D.E.S.S. I.G.S.I. - Audits des systèmes d'informations - L. Guth

L’audit : est ce vraiment utile ?

Méthodologie autour d’une étude de cas

Les outils de l’auditeur

Qu’est ce qu’un bon système d’information ?

PLAN

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L’audit : est ce utile ? Quelques définitions …« L’audit qualité est un examen méthodique et

indépendant en vue de déterminer si les activités relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon efficace et si elles sont aptes à atteindre les objectifs »

« L’audit est une fonction d’expertise, indépendante au sein de l’entreprise assistant la Direction de celle-ci pour le contrôle général de ses activités. »

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L’audit : est ce utile ? Quelques définitions …«  L’audit est un examen professionnel d’informations ou

de procédés en vue d’exprimer une opinion responsable et indépendante, par référence à des critères de qualités et/ou de normes »

« L’audit est l’intervention dans l’entreprise sous la forme d’un projet, de spécialistes utilisant des techniques et des méthodes spécifiques, ayant pour objectif :a) d’établir les possibilités d’améliorationb) de créeer au sein de l’entreprise une dynamique de progrès. »

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L’audit : est ce utile ? indépendance

expertise, professionnel, méthode, …

dispositions préétablies, référentiel

solution, amélioration, progrès, résultats

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L’audit : est ce utile ?

pilote

système

Feed back

Une entreprise a besoin de contrôle interne

Tableau de BordContrôle de gestionQualitéRHManagement

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L’audit : est ce utile ?

Le pilote doit savoir si :

les objectifs sont atteints

les risques sont couverts

L’audit permet d’assurer au pilote que son contrôle interne fonctionne.

Les référentiels sont les objectifs et les risques

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Donc l’audit n’est pas :

Une démarche qualité Un mode de management

Une étude d’organisation

De L’inspection

Un projet Du contrôle De l’auto-contrôle

L’audit : est ce utile ?

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L’audit : est ce utile ?L’audit dans l’entreprise :

- naissance dans une crise : 1929

- d’abord financier puis s’étend à l’ensemble des fonctions

- position dans l’entreprise très variable…

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L’audit : est ce utile ?Qui fait de l’audit :

Audit interne Audit externe

PositionIndépendanceCompétenceDisponibilitéMéthodologie

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L’audit : est ce utile ?Audit par nature :

Quel référentiel ? Quel résultat ?

Conformité

Efficacité

Stratégique

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L’audit : est ce utile ?Audit par nature :

Quel référentiel ? Quel résultat ?Conformité Référentiel strict :

Normes, procédures…

Certification, écarts

Efficacité Référentiel élargi : résultats, risques…

Plan d’action

Stratégique Référentiel flou : marché, vision, …

Choix décisifs globaux

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L’audit : est ce utile ?Audit par fonction :

Finance

Qualité

S.I. Achats Production

Social Juridique

….

Conformité

Efficacité

Stratégique

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Méthodologie de l’audit

Différentes étapes bien définies

Un exemple pour illustrer :

«  une grande entreprise voit croître de manière importante et continue le coût de maintenance d’un applicatif interne »

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Pourquoi ?PlanifierPrévoir les ressourcesPrévenir les auditésOutil de communication

Comment ?

Périodicité annuellePrésentationContenu

Résultat :Plan des audits

Méthodologie : plan d’audit

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Méthodologie : plan d’audit

Pourquoi ?Être mandatéSavoir exactement ce que l’on doit faireOutil de communication

Comment ?

RédacteurQuoi, objectif QuandMéthode, l’équipePPCH

Validation successive

Résultat :Note de mission

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Méthodologie : note de mission

Pourquoi ?Être mandatéSavoir exactement ce que l’on doit faireOutil de communication

Comment ?

Résultat :Note de mission

RédacteurQuoi, objectif, périmètre QuandMéthode, l’équipePPCHRappel du plan d’auditDate et mode de diffusionValidation successive

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Méthodologie :préparation mission

Pourquoi ?Réfléchir avant d’agir : faire une simulation de l’audit.Quel résultat veut on atteindre ?

Comment ?

RéférentielsBase donnéesStatistiqueAudits précédentsOrganisation, analyse du métierMéthode de recueilRecherche d’expertise

Résultat :PlanningGestion des ressourcesListe des interlocuteursEtre prêt

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Méthodologie :Réunion d’ouverture

Pourquoi ?InformerMobiliser

Comment ?

Réunir les intervenants

Présentation :De la méthodeDes objectifsDu calendrier

Résultat :Validation claire des objectifs et des actions

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Méthodologie : phase de recueil

Pourquoi ?Faire un état de la réalité en regard du référentiel

Comment ?

Méthode classique de recueil :QuestionnaireInterviewEnquête…

Résultat :ModélisationClassementTFFA, première conclusion

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Méthodologie : réunion intermédiaire d’avancement

Pourquoi ?Valider les conclusions de la phase d’approche.

Comment ?

Réunir les décideursUne ou plusieurs réunionPAS DE SOLUTIONTester l’auditoire

Résultat :Validation du TFFAProgramme de vérificationIdées de solution

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Méthodologie : programme de vérification

Pourquoi ?Apporter les preuves définitives

Comment ?

Établir une liste précise des points à validerChercher les preuves capables d’apporter la démonstration (témoignages, statistiques, faits…)

Résultat :TFFA validé complètement

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Méthodologie : réunion de clôture

Pourquoi ?

Décider sur la base des recommandations de l’auditeur

Comment ?

Réunion des décideursConstruction du plan d’action collectivement

Résultat :Plan d’action

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Méthodologie : qu’est ce qu’un audit réussi

Appréciation des audités et des mandataires :un audit doit rester un événement

Mesure de la performance :- nombre d’action menée- criticité des actions- résolution des problèmes

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LES OUTILS DE L’AUDITEUR

La boite à outils est très fournie : quelques thèmes

- conduite d’entretien- questionnaire- recueil de l’existant, analyse d’une situation- rédaction du rapport- classement- communiquer (présentation, support…)- …

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LES OUTILS DE L’AUDITEUR

Rédaction d’un rapport :

- outil très utile dans l’entreprise- faire court- titre accrocheur- écrire pour celui qui lit- savoir le diffuser- une explication, des faits, des exemples- donner envie d’en savoir plus

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Un système d’information efficaceAudit de projet :

- objectifs fonctionnels- planning- budget- méthode- revue de projet

- faut il arrêter le projet ?

- comment redresser le tir ?

- a t-on toujours à faire à un projet ?

Dérive du projet

Projet prévu

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Un système d’information efficace

Veille technologiqueObjectifs

Être en avance sur la concurrence ou éviter d’être en retard

RisquesEssuyer les plâtres, définir les standards du marché, se tromper de technologie

Investissements inutiles et couteux

Etudier chaque fonction :

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Un système d’information efficace

DéveloppementsObjectifs

Disposer d’outils performants

RisquesOutils ne répondants pas aux besoins des utilisateursProgrammation défaillanteCoûts de maintenance élevésIncohérences ou inexactitude des données

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Un système d’information efficace

Réseau et télécommunicationObjectifs

Communiquer en tout point, à tout moment en toute sécurité.

RisquesInterruption des communications

Intrusion

Diffusion non maîtrisée de l’information

Etudier chaque fonction :

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Un système d’information efficace

Architecture du S.I.

Objectifs

Mettre en place une architecture souple, conviviale, évolutive et peu coûteuse

RisquesChoix incohérents, complexes.Tour de Babel informatiqueDuplication des BD

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Un système d’information efficace

Maintenance

Objectifs

Réduire le coût Maintenir l’ensemble des matériels, réseaux et logiciels à 100 % opérationnels

Risques

Qui détient la maintenance ?Taux opérationnelEvolution des budgets