LA GESTION DE PROJETS - · PDF fileAgenda de la session 2 3 Le démarrage de projet- fin...

LA GESTION

DE PROJETS Regroupement CPE des régions 03 et 12

Session 2

1 décembre 2011

Objectifs de la formation

Permettre à chacun d’entre vous:

d’acquérir des connaissances sur le sujet

de recevoir des modèles et outils pour mieux gérer vos projets

de mettre en pratique des principes de gestion de projet

de développer des habiletés en gestion de projets peu importe la taille ou le domaine

de recevoir un soutien dans l’élaboration d’un projet

2

Agenda de la session 2

3

Le démarrage de projet- fin • Réflexion et mise à jour des évènements depuis la dernière session

• La définition des besoins

• Les parties prenantes

La planification de projet – Partie 1

• Un peu de théorie • La planification du contenu • La planification des délais

• La planification des coûts • La planification des ressources humaines

Retour sur la session 1

Qu’avez-vous retenu de la session 1?

Distribution d’exemples de définition de

projet

4

Le démarrage de projet- fin

5

Un rappel: Les biens livrables

qui touchent le produit

Les biens livrables qui touchent le produit sont les composantes permettant de développer le produit que l’on veut utiliser à la fin du projet: Liste des besoins / cahier des charges

Concept de design

Plans et devis

Plan d’aménagement

Processus actuels

Processus désirés

Description des rôles et responsabilités

Les biens livrables de produit seront faits par des expertes en la matière

6

Exercice 1: définition de la liste

des besoins

Trois équipes:

Projet 1 – Agrandissement d’une installation

Projet 2 – Construction d’une nouvelle

installation

Projet 3 – Réorganisation informatique

Faire une liste des besoins qui vous viennent

à l’idée pour chacun des projets, afin

d’avoir une idée du produit désiré

7

Les parties prenantes

Toutes les personnes ou groupes de personnes:

Touchés directement ou indirectement par le projet

A qui il faudra donner des informations

Qui auront leur mot à dire

Avec qui il faudra travailler dans le projet

Pourquoi les identifier?

Afin de monter un plan de communication complet

Afin d’évaluer les impacts du projet sur ces personnes

Afin de gérer les impacts et les risques du projet

Afin d’avoir un bon plan de gestion de changement

8

Exercice 2: identification des

parties prenantes

Trois équipes:

Projet 1 – Agrandissement d’une installation


installation


Faire une liste des parties prenantes qui

seront affectées par votre projet

9

La planification d’un projet

10

Les phases d’un projet

11

Aussi appelés groupes de processus

Démarrage Planification Réalisation et contrôle Clôture Expression

des besoins

de la cliente

12

Stratégie

gestion

changement

Gestion

appropriation

changement SDP (WBS)

Contenu


Définition

des activités

Délais

Séquence

des activités

Délais

Estimation

des efforts

Délais

Estimation

des durées

Délais Échéancier

Délais

Planification

organisation

RH

Estimation

des coûts

Coûts

Budget

Coûts

Plan de

communication

Communication

Planification

de la qualité

Qualité

Planification

de l’appro

Appro

Planification

des AO

Appro

Identification

Risques

Analyse

Risques

Plan de réponse

Risques

Plan de

projet

Intégration

La pause

13

14

Identification, contexte et portée du projet

Positionnement du projet (problématique /opportunité, liens avec d’autres projets)

Objectifs généraux

Description du projet (ce qu’il comprend et ce qu’il ne comprend pas)

Identification des biens livrables

Contraintes et obligations

Les parties prenantes

Organisation du projet (Rôle, responsabilité et contribution des intervenants)

La structure de développement du projet (WBS)

Échéancier

Budget général et plan de financement

Principaux risques

Stratégie de gestion du changement

Le bien livrable: le manuel d’organisation (MOP)


15

Certaines activités reliées au projet sont démarrées

Certaines parties prenantes veulent de l’action rapidement

La phase de planification est escamotée

Les ressources sont plus ou moins disponibles

Les ressources ont besoin d’être mobilisées

Le budget global est arrêté par le client du projet

Les délais sont courts

Les problèmes souvent rencontrés :


La planification d’un projet – le

contenu

16

17

Stratégie

gestion

changement

Gestion

appropriation


Contenu


Définition

des activités

Délais

Séquence

des activités

Délais

Estimation

des efforts

Délais

Estimation

des durées


Délais

Planification

organisation

RH

Estimation

des coûts

Coûts

Budget

Coûts

Plan de

communication

Communication

Planification

de la qualité

Qualité

Planification

de l’appro

Appro

Planification

des AO

Appro

Identification

Risques

Analyse

Risques

Plan de réponse

Risques

Plan de

projet

Intégration

18

Le contenu

Tel que décrit

par la cheffe

de projet

Tel que

proposé

par le

client

Tel que

dessiné par

l’ingénieur

Tel que

produit par le

manufacturier

Tel

qu’installé

sur le site

Ce dont le

client a

besoin

19

Indiquer de façon explicite le « quoi » faire et non le « comment » faire

Identifier concrètement les livrables

Assurer une meilleure compréhension du projet

Faciliter la gestion des interfaces et la coordination du projet

Le bien livrable concret: La structure de découpage du projet (SDP ou WBS)

Objectifs:

Le contenu

Exercice 3: construction d’un

SDP

Exercice de remue-méninges:


installation

20

L’heure du lunch

21

Exercice 4: construction d’un

SDP

Exercice de remue-méninges:


22

La planification d’un projet – les

délais

23

24

Stratégie

gestion

changement

Gestion

appropriation


Contenu


Définition

des activités

Délais

Séquence

des activités

Délais

Estimation

des efforts

Délais

Estimation

des durées


Délais

Planification

organisation

RH

Estimation

des coûts

Coûts

Budget

Coûts

Plan de

communication

Communication

Planification

de la qualité

Qualité

Planification

de l’appro

Appro

Planification

des AO

Appro

Identification

Risques

Analyse

Risques

Plan de réponse

Risques

Plan de

projet

Intégration

25

Définir la durée des activités & du projet Identifier les efforts requis (nombre d’heures / tâche) Identifier les interdépendances entre les activités

Le bien livrable concret: Échéancier du projet

Définit la chronologie/séquence de réalisation du projet

Identifie le « chemin critique » = donne la durée minimum

Permet de créer une image commune du projet

Permet d’avoir une vision de la réalité et de coordonner les actions de chacun

Aide à impliquer les ressources au projet

Objectifs:

Les délais

26

Quelles sont, d’après vous, les erreurs les plus

courantes que l’on fait lorsqu’on prépare un

échéancier ?

Les erreurs les plus courantes: tour de table

Les délais

27

Planifier seule- La cheffe de projet s’assoit devant son ordinateur et se met à planifier son projet, au meilleur de ses connaissances

L’échéancier n’est pas mis à jour - On développe un échéancier très détaillé pour obtenir un « go» du client, on démarre la réalisation, on ne retouche plus à l ’échéancier

L’échéancier est perçu comme un outil du cheffe de projet et non comme un outil de coordination de l’équipe

Les erreurs les plus courantes

Les délais

28

Les ressources ont tendance à se désengager du processus et à faire leur propre échéancier

Les dates données par les membres de l’équipe sont considérées comme des « engagements » non négociables

Les conséquences

Les délais

Exercice 5: début de

construction d’un échéancier

Projet 2 – Construction d’une nouvelle installation


Pour chaque projet:

Choisissez un bien livrable de votre SDP

Déterminez les activités nécessaires à la

complétion de ce bien livrable

Déterminez la durée approximative des activités

Déterminez l’interdépendance des activités

29

La pause

30


coûts

31

32

Stratégie

gestion

changement

Gestion

appropriation


Contenu


Définition

des activités

Délais

Séquence

des activités

Délais

Estimation

des efforts

Délais

Estimation

des durées


Délais

Planification

organisation

RH

Estimation

des coûts

Coûts

Budget

Coûts

Plan de

communication

Communication

Planification

de la qualité

Qualité

Planification

de l’appro

Appro

Planification

des AO

Appro

Identification

Risques

Analyse

Risques

Plan de réponse

Risques

Plan de

projet

Intégration

33

Comment se fait la gestion des coûts dans votre

organisation ?

Tour de table

Les coûts

34

Les ententes avec le client

Les approbations

La nomenclature et le système comptable

Les règles de négociation pour gérer les changements au budget

Le bien livrable concret: Le budget

Les éléments à considérer

Les coûts

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L’estimation est l’évaluation d’un résultat quantitatif probable

Les coûts de TOUTES les ressources impliquées dans le projet doivent être estimés (main-d'œuvre, matériel, fourniture, inflation, échange, contingences, etc.)

Les estimations devront être précisées en cours de projet pour refléter la réalité ou la disponibilité de détails supplémentaires

Doit tenir compte de la réalité organisationnelle

Ce qu’il faut savoir:

L’estimation des coûts

36

Ordre de grandeur : - 25 % à + 75 % (démarrage)

Budget : - 10 % à + 25 % (planification)

Ferme : - 5 % à + 10 % (réalisation)

En tenant compte de la précision de l’information

3 niveaux d’estimation:


37

Dépend de : La complexité du projet

Le niveau de risque

Le niveau de détail disponible pour faire l’estimation

L’historique

Le niveau d’expérience du chef de projet

La nature du projet

Doivent apparaître dans l’estimation des coûts et ne pas être camouflées dans les activités

Les contingences:


Exercice 6: un essai

d’estimation des coûts



Pour chaque projet:

Choisissez un bien livrable de votre SDP

Voir si on peut estimer les coûts reliés à ce bien

livrable

Nous manque-t-il des informations?

38


ressources humaines

39

40

Stratégie

gestion

changement

Gestion

appropriation


Contenu


Définition

des activités

Délais

Séquence

des activités

Délais

Estimation

des efforts

Délais

Estimation

des durées


Délais

Planification

organisation

RH

Estimation

des coûts

Coûts

Budget

Coûts

Plan de

communication

Communication

Planification

de la qualité

Qualité

Planification

de l’appro

Appro

Planification

des AO

Appro

Identification

Risques

Analyse

Risques

Plan de réponse

Risques

Plan de

projet

Intégration

Un rappel - Les rôles et

responsabilités en projet

41

Un projet – une équipe

Cheffe de projet

Cliente du projet

Membres de l’équipe : Équipe multi disciplinaire

Éq

uip

e d

e g

estio

n d

u

pro

jet

Comité de pilotage

Exercice 7: les membres de

l’équipe



Pour chaque projet:

Identifiez quels types de ressources seront

nécessaires à la réalisation du projet?

Viendront-ils de l’interne?

42

Retour sur la journée

Qu’avez-vous le plus apprécié de la journée?

Que devrait-on améliorer?

Matière à réflexion:

Faites un essai de structure de découpage pour votre projet

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