Le Gérant Pro

Manuel de l’utilisateur— Le GérantVersion 4 — Version Standard et

Pro

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Manuel de l’utilisateur — Le Gérant Version 4 — Version

Standard et Pro:Copyright © 2009 Gold Hill Software Ltd et Consulation NMi

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Table des matières1. Introduction au logiciel « Le Gérant » .............................................................................. 1

Que peut faire « Le Gérant » pour vous ? ................................................................... 1Configuration minimale pour l'installation du logiciel « Le Gérant » ............................. 1Par où commencer ? .................................................................................................. 1Comment installer « Le Gérant » ? ............................................................................. 2

2. Exécution du logiciel pour la première fois ..................................................................... 33. Pourquoi utiliser « Le Gérant » ? ..................................................................................... 44. Différences fonctionnelles entre la Version 4 Standard et la Version 4 Pro .......................... 55. Grille des Réservations ................................................................................................... 6

Jours du mois ............................................................................................................ 6Niveaux d'occupation ................................................................................................ 6Numéros de chambres et descriptions ........................................................................ 6Indicateur de l'état de la chambre ............................................................................... 6Défilement ................................................................................................................ 7Mois ......................................................................................................................... 7An passé et An prochain ............................................................................................ 7Entrer une réservation ............................................................................................... 8Modifier une réservation ........................................................................................... 8Protection ................................................................................................................. 8

6. Vue Calendrier - Pro ............................................................................................. 9

Zone Calendrier ................................................................................................... 9Exportation en HTML ...................................................................................... 10

Zone occupation ................................................................................................. 11

Légende ............................................................................................................. 127. Arrivées et Départs ...................................................................................................... 13

Clients d'aujourd'hui ............................................................................................... 13Onglet des Arrivées et Départs ................................................................................ 13Occupation ............................................................................................................. 13

8. Fenêtre d’occupation .................................................................................................... 149. Fenêtre « Liste des clients » .......................................................................................... 15

Liste de clients ......................................................................................................... 15

10. Vue du site ......................................................................................................... 1611. Barre de menus .......................................................................................................... 20

Menu "Fichiers" ....................................................................................................... 20Nouvelle base de données ................................................................................ 20Ouvrir une base de données ............................................................................. 20Sauvegarder la base de données sous ................................................................ 20Configuration .................................................................................................. 21

Utilisateurs et sécurité ............................................................................ 21Exportation des données .................................................................................. 21Importation info clients .................................................................................... 21Création d'une copie de sauvegarde .................................................................. 21Restaurer la base de données ............................................................................ 21Supprimer les données ..................................................................................... 21Rappel d'occupation ........................................................................................ 21

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Réparer la base de données .............................................................................. 22

Terminer session utilisateur .................................................................... 22

Réinitialiser mot de passe ....................................................................... 22Sortie .............................................................................................................. 22

Menu "Modifier" ...................................................................................................... 22Verrouiller/Déverrouiller .................................................................................. 22Nouvelle réservation ........................................................................................ 23Réservation de groupe ..................................................................................... 24Modifier la réservation ..................................................................................... 24Couper ........................................................................................................... 24Copier ............................................................................................................ 24Coller ............................................................................................................. 24Supprimer / Annuler une réservation ................................................................ 24Transférer une réservation ................................................................................ 24Arrivée d'un client ........................................................................................... 24Départ d'un client ............................................................................................ 25Lettre de confirmation ..................................................................................... 25Lettre de devis ................................................................................................. 25Fiche d'inscription ........................................................................................... 25Paiement des arrhes (dépôt) ............................................................................. 26Facture du client .............................................................................................. 26Transfert d'une facture ..................................................................................... 26Recherche facture ............................................................................................ 26Recherche réservation ......................................................................................... 26Historique client .............................................................................................. 27

Menu "Année" ......................................................................................................... 27Menu "Rapports" ..................................................................................................... 29

Imp. liste des réservations ................................................................................ 29Client d'aujourd'hui ......................................................................................... 29Arrivées et Départs .......................................................................................... 29Entretien ......................................................................................................... 29État de la chambre ........................................................................................... 29Occupation ..................................................................................................... 29Niveau d'occupation ........................................................................................ 30Graphique d'occupation ................................................................................... 30Revenu par catégorie ....................................................................................... 30Revenu et TPS ................................................................................................. 30Liste des clients ............................................................................................... 30Liste des agences de voyages ............................................................................ 30Annulations .................................................................................................... 30

Menu "Info Produits" ............................................................................................... 30Menu "Langue" ....................................................................................................... 37Menu "Afficher" ...................................................................................................... 38Menu "Aide" ........................................................................................................... 38Menu "Pop up" ........................................................................................................ 39

12. Réservations ............................................................................................................... 40Créer une nouvelle réservation ................................................................................. 40Réservation de Groupe ............................................................................................. 41Modifier une réservation existante ............................................................................ 43Transférer une réservation vers une autre chambre .................................................... 43Modifier les dates d'une réservation .......................................................................... 44

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Manuel de l’utilisateur — Le GérantVersion 4 — Version Standard et Pro






Modifier le numéro de chambre ................................................................................ 45Chercher une réservation existante/client ................................................................. 45Annuler une réservation .......................................................................................... 46

13. Taux des chambres et tarifs .......................................................................................... 47Taux des chambres et description des codes de tarifs ................................................. 47

14. Garantie / Arrivée et Départ d’un client ........................................................................ 48Informations de garantie ......................................................................................... 48Arrivées et Départs .................................................................................................. 48

Arrivée d'un client .......................................................................................... 48Arrivée d'un groupe ....................................................................................... 48Départ d'un client ........................................................................................... 49Départ d'un groupe ........................................................................................ 49

15. Lettres de confirmation et gabarits .............................................................................. 50Lettre de confirmation ............................................................................................. 50

16. Facture du client ........................................................................................................ 51Facture du client ...................................................................................................... 51

Transfert des frais d'une facture à une autre ...................................................... 53

17. Utilisateurs et sécurité ...................................................................................... 55Utilisateurs et sécurité .............................................................................................. 55

Activation de la fonction de sécurité, définition des rôles et des utilisateurs ......... 56Sécurité : Ajout d'utilisateurs et mots de passes ......................................................... 56Sécurité : Définition des niveaux de sécurité ............................................................. 59

18. Paramétrage du logiciel ............................................................................................... 61Information de l'établissement .................................................................................. 61Modifier les codes de taxes ...................................................................................... 61Taux pour les chambres et descriptions des tarifs ...................................................... 63Modifier les codes de tarifs saisonniers ..................................................................... 66Forfait ..................................................................................................................... 67Modifier les types de paiement ................................................................................. 68Ajustement des couleurs et de la taille de la grille ...................................................... 69

Configuration de la "Vue du site" ............................................................... 71Inscription des agences de voyage ............................................................................ 71Préférences ............................................................................................................. 72Congés Fériés .......................................................................................................... 75Facture du client ...................................................................................................... 75Fiche d’inscription et format des rapports ................................................................. 77

19. Accord de permis de logiciel ....................................................................................... 78A. Variables (Gabarits RTF) .............................................................................................. 80

Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiched'inscription et de devis. .......................................................................................... 80

Index .............................................................................................................................. 82

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Manuel de l’utilisateur — Le GérantVersion 4 — Version Standard et Pro






Chapitre 1. Introduction au logiciel« Le Gérant »Que peut faire « Le Gérant » pour vous?

Avec le logiciel « Le Gérant », vous pouvez automatiser les tâches de réservations pour votrehôtel/motel. Une base de données conserve les informations pour un repérage facile.

Le logiciel vous présente votre grille de réservations qui, d'un seul coup d'oeil, vous permettrade répondre à une demande de réservation.

Ce logiciel a été conçu pour être facile à utiliser. Vous avez un plein contrôle sur vos structuresde coûts et vous pouvez modifier les taux de vos chambres selon vos besoins.

Configurationminimale pour l'installationdu logiciel « Le Gérant »

Le Gérant requiert un ordinateur avec les caractéristiques minimales suivantes :

Windows 95 ou plus récentUn processeur de 300 Mhz ou plus rapide64MB RAMUn lecteur de CD-ROM100 MB d’espace disque disponibleUn écran capable d’afficher une résolution de 800 x 600Un clavierUne sourisUne imprimante compatible Windows

Par où commencer ?Cette section contient les instructions et procédures pour exécuter « Le Gérant » sur votre ordi-nateur.

Avant d’installer « Le Gérant », il est important de vous assurer que votre disque dur soit en bonétat de marche.

Nous vous recommandons d'effectuer les procédures suivantes :

• « Nettoyage de disque »

• « Vérification des erreurs »

• « Défragmentation de disque »

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Astuce(Cliquez sur Démarrage/Programmes/Accessoires/Outils Systèmes pour les trouver). Ledéfragmentateur aura peut-être besoin de rouler toute une nuit. Ces utilitaires vontpréparer votre disque dur et prévenir des conflits possibles entre les logiciels.

Comment installer « Le Gérant » ?1. Démarrer Windows (allumer l’ordinateur et attendre que le Bureau apparaisse).

2. Fermer toutes les tâches qui peuvent rouler sur votre ordinateur, incluant les outils de déte-ction anti-virus. En d’autres mots, vous assurer qu’aucun autre programme n’est actif. Vérifierla barre des tâches au bas de votre écran.

3. Si vous installez à partir d'un CD, insérer le CD Le Gérant dans votre lecteur de CD-ROM.Le menu « Autorun » apparaitra.

Si vous installez à partir d'un fichier d'installation, allez directement à l'Étape 6

4. Si le menu « Autorun » n’apparaît pas, cliquez sur « Démarrage/Exécuter ».

5. Repérez le fichier "Setup.exe" ou "Setup"

6. Double-cliquez sur le fichier "Setup" ou "Setup.exe"

7. Le programme d’installation vous guidera pour installer les fichiers requis sur votre ordina-teur.

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Introduction au logiciel « Le Gérant»






Chapitre 2. Exécution du logicielpour la première fois

• Exécuter l’application (Le Gérant)

• Dans le cas où vous executez une version « Démo » du logiciel, celui-ci peut générer une basede données modèle. Le menu suivant apparaîtra :

Choisir « Yes » et une installation échantillon sera créée pour vous, vous aidant à vous familia-riser avec le logiciel.

• Vous devrez configurer le logiciel pour refléter les particularités de votre établissement.Choisir le menu « Fichiers » et puis « Configuration » Inscrivez ici les informations pertinentsà votre établissement, les codes de taxes et leurs taux, et les caractéristiques de vos chambres.

• Inscrivez toute information additionnelle pertinente. Cliquez sur les différents onglets (ru-briques)

• Cliquez sur « Sauvegarder » et « Sortie » La grille des réservations affichera maintenant lesinformations sur les chambres telles que vous les avez inscrites.

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Chapitre 3. Pourquoi utiliser « LeGérant » ?

Le Gérant a été conçu par des tenanciers pour des tenanciers. Il vous aide à gérer vos activitésde tous les jours.

Le Gérant prend en charge vos réservations, confirmations, facturation, paiements et les rapportsdont vous avez besoin.

Vous profiterez de plusieurs bénéfices clés, dont :

• Élimination de cahiers de réservations encombrants• Information claire et précise• Traitement rapide des arrivées et des départs• Réduction importante des erreurs de réservations• Information instantanée sur la disponibilité des chambres• Lettres ou courriels de confirmation automatiques• Excellents contrôles financiers• Information immédiate sur les dossier-clients• Exportation du calendrier des disponibilités pour l'inclure dans votre site web• Paramètres de base de données personnalisables• Rapports détaillés sur un seul click• Soutien professionnel à la clientèle• Soutien via courriel

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Chapitre 4. Différencesfonctionnelles entre la Version 4Standard et la Version 4 Pro

Le Gérant Pro Version 4.0Le Gérant Version 4.0FonctionGestion des réservations

Gestion de la clientèle

Grille de réservation continuesur 1 anContrôle des produits et del'inventaireFacturation

Rapports de gestion et de taxa-tionVue "Calendrier"

Exportation des disponibilitésvers une page WebExportation des données de di-sponibilité en XMLContrôle d'accès via usagers,mots de passe et privilègesVentes de produits à ces clientsnon-résidentsRequêtes SQL ad hoc

IllimitéMaximum de 15Nombre d'unités de location

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Chapitre 5. Grille des RéservationsC'est l'endroit où vous écrivez vos réservations pour le mois en cours et les mois à venir. La grillese présente comme suit:

Jours du moisEn haut de la fenêtre, tous les jours du mois sont affichés en continu. Vous pouvez souligner lesdimanches avec une couleur différente en cliquant sur l'onglet Apparences. Les congés, dimanchesinclus sont mis en évidence sur la grille. Vous pouvez entrer les jours de congés et de vacancesen cliquant sur l'onglet Congés Fériés .

Niveaux d'occupationLes niveaux d'occupation sont affichés en couleur juste en dessous des dates. Le rouge indique100%, le jaune 50% ou plus, le vert 49% ou moins. Ceci vous permet entre autres de vérifier d'unseul coup d'oeil si une chambre est disponible pour une période donnée. L'épaisseur de l'indicateurd'occupation peut-être ajustée dans l'onglet Apparences. Vous pouvez également choisir d'afficherle nombre de chambres qui sont disponibles (comme illustré)

Numéros de chambres et descriptionsÀ gauche de l'écran, les numéros de chambre et la description de celles-ci sont affichés. Vouspouvez cacher ou rétrécir la colonne "Description" en cliquant sur la ligne qui sépare la descriptiondu corps de la grille des réservations. Vous pouvez de même élargir cette colonne. Le systèmeenregistre la position des colonnes et l'affichera tel quel à nouveau à la prochaine ouverture decette fenêtre. Vous pouvez changer les numéros des chambres et leur description à l'aide del'onglet Chambres et Taux dans le menu Configuration . Vous pouvez aussi modifier les tarifsdes chambres dans le même menu.

Indicateur de l'état de la chambreÀ droite de la description de la chambre se trouve un bouton qui sera vert ou rouge selon quela chambre est marqué prête ou non. C'est l'indicateur de l'état de la chambre.

Cette nouvelle fonction introduit un élément visuel à la grille vous permettant de voir d'un coupd'oeil si une chambre est prête ou non, une option bien utile pour la gestion des travaux ménagers.Elle offre entre autres, la possibilité d'ajouter des commentaires (e.g. « changer l'ampoule de lasalle de bain ») qui peuvent être imprimés et servir de "feuille de route" pour l'entretien des

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chambres. Cet indicateur visuel prend la forme d'un point, vert ou rouge, à droite du nom de lachambre sur la grille . En cliquant avec le bouton de droite sur le nom de la chambre, un petitmenu apparaît (ci-contre) :

permettant d'en changer l'état ou d'inscrire des commentaires :

.

Quand une chambre est marquée comme n'étant pas prête, et si on veut procéder à enregistrerun client arrivé, un message d'avertissement apparaît qui indique que la chambre n'est pas prêteet demande si on veut toujours enregistrer le client. Dans l'affirmative, l'état de chambre est au-tomatiquement changé à « prête ».

DéfilementL'affichage de la grille des réservation peut défiler dans les deux directions, en utilisant les barresde défilement au bas et à droite de la grille. La barre de défilement horizontale de la Version 4fournit un déroulement en continu, c'est à dire que vous pouvez avancer d'une tranche de datesà l'autre sans fin.

La grille s'étent sur un an et débute au mois de janvier par défaut. Vous pouvez changer le mois initial del'affichage en utilisant la fonction "Mois initial" expliquée à la section Menu "Année".

MoisAu bas de la grille, douze onglets représentent chacun des mois de l'année. Vous pouvez cliquerdessus pour afficher le mois correspondant.

An passé et An prochainCes fonctions sont similaires à celles disponibles dans le Menu Année. Vous pouvez afficher lesréservations de l'année précédente ou de l'année suivante en utilisant les menus "Année précéde-nte" et "Année suivante" du menu "Année". Pour revenir au mois courant, choisir Mois Courantdans le même menu et le mois courant s'affiche dans la barre d'état au bas de la grille de réserva-tion. Vous pouvez aussi utiliser les boutons (flèches vertes) "An passé", "Mois courant" et "Anprochain" situés au haut de l'affichage. Déplacer votre curseur par dessus les boutons verts pourune description de leur fonction.

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Grille des Réservations






Entrer une réservationPour créer une nouvelle réservation:

1. Cliquez avec le bouton de droite sur la grille, ceci affiche un Menu « Pop-up ».

2. Cliquez sur "Nouvelle réservation" et le menu "Réservation" s'affiche. L'endroit où vous cliquezsur la grille détermine la date et le numéro de chambre où s'effectuera la réservation par défaut.Vous pouvez modifier les dates et modifier le no. de chambre dans le menu "Reservation".

3. Après avoir entré le nom du client, ses informations personnelles, et autres détails, indiquezla nature de la garantie de la réservation (Ahrres, Carte de Crédit, coupons, etc.).

4. Une fois les informations entrées, cliquez sur "Sauvegarder/Sortie". Une boîte représentant laréservation s'affiche maintenant sur la grille. La couleur reflète la nature de la garantie utiliséepour assurer la réservation. Nous vous suggérons d'utiliser une couleur vive tel le rouge pouridentifier les garanties à risque, ce qui attirera votre attention si vous devez faire un choix selonvos politiques de réservation.

Modifier une réservationUne fois une réservation entrée, cliquez avec le bouton de droite sur le rectangle représentant laréservation sur la grille. Un menu « Pop-up » apparait et vous pouvez choisir de modifier la ré-servation ou de faire une autre action. En cliquant sur un rectangle, les détails de cette réservationapparaissent dans la barre d'état située au dessous des onglets des mois.

La réservation choisie est entourée de cinq petits points carrés. La grille de réservation est enmode verrouillé par défaut. Cliquez sur le bouton "Déverrouiller" une fois pour permettre lamodification visuelle des réservations. Une fois déverrouillée, la grille offre la possibilité de saisirles rectangles de réservation, de les déplacer et d'en modifier la forme, changeant ainsi la duréede la réservation. Pour allonger ou raccourcir une réservation, cliquer sur le carré du centre-droit.Le curseur change alors de forme et vous pouvez étirer ou rétrécir le rectangle avec la souris pourchanger la réservation telle que désirée.

ProtectionPour votre protection, un avertissement s'affiche si vous tentez de modifier ou de déplacer uneréservation pour un client qui est déjà arrivé ou parti.

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Grille des Réservations






Chapitre 6. Vue Calendrier - ProCette vue est une innovation dans la version Pro. La vue calendrier se présente comme suit:

Zone CalendrierDans cette zone, vous avez un sommaire de l'occupation de votre établissement pour un an d'unseul coup d'oeil. Vous pouvez utiliser les boutons "An proch." "An courrant" et "An passé" pourvisualiser un autre année. Chaque jour est coloré selon un code de couleur corresondant à l'occu-pation (explication dans la zone "Légende").

En cliquant sur une date, vous pouvez mettre à jour les données d'occupation qui apparaissentà droite dans la zone "Occupation". En cliquand avec le bouton droit de la souris sur une date,un menu spécial pour la vue calendrier vous est présenté :

Vouz pouvez alors créer une nouvelle réservation pour cette date, une réservation de groupe,modifier une réservation existante (le dialogue suivant vous permet de choisir la réservation à

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modifier : ; Choisissez la réservation à modifieret cliquez sur "Choisir"; le dialogue normal de modification de réservation sera affiché. La com-mande suivante sert à choisir et afficher la facture du client.

Exportation en HTMLLa dernière fonction du menu "Vue Calendrier" permet d'exporter la vue calendrier en formatHTML pour que vous puissiez incorporer vos données d'occupation à votre site web, selon vosbesoins. Choisissez cette option et le menu suivant sera proposé:

Ce menu vous permet d'ajuster la taille et la couleur du calendrier des différents mois, etc.Choisissez un répertoire où sera exporté la page HTML correspondante à votre calendrier dedisponibilités. À chaque fois qu'une réservation sera mise à jour, une nouvelle version du calen-drier sera exportée. Vous pourrez ainsi "synchroniser" votre site web avec le répertoire de sortiepour vous assurer que les informations de disponibilités sont maintenues à jour.

La section "Options" vous permet de choisir à partir de quel mois se fera l'exportation; Vouspouvez aussi choisir que les différents mois soient exportés en format GIF.

Le bouton "Ajust. Disp." vous permet d'alterer la vue "exportée" de votre disponibilité si vousavez besoin, par exemple, de montrer une disponibilité réduite pour une période donnée (ferme-ture, congrès, etc.). L'ajustement se fait au moyen du dialogue suivant :

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Vue Calendrier - Pro






Cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder" dans le menu "Calendrier des disponibilités" pourgénérer la page Web. Le résultat peut ressembler à ce qui suit :

Zone occupationCliquez sur une date dans le calendrier et les données de la zone "occupation" seront immédiate-ment mises à jour. La partie supérieure de la zone vous donne la liste des chambres disponibles,alors que la partie inférieure vous permet de voir la liste des chambres occupées. Cliquez avecle bouton droit de la souris vis-à-vis une chambre de la liste de disponibilités pour afficher lemenu suivant :

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Par contre, cliquer avec le bouton droit de la souris vis à vis une réservation dans la liste deschambres occupées vous présente le menu suivant :

LégendeComme son nom l'indique, la légende permet de se référer aux codes de couleurs utilisés dansle calendrier pour interpréter le niveau d'occupation de chaque jour. À noter que les donnéesexportées en HTML sont, par exprès, beaucoup moins précises que les données affichées dansla vue calendrier.

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Chapitre 7. Arrivées et DépartsClients d'aujourd'hui

Cette fenêtre affiche une liste de tous les clients d'aujourd'hui. Double-cliquez sur une réservationpour afficher la section intitulée « Modifier une réservation existante » , ou cliquez avec le boutondroit de la souris pour afficher un Menu "Pop up". Choisir l'action appropriée. Ces mêmes actionssont disponibles par des boutons situés dans la barre de menus.

Pour vous retrouver facilement, les mêmes codes de couleurs des réservations sont utilisés dansun petit carré dans la liste.

Le numéro de réservation apparait également dans la première colonne

Onglet des Arrivées et DépartsCette fenêtre affiche tous les arrivées et départs dans une liste déroulante. Double-cliquez surn’importe quelle réservation pour afficher la fenêtre de modification, ou cliquez avec le boutondroit de la souris pour afficher le menu « pop-up ». Choisir la fonction désirée. Certaines fonctionssont aussi disponibles par les boutons rapides sur la barre d'outils en haut de la fenêtre. Cliquezsur les boutons à droite des dates pour sélectionner une plage de dates différente. Pour vous re-trouver facilement, les mêmes codes de couleurs des réservations sont utilisés dans un petit carrédans la liste.


OccupationCes fenêtres affichent une liste déroulante de toutes les réservations. Double-cliquez sur une ré-servation pour afficher le la section intitulée « Modifier une réservation existante », ou cliquezavec le bouton droit de la souris pour afficher un menu pop-up. Choisir l'action appropriée. Cesmêmes actions sont disponibles par des boutons situés dans la barre de menus.

Cliquez sur les boutons à droite des dates pour sélectionner une plage de dates différente.

La liste peut-être triée selon plusieurs critères. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour la sélec-tionner, puis choisissez le bouton "Tri ascendant" ou "Tri descendant".


De cet onglet, vous pouvez afficher le menu "Chercher un dossier client". Cliquez sur le boutonChercher Réservationet une petite fenêtre s'affiche vous permettant de trouver un client par codeclient, nom ou prénom. Cliquez sur "Chercher" et une liste apparaît dans l'affichage. Choisissezun client et cliquez sur "Choisir".

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Chapitre 8. Fenêtre d’occupationCliquez sur l'en-tête de la colonne selon laquelle vous voulez effectuer le tri. Ceci met en évidencela colonne. Cliquez sur Tri ascendant ou Tri descentant. De cet onglet, vous pouvez utiliser lemenu « Rech. Client » pour localiser un dossier-client. Cliquez sur le bouton « Rech. Client »; unepetite fenêtre apparaît vous permettant de chercher un dossier-client par code client, nom ouprénom. Cliquez sur « Chercher ». Une liste apparait dans la fenêtre. Cliquez sur le dossier-clientchoisi et cliquez sur « Choisir ».

Pour faciliter le repérage, le code de couleur apparaissant sur la grille des réservations est aussiaffiché ici.


Dans le cas où une réservation semble manquante, ou si une réservation ne peut être modifiée àpartir de la grille des réservations, cliquez sur l’onglet d’occupation et vous devriez pouvoir lo-caliser et modifier la réservation en question. Ce cas peut se produire si vous avez renommé ousupprimé une chambre pour laquelle une réservation était assignée.

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Chapitre 9. Fenêtre « Liste desclients »Liste de clients

Le dernier onglet de la fenêtre principale représente la liste des clients. Elle s'affiche comme suit :

La liste vous permet de repérer rapidement un client. Si le dossier client apparait en rouge, c'estqu'il est marqué comme faisant partie de la liste noire.

Vous pouvez trier la liste de clients selon les quatre critères suivants :

• Code client

• Compagnie

• Nom

• Prénom

Pour effectuer le tri, sélectionner l'en-tête de colonne et utiliser les boutons "Tri ascendant" et "Tridescendant" dans la barre d'outils.

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Chapitre 10. Vue du siteCette façon d'afficher l'occupation est particulièrement pratique pour les locateurs de campings ou dechalets, là où il est important de faire valoir l'importance de l'emplacement par rapport au reste du site.

Il vous faut, avant de pouvoir utiliser cette fonction, un plan de votre site en format BMP (bitmap) ou JPG(JPEG).

Utilisez la fonction de configuration à l'onglet "Apparences" pour définir où, sur votre ordinateur, le logicielpeut trouver le document contenant le plan du site, et la taille des marqueurs qui vont apparaitre sur leplan

Cliquez ensuite sur l'onglet "Vue du site" pour afficher cette vue ; Initialement, les marqueurs ne sontpas placés et apparaissent alignés sur le côté gauche de l'écran. Vous devez les déplacer vis à vis les empla-cements et/ou chalets. Chaque marqueur représente un "chambre" ou un emplacement tel que défini dansla configuration. La vue initiale ressemble à ceci:

Cliquez sur le bouton "Déverrouiller" et faites glisser les marqueurs vis à vis l'emplacement correspondant.Une fois que tous les marqueurs sont placés, cliquez sur le bouton "Verrouiller" pour éviter que les mar-queurs se déplacent sans raison.

La "Vue du site" aura maintenant cette apparence :

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Les marqueurs prendront ainsi une couleur différente (définie dans la configuration) selon que l'emplace-ment est libre, que le client est sur le point de partir, ou que l'emplacement est occupé. Ainsi, dans l'exemplesuivant, pour la journée du 21 aôut, la grille se présente ainsi :

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Vue du site






La "Vue du site" correspondante s'affichera ainsi :

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Vue du site






Chaque marqueur est sensible et, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur chacun, on peut soit ef-fectuer une nouvelle réservation, soit modifier une réservation existante ou produire la facture du client.

Sélectionnez une autre date pour voir l'occupation à cette date ; par défaut, l'affichage prend la date dujour courrant.

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Vue du site






Chapitre 11. Barre de menusMenu "Fichiers"

Cette famille de menus vous présente les fonctions associées au fonctionnement global du logiciel.

Il se présente comme ci-contre :

Nouvelle base de donnéesCe menu vous permet de créer une nouvelle base de données. Le menu suivant apparait pourvous permettre de choisir de retenir certaines des informations de la base couramment ouverte:

Ouvrir une base de donnéesCe menu vous permet d'ouvrir une autre base de données que celle couramment ouverte. Labase courante sera sauvegardée automatiquement avant que la nouvelle base soit ouverte.

Sauvegarder la base de données sousCe menu vous permet de sauvegarder la base de données couramment ouverte sous un autrenom. Cette fonction peut-être utile pour prendre une copie de sauvegarde entière avant d'effectuerdes opérations telles que le nettoyage de données anciennes.

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ConfigurationCe menu vous permet d'afficher et de modifier les paramètres de configuration du logiciel.

Utilisateurs et sécuritéCe menu vous permet de définir divers usagers, mots de passes et permissions. Pour de plusamples détails, voir le sujet détaillé la section intitulée « Utilisateurs et sécurité »

Exportation des donnéesAprès avoir indiqué quelles informations vous voulez exporter, cliquez ensuite sur "Exporter".Ceci crée un fichier délimité par virgules (CSV), qui peut être utilisé par d'autres programmes,tel que MS Excel. Vous devrez pouvoir retrouver le répertoire où vous avez exporté le fichier desortie.

Importation info clientsCeci permet l'imporation de données ou dossiers clients. L'imporation se fait au moyen d'un fichiertexte (TXT) ou d'un fichier délimité par virgules (CSV), qui peut provenir d'autres programmes,tel que MS Excel. Ceci peut vous permettre entre autres de récupérer des données sur vos clientsdans un système que vous utilisiez antérieurement.

Création d'une copie de sauvegardeCréez une copie de sauvegarde sur un médium amovible ou sur votre disque dur. Vous recevrezaussi un rappel d'effecter une copie de sauvegarde sur une base régulière, tel que défini dans lemenu "Configuration/Préférences". "0" indique que vous ne recevrez pas de rappel.

Restaurer la base de donnéesRestaurer les données à partir d'une copie de sauvegarde sur médium amovible ou de votre disquedûr. S.V.P. notez que cette action restaure les données telles qu'elles étaient au moment de lasauvegarde et écrase tous changements effectués à vos données depuis.

Supprimer les donnéesAvertissementCette commande efface toutes les données précédant la date affichée dans la fenêtre!Vous pouvez supprimer les informations clients et/ou les informations d'annulationsavant la date choisie (en se servant du calendrier). Une fois supprimées, vous ne pourrezplus récupérer ces données.

Rappel d'occupationSi pour une quelconque raison, les taux d'occupation affichés sont erronés, utilisez cette commandepour corriger l'information affichée.

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Réparer la base de donnéesToujours effectuer une copie de sauvegarde avant cette opération! Si vos données semblentcorrompues, cette commande va tenter de rebâtir la base de données.

Terminer session utilisateurCette fonction est utilisée pour clore une session d'un usager et de permettre à un autre de seconnecter (possiblement avec des permissions différentes).

Réinitialiser mot de passeCette fonction est utilisée modifier le mot de passe de l'usager dont la session est en cours.

Voir la section intitulée « Utilisateurs et sécurité » pour les détails sur ces deux dernières fonctions.

SortieQuitter le programme. Avant de quitter, on vous affichera un copie de sauvegarde.

Menu "Modifier"Le menu "modifier" comporte une série de fonctions servant à intervenirdans différentes situations vis-à-vis un client ou une réservation. La plupartde ces fonctions se retrouvent aussi en cliquant sur le bouton droit de lasouris sur la grille ou sur une réservation. Les fonctions seront grisées ounon selon ce qui est permis dans le contexte où le menu est utilisé. Le menu"modifier" se présente ainsi :

Verrouiller/DéverrouillerCette fonction permet, tout comme le bouton "Verrouiller" et "Déverrouiller" dans la barre d'outils,de permettre des modifications directement sur la grille . La grille de réservation est en modeverrouillé par défaut. Décochez la fonction "Déverrouiller" une fois pour permettre la modification

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visuelle des réservations. Une fois déverrouillée, la grille offre la possibilité de saisir les rectanglesde réservation, de les déplacer et d'en modifier la forme, changeant ainsi la durée de la réservation.

Ceci est particulièrement pratique pour les établissements ayant plusieurs chambres et quiveulent maximiser l'affichage de la grille. Vous pouvez alors choisir de cacher la barre des outilsmais avoir tout de même accès, via le menu "Modifier", à toutes les fonctions qui apparaissentsur cette barre, libérant ainsi une portion significative de l'écran pour afficher davantage dechambres. Voir également Menu Afficher pour savoir comment choisir ce qui s'affiche sur l'écran.

Nouvelle réservationPour créer une nouvelle réservation. Le menu "Réservation" s'affiche (voir ci-dessous). Cliquezsur la flèche à droite du champ "Code client", une petite fenêtre s'affiche vous permettant detrouver un client par code client, nom ou prénom. Cliquez sur "Chercher" et une liste apparaîtdans l'affichage. Choisissez un client et cliquez sur "Choisir". Entrez ensuite les informations dela réservation. Cliquez sur "Sauvegarde" et "Sortie". Une boîte représentant la réservation s'affichemaintenant sur la grille et dans la liste des réservations.

En Cliquant sur le bouton "Sauvegarder", le no. de réservation apparait alors dans la barre titre du dialogueentre crochets (dans l'exemple ci-haut, surligné en jaune).

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Réservation de groupeCette fonction vous permet de créer une réservation pour un groupe. Pour plus de détails, voir"la section intitulée « Réservation de Groupe »".

Modifier la réservationCe dialogue vous permet de modifier les informations d'une réservation existante. Une fois ter-miné, cliquez sur "Sauvegarde" et "Sortie".

CouperCouper supprime la réservation et en conserve une copie dans le presse-papier.

CopierCopier peut servir à copier les détails d'une réservation en multiples exemplaires. Une fois lacopie collée, on peut l'éditer pour changer les détails propres à chaque nouvelle réservation ainsicréée.

CollerColler va placer une copie de la réservation stockée dans le presse-papier sur la grille des réser-vations.

Supprimer / Annuler une réservationCette fonction supprime ou annule une réservation, selon les paramètres que vous avez fournisdans la configuration. Si vous optez pour annuler une réservation, la réservation n'est plus affichée,mais quelques informations sont conservées pour permettre de produire un rapport des annula-tions. Si vous optez de ne pas conserver les annulations, la réservation est simplement supprimée.

Transférer une réservationCette fonction permet de scinder une réservation pour pouvoir assigner un client à une autrechambre en mi-séjour. Ceci est particulièrement pratique si le nombre de chambres est restreintet vous voulez accomoder un client sur un plus long séjour. Dans ce cas, la facture demeureunique, mais la réservation est distributée sur plusieurs jours. Pour plus de détails voir : Trans-férer une réservation.

Arrivée d'un clientUne petite fenêtre s'affiche indiquant l'heure de l'arrivée du client. Vous pouvez aussi imprimerla liste des arrivées si vous le voulez. Une fois qu'un client est "arrivé", vous ne pouvez plussupprimer ou annuler la réservation sauf si la commande "Arrivée" est renversée au moyen dubouton "Restaurer".

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Départ d'un clientUne petite fenêtre, similaire à celle de l'arrivée du client, s'affiche une fois qu'on choisit "Départdu client". On ne peut plus annuler la réservation à ce stade. On ne peut plus déplacer la réserva-tion dans la grille de réservation, prévenant les modifications accidentelles des informationsd'affaires.

Lettre de confirmationL'envoi d'une confirmation s'effectue au moyen de gabarits de lettres. Ces gabarits sont fournisdans le répertoire "Programme" du logiciel "Le Gérant" et peuvent être personnaliés au moyende traitements de textes courants pouvant modifier le format RTF, tel MS Word. Une fois les ga-barits édités, ils devraient être stockés en format RTF. Vous pouvez créer autant de gabarits quenécessaire. Votre dernière sélection de gabarit devient la valeur par défaut la prochaine fois quevous créez une lettre de confirmation.

Les gabarits de courriels sont créés de la même façon mais vous devez les sauvegarder en formattexte simple.

Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser les champs de fusion pour personnaliser le contenu devos lettres. Ils seront substitués par les informations clients au moment de la production de lalettre.

Lettre de devisVous pouvez créer votre propre gabarit de lettre de devis (on vous suggère de le faire à partirde la lettre de confirmation) ; utilisez la variable <<QuoteValidUntil>> pour indiquer jusqu'à telledate vous vous engagez à respecter le devis fourni.

Pour une liste complète des variables que vous pouvez utiliser dans les gabarits, voir la sectionintitulée « Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiched'inscription et de devis. ».

Fiche d'inscription

Cette fonction vous permet d'imprimer une fiche d'enregistrement pour le client; les donnéesdéjà disponibles lors de la prise de réservation sont transférée à la fiche et le client n'aura qu'àremplir les champs manquants à son arrivée. On peut utiliser cette fonction pour imprimer desfiches vierges qu'on pourra laisser au comptoir pour les clients qui arrivent sans réservation.

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Paiement des arrhes (dépôt)

Cette fonction vous permet d'enregistrer un paiement des arrhes (dépôt) qui sera comptabilisésur la facture à la première consultation de la facture.

Un calcul automatique du montant de dépôt peut se faire si ce montant (ou pourcentage) a été préalable-ment défini dans la configuration sous l'onglet Préférences.

Facture du clientCette option affiche la facture du client que vous pouvez imprimer en deux étapes. L'achat deproduits se rajoute à la facture dans ce dialogue.

Transfert d'une factureDans certains cas, vous devez transférer les frais d'une facture à une autre. Cette option affichele dialogue Transfer d'une facture pour vous permettre d'effectuer cette opération.

Recherche facture

Cette fonction permet d'effectuer une recherche pour retrouver une facture si vous connaissezle numéro de facture.

Recherche réservation

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Cette fonction permet d'effectuer une recherche pour retrouver une réservation si vous connaissez le nu-méro de réservation (confirmation).

Historique client

Cette fonction peut être utilisée à plusieurs endroits; elle permet de retracer toutes les réservationspassées effectuées par ce même client. Dans la version Pro, nous avons ajouté un colonne quiaffiche le code utilisateur de la personne ayant prise la réservation. Pour que cette informations'affiche, vous devez avoir enclenché l'option sécurité.

Menu "Année"Ce menu vous permet de naviguer dans la grille et d'en changer les dates d'affichage. Le menu

"Année" s'affiche ainsi :

Une nouvelle manière de faire défiler la grille est maintenant disponible dans la version "Pro" ;Voir "Chapitre 5, Grille des Réservations" pour plus de détails

Année précédente

Vous amène au mois de décembre précédent. Vous pouvez accéder à n'importe quel autre moisde l'année en utilisant les onglets des mois situés au bas de la grille des réservations. Pour retournerau mois courant, cliquez sur "Aller au mois courant" ou sur l'onglet du mois approprié.

Aller au mois courant

Ceci vous amène au mois courant, quelque soit votre sélection courante dans la grille des réseva-tions.

Année suivante

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Vous amène au mois de janvier suivant. Vous pouvez accéder à n'importe quel autre mois del'année en utilisant les onglets des mois situés au bas de la grille des réservations. Pour retournerau mois courant, cliquez sur "Aller au mois courant" ou sur l'onglet du mois approprié.

Mois initial

Cette fonction permet de régler le mois qui débute la série de 12 mois sur la grille "Pro". Ceci est particu-lièrement pratique vers la fin de l'année civile, où le mois de décembre finirait normalement la série. Enutilisant, la fonction "Mois initial", on peut régler le début de la série (par exemple, en octobre), et obtenirainsi une vue continue pour le passage de décembre à janvier.

Choisir l'option "Mois initial", le dialogue suivant apparait :

Choisir le mois d'affichage initial dans le dialogue, dans notre exemple, le mois d'octobre :

Le début de la grille se positionne maintenant au 1e octobre, pour une nouvelle séquence de 12 mois :

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Menu "Rapports"Imp. liste des réservations

Cette fonction imprime la grille des réservations. Vous devez sélectionner un mois (utilisezl'onglet au bas de la grille), puis cliquez "Rapports/Impr. liste des réservations", ajuster les para-mètres d'impression et cliquez sur "Imprimer". Si le mois choisi est celui affiché sur la grille, cli-quez sur l'icône "Imprimer" dans la barre de menus.

Client d'aujourd'huiCette fonction imprime un rapport affichant la liste de tous les clients d'aujourd'hui. Elle peutêtre triée de trois façons.

Arrivées et DépartsCette fonction imprime un rapport affichant la liste de tous les clients arrivant et partant au-jourd'hui. Elle peut être triée de trois façons.

EntretienCette fonction imprime un rapport destiné au personnel d'entretien, et indique quelles chambressont occupée, de même que les départs du jour.

État de la chambreDans le menu « Rapports », la fonc-tion « État de la chambre » génèreun rapport (voir à droite) qui peut-être visualisé et/ou imprimé au be-soin.

OccupationCette fonction imprime un rapport affichant l'occupation pour la période choisie. Elle peut êtretriée de quatre façons.

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Niveau d'occupationCette fonction imprime un rapport affichant le niveau d'occupation pour la période choisie. Ellepeut être triée de deux façons.

Graphique d'occupationCette fonction produit un graphique du niveau d'occupation pour une période donnée. Il peutaussi être imprimé.

Revenu par catégorieCette fonction produit un rapport basé sur les différentes méthodes de paiement . Il peut êtretrié par numéro de chambre ou date de paiement.

Revenu et TPSCette fonction imprime un rapport affichant le revenu et les montants de taxes payées pour lapériode choisie. Il peut être trié de quatre façons.

Liste des clientsCette fonction imprime un rapport affichant la liste des clients. Il peut être trié par nom ou pré-nom.

Liste des agences de voyagesCette fonction imprime un rapport affichant la liste des agences de voyage et des détails se rap-portant à eux.

AnnulationsCette fonction imprime un rapport affichant la liste des annulations pour une période chosie.Elle peut être triée de trois façons.

Menu "Info Produits"Produits

Ajouter ou modifier un produit en vente (eg. articles de toilette, billets d'excursion, etc.). Cetteinformation est utilisée lorsque vous ajoutez la vente de produits sur la facture du client duclient.

Toutes les commandes pertinentes à la gestion de produits se trouvent dans le menu "Info Pro-

duits" :

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Dans la version "Pro", le menu "Produits" présente des fonctions additionnelles

: . Ces nouvelles fonctions, reliées à la vente de produits à des clients non-rési-dents, sont expliquées plus bas.

Il est possible de gérer les produits et les fournisseurs. Si vous ne voulez pas gérer de fournisseurs,passez tout de suite à 2

1. Si vous choisissez de gérer les fournisseurs également, vous devriez définir d'abord les four-nisseurs au moyen du dialogue "Fournisseurs" dans le menu "Info Produits :

La section "Produits disponible de ce fournisseur" au bas du dialogue se remplira quand vousaurez associé les divers produits aux fournisseurs.

2. Définir les produits en vente au moyen du dialogue "Info produit" du menu "Info produits" :

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3.Remplissez les divers champs appropriés au produit ; Utilisez les flèches gauche et droite

pour passer d'un produit à l'autre.

Pour la sélection d'un fournisseur, cliquez sur l'icône de sélection situé à droite du champs"Fournisseur" ; le dialogue "Recherche d'un fournisseur" apparait :

4. Pour préparer une liste de produits à commander, choisir le dialogue "Commander un produit" dansle menu "Info produits" :

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Cliquez sur le bouton "Rech. prod." pour localiser un produit dans la liste des produits disponibles(utilisez le caractère "*" pour lister tous les produits ):

5. Pour établir l'inventaire initial ou lors de la réception de stocks, choisir le dialogue "Recevoirles stocks" dans le menu "Info produits" :

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Cliquez sur le bouton "Rech. prod." pour localiser un produit dans la liste des produits dispo-nibles (utilisez le caractère "*" pour lister tous les produits ):

6. Pour la prise d'inventaire et la mise à jour des stocks, utiliser le dialogue "Mise à jour desstocks" dans le menu "Info produits" :

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Cliquez sur le bouton "Sélection" pour vous aider à choisir le produit à mettre à jour; le dialoguesuivant s'affiche :

7. Pour la vente de produits, dans le dialogue de facturation, cliquez sur le bouton "Produit" etle dialogue suivant apparait :

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Une fois que vous avez cliquez sur le bouton "Choisir", les frais du produit seront ajoutés à lafacture.

8.

Vente de produits

La fonction "Vente de produit" permet d'établir une facture sans qu'un client ne soit nécessairementlocataire d'une chambre. Le dialogue demande d'abord d'identifier le client au moyen du code client(ou de lancer une recherche par critères).

Une fois le client choisi, une facture vide (ne contenant pas d'information reliée à la location d'unechambre) est présentée, permettant alors d'ajouter un ou plusieurs produits à cette facture en suivantla manière habituelle.

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9. La fonction "Modifier une facture de produit" permet de localiser une facture de produit existante etd'en apporter des modifications.

La fonction "Rapport sur les produits" affiche deux options :

La première option offre l'affichage d'un rapport basé sur les types de produits. Le dialoguesuivant apparait :

La seconde option offre l'affichage d'un rapport sur les revenus des produits et des taxes :

Menu "Langue"

Langue

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Le Gérant "Pro" est configurable dans 5 langues dont le français. Si une des langues n'est pas di-sponible dans votre version, contactez notre service de soutien et nous effectuerons les modifica-tions nécessaires.

Menu "Afficher"Affiche ou cache la barre d'outil, la barre d'état, et l'indicateur de niveau d'occupation.

Menu "Aide"

Aide

Vous trouverez ici les informations nécessaires pour appprendre à utiliser le logiciel

Astuce du jour

Vous offre tour à tour, des conseils et des astuces pour mieux utiliser le logiciel

Accueil

Ouvre Internet Explorer à la page d'accueil du logiciel "Le Gérant".

Enregistrer le logiciel

Ce dialogue vous donne les informations et les menus pour enregistrer votre logiciel. Une foisle logiciel enregistré, vous ne verrez plus cette option au menu "Aide"

À propos

Information à propos du logiciel "Le Gérant"

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Menu "Pop up"Dans la grille et autres onglets, cliquer avec le bouton droit de la souris affiche un menu pop-up:

Ce menu permet l'édition, et sert aussi de point de référence quand il est utilisé dans la grille deréservations pour la sélection de date et de chambre.

Les fonctions d'édition sont similaires à celle du Menu Modifier.

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Chapitre 12. RéservationsCréer une nouvelle réservation

À partir du Menu Modifier, cliquer sur "Nouvelle Réservation" ou cliquer avec le bouton droitde la souris affiche un menu pop-up. Cliquez sur "Nouvelle Réservation" ou sur le bouton"Nouveau" dans la barre de menus.

Quand une réservation est faite à partir de la Grille de réservations, en cliquant avec le boutondroit de la souris et en choisissant "Nouvelle Réservation", la position de la souris sert aussi depoint de référence pour la sélection de date et de chambre. Avec l'autre option, la date d'au-jourd'hui est utilisée comme valeur par défaut pour une nouvelle réservation.

Sélectionnez le code client au moyen du menu "Chercher Client" ou créez un nouveau dossierclient.

Inscrivez le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le taux de la chambre et les détails de la ga-rantie selon vos besoins. Choisissez le jour d'arrivée et de départ, le tarif garanti de la chambreet autres détails selon les besoins.

Cochez la case "Taux fixe" si vous voulez assurer au client que le taux de sa chambre ne changerapas même si vous lui assignez une autre chambre. Cette particulièrement utile si vous êtes obligé

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de déplacer un client vers une chambre à tarif plus élévé, garantissant ainsi le taux entendu àl'origine.

Cochez la case "Ne pas regénérer ou mettre à jour la facture" si la réservation est sujette à desconditions spéciales, telles une exemption de taxe ou un forfait particulier. Ceci garanti que lafacture ne changera pas même si le mode de taxation par défaut a été changé.

Cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder", le no. de réservation apparait alors dans la barre titre dudialogue entre crochets (dans l'exemple ci-haut, surligné en jaune).

Réservation de GroupeCette fonction crée une nouvelle réservation pour un groupe. Vous pouvez réserver plus d’unechambre à la fois.

Quand le menu pop-up est activé à partir de la grille des réservations avec le bouton droit de lasouris, la position de celle-ci est utilisée comme référence pour le choix de la date et de la chambre.En utilisant l’autre option (bouton rapide), la date d’aujourd’hui est choisie par défaut et aucunechambre n’est assignée par défaut.

En utilisant le menu « Rech. Client », localisez le dossier-client ou créez-en un nouveau. Inscrivezles détails du client comme pour une réservation normale. De plus, vous pouvez inscrire, dansle tableau au bas du formulaire, les noms des membres du groupe et les numéros des chambresqui leur ont été assignées.

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Réservations






AvertissementNe pas inclure le nom du locateur principal dans la grille marquée "Liste du groupe",mais seulement les locateurs secondaires, membres du groupe.

Si vous avez rempli une fiche client pour un occupant, vous pouvez utiliser son code client pourremplir la liste des occupants. Ceci vous permet entre autres de pouvoir produire une fiched'inscription au nom de l'occupant.

La réservation de groupe est identifiée par une couleur distincte sur la grille des réservations.Le responsable du groupe et les membres sont mis en évidence par de petits icônes apparaissantà gauche du nom du locateur. Quand une réservation de groupe est effectuée, la facture du res-ponsable affichera tous les frais associés à toutes les chambres du groupe. Vous pouvez ajouterdes produits aux factures des membres du groupe, mais leur facture n'affichera pas les frais as-sociés à la location de la chambre. Vous pouvez annuler ou supprimer des membres du groupeau besoin. La suppression du responsable ne peut se faire que lorsque tous les autres membresdu groupe ont été supprimés.

Les dates d'arrivée et de départ des différents membres peuvent être différentes de celle du locateurprincipal, mais la durée de séjour doit être la même. Si un membre nécessite des jours additionnels,une réservation individuelle peut y être adjointe, et les frais de la réservation supplémentairepeuvent être transférés au locateur principal.

Sur la grille, le locateur principal (ou leader) apparait précédé d'un icône alors que les locateurs

secondaires (membres du groupe) sont identifiés par un icône .

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Réservations






Modifier une réservation existanteDans la grille des réservations, cliquez avec le bouton droit sur la réservationque vous voulez modifier. Dans le menu pop-up, choisir "Modifier la réser-vation" et procéder aux modifications des donnés de la réservation dans lafenêtre qui apparaît. Vous pouvez aussi cliquez sur le bouton "Modifier"dans la barre de menus.

Les informations sur le client peuvent être changées au moyen du bouton"Modifier" à droite du code client.

Transférer une réservation vers une autrechambre

Cette fonction permet de scinder une réservation pour pouvoir assigner unclient à une autre chambre en mi-séjour. Ceci est particulièrement pratiquesi le nombre de chambres est restreint et vous voulez accomoder un clientsur un plus long séjour. Dans ce cas, la facture demeure unique, mais la ré-servation est distributée sur plusieurs jours.

Dans la grille des réservations, cliquez avec le bouton droit sur la réservationque vous voulez transférer. Dans le menu pop-up, choisir "Tranfert réserva-tion" et procéder aux modifications des donnés de la réservation dans la fe-nêtre qui apparaît :

Indiquez la date à laquelle vous voulez que la réservation soit transférée etle no. de chambre où le client sera transféré. Sur la grille, la réservation appa-raîtra accompagnée de petites icônes identifiant que cette réservation a étéscindée. Une réservation peut être scindée à plusieurs reprises, mais seule-

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Réservations






ment pour la partie "de droite", c.a.d. la portion de la réservation la plustardive. Une réservation scindée apparait ainsi sur la grille :

Des petites icônes identifient les différentes partie d'une réservation scindée

; Le début de la réservation est identifiée par l'icône ; la fin d'une réserva-

tion scindée peut être indentifiée par l'icône ; les parties mitoyennes de la

résevation scindée sont identifiées par l'icône .

Une réservation scindée peut être dé-scindée en déplaçant la partie de droitepour juxtaposer la partie de gauche. (N'oubliez-pas de déverrouiller votregrille pour pouvoir opérer cette opération).

Modifier les dates d'une réservationVous pouvez modifier les dates d'une réservation en cliquant sur le bouton à droite des dates eten utilisant le calendrier pour choisir les dates d'arrivée et de départ. Notez que le logiciel vérifiela validité des dates choisies et ne vous autorise pas à choisir une date d'arrivée postérieure àune date de départ. Changez toujours d'abord la date de départ, ensuite la date d'arrivée.

Une façon simple de changer la date ou le numéro de chambre d'une réservation est d'utiliser la

grille des réservations. Cliquez sur le bouton "Déverrouiller" , ceci ouvre la grille àdes modifications effectuées au moyen de la souris. Cliquez sur la réservation à modifier, par

exemple , traîner la réservation vers une nouvelle date ou une nouvelle chambre. Quandvous relâchez le bouton de la souris, la réservation prend la date et la chambre où vous l'avezdéplacée.

Pour allonger ou raccourcir les dates de réservation, cliquer sur le carré du centre-droit. Le curseurchange alors de forme et vous pouvez étirer ou rétrécir le rectangle avec la souris pour changerla réservation comme souhaité.

Quand vous aurez complété la modification, reverrouillez la grille avec le bouton "Verrouiller"

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Réservations






Modifier le numéro de chambreCeci est similaire à une modification de date. Cliquez sur le bouton à droite du numéro de chambreet choisissez un numéro de chambre dans la liste déroulante. En changeant le numéro de chambre,le tarif en vigueur est aussi modifié. Si un taux fixe a été promis, vous pouvez vérrouiller le tarifen cochant la case "Taux Fixe".

Vous pouvez aussi changer le numéro de chambre en traînant la réservation sur la grille des ré-servations. La nouvelle position de la réservation correspond au nouveau numéro de chambre.

Chercher une réservation existante/clientDans l'onglet "Occupation", cliquez sur le bouton "Rech. Client"; une fenêtre apparaît d'aborddemandant si on doit créer un client existant :

Puis un autre dialogue apparait, permettant la recherche d'un client par nom, prénom, ou codeclient. Cliquez sur "Chercher", une liste de sélection apparaît; cliquez sur le client et cliquez surle bouton "Choisir".

Le menu "Chercher un dossier client" est aussi disponible quand on crée une nouvelle réservationou si on modifie une réservation existante.

NoteLors d'une recherche, que ce soit pour un client, un produit ou une réservation, vouspouvez toujours utiliser les "Jokers" (wildcards) qui aident et accélèrent la recherche. Lescaractères " * " et " ? " sont utilisés pour représenter "n'importe quelle chaîne de caractères"dans le premier cas et "un seul caractère" dans le second. Par exemple, vous cherchez unclient nommé Dupont mais vous n'êtes pas certain s'il est épellé Dupont ou Dupond ;cliquez sur "Nom de famille" et entrez "Dupon?"; Autre exemple : Votre client se nomme

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Réservations






"Pierre Henri Julien Thibault"; pour le trouver plus facilement, cliquez sur "Prénom" etentrez "*Henri*" ; tous les clients dont le prénom comporte "Henri", soit au début, aumilieu ou dans le centre seront trouvés et présentés dans la liste de sélection. Pour plusd'information sur les recherches par joker, consultez cet article[http://fr.wikipedia.org/wiki/Expression_rationnelle#Principes_de_base] dans Wikipédia.

Vous pouvez également rechercher une réservation spécifique si vous avez le numéro de réser-vation.

Si un code client n'est pas trouvé, vous pouvez créer un nouveau dossier client et entrer les infor-mations appropriées:

Vos critères de sélection sont toujours sauvegardés de l'usage précédent, et seront en vigueurlorsque vous retournez vers cette fenêtre.

Annuler une réservationVous pouvez annuler une réservation en cliquant sur le bouton "Annuler" dans la barre de menusou dans le menu "Modifier". Quelques informations sont sauvegardées qui pourront être affichéedans le rapport annulations .

Du menu "Préférences ", vous pouvez choisir entre annuler ou supprimer les réservations.

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Réservations


http://fr.wikipedia.org/wiki/Expression_rationnelle#Principes_de_base





Chapitre 13. Taux des chambreset tarifs

Les prix des chambres sont calculés selon deux paramètres – le taux de la chambre et les tarifsen vigueur. Le taux de la chambre peut être changé dans le menu « Configuration ». Vous pouvezspécifier le numéro de la chambre, une brève description, et les taux en occupation simple etdouble, de même que les frais associés à un adulte ou un enfant supplémentaire. Dans le menu« Préférences », cocher la case si les taux sont inclusifs ou exclusifs des taxes.

Les codes de tarifs sont utilisés pour faire des ajustements positifs ou négatifs au taux de base(e.g. escompte ou surcharge saisonnière).

Vous pouvez spécifier le montant de l'ajustement en dollars ou en pourcentage. Vous pouvezaussi spécifiez que vous ne voulez pas un calcul automatique des taxes. Pour ce faire, choisir «Configuration/Ch. et taux » et décochez la case « auto-calcul ».

Le taux final de la chambre est calculé comme suit:

(Taux pour 1 personne dans la chambre, le double pour deux personnes, basé sur la sélection) +((Taux pour un adulte ou un enfant additionnel) x (nombre d'adultes ou d'enfants additionnels))+ (ajout ou déduction basé sur le code de tarif en vigueur) + (Taxe) x (nombre de jours)

NoteUn adulte plus un enfant est considéré comme une occupation double, c'est donc le tauxqui sera utilisé.

Taux des chambres et description descodes de tarifs

Du menu « Configuration » deux onglets sont disponibles – un pour spécifier les taux de basedes chambres, il contient aussi le numéro de chambre et la description sommaire. Vous devriezinscrire le taux de base de chaque chambre, son numéro et, dans l’onglet « Préférences » si vousvoulez que le tarif inclure les taxes.

L’onglet « Tarifs » est où vous permet de spécifier et ajuster les tarifs. Le tarif peut être choisi aumoment de la création de la réservation.

Par exemple, si vous avez un taux de base de $120 et un code de tarif avec la description « Plusdeux enfants, un montant additionel de $30 » et pas de déductions, le taux final sera de $150.Choisissez des descriptions claires et faciles à comprendre pour simplifier la prise des réservations.

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Chapitre 14. Garantie / Arrivée etDépart d’un clientInformations de garantie

Vous pouvez inscrire les informations de garantie en cliquant sur la sélection appropriée et eninscrivant les autres informations pertinentes. À chaque sélection correspond un code de couleur.Les couleurs et descriptions peuvent être configurée selon vos besoins propres. Ceci permetd’afficher en un coup d'oeil l'état des réservations et vous permet de prendre les décisions appro-priées si une réservation n'a pas été garantie.

Arrivées et DépartsDans la grille des réservations, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la réservation quevous voulez modifier. Dans le menu pop-up, choisir "Modifier la réservation" et procéder auxmodifications des donnés de la réservation dans la fenêtre qui apparaît. Vous pouvez aussi cliquezsur le bouton "Modifier" dans la barre de menus.

Les informations sur le client peuvent être changées au moyen du bouton "Modifier" à droite ducode client.

Arrivée d'un clientDu menu « Modifier », cliquez sur « Arrivée d’un client ». Une petite fenêtre affiche la date etl'heure.

Une fois que vous avez cliqué sur « inscription », la couleur de la réservation change sur la grille.Les changements à la réservation sont maintenant limités et la réservation ne peut être annulée.

Vous pouvez restaurer l’état « Arrivée » en cliquant sur « Restaurer » dans le menu « Arrivée ».Une autre option disponible est d’imprimer une fiche d’inscription que vous pouvez présenterau client au moment de son inscription. De cette manière, le client peut compléter les informationsque vous pourrez ensuite verser à son dossier pour usage ultérieur.

Arrivée d'un groupeDu menu « Modifier », cliquez sur « Arrivée d’un client ». Une petite fenêtre affiche la date etl'heure.

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Procéder comme pour une arrivée normale d'un client, sauf que, si c'est l'occupant d'une seulechambre dans le groupe, cocher la case "Arrivée d'un occupant séparément", ceci aura l'effet dene marquer que cette réservation comme "Arrivée".

Départ d'un clientCette fonction est semblable à celle de l’arrivée d’un client. Cliquez sur « Départ d'un client ».De la fenêtre, cliquez sur « Départ ».

Une fois le client parti, la réservation ne peut être modifiée ou annulée. L'action de « départ »peut être en elle-même annulée. Les menus « Arrivée » et « Départ » peuvent tous deux êtrechoisis du menu « pop-up ».

Départ d'un groupeCette fonction est semblable à celle du départ d’un client. Cliquez sur « Départ d'un client ». Dela fenêtre, cliquez sur « Départ ».

Procéder comme pour le départ normal d'un client, sauf que, si c'est l'occupant d'une seule chambredans le groupe, cocher la case "Départ d'un occupant séparément", ceci aura l'effet de ne marquerque cette réservation comme "Partie".

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Garantie / Arrivée et Départ d’unclient






Chapitre 15. Lettres deconfirmation et gabaritsLettre de confirmation

À l'invocation de cette fonction, le menu suivant apparait :

L'envoi d'une lettre de confirmation s'effectue au moyen d'un gabarit de lettre. Ces gabarits sontsitués dans le répertoire programme du logiciel "Le Gérant", et peuvent être édités au moyen den'importe quel logiciel de traîtement de texte qui peut éditer du format riche (RTF), tel MS Word.Une fois édité, sauvegarder le gabarit en format RTF. Vous pouvez créer autant de gabarits quenécessaire.

Votre dernière sélection de gabarits demeure la sélection par défaut, la prochaine fois que vousvoulez envoyer une lettre de confirmation.

Les gabarits de courriels sont édités de la même façon, mais dans ce cas, on utilise un format"texte ordinaire" (plain text).

Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser des champs de fondu pour personnaliser le contenu etla disposition des informations du client.

Les champs de fondu s'écrivent avec une double flèche encadrant le nom du champ, par exemple:<<Nom du Champ>>. Pour une liste complète des variables de substitution voir la section intitulée« Liste des variables de substitution pour les gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscrip-tion et de devis. ».

Cochez la case "Afficher le symbole monétaire (devise) pour tous les montants" si vous souhaitezque les montants apparaissant sur la lettre de confirmation soient accompagnés du symbolemonétaire (votre devise) de votre pays.

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Chapitre 16. Facture du clientFacture du client

Quand vous choisissez "Facture du client", une fenêtre apparaît.

Le logiciel va calculer les frais de chambre et les taxes et les afficher dans cette fenêtre. Vouspouvez modifier le taux de la chambre, mais si vous le faites, la prochaine fois que vous affichezla fenêtre de facture, une question s'affichera vous demandant si le tarif de la chambre a changé.Vous avez une option de mettre à jour le taux de base si vous le désirez.

Le taux de taxation de chaque item est indiqué dans la dernière colonne "Taxe". Notez le boutonq u i a p p a r a î t s i o n c l i q u e à c ô t é d u c o d e :

. En cliquant sur le boutonfléché, une liste des codes de taxes définis dans la configuration apparait

pour aider à faire la sélectiond'un code valide.

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On peut aussi ajouter manuellement d'autres items sur la facture. Les totaux sont calculés auto-matiquement. Il est important de saisir correctement les taux de taxation.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton "Produits" et ajouter produits et services sur la facture.Pour ajouter un produit à la liste, utilisez le menu Produits.

Bien que vous pouvez inscrire manuellement les paiements qui sont faits, ceci n'est pas recom-mandé car le détail de ces paiements n'est pas enregistré, ce qui peut générer des erreurs dansles rapports de revenus. Choisissez le type de paiement (cliquez la flèche pour ajouter des typesde paiements dans la liste), inscrivez le montant du paiement et cliquez sur OK. Les paiementseffectués apparaitront sur la facture.

Pour les séjours prolongés, il est possible de produire des factures intérimaires. Chosir la périodede facturation de la fenêtre « Facture Intérimaire ».

Pour choisir le format de papier utilisé pour imprimer la facture, voir le menu Configuration/Fa-cture

Si vous souhaitez utiliser un gabarit de format MSWord (fichier .doc ou .rft), vous devez d'abordavoir cocher les cases appropriés dans le menu Configuration/Facture). Par la suite, en cliquandsur le bouton "Visualiser", le dialogue de sélection de gabarit apparaît :

Les gabarits sont habituelle-ment disponibles dans le dossier "Mes Documents\Reservation\Templates".

Le gabarit de facture peut être un fichier .doc ou .rft et peut contenir des substitutions des variablesdisponibles (voir la liste complète à la section intitulée « Liste des variables de substitution pourles gabarits de lettre de confirmation, de fiche d'inscription et de devis. ».

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Facture du client






Le logiciel fournit un gabarit-exemple "Invoice template.fra.doc" situé dans le dossier "Mes Do-cuments\Reservations\Templates". Le gabarit se présente comme suit :

. Vous pouvez modifier legabarit pour refléter les besoins de votre établissement.

Lors de la production de la facture (Visualiser / Imprimer ) les variables sont substituées et lafacture produite (dans MS Word) apparait alors comme suit:

Transfert des frais d'une facture à une autreDans certains cas, vous devez transférer les frais d'une facture à une autre ; pour ce faire, vérifiezd'abord le numéro de la facture vers laquelle les frais seront transférés, puis, dans la grille, avecle bouton de droite, en cliquant sur la réservation dont les frais doivent être transférés, choisir"Transfert facture". Le menu suivant apparait :

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Facture du client






Si le no. de facture n'est pas connue, cliquez sur "Recherche" et un dialogue peut vous guiderpour trouver la facture voulue.

Dans la facture qui a été transférée, la ligne suivante apparaît :

Indiquant que la facture a été transférée à une autre (dans ce cas, la facture no 49 a été transféréeà la facture no. 41). Examinons maintenant la facture no. 41 :

Ici on remarque que les détails de la location pour la facture no. 49 apparaissent précédés dupréfixe "De" .

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Facture du client






Chapitre 17. Utilisateurs etsécuritéUtilisateurs et sécurité

Ce menu vous permet de définir divers usagers, mots de passes et permissions.

Avec cette option facultative, vous pourrez définir jusqu'à trois "rôles" dans votre établissement(e.g. Patron, Commis, Entretien) et définir ensuite ce à quoi chacun de ces rôles ont ou n'ont pasla permission d'accéder et d'accomplir à l'intérieur du logiciel. Vous pourrez ensuite définir au-tant d'usagers que nécessaire et assigner à chaque usager un code d'accès, un mot de passe et le"rôle" correspondant à leurs privilèges d'accès. Un "méta" utilisateur est aussi prévu qui donneaccès à toutes fonctions en tout temps (typiquement, votre administrateur, personnel de soutienou informaticien).

Les fonctions de sécurité sont accessibles via le menu « Fichiers ». Les fonctions impliquées dans

l'option de sécurité sont :

• Utilisateurs et sécurité

• Terminer session utilisateur

• Réinitialiser mot de passe

Le code d'usager « ADMIN » (tout en majuscules) est défini par défaut et son mot de passe estaussi « ADMIN » (tout en majuscules), c'est le code du super-utilisateur.

La fonction « Utilisateurs et sécurité » sert à lancer le menu de gestion de la sécurité.

La fonction « Terminer session utilisateur » sert à quitter le logiciel (sans le fermer) pour permettreà un autre utilisateur de se connecter à la place.

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Le menu suivant apparait:

La fonction « Réinitialiser le mot de passe » permet de revenir au mot de passe par défaut pourl'usager « ADMIN ».

Activation de la fonction de sécurité, définitiondes rôles et des utilisateurs

Pour activer la fonction de sécurité, Aller dans « Fichiers/Utilisateurs et sécurité », dans le menu,choisir l'onglet « Niveau de sécurité » :

Décocher la case « Désactiver la sécurité » — ceci activera la fonction de sécurité.

Sur la barre-titre, l'utilisateur courant est affiché à droite du titre Le Gérant

Sécurité : Ajout d'utilisateurs et mots depasses

Cette page va vous aider à définir divers usagers et mots de passes

Pour créer un nouveau code d'utilisateur et un mot de passe :

1. À partir du menu "Fichiers/Utilisateurs et sécurité (ci dessous) :

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Utilisateurs et sécurité






Inscrire, pour chaque utilisateur, le code (pseudonyme ou nom réel), et le niveau (ou « rôle »)correspondant. Les champs d'adresse et de no. de téléphone sont facultatifs, mais peuventservir à accéder à ces données rapidement en cas d'urgence si elles sont disponibles .

Vous pouvez définir autant d'usagers que nécessaire, et assigner à chacun le niveau approprié.

2. Définir un nouveau code dans la fonction "Utilisateurs et sécurité" ; Par exemple, Créer unusager "Entretien" ayant un niveau "3"

3. Dans l'onglet "Niveaux de sécurité" (voir ci-dessous) choisir le niveau correspondant aux droitset privilèges prévus pour cet utilisateur. Référez à la la section intitulée « Sécurité : Définitiondes niveaux de sécurité » pour plus de détails sur la création de ces niveaux.

Pour un utilisateur donné, au moment de se connecter au logiciel pour la première fois, unmessage s'affiche « Mot de passe inexistant, entrez-le » un menu s'affiche pour définir son motde passe (deux fois) pour compléter les données d'authentification.

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4. Pour assigner un mot de passe pour cet utilisateur, utilisez la fonction "Réinitialiser mot depasse" dans le menu "Fichiers" :

5. Un premier dialogue apparait, entrez n'importe quel mot de passe:

6. Un panneau indiquant qu'il n'y a pas de mot de passe définit apparait:

7. Cliquez sur OK; un panneau apparait pour vous laisser entrer le mot de passe:

8. Entrez le mot de passe pour le code "Entretien"; entrez-le à nouveau dans l'espace inférieur.

ATTENTION: les mots de passes respectent la case: donc: le mot de passe "Menager" est diffé-rent de "menager"

9. Pour retourner à l'usager "ADMIN", vous devez utiliser la fonction "Terminer session utilisateur"dans le menu "Fichiers"

Une fois connecté au logiciel, une session dure jusqu'à ce que le logiciel soit fermé ou que l'onchoisisse la fonction « Fichiers/Terminer session utilisateur » Si un utilisateur essaie d'accéder àune fonction ou à des données en dehors de ses accès autorisés, le message suivant est affiché:

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Sécurité : Définition des niveaux de sécu-rité

Cette page va vous aider à définir les différents niveaux de sécurité pour protéger l'accès auxdonnées de votre établissment.

Pour définir les différents rôles, dans le menu "Utilisateurs et sécurité" (voir ci-dessous), choisirl'onglet "Niveau de sécurité"

1. Décocher la case « Désactiver la sécurité » — ceci activera la fonction de sécurité.

Pour définir les différents rôles, dans le même menu (voir ci-dessus), trois colonnes représe-ntent trois niveaux possibles.

L'exemple fourni ici définit un rôle de gestionnaire/comptable (niveau 1), de préposé aux ré-servations (niveau 2) et de préposé à l'entretien (niveau 3);

2. Ajustez les rôles et les fonctions proscrites à chacun des niveaux selon les besoins de votreétablissement.

Note: Une case cochée signifie que la fonction est proscrite du niveau. Dans notre exemple,un rôle « Administrateur » n'aurait presque aucune case cochée, alors que le rôle « Entretien» aurait seulement les cases correspondantes aux rapports « Entretien » et « Arrivées et Départs» décochées.

La dernière case "Carte de crédit", si cochée, prévient les usager d'avoir accès à l'informationde cartes de crédit et les rapports sur les produits.

3. Sur ce même menu, vous pouvez changer le mot de passe du code « ADMIN » au besoin.

Attention : Si vous le changez, veillez le noter avec soin car vous aurez peut-être de la difficultéà accéder au système si vous le perdez.

N'oubliez pas que dans Le Gérant, tous les codes d'utilisateurs et les mots de passe respectent lacase des lettres (majuscules/minuscules). Pour définir les codes d'accès, cliquez sur l'onglet «

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Utilisateur » et référez vous à la page la section intitulée « Sécurité : Ajout d'utilisateurs et motsde passes » pour les instructions à suivre.

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Chapitre 18. Paramétrage dulogicielInformation de l'établissement

À partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Info établissement".

Ces informations sont utilisés pour générer les factures.

Inscrivez le nom, l'adresse et les autres coordonnées de votre établissement. Vous pouvez égale-ment inscrire vos numéros de taxes, les libellés des taxes de même que votre no. banquaire (quiservira pour le relevé).

Le champ "Code" (optionnel) est un identifiant unique qui est utilisé si vous gérez plus d'unétablissement ou si l'établissement est membre d'une centrale de réservation.

Vous pouvez aussi y ajouter le logo de votre établissement qui apparaitra aussi sur la facture.Vous pouvez modifier aussi la largeur d'affichage pour modifier la taille du logo sur la facture.

Modifier les codes de taxesÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Codes de taxes".

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Jusqu'à sept codes peuvent être utilisés. Ces codes servent à calculer le montant de taxe de la fa-cture. Les quatre premiers codes s'appliquent à la taxe principale (souvent appelée TVA ou TPS);Les quatre codes déterminent des montants variables pour cette taxe (par ex. [E]xempt pourcertains organismes et employés gouvernementaux, [T]elecom pour le code de TVA correspon-dant au tarifs de taxe pour les télécommunications). Cocher la case "Incluse dans la facture" pourinclure cette taxe dans le montant de la facture (comme c'est généralement la pratique en Europeet dans les pays de coutume "Prix Nets")

Le second groupe de taxes (activé par la case "Activer la taxe suppl" sert pour les régions où plusd'une taxe s'applique. Deux taxes additionnelles sont permises ici (cochez la ou les cases "AjouterTaxn" pour activer chacune de ces taxes. Par exemple, au Québec, la Taxe de Vente Provinciale(TVQ) doit être incrite ici (voir exemple ci-haut).

Le troisième groupe de taxe (activé par la case "Ajouter Tax4" sert à ajouter les taxes fixes (parex. taxes de séjour ou de tourisme) et est ordinairement calculée par chambre par jour. Vouspouvez exprimer cette taxe soit en montant fixe soit en pourcentage (cochez la case % dans cedernier cas).

Les options apparaissant au bas du dialogue correspondent aux diverses pratiques fiscales envigueur dans le monde :

• Cochez "Calculer les taxes cummul" si le calcul des taxes est cummulatif dans votre région(comme c'est le cas au Québec) ; Si coché, les taxes seront calculées cummulativement, comme-nçant par la taxe de base, puis la taxe 2 et finalement la taxe 3 (ou la taxe fixe)

• Si la case "Ajouter la taxe fixe d'abord" est cochée, la taxe fixe sera ajoutée d'abord, puis la taxede base, ensuite la taxe 2

• Cochez la case "Toujours ajouter la taxe fixe" dans les cas où des règles particulières régissentla taxe fixe 1.

1Cette fonction s'applique particulièrement aux établissements du Québec où l'application de la taxe d'hébergement est sujet à desrègles complexes et où la taxe d'hébergement doit s'appliquer même si le client est exempt d'autres taxes ou si la chambre est gratuite.

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Paramétrage du logiciel






• Si, dans votre zone de taxation (par ex. plusieurs pays d'Europe), la taxe d'hébergement ou detourisme est calculée pour chaque occupant, vous devrez cochez "Calcul de la taxe fixe parpersonne".

• Si vous cochez "Afficher les taxes sur la facture", les informations pertinentes aux taxes appa-raîtront sur la facture.

• Cochez la case "Afficher détails du calcul des taxes sur la facture" si vous voulez que les détailsdes taxes apparaisse sur la facture

Modifiez le libellé des taxes pour refléter les taxes que vous payez : eg. TPS, TVQ, TVA etc.

Taux pour les chambres et descriptionsdes tarifs

Du menu "Configuration" deux onglets sont disponibles - L'un définit le taux de base pour lachambre et contient aussi le descriptif de la chambre.

Vous devriez inscrire le taux de base pour chaque chambre. N'oubliez pas d'indiquer dans l'onglet"Codes et Taxes" si le taux comprend ou non les taxes.

La colonne "Type" sert à regrouper les chambres selon une unité tarifaire. Dans l'exemple illustré ci-haut,les chambres de type 1 sont à 50 $ alors que les chambres de type 2 sont à 45 $.

Le bouton "Mise à jour" permet de changer les taux de toutes les chambres d'unmême type en même temps.Cliquez sur le bouton "Mise à jour" et le dialogue suivant apparait:

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Dans cet exemple, on peut modifier toutes les informations pertinentes aux chambres de type 2.

L'onglet Tarifs est utilisé pour ajuster le taux selon les saisons ou les escomptes corporatifs. Ladescription peut être choisie au moment de la réservation.

Dans la partie moyenne de la grille, on retrouve les taux pour les personnes additionnelles (adulteset enfants) , les taux hebdomadaires et mensuels.

La colonne "Rappel d'occupation" permet d'indiquer si cette chambre sera considérée [Y] ou non[N] dans le calcul d'occupation. La dernière colonne "Taux" permet de spécifier un code particulierà une chambre ou une location (par ex., dans certaines régions, un chalet loué au mois ne seraitpas taxable alors qu'une chambre d'hôtel louée à la nuitée le serait).

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Par exemple: si vous avez un taux de base de $120 et un code de tarif avec la description "Plusdeux enfants, un montant additionel de $30" et pas de déductions, le taux final sera de $150.Choisissez des descriptions claires et faciles à comprendre pour simplifier la prise des réservations.

Dans la partie droite de la grille, on retrouve une option permettant d'assigner une couleur de fond àchaque ligne représentant une chambre sur la grille.

Si la case "Utiliser la couleur de fond par défaut" est cochée, la grille apparaît dans sa version "classique":

En décochant cette case et en assignant des couleurs à chaque chambre, tel qu'illustré plus haut, la grilleapparaît maintenant ainsi :

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Modifier les codes de tarifs saisonniersÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Code du Tarif ".

Les tarifs saisonniers sont utilisés pour définir des ajustements aux taux de base des chambreset peuvent être choisis lors de la création ou de la modification d'une réservation. Inscrivez lemontant que vous voulez ajouter ou déduire du taux de base, soit en montant fixe, soit en pour-centage.

Par exemple, une déduction de 10$ en basse saison va déduire 10$ du montant de base d'unelocation de chambre, et un ajustement de 10% en haute saison va ajouter 10% au montant dutaux de base de la chambre. Ces tarifs sont particulièrement utiles, mais pas limités aux tarifssaisonniers.

Vous pouvez aussi indiquer une plage de dates où les tarifs en questions s'appliquent.

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ForfaitÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Forfait ".

Les forfaits servent à définir des taux de location pour des périodes prolongées autres que dessemaines ou des mois. Par exemple, forfait "10 jours", "Saisonnier" ou "Spécial Weekend". Vouspouvez aussi spécifier le taux de la chambre par jour additionnel.

En déplaçant la fenêtre "forfaits" vers la droite, vous découvrez la possibilité d'inclure jusqu'à 5produits en vente dans le forfait :

Pour associer la réservation avec un forfait, choisir le type de forfait dans le dialogue "Réservation":

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Le résultat apparait sur la facture sous la forme d'une liste détaillée des produits inclus dans leforfait :

Modifier les types de paiementÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Types de paiements".

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Inscrivez les types de paiement et la description appropriée. Cochez s'il s'agit d'une carte decrédit, de façon à ce qu'elle s'affiche dans la liste des cartes de crédit au moment de faire une ré-servation.

Les types de paiements sont utilisés dans le rapport de revenu par catégorie. Choisir lorsquevous recevez un paiement dans le menu factures.

Ajustement des couleurs et de la taillede la grille

À partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Apparence".

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La zone "Description" permet de changer le libellé de certaines catégories (garanties) ; dansl'exemple ci-dessus, on ne fait pas affaire avec des agences de voyage, mais on aimerait bienutiliser la catégorie de garantie correspondante pour signaler que la location est pour un banquet.

Cliquez dans la case "Couleurs" pour choisir la couleur de l'item d'écran

Cliquez sur un rectangle de couleur, une fenêtre de configuration des couleurs de la grille s'affiche.

Pour chaque item d'écran, choisissez une couleur appropriée. La couleur et la descriptionpeuvent être modifiées.

Pour ajuster la taille de la grille, cinq ajustements sont possibles. La hauteur et la largeur dechaque cellule de la grille, la hauteur de la rangée des dates en haut de la grille, la hauteur de lagrille et la largeur du numéro de chambre. Si la largeur des cellules excède 50, la journée de lasemaine sera aussi affichée dans la rangée "Date". La largeur de la description de la chambre estajustée en cliquant sur la division entre la date et la description. Le curseur change de forme etvous pouvez traîner la division comme vous le souhaitez. Si la hauteur de l'indicateur d'occupationest au moins 15, le pourcentage et la couleur s'afficheront. Autrement, seulement la couleur seraaffichée.

Certaines options sont également disponibles au bas de ce dialogue :

• Vous pouvez changer l'ordre d'affichage des chambres sur la grille en choisissant de trier pardescription de chambre plutôt que par no. de chambre.

• Cocher pour afficher le nombre de chambres disponibles, décocher pour afficher le pourcentaged'utilisation.

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• Afficher d'abord le nom de famille, puis le prénom sur la grille de réservation.

• Afficher le nom de l'employeur suivant le nom du client sur la grille de réservation.

• Afficher le nom de l'agence de voyage sur la grille de réservation.

• Afficher les conditions spéciales sous le nom du client.

• Mettre également en évidence les samedis sur la grille de réservation.

Configuration de la "Vue du site"La section suivante sert à configurer l'onglet "Vue du Site" dans la version PRO du logiciel "Le Gérant". Vous devez indiquer trois groupes de paramètres

• La largeur et la hauteur des marqueurs de site

• L'emplacement, sur votre ordinateur, du graphique (BMP ou JPG) qui affiche la plan de votre site

• Les couleurs spécifiques aux trois différents modes des maqueurs (vacant, occupé, départ).

Inscription des agences de voyageÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Agences de voyages".

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Inscrivez les informations spécifiques à chaque agence. Le nom de l'agence peut être choisi aumoment de créer ou de modifier une réservation. Un court mémo peut-être inscrit dans le menuréservation sur les ententes particulières faites avec l'agence.

Une fois ces informations entrées, la recherche d'information est aussi facile que d'entrer la pre-mière lettre du nom de l'agence. En cliquant sur les flèches, on peut faire dérouler la liste desagences.

On peut aussi produire un rapport des agences affichant les détails pertinents à chacune.

PréférencesÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Préférences".

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Choisissez les options suivantes dans cet onglet:

Auto-générer le code-client : permet que le code client soit auto-généré par le logiciel.

Vérifier les réservations endouble :

vous permet d'éviter de réserver une chambre en double(overbooking).

Nom du client requis : décocher si le nom du client n'est pas requis. Il est recomma-ndé de toujours exiger le nom du client.

Détails de la C. de C. lors dupaiement :

Cocher ici si on veut entrer les détails de la carte de crédit lorsdu paiement. Ces détails resteront stockés dans le dossier duclient. Notez que la case "Carte de crédit" doit avoir été cochéedans l'onglet "Types de paiments" de même que l'on doitspécifier que le paiement se fera par carte de crédit.

Rech. client pour une nouvelleréservation :

Cette option vous permet de rechercher un dossier clientavant d'effectuer la réservation. Si vous décochez la case, ledialogue réservation apparait sans pouvoir choisir le dossierclient d'abord.

Mise à jour auto à partir du ré-seau :

Dans une configuration en réseau, ce paramètre va automati-quement mettre à jour la grille de réservation quand des mo-difications sont opérées par un autre ordinateur.

Maximiser la visualisation : Lorsque vous utilisez la fonction "Visualiser" du dialogue"facture du client" et que cette option est cochée, l'affichagede la facture se fait automatiquement en affichage maximisé.

Permettre la suppression des do-nnées clients :

Cocher pour permettre de supprimer un dossier client. Déco-cher et le dossier client sera protégé contre les suppressions.

Afficher SQL - Pro

Afficher l'onglet des requêtes SQL. Attention : Cet onglet vouspermet de créer des requêtes SQL simples envers la base dedonnées ; Cette fonction ne devrait être utilisée que si vousavez les connaissances appropriées en langage SQL.

La fenêtre de requête SQL se présente comme suit :

Déconnextion si inactif durant nnminutes :

Si vous utilisez la fonction de sécurité, l'utilisateur sera déco-nnecté automatiquement après nn minutes d'inactivité ; Entrez"99" pour fermer cette fonction.

Avert. sauvegarde tous les... : Indiquez la fréquence de rappel des copies de sauvegard. Unevaleur de 0 signifie aucun rappel

Importe délimiteur : Cette fonction permet d'associer un fichier de données externesdevant être importées dans la facture ; Par exemple, des don-nées clients provenant d'un fichier MS Excel ou encore don-

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nées de facturation provenant du système de gestion du res-taurant ou du bar, ou d'un commutateur téléphonique. Lesdonnées attendues devraient être en format "CSV" avec desdélimiteurs étant soit une virgule ou un point-virgule. Cocher"importation automatique" dans l'onglet Facture pour engagercette option.

Heure d'arrivée par défaut : Indiquez l'heure normale moyenne d'arrivée de vos clients;ceci vous évitera d'avoir à modifier ce paramètre manuelleme-nt à chaque réservation.

Code de tarif par défaut : Définit le tarif à utiliser par défaut.

Nb d'adultes par défaut : Définit le nombre d'adultes par chambre par défaut quandvous créez une réservation.

Paiement par défaut : Définit le type de paiement par défaut lorsque vous percevezdes paiements sur la facture.

Dépot/Arhhes par défaut : Définit le montant (ou pourcentage, si la case est cochée) par défautqui sera calculée automatiquement lors d'un paiement de dépôt.

Répert. de la BD : Choisissez l'endroit où se trouve la base de données; doit êtreun répetoire valide. Utile pour les utilisations en réseau.

Édition de la langue courante : Cette fonction permet d'éditer le fichier de langage, pourchanger le texte d'un menu ou d'un message. En cliquant surle bouton, le dialogue suivant apparait :

NoteLes modifications apportées prennent effet immédia-tement. Nous vous suggérons de noter les changeme-

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nts que vous voulez apporter, car si vous devez mettreà jour votre logiciel, il est possible que les modificatio-ns que vous ayez faites aient été écrasées par unenouvelle version du fichier de langage.

Congés FériésÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Congés et fériés" :

Inscrivez les congés feriés, les fêtes et autres journées spéciales dans cette fenêtre. Cette informationsert à mettre en valeur certains jours dans la grille des réservations, et ne sert à rien d'autre. Cesinformations sont tout à fait optionnelles.

La mise en valeur des congés sur la grille vous rappelle en un coup d'oeil qu'un événement spécialse déroule et vous pouvez ainsi ajuster vos tarifs ou vos réservations selon vos besoins.

Facture du clientÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Facture".

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• Afficher les taxes sur la facture : Les informations pertinentes aux taxes apparaîtront sur la fa-cture.

• Afficher les codes de tarifs sur la facture : Les informations pertinentes aux codes de tarifs ap-paraitront sur la facture.

• Marge du haut : Ajuster la hauteur de la marge du haut de la facture.

• Marge du bas : Ajuster la hauteur de la marge du bas de la facture.

• Centrer le commentaire du bas : Centrer le commentaire au bas de la facture. Décochez si vousvoulez un alignement à gauche.

• Commentaire du haut : Choisir un commentaire qui apparaîtra en en-tête de la facture (uneseule ligne).

• Commentaire du bas : Vous pouvez spécifier un bloc de commentaires qui sera affiché au basde la facture. Ces lignes seront sauvegardées dans le fichier Comment.txt par le logiciel; vouspouvez éditer ce fichier au moyen du bloc-notes.

• Taille de la police : Choisir la taille de la police pour le commentaire au bas de la page.

• Taille de la facture : Utiliser le format par défaut pour la production de la facture.

• Utilisez les valeurs de configuration par défaut : Choisir d’utiliser les paramètres de facturepré-enregistrés. Cliquez sur les flèches gauche et droite pour faire défiler les différents gabaritsde facture prédéfinis.

• Import automatique : Cette fonction permet d'associer un fichier de données externes devantêtre importées dans la facture ; Par exemple, des données de facturation provenant du systèmede gestion du restaurant ou du bar, ou d'un commutateur téléphonique. Les données attenduesdevraient être en format "CSV" avec des délimiteurs étant soit une virgule ou un point-virgule.Cocher "importation automatique" pour engager cette option.

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• Utiliser le gabarit de facture : Utiliser un gabarit de format .doc ou .rft plutôt que le format pardéfaut pour la production de la facture.

• Afficher le sélecteur de gabarit : Pour permettre de choisir le gabarit de facture, vous devezcocher cette option. Si vous utilisez toujours le même gabarit, nous pourrez probablement dé-cocher cette option après que la sélection initiale sera faite. Par contre, si vous utilisez plusieursgabarits couramment, (par exemple, français/anglais) vous souhaiterez peut-être conservercette option cochée pour vous permettre de choisir dynamiquement le gabarit de facture.

Fiche d’inscription et format des rapportsÀ partir du menu principal, choisir le menu "Fichiers/Configuration" et sélectionner l'onglet"Fiche d’inscription".

La version Pro utilise dorénavant un gabarit MSWord (RTF) pour générer la fiche d'inscription.

Dans cet onglet, vous pouvez également configurer la taille et l'aspect des rapports produits parla fonction "Rapports" :

• Le premier réglage vous permet de choisir la taille de papier sur laquelle vous allez imprimervos rapports.

• Le second réglage vous permet de spécifier la taille de la marge du haut du rapport.

• Le troisième réglage vous permet de spécifier la taille de la marge du bas du rapport.

• Le quatrième réglage indique que les rapports d'entretien seront générés sans les taux de locationdes chambres.

• Le dernier réglage spécifie que vous souhaitez obtenir la version simple des relevés (états decompte).

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Chapitre 19. Accord de permis delogiciel

Copyright © 2001-2008 Gold Hill Software et NMi Consulting

Lisez attentivement les termes et conditions suivantes avant l'installation du logiciel.

En installant le logiciel, vous signifiez l'acceptation de ces termes et conditions.

Gold Hill Ltd et NMi Consulting et leurs fournisseurs sont propriétaires du logiciel ci-inclus etde la documentation qui s'y rattache, tous étant protégés par les lois applicables sur les copyrights.Vos droits d'utilisation de ce logiciel et de sa documentation sont limités par les termes et condi-tions de cet accord. Vous assumez la responsabilité de la sélection du logiciel pour atteindre lesbuts pour lesquels vous l'avez choisi, de même que pour l'installation, l'usage et les résultatsobtenus avec le logiciel.

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ADDITION D'UTILISATEURS.

Vous pouvez ajouter des utilisateurs en achetant une license additionnelle pour chaque usagerque vous voulez ajouter. Vous pouvez aussi ajouter des usagers en achetant une license de site.

TRANSFER DU LOGICIEL. Vous pouvez transférer tous vos droits d'utilisation du logiciel àune autre personne, à condition de transférer aussi à cette personne tous les logiciels, disquettes(si applicable) et documentation fournie dans cet envoi (incluant l'Accord de permis de logiciel)et de transférer ou détruire toutes copies sous toutes formes. N'oubliez-pas, une fois le logicieltransféré, vous n'avez plus aucun droit d'utilisation, et la personne à qui vous le transférez nepeut l'utiliser qu'en accord avec les lois de copyright applicables, les traités internationaux et cetaccord.

MISE À JOUR DU LOGICIEL. Si vous avez acheté une version de mise à jour, le produit originalavec la mise à jour consititue une seule license. Le logiciel original et la copie de mise à jour nepeuvent pas être tous les deux utilisés par deux différentes personnes en même temps, et nepeuvent être transférés séparément sans la permission écrite de Gold Hill Ltd et NMi Consulting.

DROITS DES LICENCES POUR UN SITE ADDITIONNEL Les clients qui ont acquis une licensede site et qui avaient un numéro de client « priorité » valable peuvent installer et utiliser plusieurscopies du logiciel pour tous les usagers d'un même site, ou dans une équipe de développementcommune.

RESTRICTIONS. Vous ne pouvez pas louer, prêter, copier, modifier, sous-louer, utiliser en tempspartagé, transmettre électroniquement ou recevoir le logiciel, sauf selon les droits énoncés danscet accord, ou selon les directives de Gold Hill Ltd et NMI Consulting. Vous ne pouvez pas tra-duire, désosser, décompiler, désassembler ou autrement modifier le logiciel et sa documentation.

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PÉRIODE D'ESSAI DE 30 JOURS. Toute version d'essai ou non-enregistrée du logiciel affichantle message « Version d'essai » ou « Non-enregistrée » au cours de l'installation est sujette auxrestrictions d'usage suivantes : Le logiciel est fourni uniquement à des buts d'essais et de test.

GARANTIE LIMITÉE. Gold Hill Ltd et NMI Consulting garantissent que le logiciel va fonctionnersubstantiellement en accord avec le matériel accompagnant le produit pour une période desoixante (60) jours suivants la date originale de l'achat. Toutes garanties implicites sur le logicielseront limitées à soixante (60) jours. Certains états ou pays ne permenttent pas de limites sur ladurée des garanties implicites, le paragraphe précédent peut ne pas s'appliquer dans ces cas.

RECOURS DU CLIENT. La responsabilité entière de Gold Hill Ltd, NMi Consulting et leursfournisseurs quand aux recours clients se limite (au choix de Gold Hill Ltd. et NMi Consulting)à soit (a) remboursement du montant payé ou (b) réparation ou remplacement du logiciel quine rencontre par la garantie limitée. Dans ce cas, le logiciel doit être retourné à Gold Hill Ltd.ou NMi Consulting en même temps qu'une copie de votre reçu. La garantie limitée est nulle sila faute du logiciel est imputable à un accident, à une utilisation abusive ou à une mésapplication.Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période restante de la garantie originale.

AUCUNE AUTRE GARANTIE. GOLD HILL LTD, NMi CONSULTING ET LEURS FOURNIS-SEURS REJETTENT TOUTE AUTRE GARANTIE, IMPLICIE OU EXPLICITE INCLUANT, MAISNON LIMITÉE À, GARANTIES DE MARCHANDISATION ET APPROPRIATION POUR UNBUT SPECIFIQUE S'APPLIQUANT AU LOGICIEL, AU MATÉRIEL L'ACCOMPAGNANT ETTOUT MATÉRIEL ASSOCIÉ. CETTE GARANTIE VOUS ASSURE CERTAINS DROITS LÉGAUX.IL EST POSSIBLE QUE CEERTAINES AUTRES GARANTIES S'APPLIQUENT SELON LES PAYSET LES ÉTATS.

AUCUNE RESPONSABILITÉ POUR DES DOMMAGES CONSÉCUTIFS. DANS AUCUN CAS,GOLD HILL LTD. ET NMi CONSULTING OU LEURS FOURNISSEURS NE SERONT RESPON-SABLES DE TOUS LES DOMMAGES QUELCONQUES (Y COMPRIS SANS LIMITATION,DOMMAGES POUR LA PERTE DE BÉNÉFICES, INTERRUPTION D'AFFAIRES, PERTE D'IN-FORMATION D'AFFAIRES, OU TOUTE AUTRE PERTE PÉCUNIAIRE) PROVENANT DEL'UTILISATION OU DE L'INCAPACITÉ D'EMPLOYER CE PRODUIT, MÊME SI GOLD HILLLTD. ET NMi CONSULTING ONT ÉTÉ CONSEILLÉS DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOM-MAGES. PUISQUE QUELQUES ÉTATS/PAYS NE PERMETTENT PAS L'EXCLUSION OU LALIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ POUR DES DOMMAGES CONSÉCUTIFS OU FOR-TUITS, LA LIMITATION CI-DESSUS PEUT NE PAS S'APPLIQUER à VOUS.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES. Vous ne pouvez pas sous-licenser, assigner ou transférer le permisdu logiciel. Toute tentative de sous-licenser, assigner, ou transférer n'importe laquelle de cesdroits, obligations, ou engagements est nulle.

Cet accord sera régi par les lois de la Nouvelle Zélande et du Québec. Pout toutes questions co-ncernant cet accord, écrivez à Gold Hill Ltd, 89 Walters Rd, Christchurch, Nouvelle Zélande, ouNMi Consulting, 873 Dollard, Outremont, Qc Canada H2V 3G8.

VOUS RECONNAISSEZ QUE VOUS AVEZ LU CET ACCORD, QUE VOUS LE COMPRENEZET QUE VOUS ACCEPTEZ D'ÊTRE LIÉ PAR SES MODALITÉS ET CONDITIONS. VOUS CO-NVENEZ EN OUTRE QUE C'EST L'ÉNONCÉ COMPLET ET EXCLUSIF DE L'ACCORD ENTRENOUS QUI REMPLACE N'IMPORTE QUELLE PROPOSITION OU ACCORD ANTÉRIEUR,ORAL OU ÉCRIT, ET TOUTES AUTRES COMMUNICATIONS ENTRE NOUS CONCERNANTLES TERMES DE CET ACCORD.

Copyright © 2001-2008 Gold Hill Software et NMi Consulting Tous droits réservés.

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Accord de permis de logiciel






Annexe A. Variables (GabaritsRTF)

La liste suivante décrit les différentes variables qui peuvent être utilisées dans les différents ga-barits RTF utilisés par le logiciel.

Liste des variables de substitution pourles gabarits de lettre de confirmation, defiche d'inscription et de devis.

Dans vos gabarits, vous pouvez utiliser des champs de fondu pour personnaliser le contenu etla disposition des informations du client.

Les champs de fondu s'écrivent avec une double flèche encadrant le nom du champ, par exemple:<<Nom du Champ>> Les champs suivants sont disponibles:

<<Date>> La date d'aujourd'hui

<<Title>> Titre honorifique de la personne

<<Company>> Compagnie ou employeur du client

<<GivenName>> Prénom du client

<<FamilyName>> Nom de famille du client

<<Address1>> 1ere ligne d'adresse

<<Address2>> 2e ligne d'adresse

<<City>> Ville

<<PostCode>> Code postal

<<State>> État, département, province, etc.

<<Country>> Pays

<<Email>> Adresse de courriel (email)

<<Nationality>> Nationalité

<<PasportNo>> Numéro de passeport (notez un seul "s" dans la variable)

<<PlaceOfIssue>> Lieu d'émission du passeport

<<ArrivalDate>> Date d'arrivée

<<DepartureDate>> Date de départ

<<NoNights>> Nombre de nuitées

80






<<NoAdults>> Nombre d'adultes occupant la chambre

<<NoChildren>> Nombre d'enfants occupant la chambre

<<RoomRate>> Taux prévu de la chambre

<<RoomNumber>> Numéro de la chambre prévu

<<RoomDescription>> Description de la chambre

<<PhoneNumber>> Numéro de téléphone du client

<<FaxNumber>> Numéro de fax du client (télécopie)

<<Notes>> Notes particulières pour ce client

<<SpecReq>> Besoins spéciaux (s'affiche sur la grille de réservation)

<<GuestCode>> Code client

<<GuestID>> Identifiant du client

<<TotalInv>> Montant total prévu pour la facture

<<Payments>> Paiements effectués, arrhes ou dépôts

<<TotalTax>> Montant total de taxe prévu pour la facture

<<QuoteValidUntil>> Date limite de validité du devis

<<INVOICETEXT>> Contenu des items de la facture.

81

Variables (Gabarits RTF)






IndexAAccord de permis de logiciel, 78Afficher

Menu, 38Agences de voyages

Configuration, 71Rapport, 30

AideMenu, 38

Annulations, 46Rapport, 30

ApparenceConfiguration, 69

ArrhesPaiement des, 26

Arrivée et Départ, 48

BBase de données

Nouvelle, 20Ouvrir, 20Réparer, 22Sauvegarder, 20

CCalendrier

Exportation HTML, 10Vue, 9

ChambreÉtat de la ...

Indicateur, 6Rapport, 29

Tarifs, 47Taux, 47

ClientsArrivée et départ, 48Aujourd'hui, 13

Rapport, 29Facture, 51Importer

Info, 21Liste des, 15

Rapport, 30Configuration, 21

Agences de voyages, 71Apparence, 69Codes et taxes, 61Couleurs de la grille, 69Facture, 75

Fiche d'inscription, 77Forfaits, 67Info Établissement, 61Jours Fériés, 75Matériel, 1Paiements, 68Préférences, 72Tarifs, 66Taux, 63

DDépart, Arrivée et, 48Dépôt

Paiement d'un, 26Données

Exporter, 21Importer

Info clients, 21Supprimer, 21

Données, base deNouvelle, 20Ouvrir, 20Sauvegarder, 20, 21

EEntretien

Rapport, 29Exécution, 3Exporter

Données, 21HTML, 10

FFacture

Client, 51Configuration, 75Historique, 27Rechercher, 26Transfert, 53

Fériés, joursConfiguration, 75

Fiche d'inscriptionConfiguration, 77Variables, 80

FichiersMenu, 20

ForfaitsConfiguration, 67

FournisseursProduits, 30

82






GGarantie, 48Grille

de réservation, 6Grille Version 4

Défilement, 7

HHTML

Exportation du calendrier, 10

IImporter

InfoClients, 21

Installation, 2

JJours fériés

Configuration, 75

LLangue

Menu, 37Lettre de confirmation, 50

Variables, 80Lettre de devis, 25Liste des

Clients, 15

MMenu

Afficher, 38Aide, 38Année, 27Fichiers, 20Langue, 37Modifier, 22Popup, 39Produits, 30Rapports, 29

Mot de passeRéinitialiser, 22

OOccupation

Calendrier (Vue), 11Fenêtre d', 14Graphique

Rapport, 30Niveau, 6

Rapport, 30Rappel, 21

PPaiements

Configuration, 68Popup

Menu, 39Préférences

Configuration, 72Produits

Fournisseurs, 30Menu, 30

Produits en vente, 30

QQuitter

Logiciel, 22

RRappel

Occupation, 21Rapports

Annulations, 30Arrivées et départs, 29Clients d'aujourd'hui, 29Entretien, 29État de la chambre, 29Graphique d'occupation, 30Liste de réservations, 29Liste des agences de voyage, 30Liste des clients, 30Menu, 29Niveau d'occupation, 30Occupation, 29Revenu et TPS, 30Revenu par catégorie, 30

RéparerBase de données, 22

RéservationAnnuler, 46Calendrier

Modifier, 9Nouvelle, 9

Chercher, 45Entrer une nouvelle, 40Garantie, 48Grille Version 4, 6

Modifier, 8Nouvelle, 8

Groupe, 41Liste des réservations

Rapport, 29

83

Index






Modifier, 43Dates, 44No. de chambre, 45

Nouvelle, 40Rechercher, 26Transférer, 43

RestaurerBase de données, 21

Revenuet TPS

Rapport, 30par catégorie

Rapport, 30

SSécurité, 21, 55

Niveaux, 55Utilisateurs, 55

SiteVue, 16

SortieLogiciel, 22

SupprimerDonnées, 21

TTarifs

Configuration, 66Taux

Configuration, 63Taxes

Configuration, 61Terminer session

Utilisateur, 22Transfert

Facture, 53

UUtilisateur

Terminer session, 22Utilisateurs, 21

VVariables

Fiche d'inscription, 80Lettre de confirmation, 80

VueSite, 16

84

Index






ColophonCe manuel a été édité avec XMetaL 3.1 en XML suivant la DTD DocBook.

La composition du manuel imprimé a été réalisée en Verdana et Palatino avec le processeur XEP 4.11 deRenderX.

La version Aide en ligne a été réalisée au moyen du processeur Saxon et XSLToys de DocSoft.

Toutes les versions sont produites à partir des transformations XSLT et XSL-FO de Norman Walsh(www.DocBook.org)

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