LA_SAGAS_GUIDE_MANAGER_V1.0

SAGAS Guide Managers/Assistantes

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Octobre 2011

SAGAS – Guide Managers/Assistantes Direction des Technologies - Octobre 2011

Préambule

Ce guide s’adresse aux managers et aux assistantes en charge : D’effectuer les demandes pour leurs collaborateurs De réaliser les validations fonctionnelles

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Sommaire Principes Généraux Pages

• Qu’est-ce que SAGAS ? 5

• Architecture fonctionnelle globale 6-7

• Accès à SAGAS 8

SAGAS pour les Managers • Présentation générale 10-11

• Arrivée d’un nouveau collaborateur 12

• Création d’une fiche collaborateur externe 13

• Demandes possibles dans SAGAS 14

• Création de demandes pour un collaborateur 15-19

Départ d’un Collaborateur interne 20

Départ d’un Collaborateur externe 21-22

Utilisation avancée de SAGAS • Actions diverses 24

• Filtres possibles sur colonnes 25-26

• Synthèse des demandes d’un collaborateur 27

• Copie d’un profil d’applications 28

• Gestion des délégations 29-31

Informations pratiques 32

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Principes Généraux

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Qu’est-ce que SAGAS ?

SAGAS (Système Applicatif de Gestion des Accès aux Services) est un outil de centralisation des demandes liées à l’arrivée et au départ d’un collaborateur interne ou externe.

SAGAS permet aux managers d’effectuer les demandes suivantes: Accès aux applications

Badges d’accès aux sites, restaurants d’entreprise et parking

Matériels informatiques

Téléphonie

Divers (véhicule de fonction,…)

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Architecture fonctionnelle Globale (exemple : une entrée collaborateur interne )

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Le profil est créé en paie (dans Peoplesoft)


Architecture fonctionnelle Globale (exemple : une entrée collaborateur externe )

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Le profil n’est pas créé en paie (dans Peoplesoft)


Accès à SAGAS

Chaque utilisateur a un accès direct à SAGAS à partir du lien suivant : • http://sagas.siege.la.priv

L’authentification se fait :

• Soit de manière automatique si vous utilisez Internet Explorer

• Soit en saisissant votre identifiant et mot de passe de connexion à votre poste

Lors de la connexion à SAGAS, vous êtes dirigé sur le menu Bureau, c’est-à-dire sur la vue de vos documents (Demandes) en attente de traitement de votre part.

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SAGAS pour les managers et assistantes

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L’outil SAGAS est composé de 4 menus : « Bureau », « Collaborateurs », « Demandes en cours » et « Demandes traitées ».

Présentation générale

4 Menus

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Le menu « Bureau » répertorie l’ensemble des tâches que vous devez traiter.

Le menu « Collaborateurs » permet de visualiser les fiches individuelles : • Des collaborateurs internes dont vous êtes le manager

• Des collaborateurs externes

Le menu « Demandes en cours » répertorie l’ensemble des demandes en cours de traitement.

Le menu « Demandes traitées » répertorie l’ensemble des demandes ayant été validées et réalisées.

Présentation générale

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A l’arrivée d’un nouveau collaborateur (interne ou externe), le manager est en charge de faire l’ensemble des demandes suivantes : l’accès à des applications informatiques, l’équipement en matériel ou l’accès aux différents sites, etc.

Pour un collaborateur interne, la fiche collaborateur est créée automatiquement en paie (Peoplesoft) . A l’ouverture de la fiche, vous avez accès directement aux demandes à effectuer.

Pour un collaborateur externe, dont le profil n’est pas créé en paie, la 1ère étape consiste à créer la fiche collaborateur dans SAGAS avant de faire les demandes.

Arrivée d’un nouveau collaborateur

Création Fiche Collaborateur externe

Accès aux documents déjà créés

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La fiche collaborateur externe doit être complétée de toutes les informations suivantes :

* Une prolongation est possible, cf la procédure de renouvellement.

Création d’une fiche collaborateur externe

Par défaut nom du manager connecté

Une fois toutes les informations renseignées, cliquer sur « Enregistrer et Continuer ». Le système fait apparaître la zone des demandes.

Une date de départ doit obligatoirement être renseignée. Elle ne peut excéder 6 mois*.

Société du prestataire

Nom court de la Société du prestataire utilisé lors de la création de l’identifiant

Mail de la société prestataire

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Les demandes que vous pouvez effectuer dans SAGAS sont réparties en 3 rubriques :

Dans la partie « Accès aux applications », les demandes de création de compte aux principales applications informatiques de l’entreprise

Dans la partie « Demandes de matériels et services » : • Les demandes de matériels informatiques

• Les demandes de téléphonie portable

• Les demandes d’accès aux restaurants d’entreprise

• Les demandes de places de parking

• Les demandes de bureau

Dans la partie « Demande d'autorisation d'accès site », les demandes de badges d’accès aux bâtiments

Demandes possibles dans SAGAS

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Une fois les informations enregistrées sur la fiche collaborateur, vous pouvez réaliser les demandes à partir de l’écran qui apparait.

La rubrique « matériels et services » comprend : accès cantine et parking, bureau, matériels informatiques, téléphonie, autres (véhicule de fonction, journaux, véhicule de service).

Création de demandes pour un collaborateur

Cliquer sur « Ajouter » pour faire une demande

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Exemple : création d’une demande d’accès à une application.

1ère étape : choisir dans la liste déroulante l’application souhaitée à partir d’une saisie semi automatique. Le niveau d’accès et l’administrateur fonctionnel sont renseignés automatiquement. Le niveau d’accès peut être modifié avec la mise à disposition d’une liste déroulante.

2ème étape : selon l’application, un responsable Application intervient dans le processus de validation, il n’est pas modifiable.

3ème étape : possibilité d’inclure un commentaire sur la demande. Ce commentaire peut être un complément d’information pour les droits d’accès.

4ème étape : enregistrer la demande

Créer autant de lignes que d’applications nécessaires


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Exemple : création d’une demande d’accès à un site

1ère étape : choisir dans la liste déroulante le site concerné. Le service concerné par la demande est renseigné automatiquement

2ème étape : possibilité d’inclure un commentaire sur la demande 3ème étape : enregistrer la demande

Créer autant de lignes que de sites nécessaires.


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Exemple : création d’une demande de matériels / services

1ère étape : choisir dans la liste déroulante le type de matériel ou service

2ème étape : choisir dans la liste déroulante le matériel ou le site. Le responsable est renseigné automatiquement

3ème étape : en fonction du matériel, si la demande doit faire l’objet d’une ou plusieurs validations, sélectionner le ou les valideurs selon la procédure applicable à votre périmètre.

4ème étape : possibilité d’inclure un commentaire sur la demande 5ème étape : enregistrer la demande

Créer autant de lignes que de matériels et services nécessaires


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Pour réaliser une demande supplémentaire, aller dans l’onglet « Collaborateurs » et cliquer sur la fiche du collaborateur concerné. Puis, cliquer sur « Modifier » et faire la demande souhaitée.

Une fois les demandes faites, cliquer sur « Envoyer les demandes supplémentaires »


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Cliquer sur « Modifier » pour faire des demandes supplémentaires

Cliquer sur «Envoyer les demandes supplémentaires » pour lancer les demandes


La date de départ d’un collaborateur interne est créée automatiquement dans SAGAS par la présence d’une date de départ dans le logiciel de paie (Peoplesoft). La date de départ est transmise via PeopleSoft, seule la DRH peut la modifier.

Une seule notification est envoyée à J+1 de la date de départ à l’ensemble des personnes concernées (Services généraux, administrateurs applicatifs,…) pour la désactivation des droits du collaborateur interne.

Départ d’un collaborateur interne

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Le départ d’un collaborateur externe peut s’effectuer de deux manières : • Le départ du collaborateur est initié par le manager dans SAGAS

• Le départ du collaborateur s’effectue automatiquement dans SAGAS par la présence d’une date de départ.

Le départ du collaborateur est initié par le manager dans SAGAS • 1ère étape : dans l’onglet « Collaborateurs », le manager clique sur la fiche du collaborateur concerné.

• 2ème étape : il arrive sur la fiche du collaborateur et clique sur « modifier »

• 3ème étape : Le manager arrive sur la fiche en mode édition et clique sur « Départ collaborateur ».

Cette action lance les demandes d’annulation.

Départ d’un collaborateur externe

Cliquer sur « Modifier »

Cliquer sur « Départ collaborateur »

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Des notifications sont envoyées pour informer du départ du collaborateur aux différents services concernés.

Les notifications sont les suivantes :

• À J-8 de la date de départ : relance au manager pour l’informer de la fin des droits de son collaborateur externe.

• À J-2 de la date de départ : si le manager n’a pas modifié la date de départ, une deuxième relance est envoyée au manager et au collaborateur externe concerné.

• À J+1 de la date de départ : une notification est envoyée à l’ensemble des personnes concernées (Services généraux, administrateurs applicatifs,…) pour la désactivation des droits du collaborateur externe.

Départ d’un collaborateur externe

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Utilisation avancée de SAGAS

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L’outil SAGAS permet d’effectuer les actions suivantes :

Actions diverses

« Ouvrir document » permet d’ouvrir une demande « Fenêtre de personnalisation » permet de personnaliser l’écran (supprimer des colonnes) « Réinitialiser la vue » permet de revenir à la vue par défaut

Export de votre vue sous fichier Excel et sous fichier PDF.

Voir le détail des documents

Données des documents : Matricule RH, Nom du collaborateur, Type d’enregistrement

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Pour faciliter la gestion des fiches collaborateur, il est possible de faire des filtres et des tris sur ces fiches.

Il est possible d’effectuer des filtres sur chaque colonne des différents menus et vues (exemple : Nom prénom, Identifiant de connexion, libellé société,…)

Filtres possibles sur colonnes

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Zone de saisie des filtres


Le lien « Effacer » permet d’effacer l’ensemble des filtres appliqués et de revenir à la liste d’origine.

Les données apparaissent par défaut par ordre croissant. Pour inverser le sens, cliquer sur le libellé de la colonne.

Pour faire un filtre, en cliquant sur l’icône , sélectionner le type de filtre souhaité (contient, commence par, égal à…). Une fois le type de filtre choisi, saisir dans la zone dédiée le libellé recherché.

Filtres possibles sur colonnes

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Dans le menu « Collaborateurs », un manager peut consulter l’ensemble des demandes concernant un collaborateur en cliquant sur le « NOM Prénom »

= Demande traitée

= Demande en cours de traitement = Demande refusée ou annulée

Synthèse des demandes d’un collaborateur

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Synthèse des demandes du collaborateur


Le manager peut dupliquer les demandes d’applications sur plusieurs fiches collaborateur. Dans la fiche collaborateur, cliquer sur « Modifier ». L’écran suivant apparait.

Cliquer sur « Copie des Applications ». L’écran qui s’affiche fait apparaître l’ensemble des collaborateurs dont le manager est responsable.

Cliquer sur le collaborateur dont on veut copier le profil d’applications, puis sur « Ok ».

Un message apparait indiquant le nombre d’applications copiées.

Copie d’un profil d’applications

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La délégation de ses droits SAGAS peut être faite à toute personne de la base utilisateurs.

Les étapes pour déléguer ses droits :

Gestion des délégations (1/3)

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1) Cliquer sur « NOM Prénom » 2) Cliquer sur « (Préférences) »

3) Cliquer sur « Remplacements et

délégations »

4) Cliquer sur ce symbole en forme d’étoile

5) Cliquer ici pour éditer la ligne automatiquement créée




6) En cas de remplacement temporaire, définir la période de

remplacement

5) Sélectionner le type de délégation : délégation

permanente ou remplacement temporaire

7) Saisir un objet de délégation

8) Cliquer sur « Ajouter » pour désigner les personnes en

charge de la délégation

9) Sélectionner la personne déléguée

10) Ajouter la personne validée

11) Valider l’ajout de la personne déléguée

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12) Valider la création de la délégation

13) Cliquer sur la croix rouge pour activer la

délégation

14) Cliquer sur la croix du navigateur pour quitter

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Suppression de la délégation Désactivation de la délégation active

lorsque la croix rouge apparait


Vous pouvez retrouver sur la page SAGAS de l’intranet (Rubrique Pratique) : • Les procédures

• Les modes opératoires • Les guides utilisateurs

• La FAQ

• Les actualités SAGAS

Accès direct à partir du lien suivant :

• http://intranet.siege.la.priv/Pratique/SAGAS/Pages/accueil.aspx

Informations pratiques

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