La gestion de projets - Jean-Michel Rolland

Jean-Michel ROLLAND – [email protected] / site : http://jm-rolland.fr

Quels sont les Enjeux et les Méthodes pour réussir sa Conduite de Projets ?

Animé par Jean-Michel ROLLAND

Selon une étude du Gartner Group,

16% des projets respectent les délais et les budgets

25% des projets aux États-Unis sont considérés comme des succès par ceux qui sont responsables de leur lancement


MANAGEMENT de PROJET Diriger & Motiver

PILOTAGE DE PROJET Organiser & Planifier

GESTION DE PROJETS Du Cahier des Charges

au Bilan

COMMUNICATION INTERNE Informer & Suivre

NEGOCIATION Gérer les Conflits

Résoudre les Problèmes

2

Responsable Département Human Management Business Innovation

Majeure Project Management Business Development

Enseignant-Chercheur Management des e-comportements

Consultant-Formateur

Management de Proximité et à Distance pour les Hommes, les Équipes et les Projets


Euphorie

Inquiétude

Panique

Recherche des Coupables

Punition des Innocents

Promotion de ceux qui n’ont pas trempé

dans le projet

Idée d’un Projet

Une Histoire d’une conduite de projet

3

Actions

Temps

Jean-Michel ROLLAND – [email protected] / site : http://jm-rolland.fr 4

Processus Itératif : Des logiciels opérationnels Les individus et leurs interactions La collaboration avec les clients L'adaptation au changement

Contraintes : Besoin rapide de mise à disposition du produit Imprévisibilité des besoins du client Nécessité de changements fréquents Besoin de visibilité du client sur l'avancement des développements Présence de l'utilisateur assurant un feedback immédiat

Méthodes AGILES

Les Méthodes de Conduite de Projet (1/2)


Idée d’un Projet

Opportunités Cadrage

Etudes de Faisabilité

Définition Planification

Suivi

Bilan

Décisions

5

Actions

Temps

Les Méthodes de Conduite de Projet (2/2)

Méthodes par découpage (Activités ou Tâches), Cycle en V …


Qu’est-ce qu’un Projet ?

Un Objectif à concrétiser Pour Réaliser

un Produit ou un Service

Satisfaisant des Besoins spécifiés

Regroupant un ensemble d’Activités

Avec des Acteurs Un Projet

Dans une Démarche Structurée et Planifiée

Unique

Novateur

Non Répétitif Début

Fin

Et des Compétences


12 pathologies clés

7

Le projet fourre-tout Le projet envahissant

Le projet verrouillé

Le projet en roue libre

Le projet Technivore

Le projet décalé

Le projet consensuel Le projet cloné

Le projet utopique

Le projet alibi Le projet indépendant

Le projet Activité

Comment réussir à faire échouer un Projet ?


Oui

Non

Non Oui

Savo

ir q

uo

i fai

re

Savoir comment agir

Les Types de Projet

Fermé

‘Logigraphe’

Semi-Fermé

‘Faire des

Recherches’

Semi-ouvert

‘Élaborer des

scénarii’

Ouvert

‘Errer dans le

Brouillard’

8


Exemples d’équipe Projet issus de l’Organigramme Standard

1) Le Projet se réalise au sein d’un même Service

2) Le Projet se réalise entre plusieurs Services

3) Le Projet se réalise avec une équipe sortie des Services,

le temps du Projet

CP : Chef de Projet Eq : Équipe Projet

CODIR : Comité de Direction

CS : Chef de Service

: Collaborateurs, équipe …

* Un Comité de Pilotage doit être créé regroupant l’ensemble des décideurs

?

CS=CP

CP

Eq

?

Un CP doit être nommé ?

CP

Eq

Exemple d’Organigramme Standard

Organisation Humaine du Projet (1/2)


Les Rôles et responsabilités peuvent être divisés en 4 rôles principaux

Informé

“Doit toujours être informé après une prise de décision ou une action.”

“La personne qui fait quelque chose / qui le met en place / qui agit pour le compte de …”

Acteur

“La personne qui a un droit de veto / qui est garante de la viabilité de l’activité / qui attend un résultat ...”

Responsable

Organisation Humaine du Projet (2/2)

“Doit toujours être consulté avant une prise de décision ou une action.”

Consulté

Outil : ICAR

10

Ex : Maître d'œuvre (MOE) … Ex : Maître d‘ouvrage (MOA) …

Ex : Experts … Ex : Client, contributeurs …


Les Indicateurs pour conduire un Projet

Construire le bon système

D’ABORD

Bien construire le système APRES

3 indicateurs à suivre

Qualité

Coûts Délais


Les 5 étapes d’un Projet

I. OPPORTUNITES / CADRAGE Formaliser le besoin du client

II. ETUDE DE FAISABILITE Décider de la meilleure solution

III. DEFINITION / PLANIFICATION Qui fait quoi et Quand

IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI Exécuter et suivre les tâches

V. BILAN / CAPITALISATION Analyser les Succès et les Échecs


-

+

A l’Externe (Marché, clients, concurrents,

fournisseurs, partenaires, institutions, lois …)

A l’Interne (Entreprise, produits, services,

management, collègues, équipe, collaborateurs, soi-même …)

Quelles sont nos FORCES ?

Quelles sont les MENACES ?

Quelles sont les OPPORTUNITES ?

Forces (Strengths), Faiblesses (Weaknesses), Opportunités (Opportunities), Menaces (Threats)

I. OPPORTUNITES / CADRAGE (1/5)

Quelles sont nos Faiblesses ?

Outil SWOT


Outil OOE

De quoi parlons-nous ?

Que voulons-nous atteindre ?

Qu’avons-nous à gagner ou à perdre ?


Objet

Objectif

Enjeux


Outils : CQQCOQP Découverte des besoins


Comment ?

Quoi ?

Qui ?

Combien ?

Où ?

Quand ?

Pourquoi ?


Objectif SMART


Spécifique

Mesurable

Acceptable

Réaliste

Temps


Qu’est-ce qu’un problème pertinent, accessible, mesurable et motivant ?

État Désiré : Situation

satisfaisante k État Actuel :

Situation insatisfaisante

Un PROBLEME peut être défini par l’ECART entre :

l

Bien poser un problème est utile à toutes les phases d’un projet

17

j k The Obituary Exercise

de Mike Griffiths

L ’État Actuel

Il s’énonce sous la forme d’une question positive :

« Comment … ? »

L’État Désiré et

j

l



II. ETUDE DE FAISABILITE (1/4)

Au regard du contexte, des limites et des objectifs définis, quelles sont les solutions envisageables ?

Ces données permettront d’aider à la décision à chaque étape pour : Continuer / Améliorer / Reprendre / Arrêter …

Détailler les Besoins

Préciser les Fonctions

Définir les Contraintes

Lister des Solutions

Analyser les Risques

Prendre une Décision

Brainstorming

Benchmarking

Brainsteering

Qualité

Coûts Délais

MindMap


C

W

S

M

Outil : MOSCOW

Éliminées

n’aura pas

Won’t have

Possibles

peut avoir

Could have

Souhaitables

devrait avoir Should have

Impératives

doit avoir Must have

Fonctions Prioriser les exigences



Quel est l'impact sur (les clients, l'entreprise, les partenaires ... )

Quelle est la faisabilité (humaine, financière, technique ... )

Zone d'Impact fort MAIS difficulté en terme de mise en place (ex: investissement

trop important en temps , hommes ou argent)

Zone des causes majeures et des solutions prioritaires

Maximum d'efficacité pour un Minimum d'investissement

Zone d'impact faible et difficile

à mettre en place.

Zone d'impact faible et facile à mettre en place


Outil : Impact /Faisabilité

Faisabilité

difficile Faisabilité

facile

Impact faible

Impact fort


Modèle de ‘Tableau d’État’ de risque

Numéro

de risque Description du risque

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Faible

Moy.

Élevé

Co

nsé

qu

en

ces

Élevé Moy. Faible

Probabilité


22


III. PLANIFICATION (1/4)

Qui fait quoi et quand ? Avec quelles Ressources et quelles Responsabilités ?

Étape conditionnant

Qualité

Coûts Délais

Outils : P.E.R.T.

Tâche

Chemin Critique Tâches qui impactent sur le projet en cas de retard

Étape 1 1 jour

Étape 20 2 jours

Étape 21 1 jour

Étape 30 2 jours

Étape 31 3 jours

Étape 32 1 jour

Étape 40 3 jours

Étape 41 1 jour

Étape 5 1 jour

Étape 6 1 jour

Optimisation des enchaînements chronologiques


III. PLANIFICATION (3/4)

Outil : GANTT

Pour optimiser les délais

Pour prévoir, ajuster et contrôler les responsabilités et les moyens à mettre en œuvre

Pour suivre le degré d’avancement des travaux.


IV. CONCEPTION/REALISATION /SUIVI (1/2)

Suivre un Projet c’est : Connaître les écarts entre le prévu et le réalisé, Décider des actions correctrices

pour réduire risques, délais et/ou coûts.

Délais imposés : agir sur les Coûts et/ou la Qualité

Coûts imposés : agir sur les Délais et/ou la Qualité

Qualité imposée : agir sur les Délais et/ou les Coûts

Qualité

Coûts Délais

Que faire lors d’un suivi ? Décider d’avancer, d’arrêter, de suspendre, de reporter …

et dans tous les cas de communiquer,

Quand faire un suivi ? Étape clé (Jalon) / Problème / Changement / Leçon à retirer …

La mesure des écarts


Constat 2 Gamme de moyens

Organisation

Investissement

Communication

Formation

Objectif Opérationnel

Terrain à l’instant T+1

Mesure des

effets

Objectifs de Communication

Actions de communication

Terrain à l’instant T Constat 1

Le rôle de la communication (1/3)

De l’Objectif Opérationnel à l’Objectif Communicationnel


Niveau des actions

Temps

Sécurité

Confidentialité

AGIR

S’APPROPRIER

COMPRENDRE

INFORMER

L’ESCALIER DE LA COMMUNICATION ET LES OBJECTIFS



NEUTRES PARTISANS

OPPOSANTS HESITANTS

Freins Faibles

Freins Forts

Motivation Forte Motivation Faible

CARTOGRAPHIE DES CIBLES

Compréhension

Sensibilisation Acquis à la cause

Soutiens actifs



V. BILAN / CAPITALISATION

NIVEAU TECHNIQUE NIVEAU PILOTAGE PROJET

NIVEAU MANAGEMENT

« Étape primordiale pour construire le futur »

Mesures chiffrées

Écarts entre le Prévu et le Réalisé

Compétences / Communication / Comportements


Vos Actions Prioritaires pour vos futurs projets

N°1 :

N°2 :

N°3 :

Je vous souhaite un plein succès dans vos futurs projets et vous remercie de votre écoute Active … Jean-Michel ROLLAND


Méthodes de conduite de projet Cycle en V à cycle itératif. http://www.geek-directeur-technique.com/2011/05/12/application-concrete-des-methodes-agiles Logiciels libres de conduite de projet Open Workbench : Quand la gestion de projet se libère...| FR | WINmaj : 3 octobre 2011 TaskJugglerTaskJuggler est un outil de planification de projet.| TUX | GPLmaj : 24 août 2011 TaskFreak !Une application de gestion de tâche en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 janvier 2011 GanttProject : Le diagramme de Gantt a été libéré !| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 25 août 2011 Activity Manager : Suivi de projet centré sur les temps de travail et les tâches qui restent à faire| WIN | TUXmaj : 4 mars 2010 Collabtive : Une application collaborative de gestion de projets| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 3 décembre 2010 ProjeLead (ex ADHEO ex-PMS) : Solution de gestion de projet complète, simple et libre| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 22 novembre 2010 GIOCOM : Logiciel de gestion pour organismes communautaires| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 2 novembre 2009 Tudu ListsUne application de gestion de listes de tâches, pouvant être utilisées de manière collaborative| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 15 août 2009 SOPlanning : SO Planning, outil simple de gestion projet (ou de production) en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 avril 2009 Task Coach : Un gestionnaire de tâche (gestion des temps d’effort par tâche et organisation hiérarchique.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 23 déc 2008 Progect et Pdesk : Applications simples et efficaces de gestion de projets pour ordinateur de bureau et de poche.| FR | WIN | GPLmaj : 11 août 2008 JPEd : Décrire des processus, c’est enfin possible avec du libre !| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 4 août 2008 Dotproject : Un véritable outil de gestion projets| FR | WIN | TUX | MACmaj : 26 juin 2008

Macro Excel pour conduire des projets http://www.excel-downloads.com/remository/Download/Professionnels/Planification-et-gestion-de-projets.html Gestion de projets in cloud computing http://www.teamlab.com/fr/project-management.aspx Gestion de projet avec MindView et MindManager http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/project_management.htm http://www.idergie.com/jcv-gantt

Bibliographie de Logiciels de Conduite de Projet

http://www.geek-directeur-technique.com/2011/05/12/application-concrete-des-methodes-agiles















http://www.framasoft.net/article3572.html






























http://www.excel-downloads.com/remository/Download/Professionnels/Planification-et-gestion-de-projets.html













http://www.teamlab.com/fr/project-management.aspx





http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/project_management.htm

http://www.idergie.com/jcv-gantt




Le chef de projet efficace - 12 bonnes pratiques pour un entrepreneur - Alain Fernandez – Ed. d'Organisation – 2011 Organisez vos projets avec le Mind Mapping - Pierre Mongin - Collection: Efficacité professionnelle, Dunod – 2011

Gestion d'un projet web - Planification, pilotage et bonnes pratiques - Vincent Hiard - Editeur : Eni - 2011

Réussir mon premier projet transverse - Séverine Delaville - Studyrama - 2011

TPE/PME, pilotez votre projet informatique - Hugues Bernet-Rollande – Ed. Dunod – 2011

Choisir l'agilité – Du développement logiciel à la gouvernance - Mathieu Boisvert , Sylvie Trudel - Editeur : Dunod - 2011

Scrum : le guide pratique de la méthode agile la plus populaire - Claude Aubry – Dunod - 2011

La gestion de projet pour les nuls - Stanley Portny , Sandrine Sage - Editeur : First - 2011

Gestion de projet agile Avec Scrum, Lean, eXtreme Programming... - Véronique Messager Rota - Editeur : Eyrolles – 2010

Le kit du chef de projet - CD-Rom offert - Hugues Marchat - Editeur : Editions d'Organisation - 2010

De la simplicité - John Maeda (Auteur), Jean-Luc Fidel (Traduction) – Payot – 2009 S'organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) - David Allen, Michel Edéry (Traduction) - Leduc.S Editions - 2008

Le chef de projet paresseux mais gagnant - Marc Destors, Jean Le Bissonais – Microsoft Press - 2003

Bibliographie de Conduite de Projet


Conduite de Projet : Table des Matières

36

Définition d’un Projet

p12

Les Méthodes de conduite de Projet

p4-p5

Qu’est-ce qu’un Projet ?

p6

Comment réussir à faire échouer un Projet ? p7

Les types de Projet

p8

Organisation Humaine du

Projet p9-p10

Les Indicateurs pour conduire un Projet p11

I. OPPORTUNITES / CADRAGE p12 - p17

II. ETUDE DE FAISABILITE p18 - p22

III. DEFINITION / PLANIFICATION p23 - p25

IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI p26 – p27

V. BILAN / CAPITALISATION p31 – p32

Le rôle de la Communication p28 - P30

Bibliographie p35 Bibliographie de Logiciels p34

Vos Actions Prioritaires p33

La gestion de projets - Jean-Michel Rolland

Business

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