LE COMPTE FINANCIER LA PERIODE D'INVENTAIRE: LES ECRITURES DE FIN D'EXERCICE CHEZ L'ORDONNATEUR ET...

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LE COMPTE FINANCIER LA PERIODE D'INVENTAIRE: LES ECRITURES DE FIN D'EXERCICE CHEZ L'ORDONNATEUR ET CHEZ LE COMPTABLE Diaporama réalisé par B.SABATIER et M.L PAULET RAFAITIN Le 22/01/2008 Académie de Clermont-fd

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LE COMPTE FINANCIERLA PERIODE D'INVENTAIRE:

LES ECRITURES DE FIN D'EXERCICE CHEZ L'ORDONNATEUR ET CHEZ LE COMPTABLE

Diaporama réalisé par B.SABATIER et M.L PAULET RAFAITINLe 22/01/2008

Académie de Clermont-fd

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LE COMPTE FINANCIER

Les opérations et les contrôles chez l'ordonnateur:

La variation des stocksLa régularisation des charges et des produits

Les opérations de vérification de la comptabilité budgétaire

Les prestations en nature des personnels logés

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LES VARIATIONS DE STOCKS La classe 3 retrace la valeur des stocks détenus par l'EPLE : les

comptes restent figés pendant tout l'exercice à leur valeur d'entrée au 1/01 de l'année N , Ce n'est qu'au début de l'exercice N+1 que sont passées en comptabilité les montants des variations de stocks constatés au 31/12 de l'année N.

Les comptes mouvementés sont: 311 – Stocks de denrées 312 – Stocks de fuel 313 – stocks de Matière d’ œuvre Leur solde est toujours débiteur (comme les comptes du patrimoine

Les DBM utilisées dans GFC en fin d'exercice sont: DBM 291 = Augmentation de stock DBM 292 = Diminution de stock Ces DBM sont présentées au CA pour info avec le compte financier

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1)Les stocks : Diminution Sur 6100 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011,

tout a été utilisé et les stocks de l’année précédente ont diminué de 150 euros

Les recettes du R2 sont de 6 300 euros

Or, nous avons utilisé pour faire fonctionner le R2 plus que ce que nous avons acheté en 2007.

Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 150 euros utilisés mais pas imputés au R2 en 2007.

On fait un mandat (=dépense) au R2 6011(sans recette supplémentaire en regard ce qui a pour effet de modifier le résultat de l’exercice dans le sens d’une diminution) et un ordre de recette au ZR 311 sans charges en regard ce qui a pour effet d’augmenter les fonds disponiblesAu final les réserves ne changent pas. Une partie des stocks redeviennent des réserves disponibles qui elles mêmes ont été diminuées par le résultat de l’exercice d’autant

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DépensesDu chapitre R2

6100

Recettesdu chapitre

R26300

Stocks

Classe3

Classe6

Excédent 200Augmente

réserves disponibles

Situation avant écritures de diminution des stocks

Classe7

Classe3

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DépensesDu chapitre R2

6100

Recette 150Stocks

Stocks utilisés150 euros

Dépensesdu chapitre

R26250

Mandat au 60311 pour

augmenter la charge (donc

diminuer l’excédent ou augmenter le

déficit)

Stocks

Classe3

Classe6

Ordre de recette au 311 => augmente les réserves disponibles

Excédent 200Excédent 50

Situation après écritures de diminution des stocks

Recettesdu chapitre

R26300

Classe7

Classe3

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2)Les stocks: Augmentation Sur 6000 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, il

reste au magasin pour 200 euros de denrées le dernier jour de l’année civile

Les recettes du R2 sont de 6100 euros Ces denrées restant en stock ont été achetées en 2007 ( elles ont donc fait

partie des charges et participé au résultat de l'exercice comme le reste du compte 6011). Mais elles seront utilisées dans un exercice ultérieur

Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 200 euros non utilisés mais payés.

On fait un ordre de reversement au R2 60311 pour diminuer les charges au 6011 et un mandat (=dépense) au chapitre ZD dans le compte 311 (sans recette en regard ce qui a pour effet d’utiliser des réserves disponibles) pour constituer le stock.Au final les réserves ne changent pas. Une partie des réserves disponibles deviennent des stocks qui pourront être utilisés l’année N+1.

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DépensesDu chapitre R2

6000

Stocks

Classe3

Classe6

Situation avant écritures d’augmentation des stocks

Recettesdu chapitre

R26100

Classe7

Classe3

Excédent 100Augmente

réserves disponibles

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DépensesDu chapitre R2

6000

Stocks

Stocks faits200 euros

Dépensesdu chapitre

R25800

Ordre de reversement au 60311pour

diminuer la charge (donc augmenter

l’excédent ou diminuer le

déficit)

Stocks

Classe3

Classe6

Mandat au 311 => augmente les stocks et diminue les réserves disponibles

Excédent 100Excédent 300

Situation après écritures d’augmentation des stocks

Recettesdu chapitre

R26100

Classe7

Classe3

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LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS

Ce sont les opérations qui visent à comptabiliser après le 31/12, les dépenses et les recettes (de l'exercice N-1) qui n'ont pas pu être régularisées avant le 31/12.

On utilise la technique des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir ( PAR): Comptabilisation des services faits au titre de l'exercice

N-1 Comptabilisation des droits acquis au titre de l'exercice

N-1

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1)Les charges à payer Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des factures non parvenues à

cette date et procède à un mandatement pour ordre en se fondant sur le montant du bon de commande, devis…

L'agent comptable prend en charge le mandat et retrace en comptabilité générale l'opération de la façon suivante:

Débit 6011 / Crédit 408 ( facture non parvenue pour 1000 euros)

Sur l'exercice 2008, dès que la facture est parvenue l'agent comptable procède au paiement par le biais d'un OP: 3 CAS

Si le montant de la facture est égal à l'évaluation Débit 408 / crédit classe 5 pour 1 000 euros

Si le montant de la facture est inférieur à l'évaluation faite en 2007,un OR est effectué du montant de la différence

Débit 408 / crédit 7583 pour 200 euros Débit 408 / crédit classe 5 pour 800 euros

Si le montant de la facture est supérieur à l'évaluation, un mandat complémentaire est émis sur 2008 ( consommation des crédits 08)

Débit 6011 / crédit 4012 pour 100 euros Débit 408 pour 1000 , débit 4012 pour 100 et crédit cl 5 pour 1100

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2)Les produits à recevoir Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des droits

acquis par l'établissement en 2007 mais pour lesquels aucun titre de recettes n'a été émis sur 2007:

Exemple: un dégât des eaux survenu fin 2007 non encore indemnisé et évalué à 5000 euros

L'agent comptable prend en charge le titre remis par l'ordonnateur Débit 4681 / Crédit 771

Sur l'exercice 2008,l'agent comptable procède au recouvrement

Si l'assurance indemnise à hauteur de 7 000 euros, un ordre de recettes complémentaire de 2 000 euros est effectué

Si l'assurance n'indemnise qu'à hauteur de 4 000 euros, un mandat pour ordre de 1 000 euros est établi au Chap C 671

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La régularisation des produits du SAH A la fin de l'exercice , le crédit nourriture doit être

recalculé en fonction des recettes réelles

Voir document Fodad

Pour procéder à la régularisation , on utilise dans GFC, les DBM suivantes:

DBM 27 = régularisation des produits du C/70621 DBM 26 = régularisation des produits du C/7065 Ce sont des DBM pour info, présentées au CA avec le compte financier

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Les contributions entre services La contribution du service spécial R2 aux frais de fonctionnement

du service général, conformément aux taux de participation aux charges communes votés en CA, doit être recalculée en fin d'exercice en fonction des recettes réelles

Voir document Fodad

Cette contribution doit ensuite faire l'objet d'un mandat au R2 6588 et d'un ordre de recette au 7588

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Les opérations de vérification Les ressources affectées ou spécifiques:

Au 31/12, les produits provenant des bourses, de la taxe d'apprentissage, des contrats et conventions et des crédits globalisés rectoraux ( affectés par le CA ) doivent faire l'objet d'ordre de recettes dont le montant est égal aux dépenses effectuées

Les soldes des comptes de classe 4 correspondant font alors apparaître les reliquats disponibles en N+1

La vérification des engagements et des liquidations: Contrôle de la situation des dépenses engagées et de la

situation des recettes

Ne pas oublier les prestations en nature

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LE COMPTE FINANCIER

LES OPERATIONS ET LES CONTROLES CHEZ LE COMPTABLELA DETERMINATION DU RESULTATLA SITUATION DES RESERVES AU

31/12

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Les ultimes opérations du comptable Des opérations manuelles qui relèvent de la responsabilité du comptable , à

passer avant la production du compte financier:

Les écritures de dépréciation Les écritures de valeurs inactives Les écritures de solde des comptes d'attente ( comptes de

dépenses et de recettes à classer c/471 et 472 ) Des opérations de vérifications

Préparer les écritures d'immobilisations acquises sur fonds disponibles des services spéciaux ( virements des c/10682,10684,10687 vers le c/10681 ) à passer au moment de l’affectation du résultat

Vérifier les écritures spécifiques aux sorties d'inventaire s'il y a lieu

Recueillir les documents utiles (Situation des dépenses engagées et prévisions de recettes, inventaire, stocks, indications utiles à la rédaction du rapport)

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Les dépréciations Le patrimoine que l’on possède perd de la valeur au fur à mesure de son

vieillissement

Cette déperdition est suivie dans des comptes de classe 2 : les comptes de dépréciations . Cette opération relève de la seule compétence du comptable

Ils correspondent aux comptes d’immobilisation 215 2815bis 216 2816bis 218(2,3,4) 2818bis Ils sont crédités (=> diminution par rapport au débit des comptes

d’immobilisation) annuellement du montant de la dépréciation(=valeur des biens dépréciés divisée par le nombre d’années sur lequel court la dépréciation = 5, 10 ou 20 ans selon le type de matériel)

En classe 1, un compte (le 1069) est débité du montant exact de ces dépréciations et diminue d’autant l’origine du financement des biens

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Les vérifications préalables du comptable Un ultime contrôle de la balance est à effectuer :

Contrôle de la classe 5: solde 5151 et relevé trésor

Concordance classe 1 et classe 2 avec les documents sortis des logiciels d’inventaire

Rapprochement des comptes de classe 6 et 7 avec la comptabilité de l'ordonnateur et des pièces correspondantes ( bordereaux des mandats émis, ordres de reversement, ordres de recettes)

Contrôle des soldes des comptes de classe 4

Contrôle de la classe 3 (écritures de stocks) Précautions à prendre

Editer une balance avant soldes des classes 6 et 7 de l’exercice sur lequel on travaille (2007)

Editer une balance de l’exercice antérieur (2006) avant d’installer COFI (qui va écraser l’exercice 2006, installer 2008 et passer 2007 de N en N-1)

Calculer pour soi le résultat de l’exercice grâce aux situations des dépenses engagées et aux prévisions de recettes (Montant des recettes nettes –montant des charges nettes, par service)

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Les vérifications automatiques préalables dans GFC Le compte financier ne peut être produit qu'à partir du moment ou

la comptabilité de l'établissement est cohérente

Après l'installation du module COFI, 18 contrôles automatiques de la comptabilité sont effectués:

Il peut être décelé des anomalies non bloquantes et ou bloquantes En cas d'anomalies bloquantes, il y a retour dans la comptabilité

budgétaire ou générale pour correction

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La clôture du compte financier Déterminer le résultat de l'exercice( service général et

services spéciaux) par solde des classes 6 et 7 (procédure automatique dans COFI) puis valider les écritures éditer les fiches de compte etc.

Contrôler le fonds de roulement

Etablir la situation des réserves

Renseigner les développements des soldes des comptes ( pièce 19 ), saisir les bénéficiaires de logements de fonction ( pièce 21), rédiger le rapport sur le compte financier commun à l'ordonnateur et au comptable

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Le résultat de l’exercicesection de fonctionnement

OUVERTURESDE CREDITS

(= autorisation de dépenses)Par Chapitres

PREVISIONSDE RECETTES

(= évaluation des recettesque l’on prévoit de faire)

Par chapitresA1BCDF

707417447576

J1

J2

R2

J31N1N3

J1

J2

R2

J31N1N3

COMPTESDE

CLASSE 6

COMPTESDE

CLASSE 7

DIFFERENCE ENTRE SOLDES DES CLASSES 7 ET 6=

RESULTAT DE L’EXERCICECALCULE PAR SERVICE

Service général

Service général

Services spéciaux

Services spéciaux

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Résultat de l’exercice

Chap, Libellé du Chapitre Montant Chap, Libellé du Chapitre MontantRésultat

(Recettes-dépenses)

A1 ACTIV. EDUC. PEDAGO. (RE GEN) 24 579,22 70 VENTES PRESTATIONS DE SERVICES 5 882,88

A2 ACTIV. EDUC. PEDAGO. (RE SPE) 1 106,53 741 SUBVENTIONS ETAT 150 045,29

B VIABILISATION 120 379,28 744 SUBVENT. COLLECTIVITES PUBL. 153 247,02

C ENTRETIEN 65 282,84 75 AUTRES PRODUITS GESTION COUR. 77 780,04

D AUTRES CHARGES GENERALES 40 903,25 76 PRODUITS FINANCIERS 331,38

F AIDES ET TRANSFERTS 150 556,26

TOTAL DU SERVICE GENERAL 402 807,38 TOTAL DU SERVICE GENERAL 387 286,61 -15 520,77

J 1 ENSEIGNEMENT TECHNIQUE 175 559,36 J 1 ENSEIGNEMENT TECHNIQUE 185 579,95 10 020,59J 2 STAGES FORMATION ENTREPRISES 24 547,62 J 2 STAGES FORMATION ENTREPRISES 24 547,62

J 31 PROJ ETS ARTIST CULTURELS 2 179,52 J 31 PROJ ETS ARTIST CULTURELS 2 179,52

J 38 PROJ ET ETAB 381,15 J 38 PROJ ET ETAB 381,15

N1 FONDS DE LA VIE LYCEENNE 1 575,00 N1 FONDS DE LA VIE LYCEENNE 1 575,00

N2 ACTIONS D'ANIMATION 0,00 N2 ACTIONS D'ANIMATION 0,00

N3 APPARIEMENTS,VOYAGES,ECHANGES 13 867,37 N3 APPARIEMENTS,VOYAGES,ECHANGES 13 867,37

R2 SERV.ANNEXE HEBERG (HORS G.S) 302 790,38 R2 SERV.ANNEXE HEBERG (HORS G.S) 307 680,92 4 890,54R81 CES 9 074,39 R81 CES 9 074,39

TOTAL DES SERVICES SPECIAUX 529 974,79 TOTAL DES SERVICES SPECIAUX 544 885,92 14 911,13

TOTAUX DES CHARGES 1ERE SECTION 932 782,17 TOTAUX DES PRODUITS 1ERE SECTION 932 172,53 -609,64

Mode de réalisation de l'équilibre 609,64

TOTAUX EGAUX RECETTES ET DEPENSES932 782,17 TOTAUX EGAUX RECETTES ET DEPENSES 932 782,17

DEPENSES RECETTES

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Résultat de l’exercice section de fonctionnement

Comptes de classe 6

Compte de Classe 7

A1BCDF

707417447576

J1

J2

R2

J31N1N3

J1

J2

R2

J31N1N3

Service général

Services spéciaux

-15 520.77

+ 10 020.59

+ 4 890.54

Dont 745.08 augmentation

stocks

Dont 2279.83 d’augmentation

stocks

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La variation du fonds de roulement Le fonds de roulement :

Toutes les réserves de l’établissement : Réserves disponibles (accumulation de trésorerie) Réserves immobilisées (accumulation de biens achetés sur

réserves disponibles et non sur subvention) Les stocks (fournitures fongibles non utilisées sur

l’exercice) Ce sont les comptes 1068 (10681,106821 etc)

La variation fonds de roulement (pièce 13 compte financier) calculée automatiquement dans COFI C’est la différence entre le fonds de roulement au 31/12 de

l’année N-1 et au 31/12 de l’année N

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Variation du fonds de roulement

Augmentation des stocks =>

diminution des réserves

Depenses en capital 91 595,36 Recettes en capital sur subvention 85 970,21 -5 625,15

Augmentation des stocks alimentaires2 279,83 -2 279,83

Augmentation des stocks matières d'œuvre745,08 -745,08

Déficit de l'exercice 609,64 -609,64

TOTAL DES DEPENSES EN CAPITAL95 229,91 TOTAL DES RECETTES EN CAPITAL 85 970,21

Mode de réalisation de l'équilibre Diminution du fonds de roulement 9 259,70

AFFECTATION DU RESULTAT DE L'EXERCICE

Service général -15 520,77Enseignement technique 10 020,59Service annexe d'hébergement4 890,54

Déficit -609,64

Diminution des réserves :

Achat de Matériel Montant Serv.Postes informatiques administratifs3 292,95 SG

Autolaveuse 2 332,20 SG

5 625,15

Diminution du fonds de roulement : 9 259.70

Déficit de l’exercice + augmentation des stocks + acquisition de biens sur les réserves

=

Biens acquis sur les réserves => diminution des réserves

R2

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La situation des réserves au 31/12( Pièce 14) La pièce 14 :

Avant de la saisir il faut avoir : Calculé ou repris sur la pièce 14 de l’exercice antérieur le montant des

fonds disponibles pour chaque service au 31/12 de l’exercice précédent Calculé ou repris sur la pièce 14 de l’exercice antérieur le montant des

réserves immobilisées au 31/12 de l’exercice précédent Sous la main le montant des biens immobilisés pendant l’exercice sur les

réserves de chaque service

Les variations de stocks et les réserves sont renseignées automatiquement

L’agent comptable saisit le montant des réserves disponibles le montant des réserves immobilisées la répartition de stocks selon les services le montant des prélèvements effectués pendant l’exercice et leur

répartition selon les réserves de chaque service

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Situation au 31/12 : La pièce 14

en plus en moins

Service général 10681 332 618.72

Réserves disponibles 43 292.54 -3 292.95 653.10 39 346.49Dépôts et cautionnements 0.00Valeur des stocks 0.00Réserves immobilisées au 31/12 dernier exercice 274 458.51 5 625.15 280 083.66VMP acquises ou cédées sur décision budgétaire 14 867.67 14 867.67

Réserves des services spéciaux

Service spécial J1 106821 50 395.86Réserves disponibles 19 574.61 9 275.51 28 850.12Valeur des stocks 30 821.25 745.08 31 566.33

Service spécial R2 106872 14 568.33Réserves disponibles 8 310.23 -2 332.20 2 610.71 8 588.74Valeur des stocks 6 258.10 2 279.83 8 537.93

TOTAL GENERAL 397 582.91 0.00 0.00 14 911.13 15 520.77 396 973.27

Situation des réserves après affectation du résultat de l'exercice N-1Situation à la

clotûre de l'exercice N

Variations de l'exercicePrélèvements

sur les réserves disponibles

pour immobilisations

Constitution ou restitution de

dépôts ou cautionnement

s

Sommes saisies par le comptable dans COFI

Sommes complétées à la main par le comptable sur l’édition papier

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Calcul des réserves immobilisées (En début ou fin d’exercice : comparaison des bilans d’entrée ou de sortie)

Achats surréserves

AchatsSur subvention

Classe 2 Classe 1

RéservesImmobilisées

Réserves immobilisées à une date donnée=

Montant de toutes les immobilisationsdiminué du montant des subventions ayant servi à les financer

=Total des soldes débiteurs des comptes d’immobilisation

–solde créditeur des comptes de subvention

=

1021131113131318113185

Ordres de recettes

Mandats

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Le compte financier LE PRINCIPE

la règle de l'annualité: toute exécution budgétaire doit donner lieu en fin d'année civile à un compte-rendu d'exécution devant une assemblée délibérante ( le CA pour un EPLE )

LE CONTENU Le compte financier est donc un document commun de l'ordonnateur et du

comptable (sa composition est prévue par la circulaire 91-1132 du 10/06/91) qui décrit l'exécution budgétaire de l'ordonnateur (les dépenses et les recettes), et la traduction de cette exécution dans des écritures comptables.

Le compte financier se matérialise par divers documents retraçant la comptabilité de l'EPLE, son patrimoine, ses résultats, sa situation financière (réserves) et ses opérations à apurer :

la balance définitive des comptes, le développement des charges et des produits, l'inventaire des stocks, le bilan (avec les notions d'actif et passif), la situation des fonds de réserves du service général et des services spéciaux, le développement des soldes des comptes (ex:créances familles, créances contentieuses, reliquats crédits d'état), le rapport du chef d'établissement et de l'agent comptable sur le compte financier, les logements de fonction.

Un document final reçoit les signatures de l'ordonnateur, de l'agent comptable et du président du conseil d'administration.

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Le compte financier L'APPROBATION DU COMPTE FINANCIER

Conformément à l'article 55 du décret du 30/08/85 modifié, le conseil d'administration arrête le compte financier avant le 30 avril suivant la clôture de l'exercice : il y a deux actes relevant du domaine budgétaire à prévoir :

un acte qui arrête le compte financier un acte qui précise la ventilation du résultat de l'exercice entre le service

général et les services spéciaux.(Bien penser à passer, dès que le compte financier est adopté, les écritures d’affectation du résultat et les écritures d’immobilisations acquises sur les réserves des services spéciaux)

LA TRANSMISSION DU COMPTE FINANCIER Le compte financier est transmis dans les 30 jours suivant le vote aux deux

autorités de tutelle (n'est plus transmis au préfet). Le compte financier est ensuite transmis par l'agent comptable à la

Trésorerie Générale avant le 30 juin. La trésorerie générale devra le transmettre à la Chambre Régionale des Comptes avant le 30 octobre.

Faute de présentation dans les délais, la CRC peut désigner un commis d'office chargé de rendre les comptes

Il existe une remontée télématique du compte financier avant le 15 avril auprès des services informatiques du rectorat, puis remontée au ministère qui a ainsi une vision précise des comptes financiers des EPLE. e

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Le compte financierQUELQUES REMARQUES :

le compte financier peut être arrêté en conseil d'administration en l'absence de l'agent comptable (congé de maladie, maternité…). Le chef d'établissement peut lire en séance la présentation du compte financier préparé par l'agent comptable.

l'absence d'adoption du compte financier n'entraîne aucune conséquence particulière sauf dans l'hypothèse où elle serait motivée par des observations portant sur la régularité des opérations comptables. Dans ce cas, ces réserves ou observations sont formulées dans l'acte relatant la délibération du conseil d'administration.

La pièce 26 regroupant les signatures du compte financier "arrêté sans réserves". Si réserves émises, un exemplaire du procès-verbal du conseil d'administration sera joint au compte financier. Une nouvelle délibération peut avoir lieu après avoir apporté les corrections nécessaires.

Il n'existe pas de norme réglementaire fixant le niveau de fonds de roulement des EPLE même si l'on trouve parfois la référence à 2 mois de fonctionnement ou à 20% du chiffre d'affaires ( compte 70 ).

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LE COMPTE FINANCIER

Présentation de COFI

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LE COMPTE FINANCIER

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