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Politique de conservation documentaire

Guide étape par étape de rédaction

Natalie Lecavalier, avocat de projets,Le Cavalier Avocat d'entreprises inc.et

Dominic Jaar, conseiller juridique, litige commercialBell Canada (Beaudin Legault senc);

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Politique de Conservation Documentaire

3 5 décembre 2007

Définition

Règles définissant la conservation, l’archivage, la préservation et la destruction de toutes les données (électronique et papier) créés, reçues et gérées par les individus, personnes morales et systèmes.

4 5 décembre 2007

Pourquoi une PCD?

Répondre aux exigences de gouvernance (Bill 198, Sarbanes-Oxley, etc.)

Uniformiser la pratique de conservation

S’assurer de la conservation des données nécessaires

Augmenter la productivité et l’efficacité

Réduire les coûts en gérant efficacement

Archivage externe et interne

Utilisation de serveurs

Systèmes de sauvegarde (backup)

Détruire légalement de l’information potentiellement pertinente

Réduire les coûts liés à la collecte de données dans le cadre de litiges

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Terminologie

6 5 décembre 2007

Donnée

Code criminel342.1(2) Représentations d’informations ou de

concepts qui sont préparés ou l’ont été de façon à pouvoir être utilisés dans un ordinateur.

841 Toute forme de représentation d’informations ou de notions.

Loi sur la Preuve au Canada, 31.8Loi sur la Concurrence, 30Loi sur la Protection des renseignements personnels

et les documents électroniques, 31

7 5 décembre 2007

DocumentLoi concernant le Cadre juridique des technologies de l'information3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y

est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Loi sur la Preuve («electronic record»)34.1(1)   «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sont

enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit dans un système informatique ou autre dispositif semblable ou par un tel système ou dispositif, et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie imprimée ou autre de ces données, à l’exception de la sortie imprimée visée au paragraphe (6).

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada2. Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas

les publications.

8 5 décembre 2007

DocumentCode criminel487.011. Tout support sur lequel est enregistré ou marqué quelque chose qui peut être lu ou

compris par une personne, un ordinateur ou un autre dispositif.841. « document électronique » Ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur

quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données ainsi que tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formule contenant ces données.

Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques 2.

Loi sur la Concurrence, 2.Loi sur l'Accès à l'information 3. (“record”) Tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment

correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information.

Règles de Procédures Civiles Ontariennes30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outre d’enregistrements sonores, de bandes

magnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registres comptables, ainsi que de données et renseignements qui se présentent sous forme électronique.

9 5 décembre 2007

Dossier (« record »)

Définition

Informations• Données élaborées

Créées, reçues ou conservées• Nonobstant le type de

supportComme preuve ou élément connaissancePar une personne

• Physique ou MoraleDans le cadre de ses obligations ou de ses affaires.

• ISO 15489: 2001• International Committee on

Archives (ICA)a) Committee on Electronic

Records

Propriétés

LégalesAuthentique

• OriginalIntègre

• Complet• Non altéré

CommercialesFiable

• FonctionnelUtilisable

• Accessible• Retrievable• Compréhensible

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Papier vs. Document électronique

11 5 décembre 2007

Papier vs. Document électronique

Virtuel:

Prolifique:

Volatile:

Omniprésent:

Persistant:

Metadonnées:

Intangible et non-imprimé (90%);

Se multiplie rapidement à l’insu de l’usager;

Change à l’insu de l’usager;

Préservé dans des endroits inconnus de l’usager;

Fichiers cachés, effacés, répliqués, résiduels, fantômes, etc.;

Données à propos des données.

12 5 décembre 2007

Metadonnées

13 5 décembre 2007

Lieu

Disque dur (bureau, maison, mobile) et serveurs;

Téléphone cellulaire et assistant numérique personnel (PDA, Blackberry, etc.);

Camera numérique et lecteur MP3;

Système de messagerie téléphonique;

CD et DVD;

Mémoire solide (Clé USB, Cartes de mémoire CompactFlash, SecurityData, MemoryStick, xD)

Cassette et disquette;

Applications collaborative (Blog, Wiki, etc.) et hébergement en ligne;

Voix sur protocole internet (VOIP)

…

14 5 décembre 2007

Format

Courriel et Messagerie Instantanée;

Page Web (blog, wiki, etc.);

Base de données;

Suite de bureau : Word, Excel, Powerpoint, OpenOffice Writer, Calc, Impress, Draw, etc.;

Image;

Vidéo;

Audio;

Fichier système;

…

15 5 décembre 2007

Volume

1 Go ≈ 75 000 pages ≈ 40 boîtes;

1 ordinateur ≈ 120 à 200 Go ≈ 8000 boîtes;

1 serveur ≈ 200 à 10,000 Go;

1 serveur ≈ 8000 à 400,000 boîtes;• Comment retrouver l’information pertinente?• Coûts (≈) d’un (1) Go:

Papier (1 copie) Électronique

Impression 25,000$ 2,500$

Analyse !!!!!!!!!!!!!$ 2,500$

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De la Rédaction à l’Implentation

17 5 décembre 2007

Équipes

Supervision

Légal / conseiller externe

TI

Ressources Humaines

Secrétariat corporatif

Sécurité

VérificationAnalyse

Tous les groupesRédaction

Légal

TI

Révision

Tous les groupesPublication

Communications

• Tous les groupesFormation

Ressources humaines

• Tous les employésVérification

Vérification

• Légal

• TI

• Ressources Humaines

18 5 décembre 2007

Rédaction

Identifier les types de document

Documents (papiers et électroniques)

Questionnaire• Par groupe

Obligations légales et réglementaires• Juridictions multiples• Formats• Durée

Besoins d’affaires• Modèles• Contrats

Créer système de codes

Préservation (litigation hold)

Tiers

19 5 décembre 2007

Points saillants de la rédaction

Implication de tousTenir compte

des outils de gestion documentairedu réseau technologique

Qualités d’une PCDSur mesure pour chaque groupeSimple

• Moins de 3 périodes par groupe• Langage quotidien• Explications des outils à utiliser

20 5 décembre 2007

Contenu d’une PCD Efficace

RèglesObligatoires

Lignes directrices non-exhaustives

GestionAprès la création et la sauvegarde

Archivage pour usage futur

Copie de sécurité (Backup)

Destruction

Données, documents et dossiersPapier

Électronique

ApplicationSensibilisation aux risques et conséquences

Sanctions

21 5 décembre 2007

Inclusion

Documents / DonnéesCourrielMessagerie InstantanéeVOIPNet/Web/LivemeetingWeb 2.0

• B/Vlog• RSS• Forum• Archivage en ligne

Base de donnéesPDA, Cellulaire, lecteurs MP3, etc.Bureau à domicilePapier…

Processus

Sauvegarde/Redondance

Préservation (litigation hold)

Gestionnaire de conservation• Archivage• Destruction

Securité• Externe• Interne

a) Privilèges

b) Confidentialité

22 5 décembre 2007

Adoption

Soumettre à chaque groupe pour commentaires

Présentation à la haute administration

Adoption

Présentation au conseil d’administration

Adoption

Soumettre à chaque groupe

Adoption

23 5 décembre 2007

Publicité

Publicité interne

Mémo du président / CA

• Participation de tous

• Démontrer l’intérêt de la haute administration

Affiches

Réunions de groupe

Formation

Références

Intranet

Extranet

Guide de l’employé

Code de conduite

24 5 décembre 2007

Formation

Par groupe

Document explicatif

Intranet

DMS

Salles d’archivages

Passage vers le bureau sans papier

Automatisation de la politique

Augmentation de la productivité

Réduction des coûts

Risques et Conséquences

25 5 décembre 2007

Top 10 de la formation

Formation annuelle avec participation de la haute administrationDistribution de copies papierEmphase sur la nature obligatoireUtilisation d’exemples extrêmes afin d’illustrer les dangers des

communications électroniquesDifférentiation des dossiers corporatifs des communications

électroniques insignifiantesDémonstration de contenu approprié versus inapproprié Explication du rôle individuel dans la conservation et la destructionRappel des notions de propriété et de confidentialitéInformation des employés de la surveillance des moyens de

communicationConfirmation écrite de la lecture et compréhension de la politique et de la

participation à la formationSanction systématique du non-respect

26 5 décembre 2007

Application

Synergie TI-Vérification

Rappels

Passage vers le bureau sans papier

Réduire l’usage des disques durs locaux

SGD central

• Mise en place

• Formation

Outlook

Grand nettoyage annuel

Audit / contrôle interne

Responsable de groupe

Vérification

Prix / Félicitations

Sanctions

27 5 décembre 2007

Audit

Application dans le cours normal des affaires

Identification des ratés

Aucune PCD n’est complète ni appliquée correctement

Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage corrwill have stored their emails appropriately, following guidelines, and will use archive and records management systems as needed.

28 5 décembre 2007

Étalonnage

CorporatifInterne

• Avant vs Après• Annuel

Externe• Partenaires• Entreprises

fusionnées ou acquises

• General Counsel Roundtable, etc.

ÉquipeComparaison des résultats par groupe/département

Résultats

Nombre de dossiers/documents

Nombre de Kb

Coûts• Archivage• Serveurs• Litige/Enquête

Productivité et efficacité

29 5 décembre 2007

Révision

Changements législatifs

Conservation

Authenticité et intégrité

Normes de l’industrie

Fusions/acquisitions et Ventes

Nouveaux

Employés• Départs• Promotion• Arrivées

Outils / technologies

30 5 décembre 2007

Sensibilisation et sanctions

Proportionnalité et Gradation

Avertissement(s)

Suspension

Congédiement

Poursuites• Civiles• Réglementaires• Criminelles

31 5 décembre 2007

Risques et Conséquences

Pertes de données

Confidentielles

Stratégiques / Commerciales

Modèles / Précédents

Conservation de données préjudiciables

Réglementaire

Amende

Destruction (Spoliation)

Présomption préjudiciable

Rejet de témoignage/pièces

Rejet d’action

Atteinte à l’image / réputation

Responsabilité indépendante

32 5 décembre 2007

Risques et SanctionsDestruction involontaire

« Oops! I just deleted all your files.Can you repeat everything you’ve ever told me? »

33 5 décembre 2007

Risques et Sanctions

« Destroyed without my knowledge »

Spoliation

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Système de Gestion Documentaire

35 5 décembre 2007

Types de données

ActivesAccessible dans le cadre des affaires

ClasseurDisque dur, Serveur, PDA

Archivées (inactives, patrimoniales)Archives locales: .bak, .pst, .rar, .zipBandes de réserve (Backup tapes)Salle d’archivage

Fichiers cachés / systèmesEffacées / Residuelles (Ambientes, Latentes, Inactives)Repliques / RéminiscentesMetadonnées

36 5 décembre 2007

Types de documentsGénéraux

AgendaEntentesCorrespondanceDossiersModèles, formulaires, précédentsMinutesPolitiques, Codes et lignes directricesPrésentations, rapports et graphiques

Champs de pratiqueAcadémique et ScientifiqueCommecial et financeCorporatifLégalMédia et MarketingTechnique

37 5 décembre 2007

Préservation – Sursis de Destruction

Partie integrante de la PCDSuplante toute PCDSuspens tout processus de destruction de données potentiellement pertinenteIdentifie les règles à suivre

Connaissance du litigePersonnes impliquéesDonnées pertinentes

Identifie les processus à mettre en placeCourriel/ memo

Au TI, gestionnaire de données, Personnes impliquéesContenu

Réitère les règles à suivreIdentifie quoi et où chercher

Visite du department TI (retrait des cassettes de sauvegarde)Visite des Personnes impliquées et assistantesUne fois ne suffit pasSurveillance de l’implantation

38 5 décembre 2007

Ressources

Politique de conservation documentaire General Counsel Roundtable (inscription nécessaire) Compliance ressources by Fios

Gestion de l’information• Federal Chief Information Officers’ Council• General Counsel Roundtable • National Archives and Records Administration• ARMA International

Administration de la preuve électronique (E-discovery)• Canadian E-discovery Portal• The Discovery Task Force on E-Discovery Guidelines and Resources Page• The Sedona Conference• Craig Ball• Discovery Ressources• Wines and Information Management• Moteur de recherche spécialisé

39 5 décembre 2007

Normes

ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for Managing Electronic Messages as Records

ANSI/ARMA TR31-2004, Legal Acceptance of Records Produced by the Information Technology Systems

ANSI/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information

DOD5015.2, Functional Requirements for ERM SoftwareEuropean Commission (2001), Model Requirements for

the Management of Electronic Records ISO 15489, Information & Documentation – Records

Management