L'archive ouverte OATAO : genese et evolution

Toulouse, Mardi 23 novembre 2010

OATAO (Open Archive Toulouse Archive Ouverte) :

genèse, évolution...

OATAO - ADBS Midi-Pyrénées 2010

Plan

Genèse d'OATAO Organisation de l'archive La communication Les statistiques Les perspectives


La genèse...

... d'OATAO


Un contexte plutôt favorable...


Une première expérience

Une première expérience concluante : une archive ouverte des thèses de l'INP mise en place dès 2005avec comme résultats :

Des statistiques de consultation encourageantes Janvier 2006 : 10 934 thèses téléchargées Décembre 2006 : 19 227 thèses téléchargées

Un premier « travail » de sensibilisation auprès des instances de l'université (CS, CA, etc...) déjà effectué

Des compétences acquises par le personnel du SCD


Un travail déjà bien engagé

Réflexions autour des archives ouvertes (GTAO Couperin)

Début du projet ORI-OAI http://www.ori-oai.org/display/ORIOAI/ORI-OAI.ORG

Mise en place du PRES toulousain (mars 2007) Des outils matures de dépôts


Pourquoi une archive ouverte ?


Améliorer la visibilité et l’accessibilité des travaux de recherche de l'établissement, et donc l’impact scientifique

Une archive proche des besoins des chercheurs Souple, évolutive et réactive Services aux laboratoires et aux chercheurs


Pourquoi une archive ouverte institutionnelle ?


Fournir des indicateurs recherche : un outil pour l'évaluation

Listes d'autorité modérées Contrôle et maîtrise de l'indexation Contrôle des droits de diffusion par les

bibliothèques garanties par les SCD Lien fort avec le SI des établissements.

L'archive doit devenir l'une des briques de l'entrepôt de ressources (cours, thèses, articles, documents administratifs...)


Pourquoi une archive institutionnelle multi-établissement ?


La majorité des laboratoires de l'INP sont des laboratoires mixtes

Le souhait de plusieurs établissements d'entrer dans la nouvelle archive ouverte :

École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) Institut National Polytechnique de Toulouse

(INPT) : 4 écoles d'ingénieurs Institut Supérieur de l'Aéronautique et de l'Espace

(ISAE) École Nationale de Formation Agronomique

(ENFA)


Potentiel recherche

Disciplines couvertes : Sciences de l'ingénieur Sciences vétérinaires Sciences de l'éducation Sciences de l'information et de la communication

900 publications/an 1100 chercheurs


Convaincre (oui c'est possible)... Informer... Piloter...


Convaincre...

Une étude préalable du SCD Juin 2006 : analyse des conditions juridiques

d’archivage institutionnel selon les éditeurs 210 articles parus en 2005 dans des revues

commerciales à comité de lecture (6 laboratoires)


53,33%

19,05%

2,38%

25,24%

Diffusion autorisée

Diffusion payante

Diffusion non autorisée

Pas d'information sur le sitede l’éditeur

112 articles

53 articles

5 art.

40 articles

Résultat de l'étude


Informer...

Les instances : CS, CA, directeurs labos Les décideurs : Président, VP CS, les

responsables de la recherche Les chercheurs publiants Les professionnels de la documentation


Piloter...

Projet à l'initiative du SCD et de la direction de la recherche : validation en juin 2006

Pilotage du projet par le SCD Pas de postes dédiés Financement demandé dans le contrat

quadriennal 2007-2010

Objectif attendu : 1500 dépôts fin 2010...


En pratique ?Entrer dans le vif du sujet...


Un groupe de travail

Septembre 2006. Constitution d'un groupe de travail mixte constitué de :

Correspondants laboratoires Correspondants bibliothèques Représentants d'autres universités intéressées par le

projet D'un représentant du SICD


Les objectifs

8 réunions du groupe en 1 an ... Définir les besoins et les contraintes des laboratoires

Enquête et interview Décrire les différents scénarios des dépôts possibles S'accorder sur la typologie des documents diffusés

dans l'archive ouverte. Respecter les normes techniques et juridiques en

vigueur

Et ... changer les mentalités...


Les grands principes retenus

UN dépôt unique pour le chercheur dans UNE seule archive. Pas de double dépôt dans HAL : compatibilité avec l'archive nationale

Pas d'obligation de dépôt mais... Une archive ouverte doit avoir un contenu :

le texte intégral doit être obligatoirement déposé Exception pour les documents confidentiels



Des responsabilités bien réparties : un workflow simple

Le déposant : est garant de la validité scientifique dispose de l'autorisation de tous les auteurs dispose des droits concernant les documents tiers (photos,

etc..)

Les gestionnaires de l'archive assurent : la validation technique des documents et des métadonnées, le contrôle des droits de diffusion (Romeo/Sherpa)



Un dépôt rapide : pas plus de 5 minutes

Un format de diffusion unique : le format PDF

Une interface web en langue anglaise

Pas de classification thématique


Qui peut déposer et quoi ?

Tous les enseignants-chercheurs qui font partie des 4 établissements

Travaux de recherche réalisés au sein des 4 établissements

Travaux de recherche réalisés hors de ce périmètre Dépôt exclusif de postprints dans l'archive

ouverte Une typologie de documents définie avec les

chercheurs compatible avec l'archive nationale


Typologie Article

An article in a journal, magazine, newspaper. Not necessarily peer-reviewed. May be an electronic-only medium, such as an online journal or news website. AUTHOR'S-VERSION please : Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf file

Conference or Workshop ItemA paper, poster, speech, lecture or presentation given at a conference, workshop or other event.

Invited ConferenceOral communication expressed at the time of a congress and answering an invitation. It can be given in opening of the event (plenary conference).

Other ConferenceOral communication (with support) made as a specialist (except congress) and answering an invitation launched by a university, a school, an organization, a company,...

Book Section A chapter or section in a book.

BookA book.


Typologie

PhD ThesisA PhD thesis.

HDRHabilitation à diriger des recherches.

MémoireUniversity work (except thesis): master, maitrise, DEA, DESS, CNAM.

PatentA published patent.

Popular scientific articleDocument allowing the largest audience to reach the culture scientific, technical, industrial and environmental

ReportInternal reports (only for archive).

OtherSomething within the scope of the repository, but not covered by the other categories.


Les index

Year Person Laboratory Institution

Université de Toulouse French research institution Other partners


Plateforme de diffusion

Choix « provisoire » : Eprints, logiciel libre OAI Déjà utilisée pour l'archive des thèses Facilement configurable Une communauté active Principales fonctionnalités :

Autocomplete-as-you-type Export simple de ma bibliographie vers des logiciels

bibliographiques Alertes spécifiques par mail ou fil RSS Possibilité de mise en place de CV, de listing Import de données possible


Un groupe de travail « pro doc »

Septembre 2007. Création d'un groupe de travail «pro doc». 7 réunions en 3 mois

Travail sur les métadonnées. Assurer la compatibilité avec :

l'archive nationale les recommandations du GTAO

(http://gtao.wikidot.com)



Rendre compatible l'archive locale avec HAL signifie d'associer :

chaque auteur à un laboratoire connu de l'archive nationale

à chaque Eprints, la classification de l'archive nationale



Définition des métadonnées obligatoires, visibles ou non au déposant, pour chaque type de document

Définition des règles de saisie (largement reprises des normes de saisie de catalogage)

Travail sur l'interface web du site Rédaction de la FAQ, des aides en ligne, de la charte de

dépôt, etc... Mise en place technique de la maquette suivant les

recommandations. Connexion au LDAP, etc...


Ouverture officielle de l'archive ouverte OATAO (Open Archive Toulouse/Toulouse Archive Ouverte)

le 17 janvier 2008

Nom de domaine PRES :

http://oatao.univ-toulouse.fr


Organisation de l'archiveComment ca marche ?


Organisation

Une équipe de pilotage constituée des différents SCD

Une équipe staff-oatao (~ 10 personnes) Modération des articles (double, ...) Contrôle des métadonnées Contrôle technique des documents Contrôle des droits de diffusion Formation des utilisateurs

Une équipe tech-oatao (4 personnes) Contrôle qualité Organisation du travail Formation des gestionnaires Administration du serveur (mise à jour, développement, ...)


Organisation

Des outils Un wiki de travail Google documents Des listes pour :

Les gestionnaires (staff-oatao@) Les administrateurs (tech-oatao@) Les politiques (oatao@)

Des réunions régulières


Organisation

Un peu de technique Un serveur virtuel dédié : Red Hat Enterprise

Linux Server 2,8Go de RAM/38 Go de disque Sauvegarde assurée par la DSI de l'INPT EPrints 3.2.4 (Victoria Sponge)

Temps moyen par document : gestion 30 à 45 min


La communicationPeut-être le plus difficile...


Faire savoir

Communication interne Réunions/formation des chercheurs Rédaction de « flyers » Articles dans le journal de l'INP


Faire savoir

Communication externe Déclaration d'OATAO dans les différents sites de

références : ROAR, DRIVER, Eprints, OAISTER... Articles (Arabesque - ABES), conférences (LIBER,

Journée Couperin), ... Semaine de l'Open Acess 2010 : Interview de

chercheurs Exemple : http://www.youtube.com/watch?v=HQQiDyImeLU&feature=related


Statistiques ?Retour sur investissement...


Les perspectivesInnover...


Être à l'écoute des besoins

Faciliter la rédaction des rapports quadriennaux Exportation des données (divers formats)

Rendre visible le travail des laboratoires sur le site web du laboratoire (affichage adapté)

http://www.envt.fr/Documentation/ArchivesOuvertes.php?choix=xenobiotiques

sur les pages personnelles des chercheurshttp://personnel.isae.fr/laurent-joly/article/liste-de-publications.html

http://www.enfa.fr/recherche/laboratoires/toulouse-educagro/isabelle-fabre/

Assurer la sauvegarde des données


Proposer de nouveau services

Exemples : importation DOI, Pubmed... Afficher le nombre de citations des articles (Web

Of Science)

Les facteurs d'impact des revues ?


Coopérer Vers une coopération internationale et des

archives thématiques : EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne Universitat Politècnica de Catalunya OATAO...

Le moissonneur du PRES toulousain Nouveaux participants à OATAO :

Nouveaux laboratoires Purpan, Météo ....


L'avenir : quelques pistes

Vers l'obligation du dépôt ? Archivage externe : CINES Une meilleur intégration au SI : référentiel interne

et externe... Les soutenances de thèse (podcast) Le web sémantique Les données de la recherche


Contacts

Sandrine Malotaux ([email protected])

Jean-Marie Le Bechec ([email protected])

OATAO : http://oatao.univ-toulouse.fr

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Education

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