la solution pratique et facile pour gérer

vos adhérents par internet

1Version du 15 juillet 2010

Interface internet proposée par La Ligue de l’enseignement

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Nouveautés 2010:

Ajout de nouvelles informations- Sexe- Tranche d’âge - Date d’homologation UFOLEP- Risque des licenciés UFOLEP pratiquants

Interface :- Amélioration de l’ergonomie de l’interface (affichage plus rapide, position des fenêtres à la position du pointeur, bouton début/fin de liste)- Ajout d’un tableau détaillé pour basculer les informations dans Excel- Ajout d’une gestion d’envoi d’email- Nouveaux critères de recherche : Tranches d’âge ,Sexe, demande de réadhésion en cours- Historique des envois à la Fédération

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Quelques remarques :

L’association ne peut pas gérer son affiliation sur le Webaffiligue

- L’affiliation se fait auprès de la Fédération avec une demande d’affiliation datée et signée par le Président.

- Les activités de l’association sont déclarées lors de l’affiliation.

- Les membres de l’association ne peuvent pratiquer que les activités déclarées au préalable par l’association.

- Si l’association souhaite ajouter une nouvelle activité, il faut que l’association en fasse la demande manuscrite à la Fédération

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Quelques remarques :

Après validation de votre affiliation, la Fédération peut vous fournir vos identifiants de connexion au Webaffiligue si vous en faites la demande.

- ils sont valables du 1er septembre année N au 31 août année N+1.

- Vous pouvez utiliser le Webaffiligue-Association comme vous le souhaitez :

- pour consulter les informations- pour copier les informations dans un tableau Excel et éviter une saisie répétitive- gérer vos membres et leurs inscriptions auprès de la Fédération- envoyer des emails- etc.

Attention :Chaque membre inscrit sur la saison en cours aura automatiquement une carte/licence d’adhésion délivrée par la Fédération.

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Les informations sur la Fédération

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Les informations sur l’association

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Les informations sur vos membres

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La gestion de vos membres

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Vous pouvez consulter les membres de la saison précédente et ceux de la saison en cours.

Vous pouvez afficher jusqu’à 100 membres par page.

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Vous permet de supprimer un membre qui a quitté votre association

Il existera toujours dans le logiciel de la Fédération mais pour votre confort, il sera supprimé de votre liste à l’écran.

Vous ne pouvez pas supprimer une adhésion en cours. Il faut en faire la demande à la Fédération accompagnée de la restitution de la carte d’adhésion.

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Vous permet de mettre à jour les informations sur un membre

Toutes les informations sont modifiables.

Le fait de modifier le nom, le prénom, la date de naissance ou les activités entraîne la délivrance d’une nouvelle carte par la Fédération.

Vous ne pouvez pas modifier la fiche d’un membre de la saison précédente.

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Vous permet d’imprimer le formulaire d’adhésion

Si vous avez besoin de faire signer un bulletin d’adhésion, cliquez sur ce bouton.

Attention : à la première adhésion, un bulletin vierge à remplir à la main sera proposé.

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Pour les licenciés UFOLEP, l’impression sera la demande de renouvellement de licence préimprimé

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Pour connaitre l’adhésion en cours validée par la Fédération.

Pour savoir qui est adhérent ou non à la saison en cours, consultez cette colonne.

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Pour faire les demandes d’adhésion

Lorsque le « feu vert » est visible : l’adhésion a été reçue et acceptée par la Fédération

Lorsqu’il y a une case décochée, l’adhésion est à faire.

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Processus de réadhésions

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Pour faire la demande de réadhésion, cochez les cases vides

En cochant la case, vous demandez à la Fédération de délivrer une nouvelle carte à ce membre pour la saison en cours.

Une fois toutes les demandes de réadhésions enregistrées, appuyer sur le bouton rouge « transfert à la Fédération » pour envoyer votre demande.

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Un email est envoyé automatiquement à votre Fédération.Vous en recevez une copie :

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Le feu vert apparaît quand la Fédération a validé votre demande

Le lendemain, du traitement par la Fédération, même si vous n’avez pas encore reçu les cartes, vous savez déjà que celles-ci ont été délivrées quand le « feu vert » apparaît. C’est le début des garanties d’assurance pour leur pratique associative.

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Les fonctions du Webaffiligue-Association

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Vous permet d’accéder aux envois faits à la Fédération

Un envoi c’est :-Demander le renouvellement de l’inscription de vos membres-Faire de nouvelles inscriptions de membres-Mettre à jour sur les informations sur vos membres

Chaque liste récapitule les membres concernés :

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Vous permet d’imprimer un bulletin d’inscription vierge

Pour les nouveaux membres, il peut vous être demandé un bulletin d’inscription rempli et signé personnellement par chaque nouveau membre.

Pour éviter de demander ce document à la Fédération, vous pouvez le télécharger.

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Vous permet le tri de la liste de vos membres affichés à l’écran

Pour faciliter la gestion de vos membres, vous pouvez trier la liste selon les critères proposés :- Appelez les membre d’une activité- Affichez la liste des membres non renouvelés pour cette année- Identifiez les membres Jeunes- etc.

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Vous permet d’enregistrer de nouveaux membres

Cette saisie a plusieurs avantages :- Tous les champs obligatoires seront vérifiés, il n’y a plus de dossier incomplet parvenant à la Fédération (par exemple : activités non renseignées)- Pas d’erreur de saisie par la Fédération- Délivrance des cartes plus rapides

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Vous permet d’imprimer ou d’exporter les informations

D’après la liste des membres affichés à l’écran, vous pouvez :- Imprimer les informations sous forme de liste

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Vous permet d’imprimer ou d’exporter les informations

D’après la liste des membres affichés à l’écran, vous pouvez :- Imprimer les informations sous forme de liste- Exporter toutes les informations vers un tableur (Excel) par simple Copier-coller

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Vous permet de gérer, organiser et d’envoyer des emails

Extraire les adresses email de tous les membres affichés à l’écran et les copier dans votre logiciel de messagerie, dans une newsletter, etc.

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Vous permet de gérer, organiser et d’envoyer des emails

Vous pouvez créer vos propres listes de diffusion :-d’après les membres triés à l’écran pour écrire aux membres d’une pratique sportive-Aux membres du CA en les sélectionnant un par un.

La mise à jour des adresses emails se fait automatiquement avec la fiche dechaque membre.

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Vous permet de gérer, organiser et d’envoyer des emails

Vous rédigez votre email, vous choisissez la liste de diffusion concernée, et vous envoyez votre email à tous vos destinataires.

Un historique des emails envoyés est à votre disposition.

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Vous propose des fonctions supplémentaires

De nouvelles fonctions seront proposées prochainement (envoi des convocations, des mandats, rappels des anniversaires, graphiques, etc.)

La 1ère fonction proposée est d’imprimer la liste d’émargement pour l’Assemblée Générale de votre association.

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Total : 251 Associations socioculturelles

Total : 1031 associations sportives UFOLEP

Total : 367 associations scolaires USEP

Associations affiliées

2009/2010 gérées dans

Affiligue

Associations utilisant

Webaffiligue pour les

inscriptions

Associations utilisant

Webaffiligue en

consultation

26 122 1 631 6,24% 1 188 443

Associations affiliées

2009/2010 utilisant le

Webaffiligue

Détails des associations utilisant le Webaffiligue :

16 départements utilisateurs du Webaffiligue, et 35 départements en phase d’évaluation

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Membres 2009/2010

réadhérées dans Affiligue

Nombre de nouveaux membres

saisies par Webaffiligue

Nombre de réadhésions

par Webaffiligue

Modification, mise en

sommeil, etc…

674 174 133 583 19,81% 47 393 56 157 30 033

Membres 2009/2010 gérés par Webaffiligue

Les membres gérés par le Webaffiligue :

2 608

6 316

5 003

2 343 2 6412 093 1 968

1 285 1 043 833271 0

Nombre de connexion d'associations sur Webaffiligue

34