une seule attaque de cybersécurité a coûté aux entreprises américaines12 en moyenne près de 900,000 $13. À peine deux ans auparavant, une seule attaque avait coûté en moyenne environ 500 000 $. En Europe, la situation n'est pas différente : en 2016, 80% des entreprises européennes ont connu au moins un incident de cybersécurité.14

Avec l'augmentation du nombre d'infractions, les entreprises ont compris qu'elles devaient prendre des mesures pour s'assurer de sécuriser leurs informations dans un système conçu pour les réunions du conseil, un logiciel d'entreprise qui a tous les éléments gérés, suivis et reliés en un lieu pour l'efficacité tant des organisateurs des réunions que des membres du conseil.

Un tel système dédié pour répondre aux besoins de la direction doit permettre une séparation claire des rôles et doit être pleinement conforme aux pratiques de gouvernance d'entreprise et aux réglementations légales. Toutes vos données et leur utilisation doivent faire l'objet d'un suivi, ce qui vous permet de résoudre rapidement les problèmes et de mettre à jour tout le monde sur place.

Si vous gérez ce processus en dehors d'un système de gestion de réunion dédié, votre risque augmente considérablement, que ce soit au niveau des :

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• Perte de données - due à la négligence d'un employé, à l'absence d'un système de recherche, ou à une erreur humaine.

• Atteintes à la protection des données - en raison du piratage des serveurs de l'entreprise, des e-mails ou de l'exposition sensibles à des documents papier.

• Perte de temps - soit par une gestion et une mise à jour inefficaces des documents, soit par des comptes rendus de réunions rédigés de manière non professionnelle.

• KPI suivis de manière inefficace - en raison d'une mauvaise gestion de la mise en œuvre des actions des procès-verbaux de réunion.

• Problèmes de communication - dus à l'absence d'un système centralisé pour gérer les réunions.

Ces risques peuvent compromettre non seulement vos efforts pour organiser une réunion productive de l'exécutif et du conseil d'administration, mais aussi la capacité de votre organisation à mettre en œuvre les décisions que vous avez prises pendant les réunions.

Ces risques peuvent être évités en utilisant un portail de conseil.

These risks can be avoided by using a board portal.

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Comment choisir le meilleur portail de direction et de conseil d'administration pour votre organisation ?

Le portail du conseil est un espace de travail en ligne dédié aux administrateurs et aux membres du conseil d'administration. Il centralise toutes les informations relatives au conseil d'administration de votre organisation, y compris les documents de réunion, la documentation et l'historique des réunions. Il présente des avantages considérables par rapport aux environnements de gestion de réunion non dédiés, tant pour les administrateurs de réunion que pour les cadres et les membres du conseil.

Les portails de conseils d'administration sont de plus en plus populaires, avec une pénétration du marché prévue de 67,6 % d'ici 202015. La raison de cette augmentation de la demande est simple, il s'agit là d'une nécessité.

Les conseils d'administration sont diversifiés. Ils diffèrent dans de nombreux domaines tels que le secteur, la taille de l'organisation, les fonctionnalités, les besoins en matière de sécurité et les processus de travail en interne. De plus, dans diverses industries, les directeurs exécutifs, les membres du conseil d'administration et les administrateurs de réunions font face à des défis différents.

"Cet outil est beaucoup plus qu'un système documentaire, car il couvre l'ensemble du back-end, la façon dont les informations sont partagées et, par conséquent, chacun gagne du temps. Une préparation optimale - c'est exactement ce que nous recherchons."

-Martin Wartmann, Directeur Juridique de Selecta Group, à propos de Sherpany

C'est pourquoi votre solution de portail de conseil d'administration doit être compatible avec votre structure organisationnelle. Elle doit fournir une méthode de communication sécurisée, et être intuitive afin de garantir une meilleure efficacité, lors de l'utilisation de vos dirigeants et les membres du conseil.

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Posez-vous ces questions lorsque vous évaluez un logiciel de gestion de réunion

1. Pouvez-vous mettre en place un processus qui vous permettra d'identifier la meilleure plateforme pour vous ? Lors du choix d'un portail de conseil, il est essentiel de mettre en place des KPI qui vous permettront de sélectionner le meilleur logiciel pour votre organisation. Les organisations ont des besoins différents, c'est pourquoi il est important de dessiner une structure schématique du flux de travail requis pour un tel outil, qui utilisera l'outil ? Est-ce que cela concernera l'ensemble du conseil ? Le top 10% de votre équipe de direction ? Etc. De plus, cet outil doit être flexible, rapidement adaptable et évolutif, c'est le seul moyen de l'intégrer dans l'architecture de communication d'entreprise de votre entreprise. Étant donné que la plupart des entreprises disposent déjà d'une architecture de communication définie, un système de gestion des réunions sous forme de service (SaaS) fonctionnera mieux avec le flux de travail existant.

2. Comment pouvez-vous définir des boucles de rétroaction avec les dirigeants et les membres du conseil d'administration qui vous orienteront vers leurs besoins particuliers ? Avant de choisir un logiciel de portail de conseil d'administration, vous devez comprendre les difficultés que rencontrent les dirigeants et les membres du conseil d'administration lorsqu'ils travaillent sur leurs tâches ; pour résoudre ces difficultés, la plate-forme doit proposer des procédures pour chaque tâche effectuée :

Avant la réunion Pendant la réunion Et après la réunion

Lorsque les membres de votre conseil d'administration et vos employés peuvent effectuer toutes les actions ci-dessous en moins de temps que sur un support papier, cela vous aidera en toute simplicité à choisir le bon logiciel pour votre organisation.

• Au stade de la préparation, permet-il aux membres du conseil d'administration et aux membres de la direction de consulter plus rapidement les documents relatifs aux réunions ?

• Peut-il aider à organiser les annotations des membres du conseil d'administration et les aider à retrouver facilement leurs idées ?

• Économisez-vous de l'argent en réduisant votre consommation de papier ? Comment augmente-t-elle l'efficacité de votre organisation en permettant aux membres du conseil de travailler efficacement de n'importe où ?

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3. Pouvez-vous collecter les commentaires en toute sécurité ? Vos dirigeants et les membres de votre conseil d'administration doivent travailler dans un environnement sécurisé qui leur permettra de :

• Consulter et réviser la documentation.• Et apposez leurs annotations.

Tout ce qui précède doit se faire sans que les cadres supérieurs ne craignent que l'information qu'ils ont examinée ou les annotations qu'ils ont faites ne fuite accidentellement. La sécurité favorise une participation plus active des administrateurs qui ne veulent pas que leurs notes soient compromises. Pour permettre aux membres du conseil d'administration de faire part de leurs commentaires de la façon la plus sécurisée possible, assurez-vous qu'il existe un mécanisme de collecte bien défini dans la solution que vous recherchez.

4. Comment pouvez-vous démontrer l'importance d'une telle plate-forme pour votre organisation ? Lorsque les cadres et les membres du conseil d'administration travaillent mieux, l'organisation en bénéficie. Cependant, comme dans toute situation, il y a une réticence initiale au changement, même si tout le monde en connaît les avantages. C'est pourquoi il est important de les faire participer dès le début du processus et de s'assurer que tout le monde comprennent :

• Quelles sont les raisons qui ont motivé le choix d'une plateforme pour gérer les réunions du conseil ?

• Comment la numérisation peut-elle apporter une valeur ajoutée aux organisateurs de réunions, aux membres du conseil d'administration et aux dirigeants ?

• Comment cela contribue-t-il à l'amélioration permanente de vos processus au sein de votre organisation ?

• Qui devrait être impliqué dans la mise en place de la nouvelle plate-forme dans votre organisation ? Dans un deuxième temps, avant de communiquer la nécessité d'un nouvel outil organisationnel en interne, il est crucial de définir les objectifs spécifiques que l'organisation vise à atteindre lors des réunions pour s'assurer que vous les atteignez.

5. Êtes-vous en mesure de tester la plate-forme avant de vous y engager ? Chaque organisation a des structures, des besoins et des flux de travail qui lui sont propres. Le logiciel que vous avez choisi pour votre portail doit être capable de répondre à toutes ces questions et d'être flexible, sans exiger une solution sur mesure.

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Pour vous aider à trouver celui qui convient le mieux à votre organisation, les portails du conseil proposent des essais ou des démos qui démontrent comment le produit se comporte dans votre environnement organisationnel ou un environnement similaire via une démonstration.

6. Avez-vous des préoccupations en matière de sécurité avant de vous engager sur la plate-forme ? Pendant la démo ou la période d'essai, vous devrez vérifier les différents ensembles de fonctionnalités liées à la sécurité. Ainsi, votre organisation ne sera pas vulnérable aux failles de sécurité et de cybersécurité via son outil de gestion de réunion numérique. Ce que vous devez vous demander :

• Utilisent-ils un processus d'authentification à 2 facteurs lors de la connexion des utilisateurs ?

• Prennent-ils en charge d'autres méthodes d'authentification à 2 facteurs, en dehors du code reçu par SMS bien connu mais obsolète ?

• Sont-ils conformes aux normes de meilleures pratiques de l'industrie (ex: ISO 27001) ?

• Sont-ils conformes à la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée ? (ex: RGPD ou encore GDPR en anglais)

• Quel type de cryptage utilisent-ils pour les données sauvegardées (ex: stockées sur un disque dur) et dans quelle mesure sont-elles sécurisées ?

• Quel type de cryptage utilisent-ils pour les données en transit (ex: envoyées d'un serveur à un appareil) et quelle est leur puissance ?

• Où les données sont-elles stockées et traitées (emplacement du ou des centres de données et du fournisseur) ?

• Sont-ils soumis à une vérification rigoureuse par une tierce partie ?• Effectuent-ils régulièrement des tests d'intrusion ?

7. Comment la gouvernance est-elle gérée sur la plateforme ? Vous devez vous assurer que la solution qui vous intéresse respecte les règles de gouvernance et les règles de conformité. Lorsque la gouvernance est correctement appliquée au sein de la plate-forme, l'organisation et ses administrateurs exécutifs et non exécutifs seront en mesure de prendre des décisions éclairées, pertinentes, opportunes et bien documentées pour réaliser la stratégie de l'entreprise et mettre sa vision à exécution.

8. Les dirigeants et les membres du conseil d'administration peuvent-ils travailler sur leurs annotations hors ligne ? Les membres du conseil d'administration et les dirigeants sont régulièrement en voyage d'affaires, voyageant en avion ou en train, des moyens de transport qui n'ont généralement pas le Wi-Fi.

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C'est pourquoi ils doivent avoir accès aux documents importants à tout moment, même hors ligne. Le bon portail du conseil d'administration devrait permettre de faire des annotations et d'examiner les documents en permanence.

9. La plate-forme offre-t-elle la possibilité d'accéder aux données archivées ? Avoir accès aux ordres du jour des réunions antérieures et aux documents qui comprennent :

• Décisions passées.• Développement de projets au fil du temps.• Et les procès-verbaux des années précédentes.

Permet aux administrateurs du conseil d'administration de gagner jusqu'à 50% du temps qu'ils consacrent à l'établissement de l'ordre du jour16 , à l'aide de modèles d'ordre du jour propres à l'industrie, adaptés aux réunions trimestrielles régulières. Cette augmentation peut atteindre 80 % lorsqu'ils sont en mesure de reproduire les réunions trimestrielles des années précédentes, en les ajustant à l'ordre du jour de l'année en cours.

10. Le portail du conseil a-t-il une interface utilisateur intuitive ? Tant donné que le portail du conseil sera utilisé par la direction générale, son interface doit offrir une expérience fluide à tous les utilisateurs. La plupart des cadres et des membres du conseil d'administration ont travaillé pendant des années avec des méthodes dépassées, principalement sur papier, c'est pourquoi la transition vers un outil numérique devrait se faire le plus facilement possible. Une interface utilisateur (IU) facile à utiliser et intuitive fait généralement le travail.

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Les entreprises se numérisent à l'aide d'outils SaaS (Software as a Service) et les effets sur les réunions sont indéniables.

"Une augmentation notable de l'efficacité de la préparation et de la conduite des réunions."

- Peter Quadri, membre de plusieurs conseils d'administration et ancien CEO d'IBM Suisse, à propos de Sherpany.

Les portails du conseil d'administration font des réunions de plus en plus:

Productives: les secrétaires sont plus efficaces en compilant et mettant à jour les réunions dans un environnement numérisé où chacun est instantanément joignable, ce qui leur permet de gagner du temps et de rationaliser les tâches, à la fois sur leur propre liste de tâches et sur celle de leurs membres du conseil ou de leur direction.

Sécurisés: le risque de fuite de données est considérablement réduit grâce à l'environnement numérisé et à l'absence de documents imprimés.

Rentables: réduire le coût par réunion en empêchant les dirigeants, les membres du conseil d'administration et les organisateurs de réunions de perdre du temps à chercher des documents et en leur permettant de travailler au moment qui leur convient, en plus d'économiser des fonds pour l'impression de documents.

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Mener une politique de réunions axée sur la productivité, la sécurité et la rentabilité

Sherpany répond à tous vos besoins en matière de gestion de réunions d'affaires tout en offrant une solution de gestion intuitive et sécurisée pour les dirigeants et les conseils d'administration de votre progression Leadership.

1. Il aide à la préparation de la réunion en :

• Augmentant la productivité avant la réunion : ∙ Organisant tous les documents en un seul endroit. ∙ Vous permettant de cloner les réunions précédentes. ∙ Utilisant un ordre du jour sur mesure prêt à l'emploi. ∙ Téléchargeant rapidement les fichiers via une interface glisser-déposer. ∙ Distribuant les documents instantanément et facilement. ∙ Permettant aux membres du jury de prendre rapidement des notes sur

leurs documents, tout en utilisant les créneaux libres pour mieux se préparer.

• Réduisant les coûts en : ∙ Économisant du temps dans la recherche, l'impression et la mise à jour

des documents. ∙ Créant des ordres du jour simplifiés en dupliquant et en modifiant les

ceux des réunions trimestrielles précédentes. ∙ Supprimant la nécessité d'imprimer des documents à chaque fois qu'une

mise à jour est nécessaire. ∙ Générant automatiquement et de manière modulable le boardbook.

• Minimisant les risques liés à la sécurité informatique en : ∙ Soutenant les cadres et les membres du conseil d'administration dans

leur travail à distance. ∙ Le système utilise à la fois le SMS et l'identification sonore pour une

sécurité accrue. ∙ La gouvernance est gérée de façon autonome et précise, ce qui permet

aux membres du conseil d'administration d'examiner en toute sécurité les ordres du jour et les documents avant la réunion.

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2. Il soutient les participants pendant les réunions en leur offrant :

• Des mises à jour de dernière minute des documents.• Une mise en lumière des informations pertinentes sur les documents en les

mettant en évidence au cours des présentations.• Des résolutions circulaires électroniques et numériques pour l'aide à la

décision.• Une visualisation en temps réel des décisions passées.• Une vue du présentateur facile à suivre

3. Il soutient tout le monde après la réunion en offrant :

• Le moyen d'envoyer le procès-verbal de la réunion aux participants.• L'examen des réunions passées.• L'archivage automatisé de tous les documents.• L'ajout plusieurs mandats dans une seule application.

Avec Sherpany, les administrateurs peuvent

• Augmenter la productivité.• Gérer les informations en toute sécurité.• Et rendre les réunions plus efficaces en termes de temps et de coûts.

Avec Sherpany, les membres du conseil d'administration et les dirigeants peuvent travailler

• Dans un environnement sécurisé.• Sur un logiciel facile à utiliser.• Avec un accès rapide aux bonnes données/informations.• Tout en recevant à temps les notifications concernant la mise à jour des

documents de réunion.

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"Utile à tous égards, notre expérience avec Sherpany est excellente."

- Andreas Schmid, président du conseil d'administration de l'aéroport de Zurich, Helvetica Capital et Holding AG, sur Sherpany.

Try Sherpany

Une fois que vous aurez intégré Sherpany à votre organisation, vos réunions seront moins onéreuses, elles seront hautement sécurisées et vous économiserez jusqu'à 80% du temps total de préparation de celles-ci. De plus, vous bénéficierez de réunions entièrement conformes à toutes les règles de gouvernance d'entreprise.

Sherpany rend cela possible et fait passer la culture des réunions de votre organisation à un niveau supérieur, transformant le temps perdu en réunions en créateurs de valeur.

Optimisez vos processus de gestion de réunions et réduisez le temps de préparation pour organiser des réunions productives, sécurisées et rentables pour les dirigeants et le conseil d'administration !

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Liens et sources

1. Stop the Meeting Madness - HBR, Juillet 2018.

2. Best Practices in Email, Web and Social Media Security - Recherche Osterman.

3. Study Exposes Employee Negligence as Top Information Security Risk to U.S. Businesses

- Security Magazine, Juin 2018.

4. In a Leaked Memo, Apple Warns Employees to Stop Leaking Information - Bloomberg, Avril 2018.

5. Organising & Time Management Statistics - Simply Productive, Mars 2013.

6. Improving board governance McKinsey global survey results - McKinsey.

7. Common Communication Mistakes To Avoid As A Board Of Directors - Forbes, Janvier 2018.

8. Why email hasn’t killed the fax - InfoWorld, Avril 2016.

9. What You Need to Know about Ransomware Attacks and Office 365 - Spannin, Avril 2018.

10. Why Exchange Online Protection didn’t block this virus and what can I do? - TechNet, Septembre

2016.

11. How secure are Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive and Apple iCloud cloud storage

services? - Alper, Mai 2016.

12. 2017 U.S. State of Cybercrime Survey - IDG Communication Inc, 2017.

13. Three Issues That Will Keep Corporate Directors On Their Toes In 2018 - Board Member, Janvier

2018.

14. Cybersecurity - State of the union 2017.

15. Global Board Portal Market: Trends & Opportunities (2016 Edition)

16. How can a board portal help you with the annual agenda? - Sherpany’s Blog, Novembre 2016.