Le Cadre RèGlementaire Dun éVéNementiel 13 Novembre 2008

odi C tourisme 13/11/08

LE CADRE RÈGLEMENTAIRE

Les différentes démarches


Qui peut déclarer ?Un individu peut déclarer une manifestation seulement elle est très souvent refusée

(un individu ne peut pas par lui même donner toutes les garanties de bon

déroulement de cette manifestation en cas de débordement).

Par conséquent, il est plutôt conseillé de faire cette déclaration avec une association loi

1901


La réglementation de base des activités de spectacle a pour objet

de s'assurer que le respect des règles de sécurité le droit social le droit de la Propriété Intellectuelle le droit commercial

sont correctement appliqués.


LA PRÉSENTATION de ces règles de base

Répartie sous trois aspects


LES AUTORISATIONS ADMINITRATIVES

LES CONSIGNES DE SÉCURITÉ

LES DIFFÉRENTES OBLIGATIONS


LES AUTORISATIONS ADMINITRATIVES En charge d'un événement accueillant des personnes dans un lieu public, il vous faudra obtenir certaines « autorisations » auprès, principalement, des :

Mairies, Préfectures ; Commissariats de police ou gendarmerie


à la Mairie, l’autorisation

d'organiser un événementiel : spectacle, bal, feu d'artifice, kermesse, fête foraine…

d'organiser des manifestations dans les rues de la commune ;

d'ouvrir un débit de boissons occasionnel (catégorie 1 ou 2, article 48 du Code général des Impôts) ;


également l’autorisation de disposer d'un lieu, en particulier s’il n'a pas

pour vocation première d'accueillir des spectacles : gymnase, stade, chapiteau, …

d'implanter des banderoles ou des panneaux sur la voie publique ;


autorisation

de sonoriser la voie publique par haut-parleur, par le passage d'une voiture sono (circulaires n°244 du 23 mai 1960, n°308 du 22 mai 1965 et n°9748 du 15 octobre 1975) ;

de fermeture tardive des débits de boissons ;


demande si nécessaire

d’un arrêté municipal interdisant, durant les festivités,

de circuler ou de stationner dans certaines rues ou places

en instaurant des déviations éventuelles


A NOTER

En qualité de premier Magistrat de la Commune et, en vertu de ses

pouvoirs de police, le Maire peut refuser d'accorder ces

autorisations pour des raisons de sécurité (salles non-conformes)

ou d'ordre public ou bien encore de non respect de la législation


à la Préfecture,

la déclaration de l’événementiel en précisant

s'il donne lieu à billetterie et à publicité si l'organisateur n'est pas titulaire d'une

licence d'entrepreneur de spectacles.


à la gendarmerie ou à la police municipale ou au Commissariat

la déclaration de la manifestation doit être également effectuée auprès d’eux :

en charge d’assurer la sécurité, ils sont aussi des interlocuteurs non seulement légitimes

mais incontournables lors d’événements d’envergure.


aux secouristes

Les sauveteurs-secouristes comme la Croix-Rouge, service des pompiers…

peuvent également être concernés.

Des concertations lors de la préparation de l’événement permettront de leur expliquer

la nature des risques, de solliciter des conseils...

Jusqu’aux médecins de garde qui seront eux aussi informés.


La déclaration : il n'existe pas de formulaire tout prêt

fait connaître les noms, prénoms et domiciles des organisateurs,

est signée par trois d'entre eux, faisant élection de domicile dans le département ;

indique le but de l’événement, le(s) lieu (x), date (s) heure (s) des festivités, le nombre de visiteurs attendus,

informe, s'il y a lieu, de l'itinéraire projeté.


L'autorité qui reçoit la déclaration en délivre

immédiatement un récépissé


En matière de délais

En règle générale, préférez engager la procédure très en amont, entre un à deux mois avant, de manière à pallier toute difficulté ou incompréhension.

Ce délai est d'ailleurs celui généralement demandé par la puissance publique


LES CONSIGNES DE SÉCURITÉLa sécurité du public relève à la fois :

du maire, chargé de la police municipale,

de la responsabilité du propriétaire du lieu,

de l’organisateur du spectacle


Assurer la sécurité des personnes dans un ERP

Sont considérés comme ERP (Etablissements Recevant du Public) ) les lieux public ou privés accueillant des clients ou des utilisateurs autre que les employés :

salles de spectacle, de conférence, cinémas, théâtres, bibliothèques, écoles, hôtels, …

structures fixes ou provisoires (chapiteaux, structures gonflables).


Un registre de sécurité

doit être tenu par l’exploitant de l’établissement dans lequel sont consignées :

les rapports de vérification des installations techniques ;

les certificats de réaction au feu des matériaux ;

les travaux avec leur nature et l'entreprise les ayant effectués

…


Ces mesures

dépendent du type d'activité et du nombre de personnes que peut recevoir l'établissement.

sont à prendre dès la conception pour les bâtiments neufs. Le permis de construire n'est délivré qu'après avis de


La commission de sécurité

Chaque département dispose d'une « commission consultative

départementale de la protection civile »


Ces commissions ont été instituées

par le décret nº 65-1048 du 2 décembre 1965, modifié par le décret nº 70-818 du 10 septembre 1970.

Le préfet crée, après consultation de cette commission, des commissions

de sécurité d'arrondissement


Ces commissions « locales »sont composées notamment

d'un sapeur-pompier, d'un agent de la DDE,

d’un représentant des autorités ayant pouvoir de police

(préfet, maire) et de représentants d'associations de défense

des handicapés.


Les Commissions de sécurité examinent les plans ; effectuent des visites à l'ouverture puis de

manière régulière, ainsi qu'après des travaux importants, afin de rendre un avis favorable ou défavorable à l'ouverture du site.

L'autorisation d'ouvrir un site relève du maire par arrêté municipal


Classement des ERP

Les ERP sont classés suivant leur activité et leur capacité


L'activité, ou « type », est désignée par une lettre définie par l’article GN1 du règlement

de sécurité incendie dans les ERP :

L : salles d'auditions, de conférences, de réunions, de spectacles ou à usage multiple ;

P : salles de danse et salles de jeux ; S : bibliothèques, centres de documentation ; T : salles d'exposition ; X : établissements sportifs couverts ; Y : musées


Pour les établissements spéciaux

PA : établissements de plein air ; CTS : chapiteaux, tentes et structures

itinérants ou à implantation prolongée ; SG : structures gonflables ; PS : parcs de stationnement couverts ; GA : gares accessibles au public …


La capacité, ou « catégorie », est désignée

par un chiffre défini par l'article R123-19 du Code de la construction et de l'habitation :

1ere catégorie : + de 1500 personnes ; 2e catégorie : de 701 à 1500 personnes ; 3e catégorie : de 301 à 700 personnes ; 4e catégorie : 300 personnes et au-dessous, à

l'exception des établissements de la 5e catégorie ; 5e catégorie : établissements accueillant un

nombre très réduit de personne


La sécurité dans un ERP

Votre responsabilité en qualité d’organisateur

d’événement


Malgré le passage de la Commission de sécurité

L’organisateur se doit de procéder à plusieurs vérifications, dont :

S'assurer de l'accessibilité et de la facilité de circulation des personnes handicapées;

Contrôler les chaises du public : elles doivent être liées entre elles afin d'éviter

leur chute en cas d'évacuation ;


Veiller à faciliter au maximum le passage des acteurs entre les coulisses et la scène, souvent dans la pénombre pas d'objets encombrants au sol, pas de câbles électriques scotchés au sol

Signaler clairement les issues de secours et les déverrouiller le passage ne doit pas être obstrué


de s’assurer également du bon fonctionnement de (s)

l'alarme elle doit permettre l'évacuation du public en cas

de nécessité, dispositif sonore audible en tout point de

l'établissement ; installations électriques et de l'éclairage de

sécurité : éclairage d'ambiance et éclairage d'évacuation ;


de vérifier

la présence d'extincteurs ;

les matériaux utilisés, en fonction de leur réaction au feu ; pour les matériaux et installations rapportés

(décors, tissus, rideau, accessoires...), se renseigner auprès de la commission de sécurité sur la nécessité de faire vérifier ces installations.


D’organiser une procédure d'évacuation en cas d'incendie : repérer le disjoncteur général ainsi que les

issues de secours, nommer des personnes chargées de

l'évacuation, déterminer "qui sort par où ?".


de manière générale Prenez connaissance dans le détail du

règlement intérieur ou de la convention de mise à disposition et respectez strictement les consignes, notamment de sécurité.

En cas de doute ou d'incompréhension, n'hésitez pas à interroger la mairie, la préfecture, le gestionnaire des lieux

Vous pouvez également faire appel à un agent d’une équipe de sécurité incendie


Dans le cas

d’utilisation de chapiteau

Vérifier la certification d’un organisme agréé pour l'installation de gradins ou le montage et les ancrages de ce type de structures


La sécurité sur la voie publique

Votre responsabilité en qualité d’organisateur

d’événement


Vous devez veiller

à la libre circulation des véhicules et des personnes ;

à l'absence de nuisances, liées aux équipements de la manifestation Le niveau acoustique ne doit pas dépasser les

105 décibels ; au respect du maintien de l'ordre ; à la sécurité des personnes et à la salubrité


Même si la mairie vous autorise à fermer des rues à la circulation, vous devez

prévoir impérativement

des couloirs d'accès aux véhicules de sécurité et de secours pouvant être dégagés instantanément. 3 ou 4 mètres de largeur

des itinéraires de contournement (et les indiquer), en collaboration avec les services de police ;


Dans certains cas

Veillez à ce qu'un emplacement de parking proportionnel au public attendu soit aménagé

Malgré votre propre organisation de sécurité, le maire ou le préfet peut demander que votre service d'ordre soit complété par des forces de police officielles


Réglementation particulière

Exemple d’une Manifestation sportive


Manifestation sportive

Au vue de la complexité de la réglementation, en fonction de la discipline et de la région

(marche à pied, cyclo-tourisme, rollers, cyclo-cross…)il est nécessaire de s'informer auprès de

sa fédération, des services de jeunesse et sports

ou de la préfecture.


Néanmoins

Soyez vigilant afin d'assurer au maximum la sécurité des sportifs, des bénévoles et du public

barrières de protection obligatoires pour certaines épreuves telles que moto-cross, course cycliste...

La structure médicale doit être adaptée à la nature et à l'ampleur de la manifestation du simple secouriste à la présence d'une équipe

médicale avec structures aménagées pour les soins


LES DIFFÉRENTES OBLIGATIONS


ENTREPRENEUR DE SPECTACLES

Les conditions d’obtention de la licence


Principe

L’exercice de l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants est soumis à la

délivrance d’une licence.


Champ d’application

Outre les différentes structures commerciales, l’activité d’entrepreneur

de spectacles vivantspeut être exercée, depuis 1992, dans le

cadre d’une structure associative.

La licence est personnelle et incessible.


Attribution : lorsque l’activité est exercée

directement, par une personne physique, la licence est attribuée sur justification de l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ou le cas échéant, au Répertoire des métiers.

par une personne morale, la licence est accordée : Entreprises commerciales : Président du Conseil

d’Administration ou Directeur Général pour les SA et Gérant pour les SARL


Attribution de la licence aux

Associations et établissements publics : dirigeant « désigné par l'organe délibérant prévu par les statuts » ;

Salles de spectacles exploitées en régie directe par les collectivités publiques : « personne physique désignée par l’autorité compétente. »

L’attribution de la licence est interdite aux personnes relevant du régime de

l’intermittence du spectacle.


Procédures

Les dossiers de demande de licence sont à retirer auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (Drac) de sa région.

la décision doit intervenir dans un délai de quatre mois après sa réception.

La procédure est gratuite. La licence est délivrée pour une durée de

trois ans renouvelable.


Dispenses

L’activité d’entrepreneur de spectacles vivants peut être exercée

occasionnellementsans possession d’une licence

dans la limite de six représentations par an.


ARTISTES DU SPECTACLE

La présomption de salariat


« Tout contrat passé avec un artiste, moyennant rémunération

est présumé être un contrat de travail »

(art. L.762-1 du Code du travail).


Dans le cas d’un Spectacle Occasionnel L'engagement direct d'artistes et de

techniciens professionnels fera obligatoirement l'objet d'un contrat de travail.

L'organisateur devra ensuite satisfaire à toutes les obligations légales d'un employeur, en veillant au respect des conventions collectives des professions du spectacle.

Il devra fournir un bulletin de paie à ses salariés et les défrayer


Cotisations sociales

Les démarches de verser aux organismes compétents les parts salariales et patronales des charges sociales

correspondant aux rémunérations des artistes et techniciens du spectacle sont

simplifiées grâce à la formule du G U SO


DROITS D’AUTEUR

SACEM,SACD


La Déclaration Sacem

est à effectuer, au moins dans les quinze jours qui précèdent votre manifestation ;

la Sacem vous adressera alors un contrat autorisant l’utilisation en public d’œuvres de son répertoire et que vous renverrez après l’avoir signé ;


Cette déclaration à l’avance permet de bénéficier d’une réduction de 20 % sur le tarif appliqué lorsque le contrat n’a pas été conclu avant la séance ;

Si la manifestation ne comprend aucune œuvre du répertoire de la Sacem, il n’y aura aucune redevance à payer.


La Déclaration SADC

Si pour l'organisation d'un spectacle vous faites appel à une troupe extérieure,

assurez-vous qu'elle détient bien l'autorisation préalable de l'auteur


Les manifestations occasionnelles reposent

souvent sur l’activité

DE BÉNÉVOLES


Il est nécessaire

d'inclure les bénévoles dans l'assurance prise par l'association.

de faire signer à tous les bénévoles une déclaration sur l’honneur de bénévolat

Tous les frais engagés par ou pour les bénévoles doivent faire l’objet de pièces justificatives (factures, billets de transport, notes de restaurant, etc.), jamais de simples notes de frais.


LES ASSURANCES

Les trois assurances principales


Responsabilité civile organisateur (RCO) Le contrat RCO souscrit par l’organisateur

est au profit exclusif des tiers. Il couvre les dommages corporels, matériels ou

immatériels (financiers) causés aux tiers si sa responsabilité

est engagée.


Précisions L’organisateur doit inclure les périodes de

montage et de démontage de ses installations dans la période de garantie de son contrat RCO

Pour les spectacles de rue, c’est la municipalité qui est responsable des désordres sur la voie publique mais on peut reprocher à l’organisateur un défaut d’organisation (barrières mal placées par exemple).


Tous risques matériels (TRM)

Ce contrat paiera à la constatation du dommage

(matériel cassé ou volé par exemple), sans chercher à déterminer si votre

responsabilité est engagée


Précisions

Vous devez le souscrire si vous louez du matériel.

Dans le cas où vous devez assurer le matériel, n’oubliez pas d’inclure le temps de transport dans la période de garantie

demandez au loueur la valeur à neuf de remplacement du matériel : ce sera la base de votre assurance.


Annulation

Cette assurance couvre l’organisateur, contre les conséquences financières

de l’annulation, l’abandon, l’interruption ou le report de son événement.


Définir qui est responsable ?

Si l'organisation de la manifestation est assurée par la commune, c'est la commune qui engage sa responsabilité. C'est donc elle qui doit vérifier que ses

contrats d'assurance couvrent bien la manifestation et souscrire éventuellement des contrats additionnels afin de couvrir des risques


si l'organisateur est une association de type loi 1901, c'est elle, représentée par son président, qui est responsable. avant de délivrer son autorisation, la mairie

doit s'assurer que l'association est en règle en lui demandant de produire une copie de ses statuts et de son contrat d'assurance.


si la commune participe à l'organisation d'une manifestation en prêtant des locaux ou en mettant du personnel communal à disposition d’une Association, il conviendra de rédiger une convention où seront précisées les obligations incombant aux deux parties, notamment en cas d'accident causé aux spectateurs. le projet de convention doit être adressé au

service juridique de la compagnie d'assurance garantissant la responsabilité générale de la commune.


Pour vous aider à compléter

Les notions qui constituent le respect de toute réglementation

en matière d’organisation d’événementiel


quelques sites utiles :

www.culture.gouv.fr www.legiculture.fr www.securite-spectacle.org www.associanet.com www.irma.asso.fr (fiches pratiques) www.guso.com.fr www.sacem.fr

http://www.culture.gouv.fr/


http://www.legiculture.fr/




http://www.securite-spectacle.org/


http://www.associanet.com/


http://www.irma.asso.fr/

http://www.irma.asso.fr/

http://www.guso.com.fr/


http://www.sacem.fr/


Merci de votre attention

Chantal Couralet


quelques sites utiles :

www.culture.gouv.fr/ www.legiculture.fr www.securite-spectacle.org/ www.associanet.com/ www.guso.com.fr/ www.sacem.fr/















http://www.sacem.fr/

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