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FICHE SYNTHESE ELISA_v.07.2015 1/2

La fiche synthèse de l’extranet du Service Civique

à destination des organismes d’accueil de volontaires Afin de faire face à la montée en charge du dispositif de Service Civique d’assurer efficacement le paiement des différentes subventions, aux volontaires et aux organismes d’accueil, l’Agence du Service Civique s’est dotée en 2012 d’une nouvelle application extranet, nommée ELISA.

► Les utilisateurs :

• les organismes d’accueil

• l’Agence de Service Civique

• l’Agence de Services et de Paiement

► Les enjeux de l’extranet :

• accéder, à partir d’une url et d’un système d’authentification sécurisé, à un outil partagé par l’ensemble des acteurs du dispositif

• faciliter et réduire les échanges de documents et d’informations entre structures, ASC et ASP grâce à la consultation en temps réel des informations d’agréments, de contrats, de paiement

• réduire les délais et temps de traitement

Cet extranet est accessible depuis mai 2012

Pour toute question sur l’extranet Service Civique ELISA, vous pouvez consulter les documents disponibles sur le site de l’Agence du Service Civique à l’adresse http://www.service-civique.gouv.fr/page/les-demarches-elisa,

ou bien contacter votre Délégation Régionale à l’ASP

► Comment être habilité à se connecter à ELISA ?

Une fiche d’identification et d’habilitation vous a été transmise ou vous sera transmise prochainement. Vous devez la compléter, la signer et la retourner à l’adresse mentionnée dans le courrier. Elle permettra à nos services de créer vos habilitations à ELISA et de vous faire parvenir les identifiants et mots de passe nécessaires pour vous connecter à l’extranet.

En tant que structure ce que je peux faire, ce que je dois faire...

► Dans ELISA, vous pouvez :

• consulter en ligne l’ensemble des agréments délivrés par l’ASC

• suivre les consommations déjà engagées et restantes de vos agréments

• suivre l’état d’instruction de vos contrats • éditer vos contrats et vos notifications de contrat • consulter les montants et échéances de vos

subventions et de celles de vos volontaires

► Dans ELISA, vous devez :

• compléter en ligne les informations importantes de votre structure

• créer et enregistrer vos contrats et vos volontaires • imprimer la notification de contrat • attester de la réalisation effective de la Formation Civique et

Citoyenne (FCC) pour chaque volontaire accueilli.

► Au-delà d’ELISA, vous devez continuer d’envoyer les pièces justificatives à votre interlocuteur ASP habituel pour leur validation (coordonnées bancaires de votre structure, notifications de contrat, coordonnées bancaires de vos volontaires…)

voir FICHE BESOIN D’AIDE

FICHE SYNTHESE ELISA_v.07.2015 2/2

Les principales fonctionnalités d’ELISA – Mémo

► Se connecter à ELISA

A réception de votre identifiant et de votre mot de passe, connectez-vous avec un des 3 navigateurs les plus fréquemment utilisés (Internet Explorer, Mozilla FireFox, Google Chrome) à l’adresse :

https://elisa.service-civique.gouv.fr

Entrez l’identifiant et le mot de passe qui vous ont été communiqués par messagerie électronique et cliquez sur [Connexion]

Une fiche détaillée relative à toutes les étapes ou incidents de connexion est accessible en cliquant sur

► Rechercher et consulter un agrément Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Consulter et Modifier

Remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur .Vous serez redirigé vers cet agrément.

► Consulter et compléter mes informations structure

Lors de votre 1ère connexion ou lorsque vous voudrez créer un contrat, vous serez invité à remplir les informations importantes de votre structure si elles sont manquantes : forme juridique, adresse, courriel, identité du responsable et coordonnées bancaires (en cliquant sur )

Ces informations sont également accessibles depuis la fiche agrément, dans l’onglet Liste des structures

► Créer ou consulter un contrat et son volontaire Dans le menu, cliquez sur Contrat/Volontaire > Créer ou > Consulter et modifier

La fiche contrat s’ouvre. Sur cet écran :

• Onglet [Informations volontaire] : ajoutez le volontaire (en cliquant sur ) et complétez ses informations

• Onglet [Informations contrat] : complétez les informations du contrat (date de début, date de fin, nombre d’heures) puis ajoutez la ou les missions en cliquant sur

et/ou

• Onglet [Informations Paiement] : Indiquez les coordonnées bancaires du volontaire et indiquez s’il bénéficie d’une majoration de l’indemnité

Quand toutes les informations sont renseignées, cliquez sur [Contrôler] puis, si toutes les

informations sont conformes, cliquez sur [Envoyer pour validation à l’ASP]

Pour consulter les informations générales d’un contrat remplissez au moins un critère de recherche et cliquez sur [Rechercher]. Dans le tableau de

résultats, sélectionnez la ligne qui vous intéresse et cliquez sur .Vous serez redirigé vers l’écran de ce contrat.

► Attester de la délivrance effective de la Formation Civique et Citoyenne (FCC)

Dans le menu, cliquez sur Attestations > Formations

Ce module vous permet d’attester de la délivrance effective de la FCC pour chacun des volontaires accueillis. Faute d’attestation dans les 2 mois suivant la fin de la mission, une demande automatique de remboursement de l’aide de 100 € versée est générée par l’application. Une fiche dédiée ATTESTER LES FORMATIONS est à votre disposition sur la page d’accueil d’ELISA

► Consulter les montants et échéances de mes subventions et de celles de mes volontaires

Dans le menu, cliquez sur Agrément/Structure > Echéancier > Consulter (échéancier structure)

ou Contrat/Volontaire > Echéancier > Consulter (échéancier volontaire)

Vous pouvez voir les échéances, passées et à venir et l’état de leur paiement.

Pour voir le détail de chaque échéance, cliquez sur devant le mois :

Pour voir le détail de chaque subvention, cliquez sur en fin de la ligne à détailler.

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Différentes fiches thématiques sont à votre disposition sur la page d’accueil d’ELISA --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------

https://elisa.service-civique.gouv.fr/

Je sélectionne l’agrément sur

lequel je veux créer mon

contrat

voir FICHE N° 2

POURQUOI CREER UN CONTRAT ?

Parce que je dispose d’un agrément de Service Civique et que j’ai choisi d’accueillir

un volontaire en engagement de Service Civique et que je veux effectuer les

démarches nécessaires à ce recrutement Pour déclarer officiellement le contrat et le volontaire et ainsi permettre à la fois

l’indemnisation du volontaire et le versement de ma subvention au titre de

l’accompagnement Pour éditer le contrat d’engagement et la notification de contrat d’engagement sur

la base des informations que j’ai saisies dans ELISA.

Pour déclencher la mise en paiement en transmettant à la DR ASP dont je relève la

notification de contrat d’engagement uniquement accompagnée de toutes les pièces

justificatives

COMMENT CREER UN CONTRAT ?

* Les enveloppes nécessaires pour saisir le contrat sont alors réservées. S’il n’y a pas

suffisamment d’enveloppes disponibles sur l’année concernée, un message d’erreur

m’informe que la création du contrat est impossible.

Je suis connecté à ELISA

Je me connecte à :


Je clique sur Contrat/Volontaire > Créer Contrat

Ma structure est déjà rattachée à un agrément

OUI

J’accède alors à la page du contrat en mode création :

voir FICHE COMMENT SE CONNECTER

NON

OUI

NON

Je saisis les dates du contrat : sitôt

que j’ai saisi la date de début de contrat, l’année concernée dans « Récapitulatif ’’Enveloppes’’ » est mise en relief

En tant qu’organisme d’accueil, je suis seul à pouvoir

créer un contrat.

Fiche n°4

CREER UN CONTRAT

Si je suis habilité sur plusieurs structures, je vérifie que je travaille sur le bon couple agrément/structure.

Je saisis ensuite la date de fin :

soit en activant le calendrier et en

saisissant la date de fin prévisionnelle, soit en saisissant directement la durée du contrat

Quand tous les champs sont

complétés, je clique sur *

Fiche 4 – V.07.2015


VISUALISATION ET COMPREHENSION DES ENVELOPPES

Au niveau de mon agrément, je gère 2 notions d’enveloppes :

Les Autorisations d’Engagement (AE) en mois

Les Autorisations de Consommation (AC) en mois.

Je peux vérifier le niveau

de consommation de ces

enveloppes en cliquant sur

J’obtiens alors le tableau reprenant la consommation des différentes enveloppes (AE et

AC) :

Les différents codes couleurs m’alertent sur le niveau de consommation des

enveloppes :

toutes les enveloppes (AE ou AC) pour l’année considérée ont été consommées. Je ne peux plus créer de contrat sur cette même année.

il me reste 20% ou moins de l’enveloppe (AE ou AC) à consommer sur l’année considérée.

il me reste entre 50% et 20% de l’enveloppe délivrée (AE ou AC) à consommer sur l’année considérée. S’il reste plus de 50% de l’enveloppe délivrée à consommer, aucun fond de couleur ne s’affiche.

Fiche n°4

CREER UN CONTRAT

Fiche 4 – V.07.2015

POURQUOI CONSULTER LES PAIEMENTS ?

Pour visualiser mes échéances de paiement et leur détail : - Montant total par mois - Détail de mes échéances par volontaire - Typologie des subventions (Subvention liée à l’accompagnement du volontaire, dotation

compensatoire, Formation Civique et Citoyenne, et le cas échéant Prévention et Secours Civique de Niveau 1)

Pour visualiser pour chaque échéance la liste des volontaires concernés Pour visualiser les échéances passées et futures de mon/mes volontaire(s) et leur détail Pour visualiser les régularisations dont je fais éventuellement l’objet et savoir quand et comment

elles sont opérées

COMMENT CONSULTER MON ECHEANCIER ?


Je me connecte à :



OUI

J’accède alors à mon échéancier :

Je choisis l’agrément pour lequel je veux consulter mes paiements.

NON

OUI

NON

Pour voir le détail de chaque opération, je

clique sur en fin de la ligne à détailler.

Je peux voir le détail de chaque échéance en

cliquant sur devant le mois concerné.

Je consulte mes échéances dans leur globalité (montant total par mois)


Seuls moi-même, la DR ASP, les référents Service Civique au sein des DRJSCS pouvons afficher ces informations.

Fiche n° 6

CONSULTER LES PAIEMENTS

Je souhaite consulter mon échéancier

OUI

Dans le menu, je clique sur :

Agrément/Structure > Echéancier > Consulter :

Je visualise le/les volontaires concerné(s) par cette typologie de subvention directement sur la pop-up

ou en cliquant sur En cliquant sur je peux extraire mes informations de paiement pour un mois donné, ou pour l’échéancier complet

Fiche 6 – V.06.2014


Si l’échéancier est vide ou si on ne me propose pas le contrat pour lequel je souhaite consulter mes

paiements, c’est que celui-ci n’est pas encore à l’état validé (condition indispensable au calcul de mes échéances)

COMMENT CONSULTER LES PAIEMENTS DE MON/MES VOLONTAIRES ?

voir FICHE N° 4

Je souhaite consulter l’échéancier de mon volontaire

Fiche n° 6 CONSULTER LES PAIEMENTS


Je me connecte à :

https://elisa.service-civique.gouv.fr NON

OUI

Dans le menu, je clique sur :

Contrat/volontaire > Echéancier > Consulter :


Je choisis l’agrément pour lequel je veux consulter les paiements.

NON

OUI

Je sélectionne le volontaire concerné dans la liste qui m’est proposée (liste de mes volontaires sur cet agrément), et j’affiche son échéancier :


Je consulte les échéances de mon volontaire dans leur globalité (montant total par mois)

Pour voir le détail de chaque échéance, je clique

sur devant le mois concerné. Pour voir le détail de chaque

opération, je clique sur en fin de la ligne.

Seuls moi-même, la DR ASP, les référents Service Civique au sein des

DRJSCS pouvons afficher ces informations.

Je visualise la typologie et le montant de la subvention versée au titre de ce volontaire

Je peux également consulter l’échéancier de

mon/mes volontaire(s) à partir de son/leur contrat voir FICHE N° 5

OUI

Fiche 6 – V.07.2015


POURQUOI ROMPRE UN CONTRAT ?

Pour mettre fin au contrat qui me lie à un volontaire et ainsi interrompre les paiements Pour prévenir l’ASP de la fin anticipée du contrat Pour régulariser au plus vite ma situation et éviter toute demande de reversement Pour pouvoir réallouer les mois/jeunes non utilisés à d’autres recrutements, dans la

limite des règles définies par l’ASC

COMMENT ROMPRE UN CONTRAT ?

JE SAISIS UNE RUPTURE UNIQUEMENT LORSQUE CELLE-CI A ETE VERIFIEE (DATE ET MOTIF)

Je suis la structure d’accueil


Je me connecte à :


OUI

Le contrat est à l’état «Validé» (son cycle de vie est en cours) ou «Terminé» (la date de fin est passée et tous les paiements ont été effectués)

Je ne peux pas consulter le contrat, à moins d'être la structure pilote qui ne pourra que consulter (sans modifier).

NON

OUI

NON


OUI

J’accède alors au contrat en cliquant sur Contrat > Consulter et Modifier,

Dans la zone d’actions, je sélectionne le bouton

Seuls moi-même et/ou la DR ASP pouvons saisir une

rupture de contrat.

Fiche n°7

ROMPRE UN CONTRAT

Je saisis l’ensemble des informations relatives à la rupture (date et motif de rupture)

Je valide cette rupture afin de la rendre effective et je confirme mon choix dans la pop-up

CORRESPOND A LA DATE DU JOUR

SAISIR LA DATE EFFECTIVE DE LA RUPTURE

SE CALCULE AUTOMATIQUEMENT

Fiche 7 – V.07.2015


POURQUOI ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS ?

Pour certifier la réalisation effective de la formation (décret 2012-310)

Et ainsi justifier le versement de l’aide prévue à ce titre.

COMMENT ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS ?

Je suis connecté à la page d’accueil Je me connecte : https://elisa.service-civique.gouv.fr

Je ne suis rattaché qu’à un

seul agrément

OUI

NON

NON


OUI

Je clique sur

J’accède directement à l’écran

Je sélectionne l’agrément sur lequel je souhaite

travailler :

et je clique sur le menu Attestations > Formations

Je peux réduire la liste des résultats affichés en saisissant un ou des critères de recherche (nom, dates etc…)

Je sélectionne le ou les contrats volontaires que je souhaite attester en cochant la case à gauche de chaque ligne.

NB : je peux choisir de sélectionner tous les contrats volontaires en un seul clic en cochant la case située à gauche des

entêtes de colonnes

Fiche n° 8 ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS

Formation Civique et Citoyenne

En accueillant un volontaire, vous avez l’obligation de lui assurer une Formation Civique et Citoyenne. A ce titre, vous percevez une aide de 100 € par volontaire versée 2 mois après le début de la mission. Afin de justifier du versement de cette aide, vous devez attester, via Elisa, de la délivrance effective de la formation. Cette attestation peut se faire dès que le délai de 2 mois après le début de la mission est écoulé.

Faute d’attestation au plus tard dans les 60 jours suivant la fin du contrat, l’aide versée devra être remboursée.

Afin d’attirer votre attention, trois niveaux d’alerte existent et s’affichent dès lors que la date de

recouvrement de l’aide versée approche,

vous rappelant que vous devez attester la réalisation de la Formation Civique et Citoyenne.

Si certains de mes contrats volontaires entrent dans le cadre d’un niveau d’alerte, un rappel

est effectué dès la demande de confirmation de mon choix du couple agrément-structure :

Fiche 8-v.07.2015


ANNULER UNE ATTESTATION

EXPORTER LES LISTES DES CONTRATS VOLONTAIRES POUVANT

ETRE ATTESTES ET DES ATTESTATIONS POUVANT ETRE ANNULEES

Fiche n° 8

ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS Formation Civique et Citoyenne

Une fois ma sélection effectuée,

je peux attester en cliquant sur et en confirmant mon choix :

Une fois la réalisation des formations attestée, les contrats volontaires concernés sont

transférés dans la liste des attestations pouvant être annulées.

En accédant à cette liste,

j’ai la possibilité d’annuler une attestation en procédant exactement de la même façon

que pour attester

En cas d’annulation d’une attestation, les contrats volontaires concernés sont ré-intégrés

à la liste des contrats volontaires pouvant être attestés

voir paragraphe COMMENT ATTESTER LA REALISATION DES FORMATIONS ?

Si je le souhaite, je peux télécharger l’une ou l’autre des listes (fichier de type csv) en

cliquant sur et en choisissant d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier via la

fenêtre pop-up

En tant qu’organisme d’accueil, je suis seul habilité à

attester la réalisation des formations.

Fiche 8-v.07.2015

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