LE-government dans la sécurité sociale belge : best practice en Europe.

L’E-governmentdans la sécurité sociale belge :

best practice en Europe

Conférence de Presse 11/03/2003 - 2

Structure de l’exposé

objectifs

aperçu de la prestation de services actuelle et planifiée

principes appliqués

cas :

- dimona

- attestations


Organismes participants

RSZ-ONSSKSZ-BCSS

FAT-FAO


Partie 1

Objectifs

Frank Vandenbroucke Ministre des Affaires Sociales et des Pensions


Objectifs

une prestation de services aux assurés sociaux et entreprises- effective- efficace- orientée vers les utilisateurs

avec un minimum de contraintes administratives par la révision de tous les processus et relations

- dans chaque institution de sécurité sociale- entre institutions de sécurité sociale- entre institutions de sécurité sociale d’une part et assurés

sociaux et entreprises d’autre part avec un apport maximal de technologies modernes partant d’une vision claire en matière de gestion de l'information

stratégique


Prestation de services effective

une prestation de services qui soutient au mieux l’objet d’une protection sociale optimale

entre autres par- l’offre de nouveaux types de services, comme :

• octroi automatique maximal de droits • informations automatiques sur les droits possibles, qui ne peuvent être octroyés

automatiquement• recherche active de non-take-up via des techniques de datawarehousing• contrôle direct des données propres• environnements de simulation personnalisés

- l’augmentation de la qualité de la prestation de services• plus juste • plus personnalisée• plus transparente (devoir de motivation, appareil de notions compréhensible,...)• plus sûre et avec une plus grande protection de la vie privée

- possibilité de contrôle qualité sur le processus de prestation de services par l'utilisateur, entre autres par la possibilité de consultation électronique de l’état du processus de prestation de services


Prestation de services efficace

engager les moyens disponibles le plus parcimonieusement possible pour une prestation de services maximale- bon marché : les mêmes services à un moindre coût, par ex.

• récolte unique d’informations au moyen de notions et d’instructions coordonnées

• le plus d’échanges électroniques possibles de données d’application à application, sans réintroduction manuelle

• moins de contacts inutiles ultérieurement

- le plus possible : plus de services à un coût total identique, par ex.• les services sont disponibles partout et en permanence

• les services (informations, transactions,...) sont intégrés sur un seul portail

- rapide : les mêmes services à un coût total identique en moins de temps, par ex.

• réduction de la durée de parcours et du temps d’attente pour l’utilisateur

• interaction directe de l'utilisateur avec l’organisme compétent de sécurité sociale

• feed-back en temps réel pour l’utilisateur


Aperçu de la prestation de services actuelle et planifiée

Partie 2


Aperçu de la prestation de services :back office

chiffres : en 2002- entre ± 2.000 organismes de sécurité sociale- 242,5 millions de messages ont été échangés

électroniquement - qui ont épargné autant de déclarations ou d’attestations

« papier » performance : les demandes en ligne d’informations

électroniques aboutissaient dans 99,3% des cas avec un temps de réponse end-to-end inférieur à 4 sec.

avantages dérivés : cet échange de données électroniques veille à :

• une réduction considérable des contraintes et frais administratifs• la possibilité d’octroi automatique de certains droits• un meilleur soutien de la politique sociale• une lutte plus efficace contre la fraude


242.476.481messages échangésen 2002

1 10 100 1000 10000 100000 1000000 10000000 100000000

LATG et répertoire des employeurs ONSS 63.566.469LATG et répertoire des employeurs ONSS 63.566.469Registre national et registres BCSS 59.242.296Registre national et registres BCSS 59.242.296

Nombre de messages échangés

DIMONA 45.947.874DIMONA 45.947.874Attestations bons de cotisations 13.655.104Attestations bons de cotisations 13.655.104Attestations franchise fiscale 10.949.492 Attestations franchise fiscale 10.949.492 Augmentation répertoire des références 8.183.178Augmentation répertoire des références 8.183.178Attestations cotisation spéciale sécurité sociale 7.091.010Attestations cotisation spéciale sécurité sociale 7.091.010Attestations chômage/interruption de carrière 6.059.158Attestations chômage/interruption de carrière 6.059.158Attestations réduction d’impôts/exonération 5.532.952Attestations réduction d’impôts/exonération 5.532.952OASIS 5.441.466OASIS 5.441.466Attestations franchise sociale 3.875.656Attestations franchise sociale 3.875.656Cartes de contrôle nominatives 3.396.698 Cartes de contrôle nominatives 3.396.698 Attestations incapacités de travail 2.623.667Attestations incapacités de travail 2.623.667Retenues sur pensions 2.260.265Retenues sur pensions 2.260.265Mammographie préventive 1.170.195Mammographie préventive 1.170.195Consultation répertoire des personnes 1.063.683Consultation répertoire des personnes 1.063.683Cartes SIS et SAM 880.357Cartes SIS et SAM 880.357Attestations jeunes demandeurs d’emploi 355.312Attestations jeunes demandeurs d’emploi 355.312Demande de pension automatique 262.172Demande de pension automatique 262.172Attestations malades chroniques 215.624Attestations malades chroniques 215.624Attestations assurance soins 174.918Attestations assurance soins 174.918Attestations indépendants 164.267Attestations indépendants 164.267Attestations transports en commun 113.494Attestations transports en commun 113.494Attestations minimex 77.049Attestations minimex 77.049Travailleurs migrants 55.739Travailleurs migrants 55.739Attestations VMM 45.072Attestations VMM 45.072Attestations handicapés 7.314Attestations handicapés 7.314Attestations crise de la dioxine 5.048Attestations crise de la dioxine 5.048


Aperçu de la prestation de services : front office

assurés sociaux- les informations sur toute la sécurité sociale sont disponibles

sur un portail via un système de question-réponse

entreprises- des instructions harmonisées sur toute la sécurité sociale

sont disponibles sur un portail

- tout employeur a une page personnelle sur le portail

- toutes les transactions peuvent avoir lieu progressivement de façon électronique

• soit via l’échange de messages électroniques structurés

• soit via le portail


Transactions opérationnelles déclaration DIMONA consultation du fichier du personnel propre déclaration électronique intégrée d’un chantier de construction consultation de l’obligation de retenue demande de détachement d’un travailleur à l'étranger communication préalable de chômage temporaire déclaration d’un accident de travail et rapport mensuel déclaration de début de travail à temps partiel avec maintien des droits

dans l’assurance chômage déclaration mensuelle de travail à temps partiel pour le calcul de

l'allocation de garantie de revenus déclaration mensuelle de travail en tant que travailleur occupé dans un

atelier protégé déclaration mensuelle de travail dans le cadre d'un programme

d'activation déclaration mandatée d’écartement d'une travailleuse enceinte - secteur

privé


Nouvelles transactions 2003

1er janvier 2003- généralisation Dimona

1er avril 2003- déclaration trimestrielle à l’ONSS - déclaration pour l'octroi du droit aux vacances jeunes- déclaration mensuelle d'heures de vacances jeunes

1er juillet 2003- déclaration d'une reprise de travail après un accident du

travail

1er octobre 2003- déclaration annuelle de chômage temporaire - déclaration mensuelle des heures de chômage temporaire



1er janvier 2004- déclaration de l'incapacité de travail, du repos de maternité,

de l'écartement complet du travail en tant que mesure de protection de la maternité, de l'écartement partiel du travail en tant que mesure de protection de la maternité, du congé de paternité et du congé d'adoption

- déclaration mensuelle en cas de reprise d'un travail adapté dans le courant d'une période d'incapacité de travail

- attestation en vue de l'indemnisation des pauses d'allaitement

- repos postnatal (prolongation)- déclaration des jours de vacances d'un employé

- déclaration de reprise du travail après une incapacité de travail



1er janvier 2005- déclaration de fin de contrat de travail ou de prépension à

temps plein- déclaration de prépension à mi-temps- demande mandatée d’éloignement d’une travailleuse

enceinte (secteur APL)


Aperçu schématique

DIMONA

GOTOT

ART.30BIS

DT

RIP

DRS 3SC1

DRS 1SC8

DRS 4SC1

DRS 1SC3

DRS 1SC3B

DRS 1SC6

DRS 1SC7

DRS 1SC5

DRS 1SC2

DRS 4SC3

DRS 1SC10

DRS 1SC9

DMFA

1999

2001

Production2003

Prévu2003

Après2003

DRS 2SC4

DRS 2SC2

DRS 2SC3

DRS 2SC5

DRS 2SC6

DRS 1SC1

DRS 1SC4

DRS 2SC1

DRS 2SC2


Soutien de l’utilisateur

Attention particulière au soutien des utilisateurs du site portail www.securitesociale.be via :- instructions

- aide en ligne aux applications

- FAQ

- supervision permanente du fonctionnement du site portail

- Centre de contact Eranova :• disponible 24h sur 24• par téléphone, fax, e-mail, formulaire de contact• 7 jours sur 7


Place dans l’E-government global

possibilité d’intégration de toutes les informations et transactions dans d’autres portails (fédéral, régions, communautés, mutualités, syndicats,…)

pour l’identification, l’authentification et la signature électronique, des accords quant à l’utilisation des mêmes moyens ont été passés avec FEDICT, les régions, les communautés et les communes

il a été proposé au SPF Finances de continuer sur la base de ce système pour évoluer vers une déclaration d’impôts pré-remplie


Un projet apprécié

mentionné comme best practice dans le plus récent rapport de benchmark en matière d’E-government de la Commision Européenne

modèle pour le développement de l’E-government au sein de l’Etat fédéral

exemple d’un business proces reenginering approfondi mis en œuvre :- par tous les organismes publics de sécurité sociale, et- sur initiative propre- dans une parfaite collaboration mutuelle- durant les 10 années passées


Principes

M. Frank Robben

Administrateur général de la

Banque Carrefour de la Sécurité Sociale

Partie 3


Principes appliqués

modélisation des informations

récolte unique et réutilisation des informations

gestion d’informations

échange électronique d’informations

sécurisation des informations


Modélisation des informations

les informations sont modélisées d’une façon qui se rapproche le plus possible de la réalité- définition d’éléments d’information

- définition de caractéristiques d’éléments d’information

- définition de relations entre éléments d’information

la modélisation tient compte du plus grand nombre possible de besoins prévisibles d’utilisation des informations

la modélisation peut être étendue et adaptée avec flexibilité si la réalité ou les besoins d’utilisation changent (diminution ou augmentation)

l’implémentation physique du modèle est alignée sur les besoins actuels d’utilisation des informations


Récolte et réutilisation

les informations sont uniquement récoltées- à des fins bien déterminées et

- dans la mesure où elle sont proportionnelles à ces fins

les informations ne sont récoltées qu’une seule fois, le plus près possible de la source authentique

la récolte s’opère :- via un canal choisi par celui chez qui les informations sont

récoltées, mais de préférence électroniquement

- avec des services de base uniformes comme :• single sign on,

• accusé de réception par fichier,

• notification par message,…


Récolte et réutilisation

la récolte s’opère sur la base du modèle d’information et sur la base d’instructions les plus uniformes et simples possibles

avec la possibilité de contrôle qualité par celui chez qui les informations sont récoltées avant le transfert des informations

les informations recueillies sont validées une seule fois conformément à une répartition des tâches établie, par l’organisme qui dispose de la plupart des compétences à cette fin et dont l’intérêt est le plus grand

et ensuite partagées avec et réutilisées par des utilisateurs mandatés


Gestion d’informations

une répartition fonctionnelle des tâches a été convenue quant à savoir quel organisme stocke, gère et met à disposition quelles informations sous forme authentique pour tous les utilisateurs mandatés

les informations sont sauvegardées conformément au modèle d’information

les informations peuvent être agrégées de manière flexible en fonction des concepts légaux changeants

des accords sont conclus concernant l’application des mesures nécessaires pour le maintien de l’intégrité et de la cohérence des informations


Gestion d’informations

tout organisme est tenu de signaler les erreurs supposées des informations à l’organisme qui doit les valider conformément à la répartition des tâches définie

tout organisme qui doit valider les informations conformément à la répartition des tâches définie est tenu d’examiner les erreurs supposées signalées, si nécessaire de les corriger et de mettre les informations corrigées à la disposition des organismes concernés connus

les informations sont uniquement gérées tant que c’est nécessaire en fonction des besoins de l’entreprise, de la politique ou de la réglementation, ou encore, de préférence sous forme anonyme ou encodée, tant qu’elles ont une valeur historique ou d’archive pertinente


une fois recueillies et validées, les informations sont le plus possible stockées, gérées et échangées électroniquement pour éviter une réintroduction manuelle

les informations sont uniquement échangées lorsque c’est nécessaire en fonction des besoins de l’entreprise, de la politique ou de la réglementation

l’échange électronique d’informations est effectué à l’initiative de :- l’instance qui dispose des informations ou

- l’instance qui a besoin des informations ou

- la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale

Echange d’informations


Echange d’informations

l’échange électronique d’informations s’opère- au moyen d’un cadre d’interopérabilité fonctionnel et

technique,- qui, progressivement mais en permanence, évolue

conjointement avec des standards ouverts de marché - et est indépendant de la technique d’échange d’informations

utilisée

les informations disponibles sont utilisées de façon pro-active pour

- l’octroi automatique de droits

- la pré-introduction lors de la récolte d’informations

- l’offre d’informations aux intéressés


Sécurisation des informations

les données personnelles sont uniquement utilisées à des fins conciliables avec les fins pour lesquelles elles ont été recueillies

les données personnelles sont uniquement accessibles aux organismes et utilisateurs mandatés à cette fin en fonction des besoins de l'entreprise, de la réglementation ou de l’application de la politique

l’autorisation d’accès aux données personnelles est accordée par le Comité de surveillance de la sécurité sociale désigné par le Parlement, après qu’il ait été constaté que les conditions susmentionnées sont remplies

les autorisations d’accès sont publiques



tout échange électronique concret de données personnelles fait l’objet d’un test préventif de la conformité aux autorisations d’accès valables par une autre instance que celle qui met à disposition les informations ou en a besoin, en l'occurrence par la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et/ou l’organisme de gestion d’un réseau sectoriel

tout échange électronique de données personnelles est loggé, et dans ce cas par la BCSS et/ou l’organisme de gestion d’un réseau sectoriel, pour pouvoir tracer éventuellement ultérieurement un usage impropre



chaque fois que les informations sont utilisées pour une décision, les informations utilisées sont communiquées à l’intéressé lors de la notification de la décision

toute personne a un droit d’accès et, si les données sont incorrectes, à la correction de ses propres données personnelles


Partie 4

Cas

M. K. Snyders

Administrateur général adjoint de l’ONSS

E-governmentdans la sécurité sociale:

Cas Dimona


Déclaration du début et de la fin de la relation de travail- naissance du couple employeur - employé- identification de l’employeur-employé

Contrôle d’identification au profit du réseau de la sécurité sociale

Clef d’accès à l’autoroute interactive des données en rapport avec la relation employeur-employé

DIMONA : quoi


Dimona : comment

Première obligation administrative exclusivement électronique:- serveur vocal (téléphone: 02/511.51.51)- transmission électronique de données

• FTP• Isabel

- site portail www.securitesociale.be

- PAS DE PAPIER PAS DE FAX

Lancement : 1/1/1999 pour les secteurs de la construction, de l ’intérim et du transport

Généralisation : 1/1/2003 (tous les employeurs et employés, y compris ONSS-APL)


Transfer de données interactive - au lieu de unidirectionnelle

Employeur

ONSS

Institutions de sécurité sociale

Déc

lara

tion

Traitement

Feedback

CorrectionEmployeur


La boucle est bouclée dans E-government

Etapes interactives dans E-Government- l’employeur exécute la déclaration

- les autorités reçoivent, et confirment la réception (accusé de réception)

- les autorités exécutent le contrôle d ’identification

- les autorités enrichissent les données (NISS, nom, prénom, …)

- l’employeur reçoit le résultat via l’avis dimona (push)

- l’employeur peut consulter l’état de la déclaration et les données enrichies (call)

- l’employeur peut corriger des éléments de sa déclaration

- les données sont mises à la disposition d’autres acteurs du réseau de la sécurité sociale (push en call)


Registre du personnel

Registre spécial du personnel

Documentindividuel

Contrat d’étudiant

Inspection

Contrat de travail

Simplification administrativeSituation de dimona



Inspection

Contrat de travail

ONSS

Consultation Consultation On LineOn Line

BCSS

Simplification administrative Avec dimona


Dimona comme levier de la simplification


Registre du personnel spécial

Document individuel

Contrat d’étudiant

Contrat de travail

RSZ

Fichier dupersonnel

Inspection

BCSS

ConsultationConsultationOnlineOnline


Dimona en chiffres

0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

1.600.000

1.800.000

2.000.000


Evolution de reprise Dimona

Total

70%75%80%85%90%95%

100%

Date

Nombre d’employeurs

Ce qui manque- 10% des employeurs qui représentent moins de 1% du nombre total d ’employés


Nombre de consultations du fichier du personnel

Les chiffres les plus récents

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000


Demo Dimona

Sur le site portail www.securitesociale.be

E-governmentdans la sécurité sociale : Cas Obligation de retenue


Problématique de l ’obligation de retenue dans le secteur de la construction

Fraude sociale législation très stricte

Cas - l ’entrepreneur principal paye une facture à un sous-traitant

si le sous-traitant : - n’est pas enregistré au SPF

Finances- a des dettes auprès de l’ONSS

alors l ’entrepreneur principal aura une obligation de retenue vis-à-vis de l ’ONSS

Problématique :- informations manquantes pour l’entrepreneur- beaucoup de doutes et d ’insécurité- réglementation inapplicable


Solution

Application via le site portail- introduction du numéro d ’ONSS ou de TVA du sous-traitant- réponse immédiate en rapport avec l ’obligation de retenue

Solution administrative simple

Sécurité juridique (l’information vient des autorités)

Grande transparence


Resultats

Nombre de fois que la rubrique art. 30bis est consultée:

010.00020.00030.00040.00050.00060.00070.00080.00090.000

100.000

1999 2000 2001 2002

Moyenne mensuelle


démo

Consultation des attestations art.30bis


Cas DMFA


Première version de la démo


Déclaration DMFA écran 2


Cas Eranova


Centre de contact Eranova

But- soutien des utilisateurs dans toutes les applications

présentes sur le site portail www.securitesociale.be

Etabli en 2001 Soutien performant dans les processus de

modification 1ère ligne - 2ème ligne (système d’information par

niveaux

- 1ère ligne: questions générales (80%)

- 2ème ligne: questions spécifiques (20%)

24 heures sur 24, 7 jours sur 7


Centre de Contact Eranova :canaux

ONSS

TéléphoneE-mail

Internet@

Contactcenter Eranova

Soutien via téléphone, e-mail, formulaire de contact du portail (fax plus tard)

ONEMFAT

ONSS-APL


Nombre d’appels

02000400060008000

1000012000140001600018000


Nombre d’e-mails

0

500

1000

1500

2000

2500


Info

www.sécuritésociale.be

www.bcss.fgov.be

www.minsoc.fed.be

www.onss.fgov.be

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