LA_SAGAS_MODE_OPERATOIRE_V1.0

SAGAS Mode opératoire

Octobre 2011

SAGAS – Mode Opératoire Direction des Technologies - Octobre 2011

Accès à SAGAS

Chaque utilisateur a un accès direct à SAGAS à partir du lien suivant : http://sagas.siege.la.priv

L’authentification se fait :

Soit de manière automatique si vous utilisez Internet Explorer

Soit en saisissant votre identifiant et mot de passe de connexion si vous utilisez Firefox*

Lors de la connexion à SAGAS, vous êtes dirigé sur le menu Bureau, c’est à dire sur la vue de vos documents (Fiches collaborateurs et demandes à valider) en attente de traitement de votre part.

* Les autres navigateurs ne sont pas préconisés

2


Le menu « Bureau » répertorie l’ensemble des documents que vous devez traiter.

Le menu « Collaborateurs » permet de visualiser les fiches individuelles : • Des collaborateurs internes dont vous êtes le manager

• Des collaborateurs externes

Le menu « Demandes en cours » répertorie l’ensemble des demandes en cours de traitement.

Le menu « Demandes traitées » répertorie l’ensemble des demandes ayant été validées et réalisées.

Présentation générale

L’outil SAGAS est composé de 4 menus.

3


A l’arrivée d’un nouveau collaborateur (interne ou externe), le manager est en charge de faire l’ensemble des demandes suivantes : l’accès à des applications informatiques, l’équipement en matériel ou l’accès aux différents sites, etc.

Pour un collaborateur interne, la fiche collaborateur est créée automatiquement en paie (Peoplesoft) .

A l’ouverture de la fiche, vous avez accès directement aux demandes à effectuer.

Pour un collaborateur externe, dont le profil n’est pas créé en paie, la 1ère étape consiste à créer la fiche collaborateur dans SAGAS avant de faire les demandes.

Arrivée d’un nouveau collaborateur

Création Fiche Collaborateur externe

Accès aux documents déjà créés

4


Les demandes que vous pouvez effectuer dans SAGAS sont réparties en 3 rubriques :

Dans la partie « Accès aux applications », les demandes de création de compte aux principales applications informatiques de l’entreprise

Dans la partie « Demandes de matériels et services » : • Les demandes de matériels informatiques

• Les demandes de téléphonie portable

• Les demandes d’accès aux restaurants d’entreprise

• Les demandes de places de parking

• Les demandes de bureau

Dans la partie « Demande d'autorisation d'accès site », les demandes de badges d’accès aux bâtiments

Demandes possibles dans SAGAS

5


Une fois les informations enregistrées sur la fiche collaborateur, vous pouvez réaliser les demandes à partir de l’écran qui apparait.

Les demandes sont de 3 types : Applications, Sites, Matériels et Services (accès cantine et parking, bureau, matériels

informatiques, téléphonie, autres) . Exemple : création d’une demande d’accès à une application.

Création de demandes pour un collaborateur

Cliquer sur « Ajouter » pour faire une demande

2- Niveau de droits

3- Administrateur défini pour l’application

4- Commentaires si besoin 5- Enregistrement

1-Choix de l’application

6


Pour réaliser une demande supplémentaire, aller dans l’onglet « Collaborateurs » et cliquer sur la fiche du collaborateur concerné. Puis, cliquer sur « Modifier » et faire la demande souhaitée.

Une fois les demandes faites, cliquer sur « Envoyer les demandes supplémentaires »

Création de demandes pour un collaborateur

7


La date de départ d’un collaborateur interne est créée automatiquement dans SAGAS par la présence d’une date de départ dans le logiciel de paie (Peoplesoft). La date de départ est transmise via PeopleSoft, seule la DRH peut la modifier.

Une seule notification est envoyée à J+1 de la date de départ à l’ensemble des personnes concernées (Services généraux, administrateurs applicatifs,…) pour la désactivation des droits du collaborateur.

Départ d’un collaborateur interne

8


Le départ d’un collaborateur externe peut s’effectuer de deux manières : • Le départ du collaborateur est initié par le manager dans SAGAS

• Le départ du collaborateur s’effectue automatiquement dans SAGAS par la présence d’une date de départ.

Le départ du collaborateur est initié par le manager dans SAGAS • 1ère étape : dans l’onglet « Collaborateurs », le manager clique sur la fiche du collaborateur concerné.

• 2ème étape : il arrive sur la fiche du collaborateur et clique sur « modifier »

• 3ème étape : Le manager arrive sur la fiche en mode édition et clique sur « Départ collaborateur ».

Cette action lance les demandes d’annulation.

Départ d’un collaborateur externe

Cliquer sur « Modifier »

Cliquer sur « Départ collaborateur »

9


Des notifications sont envoyées pour informer du départ du collaborateur aux différents services concernés.

Les notifications sont les suivantes :

• À J-8 de la date de départ : relance au manager pour l’informer de la fin des droits de son collaborateur externe.

• À J-2 de la date de départ : si le manager n’a pas modifié la date de départ, une deuxième relance est envoyée au manager et au collaborateur externe concerné.

• À J+1 de la date de départ : une notification est envoyée à l’ensemble des personnes concernées (Services généraux, administrateurs applicatifs,…) pour la désactivation des droits du collaborateur externe.

Départ d’un collaborateur externe

10


Vous pouvez retrouver sur la page SAGAS de l’intranet (Rubrique Pratique) : • Les procédures

• Les modes opératoires • Les guides utilisateurs

• La FAQ

• Les actualités SAGAS

Accès direct à partir du lien suivant :

• http://intranet.siege.la.priv/Pratique/SAGAS/Pages/accueil.aspx

Informations pratiques

11

LA_SAGAS_MODE_OPERATOIRE_V1.0

Documents

Transcript of LA_SAGAS_MODE_OPERATOIRE_V1.0