Le classement

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    05-Jan-2017
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    Le classementDOSSIER 5

    Comptences :

    fichiers classer

    documents

    Connaissances :La reprsentation et la circulation des documents

    La gestion des dossiers papiers

    - les caractristiques

    - les critres de choix

    Vous participez la mise jour du classement des dossiers aux services achats et ventes sous la responsabilit de Romain GENTIL.

    Cadre du travail :

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    1.1 - Les diffrentes catgories de dossiers

    Au sein des services, les documents ne sont pas tous de mme nature ni utiliss de la mme faon. Pour mettre en place des solutions de classement vraiment efficaces, il faut donc adapter celles-ci aux 3 grandes catgories de papiers que vous retrouvez ci-dessous.

    (Site : Technoclass.com)

    1 La gestion des dossiers papiers

    Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents

    Lorganisation des affaires en cours, sur les bureaux

    La gestion des dossiers divers et varis des cadres,dirigeants et secrtaires de direction

    Exemples :

    - dossiers clients - dossiers fournisseurs - dossiers du personnel - etc

    Exemples :

    - commandes ventes - commandes dachats - commandes dexport - contentieux et litiges - rclamations clients - contrles qualit - etc

    Exemples :

    - courriers, notes, mails, - rapports et tudes, - comptes rendus de runions, - articles de presse, - projets, - documentations techniques, - etc

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    1 - Compltez le tableau ci-dessous en dterminant la frquence dutilisation des trois catgories de papier page prc-dente :

    Catgorie Frquence dutilisation

    Dossiers des fichiers permanents

    Documents des affaires en cours

    Dossiers divers et varis

    2 - Quelle que soit la nature du document utilis, quel est lintrt de le classer ?

    ...................................................................................................................................................................................................

    ...................................................................................................................................................................................................

    1.2 - Les modes de classement

    La secrtaire utilise 3 ordres de classement : le classement alphabtique, idologique et numrique.

    1.2.1 - Le classement alphabtique

    1 - Patrick BOULAY, le responsable Qualit souhaite runir les chefs de service mardi prochain 9 heures pour les informer de la mise en place dune nouvelle demande de certification. Il vous charge de prparer la note dinformation partir de ses consignes en document 1 et de reporter le nom des destinataires sur le document 2.

    Le

    metteur : P. BOULAY, responsable qualit

    Destinataires :

    Objet :Runion

    La prochaine runion concernant la mise en uvre de la nouvelle certification aura lieu ..

    2 - Dfinissez le classement alphabtique.

    ...................................................................................................................................................................................................

    ...................................................................................................................................................................................................

    MMODe : Patrick BOULAY

    Informez les personnes suivantes de la pro-chaine runion concernant la mise en place de la nouvelle certification :

    Tiphaine DOUCHEZGrald SAVIGNOLAmde BLANCHARDPaul DUMAITREAnne ZAUBIHubert FAVROLYann AMAURY

    (la liste est prsenter par ordre alphabti-que)

    Document 2Document 1 Note dinformationMmo

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    3 - Au service achats, les dossiers des fournisseurs sont tenus par ordre alphabtique. Les dnomi-nations comportant plusieurs mots, il faut classer suivant un terme directeur. partir de lextrait des rgles AFNOR concernant le classement alphabtique (document 3) et des rgles dindexage (document 4), vous devez prparer les tiquettes des dossiers des nouveaux fournisseurs en do-cument 5.

    Le classement avec terme directeur : il sagit dlaborer un classement partir dun terme qui identifie le dossier selon trois catgories. Ainsi, vous classerez vos documents partir du premier mot prioritaire : nom propre (nom de famille sans tenir compte de lventuelle particule de, d mais en tenant compte de le, la, saint, sainte) ou prnom sil est seul ou encore nom gographique (sans les articles). En cas dabsence dun nom propre, vous opterez pour le premier mot ordinaire (nom commun) ou dfaut pour le premier mot accessoire (adjectif). Par exemple, pour LE PETIT GARAGE DE RNO Jules, Petit est accessoire, Garage est ordinaire et Rno est prioritaire. En fonction de votre mtier, excluez les termes qui reviennent trop souvent. Par exemple, un fabricant de pneus ne tiendra pas compte du mot garage pour ses clients.

    Pour classer dans lordre alphabtique une rubrique, il faut :

    dterminer le mot directeur et le placer au dbut,

    placer ce qui suit le mot directeur,

    placer, la fin, entre parenthses, ce qui prcde le mot directeur.

    Exemple : pour la rubrique LE PETIT GARAGE DE RNO Jules, lindexage sera :

    RNO Jules (Le petit garage de)

    SA Les Volailles Rmy RallonCooprative agricole des fermiers de Loulevage de la Fartiretablissement FalqueEARL Bouinlevage agricole de la BohardireSA closionVad DominiqueEts DAVIEDSARL Landes AvicolesLenvol de RetzSA Bodin et FilsDVCM (Distribution Volailles Charcuterie)levage Sylvain et SophieSTVO

    Document 3 Rgles AFNOR de classement alphabtique

    Document 4 Rgles dindexage

    Document 5 Raisons sociales des nouveaux fournisseurs

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    4 - Dfinissez les termes ci-dessous pour comprendre le vocabulaire du classement alphabtique.

    Termes Dfinitions

    Dnomination (ou rubrique)

    Terme directeur

    Mot prioritaire

    Mot ordinaire

    Mot accessoire

    Indexation dune rubrique

    Renvoi

    5 - Indexez les raisons sociales ci-dessous afin de prparer le titre inscrire sur chaque dossier.

    RAISONS SOCIALES INDEXES

    6 - Classez les nouveaux dossiers.

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    7 - Au service ventes, Gilles CARNAGO utilise les classements numrique et alphabtique avec terme directeur pour ranger les nombreux dossiers clients. Karim MOUTI et Sbastien COLLARD, 2 de nos commerciaux viennent de vous transmettre une liste de nouveaux clients pour lesquels vous devez prparer un dossier. Vous devez leur attribuer un numro (do-cument 6) suivant leur date de 1re commande puis vous prsentez le rpertoire alphabtique, tabli partir du terme directeur (document 7). Le dernier client enregistr portait le n 287.

    Principe du classement numrique : il consiste classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisa-tion ncessite la consultation dun rpertoire alphabtique pour retrouver lindicatif de classement.

    Le classement idologique consiste classer les dossiers par thme (sujet, sous-sujet) eux-mme classs par ordre alphabtique.

    Nom du client NListe des prospects de la semaine dernire qui nous ont pass commande :

    Noms Date 1re cde N

    Ganasso Jacques 05/03

    La Gnrale des Viandes 02/03

    La Provenale des Viandes 08/03

    La Rose des Viandes 02/03

    Le Laurier dOr 01/03

    Service Frais 01/03

    Le Professionnel 03/03

    Gant Les Caillols 05/03

    Le Dauphin Azur 09/03

    8 - Le classement alphabtique des clients ne permet pas de distinguer la catgorie. Volador vend ses produits aux moyen-nes et grandes surfaces, des grossistes revendeurs ou encore des bouchers. Romain GENTIL a besoin dune liste des clients regroups par catgorie. partir de la liste des clients en document 8 vous compltez le document 9.

    Liste des clients

    Supermarch Casino (Moyennes et grandes surfaces)Base Intermarch de Labussire (grossiste revendeur)Boucherie ric (Boucher)Gant La Valentine (Moyennes et grandes surfaces)Les Halles de la Blancarde (Boucher)Francap Distribution (grossiste revendeur)Suprette La Rouquire (Moyennes et grandes surfaces)Roydis (Moyennes et grandes surfaces)Boucherie Baudoin (Boucher)Au printemps (Moyennes et grandes surfaces)Euro Distribution (Grossiste revendeur)Centre Bourse (Moyennes et grandes surfaces)Suprette de Saint-Joseph (Moyennes et grandes surfaces)Coccinelle (Moyennes et grandes surfaces)Centre Bonneveine (Moyennes et grandes surfaces)

    Rpertoire alphabtiqueListe prospectsDocument 6 Document 7

    Document 8

    1.2.2 - Le classement numrique

    1.2.3 - Le classement idologique

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    Document 9 Clients classs par ordre idologique

    Catgorie Noms des clients

    1.3 - Le matriel et mobilier de classement

    Le service ventes utilise plusieurs meubles et supports matriels pour classer les documents.

    Gilles CARNAGO vous explique lorganisation de son environnement de travail :

    Extrait de la conversation : Chaque client possde un dossier constitu dune chemise rabats que lon insre dans un dossier suspendu visibilit latrale. ce sujet, vous remarquerez quun dossier peut aussi bien dsigner un en-semble de documents que le support matriel qui le contient. Le dossier suspendu est accroch dans une armoire sur des rails. Dans larmoire, se trouvent galement des porte-revues qui contiennent des revues du domaine commer-cial et des bacs contenant les documents commerciaux pr-imprims vierges. Sur mon bureau, jai des chemises de dossiers en cours, un classeur anneaux de doubles de courriers, un bac courrier et le parapheur pour les courriers faire signer mon responsable. Lorsque les dossiers ne sont plus consults, je les archive dans des botes range-ment .

    classement et le document 12 prsentant les pr