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LA RÉGLEMENTATION APPLICABLE AUX ARCHIVESLa réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. L’article 1421-1 du CGCT et les art ic les L 212-6 et L.212-6-1 du Code du Patr imoine st ipulent en ef fet que «Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur».

De plus, l’article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités d’externaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions.

CONTACTS : ALPI 05 58 85 80 80 - CDG40 : 05 58 85 80 30Maison des Communes - 175 Place Caserne Bosquet - 40002- Mont de Marsan

www.archiland.org - contact@archiland.org

L’ALPI

- A l’initiative du projet, l'ALPI est avec le CDG40le tiers archiveur qui a en charge d’assurer et de garantir la conservation des documents numériques.

- Assure l’hébergement technique de la plateforme départementale d’archivage électronique dans ses locaux.

- Dispense aux utilisateurs avec le concoursdu CDG40, les formations et l’assistance aux usages d’Archiland.

LE SERVICE ARCHIVES CDG40

son métier, simplifier le vôtre

- Aide, conseils, accompagnement

- Application, organisation, méthodologie, suivi

- Formation des correspondants et agentstechniques

- Traitement des dossiers : tri et élimination

- Maintenance : suivi et mises à jour

3 interlocuteurs qui vous apportent avec Archiland, la réponse à la conservation, la sécurité et la gestion

de vos documents informatiquesLES TROIS AGES DES ARCHIVES

• ARCHIVES COURANTESDossier ‘vivant’, le document est encore d’utilisation courante.

• ARCHIVES INTERMÉDIAIRES

Dossier ‘clos’, le document n’est plus d’uti l isation courante, mais doit être conservé en raison de sa valeur probante (DUA durée d’utilité administrative).

Cette durée varie de un an à l’infini suivant la catégorie du document.

• LES ARCHIVES DÉFINITIVESLe document, une fois dépassée la durée d’utilité administrative, (DUA), devra être conservé définitivement en raison de sa valeur patrimoniale ou historique. LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES

- Valident les documents à éliminer ou à conserver en archives définitives,

- Assurent un rôle de contrôle scientifiqueet technique au nom de l'Etat.

Archilandsolution d’archivage électronique

'Projet cofinancé par l’union Européenne.L’Europe s’engage avec le Fonds européen de développement régional'.

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conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Réalisation en liaison avec les Archives Départementales sous couvert de l'Etat (Service Inter-Ministériel des Archives de France) et Chambre Régionale des Comptes.

Archiland assure et garantit la conservation et l’intégrité des documents publics nativement électroniques.

QUELS SONT LES DOCUMENTS CONCERNÉS ?

quels sont les avantages ?comment ça marche ?C’est la solution d’archivage électronique des ARCHIVES PUBLIQUES DÉMATERIALISÉES pour répondre aux volumes des documents ‘nativement électroniques’, à stocker et conserver en toute sécurité pour leur pérennité.

La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (documents papiers) en des fichiers informatiques. Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique

• mutualisation globale de la plate- forme d'archivage dédiée au service public

• localisation et accessibilité aisée de vos données

• services de proximité apportés par des experts locaux à votre écoute

• dématérialisation complète desdocuments

• facilité de stockage sur la plate formede centralisation

• automatisation des tâches

• sécurité des transactions, des flux

• valeur probante au même titreque les supports papiers

(Pour les fichiers informatiques issus de la numérisation d’un original papier, le droit est sans ambiguïté, seule la version papier originale constitue une preuve.)

(papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document directement créé sous forme numérique est un document considéré comme ‘nativement électronique’.

Réaliser une sauvegarde des données informatiques sur un support complémentaire du disque dur, ne signifie en aucun cas la conservation pérenne et sécurisée des données.

• signature électronique, même valeurjuridique que la signature manuscrite

• sécurisation, traçabilité, pérennité des documents

• garantie de sécurité des accès et desdonnées

• gain de temps

• respect de l’environnement,développement durable

Aujourd’hui la plate forme Archiland accepte uniquement les documents nativement électroniques. A long terme elle permettra la conservation de tous les documents électroniques y compris les documents numérisés.

. les marchés publics

. les délibérations

. les correspondances

. les factures

. les titres

. les mandats

. les payes

. ...

CIRCUIT D'UN DOCUMENT

A- VOUS

ARCHIVAGE COURANT

ARCHIVAGE INTERMEDIARE

ARCHIVAGE DÉFINITIF

B- ALPI & LE SERVICE ARCHIVES CDG40

C- ARCHIVES DÉPARTEMENTALES

1- Création de votre document

2- Classement du document et utilisation courante

3- Versement

1- Versement définitif

2- Gestion

1- Versement

2- Conversion

3- Gestion

4- Consultation/Restitution

5- Administration

6- Elimination ou Archivage définitifArc

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