L'accès unifié à l'information: retour d'expérience Locarchives

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21 mars 2012 L’ACCES UNIFIE A L’INFORMATION : RETOUR D’EXPERIENCE LOCARCHIVES

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Conférence Locarchives et Sinequa au salon Documation 2012

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21 mars 2012

L’ACCES UNIFIE A L’INFORMATION :

RETOUR D’EXPERIENCE LOCARCHIVES

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SOMMAIRE

DOCUMATION | 21 mars 2012

1. PRESENTATION LOCARCHIVES

2. LE PROJET SEARCH

• Le Système d’Information

• Les caractéristiques documentaires

• Le projet

• Les enjeux / Bénéfices attendus pour nos clients

• Le Choix Sinequa Business Search

3. LA MISE EN ŒUVRE

• La recherche

• La navigation dans les résultats de recherche

SOMMAIRE

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Archiver : une nécessité

Présentation Locarchives | Décembre 2011

PRESENTATION LOCARCHIVES

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Qui sommes-nous ?

Création en 1977

39 M€ CA en 2011

380 collaborateurs

Solutions globales d’archivage et de gestion documentaire

Premier prestataire certifié, labellisé et agréé pour la

conservation d’archives physiques ou numériques

Volumes

• 3 500 km linéaires de rayonnages

• Capacité de 30 millions de boîtes d’archives

• 3.000.000 de mouvements par an

• + 100 millions de documents électroniques

1. PRESENTATION LOCARCHIVES

DOCUMATION | 21 mars 2012

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Des solutions globales d’Archivage & de Gestion documentaire

1. PRESENTATION LOCARCHIVES

Conseil & Ingénierie

• Audit de l’organisation en place

• Politique d’archivage / outils de gestion

Archivage physique

• Papier

• Audio & Vidéo

• Sauvegarde informatique

Dématérialisation / Numérisation

Archivage électronique

• Hébergement sécurisé

• Archivage électronique à vocation probatoire

DOCUMATION | 21 mars 2012

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Typologies de clients

1. PRESENTATION LOCARCHIVES

4 000 clients

80% entreprises du CAC 40

Secteur public / privé

Tous secteurs d’activité

• Banques / assurances

• Juridique / Comptabilité

• Energie

• Distribution

• Hôpitaux / Santé

• Industrie

• Enseignement

• Presse / Média

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Archiver : une nécessité

Présentation Locarchives | Décembre 2011

LE PROJET SEARCH & LE CHOIX DE SINEQUA BUSINESS SEARCH

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LE SYSTÈME D’INFORMATION : LES FONCTIONS

2. LE PROJET SEARCH

� Acquisition de documents électroniques et de leurs métadonnées,

� Directement à partir des systèmes en place (GED, ERP, solution métiers …)

� Dépôt en ligne via l’interface utilisateur

� Conversions

� Traitements contenus (extraction automatiques de métadonnées…)

� Intégration (contrôle d'intégrité, signature, …)

� Conservation (réplication sur 2 sites distants, migration des supports et formats, …)

� Consultation en ligne

� Via l'interface de consultation

� Via des connecteurs depuis l’interface métier du client

� Traçabilité

� Restitution

� Destruction

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LE SYSTÈME D’INFORMATION

2. LE PROJET SEARCH

Page 10: L'accès unifié à l'information: retour d'expérience Locarchives

LE SYSTÈME D’INFORMATION

2. LE PROJET SEARCH

� Une solution modulaire

� Open Text Content Server

� Plan de classement

� Description documentaire par type de document

� Consultation : recherche

� Gestion des habilitations

� Stockage

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LES CARACTERISTIQUES DES DOCUMENTS TRAITES

2. LE PROJET SEARCH

� Les documents sont nativement électroniques ou issus d’un processus de

dématérialisation du papier

� Plusieurs typologies documentaires par client

� Typologies variées : factures, documents RH, documents comptables,

relevés de comptes, AMM, CRM, éléments de preuve, …

� Documents structurés ou non

� Taille des documents de 10 Ko à 300 pages

� Métadonnées documentaires associées ou non

� Indexation des métadonnées et/ou du document

� Niveaux de services différents par client

• Versement et mise en ligne des documents

• Temps de recherche

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LE PROJET SEARCH

2. LE PROJET SEARCH

� Mise en œuvre d’un moteur de recherche au sein d’une solution globale

� Le projet Search est issu :

• De la nécessité d’adresser les niveaux de service demandés par les

clients dans un contexte de croissance continue des volumes

• De la volonté de LOCARCHIVES de proposer à ses clients une vision

globale de leur patrimoine informationnel (documents physiques ou

électroniques)

� Il s’intègre dans un projet plus large d’évolution des SI (refonte d’IHM,

développement de nouvelles prestations)

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LE PROJET SEARCH : LES ENJEUX

2. LE PROJET SEARCH

5

4

3

2

1 Optimiser les temps d’indexation (versement)

Optimiser les temps de recherche de documents électroniques

Indexer des sources de données multiples et des formats multiples

Faciliter l’administration de l’indexation (gestion intelligente)

Offrir des fonctions de recherches évoluées

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LE PROJET SEARCH : LES BENEFICES ATTENDUS POUR NOS CLIENTS

2. LE PROJET SEARCH

3

2

1 Disposer de niveaux de service élevés conformes aux attentes

Accéder facilement aux documents via des fonctions de

recherche évoluées et des résultats de recherche pertinents

Bénéficier d’un accès unifié au patrimoine informationnel

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LE PROJET SEARCH : LES EXIGENCES

2. LE PROJET SEARCH

4

3

2

1 Disponibilité du SI : 24/24, 7/7

Sécurité : garantie de la confidentialité, respect des habilitations définies

Performance : les temps d’indexation et de recherche doivent être rapides

L’architecture du moteur de recherche doit être ouverte

5 Déploiement rapide et simple

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LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES

2. LE PROJET SEARCH

� Indexation

• Métadonnées et contenu des documents

• Support des formats standards (pdf, bureautique, …)

• Optimisation de la gestion des index

• Exemple : par client, par type de document

• Modes d’indexation :

• Complète

• Temps réel

• Incrémentale

• Performance : exemple 50 000 documents indexés / heure

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LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES

2. LE PROJET SEARCH

� Recherche

• Recherche full text

• Opérateurs de recherche

• Expression exacte

• Troncature

• ET, OU, SAUF

• Opérateurs de comparaison

• Aide à la recherche

• Liste de mots

• Thésaurus

• Dictionnaires additionnels

• Recherche phonétique

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LE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES

2. LE PROJET SEARCH

� Sources de données

• Connecteurs

• Open Text Content Server

• Base de données (MS Sql Server)

� Langues

• Support du multilinguisme

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LE PROJET SEARCH : SINEQUA BUSINESS SEARCH

2. LE PROJET SEARCH

� Rédaction et soumission d’un cahier des charges

� Etude de marché / Appel d’offres

� Réalisation d’un POC

• Vérification fonctionnelle

• Vérification technique

� Produit répondant à l’ensemble des exigences du cahier des charges

� Plus de 100 connecteurs disponibles

� Indexation « full text » de plus de 300 formats de fichiers

� Editeur français

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Archiver : une nécessité

Présentation Locarchives | Décembre 2011

LA MISE EN OEUVRE

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INTEGRATION

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

� Les formulaires de recherche et la navigation dans les résultats sont

développés en web

� Le moteur de recherche est entièrement piloté via l’utilisation des APIs .Net

d’accès

� Les formulaires requêtent le moteur de recherche et affiche les

informations renvoyées

� 2 modes de recherche implémentés pour faciliter l’accès aux documents

• utilisateurs non experts

• utilisateurs experts

� La gestion des habilitations est conservée le moteur utilise le référentiel

existant

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LE FORMULAIRE DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Recherche par

mots clés

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LE FORMULAIRE DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Localisation des mots clés cherchés

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LE FORMULAIRE DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Recherche experte

Typologie documentaire

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LE FORMULAIRE DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Recherche experte

sur un attribut

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LE FORMULAIRE DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Recherche experte

valeur d’un attribut

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LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Résultat de la recherche

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LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Métadonnées associées

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LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Navigation arborescente

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LA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE

3. MISE EN OEUVRE : L'INTERFACE UTILISATEUR

Catégorisation dynamique

utilisation de facettes

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Archiver : une nécessité

Présentation Locarchives | Décembre 2011

CONCLUSION

Page 32: L'accès unifié à l'information: retour d'expérience Locarchives

CONCLUSION

4. CONCLUSION

� Intégration dans une solution globale d’un produit conforme aux attentes

fonctionnelles et techniques et capable d’accompagner le développement

de l’activité

� Les clients et utilisateurs finaux sont très satisfaits par les fonctions et les

niveaux de services proposés (indexation et recherche)

� La solution adresse les besoins d’utilisateurs experts ou non

� Les équipes internes sont autonomes (fonctionnels, développements et

production)

� Prochaine étape : ajout de nouvelles sources de données (100 à 200

millions records BD)

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Archiver : une nécessité

Présentation Locarchives | Décembre 2011

MERCI DE VOTRE ATTENTION !

Tél : 01 49 33 78 81

Email : [email protected]

Web : www.locarchives.fr