La mise en œuvre d’un ERP

Processus et ERPLa mise en œuvre d’un ERP

Processus et ERPJanvier 2011 1

Jean-François Bourdeau

Sommaire

Les processus : principaux concepts1

3 Le BPR et les ERP

Les ERP : principaux concepts et marché2

Processus et ERPJanvier 2011

4 La mise en œuvre d’un ERP

5 La conduite du changement

6 Les métiers liés aux ERP

La mise en œuvre d’un ERP

3 principales phasesContenu des 3 phases

Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation)

Phase 1 - Cadrage et étude des besoinsCadrage

Pré étude marché des progiciels

Etude des besoins – Objectifs

Etude des besoins – processus

Cahier des chargesCahier des charges - quelles questions ?


Cahier des charges - quelles questions ?

Cahier des charges - grille d’évaluation

Réunions d’étude des besoins

Cahier des charges – Niveau de lecture

Cahier des charges fonctionnel

Cahier des charges technique

Cahier des charges technique – Interfaces

Cahier des charges projet

Cahier des charges fonctionnel- Recommandations

Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?

Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte

3

La mise en œuvre d’un ERP

Phase 2 – ConsultationQuels sont les choix à réaliser ?

Processus et soumissionnaires

Grille d ’évaluation des offres

Analyse et comparaison des offres

Dossier de choix

Contractualisation

Phase 3 - Réalisation et mise en œuvrePrésentation de la méthode ASAP

Description des cinq phases de la méthode ASAP

Les principaux livrables méthode ASAP

Phase préparation


Phase conception (« blue print »)

Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)

Phase réalisation

Phase préparation à la production

Phase mise en production

Pilotage du projet

Organisation du projet

Les instances de pilotage

Risques projet : causes d’écueil

Maîtrise des coûts

Statistiques sur échecs projets ERP

Facteurs clés de succès d’un projet ERP4

3 principales phasesContenu des 3 phases

Un cadrage et une étude des besoins pour :

Définir clairement et formuler les objectifs du projet

Estimer le budget du projet

analyser les processus métiers existants (« as is »), déterminer celui ou ceux qui sont impactés par le projet

Définir les processus cibles (« to be »)Définir les fonctionnalités attendus selon les processus

Un projet de réalisation et de mise en œuvre pour :

Mettre en œuvre les évolutions organisationnelles et humaines (Organisation, processus, activités et compétences)

réaliser la solution technique (infrastructure, Applicatifs, télécom…)développer les services connexes ;tester, recetter, valider par un pilote puis déployer.

Un projet ERP se déroule en 3 phases successives

Une consultation pour :Sélectionner la solution ;

Sélectionner les partenaires nécessaires pour les projets de réalisation ;

Contractualiser les accords ;

Organiser et cadrer les projets de réalisation et de mise en œuvre ;

Lancer les projets de réalisation et de mise en œuvre


Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre ConsultationConsultation

• Documents de consultation

• Dossier de choix• Notification

Organiser et cadrer la consultation

Lancer les projets de la phase 2.

• Cadrage• Estimation budgétaire• Expression des besoins • Cadrage de la phase 2 • Lancement de la phase 2

CadrageCadrageEtude des besoinsEtude des besoins

• Dossier de cadrage / budget• Cahier des charges fonctionnel• Cahier des charges technique• Cahier des charges projet

• Cadrage • Conception• Réalisation• Test, recette• Pilote et déploiement

Ingénierie du changement Ingénierie du changement

• Cadrage• Rencontre des différents

fournisseurs qui présenteront leur réponse selon le cahier des charges

• Choix des fournisseurs

• Solution technique• Solution opérationnelle• Solution validée par le pilote• Solution déployée

5

3 principales phasesLien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation)

Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre ConsultationConsultationCadrageCadrage

Etude des besoinsEtude des besoins

• Objectifs• Périmètre• Contraintes majeures• Organisation du projet

• Ou, le cas échéant, d’un couple progiciel /

Pré étude Pré étude marché des marché des progicielsprogiciels

• Liste progiciels couvrant le domaine

• Acteurs du marché à consulter

• Etat de l’art


Choix du progicielChoix du progicielConsultationConsultationEtude des Etude des besoinsbesoins

CadrageCadrage

Offres

Grille de cotation des offres

Dossier de choix

• Organisation du projet• Etude macroscopique des

processus

couple progiciel / intégrateur

Cahier des charges

Grille d’évaluation progiciels personnalisée

6

Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie


Phase 1 - Cadrage et étude des besoinsCadrage

Définir les objectifs du projetObjectifs stratégiques avant tout

Associer des indicateurs de réussite mesurables à chaque objectif (taux de retourclient…)

Ces indicateurs devront survivre à la phase d’initialisation : ils seront par la suiteprésents dans le cahier des charges, et mesurés périodiquement après la mise enœuvre du système.

Cadrer le périmètre du projetDomaines fonctionnels à couvrir

Domaines fonctionnels à exclure

Géographique : entités de l'entreprise concernées


Réaliser une étude macroscopique des processusEtude rapide, visant à avoir un aperçu de l’organisation du ou des domainesfonctionnels impactés

Cerner la complexité du projet

Valider son périmètre

Identifier dès le départ certains risques organisationnels

Définir les équipes (comité de pilotage, groupe projet…)Comité de pilotage : instance décisionnelle

Equipe projet et responsable du projet : chef d ’orchestreEditeur, Intégrateur, Conseils retenus ou à consulter

Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline

Etablir un premier planning global du projet, destiné à être mis à jour

7

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Pré étude marché des progiciels

Objectifs :

Connaissance de l’état de l’art desprogiciels du domaine

Recherche et acquisition de grilles dechoix standards pour le domaine

Faire une présélection des progicielsrépondant aux principaux critères

Première évaluation budgétaire

Cadrage• Préparation et organisation des

entretiens (expression des besoins et attentes)

10 éditeurs

Comment et où trouver l’information sur lesprogiciels ?

Cabinets de conseil

Salons

Les revues professionnelles d’informatique

Comparatifs du CXP

Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC…)

Les éditeurs de progiciels

Les relations


Méthode d'analyse des réponses éditeurs

Présélection

besoins et attentes) • Analyse des processus AS IS/

Dysfonctionnements identifiés• Fonctionnalités nécessaires

• Définition des choix discriminants pour présélection, pondération

Best practices, standards techniques, pérennité éditeur, support, couverture fonctionnelle, volumétrie données …

• Etude des offres du marché• Contacts téléphoniques éditeurs• Short-list selon critères

sélectionnés

2 éditeurs

8

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins - Objectifs

Objectifs :Produire le cahier des charges

Fédérer et motiver autour du projet (étape propice à la communication)

Déterminer les traits de l’organisation cible

Préparer les personnels au travail qu’ils auront à effectuer pour la mise en œuvre dunouveau système

A qui est-il destiné ?Aux éditeurs et intégrateurs, qui auront à vérifier s’ils peuvent faire une offre couvrantles besoins exprimés


les besoins exprimés

A l’entreprise, pour laquelle il devient un document de référence

9

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins – processus

CompilationCompilationArbitragesArbitragesRéunion groupes Réunion groupes RéunionRéunion

Etude des Etude des besoinsbesoins


CadrageCadrage

• Présentation de la méthode

• Présentation périmètre• Présentation contraintes

• Fonctionnel• Technique


CompilationCompilationArbitragesArbitragesComité PilotageComité Pilotage

Réunion groupes Réunion groupes de travailde travail

RéunionRéunioninitialisationinitialisation

Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie

Eléments cahiers des charges

Critères de choix des solutions

Ecarts par rapport aux objectifs et contraintes du projet

Attendus non solutionnables par solution informatique

=> Autres traitements

Cahier des charges

Grille d’évaluation progiciels personnalisée

10

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges

La rédaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondiedes processus métiers de l’entreprise, des contraintes et des besoins.

Sur certains projets, on a deux phases d’analyse :Une analyse générale qui définit les processus de gestion existants et qui décrit leséventuelles nouvelles fonctions et règles de gestion à mettre en place dans le cadre del'implémentation de l'ERP.

Une analyse plus détaillée qui, d'après les fonctions et principes de gestion retenus, vaplus loin en précisant les caractéristiques des données (libellé, format…), les contrôlesà mettre en place (sur montants, dates, ...),description précise des changements entrel'existant et la cible…

Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus devente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des


vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, descritères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et derestitution des données.

Cette phase d’analyse et de formalisation doit être faite en étroite collaborationavec des employés de l’entreprise cliente, dans le cadre d’une structure de projet.Des groupes de travail sont organisés entre consultants et employés de l’entreprisecliente pour travailler sur les processus métiers. La mise en place d’un ERP estsouvent l’occasion de redéfinir ou d’optimiser les processus de gestion existants. Leconsultant apporte aussi son expertise métier pour conseiller son client.

Lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre ERP,des correspondances entre zones de données doivent être trouvées. La définitiondes interfaces va permettre aux développeurs/ paramétreurs d’être opérationnelsrapidement. Ils sauront exactement le type de données et le format des données àtraiter ainsi que leur correspondance entre l’ancien et le nouveau système.

11

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ?

A quelles questions doit-il répondre?

Question Information nécessaire

Tel progiciel peut-il faire l’affaire ?

Question se traduisant en :

• Quelles fonctions doit offrir le progiciel ?

• Quelles données doit-il gérer ?

• Liste des fonctions à offrir, pondérées par un critère d’importance (grille de choix)

• Données à gérer, si elles sont spécifiques

•


• Quelles données doit-il gérer ?

• Dans quel environnement technique doit-il être déployé ?

• Environnement technique (plate-forme si elle est imposée)

Peut-on déployer une solution pré-paramétrée ?

Cette question peut se traduire en « Quel est le secteur de l’entreprise, Qui utilisera telle fonction, et qui aura besoin de telle information, et à quel moment »

• Typologie d’entreprise (Production, administration…)

• Description de l’environnement (humain, organisationnel, externe à l’entreprise)

• Dans quelle mesure peut-on modifier l’organisation et les postes de travail ?

12

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (suite)

A quelles questions doit-il répondre ?


Quelles sont les adaptations à réaliser ? • Liste des fonctions à offrir, pondéréespar un critère d’importance (grille dechoix)

• Données à gérer, si elles sontspécifiques


• Données organisationnelles (pourparamétrage des workflows)

Quelles sont les interfaces à assurer ? Description de l’environnement logiciel

Description des événements pouvantengendrer un mouvement vers un autrelogiciel, et des entrées en provenanced’autres logiciels

13

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (Fin)

A quelles questions doit-il répondre ?


Environnement technique Description de l’environnement matériel, logiciel et réseau

De quel support dispose-t-on dans l’entreprise pour accompagner le déploiement ?

Prérogatives et disponibilité des personnes susceptibles d’intervenir dans le projet (décideurs, gestionnaires,


déploiement ? le projet (décideurs, gestionnaires, informaticiens…)

Des prestations annexes doivent-elles être assurées ?

Liste des prestations annexes (formation, fourniture du matériel, accompagnement du changement, infogérance…)

Quel prix ? Nombre d’utilisateurs / profil, délai de réaction requis en cas de problèmes, pénalités de retard prévues.

14

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation

Quelle est la finalité de la grille d’évaluation des progiciels :

Liste de questions que l’on se pose sur un progiciel, et de fonctionnalités que l ’onsouhaite couvrir

Cadre de réponse (fait partie intégrante du cahier des charges)

Un outil pour l’analyse des besoins

Un outil pour la comparaison des solutions

Processus d’utilisation d’une grille d’évaluation de progiciels :


Partir de grilles d'évaluation standards :Elles couvrent la plupart des fonctionnalités potentielles (moins de risques d'oublis)

Elles posent les questions standards

Elles servent autant de check-list pour le client que pour le fournisseur

Personnaliser les grilles d’évaluation standards :Supprimer les sections et questions sans intérêt pour le projet courant

Rajouter les questions supplémentaires que l’on se pose

Intégrer les fonctionnalités requises absentes

Pondérer les fonctionnalités souhaitées

15

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation – exemple


Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation synthèse - exemple

SELECTION FINALESELECTION FINALE

ENTREPRISE

ENTREPRISE

E-BUSINESS SUITE

R/3, mySAP

SOLUTION

2,9

Réputé en finance, et structure solide.

ORACLE

2,6

Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA d’ORACLE en cours.L’éditeur choisira la solution adaptée en fonction des contraintes de TREVES exprimées dans le cahier des charges.

PEOPLESOFT

PEOPLESOFT

SAP

EDITEUR

3,0

Leader, très présent dans le secteur automobile. Couvre bien la finance et aussi le périmètre 2 (achats, production, planning)

NOTE FINALECOMMENTAIRE

ENTREPRISE

ENTREPRISE

E-BUSINESS SUITE

R/3, mySAP

SOLUTION

2,9

Réputé en finance, et structure solide.

ORACLE

2,6

Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA d’ORACLE en cours.L’éditeur choisira la solution adaptée en fonction des contraintes de TREVES exprimées dans le cahier des charges.

PEOPLESOFT

PEOPLESOFT

SAP

EDITEUR

3,0

Leader, très présent dans le secteur automobile. Couvre bien la finance et aussi le périmètre 2 (achats, production, planning)

NOTE FINALECOMMENTAIRE

ED

ITE

UR

S R

ET

EN

US

E

DIT

EU

RS

RE

TE

NU

S

0

1

2

3PERENNITE

INTERNATIONAL

SUPPORTFONCTIONS

TECHNIQUE

0

1

2

3PERENNITE

INTERNATIONAL

SUPPORTFONCTIONS

TECHNIQUE

0

1

2

3PERENNITE

INTERNATIONAL

SUPPORTFONCTIONS

TECHNIQUE

1

2

3PERENNITE

INTERNATIONALTECHNIQUE

Commentaire Indicateur Commentaire IndicateurCoût licences (CT) Coût / user plus faible (NB

: Seul SAP propose cette solution)

☺☺☺☺

Coût / user équivalent qqs taille du site ��

MeO Plus simple mais vraisemblablement différente de la solution Core. Phases de conception générale et détaillée, puis réalisation…

☺☺☺☺

Capitalisation avec fit gap analysis (puis uniquement phase de conception détaillée et réalisation …) ☺☺☺☺

d'où une durée projet Moindre car outil plus simple

☺☺☺☺

Plus faible que pour la version avec des MeO plus complexes (gros sites) mais plus importante que ERP Light

��

Consolidation ?? Apparemment des outils pour l'interfaçage des 2 solutions (véritable retour d'expérience?)

��

Simplifié

☺☺☺☺

Interfaces Nouvelles interfaces nécessaires ��

Modification des interfaces développées pour la version Core

☺☺☺☺

Formation utilisateurs Nécessité de prévoir d'autres formations +

Capitalisation avec les personnes formées sur le

ERP "Light" MeO "Light" de l'ERP Core Model

Org

anis

atio

n à

date

E1 S1

E2

E3

E4

S2

S3

S4

C1

C2

C3


ENTREPRISEONE (ex-JDE)

des charges.

2,6

PEOPLESOFT ENTREPRISEONE (ex-JDE)

des charges.

2,6

PEOPLESOFT 0

1 INTERNATIONAL

SUPPORTFONCTIONS

TECHNIQUE

Comparaison des applications

0

1

2

3

4

5Ergonomie

Evolutivité

Performance

Volumétrie

Temps de réponse

Reporting

CDG - Thème 1

CDG - Thème 2

CDG - Thème 3

CDG - Thème 4

Application 1

Application 2

d'autres formations + constitution des docs utilisateurs

��personnes formées sur le Core et les manuels déjà réalisés

☺☺☺☺

17

E4 S4

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Réunions d’étude des besoins

Réunion d’initialisation (Kick off) :Public : tous les membres des groupes de travail

Objectifs :Exposer les acquis du projet (objectif, périmètre…)

Exposer la méthode et les formalismes utilisés

Réunions de recueil des besoins (Workshops – ateliers) :Préparation :Etat de l’art connu

Grille d'évaluation standard pré-travaillée

Documents sur l’existant étudiés


Documents sur l’existant étudiés

Matériel : tableau blanc, Rétroprojecteur, paperboard, bronw paper…

1ère réunion : déroulement en expression « libre » :Attendus collectifs et individuels, pondérés

Ecarts des attendus / objectifs du projet

Description de l’existant

Traits des fonctions futures

Expression des craintes ou animosités vis à vis du projet

Méthode : laisser parler, tout le monde

Réunions suivantes : déroulement dirigéLister les fonctions attendues, pondérées

Utiliser l’état de l ’art (Ex : Voulez-vous une GP de type MRP II ?)

Utiliser la grille d'évaluation

18

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges – Niveau de lecture

Pour les gros projets :2 niveaux de lecture

pour les 2 types de lecteurs :

Un niveau synthétique, pour les décideurs (15 pages maxi)

Un niveau détaillé, sous forme d’annexes spécialisées, pour lesopérationnels


Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel

Présentation de l’entreprise

Objectifs et périmètre du projet

Description de l’organisation et des acteurs

Description du système d’information

Description des processus

Description des fonctions et règles de gestionPour chaque catégorie fonctionnelle :


Pour chaque catégorie fonctionnelle :Synoptique des fonctions attendues

Détail des fonctions attendues

Description des interfaces

Volumétries fonctionnelles

Localisation des utilisateurs

Contraintes de performances

Reprise des données

20

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique

Architecture technique et contraintes techniques :

Réseaux

Matériels

Systèmes d’exploitation

Base de données

Annuaire

Portail

EAI

Messagerie

Sécurité

Rapports


Rapports

ExploitationMonitoring

Ordonnancement

Sauvegardes

PerformancesTemps de réponse

Disponibilité

Scalabilité

Interfaces

21

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique - Interfaces

Donner la liste des applications du système d’information avec lesquelles leprogiciel devra s’interfacer, avec, pour chacunes d’elles :

Le sens d’échange

Les données à échanger

La fréquence de l’échange (temps réel, quotidien, hebdomadaire…)

Le type d’interface (fichier, web service…)


Le type d’interface (fichier, web service…)

22

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges projet

Périmètre projetPlanning

Périmètre géographique et entités concernées

Prestations attendues

Prestations optionnelles

Organisation, responsabilitésLes activitésDirection de projet

Fonctionnel

Technique

Conduite du changement


Conduite du changement

Structure et rôles des équipes du client

Structure et rôles des équipes du fournisseur

Instances projet

Attentes en termes de pilotage et de suiviLes indicateurs de suivi

Cadre méthodologique, découpage en phasesMéthode de mise en œuvre

Les phases du projet

Plan d’Assurance Qualité

23

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel- Recommandations

Ne pas chercher à détailler les fonctions “ standards ”

Détailler les spécificités

Ne pas occulter les problèmes

Ne pas tout exiger (démarche et contenu adapté au contexte de l’entreprise :taille, budget, maturité…)


Détailler l’environnement logiciel

Ne pas négliger les prestations annexes

Le faire valider !

24

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?

La description de l’existant est nécessaire quelque soit la démarcheadoptée (Définition préliminaire des processus avant choix de l’ERPou Choisir un ERP et adapter les processus)

La description de l’existant « AS IS » concerne :Organisation

Processus métiers

Système d’information


La description de l’existant permet :de fournir des éléments en entrée nécessaire à la description desprocessus cibles (réponse à la question « comment cela se passeaujourd’hui »)

de mesurer les impacts sur le système d’information existant(interfaces, évolutions à mettre en œuvre dans les SI)

de mesurer l’écart avec la cible et de mettre en œuvre les mesures deconduite de changement adaptées

25

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte

Le budget nécessaire à l’implémentation d’un ERP dépend du nombre futurd’utilisateurs du progiciel et du nombre de modules à implémenter.

Lister les différents postes de coûts sans en oublier :

Le coût des infrastructures et du matériel (serveurs dans le cas du choix d’unearchitecture client/serveur, salle climatisée pour les serveurs, …)

Le coût des licences du progiciel : bien identifier le nombre d’utilisateurs finaux et lesmodules utilisés


Le coût des ressources humaines extérieures (sous-traitance) : combien / duréeMOE : consultants ERP (fonctionnels / techniques)

MOA : consultants AMOA (pilotage, fonctionnels, gestion du changement)

Le coût des ressources humaines internes : des employés en interne devront seconsacrer au projet à temps partiel ou à temps plein selon l’organisation projet, ce quireprésente un coût.

26

Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – budgéter chaque phase du projet

Etablir votre budget détaillé en découpant préalablement le projet ERP en phaseset en budgétant chaque phase du projet :

Etudes préalables et/ou cahier des charges

Préparation au lancement (construction équipe projet, formation, logistique…)

conception détaillée (formalisation des processus, des besoins, des données manipulés,des règles de gestion, description des interfaces)

Réalisation des développements/paramétrages/tests

Préparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux « endusers », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte desdonnées)


users », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte desdonnées)

Mise en production (support utilisateur…)

Pour chaque phase, demandez-vous :

Combien de jours et de personnes seront nécessaires pour cette phase ?

De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressourcesinternes, externes, ressources matérielles, infrastructures …

Après la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prévoir les coûts demaintenance du progiciel et des montées de version.

27

Phase 2 - Consultation Quels sont les choix à réaliser ?

Pour les projets du type ERP, la consultation porte généralement sur 2 volets

Choix d’un progiciel

Intégration du progiciel (volet complexe) :

Paramétrage

Adaptation


Gestion du changement

Formation

28

Phase 2 - Consultation Processus et soumissionnaires

Le processus de consultation (consultation restreinte, appel d’offres) est le suivant:1.Détermination des sociétés aptes à concourir

2.Transmission aux sociétés du cahier des charges

3.Réponse aux demandes d’informations complémentaires

4.Réception des offres

5.Négociations, sélection de(s) l’offre la plus intéressante

6.Démonstration

7.Contractualisation


Détermination des sociétés aptes à concourir :Chez les grands comptes, il s’agit des sociétés référencées par les services achatset/ou préconisées par la DSI.

Editeurs

Appel à candidature (appel d’offres)

Presse, bouche à oreille, salons, Web

Information des soumissionnaires :Entretien préalable indispensable

Entretien téléphonique ou réunion d’information

Remise du cahier des charges

Informations ultérieures

29

Phase 2 - Consultation Grille d ’évaluation des offres

Cadre d’analyse des propositions recueillies lors de la consultation

Permet de situer globalement l’importance des critères (techniques, fonctionnels…)

A mettre au point dès l’étude des besoins

Penser à tous les aspects (méthodes, cv des intervenants…)

Exemple de grille d’évaluation :

Notes descandidat


CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Poids X Y ZCompréhension du projet 10

appréciation des objectifs et enjeux 4

compréhension et analyse du Cahier des Charges

compréhension du domaine a 1

compréhension du domaine b 2

Présentation de l'offre 20

clarté, précision et présentation de la réponse 4

conformité de l'offre aux exigences

appréciation des contraintes techniques, volumétrie 2

30

Phase 2 - Consultation Analyse et comparaison des offres

Nécessité de produire un dossier de choix

Facilité par :le plan imposé pour les réponses des candidats

la grille d'évaluation

Ne pas se limiter à l’examen des propositions écrites:Démonstration, maquettes, prototypage et tests

Visites de sites


Visites de sites

Privilégier l’analyse de la couverture des processus à celle de la couverture desfonctions individuelles

S’assurer de la mise en œuvre du progiciel dans une entreprise similaire

Appel des références des candidats

31

Phase 2 - Consultation Dossier de choix

Public : comité de pilotage

Objectif : justifier du choix et de la méthode

Contenu :

Rappel du projet (objectifs…)

Exposé de la méthodologie de comparaison


Exposé de la méthodologie de comparaison

Présentation synthétique des offres reçues

Comparaison multicritères (grille d’évaluation)

Synthèse

32

Phase 2 - Consultation Contractualisation

Restriction de sélection des offres :Conserver 2 ou 3 candidats en « short-list »

Tests et évaluations concertées des solutions

Choix de l’offre finale

Contractualisation :On ne reste en position de force que si on a le choix : conserver des candidats enconcurrence jusqu’à signature


concurrence jusqu’à signature

Définir précisément les prestations

Organiser la réception dans le contrat

Un bon contrat est un contrat équilibré

Se faire assister par un juriste ou un acheteur ou un cabinet de conseil

33

Phase 3 - Réalisation et mise en œuvrePrésentation de la méthode ASAP

Processus et ERPJanvier 2011 34© SAP

Phase 3 - Réalisation et mise en œuvreDescription des cinq phases de la méthode ASAP

Préparation


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Les principaux livrables méthode ASAP


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparation


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase conception (« blue print »)


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase réalisation


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparation à la production


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase mise en production


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Pilotage du projet


Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Organisation du projet

Project Office

Comité de DirectionSponsors ClientSponsor Intégrateur

Direction de projetDirecteur projet ClientBusiness Owners Pilote opérationnel ClientDirecteur projet Intégrateur

Intégration fonctionnelle Coordinateur fonctionnel Client

Domaine technique Responsable technique Client

Conduite du changement, FormationResponsable ClientResponsable Intégrateur


Développement

Responsable développementsDéveloppeurs legacy

Experts IT ClientResponsable développementDéveloppeurs Intégrateur

Coordinateur fonctionnel ClientCoordinateur fonctionnel Intégrateur

Architecture, technologie,supportResponsable technique Client

Consultant Architecture / AdministrrationIntégrateur

Domaine Vente

Process OwnersKey users

Experts IT Client

Consultant fonctionnel/ERP Intégrateur

DomaineAchats


Experts IT Client

Consultant fonctionnel /ERPIntégrateur

Responsable technique ClientResponsable technique Intégrateur

DomaineComptabilité


Experts IT Client


DomaineControlling


Experts IT Client


44

Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Définition acteurs client

UserLe user est l’utilisateur final de la solution concernée

� Formé à l’utilisation du système� Connaît les procédures (contacter le key user…)

Key userLe key user est un utilisateur « expert » de la solution

� Premier niveau de support� Enregistre les incidents et demandes de changement� Responsable de la cohérence des master data� Teste et valide les modifications de système� Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ

Acteur En projet En production


� Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ

Processowner

Le process owner est le garant d’un processus métier

� Définit et ajuste les processus métiers� Arbitre les demandes de changement� Gère les escalades� Membre du comité métier

Businessowner

Le business owner pilote son entité métier

� Arbitre les demandes de changement majeures� Membre du comité stratégique et comité de pilotage� Garantit la disponibilité des KU et PO

Expert ITapplicatif

L’expert applicatif est l’acteur DSI responsable du suivi des processus de son domaine métier

� Pilote les processus de gestion des incidents� Pilote le processus de gestion des problèmes� Initialise le suivi des demandes de changement� Membre du comité métier

45

La mise en œuvre d’un ERP Les instances de pilotageLe Comité de Direction CODIR

Membres:Client: Business Owners, Directeur projet, Membres Direction

Intégrateur (facultatif): Directeur projet, responsable BU

Fréquence : trimestriel

Le Comité de pilotage COPIL

Membres:Client: Business Owners, Directeur projet, Pilote opérationnel

Intégrateur: Directeur projet, Responsable commerciale, responsable BU

Fréquence : mensuel

Le Comité de Projet COPROJ

Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Business Owners, Process Owners, Coordinateurfonctionnel, (facultatif: chaque responsable de sous projet)

Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,


Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,responsable des développements)

Fréquence : Hebdomadaire

Le Comité Fonctionnel COFONC

Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sousprojet

Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet


Le Comité technique COTECH

Membres:Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Responsable technique, Responsable développements,Coordinateur fonctionnel

Intégrateur: Directeur projet, coordinateur technique, responsable des développements,Coordinateur fonctionnel


46

La mise en œuvre d’un ERP Les environnements de projets

Reprise de données

Formation référence

Serveur PE

PRODUCTIONBAC A SABLE

DB1

Développement Qualité Production

ER

P

PARAM & DEV => REF

TESTS UNITAIRES

Tests validation et intégration

Recette métier

Serveur QEServeur DE

Développements

Paramétrages

Développements

Paramétrages


Formation référence

Serveur QBR Serveur PB PRODUCTION

Serveur QBI

BI PARAM & TESTS

UNITAIRES

Recette métierServeur DB

Formation

Tests validation et intégration

Formation bac à sable

BAC A SABLE

Serveur BF

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La mise en œuvre d’un ERP Risques projet : causes d’écueil

Dispersion fonctionnelle :ne pas tout vouloir implanter en même temps

se garder de trop élargir le périmètre du projet

Direction non suffisamment impliquée

Direction / gestion de projet défaillante


Changement des acteurs clés du projet

Equipes indisponibles

Analyses et maquettages insuffisamment validés

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La mise en œuvre d’un ERP Statistiques sur échecs projets ERP

Etude baptisée "The Chaos Report« du Standish Group, menée auprès de 400entreprises américaines de toutes tailles en... 1995 :Le dépassement moyen par rapport au budget est de 178 %

Le dépassement moyen par rapport au planning est de 230 %

51 % des fonctionnalités initialement prévues sont inutilisables

35% des projets sont abandonnés

Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divershorizons :


Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divershorizons :51 % des répondants considèrent leur installation d'ERP comme insatisfaisante

Livre blanc de Richard G.Lingus en 2004, Président du Rockford Consulting Group :Le retour sur investissement ne correspond pas à ce qu'on attendait

Allongement des délais d'implémentation et les dépassements de budget

Ralentissement de l'activité de l'entreprise, qui peut mener à des arrêts de productionet des retards de livraison.

Sources : ERP infos du 5/11/05

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La mise en œuvre d’un ERP Maîtrise des coûts

Gestion de projet rigoureuse :S’assurer de l ’expérience du chef de projet MOA et MOE

Faire une analyse de risques régulière

Minimiser les développements spécifiques

Minimiser les interfaces


Négocier ses contrats logiciels et d’intégration

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La mise en œuvre d’un ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERP

Savoir ce que l’on veut

Impliquer la direction (comité directeur)

Composer une équipe projet légitime et impliquée

Choisir un ERP adapté


Choisir un ou des partenaires compétents

Piloter le projet

Gestion du changement adaptée :Communication

Formation

Support

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La mise en œuvre d’un ERP

Education

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