LE CONTROLE INTERNE: UN DISPOSITIF DE MINIMISATION …

i

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

DOMAINE DES SCIENCES

DE LA SOCIETE

MENTION GESTION

MEMOIRE DE MASTER EN GESTION

PARCOURS: COMPTABILITE AUDIT ET CONTROLE

Thème:

Présenté par:

RATSIMBAZAFY Ando Harivelo

Sous l’encadrement de:

Encadreur pédagogique Encadreur professionnel

RAKOTOMAHENINA Pierre Benjamin RAKOTONDRASOA Hugues Nirina Pascal

Maître de conférences Superviseur comptable

Année Universitaire: 2015-2016

Session: Janvier 2018

Date de soutenance : 17 Janvier 2018

LE CONTROLE INTERNE: UN DISPOSITIF DE MINIMISATION

DES RISQUES DE FRAUDES ET D’ERREURS

CAS DE LA SOCIETE ESPACE MEDICAL

iii

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

DOMAINE DES SCIENCES

DE LA SOCIETE

MENTION GESTION

MEMOIRE DE MASTER EN GESTION

PARCOURS: COMPTABILITE AUDIT ET CONTROLE

Thème:

Présenté par:

RATSIMBAZAFY Ando Harivelo

Sous l’encadrement de:

Encadreur pédagogique Encadreur professionnel

RAKOTOMAHENINA Pierre Benjamin RAKOTONDRASOA Hugues Nirina Pascal

Maître de conférences Superviseur comptable

Année Universitaire: 2015-2016

Session: Janvier 2018

Date de soutenance : 17 Janvier 2018

LE CONTROLE INTERNE: UN DISPOSITIF DE MINIMISATION

DES RISQUES DE FRAUDES ET D’ERREURS

CAS DE LA SOCIETE ESPACE MEDICAL

i

REMERCIEMENTS

Nous rendons Grace à DIEU tout puissant qui nous a donné la santé et la force de

présenter cet ouvrage dans le cadre de l’obtention du diplôme de Master en Gestion.

Nous adressons également nos sincères gratitudes à:

Monsieur RAMANOELINA Panja René Armand, Professeur Titulaire, Président de

l’Université d'Antananarivo, pour ses intentions d’améliorer la gestion de l’université;

Monsieur RAKOTO DAVID Olivaniaina, Maître de conférences, Responsable du

Domaine des Sciences de la Société, qui n’a jamais cessé d’améliorer la méthode

d’enseignement au sein du Domaine des Sciences de la Société;

Madame RANDRIAMBOLOLONDRABARY Corinne, Maître de conférences,

Responsable de la Mention Gestion, qui a toujours veillé à la bonne marche de nos

études;

Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, Professeur titulaire, Directeur du Centre

d’Etudes et de Recherches en Gestion (CERG), elle nous a guidé tout au long de notre

parcours à l’université.

Monsieur RAKOTOMAHENINA Pierre Benjamin, Maître de Conférences, Encadreur

Pédagogique, qui nous a suivi dans l’élaboration de cet ouvrage;

Monsieur RAKOTONDRASOA Hugues Nirina Pascal, Superviseur comptable de la

Société Espace Médical, Encadreur Professionnel, pour son encadrement et ses

conseils durant la période de stage au sein d’Espace Médical et dans l’élaboration de

cet ouvrage;

Tous les membres du Jury;

Toute ma famille qui nous a soutenu moralement dans l’élaboration de ce mémoire;

Tous ceux qui, de près ou de loin, ont contribué à la réalisation de cet ouvrage

MERCI !

ii

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS.................................................................................................................i

LISTE DES ABREVIATIONS...............................................................................................iii

LISTE DES TABLEAUX........................................................................................................iv

LISTE DES FIGURES.............................................................................................................v

INTRODUCTION ................................................................................................................1

PARTIE I: DESCRIPTIF ....................................................................................................6

CHAPITRE I: PRESENTATION DE LA SOCIETE ESPACE MEDICAL .........................7

Section 1- Historique de la société ...................................................................................7

Section 2- Informations sur la société ............................................................................ 12

CHAPITRE II : CADRAGE THEORIQUE ...................................................................... 14

Section 1- Le contrôle interne ........................................................................................ 14

Section 2- Appréciation du contrôle interne ................................................................... 17

Section 3- Les principes du contrôle interne et les risques éventuels .............................. 20

CHAPITRE III: METHODOLOGIE APPLIQUEE ........................................................... 25

Section 1-Stage de formation ......................................................................................... 25

Section 2- Méthodes de collecte des données ................................................................. 26

Section 3: Les limites de notre étude .............................................................................. 28

PARTIE II : ANALYSE DES RESULTATS..................................................................... 30

CHAPITRE I: PRESENTATION DES RESULTATS ....................................................... 31

Section 1- Les achats et les ventes ................................................................................. 31

Section 2- Les immobilisations et la paie ....................................................................... 37

Section 3- Les stocks et la trésorerie .............................................................................. 41

CHAPITRE II: INTERPRETATION DES RESULTATS ................................................. 46

Section 1- Les forces de la société ................................................................................. 46

Section 2- Les faiblesses de la société ............................................................................ 49

PARTIE III: SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS ................................................ 52

CHAPITRE I: SOLUTIONS PROPOSEES POUR L’AMELIORATION DU SYSTEME

DE CONTROLE INTERNE FACE AUX RISQUES ........................................................ 53

Section 1- Au niveau du contrôle interne général ........................................................... 53

Section 2- Au niveau du contrôle interne comptable ...................................................... 59

CHAPITRE II: PLAN D’ACTIONS ................................................................................. 61



CHAPITRE III: LES LIMITES DE NOS PROPOSITIONS .............................................. 70

Section 1- Contraintes de la mise en place d’un service d’audit interne .......................... 70

Section 2- Le recrutement: augmentation des charges fixes............................................ 70

Section 3- Coût de formation de l’informaticien prestataire de service ........................... 71

CONCLUSION ................................................................................................................... 72

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................ VI

WEBOGRAPHIE ............................................................................................................. VII

LISTE DES ANNEXES .................................................................................................. VIII

iii

LISTE DES ABREVIATIONS

BC: Bon de commande

BL: Bon de Livraison

CMUP: Coût Moyen Unitaire Pondéré

DAF: Directeur Administratif et Financier

DCD: Diagramme de Circulation des Documents

ESMED: Espace Médical

MD: Médecin Directeur

MP: Manuel de procédures

PCG: Plan Comptable Général

PME: Petite et Moyenne Entreprise

RH: Ressources Humaines

SARL: Société à responsabilité limitée

SCI: Système de Contrôle Interne

TVA: Taxe sur la Valeur Ajoutée

iv

LISTE DES TABLEAUX

Tableau n°01: Zones géographiques de l’ESPACE MEDICAL ...............................................8

Tableau n°02: Fiche d’identification d’ESPACE MEDICAL ................................................ 12

Tableau n°03: Valorisation des stocks par la méthode CMUP ............................................... 42

Tableau n°04: Différentiation entre Audit externe et Audit interne........................................ 58

Tableau n°05: Démarche d’audit interne ............................................................................... 65

Tableau n°06: Modèle de registre des immobilisations.......................................................... 69

v

LISTE DES FIGURES

Figure n°01: Organigramme générale .....................................................................................9

Figure n°02: Organigramme au niveau de chaque site ........................................................... 11

Figure n°03: Evaluation du système de contrôle interne ........................................................ 19

Figure n°04: Circulation des documents du cycle achat au niveau du service

« Approvisionnement-Logistique-Maintenance » .................................................... 32

Figure n°05: Circulation des documents du cycle achat au niveau de la « Pharmacie

centrale » ................................................................................................................ 33

Figure n°06: Circulation des documents du cycle vente ........................................................ 35

Figure n°07: Organigramme d’une structure élémentaire ...................................................... 57

Figure n°08: Organigramme d’une structure simple .............................................................. 57

Figure n°09: Offre d’emploi d’un Auditeur interne Sénior .................................................... 66

Figure n°10: Offre d’emploi des Auditeurs internes Juniors .................................................. 67

Figure n°11: Offre d’emploi de caissiers ............................................................................... 68

1

INTRODUCTION

L'entreprise, au travers son activité, poursuit un certain nombre d'objectifs. Leurs

réalisations intéressent non seulement ceux qui interviennent directement dans sa gestion,

mais également ceux qui, d'une manière ou d'une autre, contribuent à son financement ou sont

intéressés par ses performances. Il s'agit notamment: des dirigeants de l'entreprise qui ont

besoin d'informations pour gérer au mieux son activité, des propriétaires (actionnaires,

associés, etc.), qui, souvent éloignés de la conduite des affaires, sont désireux d'obtenir des

informations sur les résultats et sur l'évolution de la situation financière; enfin des tiers qui, en

tant que clients, fournisseurs, actionnaires potentiels, etc., traitent avec l'entreprise et s'y

intéressent.

Une entreprise est comme un être vivant: elle naît, se développe, décline et peut

disparaître à plus ou moins long terme. Si une personne a besoin de suivre une bonne hygiène

de vie pour sa croissance physique et son développement intellectuel, il en est de même pour

l’entreprise qui doit avoir des procédures ou ensemble de règles qui régissent son

fonctionnement et ses activités. Ces procédures sont un cadre essentiel, sinon sine qua non

pour sa bonne marche et son développement.

L'entreprise apparaît donc comme un lieu où se situent des intérêts souvent

convergents, mais parfois contradictoires. Pour cette raison, elle est vouée intrinsèquement à

rendre des comptes: elle est par sa nature « comptable ». Elle est ainsi amenée à produire un

certain nombre d'informations répondant aux diverses préoccupations qu'elle suscite. Comme

il ne servirait à rien de disposer d'informations dont la qualité est douteuse, on ne peut alors

dissocier l'obligation de produire des informations fiables. A cet égard, l`établissement des

comptes annuels des entreprises (constitués du bilan, du compte de résultat et des annexes) est

un moyen de contrôle dont les enjeux sont importants. En effet, les états financiers annuels

constituent la synthèse de l'activité de l'entreprise exploitable par l'extérieur. Ils servent aux

différents acteurs, dans une optique d'évaluation, de prise de décision ou de diagnostic pour

les actionnaires. L'importance de disposer de données fiables sur les comptes annuels

explique alors l'apparition de moyens pour vérifier les états financiers produits par les

dirigeants à destination de l'extérieur. Ces moyens se sont progressivement développé pour

prendre leur forme actuelle: l'audit financier.

Aujourd'hui, dans son amélioration, l'audit financier a engendré l'audit interne qui

évolue vers l'assistance au management et recouvre désormais une conception plus large et

2

plus riche, répondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des

entreprises (Nouvelles méthodes de direction: délégation, décentralisation, motivation,

relation client / fournisseur au sein de l'entreprise, information, qualité totale...). De ce fait,

l'apparition de l'audit interne est directement liée à l'accroissement en volume des

informations financières; de cet accroissement découle en effet des risques accrus d'erreurs et

de fraudes.

Compte tenu de la situation économique actuelle, il est fondamental de prendre en

compte les perspectives et les risques qui peuvent influencer durablement le succès de

l’entreprise. « Le profil de risque d’une entreprise et sa propension au risque déterminent dans

une large mesure les exigences et la portée de sa politique de gestion des risques, dont l’action

est soutenue, entre autres, par un contrôle interne efficace. Une appréciation régulière et

systématique des risques est en outre indispensable pour définir des mesures de contrôle et de

direction à tous les niveaux hiérarchiques. La gestion des risques s’apparente donc à un

processus dynamique, qui doit être continuellement adapté aux données internes et

externes. »1

D’où l’apparition de la notion de contrôle interne. D'après COLLINS

BENJLLOUN: « Les sens du contrôle interne sont au nombre de deux: dans un premier sens,

dans le sens le plus courant, le contrôle signifie la vérification et dans le deuxième sens, il

signifie la maîtrise. Donc, on peut dire que le contrôle interne est une procédure de

vérification assurant la maîtrise du fonctionnement de l'organisation à tous les niveaux. »2

La notion de contrôle interne est aussi vieille que la notion de la comptabilité. Le

contrôle par recoupement qui consiste en une comparaison de l'information provenant de deux

sources d'enregistrement indépendantes l'une de l'autre, constitue l'un des moyens les plus

répandus et les plus utilisés afin d'assurer la protection des biens ou la fiabilité des

informations. Le système de contrôle interne permet de détecter les erreurs quelles qu’elles

soient. Le système de contrôle interne est un processus, exercé aussi bien par le comité de

direction, les responsables hiérarchiques et tous les collaborateurs en vue d’optimiser la

sécurité de l’entreprise par rapport aux risques. C’est un ensemble de mesures et activités qui

visent: la protection du patrimoine, la fiabilité des flux d'informations, l'application des règles

légales et internes, l'efficacité des règles mises en œuvre. Le contrôle interne est caractérisé

par l’existence, au sein d’une entité, d’un système d’organisation avec des personnes chargées

1 Price Waterhouse Coopers, Le contrôle interne au sein de l’entreprise; Février 2003 2L.Collins et S.E Benjelloun, Audit interne: outils de compétitivité, édition TOUBKAL et Publi-union, Paris,

1994

3

de sa mise en œuvre. Ce dispositif devrait prévoir une organisation comportant une définition

claire des responsabilités qui dispose des ressources et des compétences adéquats et

s’appuyant sur des procédures, des systèmes d’information, des outils et des pratiques

appropriés, ainsi que la diffusion en interne d’informations pertinentes et fiables, dont la

connaissance permet à chacun d’exercer ses responsabilités. Il constitue aussi un système

visant à recenser et analyser les principaux risques identifiables au regard des objectifs de la

société et à s’assurer de l’existence de procédures de gestion de ces risques; des activités de

contrôle proportionné aux enjeux propres à chaque processus et conçues pour réduire les

risques susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de la société; et enfin, une

surveillance permanente du dispositif de contrôle interne ainsi qu’un examen régulier de son

fonctionnement. La prévention des erreurs et des fraudes favorisent la performance d'une

entreprise.

« Le contrôle interne se définit comme étant un outil de gestion qui donne la

possibilité à une entreprise de pouvoir maîtriser la gestion de ses activités en ayant à sa

disposition un ensemble d’outils et d’actions. La mise en place de cet outil de gestion donne à

l’entreprise un moyen d’assurer une certaine efficacité dans l’accomplissement de ses

opérations, une bonne utilisation de ses ressources et d’agir en accord avec la conformité. Cet

outil de gestion apporte une réelle valeur ajoutée à l’entreprise qui sait adapter le dispositif en

fonction de sa structure, de son environnement et des changements. Il s’inscrit dans un

processus d’amélioration continue et doit viser tout d’abord l’efficacité (atteinte des objectifs)

puis l’efficience (atteinte des objectifs du mieux possible, « coût/profit ») »3.

Il est important que toutes les personnes responsables dans l'entreprise reçoivent et

échangent les informations indispensables pour mener à bien les activités opérationnelles. Le

système d'information ne concerne pas seulement des données internes (états financiers,

budget, …) mais également des évènements externes (lois, décrets, …) des activités et

développements importants pour le système de prise de décisions. La communication entre les

personnes qui font partie de l'organisation doit fonctionner aussi bien de haut en bas qu'en

sens inverse et même transversalement au travers de la structure organisationnelle. La

Direction doit faire comprendre à tous ses collaborateurs, quel que soit leur poste et leur rôle

au sein de l’entreprise, que la communication et les responsabilités de contrôle sont l’affaire

de tout et un chacun. Il est aussi primordial que chacun comprenne que la confiance qui doit

régner au sein de la société ne doit en aucun cas exclure le contrôle. De plus, il est aussi

3 CASTRO Eric; La fraude financière et le contrôle interne en entreprise: l’importance d’un SCI efficient pour

optimiser l’identification des risques de fraude et réduire leur probabilité d’occurrence; août 2016

4

important de porter toute l'attention voulue à la communication avec des tiers tels que les

clients, les fournisseurs, les autorités et les actionnaires.

Une entreprise évolue dans un environnement changeant qui comporte des facteurs de

risque variables si bien que le processus de contrôle interne doit être mené et suivi de manière

permanente. Les lacunes dans le contrôle interne constatées au cours de sa mise en œuvre

doivent être signalées à la direction pour qu'elle puisse prendre les mesures de correction

appropriées.

Le contrôle interne est basé sur des règles de conduite et d’intégrité portées par la

Direction et communiquées à tout le personnel. Il doit être conforme aux lois et règlements.

En effet, ces derniers fixent des normes de comportement que l’entreprise intègre aux

objectifs de conformité. Les instructions et orientations de la Direction permettent au

personnel de comprendre ce qui est attendu d’eux et de connaître l’étendue de leur liberté

d’action.

Il y a aussi les méthodes et les procédures apportées. Il s’agit des consignes

d’exécution des tâches, des documents utilisés, leur contenu, leur diffusion, les autorisations

et approbations nécessaires, la saisie et le traitement des informations et son contrôle. La mise

en place de ces procédures a pour but d’assurer une mémorisation complète de la vie de

l’entreprise, de faire des recoupements et la détection de la situation anormale et ce le plus

rapidement possible.

La principale préoccupation des dirigeants d’une entreprise est l’augmentation des

bénéfices, l’accroissement des chiffres d’affaires et des parts de marché. Cependant, la

protection du patrimoine doit être primordiale pour assurer sa pérennité. Il est tout à fait

possible qu’une société applique un système de contrôle interne sans que celui-ci ne soit pas

formellement défini avec des procédures. D’où le choix de notre thème qui s’intitule: « Le

contrôle interne: un dispositif de minimisation des risques de fraudes et d’erreurs. »

Nous avons pris le cas de la société ESPACE MEDICAL qui a pour activités de fournir des

soins médicaux et des examens para cliniques.

L’objectif général de ce mémoire est de mettre en exergue l’importance de

l’application du contrôle interne. De cet objectif général découle trois objectifs spécifiques qui

sont: assurer la protection ainsi que la sauvegarde du patrimoine; assurer la qualité de

l’information et enfin assurer l’application des instructions transmises. Toutefois, le respect

de ces objectifs soulève la problématique suivante: « Comment doit-on procéder pour

réduire les risques auxquels l’entreprise est confrontée? »

5 Deux hypothèses sont formulées à cet égard:

Le système de contrôle interne favorise la fiabilité des informations financières

Le système de contrôle interne garantit une protection fiable des actifs de l'entreprise

Les résultats attendus visent à assurer la qualité au niveau des informations produites

(états financiers) ainsi que la sécurité du patrimoine de l’entreprise.

Une méthodologie a été employée lors de notre investigation, notamment l’approche

par cycle. Les cycles analysés lors de notre recherche sont les cycles qui présentent des

risques élevés ayant un impact conséquent sur le contrôle interne, notamment les achats et les

ventes, les immobilisations, la paie-personnel, les stocks et la trésorerie.

Le corps du présent ouvrage se divise en trois parties. La première partie aborde un

cadre descriptif. Trois chapitres composent cette première partie, à savoir la présentation

d’Espace Médical, le cadrage théorique et enfin la méthodologie appliquée. La deuxième

partie évoque les résultats obtenus lors de notre étude, notamment la présentation des

résultats, objet d’un premier chapitre et leur interprétation, objet d’un deuxième chapitre. Et la

troisième et dernière partie met en évidence les solutions et recommandations qui présente les

solutions proposées, les plans d’action y afférents et enfin les limites des propositions,

contenus dans trois chapitres.

6

PARTIE I: DESCRIPTIF

Cette première partie reflète une phase descriptive de l’entité, un cadre théorique

relatif à notre thème de mémoire, et enfin la méthodologie appliquée en vue de la rédaction de

ce présent ouvrage. La partie descriptive de la société se trouve dans un premier chapitre. Ce

dernier est divisé en deux sections, à savoir l’historique de la société et les informations la

concernant. La première section sur l’historique se subdivise en deux sous-sections: la

chronologie de l’établissement et sa structuration. La deuxième section qui relate les

informations sur l’entité se subdivise également en deux sous-sections, notamment la fiche

d’identification de l’entreprise ainsi que ses missions et ses activités. Le cadrage théorique fait

l’objet d’un deuxième chapitre, qui comprend trois sections qui sont: le contrôle interne,

l’appréciation du contrôle interne, et les principes fondamentaux du contrôle interne ainsi que

les risques éventuels. La première section de ce deuxième chapitre est divisée en deux sous-

sections, à savoir le contrôle interne au niveau de ses objectifs et le contrôle interne comptable

au niveau de son contenu. La deuxième section du même chapitre comprend deux sous-

sections, notamment la prise de connaissance des systèmes et procédures et l’évaluation du

contrôle interne. La dernière section de ce chapitre sera également subdivisée en deux sous-

sections: les principes fondamentaux du contrôle interne et les risques de fraudes et d’erreurs.

Le troisième et dernier chapitre de cette première partie concerne la méthodologie appliquée.

Il comprend trois sections, qui sont le stage de formation, les méthodes de collecte des

données et les limites de notre investigation. La première section est divisée en deux sous-

sections, à savoir le déroulement du stage et les attributions données. La deuxième section de

ce troisième chapitre comprend trois sous-sections: observation et documentation, entretien, et

traitement des données. Les limites de notre recherche, objet d’une troisième section, se

subdivise en deux sous-sections, à savoir les limites par rapport au temps et celles par rapport

à la collecte d’informations.

7

CHAPITRE I: PRESENTATION DE LA SOCIETE ESPACE MEDICAL

Ce premier chapitre nous permet de mieux connaître la société à travers son historique,

et les informations diverses la concernant. Chaque section est divisée en deux sous-sections

qui nous communiquent les informations nécessaires à son fonctionnement.

Section 1- Historique de la société

L’historique d’une société nous permet de voir, à travers des dates, les faits marquants

de l’entité depuis sa création jusqu’à maintenant. Celle d’Espace Médical (ESMED)

comprend deux sous-sections, à savoir la chronologie de l’entité et sa structure

organisationnelle.

1.1. Chronologie de l’ESPACE MEDICAL

ESPACE MEDICAL est l’unique établissement médical offrant depuis une vingtaine

d’années une large gamme de soins aux normes internationales4 garanties par une certification

ISO 9001-2008. Créé en 1993, Espace Médical a toujours été leader en matière d’innovation

médicale à Madagascar.

La société a été le premier Centre médical privé à même de réaliser un bilan médical

complet à Madagascar en 1994. En 1999, elle a été le premier Etablissement Médical

Malgache admis dans le réseau international SOS Médecin. L’année 2003 a aussi marqué la

société car elle était le premier Centre privé d’Evacuation Sanitaire répertorié par EUROP

ASSISTANCE, MONDIAL ASSISTANCE et INTERNATIONAL SOS. Un an après, elle a

été le premier Etablissement Médical privé disposant d’un réseau à couverture nationale: 13

Centres médicaux et cliniques et une vingtaine de Médecins franchisés dans toute l’île. En

2008, elle a été le premier Prestataire d’Evacuation Sanitaire de Madagascar. La qualité des

soins fournit par l’établissement a été récompensé par l’obtention de certificat ISO 9001-2008

en 2010, le faisant le premier Etablissement Médical certifié de cette norme à Madagascar.

Elle a obtenu une recertification de la norme ISO 9001-2008 en 2013. Espace Médical a été le

premier Plateau technique complet avec SCANNER disponible 24h/24 et 7j/7 en 2014.

Espace Médical dispose de huit sites répartis dans six (06) grandes villes de

Madagascar: trois (03) sites à Antananarivo, un (01) site à Antsirabe, un (01) site à

Toamasina, un (01) site à Mahajanga, un (01) site à Antsiranana et enfin un (01) site à Nosy

4 www.espacemedical.mg

http://www.espacemedical.mg/

8

Be. Les zones géographiques ainsi que les effectifs de chaque site sont résumés dans le

tableau ci-après:

Tableau n°01: Zones géographiques de l’ESPACE MEDICAL

Site Médecin Coordonnateur Gestionnaire Effectif

Ambodivona Annick Rakotoarisoa 83

Ambohibao Iaro Raoel Fils 14

Antsahabe Lanto Andrianarivahy 33

Majunga Clara Rabarijaona Marson Fagnomezantsoa 23

Tamatave Rivo Juliana Rakotomalala 28

Antsirabe Dina Rarimanga Finaritra

Vololonomenjanahary

15

Nosy be Rasoavololona 6

Diégo Marc Richard 3

Source: Direction Administratif et Financier de l’Espace Médical

Chaque site est sous la responsabilité d’un médecin coordonnateur. Ce dernier est

assisté par un gestionnaire, pour la partie administrative, selon la taille du site. On voit

également sur ce tableau le nombre de personnel travaillant dans chaque site.

1.2 Structuration de la société

Espace Médical possède une structure organisationnelle permettant de bien distinguer

les fonctions et liaisons tant hiérarchiques que fonctionnelles. A titre de rappel, un

organigramme est une représentation schématique des liens et des relations fonctionnels,

organisationnels et hiérarchiques qui existent entre les postes et les individus d'une

organisation. Il sert à indiquer le rôle de chaque responsable, les attributions des tâches ainsi

que les relations hiérarchiques et fonctionnelles entre les différentes postes.

1.2.1 Structure au niveau des sites à Antananarivo

Le siège se trouve à Antsahabe et l’organigramme des trois sites à Antananarivo, le

siège y compris se présente comme suit:

9

Figure n°01: Organigramme générale

Médecin Directeur (Dr Arilaza RAZAFIMAHALEO)

Responsable Qualité Assistant

Direction Administrative et Financière

(M. Clément RAZANAMPARANY) Direction Médicale et Commerciale

(Dr Henriette RAMBELO)

Responsable Clientèle Responsable commercial

-Log -Pcie

- Labo

-Analyse

- Radiologie

- Sce Specialistes

Médecin-Coordonnateur

Trésorerie (Caisse) Comptabilité Ressources Humaines Appro-Logistique -Maintenance

Médecins Traitants

Paramédicaux

Secrétariat Facturation Réception Aides –Soignantes

Sécurités Caisse

Coursiers

Femmes de ménage

Source: Direction Administrative et Financière de l’ESPACE MEDICAL, année 2015

Légende :

Liaison Hiérarchique

Liaison fonctionnelle

10

Le Médecin Directeur est le premier responsable de l’entreprise tant au plan

administratif que médical. Il définit la politique générale de la société et fixe les

objectifs à atteindre. Il est assisté d’un agent qui effectue toutes les tâches

traditionnelles d’une secrétaire, à savoir la tenue de l’agenda du Médecin Directeur, le

traitement des courriers, la rédaction des comptes rendus des réunions auxquelles il

assiste, la préparation des dossiers et présentations, l’organisation des réunions, des

déplacements et voyages, l’archivage de tous ses documents.

La Direction Administrative et Financière s’occupe de la finance, des

ressources humaines ainsi que du respect de l’application des règlementations et de la

législation liées à l’activité de l’établissement. Elle est divisée en cinq services: le

service « Trésorerie (Caisse) », le service « Comptabilité », le service « Ressources

Humaines », le service « Facturation-Caisse », et le service « Approvisionnement-

Logistique-Maintenance ».

Le Directeur Médical et Commercial a deux fonctions: c’est le médecin

coordonnateur en chef, responsable du bon fonctionnement de l’ensemble des

différents sites sur le plan médical. Par ailleurs, en tant que responsable commercial, il

est en charge des relations avec la clientèle (centralise et traite les doléances et

réclamations des clients), de la recherche de nouveaux clients. Il est le chef de

l’ensemble des personnels médicaux et paramédicaux.

11

1.2.2 Structure au niveau des sites autres sites

L’organigramme des sites Antsirabe, Antsiranana, Mahajanga, Toamasina et Nosy-Be

Hell Ville se présente comme suit:

Figure n°02: Organigramme au niveau de chaque site

Direction médicale Direction Administratif et

financier

Médecin

Coordonnateur

Réceptionnistes

GESTIONNAIRE

Médecins traitants

Paramédicaux

Aides-soignantes

Caissières

Chauffeur

Agents de sécurité

Femme de ménage

Source: Direction Administrative et Financière de l’ESPACE MEDICAL

12

Le Médecin Coordonnateur est chargé de la gestion administrative, financière et

logistique du dispensaire, de la gestion de la qualité au sein de son site, de la gestion et de

l’évaluation du personnel mis à disposition dans son site, de la communication interne et de la

gestion de l’activité médicale.

Le gestionnaire organise le travail au sein de l’équipe approvisionnement en

médicaments.

Les réceptionnistes sont chargés de l’accueil des clients qui se présentent au centre ou

qui téléphonent.

Les médecins traitants s’occupent des traitements nécessaires aux patients.

Les paramédicaux et les aides-soignantes procurent les soins infirmiers sur

prescription médicale, distribuent les médicaments, et s’occupent de la stérilisation du

matériel à disposition.

Section 2- Informations sur la société

ESMED est établissement sanitaire qui fournit des services médicaux et para cliniques.

Elle offre des services de soins complémentaires pour les affiliés et des prestations médicales

libres pour les non affiliés. Cette section est subdivisée en deux parties: une fiche

d’identification de l’établissement fait l’objet d’une première partie, et dans une deuxième

partie nous traitons les activités et missions de la société.

2.1 Fiche d’identification

La fiche d’identification de la société peut être résumée dans le tableau suivant:

Tableau n°02: Fiche d’identification d’ESPACE MEDICAL

SIGLE ESPACE MEDICAL

Forme juridique SARL

Capital social 60 000 000 d'Ariary

Siège social Antsahabe 65 bis, rue Pasteur Rabary, Antananarivo

Identification fiscale (NIF) 4000277802

Identification statistique

(STAT) 85114 11 1992 0 10065

Site web www.espacemedical.mg

E-mail [email protected]

Source: Auteur


mailto:[email protected]

13

Ce tableau présente l’identification générale de la société. On peut y voir le sigle, la

forme juridique, le capital social, le numéro d’identification fiscale, le numéro statistique, le

site web et l’adresse e-mail.

Conformément à leur certification ISO 9001-2008 pour la qualité des soins (une

exclusivité à Madagascar), Espace Médical a 5 engagements5, à savoir accueillir 24h/24 et

rester à la disposition de la clientèle; fournir des informations claires et précises sur leur

prestations; informer les patients sur leur prise en charge ainsi que sur leur état de santé;

garantir la continuité des soins fournis par l’établissement; et enfin tenir informer la clientèle

des suites des réclamations dans les 72h.

2.2. Missions et activités

Ils ont pour principales missions6

d’assister tout individu se trouvant dans une

situation d’urgence médicale sur tout le territoire de Madagascar dans les meilleurs délais

possibles, de manière optimale: Urgentistes expérimentés, Matériels adéquats, et suivant les

recommandations et normes internationales

Leurs activités7

concernent les interventions médicales d’urgences sur les lieux

d’accident ou à domicile; la prise en charge en Clinique de toutes les URGENCES

MEDICO-CHIRURGICALES 24H/24 incluant les investigations grâce au plateau

technique 24h/24 (SCANNER, RADIOLOGIE, ECHOGRAPHIE, ANALYSES

BIOLOGIQUES, ENDOSCOPIES DIGESTIVES), toutes les spécialités médicales: équipe

pluridisciplinaire de Spécialistes, les transferts médicalisés: ambulances, avions, hélicoptères;

la stabilisation médicale avant évacuation sanitaire; la surveillance médicale à domicile ou à

l’hôtel; l’évacuation sanitaire: ambulances, avions, hélicoptères médicalisés.

Ce chapitre nous a permis de voir l’historique de la société, sa structuration, les

informations la concernant tant sur ses missions que sur ses activités. Nous allons passer au

deuxième chapitre de cette première partie où sont regroupés les cadres théoriques de notre

recherche.

5 www.espacemedical.mg 6 www.espacemedical.mg 7 www.espacemedical.mg




14

CHAPITRE II : CADRAGE THEORIQUE

Le contrôle interne est un système d’organisation qui comprend les procédures de

traitement de l’information comptable et les procédures de vérification du bon traitement de

cette information comptable, ayant pour but de sauvegarder le patrimoine et d’améliorer les

performances. Ces procédures font partie intégrante de l’entreprise et constituent une

meilleure sécurité contre les risques éventuels. Ce chapitre comprend trois sections: le

contrôle interne, l’appréciation du contrôle interne, et enfin les principes fondamentaux du

contrôle interne et les risques éventuels.

Section 1- Le contrôle interne

Le contrôle interne est un ensemble de sécurités mises en place pour sauvegarder les biens de

l’entreprise. Cette notion a pris de l’ampleur au sein de l’entreprise et auprès des instances

professionnelles chargées de certifier la fiabilité des comptes. Il est nécessaire de mieux

comprendre cette notion avant d’entrer dans les détails.

1.1. Le contrôle interne au niveau de ses objectifs

L’ordre des experts comptables français a conçu deux définitions du contrôle interne8.

La première était en 1962 : « Le contrôle interne comptable résulte du choix de la mise en

œuvre de méthodes, de moyens humains et matériels adaptés à l’entreprise et propres à

prévenir, ou tout au moins à révéler sans retard les erreurs et les fraudes ». En 1977, « Le

contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour

but d’assurer, d’un côté, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de

l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser

l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les

procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci ».

Sur le plan comptable, le contrôle interne vise à améliorer la sincérité et la régularité

de l’établissement des comptes9. Il permet d’obtenir une bonne qualité de travail sur le

traitement des informations comptables et d’effectuer un contrôle de comptes avec une

certaine sécurité. Ces objectifs sont reflétés dans la deuxième définition.

8 RAFFEGEAU Jean, DUFILS Pierre, et GONZALEZ Ramon, Audit et contrôle des comptes; édition Publi-

union, Paris, 1979 9 RAFFEGEAU Jean, DUFILS Pierre, et GONZALEZ Ramon, Audit et contrôle des comptes; édition Publi-

union, Paris, 1979

15

Sur un aspect administratif, le contrôle interne vise à la qualité de la gestion au niveau

de l’entreprise10

. En effet, les objectifs sus mentionnés dans la deuxième définition

contribuent à l’efficacité de la gestion. Le contrôle interne reflète le plan d’organisation et

l’ensemble des méthodes et procédures établis par la direction. Il favorise non seulement

l’amélioration de l’organisation de l’entreprise mais aussi la capacité de production de celle-

ci, c’est-à-dire avoir un maximum de rentabilité. Enfin le contrôle interne permet de maintenir

la cadence de l’exploitation de l’entreprise.

Dans une mission d’audit, l’auditeur s’assure que le système de contrôle interne mis en

place présente, d’une part, une garantie de dispositif d’alerte immédiat pour la continuité

d’exploitation, et d’autre part, un élément de recoupement comme les statistiques qui sont très

pertinentes lors de recueil des informations comptables. L’auditeur doit avoir une certaine

connaissance pour établir une relation entre les informations reçues des comptes et le contrôle

effectué pour les besoins de la gestion.

1.2. Le contrôle interne comptable au niveau de son contenu

Le contrôle interne repose sur trois éléments11

: l’existence d’un plan d’organisation,

l’intégrité et la compétence du personnel, et enfin l’existence d’une documentation

satisfaisante. Sur le plan organisationnel, il doit y avoir une définition des tâches de tout un

chacun. Chaque personne au niveau de l’entreprise connaît ce qu’il fait et ce qu’il doit faire. Il

est aussi important de définir les pouvoirs et les responsabilités, ce qui implique une

hiérarchisation des fonctions. La compétence et l’intégrité sont deux qualités fondamentales

du personnel et surtout des dirigeants. Ces deux caractères pèsent beaucoup dans les décisions

prises et leurs conséquences. Enfin l’existence d’une documentation satisfaisante permet

d’une part la production d’informations qui servent de base d’appréciation satisfaisante, et

d’autre part la conservation d’informations qui servent de moyens de vérification lors de

l’audit.

Les travaux comptables sont vérifiés au moyen de trois types de contrôle12

: les

contrôles d’exhaustivité, les contrôles de réalité et les contrôles d’exactitude. Les contrôles

d’exhaustivité impliquent l’existence et le respect de séquences numériques, c’est-à-dire les

documents sont foliotés pour amoindrir les risques de manipulation; le rapprochement des

10 RAFFEGEAU Jean, DUFILS Pierre, et GONZALEZ Ramon, Audit et contrôle des comptes; édition Publi-

union, Paris, 1979 11

RAFFEGEAU Jean, DUFILS Pierre, et GONZALEZ Ramon, Audit et contrôle des comptes; édition Publi-



union, Paris, 1979

16

documents afférents à la même opération, un moyen de vérifier le déroulement normal de

l’opération; l’existence des fichiers qui consistent à stocker les informations, ayant comme

objet d’archivage des informations de l’entité; et enfin une liste ou classement

mnémotechnique pour éviter les répétitions. Les contrôles de réalité apparentent deux types

de contrôle, à savoir les contrôles physiques qui s’effectuent principalement sur les

immobilisations et stocks, vérifications périodiques, et la validation par recoupement externe,

moyen de vérifier l’exactitude des écritures enregistrées par la confirmation des tiers. Les

contrôles d’exactitude sont reflétés généralement par le rapprochement bancaire. On y trouve

des procédés comme les comparaisons globales de données qui sont le principe fondamental

de la comptabilité en partie double, les contrôles arithmétiques qui impliquent un recalcul

pour vérification.

Un bon SCI se caractérise aussi par un contrôle du personnel de l’entreprise. Ce

contrôle s’effectue sur deux niveaux13

: les contrôles hiérarchiques et les contrôles

réciproques. Dans les contrôles hiérarchiques, il y a lieu d’évoquer les procédures

d’autorisation. Les pouvoirs de chaque responsable doivent être explicitement définis et

l’entame d’une action doit supposer l’accord du responsable supérieur. Il est aussi important

qu’une supervision des travaux soit effectuée. Elle se manifeste comme une condition

nécessaire à la réalisation complète d’une tâche et un moyen de vérification que les ordres ont

été accomplies. On parle aussi de la politique du personnel, opération très importante dans le

recrutement. En effet, l’entreprise devra mettre en œuvre tout son savoir-faire et ses

compétences pour recruter les personnes habilitées à postuler sur un poste et à aider

l’entreprise à son bon fonctionnement. La règlementation de l’accès aux biens de l’entreprise

est un moyen pour la sauvegarde du patrimoine. Dans les contrôles réciproques chaque

opération de l’entreprise se traduit soit par la réalisation de l’objet social, soit par la

conservation du patrimoine, soit par la comptabilité. Savoir distinguer ces trois fonctions est

fondamental au niveau d’un SCI pour bien effectué un autocontrôle efficace. La plupart des

opérations de l’entreprise fait appel à deux de ces fonctions. En cas de séparation, une erreur

ou fraude peut entraîner des divergences entre les services concernés, à moins de complicité

entre eux. L’autocontrôle occupe une place particulière dans l’entreprise car il a un caractère

mécanique d’indépendance par rapport à la hiérarchie. L’« Auditing standards and procedures

–Statements on auditing procedures » définit l’autocontrôle comme « tout système de

répartition des responsabilités du division du travail, et toutes les méthodes de

13


union, Paris, 1979

17

comptabilisation des opérations par lesquelles le travail d’un employé ou d’un groupe

d’employés se trouve sans cesse vérifier du fait qu’il doit concorder avec le travail d’autres

employés, du fait qu’il est fonction de ce travail ou encore du fait qu’il doit correspondre au

travail d’autres employés. L’un des traits essentiel du système réside dans le fait qu’aucun

employé ou groupe d’employés n’a le contrôle exclusif d’opérations quelconques ni d’un

ensemble quelconque d’opérations »14

.

Section 2- Appréciation du contrôle interne

L’appréciation du contrôle interne relève de la compétence de l’auditeur. Il évalue le

dispositif, supposé basé sur des principes de contrôle interne, mis en place par l’entreprise

afin d’émettre une opinion à la fin de son investigation. Pour cela, il doit respecter une

démarche à suivre, à savoir la prise de connaissance des activités de l’entreprise et

l’évaluation du contrôle interne.

2.1 Prise de connaissance des systèmes et procédures

A partir du SCI de l’entreprise, l’auditeur prend connaissance des systèmes et

procédures pour comprendre le système en place. Pour ce faire, il a recours à deux

possibilités15

: le mémorandum et le diagramme de circulation. Le mémorandum est une

description narrative que l’auditeur a pris note lors d’un entretien auprès des responsables et

des documents qu’il a collecté. Ce procédé lui donne une certaine souplesse car il ne fait

qu’écouter. Cependant, il doit trouver l’essentiel de ce qui a été dit et doit donc utiliser une

série de question appelée questionnaire de type « ouvert » pour mieux éclaircir les

incompréhensions. Chaque question implique un développement et nécessite une

compréhension du système. Le mémorandum, malgré le fait d’écouter, implique beaucoup

d’effort et reste donc difficile. Le diagramme de circulation est la description graphique d’un

ensemble d’opérations dans laquelle les différents documents, poste de travail, de décisions,

de responsabilités, d’opérations sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres

suivant l’organisation administrative de l’entreprise. Son élaboration requiert une table de

symbole et un type de présentation.

Chaque entreprise a ses propres symboles pour interpréter les documents ou ses

circulations. Les vérifications opérées par l’entreprise seront numérotées en séquence

numérique croissante pour mieux les situer dans les fiches de points de contrôle. Le choix de

14




union, Paris, 1979

18

type de présentation peut changer mais se base sur un diagramme vertical et sur un

diagramme horizontal. Les symboles sont transmis dans une feuille, dans un diagramme

vertical. On y trouve la description narrative, la désignation de l’opération par ordre

numérique et la description graphique16

. Comme son nom l’indique, son fonctionnement se

caractérise du fait de passer d’un service à un autre verticalement. Il s’effectue dès que les

documents vont dans des services différents. Cependant, son utilisation peut omettre des

documents classés provisoirement dans un service. De ce fait, il faut rappeler son existence

dès son apparition. De même, une opération trop compliquée est difficile à représenter. Le

diagramme horizontal est représenté sur un imprimé grand format. Comme le diagramme

vertical, il se caractérise par le fait de passer d’un service à un autre horizontalement. Sa

représentation est d’une telle clarté que l’auditeur réduit les indications qu’il porte sur la

description graphique. Cependant des fiches explicatives doit être inclues dans la description

pour combler les lacunes.

Le diagramme permet de voir d’un seul coup d’œil le dispositif mis en place par

l’entreprise et d’en apercevoir ses forces et ses faiblesses. L’auditeur peut analyser de ce fait

tous les opérations et en apprécier la séparation des tâches. Néanmoins, ce diagramme ne

permet pas toujours de saisir l’ensemble du contrôle interne mis en place et l’auditeur doit

trouver le juste équilibre entre la partie descriptive et la partie narrative.

L’auditeur, pour vérifier l’exactitude et la réalité du mémorandum et du diagramme,

doit tester des procédures, les mettre en œuvre et saisir l’importance quantitative des tests. Il

identifie les principaux cycles d’opération à tester et s’assure que chaque cycle est effectué à

un ou plusieurs endroits. Si tel est le cas, le test s’opèrera à chaque endroit où le cycle

concerné est mis en œuvre. L’auditeur effectue des travaux de vérification sur le déroulement

réel de chaque cycle. Il doit tester l’ensemble du circuit et no une partie. L’observation de

l’ensemble de la procédure peut se faire de deux manières: une observation directe ou globale

qui consiste à entrer en contact avec les personnes intervenant dans le déroulement de

l’opération et d’en assurer l’existence des matériels utilisés; et une observation a posteriori

dans laquelle l’auditeur refait depuis le début le circuit à partir du document d’origine.

L’importance relative du test effectué, appelé test de conformité, est de s’assurer que la

procédure mise en œuvre existe et non le fait qu’elle soit appliquée. Le test procure un intérêt

double qui d’une part, permet de corriger les erreurs de compréhension de l’auditeur et d’autre

16


union, Paris, 1979

19

part, d’apporter des rectifications sur les inexactitudes dans les informations utilisées par

l’auditeur.

2.2 Evaluation du contrôle interne

Une représentation schématique est représentée ci-après pour montrer de visu l’évaluation

d’un SCI.

Figure n°03: Evaluation du système de contrôle interne

INSTRUMENT

Description du système

MEMORANDUM ou DIAGRAMME TEST DE CONFORMITE

(compréhension du système)

QUESTIONNAIRE Première évaluation du système

Forces théoriques Faiblesses théoriques

TEST DE PERMANENCE

(application des points forts)

Points forts appliqués Points forts non appliqués

FORCES FAIBLESSES

DOCUMENT DE SYNTHESE EVALUATION DEFINITIVE DU

CONTROLE INTERNE

Source: Audit et contrôle des comptes, page 88

Dans la recherche des points forts et des points faibles du système, l’auditeur a deux

procédés17

à sa disposition: regarder le système et d’en dégager les forces et faiblesses et

notamment les risques d’oubli; et de se poser quelques questions sur une préoccupation

générale qui pourrait être formulée de la façon suivante: « Est-ce que quelque chose peut mal

fonctionner ? », « Est-ce que tel défaut peut se produire ? ». Ces types de question n’ont pour

possibilité de réponse que OUI ou NON, série de questions appelée questionnaire fermée. Les

questions fermées sont conçues à partir d’un guide opératoire comme une sorte d’aide-

mémoire réalisée sur des problèmes fréquents de l’entreprise. L’évaluation du contrôle interne

17


union, Paris, 1979

20

ne doit pas se limiter à ce type de question. Une incompréhension des procédures, un oubli de

problèmes importants peuvent être omis par l’auditeur si tel est le cas. L’auditeur établi un

document de synthèse comprenant les forces et faiblesses constatées.

Des tests de permanence sont effectués pour assurer l’application des points forts et

leur fiabilité. La mise en œuvre est le fait de vérifier si l’exécution des procédures a été

conforme aux principes prévus. Son objectif est de prouver le fonctionnement des procédures

et de montrer leur application permanente. Les tests opérés sont basés d’une part sur

l’utilisation de techniques statistiques pour mesurer l’étendue des sondages, et d’autre part le

jugement de l’auditeur, appréciation très importante pour appuyer les résultats statistiques.

Les tests de permanence permettent à l’auditeur d’évaluer définitivement le contrôle interne.

En plus des faiblesses de conception déterminées à la suite de sa première évaluation, il a

déterminé les faiblesses d’application qui découlent d’une mauvaise application des points

forts. Il détermine l’impact que peuvent avoir sur la régularité et sur la sincérité des comptes

les forces et les faiblesses du système. Le document de synthèse est un papier sur lequel

l’auditeur récapitule, pour un module donné, les conclusions qu’il a tirées de ses évaluations

successives.

Section 3- Les principes du contrôle interne et les risques éventuels

Le SCI est instauré et mis en place sur la base de principes qui sont au nombre de huit.

Ces principes sont essentiels à la bonne marche de l’entreprise. Leur respect permet de réduire

les risques éventuels qui peuvent faire obstacle à l’atteinte des objectifs que s’est fixée

l’entreprise, à savoir les risques de fraudes et d’erreurs.

3.1 Les principes fondamentaux du contrôle interne

L’efficacité d’un bon SCI repose sur des principes fondamentaux. On y trouve le

principe d’organisation, le principe d’intégration, le principe de bonne information, le

principe d’harmonie, le principe d’universalité, le principe d’indépendance, le principe de

permanence et le principe de séparation des tâches.

3.1.1 Le principe de séparation des tâches

C’est le principe le plus important à respecter dans un SCI. Cependant, il est difficile à

respecter dans une petite entreprise. En effet, ce principe implique une délégation de pouvoir,

cas pratiquement impossible dans la petite entreprise. Il est possible de le mettre en œuvre dès

lors où la petite entreprise grandit en taille et en activité ainsi qu’au niveau de l’effectif du

21

personnel. Au moment où il y a séparation des tâches, les fonctions18

suivantes les doivent

être aussi: la fonction de décision, la fonction de détention, la fonction d’enregistrement et la

fonction contrôle.

La fonction de décision est attribuée en général aux dirigeants de l’entreprise. Cette

fonction conduit l’organisation à s’engager vis-à-vis des tiers. Le pouvoir de décision est

détenu par des personnes de haut niveau mais peut être confié à des subalternes dans des

situations bien définies. La fonction de décision implique non seulement la formalisation de

procédures d’approbation mais aussi un réel travail de vérification de la part de la personne

qui détient le pouvoir d’approuver. Sa nomination doit être officielle. Cependant, être

approbateur n’implique pas qu’il ne commettra jamais d’erreur, simplement qu’il doit être la

personne à commettre le moins d’erreur possible que le personnel en dépit de ses

compétences par rapport à son poste. L’existence d’un manuel de procédure est aussi

fondamentale pour les prises de décision. Ce manuel doit comprendre la description de la

nature de la décision et les qualités prises pour la prendre, ainsi que la description exhaustive

du poste pour vérification s’il n’y a pas cumul de fonctions. L’absence d’approbation entraîne

l’entreprise à s’exposer à des risques générant des opérations qui engagent l’entreprise pour

des sommes importantes alors qu’elles n’ont pas de raison d’être.

La fonction de détention ou de conservation est dépendante de moyens de protection

interdisant l’accès aux ressources et aux documents. Des dispositions particulières sont

nécessaires dans les secteurs d’activité où la manipulation d’espèces est conséquente. Les

restrictions à l’accès aux ressources et aux documents ne s’appliquent non seulement aux

biens physiques et valeurs monétaires mais aussi aux circuits informatiques et aux pièces et

documents comptables. La fonction de trésorier est la fonction la plus exposée aux fraudes.

En effet, on ne peut l’empêcher de voler mais peut lui interdire tout accès à la comptabilité

pour cacher son vol. Il en est de même pour le magasinier, lui refuser tout accès à la

comptabilité revient à ce qu’il ne puisse cacher son vol derrière des opérations fictives de

vente ou d’achat.

La fonction de comptabilisation ou d’enregistrement est maintenant intégrée dans le

système informatique de l’entreprise. Le contrôle des opérations précède ses

comptabilisations. Dans le cas contraire, le comptable pourrait enregistrer des opérations sans

pièces justificatives, ou par exemple, des marchandises non conformes à une commande. Il ne

doit en aucun cas manipuler des espèces ou des chèques et ne doit avoir sa signature autorisée

18 MIKOL Alain, Le contrôle interne, Presse universitaire de France, Paris, 1998

22

auprès de n’importe quelle banque. Cependant, si le trésorier et le comptable se mettent

d’accord sur un détournement de fonds, il serait très difficile de trouver cette fraude même à

un coût assez élevé pour la mise en place d’un dispositif efficace.

La fonction de contrôle est celle qui vérifie les opérations de décision, de conservation

et d’enregistrement. Elle se fonde notamment sur les recoupements de l’information et

l’autocontrôle, la supervision permanente exercée par les responsables hiérarchiques, et enfin

les approbations données par des personnes exerçant la fonction de décision. Des contrôles de

prévention et de détection peuvent être réalisés. Comme son nom l’indique, les contrôles de

prévention servent à prévenir un évènement indésirable. Ils doivent se faire de manière

systématique. Ses efficacités sont vérifiables par l’auditeur à l’aide d’un test lors de

l’évaluation du contrôle interne. Les contrôles de détection mettent en relief la qualité de

fonctionnement du système de traitement comptable, ou aussi un dysfonctionnement.

L’informatisation des procédures a réellement amélioré la qualité du travail malgré quelques

imperfections.

3.1.2 Les autres principes fondamentaux du contrôle interne

Le principe d’organisation est simple: l’entreprise a au moins un minimum de qualité

de contrôle interne mis en place si elle est organisée. Cette organisation implique la

formalisation des procédures, une organisation préalable, une organisation adaptée et

adaptable, ainsi qu’une organisation vérifiable. La formalisation des procédures implique

l’existence de manuel de procédures consultable par tous les membres du personnel. Les

structures organisationnelles doivent correspondre aux objectifs et besoins de l’entreprise.

Le principe d’intégration est dépendant du principe de séparation des fonctions. Il est

basé sur des recoupements et contrôles réciproques. Le recoupement est le fait de comparer

des informations soit disant semblables mais figurant dans des dossiers différents. Il consiste

également à prouver des informations de sources différentes. Le contrôle réciproque est le

prolongement d’un travail par un autre. C’est une vérification efficace pour éviter les fraudes

et les erreurs. Il met en exergue que le contrôle interne est à la fois un système de traitement

de l’information comptable et un système de vérification des informations traitées.

Le principe de bonne information doit respecter les critères suivants: pertinence,

objectivité, communicabilité, vérifiabilité, utilité et réception d’informations non filtrées.

L’information provoque une réaction, ne doit pas avoir été déformée, facile à comprendre,

information retracée par une source, et information en rapport avec l’objet de l’entreprise.

23

Le principe d’harmonie réside dans le fait de l’adéquation du contrôle interne aux

caractéristiques de l’entreprise. Dans le cas contraire, le contrôle interne formerait un

ensemble rigide et contraignant.

Le principe d’universalité implique que le contrôle interne concerne tout le personnel

de l’entreprise. Il n’y a pas de personne privilégiée, pas de domaine réservé, et pas

d’établissement exclu.

Le principe d’indépendance signifie que les objectifs du contrôle interne sont à

atteindre indépendamment des méthodes et moyens de l’entreprise. Il risque de ne plus être

respecté s’il y a modification de méthodes de travail.

Le principe de permanence suppose une permanence d’exploitation et une permanence

d’organisation. Le respect de ce principe ne doit pas conduire à la création d’une règle rigide

pour interdire toute adaptation des procédures à l’évolution de l’entreprise et son

environnement.

3.2 Les risques de fraudes et d’erreurs

Le contrôle interne met l’entreprise en état de mieux résister aux incidents intérieurs

comme à l’extérieur. Il veille à réduire le risque d’erreur et de fraude. L’erreur a un caractère

involontaire et peut ne pas être répétitive alors que la fraude a un caractère intentionnel et acte

répété aboutissant toujours au même résultat. Alain MIKOL (1998) distingue trois types

d’erreurs: les erreurs par omission qui sont le fruit d’un enregistrement comptable incomplet

ou absence même, les erreurs de saisie qui sont à l’origine de maladresses, de l’inattention ou

de l’incompétence, et enfin les erreurs de principe qui sont source de la méconnaissance d’un

principe ou d’une règle. Deux catégories de fraude sont mises en évidence: les falsifications

sans détournement qui sont les actes de chef d’entreprise, par exemple, pour réduire le

bénéfice afin de réduire l’impôt, et les fraudes avec détournement de valeur qui sont

perpétrées par le personnel de l’entreprise, mais peuvent également être commises par des

tierces personnes extérieures à celle-ci.

Moyen contribuant à l’amélioration de la performance de l’entreprise, le contrôle

interne peut être sous recommandation dans un audit. D’une part, le commissaire aux comptes

peut faire des recommandations de contrôle interne compte tenu de la qualité de celui-ci lors

de son investigation, et d’autre part, l’auditeur interne ayant la mission de rendre meilleur les

procédures en vue de soumettre des améliorations.

24

Comme tout moyen de l’entreprise, le contrôle interne a un coût. Il est important

d’étudier le rapport « coût/avantage », c’est-à-dire de mettre un système de contrôle interne

performant pour sauvegarder le patrimoine de l’entreprise mais à moindre coût.

« Le contrôle interne n’est, en soi, ni un système distinct, ni une fonction de

l’entreprise. Il est idéalement une préoccupation; la volonté de l’entrepreneur, qui organise

son entreprise, de prévoir dans chacune des modalités qui concourent à sa gestion, « les

sécurités » qui permettent d’en assurer, autant que possible, l’autorégulation et l’autocontrôle.

C’est la présence de ces « sécurités » dans les systèmes qui manifeste le contrôle interne de

l’entreprise, tant dans les domaines techniques qu’administratifs »19

.

L’entreprise se trouve toujours confronter à des actes mal intentionnés comme la

fraude, le piratage, le sabotage et le vandalisme, souvent commis par des membres de

l’entreprise que des personnes étrangères. La fraude est perpétrée par une ou des personnes

bénéficiant de l’argent du fait du résultat de la malversation. Le piratage est le fait de

s’introduire dans un système informatique afin de dérober des informations. Le sabotage

repose bien souvent sur l’implantation d’un virus dans le système informatique. Et enfin le

vandalisme implique un vol ou brûlure de documents pouvant entraîner même une agression,

voire à un meurtre.

Ce chapitre touche à sa fin où nous avons vu la notion du contrôle interne, tant au niveau de

ses objectifs qu’au niveau de son contenu; l’appréciation du contrôle interne à travers la prise

de connaissance des procédures et son évaluation; et enfin les principes fondamentaux du

contrôle interne et les risques de fraudes et d’erreurs. Ainsi, cela nous entraîne vers un

troisième chapitre où nous verrons la méthodologie appliquée lors de notre investigation.

19 MIKOL Alain, Le contrôle interne, Presse universitaire de France, Paris, 1998

25

CHAPITRE III: METHODOLOGIE APPLIQUEE

Pour pouvoir mener à bien notre étude, il est nécessaire de procéder à une

méthodologie pour réunir toutes les informations d’une part, et d’autre part pour les traiter. Ce

chapitre comprendra trois sections, à savoir le stage de formation, les méthodes de collecte

des données, et enfin les limites de notre étude.

Section 1-Stage de formation

Nous avons effectué un stage d’apprentissage et de formation au sein d’Espace

Médical afin de rédiger ce mémoire de fin d’études. Il est nécessaire de mentionner le

déroulement dudit stage et les attributions données lors de notre passage au sein de l’entité.

1.1. Déroulement du stage

Notre stage a débuté le 24 juillet 2017 jusqu’au 20 octobre 2017.Il s’est déroulé au

siège de l’Etablissement à Antsahabe, mais nos différents entretiens ne se limitaient pas qu’au

seul siège. Le Directeur Administratif et Financier nous a présenté à son équipe, notamment

au service Comptabilité et celui des Ressources Humaines le premier jour de notre initiation.

Nous avons fait connaissance avec le reste du personnel tout au long de notre stage.

Le chronogramme de nos activités au sein de l’Etablissement peut être résumé comme

suit: une prise de contact avec le personnel s’est déroulée pendant la semaine du 24 juillet

2017. Du 31 juillet au 18 août 2017, nous avons présenté notre thème de recherche au DAF et

nous avons pris connaissances des directives concernant le déroulement du stage. Nous avons

aussi contribué aux tâches du service Comptabilité. Du 21 août au 8 septembre 2017, nous

avons analysé le système de contrôle interne sur les cycles faisant l’objet de notre mémoire.

Enfin, notre mémoire a été rédigé, durant notre stage, du 11 septembre 2017 au 20 octobre

2017.

1.2. Attributions

Durant notre stage d’initiation et de formation, des tâches au sein du service

Comptabilité nous ont été assignées comme la saisie comptable, l’analyse des comptes,

l’établissement des états de rapprochement bancaire, …etc. Ayant déjà effectué divers stages

professionnels au sein de trois cabinets d’audit différents en 2013, 2015 et 2016, notre

contribution aux tâches professionnelles ne nous a pas donné trop de difficulté et la

collaboration avec le personnel était très sympathique.

26

Section 2- Méthodes de collecte des données

Pour mener à bien notre recherche et l’élaboration de cet ouvrage, des méthodes de

travail ont été appliquées afin de collecter et réunir les données nécessaires y afférentes. A

savoir, nous avons observés le fonctionnement de l’établissement, une documentation à

l’appui. Ensuite nous avons effectué des entretiens auprès de différents responsables, toujours

dans le cadre de notre mémoire. Au terme de ces différents entretiens, nous avons procédé au

traitement des informations recueillies.

2.1. Observation et documentation

L'observation est une technique de collecte de données non verbales. Trois phases ont été

procédées durant cette observation, qui sont:

a) La phase de découverte: nous avons pris connaissance de l’établissement étudié à

travers son historique, la consultation de son statut et un bref entretien avec le DAF.

Notre stage s’est déroulé au siège social, dans le service Comptabilité, mais cela ne

nous a pas empêché de découvrir les différents services au sein de la société,

notamment le service Trésorerie, Ressources Humaines, Médical à Antsahabe et à

Ambodivona, où nous avons aussi vu le département Stock en médicaments.

b) La phase d’observation et pratique: l’observation au moyen d’un stage a permis de

voir ce qui se passait réellement dans la société. L’observation directe est une

technique de collecte de données, elle nous a permis de compléter nos études

théoriques. Etant stagiaire, des tâches nous ont été assignées comme la saisie des

pièces comptables dans le logiciel SAGE, l’établissement des états de rapprochement

bancaire et l’analyse des comptes.

c) La phase d’analyse et constatation: à partir des observations et des entretiens auprès de

personnes travaillant au sein de l’établissement, nous avons pu effectuer une analyse

du SCI mis en place concernant les cycles faisant l’objet de notre mémoire. Cette

analyse sera détaillée dans la deuxième partie de cet ouvrage.

La documentation est le fait d’appuyer une assertion à l’aide de documents. Nous

avons consulté plusieurs documents, notamment des documents internes à l’entreprise comme

le statut, son site internet; et des documents qui lui sont externes comme des ouvrages

académiques, des supports de cours en classe et la consultation d’internet relatif à notre

thème.

27

La recherche bibliographique: la réalisation de notre travail a nécessité une connaissance sur

le sujet traité. Par conséquent, la consultation de différents ouvrages a été primordiale.

La recherche webographique: l’évolution de la technologie nous a donné l’opportunité

d’élargir notre connaissance dans le domaine.

2.2 Entretien

Au cours de notre intégration dans la société, nous avons effectué des entretiens divers

avec des personnes responsables, notamment avec le DAF, les comptables, le responsable des

ressources humaines (RH), le responsable des stocks et ses collaborateurs. Pour ce faire, nous

avons établi un guide d’entretien ou plus précisément un questionnaire pour approfondir notre

enquête. Les entretiens se sont déroulés pendant les heures de bureau et pendant les heures de

pause déjeuner.

Le DAF nous a expliqué son travail et le fonctionnement global de la gestion

financière et comptable au sein de l’établissement. Il nous a également expliqué l'importance

des relations avec l'extérieur, vis à vis des fournisseurs, des investisseurs et des établissements

de crédit.

Nous avons adopté une méthode d’entretien libre de façon à ce que chaque

responsable s’exprime en toute liberté en expliquant le déroulement de son travail, le

processus comptable et financier au sein du département sans oublier l’attribution de chaque

poste dans le département finance et comptabilité. Nous avons aussi adopté une stratégie de

dialogue directif qui consiste à poser des questions ouvertes pour avoir de plus amples

informations sur le contrôle interne de l’entreprise.

2.3 Traitement des données

Après les entretiens, nous avons traité les informations recueillies. Nous avons

procéder à l’analyse de certains cycles au niveau de la Société. Il s’agit notamment du cycle

achat, du cycle vente, du cycle immobilisation, du cycle paie, du cycle stock et enfin du cycle

trésorerie. Aussi nous avons élaboré un questionnaire de contrôle interne relatif à chaque

cycle étudié. Chaque réponse aux questions constitue une force ou une faiblesse de contrôle

interne de chaque cycle.

28

Section 3: Les limites de notre étude

Nous évoquons, dans cette dernière section du troisième chapitre, première partie, les

limites de notre étude et les difficultés que nous avons rencontrées lors de notre investigation

et lors des collectes des informations dans le but de rédiger cet ouvrage. Nous allons voir les

limites par rapport au temps et les limites par rapport à la collecte d’informations.

3.1 Limites par rapport au temps

Notre stage n’a duré que trois mois, temps insuffisant pour recueillir toutes les

informations nécessaires et relatives à notre thème de mémoire. Nous n’avons pas aussi eu le

temps de visiter les autres sites dans la capitale et environ, Ambohibao et Antsirabe, pour

nous assurer de l’application du contrôle interne mis en place.

La rédaction de cet ouvrage doit être faite dans un bref délai imparti par la mention

GESTION. D’autant plus, l’élaboration de ce livre coïncidait avec la préparation des

examens, notamment les révisions.

3.2 Limites par rapport à la collecte d’informations

Etant donné que la plupart des entretiens et interviews se sont déroulées pendant les

heures de travail, les personnes interviewées ne disposaient pas beaucoup de temps à nous

accorder car chacun avait ses propres tâches et obligations. De ce fait, certaines questions

n’ont pas pu être posées mais cela ne nous a pas empêché de faire une analyse et d’en tirer les

éventuelles réponses. Nous avons senti une réticence de la part de quelques interlocuteurs

pour des questions qu’ils considéraient, à tort ou à raison, comme confidentielles ou qu’ils ne

sont pas habilités pour y répondre.

3.3 Limites par rapport au thème

La notion de contrôle interne est très vaste. Cela peut constituer un très grand ouvrage.

Pour limiter notre étude, nous avons choisi d’analyser six cycles au niveau d’ESMED,

notamment le cycle achat, le cycle vente, le cycle immobilisation, le cycle paie, le cycle stock

et enfin le cycle trésorerie. Ainsi, nous pouvons voir clairement l’objectif que nous voulons

atteindre. Le test en matière de revue du contrôle interne s’effectue en fonction de l’évaluation

de l’entreprise. Il existe plusieurs tests concernant l’évaluation du contrôle interne.

29

Ainsi se termine ce chapitre où nous avons vu le déroulement de notre stage de

formation, dans lequel nous avons mentionné le déroulement dudit stage et les attributions qui

nous ont été assignées. Nous avons également évoqué les méthodes de collecte des données,

notamment l’observation, la documentation et l’entretien. On a adopté l’approche par cycle

pour analyser les informations recueillies. Enfin nous avons terminé le troisième chapitre avec

les limites de notre étude par rapport au temps et les limites par rapport à la collecte

d’informations.

La première partie de cet ouvrage s’achève. Il est nécessaire de rappeler ce que nous

avons vu. La présentation de la société a fait l’objet d’un premier chapitre. Nous y avons

évoqué un bref historique sur l’établissement et les informations le concernant sur ses

missions et ses activités. Dans un second chapitre, les notions théoriques étaient mises en

exergues: la notion de contrôle interne, son appréciation et les principes fondamentaux qui lui

sont rattachés ainsi que les risques éventuels auxquels il serait exposé. Le troisième et dernier

chapitre de cette première partie nous informe sur la méthodologie appliquée lors de

l’élaboration de ce présent mémoire. Nous y avons présenté la pratique d’un stage de

formation, les méthodes de collecte des données ainsi que les limites auxquels nous nous

sommes heurtés. Passons maintenant à la deuxième partie de cet ouvrage ayant pour titre

l’analyse des résultats.

30

PARTIE II : ANALYSE DES RESULTATS

Espace Médical est un établissement de santé privé. Juridiquement, elle est une

Société à responsabilité limitée (SARL), c’est-à-dire qu’elle n’est ni une petite entreprise ni

une grande société. Néanmoins, lors de notre entretien avec le Directeur Administratif et

Financier (DAF), ce dernier nous a communiqué une information que l’établissement ne

possédait plus de manuel de procédures écrit. Il nous a expliqué qu’il existait un manuel de

procédures écrit mais qu’au fil du temps, ce manuel n’avais plus été mis à jour et s’était

perdu. D’autant plus, chaque membre du personnel connaissait et connait leur tâche

respective. Raison pour laquelle les responsables de la clinique n’éditait plus de manuel de

procédures version écrite. Cependant, le DAF nous a assuré qu’un SCI est toujours en vigueur

et appliqué par le personnel à travers la réalisation de leur tâche respective.

Cité précédemment dans la première partie, nous avons eu recours à des méthodes de

collecte d’informations afin de pouvoir imaginer le SCI mis en place et d’en apprécier son

application. Diverses méthodes ont été utilisées comme l’observation, la documentation et

l’entretien. Les informations recueillies ont été traitées par l’analyse de certains cycles de la

Société.

Pour mener à bien notre étude, nous avons opté pour l’analyse de certains cycles

susceptibles de présenter un risque assez élevé pour l’Etablissement. Pour plus d’amples

informations, nous allons procéder comme suit: la présentation des résultats fait l’objet d’un

premier chapitre et un deuxième chapitre pour l’interprétation de ces résultats. Le premier

chapitre comprendra trois sections, notamment les cycles des achats-fournisseurs et des

ventes-clients, les cycles d’immobilisation et paie-personnel, et enfin les cycles stocks et

trésorerie. Le deuxième chapitre est divisé en deux sections, telles que les forces des cycles

étudiés et leurs faiblesses.

31

CHAPITRE I: PRESENTATION DES RESULTATS

Les résultats de notre investigation durant la période de stage sont présentés dans ce

chapitre. Nous allons aborder dans une première section le cycle de fonctionnement des

achats et des ventes. Ensuite nous parlerons des immobilisations et le fonctionnement du

cycle paie-personnel de la société, et enfin le cycle stocks et trésorerie terminera ce premier

chapitre.

Section 1- Les achats et les ventes

Les fonctions achats et ventes font partie du moteur de fonctionnement de la société.

Nous allons voir en premier les achats de l’établissement, qui seront suivis de ses ventes.

1.1. Les achats

Les achats de la société concernent principalement les médicaments, les

immobilisations et les matières consommables. Les achats sont généralement payés par

chèque ou par virement bancaire. Les achats de faible montant sont réglés en espèces.

1.1.1 Au niveau des commandes

Achat effectué par le service « Approvisionnement-Logistique-Maintenance »:

Les bons de commande (BC) sont établis à la demande. Pour l’acquisition des

immobilisations et matières consommables, un BC est établi par le service

« Approvisionnement-Logistique-Maintenance ». Les BC sont numérotés et signés par le

responsable dudit service. Après validation du DAF, au vu de facture proforma au préalable,

ils sont visés par ce dernier. Le BC est établi en trois (03) exemplaires: l’original pour le

fournisseur, un double pour le service comptabilité et la souche reste pour l’émetteur.

La circulation des documents au niveau des achats de matériels et équipements peut être

représentée par la figure suivante:

32

Figure n°04: Circulation des documents du cycle achat au niveau du service

« Approvisionnement-Logistique-Maintenance »

Source: Auteur

SYMBOLES

Documents Enregistrement Circulation physique Circulation

des documents d’information

Serrvice Appro-Logistique Direction Financière Service comptabilité

Début Vérification

AUTORI

SATION

FIN

CONTROLE

Fournisseur

NON

Fournisseur

OUI

CHQ

JRNL

BQ

BC 3

BC 3

ENR

FACT

2

FACT

2

ENR

ENR

ENR

BC

Fournisseur

ENR

33

Achat effectué par la « Pharmacie centrale »:

Concernant l’approvisionnement en médicaments, un BC est établi par la « pharmacie

centrale », qui gère les entrées, les sorties et le stockage des médicaments. Les BC de

médicaments sont signés par le responsable de la « pharmacie centrale » et validés par le

DAF. Le BC est établi en trois (03) exemplaires: l’original pour le fournisseur, un double

pour le service comptabilité et la souche reste pour l’émetteur.

Figure n°05: Circulation des documents du cycle achat au niveau de la « Pharmacie

centrale »

Source: Auteur

Pharmacie centrale Direction Financière Service comptabilité

Début Vérification

AUTORI

SATION

FIN

CONTROLE

Fournisseur

NON

Fournisseur

OUI

CHQ

JRNL

BQ

BC 3

BC 3

ENR

BC

ENR

FACT

2

ENR

ENR

FACT

2

Fiche

stock

Fournisseur

34

La société possède une liste des fournisseurs pour les achats courants. Cette liste est

approuvée par le DAF. Il est à préciser que les achats ne font pas l’objet d’appel d’offre. La

société a ses propres fournisseurs d’immobilisation et de médicaments. En cas de retard de

livraison, une relance téléphonique est opérée par le service Appro ou par la pharmacie

centrale.

1.1.2. Réception des marchandises

Les marchandises reçues sont rapprochées des BC en ce qui concerne les quantités et

la qualité. Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font l'objet de facture

d’avoir. Pour les factures reçues, elles sont vérifiées à partir des BC concernant les quantités,

les qualités, les prix unitaires et les conditions financières. Les avoirs reçus sont contrôlés

avec le rapprochement des factures d’avoir et des factures d'origine pour la conformité des

quantités et des prix. Les factures et avoirs reçus sont vérifiés par les comptables pour les

opérations arithmétiques, le montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) et la déduction

des avances, des acomptes et des remises. Cependant, les contrôles effectués sur les factures

et avoirs ne sont pas matérialisés pour permettre une vérification a posteriori qu'ils ont tous

été effectués.

1.1.3. Comptabilisation des factures et avoirs

La comptabilité fournisseurs reçoit un exemplaire des BC. Cependant, elle n’en

contrôle pas l’exhaustivité. Les numéros manquants sont réclamés. Les factures et avoirs

comptabilisés sont annulés pour éviter un double enregistrement. La comptabilisation de

duplicata est autorisée par le DAF.

1.1.4 Justification des soldes

Une balance fournisseurs est établie régulièrement, notamment tous les mois. Son total

est rapproché avec le compte collectif. Il en est de même pour les créditeurs divers. Lorsque

les fournisseurs, ou créditeurs, envoient des relevés de comptes, ils sont comparés avec la

comptabilité. Les écarts sont analysés et corrigés après approbation. Les soldes des comptes

fournisseurs et créditeurs divers sont régulièrement analysés. Il est à noter qu’une attention

particulière est portée aux soldes débiteurs. Ces soldes sont analysés et justifiés.

1.2. Les ventes

La facturation clientèle est divisée en deux parties: ceux qui paient au comptant et

ceux qui sont prises en charges par les assurances ou les sociétés des affiliés. Il en est de

même dans le cas d’une hospitalisation. Le personnel de l’Espace Médical est pris en charge à

35

100%. Le paiement des clients passe toujours par la caisse Ambodivona avant d’être envoyé à

la caisse Antsahabe.

Ci-après une représentation schématique du cycle vente d’Espace Médical.

Figure n°06: Circulation des documents du cycle vente

Source: Auteur

Caisse Service comptabilité Facturation Médecins traitants

Début

Pharmacie centrale

ORDON

2

Client

ORDON

ENR

Fiche

stock

Client ORDON

FACT3

Client

FACT3

FACT

2

FACT

ENR

JRNL

VTE

ENR

CHQ /

ESPECE CHQ /

ESPECE

ENR

JRNL

BQ

36

1.2.1 Facturation

Le service facturation est sous la responsabilité d’une seule personne. Le responsable

du service travaille de 7h30 à 15h30. Les factures sont établies sur ordinateur pendant cet

horaire. A partir de 15h30 jusqu’à 7h30 le lendemain, la facturation est manuelle, sur un pré-

imprimé. Ce deuxième type de facturation est établi par le réceptionniste de nuit. L’ordre

numérique des deux types de facturation est différent. Celui des factures manuelles s’ensuit

toujours alors que celui des factures établies sur ordinateur repart à zéro à chaque début

d’année. Les factures sont classées par ordre numérique, par catégorie et par site.

1.2.2 Comptabilisation

Les factures et avoirs sont pré numérotés. En effet, cette séquence est utilisée pour

vérifier l’exhaustivité de leur comptabilisation. Un contrôle est effectué par le DAF sur les

imputations au journal des ventes et aux comptes individuels clients. Aussi, une vérification

est opérée pour qu’une même facture ne soit pas enregistrée plusieurs fois, il en est de même

pour un avoir. Les factures et avoirs sont marqués et numérotés après comptabilisation pour

éviter les enregistrements multiples. Ces factures sont cependant conservées par la société.

1.2.3 Justification des soldes

Comme pour les achats, une balance des comptes clients individuels est dressée

régulièrement. Cette dernière est rapprochée avec le compte collectif et tous les écarts

éventuels sont analysés et corrigés immédiatement. Les soldes des comptes individuels sont

lettrés et justifiés. Les comptes clients créditeurs sont analysés avec une attention particulière

et la TVA sur vente et le chiffre d’affaires sont rapprochés des déclarations.

1.2.4 Autres informations

Une relance téléphonique est opérée pour les créances douteuses. Les opérations

diverses sur les comptes clients (transferts de compte à compte, ex tourne de créances) sont

approuvées par le DAF. Une trace des créances annulées est toujours gardée et les conditions

de consultation sont clairement notifiées aux clients.

37

Section 2- Les immobilisations et la paie

Nous verrons dans cette deuxième section le contrôle interne au niveau des

immobilisations et celui au niveau de la préparation jusqu’à l’établissement de la paie.

2.1. Les immobilisations

Selon le plan comptable général 2005 (PCG):

« Une immobilisation corporelle est un actif corporel détenu par une entité pour la production

ou la fourniture de biens ou de services, la location, ou l'utilisation à des fins administratives,

et qu'elle s'attend à utiliser sur plus d'un exercice »20

; et

« Une immobilisation incorporelle est un actif non monétaire, identifiable et sans substance

physique, détenue par une entité pour la production ou la fourniture de biens ou de services, la

location ou l'utilisation à des fins administratives »21

.

Espace Médical possède diverses types d’immobilisations, tels que des logiciels

informatiques, des matériels et outillages médicaux, des appareils et outillages de radiologie

et de dentisterie, des matériels de transports, des matériels informatiques et autres matériels et

installations diverses. Il est à remarquer que la société ne possède aucun immeuble.

2.1.1 Contrôle général

D’après le DAF, « Espace Médical établit un budget annuel prévisionnel où il y a une

rubrique d’investissement ». Mais pour des raisons d’ordres professionnelles, nous n’avons

pas pu voir le budget en question.

Son élaboration revient au DAF. Ce dernier établit le budget prévisionnel de l’année

suivante cinq ou quatre mois avant la fin de l’année en cours. Il le soumet ensuite au Médecin

Directeur (MD) pour revue, analyse et explication des dépenses et investissements éventuels à

engager. La validation du budget est faite après accord et consentement du MD.

Les écarts entre les prévisions et le réel sont analysés et doivent être justifiés.

Cependant, l’établissement ne définit pas des critères clairs et écrits pour distinguer les

immobilisations des charges. Les taux d’amortissement utilisés sont soumis à l’approbation

du DAF et du MD.

20 Plan Comptable Général 2005, p 30 (Article. 331.1) 21 Plan Comptable Général 2005, p 30 (Article. 331.2)

38

2.1.2 Acquisitions des immobilisations

Le service « Appro-Logistique-Maintenance » s’occupe des acquisitions des

immobilisations. Tout achat d’une immobilisation fait l’objet d’un bon de commande, établit

par le même département. Chaque acquisition doit faire l’objet d’une validation auprès du

DAF avant de passer commande. Cependant les acquisitions d’immobilisations ne sont pas

précédées d’études comparatives de prix. Les signataires du BC sont le chef du service

« Appro-Logistique-Maintenance », et le DAF, pour validation de la commande.

Les factures reçues sont toujours contrôlées avant paiement. La livraison et le

paiement des marchandises se font selon les conditions de vente du fournisseur. La qualité des

marchandises sont vérifiées à la livraison. Cependant, les vérifications ne sont pas

matérialisées dans un quelconque support (cahier, registre…).

Le service « Comptabilité » est informé de la réception des immobilisations, des dates

de mise en service effectives. Leur utilisation n’est pas régulièrement examinée pour

déterminer les immobilisations à céder, à mettre au rebut, ou dépréciées. Le paiement des

acomptes est contrôlé.

2.1.3 Cessions des immobilisations

Les ventes ou mises en rebut des immobilisations sont dûment autorisées par le DAF

et le MD. Les immobilisations mises en rebut ne font pas cependant l’objet d’un bon de sortie

mais le service « Comptabilité » doit en être informé.

Toutes les ventes sont facturées et toutes les ventes et mises au rebut sont sorties des

comptes d'immobilisations. Les encaissements des prix de vente sont vérifiés. Il est nécessaire

de mentionner que les immobilisations entièrement dépréciées, mais encore en service, sont

maintenues dans les comptes.

2.1.4 Comptabilisation des immobilisations

Les imputations comptables des factures d'acquisitions et de cession sont contrôlées

par le DAF. Les amortissements sont comptabilisés régulièrement et les dotations annuelles

aux amortissements sont vérifiées par rapport au tableau d’amortissement des

immobilisations. La société pratique l’amortissement linéaire et cela permet de dissocier

aisément le montant des amortissements normaux et dérogatoires.

39

2.1.5 Fichier des immobilisations

Les responsables n’ont pas encore établi de fiche d’immobilisations. En effet, lors de

notre entretien avec un comptable qui s’occupe de la comptabilisation des immobilisations,

lui et le chef du département « Appro-Logistique-Maintenance » sont encore en collaboration

pour l’établissement du fichier d’immobilisations. Ce fichier sera établi, selon le comptable,

au plus tard en fin janvier de l’année 2018.

2.1.6. Inspection physique des immobilisations

Les immobilisations font l’objet d’un inventaire physique à chaque fin d’année. En

effet, en l’attente du fichier d’immobilisations, les inventaires qui se sont succédés ont été

faits à l’aide du tableau d’amortissement.

2.2. La paie

Pour ce cycle, nous nous sommes entretenus avec le responsable des ressources

humaines (RH). Elle nous a assuré que les séparations de fonctions sont suffisantes; les

personnes rémunérées (figurant sur le livre de paie bénéficiant d'un engagement de retraite)

ont bien droit à leur rémunération; les rémunérations sont correctement calculées; le paiement

des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante; toutes les charges relatives au

personnel sont correctement comptabilisées; et les dispositions légales en matière de

personnel sont respectées.

2.2.1 Préparation de la paie

L’établissement de la paie de la société revient au responsable RH. Cela se fait à partir

du 20 de chaque mois. Les responsables de chaque site en province communique par mail au

responsable RH les heures supplémentaires effectuées et les vacations (travail le samedi) s’il

y a lieu. Ces données variables sont approuvées par le DAF avant d'être renvoyées au

responsable RH. La paie est saisie et calculée sur microsoft excel. Elle est terminée le 25 ou

26 du mois et après, elle est envoyée à un autre comptable pour vérification.

Le comptable établit un récapitulatif des trois derniers mois pour comparaison. Les

variations conséquentes doivent être justifiées car le récapitulatif est envoyé au MD. Après

approbation du MD, le récapitulatif est signé par le responsable RH et le comptable. Le

responsable RH établi les fiches de paie et l’état de salaire de chaque site. Le comptable quant

à lui saisi un état pour virement qu’il transmet au DAF pour accord. Après validation de ce

dernier, l’ordre de virement est transmis à la banque pour virement. Les fiches de paie du

personnel en provinces sont envoyées par colis express ou par taxi-brousse.

40

2.2.2 Paiement des rémunérations et cotisations sociales

Le total des modes de paiement est rapproché avec le journal des salaires approuvé

avant signature. Les salaires sont payés soit par virement bancaire soit par chèque. Aucun

salaire n’est payé en espèce. Le ou les comptes bancaires sont rapprochés mensuellement avec

le ou les relevés de la banque.

Les cotisations sociales (part salariale et part patronale) sont contrôlées par rapport au

total du journal des salaires avant enregistrement et paiement. De plus, les déclarations

sociales sont établies régulièrement.

2.2.3 Données permanentes

La société possède un fichier du personnel pour chaque employé contenant une photo

d’identité, la situation de famille, la date d’engagement, les coordonnées bancaires, le détail

des rémunérations et retenues à effectuer, l’exemplaire du contrat de travail. Les opérations

d’embauche, de départ et de modification des données permanentes sont soumises à

l’approbation du DAF. Le système d'information du service de la paie permet de s'assurer que

ce dernier prend en compte toutes ces modifications.

Pour les embauches, des références sont demandées pour les titulaires des postes de

confiance, en particulier une copie certifiée conforme des diplômes annoncés. Les contrats de

travail exposent clairement les conditions de rémunération pour éviter toute contestation

ultérieure. Il existe un registre unique du personnel qui est tenu à jour.

Pour les départs, que ce soient volontaires ou non, un solde de tout compte est exigé.

Le service responsable de la paie est informé suffisamment tôt pour arrêter les bulletins de

salaire en temps et en heure. Les bulletins de salaires des personnes parties dans le mois font

l'objet d'un contrôle suffisant pour s'assurer que tous les éléments du solde de tout compte ont

été enregistrés et qu’aucun bulletin ne pourra plus être émis ultérieurement pour ces

personnes.

41

Section 3- Les stocks et la trésorerie

En tant qu’établissement de santé privé, les stocks et la trésorerie présentent des

risques assez élevé au niveau du contrôle interne.

3.1 Les stocks

Il s’agit ici des stocks de médicaments. En effet, le stockage des médicaments

d’Espace Médical se trouve à Ambodivona. Ce service est divisé en deux sections: un dépôt

de médicament qu’ils appellent « Pharmacie centrale », là où se trouve les stocks physiques

de médicaments proprement dit, et les « opérateurs de saisie » qui s’occupe des saisies des

ordonnances et tout ce qui est administratif au niveau de ce cycle.

3.1.1 La pharmacie centrale

Espace Médical a ses propres fournisseurs de médicaments. La pharmacie centrale

approvisionne chaque site en fonction de leur besoin. Trois personnes travaillent dans ce

dépôt: le responsable des stocks et ses deux assistants.

Le responsable des stocks veille à ce que les livraisons de médicaments soient

conformes aux BC établis. Après réception, lui et ses assistants vérifient les qualités et les

quantités des médicaments livrées. Un assistant les classe par typologie de médicament et

l’autre assistant effectue la saisie, c’est-à-dire la tenue de fiche de stock des médicaments, tant

pour les entrées que les sorties.

3.1.2 Les opérateurs de saisie

Ils sont aussi au nombre de trois. Tous les ordonnances de chaque site sont envoyées et

transférées à Ambodivona. Ils utilisent un logiciel appelé XDRUG pour saisir les ordonnances

prescrites. Ce logiciel est en réseau, ce qui signifie qu’une ordonnance ne peut être saisie deux

fois car les ordonnances sont réparties entre les opérateurs de saisie.

42

3.1.3 Enregistrement des mouvements

Les mouvements de stocks, pour les opérateurs de saisie sont saisis sur le logiciel

XDRUG, tandis que les mouvements d’entrée et de sortie de médicaments, au niveau de la

pharmacie centrale sont saisis sur Microsoft Excel. Des fiches de stocks sont établies par la

pharmacie centrale sur Excel.

Un inventaire permanent des médicaments est effectué mensuellement. Les fiches de

stocks et l’inventaire permanent sont rapprochés deux ou trois fois par an. La pharmacie

centrale tient un bon de livraison (BL) manuel suivant un ordre séquentiel pour le suivi

d’émission de BL. Les stocks sont valorisés au Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP).

Illustration:

A titre d’exemple, ci-après la valorisation des stocks de médicaments par la méthode CMUP.

Données des stocks de médicament d’AMLOPRESS du mois de novembre 2017:

Stock initial: 150 plaquettes à 2000 Ar l’une

Achat du mois: 1000 plaquettes à 1920 Ar l’une

Consommation du mois: 730 plaquettes

Tableau n°03: Valorisation des stocks par la méthode CMUP

ELTS QTE PU M ELTS QTE PU M

SI 150,00 2 000,00 300 000,00 SORT 730,00 1 930,43 1 409 217,39

ENT 1 000,00 1 920,00 1 920 000,00 SF 420,00 1 930,43 810 782,61

TOTAL 1 150,00 1 930,43 2 220 000,00 TOTAL 1 150,00 1 930,43 2 220 000,00

L’utilisation de la méthode CMUP se calcul par la formule suivante:

MONTANT TOTAL (SI + ENT)

CMUP =

TOTAL QTE

Dans notre cas, le CMUP est égal à 1 930,43 Ariary.

43

3.1.4 Contrôle physique

Les stocks de médicament sont comptés tous les mois. Il n’existe pas cependant des

instructions écrites prévues et transmises au responsable de l'établissement des comptes, au

personnel participant à l'inventaire, et au commissaire aux comptes. Une brève réunion du

personnel participant à l'inventaire est prévue avant le démarrage des comptages pour toutes

les instructions. Ces instructions prévoient une identification claire des stocks, un double

comptage, une procédure à suivre en cas d'écart entre les deux comptages, l’identification des

stocks détériorés ou à déprécier. Les feuilles de comptage sont prénumérotées, remplies à

l’encre, et signées par les équipes. La séquence numérique des feuilles de comptage est

vérifiée. Les feuilles de comptage annulées ou non utilisées sont conservées.

Les mouvements de stock sont arrêtés pendant la durée de l'inventaire et les quantités

relevées lors de l'inventaire sont rapprochées des fiches de stock et de l’inventaire permanent.

Les écarts sont analysés et autorisés par un comptable avant d'être comptabilisés. Ces écarts

sont enregistrés dans la bonne période sur des fiches de stock.

3.2 La trésorerie

La trésorerie représente les fonds en caisse et en banque. Nous allons voir le contrôle

interne au niveau de cette trésorerie.

3.2.1 Concernant les banques

La Société possède plusieurs comptes bancaires, à savoir deux comptes BMOI, un

compte principal et un autre sous-compte, deux comptes BFV-SG, un compte principal à

Antananarivo et un autre pour les provinces, un compte MCB, un compte BGFI, un compte

BOA et un compte BNI. Mis à part un compte BFV-SG en euro, tous les autres comptes sont

en ariary.

3.2.1.1 Encaissement des chèques clients

Le paiement des clients par chèque passe par une personne responsable de la caisse

Ambodivona. Les chèques entrent en caisse et sortent ensuite pour être enregistrés dans un

cahier de transmission pour Antsahabe, cahier sous la responsabilité d’un autre comptable.

Les chèques sont transmis au DAF avant d’être encaissés ou virés dans un compte bancaire.

44

3.2.1.2 Règlement des fournisseurs

Le règlement des fournisseurs se fait par virement ou par chèque. Dans le cadre d’un

virement bancaire, un comptable établi l’ordre de virement qu’il soumet au DAF pour

vérification et accord. La décision par laquelle se fera l’ordre de virement est réservée au

DAF. En cas de paiement par chèque, et après accord du DAF, le comptable établi un chèque

et le fait vérifié par le DAF pour être signé par le MD, seul signataire de chèque.

3.2.1.3 Autres informations

Des rapprochements bancaires sont effectués tous les mois avec les relevés de banque

pour tous les comptes bancaires. Le rapprochement s’effectue avec les relevés bancaires et les

journaux de banque. La présentation des rapprochements permet d'identifier facilement les

écarts dus à des montants non comptabilisés par la banque mais comptabilisés par la Société

et vice-versa. Les rapprochements bancaires sont revus par le DAF.

L'ouverture et la fermeture des comptes de banque sont sous la responsabilité du MD.

La signature autorisée déposée en banque est régulièrement vérifiée.

Le système permet de s’assurer que tous les chèques, les traites, les billets à ordre sont

comptabilisés dans la bonne période. Le comptable chargé de l’imputation des paiements

disposent de listes des comptes fournisseurs à jour. Les imputations portées sur les paiements

sont vérifiées avant enregistrement. Il est à noter qu’en fin de période, la comptabilité est

informée des derniers numéros de titres de paiements utilisés et elle s’assure que tous les titres

de paiements émis sur la période ont été comptabilisés.

3.2.2 Concernant les caisses

Espace Médical possède trois caisses, l’une se trouve à Antsahabe, et les deux autres

se trouve à Ambodivona, une caisse à part pour les diagnostics qu’ils appellent caisse scanner.

Cette caisse scanner reçoit les paiements des clients effectuant des scanners, des radios, des

échographie, etc.

45

3.2.2.1 Billetages

Un billetage est effectué quotidiennement pour la caisse Antsahabe. Ce billetage est

effectué par le réceptionniste qui cumule la fonction de caissier. Il encaisse les recettes des

consultations médicales. Il est de même pour les caisses Ambodivona et scanner qui sont

encaissés par les réceptionnistes-caissiers. Le billetage est effectué en présence du médecin

coordonnateur.

3.2.2.2 Bon de caisse

Chaque entrée ou sortie de fonds en caisse fait l’objet d’un bon de recettes ou d’un bon

de dépenses. Les bons sont numérotés dans un ordre séquentiel. Ces bons sont signés par le

caissier et vérifiés par le DAF.

3.2.2.3 Journal de caisse

Il a été mentionné précédemment que la société possède trois caisses. Cependant

chaque site tient un journal de caisse, manuel pour les sites en province. En effet, et surtout

pour ces sites, les fonds en caisse ne sont pas très sécurisés. Les médecins coordonnateurs

sont responsables de la tenue de caisse pour les sites en province. Les fonds en espèces sont

mis dans une boîte et mise dans une armoire ou dans un tiroir fermé à clé. Les journaux de

caisse ainsi que les pièces comptables des sites en province sont envoyés à Antsahabe pour

être comptabilisés. L’accès à la caisse est limité. Seuls les réceptionnistes, pour les caisses

Antsahabe et Ambodivona, et les médecins coordonnateurs, pour les caisses en province y ont

accès.

Ce chapitre se termine où nous avons vu une présentation des résultats que nous avons

vu au cours de notre investigation. Six cycles ont été présentés brièvement et nous avons pu

voir le mode de fonctionnement de chaque cycle et leur spécificité. Maintenant, nous allons

passer dans un deuxième chapitre par lequel nous y verrons les interprétations de ces résultats.

46

CHAPITRE II: INTERPRETATION DES RESULTATS

Nous avons utilisé l’approche par cycle, notamment le cycle achat-fournisseur, le

cycle vente-client, le cycle immobilisation, le cycle paie, le cycle stocks et enfin le cycle

trésorerie, pour approfondir notre analyse lors de notre investigation. Ce deuxième chapitre

nous permet de connaître les points forts et les points faibles de la société au niveau du

contrôle interne. Nous abordons les forces de l’entité dans une première section et ensuite les

faiblesses de la société, objet d’une deuxième section.

Section 1- Les forces de la société

Les forces d’Espace Médical sont d’origines internes à l'établissement. Pour plus

d’information, entrons dans les détails.

1.1. Un bon système de contrôle interne au niveau des achats

En effet, quatre étapes permettent de distinguer un niveau de contrôle interne efficace:

le déclenchement de la commande, l’acceptation et traitement des livraisons, l’enregistrement

des dettes et enfin le paiement des factures, qui sont toutes réunies au sein de la société.

1.1.1 Le déclenchement de la commande

Une demande d'achat est établie par la « pharmacie centrale » concernant les achats de

médicament et une autre établie par le service Appro-Logistique concernant les achats de

matériels et équipements, toutes les deux transmises au DAF. Un bon de commande est

systématiquement établi sur des exemplaires standards et numérotés, à partir des demandes

d'achat par les deux services. Les fonctions ayant trait aux commandes sont distinctes de

celles de stockage, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures. Les quantités à

commander sont déterminées en fonction des besoins émis.

1.1.2 L’acceptation et traitement des livraisons

Un bon d'entrée est établi pour chaque livraison. Ces bons sont numérotés. Un contrôle

des réceptions est prévu par la pharmacie centrale et par le service Appro-logistique, selon

leurs achats. Les livraisons ne sont acceptées que si celles-ci correspondent aux BC.

Des vérifications sont effectuées, notamment sur le contrôle des spécifications et des

quantités par rapprochement entre le BC et le bon d’entrée, et le contrôle de qualité des

médicaments et matériels reçus. Ces contrôles sont effectués par deux personnes de chaque

service, en présence du livreur. Les vérifications de qualité et de quantité sont matérialisées

sur le bon d’entrée.

47

1.1.3 L’enregistrement des dettes

Un rapprochement est effectué entre les factures, les BE et les BC en vue de s'assurer

que la facture correspond à une réception effective. L’affectation comptable des montants

figurant sur la facture s’ensuit, notamment aux comptes de charges, des T.V.A, aux

fournisseurs et éventuellement imputations analytiques. Après enregistrement, les factures

sont classées dans un échéancier jusqu'à ce qu'elles soient payées.

1.1.4 Le paiement des factures

Le service comptabilité compare les éléments figurant sur les factures (prix, qualité,

quantités) avec une copie des BE et des BC. La mention "bon à payer" n'est portée sur la

facture qu'après comparaison de celle-ci avec les BE et BC correspondants. Le bon à payer est

porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture.

Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles

comptabilisations. Les factures payées sont annulées par la mention "payé" pour éviter un

double usage et portent la référence du paiement.

1.2 Séparation de la facturation et de l’encaissement

Ces deux services sont sources de risque, notamment de fraudes. La séparation de ces

deux services est essentielle pour une société car elle permet de réduire tout risque de

manipulation ou de complicité pouvant se produire entre eux.

La facturation s’occupe de l’établissement des factures. Chaque médicament prescrit

par un médecin est basé sur un référentiel établi par la Société. La facturation est en liaison

fonctionnelle avec le service comptabilité.

Après facturation, le client est dirigé vers la caisse pour règlement. Chaque paiement

est encaissé et acquitté par le caissier en apposant la mention « PAYE » sur la facture en trois

(03) exemplaires dont l’original est remis au client et les doubles remis au service facturation.

1.3 Existence d’un inventaire permanent

A titre de rappel, les stocks sont des biens ou services entrant dans me cycle

d’exploitation de l’entreprise en vue de la vente en l’état ou être consommés après la première

utilisation. L’inventaire est un acte obligatoire pour toute entreprise avec des fréquences

périodiques. En général, l’inventaire est annuel. Mais il arrive que, pour des raisons propres

aux activités de chaque entreprise, celle-ci se fasse semestriellement ou trimestriellement. Ces

inventaires sont appelés inventaires intermédiaires. Pour le cas d’Espace Médical, un

48

inventaire permanent des médicaments est effectué mensuellement. Cette pratique permet de

suivre en temps réel le mouvement des stocks. En outre, cette méthode a l’avantage d’assurer

des écritures plus justes puisque tout écart éventuel est constaté et régularisé à temps.

1.4 Procédure de paiement sécurisé

Il est à remarquer que toute opération de décaissement, de même pour les

encaissements, doit passer par un compte de tiers. A cet égard, aucune exception n’est

acceptée.

Espace Médical emploi généralement trois modes de paiement: paiement par chèque,

paiement par virement et paiement en espèces.

1.4.1 Paiement par chèque

Le paiement par chèque est généralement effectué pour le règlement des fournisseurs.

Cependant, des procédures sont appliquées pour des raisons de sécurité. Entre outre, les

chèques sont signés uniquement par le Médecin Directeur, sauf exception elles peuvent être

signées par une personne de son choix, c’est-à-dire sous mandat du MD par une lettre de

procuration. Cela implique que le signataire n’est pas habilité à la préparation et à

l’enregistrement des chèques. L’émission des chèques sont justifiées: il existe des pièces

justificatives de leur bien-fondé. Leur enregistrement est fait correctement et dans les

meilleurs délais. Le chèque est conservé dans un parapheur jusqu’à son envoi à son

destinataire. Et enfin, le Médecin Directeur vérifie et examine les pièces justificatives jointes

pour éviter un double paiement.

1.4.2 Paiement par virement

Ce mode de paiement est effectué notamment pour le paiement des impôts. Après

calcul de ces derniers, les montants à payer sont présentés au DAF. Ce dernier décide à partir

de quelle banque le ou les virements des impôts s’effectueront.

Après décision, un ordre de virement est établi par un comptable. L’ordre de virement

établi, le DAF donne ordre à la banque de virer le montant correspondant. Le virement peut

être aussi effectué en interne, c’est-à-dire de banque à banque.

49

1.4.3 Paiement par caisse

Tout retrait bancaire doit passer par la caisse. Il en est de même pour toute opération

de décaissement et d’encaissement. Les autorisations de dépenses sont le fait du DAF et du

Médecin Directeur.

La procédure est la suivante: le caissier vérifie que les pièces justificatives sont dûment

autorisées, le caissier s’assure de l’identité du bénéficiaire et il procède au décaissement.

Section 2- Les faiblesses de la société

Toute société présente des points faibles. On va développer dans cette deuxième

section les faiblesses de l’établissement au niveau de son SCI.

2.1. Absence de registre d’immobilisation

Les immobilisations constituent généralement une grande partie du patrimoine de

l'entreprise. Il est donc important que la société se prémunisse contre les risques qui peuvent

menacer leur existence physique. Toute inscription contenue dans ce registre doit être

appuyée par des pièces justificatives. Il doit refléter les mentions obligatoires, telles que la

nature du bien, la date d’acquisition, la valeur amortissable, le mode et taux d’amortissement,

le montant d’amortissement.

De façon générale, il comprend toutes informations permettant d’avoir une image

précise des immobilisations à une date donnée. Toute immobilisation, même totalement

amortie, doit demeurer sur le registre jusqu’à sa sortie du patrimoine (cession, mise au rebut,

transfert dans le patrimoine privé).

Le risque y afférent est l’absence d’identification des biens et d’inscription au registre.

Les facteurs déclenchant sont l’absence de documentation et carence dans sa diffusion, le

défaut de formation, une carence dans l’attribution des tâches, une carence dans la

transmission des pièces par le service « Appro-Logistique-Maintenance » et enfin une carence

dans l’inventaire physique.

Cela a pour impact d’induire en erreur l’inventaire comptable, d’induire en erreur le

bilan, de réduire la fiabilité des amortissements et qui aura un impact sur le compte de

résultat, et de présenter une carence dans la piste d’audit.

50

2.2 Non maîtrise du logiciel XDRUG

La société utilise un logiciel appelé XDRUG pour la gestion des stocks de

médicaments. Cependant, l’utilisation de ce logiciel n’est pas encore maîtrisée par les

opérateurs de saisie. L’utilisation d’un tel logiciel doit être exploitée au maximum. En effet,

cela permettrait aux opérateurs de saisie de maîtriser leur tâche mais aussi de gagner du temps

dans le travail.

Le risque potentiel est évidemment la non maîtrise du logiciel, facteur réductrice de la

performance des opérateurs de saisie. Il y a aussi le risque d’erreur, même non-

intentionnellement, c’est déjà un risque.

2.3 Absence de manuel de procédures

Espace Médical ne possède pas de manuel de procédures. Lors de notre entretien avec

le DAF, il nous a dit qu’il y avait autre fois un manuel de procédures, mais que celui-ci a

disparu au fil du temps. Le risque qui peut subsister est la non application des instructions lors

de la procédure d’achat par exemple.

2.4 Cumul de fonction au niveau de la tenue de caisse

La tenue de caisse est effectuée par le réceptionniste au niveau de chaque site. Ce

cumul de fonctions est un indicateur négatif pour le contrôle interne. En effet, en cumulant

simultanément ses deux fonctions, il se peut qu’il fasse des erreurs par inadvertance. Par

exemple, un appel téléphonique en urgence venant de l’extérieur peut perturber sa

concentration alors qu’il est en train de faire un encaissement. Ou un malade accidenté ayant

besoin de soins urgent peut se présenter à lui à tout moment d’un encaissement. Dans ces

derniers cas, il doit en priorité aviser le personnel médical, médecin ou paramédical et fermer

notamment sa caisse et prier le client qui est en train de régler sa facture d’attendre pour un

moment.

La séparation des tâches a pour avantages de faciliter la détection des erreurs et rend

une fraude difficile à réaliser du fait d’une nécessité de complicité entre deux personnes ou

plus. Le risque y afférent est évidemment le risque de fraude ou de vol.

51

2.5 Non uniformisation des traitements comptables au niveau des

sites

Le traitement comptable de tous les sites en dehors d’Antananarivo se fait et est traité

par le service comptabilité au siège à Antsahabe. Les sites envoient mensuellement à

Antananarivo toutes les pièces comptables qui sont traités au niveau de la comptabilité. Or, il

y a une exception, concernant le site de Mahajanga qui traite toutes les opérations comptables

jusqu’à l’établissement de la balance semestrielle qu’il envoie à Antananarivo. La fiabilité de

ces balances semestrielles n’est vérifiable qu’à partir d’une vérification sur place. Si le cas se

présente et en cas de nécessité, une personne du service comptabilité y est dépêché pour une

mission de contrôle.

Le risque est qu’il n’y a pas moyen de s’assurer de la véracité de la balance des

comptes. Aucun contrôle ne peut être effectué à moins d’une descente sur le site. La descente

ne peut être effectuée fréquemment à cause des coûts de déplacement et les indemnités

diverses à la charge de la société.

Ce chapitre touche à sa fin. Rappelons que nous avons vu les interprétations des

résultats obtenus lors de notre investigation. Nous avons dégagé les forces et les faiblesses de

la société Espace Médical, au niveau du contrôle interne.

La deuxième partie peut être résumée comme suit: elle est composée de deux

chapitres. Le premier qui s’intitule la présentation des résultats. Nous y avons vu le contrôle

interne au niveau de quelques cycles comme les achats et ventes, les stocks et la

trésorerie…L’interprétation des résultats a fait l’objet d’un deuxième chapitre. Ce chapitre est

divisé en deux sections, telles que les forces et les faiblesses de la Société au niveau du

contrôle interne. Nous allons passer à la troisième et dernière partie de cet ouvrage qui

s’intitule les solutions et recommandations.

52

PARTIE III: SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS

L’atteinte des objectifs fixés par une organisation dépend en grande partie de son SCI.

Les dispositifs de contrôle mis en place par ESPACE MEDICAL présentent des forces et des

faiblesses de contrôle interne. Nous avons vu notamment le cumul de fonctions sur la tenue de

caisse. Il est nécessaire d’accorder un intérêt à la séparation des tâches car elle facilite la

détection des erreurs commises en toute innocence et elle pose une certaine difficulté à la

réalisation de fraudes parce que celle-ci nécessite une collusion entre deux ou plusieurs

personnes.

Pour réduire les risques de fraudes et d’erreur, ainsi que d’autres risques éventuels,

nous proposerons dans cette troisième et dernière partie des solutions aux faiblesses sur le

contrôle interne ainsi que leur plan d’action. Ces recommandations ne sont pas cependant sans

contraintes.

Cette partie comprend trois chapitres. Les propositions de solution font l’objet d’un

premier chapitre, telles que les recommandations au niveau du contrôle interne général et

ceux au niveau du contrôle interne comptable. Le deuxième chapitre présente les plans

d’actions des solutions à mettre en œuvre. Le dernier chapitre évoque les contraintes des

solutions proposées.

53

CHAPITRE I: SOLUTIONS PROPOSEES POUR L’AMELIORATION DU

SYSTEME DE CONTROLE INTERNE FACE AUX RISQUES

La formulation des recommandations suivantes découle de l’analyse du SCI de la

société Espace Médical qui nous a permis d’émerger ses faiblesses lors de notre invest igation.

Ce chapitre se divise en deux sections: les solutions proposées au niveau du contrôle interne

général et ceux au niveau du contrôle interne comptable.

Section 1- Au niveau du contrôle interne général

Le contrôle interne est un ensemble de dispositif dans l’optique de maîtriser les

activités de l’entreprise. Cette première section comprend deux sous-sections: l’élaboration

d’un manuel de procédures et la mise en place d’un service d’audit interne.

1.1 Elaboration d’un manuel de procédures

Un manuel de procédures (MP) prend une forme d’instructions claires et précises. Il

contient des dispositions réglementaires, sert de guide d’apprentissage, défini la répartition

des tâches et enfin constitue un support de contrôle.

Les manuels des procédures doivent être facilement compréhensibles. Pour être

opérationnelles, les procédures doivent être d’un accès rapide; d’une lecture courante; d’un

contenu explicite; et continuellement mise à jour.

En effet, toute entreprise est tenue de justifier ses actions et ses mouvements. Le

manuel décrit son fonctionnement interne afin de pouvoir être vérifié par rapport au respect

des objectifs généraux du contrôle interne (l’exhaustivité, la réalité et l’exactitude), car le

respect de ces derniers permet à l’entreprise d’atteindre la notion d’image fidèle.

1.1.1 Principe

Le manuel est à usage interne. Il est donc un ensemble de règles et d’orientations qui

permet aux personnels financiers et comptables de remplir correctement sa fonction. Il vise

non seulement à préciser l’organisation comptable et financière, mais aussi à mettre en place

un outil de travail permettant la définition des tâches de chaque intervenant.

L’évolution de l’organisation nécessite la mise en place d’un tel manuel, afin de

définir les attributions et les missions de chaque entité. Chaque destinataire de ce manuel est

responsable de l’application par le personnel qui lui est rattaché de l’ensemble des

procédures et des orientations qui y sont décrites.

54

1.1.2. Objectifs

Le manuel de procédures a pour objet d’expliquer les modalités d'application des

différentes procédures suivant les activités de l'entreprise, d’assurer l'uniformité des modalités

d'exécution en les formalisant, sauvegarder les actifs de l'entreprise par des procédures de

contrôle interne performantes, de favoriser l'assimilation rapide des techniques spécifiques de

l'entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail, de former le

personnel. C’est une référence méthodologique et permanente pour le personnel de

l’entreprise.

Ce manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion

administrative, financière et comptable. Il a pour objectifs de fournir un cadre formel

d’exécution des opérations à caractère administratif; de décrire l’organisation administrative,

financière et comptable; de décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du

personnel comptable, administratif et financier ainsi que les tâches qui lui incombent; et

d’utiliser de manière à optimiser l’ensemble des moyens mis en œuvre, tels que les moyens

humains et les moyens matériels.

1.1.3 Les enjeux du manuel de procédures

D’après Henry22

(2001), les enjeux du manuel de procédures peuvent être regroupés

en quatre points:

a) l’organisation procédurale, la fonction du manuel de procédures est de faire connaître

les règles, les méthodes et les séquences mises en œuvre. Elle aide à clarifier la

répartition des rôles et la clarification entre les services;

b) un support pédagogique: le manuel de procédures fournit aux acteurs des informations

nécessaires leur permettant de vérifier si les différentes décisions et actions sont

conformes au référentiel établi pour assurer la coordination des tâches et des

responsabilités;

c) un effet structurant: les procédures représentent un langage commun qui donne de la

fluidité à l’organisation. L’existence de procédures écrites servant de base de

communication entre eux est donc nécessaire;

d) un élément du système de gestion: le manuel de procédures est perçu comme un

maillon du système de gestion.

22

HENRY Alain & MONKAM-DAVERAT Ignace, Rédiger les procédures de l’entreprise : guide pratique,

3ème édition, Editions Groupe Eyrolles, Paris, 2001.

55

1.1.4 Elaboration du manuel proprement-dit

L'auditeur interne en est le concepteur principal. Il se situe à toutes les phases du

processus d'élaboration et de mise en œuvre du manuel des procédures. Son élaboration

nécessite cependant d’avoir un organigramme détaillé, d’avoir une bonne description des

attributions de chaque poste, d’avoir une bonne définition des responsabilités, de définir les

objectifs du manuel et son champ d'application.

La méthodologie consiste dans l’observation de la circulation des informations au sein

de l’entreprise tout en mettant l’accent sur la manière de saisie de l’information; la description

des éléments relatifs au traitement des informations de base, ainsi que les différentes forme de

contrôle des procédures; et la réunion de différentes informations et procédures pour aboutir à

un manuel des procédures.

1.2 Mise en place d’un service d’audit interne

L’Audit Interne est un service au sein d’une organisation/institution qui a une mission

principale d’évaluer tous les mécanismes de contrôles internes afin de s’assurer de leur mise

en pratique et proposer une amélioration des performances.

1.2.1 Fonction d’audit interne

C’est une fonction de conseil qui s’exerce avec indépendance et objectivité. Elle vise

surtout à apporter une valeur ajoutée et à améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Elle

aide aussi à atteindre les objectifs par une approche systémique et raisonnée d’évaluation et

d’amélioration de la gestion des risques, des dispositifs de contrôle et méthode de

management23

.

1.2.2 Organisation du service d’audit interne

Une structuration et une organisation du service d’audit interne est de rigueur. Il doit

être sous la responsabilité d’une personne qui a une autorité suffisante dans l’entreprise pour

faire valoir son indépendance.

1.2.3 La charte d’audit interne

Les responsabilités de l’auditeur interne dans l’entité doivent être clairement définies

par la direction générale. Tout accès aux documents, aux biens et aux personnes qui ont un

rapport avec le sujet contrôlé doit lui être autorisé. L’auditeur doit être libre de vérifier,

d’estimer la valeur des politiques, des plans, des procédures et des rapports.

23 Support de cours d’Audit Général en 4e année

56

Une charte d’audit interne doit indiquer notamment les objectifs et le champ d’action,

les responsabilités et autorités, ainsi que l’indépendance de la fonction d’audit interne. Elle

sera approuvée par la direction générale et communiquée à l’ensemble du personnel.

1.2.4 Le manuel d’audit interne

C’est un document à titre de guide dans l’organisation, la planification, et la conduite

des missions de l’auditeur interne. Le manuel comporte l’organigramme de la division audit

interne et ses fiches de fonctions, décrit les procédures d’établissement des programmes

d’activités et des budgets, de la gestion de la documentation d’audit, de contrôle des travaux.

1.2.5 Le plan d’audit interne

Le plan d’audit interne doit être établi en commun accord avec les différents services

de la société. Cela permet une identification des risques associés aux procédures, une

évaluation de leurs importances et une planification de l’intervention.

1.2.6 Fonctionnement du service d’audit interne

L’audit interne est un instrument qui permet de renforcer la fiabilité du SCI de

l’entreprise. L’application des dispositifs de CI réduit les risques éventuels liés à l’activité de

la société.

1.2.7 Structure d’un service d’audit interne

La structure d’un service d’audit interne dépend généralement de la taille de

l’entreprise. Il est évident que la structure d’un service d’audit interne d’une Petite et

Moyenne Entreprise (PME) diffère de celle d’une grande entreprise. Espace Médical étant une

SARL, nous allons voir le cas des PME.

1.2.7.1 Structure élémentaire

Dans cette structure, la fonction est exercée par une seule personne du fait de la taille

de l’entreprise qui ne permet pas la mise en place de ce service. Cela présente des avantages

et des inconvénients.

Les avantages sont que l’auditeur interne a une entière responsabilité et s’assure de

l’application uniforme de la méthodologie d’audit interne. Les inconvénients sont les

suivants: impossibilité pour l’auditeur d’approfondir certains domaines et certaines

spécialités; impossibilité de couvrir tous les domaines d’activité d’où une diminution de

57

l’efficacité; manque d’échange d’expérience professionnelle. La place de l’audit interne, dans

cette structure peut être présentée par la figure suivante:

Figure n°07: Organigramme d’une structure élémentaire

Source: PARADJIA Essotissina, Conception d’un service d’audit interne dans une entreprise

de bâtiments et travaux publics, avril 2013

1.2.7.2Structure simple

La fonction d’audit interne, dans une structure simple est assurée par des auditeurs

internes, sous la responsabilité d’un auditeur assumant la responsabilité générale.

Contrairement à la structure élémentaire, les auditeurs sont multidisciplinaires et peuvent

partager les expériences professionnelles de chacun.

La place de l’audit interne, dans cette structure peut être présentée par la figure suivante:

Figure n°08: Organigramme d’une structure simple

AUDITEURS

Source: PARADJIA Essotissina, Conception d’un service d’audit interne dans une entreprise

de bâtiments et travaux publics, avril 2013

1.2.8 Différences entre l’audit externe et l’audit interne

Les différences entre ces deux notions sont présentées dans le tableau ci-après:

DIRECTION GENERALE

AUTRES FONCTIONS

AUDIT INTERNE

DIRECTION GENERALE

AUTRES FONCTIONS AUDIT INTERNE

58

Tableau n°04: Différentiation entre Audit externe et Audit interne

Caractéristiques Audit externe Audit interne

Objectifs Emettre une opinion sur les états

financiers -Réviser et évaluer les systèmes et

procédures de contrôle interne et la

qualité de l'information financière.

-S'assurer du respect des politiques

et directives

-S'assurer que les actifs de

l'entreprise sont bien protégés

-Agir à titre de service de la

Direction générale

Requérants -Les actionnaires La Direction générale

-Les entreprises

-L'Etat

-Les banques et bailleurs de fonds

Situation Extérieure à l'entreprise Interne à l'entreprise

Rapports d'audit

destinés à: -L'assemblée générale et au conseil

d'administration


-L'Etat

-Aux bailleurs de fonds

Mandat (nature et

étendue de la

mission)

Défini par les actionnaires, le cadre

général

Défini par la Direction générale

Normes -Normes d'audit -Normes d'audit

-Principes comptables généralement

reconnus -Politiques et procédures internes à

l'entreprise

-Lois et règlements -Lois et règlements

-Principes comptables

généralement reconnus

Responsabilité

légale

Envers les actionnaires et les tiers

(notamment dans le cadre d'un

commissariat aux comptes)

Responsabilité professionnelle

interne

Etendue Livres comptables et documents

supportant les transactions

financières nécessaires pour

l'émission d'une opinion d'une

opinion sur les états financiers

Livres comptables et documents

nécessaires pour évaluer les

systèmes et procédures de contrôle

interne et la qualité de l'information

financière

Fréquence des

interventions

Généralement sur une base annuelle

(exercice comptable) assortie

d'interventions intermédiaires

Périodiquement en fonction de

certains critères définis par la


Source: Support de cours d’Audit Général en 4e année

59

Section 2- Au niveau du contrôle interne comptable

Le contrôle interne est moyen pour sécuriser les informations financières. Cette

deuxième section comprend quatre sous-sections qui sont les suivantes: la création de registre

d’immobilisation, la formation concernant le logiciel X-DRUG, le recrutement de caissiers, et

enfin la centralisation des traitements comptables des sites.

2.1 Création d’un registre d’immobilisations

Le registre des immobilisations permet de retracer les amortissements pratiqués sur

chaque actif professionnel. Il a une grande importance fiscale puisqu'il définit précisément les

biens affectés au patrimoine professionnel et de calculer les amortissements déductibles

chaque année.

2.1.1. Informations à mentionner

Les indications à porter sur le registre des immobilisations sont les suivantes: date

d’acquisition ou de création des immobilisations dédiées à l’exercice de l’activité

professionnelle, nature de l’immobilisation, prix de d’acquisition de l’immobilisation, détail

des amortissements pratiqués chaque année pour chaque immobilisation, date de cession de

l’immobilisation, et prix de cession de l’immobilisation.

Toutes les pièces comptables justificatives doivent être conservées à l’appui de ce

registre (factures d’achat des immobilisations ou actes d’acquisition et factures de cession). Il

est d’ailleurs fortement recommandé de les numéroter afin d’être en mesure de les retrouver

rapidement.

2.1.2. Autres informations complémentaires

Le registre des immobilisations et des amortissements doit être conservé pendant un

délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur ce registre ou de

la date à laquelle il a été établi. Si l'immobilisation a été mise hors service ou détruite, la

mention "HS" devra être notée.

2.2 Formation sur le logiciel X-DRUG

Les opérateurs de saisie ne maîtrisent pas l’utilisation du logiciel dans la gestion des

stocks. En effet, son exploitation n’est pas maximum. Ils mettent beaucoup de temps à saisir

une ordonnance, hormis l’impossibilité de lecture des écritures de certains médecins qui

constitue un ralentissement dans l’accomplissement des tâches. De ce fait, nous

recommandons à la société de former le personnel du service stock sur l’utilisation du logiciel

60

à l’aide d’un prestataire spécialiste dans le domaine. Cette formation améliorera les

compétences de chacun et les motivera dans leur travail.

2.3 Recrutement de caissiers

Nous avons vu précédemment que la fonction de caissier est assurée par les

réceptionnistes. Dans l’appréciation du SCI d’une entité, la séparation des tâches est un

facteur déterminant. L’exercice de la fonction de caissier est lié à certains risques, notamment

le risque de vol. Ceci étant, nous proposons à la société de recruter des caissiers au niveau des

sites Ambodivona et Antsahabe.

2.4 Centralisation des traitements comptables au niveau des sites

Le traitement comptable de tous les sites est centralisé à Antsahabe, à part celui de

Mahajanga. Toutes les pièces justificatives des sites sont envoyées à Antsahabe à chaque fin

de mois. Le site Mahajanga est une exception. En effet, la tenue comptable à Mahajanga est

exercée par une personne assistant le médecin coordonnateur du site. Ils envoient par e-mail

une balance des comptes semestriellement. Dans l’optique d’une uniformisation des

traitements comptables, nous recommandons de centraliser le traitement comptable de tous les

sites à Antsahabe.

Ainsi s’achève le premier chapitre de cette troisième partie où nous avons vu les

solutions proposées et recommandations au niveau du système de contrôle interne général et

celles au niveau du système de contrôle interne comptable. Nous allons voir dans un

deuxième chapitre de cette troisième partie les plans d’actions à mettre en œuvre des

propositions de solutions.

61

CHAPITRE II: PLAN D’ACTIONS

Chaque solution proposée a un plan d’action. Ce deuxième chapitre met en relief les

plans d’actions à entreprendre pour appliquer les recommandations. Nous allons voir les plans

d’action au niveau des recommandations sur le contrôle interne général et ensuite les plans

d’actions au niveau des solutions proposées sur le contrôle interne comptable.

Section 1- Au niveau du contrôle interne général

Des plans d’actions sont proposés afin de mettre en œuvre les recommandations. Au

niveau du contrôle interne général, il s’agit de l’adoption d’un manuel de procédures avec les

démarches nécessaires, et aussi la mise en place du service d’audit interne au moyen de

recrutement.

1.1 Adoption d’un manuel de procédures

Un travail de recensement, d'identification et de codification des supports doit être

entrepris par les opérationnels avec l'aide des auditeurs. Cette phase a pour objet d'éliminer les

redondances et double-emploi de supports de manière à rationaliser leur utilisation.

Chaque service envoie, après discussion en atelier, son avant- projet à l'Audit Interne

qui centralise tous les avant-projets. L'Audit Interne s'assure à ce niveau du respect de

l'architecture déjà définie (cycle, procédures, sous-procédures, opérations), mais aussi de

l'exhaustivité des supports énoncés dans la narration faite par les opérationnels.

Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services opérationnels est

convoquée à l'initiative de l'auditeur pour l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise

à niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de l'ensemble des

procédures de l'entreprise.

1.1.1. Rédaction du manuel de procédures

La rédaction du document de synthèse qui sera le projet de manuel des procédures

est souvent confiée à un comité de rédaction composé des opérationnels et de l'Audit Interne.

La mise en forme est du ressort exclusif de l'Audit Interne, mais compte tenu de la dimension

esthétique qu'elle renferme, cette tâche peut être sous-traitée à des cabinets d'étude externes

qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui peut constituer un gain de temps pour

l'audit. Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction Générale.

62

1.1.2 Vulgarisation du manuel de procédures

Il faut diffuser le manuel de procédures à grande échelle pour assurer sa mise en

œuvre correcte dans tous les services. Une fois le manuel des procédures en sa possession, le

responsable doit en accuser réception officiellement et procéder à une diffusion très large au

sein du service. Pour ce faire, il doit lui-même animer des séminaires internes de formation

des exécutants sur la mise en œuvre effective des procédures qu'ils sont chargés d'appliquer.

Dans la phase de diffusion et de mise en œuvre des procédures, l'audit interne peut être

sollicité pour l'animation des séminaires internes de formation (rôle d'assistance et de

consultance interne).

1.1.3 Le suivi et l’évaluation du manuel de procédures

Le suivi et l'évaluation des procédures est du ressort exclusif de l'auditeur interne. Il

s'assure notamment que les procédures préalablement définies sont effectivement appliquées,

les procédures sont efficaces et répondent aux objectifs de contrôle interne.

Si les procédures comportent des points faibles, l'auditeur les relève et propose des

solutions dans ses recommandations. Ces dernières sont discutées avec les opérationnels.

Après approbation de la Direction Générale, elles aboutissent à une mise à jour du

manuel. Les procédures sont dynamiques et doivent toujours s'adapter à l'organisation mise en

place et aux besoins évolutifs de l'entreprise.

La mise à jour est effectuée en collaboration avec les opérationnels de l’entreprise.

Elle s’opère dès lors qu'une procédure est identifiée comme étant incomplète, désuète et

inadaptée. La mise à jour est effectuée en préparant une note explicative claire et une note de

procédure conforme au style du manuel.

1.2 Mise en place d’un service d’audit interne

La mise en place d’un service d’audit interne repose sur plusieurs outils, à savoir le

dossier permanent d’audit, le dossier de mission, les feuilles de travail, le planning de

déroulement de l’audit et les questionnaires d’audit24

.

1.2.1Le dossier permanent d’audit

C’est un dossier regroupant des informations générales et particulières sur

l’entreprise. On y trouve également le déroulement de la mission d’audit interne.

24 http://www.imacaudit.com/docs/Documentation%20audit/audit-interne.pdf

http://www.imacaudit.com/docs/Documentation%20audit/audit-interne.pdf

63

Il peut contenir l’organisation générale de l’entreprise incluant des informations sur

les différents organigrammes, des résumés sur les procédures opérationnelles, des schémas et

descriptions des différentes opérations effectuées dans le cadre de l’activité générale de

l’entreprise (références, notes générales, notes d’organisations, notes des procédures propres à

chaque direction, notes de service…); les copies des contrats, compensations et documents

officiels qui engagent l’entreprise à moyen et long terme; les documents relatifs aux textes de

lois et décrets, et autres textes réglementaires; les comptes rendus des révisions des

programmes d’audit effectuées avec la direction générale sur les besoins et les problèmes

rencontrés; les rapports d’audit antérieurs et les réponses reçues des directions auditées

1.2.2. Le dossier de mission

Il s’agit du dossier courant de l’auditeur utilisé et mis à jour au cours de l’année. Il

doit contenir les états financiers de l’entreprise, les factures et supports disponibles des

dépenses effectuées, objet de l’audit ainsi que les prévisions et réalisations budgétaires, le

rapport du Commissaire aux comptes, les correspondances avec les fournisseurs, les clients

des autres organismes avec lesquels l’entreprise a des relations professionnelles, toutes

recommandations de la Direction générale au Conseil d’administration, les notes de missions,

leurs étendues, les champs d’intervention, le cadre d’intervention, les points spécifiques, le

plan d’intervention, le Budget, le coût et temps alloués à la mission.

1.2.3. Les feuilles de travail

Elles constituent un recueil des informations collectées auprès des personnes

contactées lors de l’examen du dispositif de contrôle interne. Elles permettent de suivre

l’évolution des missions et d’émettre des conclusions à chaque étape d’intervention de

l’auditeur interne. Elles serviront de support à son rapport d’audit puisqu’elles lui permettent

de transférer ses conclusions dans les rapports intérimaires et dans le rapport final.

Les feuilles de travail doivent être classées conformément aux étapes d’audit prévues

par le programme d’audit de l’auditeur afin de pouvoir s’y référer facilement. Elles

renferment certaines informations et des conclusions succinctes, claires, pertinentes, fondées

étayées par les supports et justificatifs nécessaires.

1.2.4. Le planning de déroulement d’audit

Il s’agit essentiellement d’un planning annuel de cheminements des interventions de

l’auditeur interne. Il est considéré comme un moyen d’engager la Direction d’audit dans les

plans d’audit et l’étendue de ses activités en indiquant en détail les projets d’audit à réaliser au

64

cours de l’année. Le planning montre comment des fonctions clés sont examinées selon des

périodicités déterminées ou à des intervalles prévus. Il simplifie énormément le travail

d’affectation des taches aux assistants et indique pour chaque projet d’audit, la nature de

l’audit à effectuer et fournir une estimation du temps nécessaire.

Le planning est ainsi structuré pour chaque projet d’audit, on indique les références

par dossier annuel ou de mission, les dates critiques de réalisation des opérations d’audit ainsi

que les urgences qui doivent être clairement mentionnées. La référence aux dits programmes

(questionnaire et guide d’action) ainsi que la nature de l’audit à effectuer doivent être

spécifiées. Les références d’intervention sont prévues dans le cadre de programme spécifique

et le nombre de jours alloués.

1.2.5. Les questionnaires d’audit

Les questionnaires d’audit constituent pour l’auditeur interne un moyen de se

familiariser avec les procédures de gestion de l’entreprise et d’effectuer une enquête

préliminaire sur le déroulement des opérations. Ces questionnaires sont élaborés par l’auditeur

interne de telle sorte qu’il puisse percevoir les véritables objectifs, déceler les contrôles clés,

comprendre le style et les particularités de a direction et apprécier la qualité du personnel.

C’est ainsi qu’il lui est possible de déterminer la nature de l’audit à appliquer,

d’élaborer un guide d’action logique et sensé et de constituer une base pour les examens qu’il

aura à effectuer. Établis sous forme de check-list, les questionnaires lui permettent d’évaluer

et de mesurer l’efficacité du dispositif interne établi par les responsables opérationnels. Toute

défaillance constatée au niveau du système de contrôle opérationnel est pour l’auditeur interne

une indication pour l’extension de son test et de champs d’investigations.

L’entretien est une méthode très utilisée pour l’évaluation de la personnalité et un

moyen de faire parler le sujet de ses réactions. Si la plupart des entretiens ne sont pas

directifs, certains ont recours à un questionnaire. L’enquêteur expérimenté prête attention à ce

qui est dit tout en observant la corrélation entre les réponses et le comportement non verbal,

comme l’expression du visage. Les observations directes sont menées dans un cadre

professionnel approprié. Dans ce cas, le spécialiste note les réactions du sujet aux situations

quotidiennes, ses réponses typiques et son comportement.

65

1.2.6. La démarche d’audit interne

La démarche d’audit interne peut être résumée dans le tableau suivant:

Tableau n°05: Démarche d’audit interne

DEMARCHE TRAVAUX

Préparation de la

mission -Ordre de mission

-Prise de connaissance de l'unité à auditer

-Identification des points de contrôle et des risques

-Dossier de travail

Réalisation de la

mission -Réunion d'ouverture

-Travail sur terrain

-Questionnaire

-Interview

-Sondage

-Rapprochements

-Circularisation

-Outils de description (observation physique en manuel de

procédures)

Conclusion de la

mission -Projet de rapport

-Réunion de clôture

-Rapport définitif

-Commission des suites

-Planning des améliorations et des simplifications des plans

d'organisation et des procédures (moyens humains, matériels et

financiers, date de conception et de mise en service)

Source: « Comment mettre en place et dynamiser le rôle de l’audit interne ? » de l’IMAC

Audit & Conseil

66

1.2.7. Recrutement d’auditeurs internes

Nous recommandons à la société Espace Médical de procéder à des recrutements

d’un auditeur interne sénior et d’un ou deux auditeurs juniors.

Figure n°09: Offre d’emploi d’un Auditeur interne Sénior

Dans le cadre de la mise en place d’un service d’audit interne au sein de l’ESPACE

MEDICAL, nous recrutons un Auditeur interne sénior (H/F).

Lieu: Antananarivo

Mission principale

Il ou elle a pour mission principale de mettre en place un service d’audit interne au sein de la

société, en collaboration avec la Direction générale et des auditeurs internes juniors.

Principales responsabilités:

Garant(e) de l’évaluation et de l’amélioration du dispositif de contrôle interne de

l’entreprise dans le respect des normes internationales d’Audit Interne ainsi que les

lois et réglementations à Madagascar,

Collecter et analyser les éléments transmis, réaliser des tests et contrôles,

Proposer des recommandations adéquates au regard des dysfonctionnements constatés,

de l’analyse des risques et de la stratégie de la société,

Préconiser des leviers d’amélioration, mettre en exergue les points prioritaires,

Rédiger une synthèse des constats pour chaque point de contrôle: reporter des résultats

précis, fiables, synthétiques, conformes aux remontées des équipes et aux analyses

effectuées,

Assurer le suivi des recommandations des missions d’audit, interne et externe, avec les

services concernés,

Contribuer à la mise à jour de la documentation méthodologique du service,

Assurer un reporting régulier de ses travaux au Médecin Directeur à chaque mission

effectuée

Qualifications requises:

Bac + 5 dans le domaine contrôle / audit,

Ayant déjà une expérience en Audit interne idéalement dans le domaine médical,

Doté d’une forte capacité d’analyse alliée à un esprit de synthèse développé,

Maitrise des méthodologies d’audit, ainsi que de la suite bureautique Office,

Dispose d’une bonne culture du risque, de connaissances générales en Système

d’Information et en Comptabilité Contrôle de Gestion,

Source: Auteur


MEDICAL, nous recrutons un Auditeur interne sénior (H/F).

Mission principale

Il ou elle a pour mission principale de mettre en place un service d’audit interne au sein de la

société, en collaboration avec la Direction générale et des auditeurs internes juniors.


Garant(e) de l’évaluation et de l’amélioration du dispositif de contrôle interne de

l’entreprise dans le respect des normes internationales d’Audit Interne ainsi que les

lois et réglementations à Madagascar,


Diriger les auditeurs internes juniors dans la réalisation de leur tâche

Proposer des recommandations adéquates au regard des dysfonctionnements

constatés, de l’analyse des risques et de la stratégie de la société,


Rédiger une synthèse des constats pour chaque point de contrôle: reporter des

résultats précis, fiables, synthétiques, conformes aux remontées des équipes et aux

analyses effectuées,

Assurer le suivi des recommandations des missions d’audit, interne et externe, avec

les services concernés,


Assurer un reporting régulier de ses travaux au Médecin Directeur à chaque mission

effectuée








Bonne capacité rédactionnelle et de communication en français et en anglais,

Être force de proposition et avoir une qualité d’écoute et de dialogue

Apte à effectuer un déplacement fréquent dans les zones d’interventions de la Société

Les candidats intéressés sont invités à envoyer par courrier électronique une lettre de

motivation, un CV (incluant une photo d’identité récente) au plus tard le …. à l’adresse e-

mail: [email protected]

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour test et entretien.


67

Figure n°10: Offre d’emploi des Auditeurs internes Juniors

Source: Auteur


MEDICAL, nous recrutons des Auditeurs internes Juniors (H/F).

Missions principales

Ils ont pour missions principales d’assister l’auditeur interne sénior dans la mise en place

d’un service d’audit interne au sein de la société, en collaboration avec la Direction générale.


Sous la responsabilité de l’auditeur interne sénior, garants de l’évaluation et de

l’amélioration du dispositif de contrôle interne de l’entreprise dans le respect des

normes internationales d’Audit Interne ainsi que les lois et réglementations à

Madagascar,


Proposer des recommandations adéquates au regard des dysfonctionnements

constatés, de l’analyse des risques et de la stratégie de la société,


Rédiger une synthèse des constats pour chaque point de contrôle: reporter des

résultats précis, fiables, synthétiques, conformes aux remontées des équipes et aux

analyses effectuées,

Assurer le suivi des recommandations des missions d’audit, interne et externe, avec

les services concernés,


Assurer un reporting régulier de ses travaux à l’auditeur interne sénior à chaque

mission effectuée








Bonne capacité rédactionnelle et de communication en français et en anglais,

Être force de proposition et avoir une qualité d’écoute et de dialogue

Apte à effectuer un déplacement fréquent dans les zones d’interventions de la Société

Les candidats intéressés sont invités à envoyer par courrier électronique une lettre de

motivation, un CV (incluant une photo d’identité récente) au plus tard le …. à l’adresse e-

mail: [email protected]

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour test et entretien.


68

Section 2- Au niveau du contrôle interne comptable

Nous avons vu précédemment dans le premier chapitre de cette dernière partie quatre

points de contrôle interne à améliorer. Il s’agit de dispenser une formation sur le logiciel X-

DRUG aux opérateurs de saisie, de procéder à un recrutement de caissiers,

2.1. Formation sur le logiciel XDRUG

Nous recommandons à la société de dispenser une formation concernant le logiciel

XDRUG aux opérateurs de saisie. En effet, cela présente des avantages, notamment une

amélioration des connaissances et compétences sur le logiciel, mais aussi une rapidité dans la

réalisation de leur tâche. Par conséquent, le risque d’erreur ou d’omission est réduit.

2.2Recrutement d’un caissier

Nous proposons l’offre d’emploi ci-dessous au poste de caissiers:

Figure n°11: Offre d’emploi de caissiers

La Société ESPACE MEDICAL recrute des Caissiers:

Poste basé à Antananarivo

Missions principales:

Tenir la caisse et le journal de caisse

Remplir le journal de caisse et suivre le solde

Contrôler le solde de la caisse

Effectuer le rapprochement de caisse mensuel

Savoir:

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques: Excel, Word

Qualités requises:

Ponctualité - Assiduité

Rigueur - Concentration

Organisation et méthode

Profils:

Titulaire d’un Bac + 2 en gestion

Justifier d’une expérience de 2 ans à un poste de caissier

Etre disponible

Merci de faire parvenir votre dossier de candidature comportant CV et Lettre de motivation à

l'adresse e-mail suivante:[email protected] au plus tard le ...

Source: Auteur

La Société ESPACE MEDICAL recrute des Caissiers:

Poste basé à Antananarivo

Missions principales:

Tenir la caisse et le journal de caisse

Remplir le journal de caisse et suivre le solde

Contrôler le solde de la caisse

Effectuer le rapprochement de caisse mensuel

Savoir:

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques: Excel, Word

Qualités requises:

Ponctualité - Assiduité

Rigueur - Concentration

Organisation et méthode

Profils:

Titulaire d’un Bac + 2 en gestion

Justifier d’une expérience de 2 ans à un poste de caissier

Etre disponible

Merci de faire parvenir votre dossier de candidature comportant CV et Lettre de motivation

à l'adresse e-mail suivante: [email protected] au plus tard le ...



69

2.3Centralisation des traitements comptables des sites

La centralisation des traitements comptables est simple: il s’agit d’envoyer tous les

pièces comptables à Antsahabe à chaque fin du mois. En effet, cela rendrait uniforme les

traitements comptables, mais aussi permettrait au DAF de vérifier et contrôler la formation du

résultat au niveau du site Mahajanga.

2.4 Tenue d’un registre d’immobilisation

Il doit contenir certaines mentions obligatoires et être présenté à l’administration

fiscale en cas de contrôle. Nous proposons le modèle suivant pour le suivi des

immobilisations:

Tableau n°06: Modèle de registre des immobilisations

Nature Date

d'acquisition

Valeur

d'acquisition

Mode

d'amortissement

Durée

d'amortissement

Date de

cession/rebut Motif

Prix de

cession

…..

….

Total

Immobilisations

incorporelles

…..

….

Total

Immobilisations

corporelles

…..

….

Total

Immobilisations

financières

Total général

Source: Auteur

Chaque immobilisation acquise est classée soit en immobilisation incorporelle, soit en

immobilisation corporelle, soit en immobilisation financière. Chaque colonne indique

respectivement la date et la valeur d’acquisition, le mode et la durée d’amortissement, la date

et le motif de la cession d’une immobilisation ainsi que le prix de cession de celle-ci.

Le deuxième chapitre touche à sa fin. Rappelons que nous y avons vu les plans

d’action relatifs aux solutions que nous avons proposées sur les faiblesses constatées au

niveau du contrôle interne. Passons maintenant au troisième et dernier chapitre qui évoque les

limites de nos propositions.

70

CHAPITRE III: LES LIMITES DE NOS PROPOSITIONS

Il est à noter que nos propositions de solutions ne sont pas sans contraintes. Ces

contraintes se situent notamment au niveau des coûts auxquels la société devra supporter. Ce

troisième chapitre évoquera les contraintes au niveau de la mise en place d’un service d’audit

interne, une augmentation des charges fixes par le biais de recrutement, et enfin le coût de

formation dispensée aux opérateurs de saisie.

Section 1- Contraintes de la mise en place d’un service d’audit interne

La mise en place d’un service d’audit interne dépend de certains critères, notamment:

a) La qualité du système de contrôle interne qui est fortement dépendante de l’efficience

des fonctions des auditeurs internes. Ces derniers devraient se conformer au réseau de

l’entreprise et à ses contraintes internes et externes.

b) La volonté et le soutien de la direction qui doit être ouverte à toutes les suggestions

émises par les différentes parties de la direction, dont les actionnaires, ainsi qu’aux

idées proposées par les salariés.

c) Le profil et la qualité personnelle et professionnelle des auditeurs internes. Ils doivent

avoir les compétences requises pour effectuer leur mission.

d) L’adhésion de tout le personnel de l’entreprise qui est capitale. Le personnel doit

participer à l’élaboration du système de contrôle. En effet, les auditeurs internes n’ont

pas toutes les informations spécifiques à l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

Section 2- Le recrutement: augmentation des charges fixes

Le recours à des recrutements présente une contrainte pour toute société: une

augmentation des charges fixes. Ces charges fixes comprennent les rémunérations et les

cotisations sociales des employés. Il est évident que cette augmentation aura un impact sur le

résultat de l’entreprise. Cependant, toute contrainte n’est pas sans solution. Il convient à la

société de bien analyser les risques éventuels de ces recrutements. Toutefois, l’amélioration

du SCI de l’entreprise est un besoin de sécurité à satisfaire pour la pérennité de celle-ci, quitte

à procéder à des recrutements, mais aussi en vue de l’amélioration des performances de

l’entreprise.

71

Section 3- Coût de formation de l’informaticien prestataire de service

Une formation dispensée au personnel est toujours bénéfique, à la fois pour la société

et pour le personnel. Elle améliore les compétences des opérateurs de saisie, et de ce fait la

société obtiendra de meilleur résultat de leur part. Cependant, le recours à une formation du

personnel a un coût. Cette dernière sera assurée par un informaticien prestataire de service de

la société. L’honoraire du prestataire dépendra aussi de la durée de la formation. Cela pourrait

prendre du temps, selon la capacité d’assimilation des opérateurs de saisie.

Nous avons vu dans ce dernier chapitre les limites de nos recommandations. Toute

société est confrontée à des risques éventuels. Néanmoins, le degré des risques auxquels une

société fait face est différent de celui d’une autre société selon le système de contrôle interne

mis en place par chacune.

Ainsi s’achève cette troisième et dernière partie de cet ouvrage. Pour résumé, nous

avons proposé des solutions par rapport aux faiblesses de la société au niveau de son système

de contrôle interne, notamment la mise en place d’un service d’audit interne, l’élaboration

d’un manuel de procédures, le recrutement d’auditeurs internes et de caissiers, la formation

des opérateurs de saisie ainsi que la centralisation des traitements comptables des sites. Ces

solutions que nous avons proposées s’accompagne de plans d’action et de mise en œuvre pour

chacune. Néanmoins, les solutions proposées présentent des limites, à savoir les contraintes

de mise en place d’un service d’audit interne, l’augmentation des charges fixes au moyen des

recrutements, et enfin le coût de formation des opérateurs de saisie. Une analyse approfondie

des recommandations est de rigueur.

72

CONCLUSION

Arrivé au terme de cet ouvrage, rappelons que nous avons divisé notre mémoire en

trois parties où nous avons vu le cadre descriptif, l’analyse de l’existant et les solutions et

recommandations. Dans la première partie, nous avons abordé un premier chapitre concernant

la présentation de la Société Espace Médical. Nous y avons présenté l’historique et les

informations concernant l’entreprise. Le cadrage théorique, relatif à notre thème de mémoire a

fait l’objet d’un chapitre n°2. Cette partie théorique nous a permis de mieux appréhender la

notion de contrôle interne, son appréciation et ses principes ainsi que les risques éventuels. La

première partie a été clôturé par un troisième chapitre intitulé méthodologie appliquée où

nous avons évoqué le déroulement de notre stage de formation, les méthodes de collecte des

données et les contraintes relatives à notre étude. La deuxième partie, l’analyse des résultats,

comprenait deux chapitres, tel que la présentation des résultats et leur interprétation. Le

chapitre n°1 de cette deuxième partie comprenait les cycles étudiés, notamment le cycle achat,

le cycle vente, le cycle immobilisation, le cycle paie, le cycle stock et enfin le cycle trésorerie.

Le deuxième chapitre a mis en évidence les forces ainsi que les faiblesses de la Société au

niveau du contrôle interne. La dernière partie de cet ouvrage qui s’intitule solutions et

recommandations, a mis en exergue trois chapitres. Dans un chapitre premier, nous avons

proposé des solutions, notamment au niveau du contrôle interne général et au niveau du

contrôle interne comptable pour l’amélioration du SCI face aux risques. Le deuxième chapitre

a illustré les plans d’actions afférents aux propositions de solution. Le dernier chapitre est

sujette des limites de nos propositions, à savoir les contraintes de mise en place d’un service

d’audit interne, l’augmentation des charges fixes au moyen des recrutements et enfin le coût

afférent à la formation dispensée par un informaticien prestataire de service.

ESMED qui est un Etablissement sanitaire privé dispensant des actes para cliniques

tels que radiologie, échographie, coléoscopie, fibroscopie, scanner…Il dispose également

d’un laboratoire d’analyse médical. Par ailleurs, il dispense des prestations d’évacuation

sanitaire, soit à Madagascar, soit à l’étranger. Il est le premier Etablissement médical certifié

ISO 9001 en 2008 pour la qualité des soins. Disposant ‘un réseau à couverture nationale,

ESMED est présent sur huit (08) sites répartis dans six (06) grandes villes de Madagascar.

Lors de notre investigation, nous avons étudié certains cycles au niveau de la Société,

notamment le cycle achat, le cycle vente, le cycle immobilisation, le cycle paie, le cycle stock

et le cycle trésorerie. Nous avons constaté des forces et des faiblesses au niveau du contrôle

interne. Les procédures d’achat mises en œuvre constituent une grande force au niveau du

73

contrôle interne de ce cycle. Il y a lieu aussi d’évoquer la séparation de la facturation,

l’existence d’un inventaire permanent au niveau des stocks, et la sécurité au niveau des

procédures de paiement constituent des forces de contrôle interne sur les cycles concernés. En

ce qui concerne les faiblesses, il est à rappeler qu’ESMED ne possède pas de registre

d’immobilisation. Cela présente un risque d’absence d’identification des biens et d’inscription

au registre. Une des faiblesses constatée est la non maîtrise du logiciel X-DRUG par les

opérateurs de saisie. Le risque relatif est la non maîtrise qui constitue un facteur réductrice de

performance des opérateurs de saisie. L’absence de manuel de procédures ainsi que le cumul

de fonction au niveau de la tenue de caisse révèlent des points faibles pour la Société. Les

risques respectifs sont la non application des instructions lors de la procédure de vente par

exemple, et le risque de fraude ou de vol. La dernière faiblesse constatée est la non

uniformisation des traitements comptables au niveau des sites. Le risque y afférent est la

véracité des balances de comptes envoyées par le site Mahajanga.

De ce qui précède, nous avons émis deux hypothèses relatives à notre thème qui sont:

Le système de contrôle interne favorise la fiabilité des informations financières

Le système de contrôle interne garantit une protection fiable des actifs de l'entreprise

Concernant la première hypothèse, des procédures sont mises en œuvre et appliquées,

notamment au niveau du cycle achat. En effet, un achat ne peut être effectué sans une phase

de déclenchement de la commande, une acceptation et traitement des livraisons, un

enregistrement des dettes et le paiement des factures. Il y a aussi les procédures de paiement,

tels que pour le chèque, ce dernier est signé par le MD uniquement. Il en est de même aussi

pour l’émission des chèques qui doivent être appuyés à l’aide de pièces justificatives sur leur

bien fondé. Force est de constater que la première hypothèse est vérifiée.

Pour la deuxième hypothèse, il s’agit de la protection des actifs. ESMED ne possède

pas cependant de registre d’immobilisation. Or, ce dernier constitue une sécurité du

patrimoine de la Société. Ce registre facilite le suivi des immobilisations ainsi que les

inventaires. Chaque immobilisation doit être répertoriée individuellement avec les mentions

obligatoires. Il y a lieu aussi d’évoquer l’absence de manuel de procédures. Ce manuel

formalise les tâches à accomplir pour mettre en œuvre le processus. Il décrit le

fonctionnement interne pour pouvoir être vérifié par rapport aux objectifs généraux du

contrôle interne. La deuxième hypothèse n’est pas vérifiée dans notre cas d’espèce.

74

Des solutions et recommandations ont été proposées à cet égard. Nous avons proposés

l’élaboration d’un manuel de procédures, la mise en place d’un service d’audit interne, la

création d’un registre d’immobilisation, la formation des opérateurs de saisie sur le logiciel X-

DRUG, le recrutement de caissiers et la centralisation des traitements comptables au niveau

des sites. Toutefois, des contraintes sont à prendre en compte, telles que les contraintes de

mise en place d’un service d’audit interne, l’augmentation des charges fixes au moyen des

recrutements et enfin le coût de formation dispensée par un prestataire de service maîtrisant le

logiciel. Nous estimons cependant que ces propositions sont sujettes à améliorer le système

de contrôle interne au niveau d’ESMED.

L’objet de notre mémoire est de montrer l’importance du contrôle interne au sein

d’une entreprise. En effet, le contrôle interne vise à assurer la fiabilité des informations

financières, la mise en place des instructions et des orientations fixées par la Direction, la

conformité aux lois et règles et enfin le fonctionnement correct des processus internes. Il est

constitué de moyens, de procédures et d’actions adaptés selon la taille de l’entreprise. Son

existence permet de maîtriser au mieux ses activités, à rendre ses opérations plus efficaces, à

bien utiliser ses ressources, de repérer les risques qui pourraient empêcher la réalisation de ses

objectifs.

L’information et la communication sont des éléments du contrôle interne qui doivent

pouvoir jouer leur rôle avec souplesse et pour ce faire être connus de tous ceux qui,

directement ou indirectement, auront à les mettre en œuvre ou à les rencontrer. La

transparence doit donc être la règle: pas de rétention d’information, pas de circuits de

communication excessivement complexes, pas d’informations superflues, pas de repli sur sa

propre activité, tous éléments qui nuisent à la bonne maîtrise de l’ensemble. En effet, si

l’information adéquate ne parvient pas aux différents acteurs, soit parce qu’elle est incomplète

ou de mauvaise qualité, soit parce que la communication est déficiente, voire absente, il en

résulte que les intéressés sont mal informés sur leurs risques. N’ayant pas une bonne

perception de leurs risques, comme déjà indiqué, ils ne peuvent espérer concevoir un

dispositif de contrôle interne efficace. La communication externe doit être définie dans son

contenu et ses modalités par la Direction générale. La communication interne doit être définie

dans son contenu et ses modalités par des règles internes. Dans tous les cas, elle ne saurait

être anarchique.

75

Il est tout à fait possible que les responsables de l’entreprise font parfois du contrôle

interne sans le savoir25

. En effet, chaque responsable au niveau de la Société s’organise pour

diriger son activité: il va définir les tâches de tout un chacun, mettre au point des méthodes de

travail, se doter d’un système d’information, superviser les activités de son personnel, etc. Ce

qui implique qu’une formation sur la notion de contrôle interne est de rigueur.

Le contrôle interne est un ensemble de dispositif mis en place dans la maîtrise des

activités de l’entreprise. La notion de contrôle de gestion n’est pas moindre. En effet, celle-ci

est un outil de mesure de la performance d’une entreprise. Cette performance met en exergue

deux termes importants, tels que l’efficacité qui reflète l’atteinte des objectifs et l’efficience

qui s’agit d’une maximisation des quantités obtenues à partir d’une quantité de moyens

donnée. Maîtriser la performance signifie donc la mise en œuvre de dispositifs pour atteindre

les objectifs stratégiques et que les moyens dégagés maximisent la valeur obtenue.26

Il est

clair que la fonction de contrôleur de gestion a une place importante au niveau d’une

entreprise. La question susceptible d’être posée est la suivante: quelle relation y-a t’il entre la

notion de contrôle interne et la notion de contrôle de gestion?

25 RENARD Jacques, Théorie et pratique de l’audit interne, Editions d’organisation, 7e édition, 2010 26 Cours de Contrôle de gestion en Master II, 2015-2016

VI

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages

CHAMBERS Richard, Quelques leçons d’audit interne, 1ère

édition Groupe Eyrolles, Paris,

2016, 266 pages.

HENRY Alain & MONKAM-DAVERAT Ignace, Rédiger les procédures de l’entreprise :

guide pratique, 3ème édition, Editions Groupe Eyrolles, Paris, 2001, 192 pages.

LAURENT Hervé, PEUCH-LESTRADE Philippe, et Gabriel de VILLEPIN, La pratique de

l’audit et du contrôle interne, édition Groupe Eyrolles, Paris, 2015, 240 pages.

L.Collins et S.E Benjelloun, Audit interne: outils de compétitivité, édition TOUBKAL et

Publi-union, Paris, 1994, 188 pages.

MIKOL Alain, Le contrôle interne, Presse universitaire de France, Paris, 1998, 128 pages.

PIGE Benoît, Audit et contrôle interne, 4e édition Groupe Eyrolles, Paris, 2017, 216 pages.

RAFFEGEAU Jean, DUFILS Pierre, et GONZALEZ Ramon, Audit et contrôle des comptes,

édition Publi-union, Paris, 1979, 648 pages.

REDING Kurt F., SOBEL Paul J., ANDERSON Urton L., HEAD Michael

J.,RAMAMOORTI Sridhar, SALAMASICK Mark, RIDDLE Cris, Manuel d’audit interne,

édition Groupe Eyrolles, Paris, 2015, 704 pages.

RENARD Jacques, Théorie et pratique de l’audit interne, 7e édition Groupe Eyrolles, Paris,

2010, 472 pages.

SCHICK Pierre, BOURROUILH-PAREGE Olivier, VERA Jacques, Audit interne et

référentiels de risques, 2e édition Dunod, Paris, 2014, 368 pages.

Documents

CASTRO Eric; La fraude financière et le contrôle interne en entreprise: l’importance d’un

SCI efficient pour optimiser l’identification des risques de fraude et réduire leur probabilité

d’occurrence; août 2016

Cours de Contrôle de gestion en Master II, 2015-2016

PARADJIA Essotissina; Conception d’un service d’audit interne dans une entreprise de

bâtiments et travaux publics, avril 2013

Plan Comptable Général 2005

Price Waterhouse Coopers, Le contrôle interne au sein de l’entreprise; Février 2003

Support de cours d’Audit Général en 4e année

VII

WEBOGRAPHIE

www.espacemedical.mg, consulté le 24 au 27 juillet 2017.

http://www.imacaudit.com/docs/Documentation%20audit/audit-interne.pdf, consulté le 14,15

et 17 août 2017.

https://fr.slideshare.net/mobile/YousegOulaa/12audit-et-controle-interne, consulté le 13

septembre 2017.

https://fr.scribd.com/doc/92150843/Audit-interne, consulté le 18 septembre 2017.

http://prod.leconomiste.com/article/laudit-interne-sa-fonction-ses-frontieres, consulté le 26

septembre 2017.


http://www.imacaudit.com/docs/Documentation%20audit/audit-interne.pdf

https://fr.slideshare.net/mobile/YousegOulaa/12audit-et-controle-interne

https://fr.scribd.com/doc/92150843/Audit-interne

http://prod.leconomiste.com/article/laudit-interne-sa-fonction-ses-frontieres

VIII

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Questionnaire sur le Cycle Achats

Annexe 2 : Questionnaire sur le Cycle ventes

Annexe 3 : Questionnaire sur le Cycle Stock

Annexe 4 : Questionnaire sur le Cycle Immobilisation

Annexe 5 : Questionnaire sur le Cycle Trésorerie

Annexe 6: Questionnaire sur le Cycle Paie

IX

Annexe 1 : Questionnaire sur le Cycle Achats

CYCLE ACHATS /EVALUATION DU RISQUE O N OBSERVATIONS

Existe-t-il des bons de commande pré numérotés

Les commandes font-elles l'objet d'une procédure d'autorisation ?

Les contrôles qualitatifs et quantitatifs des livraisons font-ils l’objet

d’un visa matérialisé par une personne indépendante ?

Lors de la réception des factures, est-il apposé un cachet

ORIGINAL sur l'un des exemplaires reçus et les exemplaires

excédentaires sont-ils détruits ?

Les factures sont-elles rapprochées des bons de réception (ou de

livraison) et des bons de commande ?

Existe-t-il une procédure de validation et de suivi des avoirs ?

Les factures comportent-elles l'imputation comptable, font-elles

mention d’une référence de règlement et y figure-t-il un visa de

saisie et de paiement ?

La comptabilité fournisseurs est-elle à jour ?

Les paiements se font-ils systématiquement au vu d'une pièce

justificative ?

Y a-t-il une procédure de collecte des informations liées au cut off

(BL en attente, avoirs en attente, factures non reçues, etc, ...)

confirmée par le service achats et le service comptable ?

Type d’erreurs relevées

Conclusion

Source : Cours d’audit approfondie en Master II (2015/2016)

X

Annexe 2 : Questionnaire sur le Cycle ventes

CYCLE VENTES /EVALUATION DU RISQUE

O N OBSERVATIONS

La société réalise-t-elle des enquêtes préalables clients ? Sont-elles

régulièrement remises à jour ?

Existe-t-il des bons pré- numérotés de commande clients ?

Les factures sont-elles numérotées séquentiellement?

Les commandes non livrées font-elles l'objet d'un suivi ?

La facturation est-elle établie dans les meilleurs délais après l'expédition

des marchandises ?

Existe-t-il un rapprochement entre les expéditions et la facturation ?

Les comptes clients et les effets à recevoir sont-ils justifiés régulièrement ?

Existe-t-il un suivi régulier de la durée du crédit client global, de la valeur

des retards de règlement et du montant des créances douteuses, par un responsable compétent ?

Existe-t-il une intégration directe des éléments de la gestion commerciale

dans la comptabilité? La fiabilité de la procédure est-elle vérifiée ?

Y a-t-il une procédure de collecte des informations liées au cut off (BL en attente, avoirs en attente, factures non reçues etc ...) confirmée par le

service clients et le service comptable ?

Les relances sont-elles faites dans des délais satisfaisants ?

Le service commercial est-il informé des incidents de règlement ?

Les éventuelles annulations de facturation sont-elles approuvées par un

responsable clairement défini ?


Conclusion


XI

Annexe 3 : Questionnaire sur le Cycle Stock

CYCLE STOCK /EVALUATION DU RISQUE O N OBSERVATIONS

La fonction de magasinier est-elle distincte des fonctions

administratives ?

L'accès au stock est-il suffisamment réglementé ?

Les stocks sont-ils suffisamment assurés ?

Utilise-t-on des bons d'entrée en stock ?

Les bons de sortie de stock pré numérotés comportent-ils une

signature autorisée ?

Existe-t-il des procédures d'inventaire physique satisfaisantes ?

L'inventaire permanent est il rapproché des résultats de l'inventaire

physique ? Les écarts sont ils analysés ?

Le stock fait-il l'objet d'un suivi régulier en quantités et en valeur ?

Existe-t-il une procédure pour déterminer les provisions pour

dépréciation des stocks ?


Conclusion


XII

Annexe 4 : Questionnaire sur le Cycle Immobilisation

LES IMMOBILISATIONS

OUI NON N/A Ref Commentaires

CONTROLE GENERAL

- Existe-t-il un plan à long terme

d’investissements ?

- Des budgets d’investissements sont-ils

établis et, si oui, suivant quelle

procédure ?

Au défaut, s’informer des principales

acquisitions prévues pour l’année ; se

renseigner sur la politique de construction,

d’achats ou de retraits, de

l’entreprise.

- Les écarts entre budget et réel sont-ils

régulièrement analysés ? Soumis à

approbations ?

- Les critères servant à distinguer les

immobilisations et les charges sont-ils

clairement définis ?

- Les taux d’amortissement à utiliser sont-

ils autorisés par la direction ?

ACQUISITIONS D’IMMOBILISATIONS

- Les achats d’immobilisations sont-ils

précédés par

Des études comparatives de

matériels ?

Des appels d’offres ?

Des études comparatives de

financement ?

- Ces éléments sont-ils soumis au signataire

de la commande ?

- Le signataire vérifie-t-il que la commande

est conforme au plan d’investissement ?

- Pour les dépenses supérieures à un certain

montant l’autorisation du conseil

d’administration est-elle nécessaire ?

Les commandes importantes prévoient-elles

des clauses de pénalités pour retard de

livraison ?

- Les acquisitions d’immobilisations sont-

elles autorisées par des personnes

responsables ?

- S’il y a des succursales, fait-on approuver

les acquisitions au-dessus d’un certain

montant ? Comment contrôle-t-on les

acquisitions ?

- Existe-t-il des procès-verbaux de réception

XIII

(ou bons) prénumérotés ?

- La qualité des acquisitions est-elle

contrôlée ?

- Les factures sont-elles contrôlées, avant

paiement, quant à la qualité des

immobilisations reçues, aux prix,

calculs… ?

- Ces contrôles sont-ils matérialisés ?

- Pour les paiements voir Trésorerie

Dépenses, Section 34.

- Les factures sont-elles enregistrées dès

leur réception pour permettre une

récupération rapide de la TVA, même si

les factures n’ont pas encore le bon à

payer ?

- Le service comptable est-il informé de la

réception des immobilisations, des dates

de mise en service effectives ?

- L’utilisation réelle des immobilisations

est-elle régulièrement examinée pour

déterminer les immobilisations à céder,

mettre au rebut, ou déprécier ?

- Le paiement des acomptes est-il contrôlé ?

CESSIONS D'IMMOBILISATIONS

- Les ventes ou mises au rebut sont-elles

dûment autorisées ?

- Les ventes ou mises au rebut font-elles

l'objet d'un bon de sortie (ou

document équivalent)

prénumérotée ?

transmis régulièrement à la

comptabilité ?

- La séquence numérique des bons de

sortie d'immobilisation est-elle

contrôlée pour vérifier que

toutes les ventes sont facturées ?

toutes les ventes et mises au

rebut sont sorties du fichier

d'immobilisations ?

toutes les ventes et mises au rebut

sont sorties des comptes

d'immobilisations ?

Vérifie-t-on les encaissements des prix de

ventes ?

- Existe t il (les comptes rendus

périodiques des éléments

(l’immobilisation devenue

inutilisables ou nécessitant des réparations

?

Les destructions d'immobilisations font elles

XIV

l'objet d'un constat officiel ?

- Les immobilisations entièrement

dépréciées, mais encore en service, sont

elles maintenues dans les comptes ?

COMPTABILISATION DES

IMMOBILISATIONS

- Les imputations comptables des

factures d'acquisitions et de cession

sont elles contrôlées par un

responsable ?

- Comment procède-t-on pourles

immobilisations de faible montant ?

- Existe t il des états détaillés faisant

ressortir le total des immobilisations

pour chaque section usine ?

- Ces états sont ils il intégrés à la

compatibilité générale ?

- Quel Est le traitement comptable des

immobilisations produites par soi-

même ?

- Existe-t-il un système de prix de

revient par projet pour les productions

d’immobilisations de l’entreprise pour

elle-même (éventuellement se reporter

aux stocks) ?

- Les amortissements sont ils

comptabilisés régulièrement ?

- La dotation annuelle aux

amortissements est-elle vérifiée

globalement?

- Le système de calcul des

amortissements permet il de dissocier

aisément le montant des

amortissements normaux et

dérogatoires ?

- Les comptes d'immobilisations sont-ils

régulièrement rapprochés du fichier des

immobilisations ?

- Les écarts décelés lors de ces

rapprochements sont-ils expliqués ?

- Les régularisations sont elles soumises

à l'approbation d'un responsable ?

FICHIER DES IMMOBILISATIONS

- Existe-t-il un fichier immobilisations,

mentionnant

la description ?

le numéro d'identification ?

la localisation ?

le coût d'acquisition (y compris

XV

les coûts de rénovation et de

transformation) ?

la valeur fiscale à retenir (en

cas de fusion, apports partiels ?

la date de mise en service ?

la méthode et le taux

d'amortissement ;

les dates des inspections

physiques ?

- Des relevés détaillés, plans

d'implantation et dossiers sont-ils

conservés pour connaître

individuellement les terrains, les

bâtiments, les machines et les

équipements ?

- Ce fichier est-il régulièrement

rapproché des existants physiques,

- Les écarts sont-ils analysés ?

- Les corrections sont-elles soumises à

l'approbation d'un responsable ?

INSPECTION PHYSIQUE DES

IMMOBILISATIONS

- Les immobilisations font-elles

régulièrement l'objet d'un inventaire

physique ?

- Comment détermine-t-on le matériel à

mettre au rebut ?

- Comment détermine-t-on le taux

d'utilisation de certaines

immobilisations?

- Les immobilisations détenues par des

tiers sont-elles régulièrement

physiquement contrôlées par

une personne de la société ?

confirmées par le tiers qui les

détient ?

- Les hypothèques, nantissements sont-

ils dûment autorisés ?

- La procédure permet-elle d'assurer une

comptabilisation exhaustive des

nantissements ainsi autorisés ?

- Existe-t-il une procédure permettant

l'identification des immobilisations qui

comportent des clauses de réserve de

propriété ?


XVI

Annexe 5 : Questionnaire sur le Cycle Trésorerie

CYCLE TRESORERIE /EVALUATION DU RISQUE O N OBSERVATIONS

La signature des pièces de règlement est-elle faite au vu des pièces

justifiant la dépense ?

Existe-t-il une procédure de double signature des règlements

supérieurs à un certain montant ?

Existe-t-il une procédure de limitation des engagements de

paiement ?

Les règlements reçus sont-ils déposés dans les meilleurs délais à la

Banque ?

Y a-t-il un contrôle régulier des existants en caisse ?

Les journaux de trésorerie sont-ils à jour et régulièrement visés par

un responsable ?

Les états de rapprochement de banque sont-ils établis régulièrement,

visés et contrôlés par une personne indépendante ?

Ces états sont-ils régulièrement apurés des montants anciens ?

Existe-t-il des prévisions de trésorerie faisant l'objet d'un suivi

régulier ?


Conclusion


XVII

Annexe 6: Questionnaires sur le Cycle Paie

PAIE – PERSONNEL

Existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque

employé :

- photo?

- spécimen de signature?

- situation de famille?

- date d'engagement?

- coordonnées bancaires?

- détail des rémunérations et retenues à effectuer?

- exemplaire du contrat de travail?

- pensions et indemnités dues?

- autres données permanentes?

- L'accès à ce fichier est-il protégé ?

- Si la paie est informatisée, ce fichier est-il

régulièrement rapproché avec le fichier informatique

pour vérifier qu'aucune modification non autorisée

n'a été apportée à ce dernier ?

- Les opérations suivantes sont-elles soumises à

l'approbation d'un responsable

embauche ?

départ ?

modification des données permanentes ?

- Le système d'information du service de la paie

permet-il de s'assurer que ce dernier prend en compte toutes

ces modifications ?

Embauches:

Des références sont-elles demandées pour les titulaires des

postes de confiance ?

En particulier est-il demandé :

un extrait de casier judiciaire pour les comptables;

une copie certifiée conforme des diplômes annoncés;

une consultation des employeurs précédents.

Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets

d'une éventuelle erreur ou malhonnêteté de ces

personnes ?

Les contrats de travail exposent-ils clairement les

conditions de rémunération pour éviter toute contestation

ultérieure ?

Le registre unique du personnel existe-t-il ?

Si oui, est-il tenu â jour?

Le recours au personnel intérimaire est-il autorisé et

suivi par un responsable du personnel?

L'incorporation des données concernant les nouveaux

embauchés dans le fichier permanent est-il contrôlé, Si la

paie est informatisée ?

Promotions mutations

- Les promotions et mutations sont-elles autorisées par

XVIII

une personne responsable ?

- Le service chargé du calcul de la paie est il

correctement informé de ces mouvements ?

- Les modifications de données permanentes résultant

de ces mouvements sont-elle

contrôlées systématiquement ?

Départs

- Lors des départs (volontaires ou non> est-il exigé un

solde pour tout compte ?

- Le service responsable de la paie est-il informé

suffisamment tôt pour arrêter les bulletins de salaire

en temps et en heure ?

- Si la paie est informatisée, les bulletins de salaires

des personnes parties dans le mois font-ils l'objet

d'un contrôle suffisant pour s'assurer que

tous les éléments du solde de tout compte

ont été enregistrés?

aucun bulletin ne pourra plus être émis

ultérieurement pour ces personnes?

Engagements de retraite

Quelles sont les dispositions générales mises en place par

l'entreprise pour s'assurer que tous les éléments des

contrats, conventions, décisions> sont bien connus,

correctement appliqués et correctement traduits?

Les engagements relatifs aux Indemnités de départ en

retraite <conventions collectives, autres décisions> sont-

ils calculés ?

Les engagements liés à la souscription de régimes

facultatifs de retraite À prestations définie (rentes;

compléments de retraites, préretraite) sont-ils calculés ?

La formule de calcul suivante est-elle employée

Engagement = Droits acquis par le personnel * Probabilité

qu'a l'entreprise de verser les droits x Taux d'actualisation ?

En cas de gestion externe, les engagements transférés

couvrent-ils l'intégralité de l'engagement de l'entreprise?

Sinon, l'entreprise constate-t-elle la différence dans ses

comptes?

En cas de gestion interne, l'approche de calcul des

engagements est-elle simplifiée ou détaillée ?

La méthode de calcul est-elle rétrospective (droits acquis à

la date de clôture) ou prospective (droits acquis À la date de

départ en retraite) ?

PREPARATION DE LA PAIE

Les données variables (heures travaillées, primes...)

sont-elles approuvées par une personne responsable

avant d'être communiquées aux personnes chargées de

préparer les bulletins de salaire ?

XIX

Les données variables incorporées dans les salaires sont-

elles rapprochées des données autorisées

<individuellement ou par réconciliation globale) ?

Les heures supplémentaires et/ou les absences font-elles

l'objet d'une approbation spécifique ?

Les calculs des bulletins de salaire sont-ils vérifiés par une

personne indépendante de celle qui les a établis ?

Le total du journal des salaires est-il rapproché du total du

mois précédent avant approbation ?

Le journal des salaires est il approuvé par le responsable

avant émission dos modes de paiement?

Une personne responsable rapproche-t-elle régulièrement

les bulletins de salaire avec les dossiers individuels ?

Les retenues sur salaires (remboursement d'avances...>

sont-elles contrôlées ?

Le service responsable de la paie tient-il un registre des

congés payés pris et restant à prendre ?

PAIEMENT DES REMUNERATIONS

Le total des modes de paiement est-il rapproché avec le

journal des salaires approuvé avant signature ?

Si des salaires sont payés en espèces:

les montants payés sont-ils inférieurs au maximum

autorisé?

la caisse est-elle approvisionnée pour le montant

exact des montants à payer?

la protection des espèces est-elle suffisante?

l'identité des bénéficiaires est-elle vérifiée avant

remise des enveloppes?

un reçu est-il signé par les bénéficiaires?

les paies non réclamées sont-elles conservées dans un

coffre, et enregistrées par une personne indépendante de

la conservation des espèces?

Pour les salaires payés par chèques ou virements:

utilise-t-on un compte bancaire spécial?

Si oui, est-il alimenté pour le montant exact du livre

de paie?

L'identité des bénéficiaires des modes de règlement est-

elle vérifiée au moins par sondage?

Les ordres de virement et chèques sont-ils envoyés à la

banque ou aux bénéficiaires par des personnes

indépendantes de la préparation de la paie ?

Le compte bancaire est-il rapproché mensuellement avec le

relevé de la banque par une personne indépendante de la

paie?

COTISATIONS SOCIALES

Les cotisations sociales (part salariale et part patronale)

sont-elles contrôlées par rapport au total du journal des

salaires avant enregistrement et paiement ?

XX


Les déclarations sociales sont-elles établies

régulièrement ?

COMPTABILISATION DE LA PAIE

L'écriture de centralisation de la paie est-elle vérifiée

avec le journal des salaires ?

Le système est-il suffisant pour éviter des erreurs de

centralisation ?

Les variations mensuelles des comptes de paie sont-

elles expliquées ?

Les opérations diverses sur les comptes relatifs au

personnel et aux charges sociales

sont-elles autorisées ?

L'imputation des écritures de charges ou produits relatifs à

la paie fait-elle l'objet d'un contrôle indépendant?

Les comptes de personnel (avances. prêts, salaires à

payer...) sont-ils analysés régulièrement?

Les salariés confirment-ils régulièrement le solde de leur

compte (avances, prêts...)?

Le total de la paie enregistré en comptabilité générale

est-il rapproché avec la comptabilité analytique (heures

et valeur) ?

La provision pour congés payés est-elle calculée en tenant

compte des congés non pris de la période précédente et

des charges sociales?

Les provisions pour charges à payer sur salaires sont-elles

rapprochées des charges réelles?

Les engagements de retraite sont-ils intégralement

provisionnés ?

parallèlement provisionnées ?

intégralement inscrits en annexe ?

leur mode de calcul a-t-il été vérifié ?

explicité dans l’annexe ?

XXI

TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS............................................................................................................................i

SOMMAIRE.........................................................................................................................................ii

LISTE DES ABREVIATIONS........................................................................................................iii

LISTE DES TABLEAUX..................................................................................................................iv

LISTE DES FIGURES.......................................................................................................................v

INTRODUCTION ................................................................................................................1

PARTIE I: DESCRIPTIF ....................................................................................................6

CHAPITRE I: PRESENTATION DE LA SOCIETE ESPACE MEDICAL .........................7

Section 1- Historique de la société ...................................................................................7

1.2.1 Structure au niveau des sites à Antananarivo .......................................................8

1.2.2 Structure au niveau des sites autres sites ............................................................ 11

Section 2- Informations sur la société ............................................................................ 12

CHAPITRE II : CADRAGE THEORIQUE ...................................................................... 14

Section 1- Le contrôle interne ........................................................................................ 14

Section 2- Appréciation du contrôle interne ................................................................... 17

Section 3- Les principes du contrôle interne et les risques éventuels .............................. 20

3.1.1 Le principe de séparation des tâches .................................................................. 20

3.1.2 Les autres principes fondamentaux du contrôle interne ...................................... 22

CHAPITRE III: METHODOLOGIE APPLIQUEE ........................................................... 25

Section 1-Stage de formation ......................................................................................... 25

Section 2- Méthodes de collecte des données ................................................................. 26

Section 3: Les limites de notre étude .............................................................................. 28

PARTIE II : ANALYSE DES RESULTATS..................................................................... 30

CHAPITRE I: PRESENTATION DES RESULTATS ....................................................... 31

Section 1- Les achats et les ventes ................................................................................. 31

1.1.1 Au niveau des commandes ................................................................................ 31

1.1.2. Réception des marchandises ............................................................................. 34

1.1.3. Comptabilisation des factures et avoirs ............................................................. 34

1.1.4 Justification des soldes ...................................................................................... 34

1.2.1 Facturation ........................................................................................................ 36

1.2.2 Comptabilisation ............................................................................................... 36

1.2.3 Justification des soldes ...................................................................................... 36

1.2.4 Autres informations ........................................................................................... 36

Section 2- Les immobilisations et la paie ....................................................................... 37

2.1.2 Acquisitions des immobilisations ...................................................................... 38

2.1.3 Cessions des immobilisations ............................................................................ 38

2.1.4 Comptabilisation des immobilisations ............................................................... 38

2.1.5 Fichier des immobilisations ............................................................................... 39

2.1.6. Inspection physique des immobilisations .......................................................... 39

2.2.1 Préparation de la paie ........................................................................................ 39

2.2.2 Paiement des rémunérations et cotisations sociales ............................................ 40

2.2.3 Données permanentes ........................................................................................ 40

Section 3- Les stocks et la trésorerie .............................................................................. 41

3.1.1 La pharmacie centrale ....................................................................................... 41

XXII

3.1.2 Les opérateurs de saisie ..................................................................................... 41

3.1.3 Enregistrement des mouvements ....................................................................... 42

3.1.4 Contrôle physique ............................................................................................. 43

3.2.1 Concernant les banques ..................................................................................... 43

3.2.2 Concernant les caisses ....................................................................................... 44

CHAPITRE II: INTERPRETATION DES RESULTATS ................................................. 46

Section 1- Les forces de la société ................................................................................. 46

1.1.1 Le déclenchement de la commande ................................................................... 46

1.1.2 L’acceptation et traitement des livraisons .......................................................... 46

1.1.3 L’enregistrement des dettes ............................................................................... 47

1.1.4 Le paiement des factures ................................................................................... 47

1.4.1 Paiement par chèque.......................................................................................... 48

1.4.2 Paiement par virement ....................................................................................... 48

1.4.3 Paiement par caisse ........................................................................................... 49

Section 2- Les faiblesses de la société ............................................................................ 49

PARTIE III: SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS ................................................ 52

CHAPITRE I: SOLUTIONS PROPOSEES POUR L’AMELIORATION DU SYSTEME

DE CONTROLE INTERNE FACE AUX RISQUES ........................................................ 53


1.1.1 Principe ............................................................................................................. 53

1.1.2. Objectifs........................................................................................................... 54

1.1.3 Les enjeux du manuel de procédures ................................................................. 54

1.1.4 Elaboration du manuel proprement-dit............................................................... 55

1.2.1 Fonction d’audit interne .................................................................................... 55

1.2.2 Organisation du service d’audit interne.............................................................. 55

1.2.3 La charte d’audit interne .................................................................................... 55

1.2.4 Le manuel d’audit interne .................................................................................. 56

1.2.5 Le plan d’audit interne ...................................................................................... 56

1.2.6 Fonctionnement du service d’audit interne ........................................................ 56

1.2.7 Structure d’un service d’audit interne ................................................................ 56

1.2.8 Différences entre l’audit externe et l’audit interne ............................................. 57


2.1.1. Informations à mentionner ................................................................................ 59

CHAPITRE II: PLAN D’ACTIONS ................................................................................. 61


1.1.1. Rédaction du manuel de procédures.................................................................. 61

1.1.2 Vulgarisation du manuel de procédures ............................................................. 62

1.1.3 Le suivi et l’évaluation du manuel de procédures............................................... 62

1.2.1Le dossier permanent d’audit .............................................................................. 62

1.2.2. Le dossier de mission ....................................................................................... 63

1.2.3. Les feuilles de travail ....................................................................................... 63

1.2.4. Le planning de déroulement d’audit.................................................................. 63

1.2.5. Les questionnaires d’audit ................................................................................ 64

1.2.6. La démarche d’audit interne ............................................................................. 65

1.2.7. Recrutement d’auditeurs internes...................................................................... 66

XXIII


CHAPITRE III: LES LIMITES DE NOS PROPOSITIONS .............................................. 70

Section 1- Contraintes de la mise en place d’un service d’audit interne .......................... 70

Section 2- Le recrutement: augmentation des charges fixes............................................ 70

Section 3- Coût de formation de l’informaticien prestataire de service ........................... 71

CONCLUSION ................................................................................................................... 72

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................ VI

WEBOGRAPHIE ............................................................................................................. VII

LISTE DES ANNEXES .................................................................................................. VIII

LE CONTROLE INTERNE: UN DISPOSITIF DE MINIMISATION …

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