La facture signée : c'est démodé !

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APROGED – © 2014 1 La facture électronique Petit-déjeuner Mardi 9 décembre 2014 Bienvenue À toutes et à tous Laurent Prével

Transcript of La facture signée : c'est démodé !

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La facture électronique

Petit-déjeuner

Mardi 9 décembre 2014

Bienvenue

À toutes et à tous

Laurent Prével

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Rappel de quelques notions

• Le DROIT constitue les règles du jeu dans la vie sociale.

• Du point de vue juridique, certains sujets de droit (personnes physiques ou morales) prennent des engagements envers les autres.

• Par effet de réciprocité les "engagements" des uns sont les "droits" des autres et leur existence s’appuient sur des PREUVES.

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Droit de la preuve

Evènements générateurs de droits

Fait juridique:

En dehors de toute volonté

Acte juridique:

Manifestation d’une volonté

Les limites Le principe Exceptions:

•Matière commerciale

•Commencement de preuve par écrit

•Impossibilité de preuve par écrit

•Copies d’actes sous seing privé

Preuve des actes juridiques Art. 1341 C. Civ.

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La notion d’original (en droit)

• Par définition, l'authenticité (juridique) est la qualité d'un document qui peut être attribué de façon certaine à son auteur.

– Au sens du Records Management (ISO 15489-1) cette notion désigne un document:

• Qui est bien ce qu’il prétend être

• Qui a été produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu

• Qui a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été

• Dès lors que l’on possède un document et qu'on peut l'attribuer à son auteur ce document peut être qualifié d’ORIGINAL.

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La copie (1)

• En 1980, le législateur prend acte des nouvelles technologies : photocopie, télécopie...

– Modification du Code civ. (loi n°80-525 du 12 juillet 1980) : création « la copie fidèle et durable » :

– "[Les règles de preuve] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable". – art. 1348 – alinéa 2 Code civ.

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La copie (2)

• La copie « fidèle »

– fidélité à l'original en toute logique, pour apprécier la fidélité il faut donc « avoir accès » à l’original.

• La copie « durable »

– est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support (art. 1348 C. civ.).

Peut-on détruire l’original lorsque la copie est réputée fidèle et durable ?

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L’écrit électronique

• En 2000, le législateur prend acte de l'émergence des NTIC, notamment d'Internet.

• Modification du Code civ. (par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique).

• Apparition de l'écrit électronique :

– Le document est produit, transmis et conservé sous forme électronique,

– Redéfinition de la notion d’original et de copie

• Apparition de la signature électronique

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Un nouveau modèle

pour la facture, à base

de dématérialisation !

• Un document comptable, fiscal, juridique

• Quatre formes reconnues : papier, EDI, facture dématérialisée au sens de la DGI (2003), facture électronique (2012, « piste d’audit »)

• Une posture différente Clients / Fournisseurs

• La problématique de la signature électronique

• Une durée de conservation « variable »

La facture

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Référentiel juridique global

• Loi du 3 janvier 1979 sur les Archives, intégrée au code du patrimoine

• Loi du 13 mars 2000, « Adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique »

• Loi du 21 juin 2004, « Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique »

• Loi du 15 juillet 2008 relative aux archives

• Loi du 29 décembre 2012 , loi de finances rectificative pour 2012

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• Code Général des Impôts (art. 289 bis, 289 V,…)

• Décret n°2003-632 du 7 juillet 2003

• Décret n°2003-659 du 18 juillet 2003

• BOI n°136 du 7 août 2003 (instruction)

• BOI n°4 du 11 janvier 2007, mesure

d’assouplissement relatif aux « factures clients »

• Directive UE du 13 juillet 2010

• Décret n°2013-346 du 24 avril 2013

• Décret n°2013-350 du 25 avril 2103

• BOIF du 18 octobre 2013

Référentiel spécifique « facture »

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• Code de commerce

• Code général des impôts (art.289/s)

• Livre de procédures fiscales

• Instruction du 24 janvier 2006

Matière civile et commerciale

Matière comptable et fiscale (accord

préalable & administration fiscale)

Le contexte de la facture

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• Matière civile et commerciale : sanction pénale, jusqu’à 375 k€ d’amende, et exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus

• Matière comptable et fiscale : comptabilité considérée irrégulière ou non probante par défaut de pièce justificative présentation, 1500 € d’amende (par pièce), redressement fiscal contradictoire

Litiges sur facture : les sanctions

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• Trois formes électroniques (art.289 CGI)

• L’échange de données informatisées (respect

de la norme EDIFACT, forts volumes,

convention d’échange, traducteurs SI,…)

• La facture signée électroniquement (signature

électronique avancée, certificat , RGS,…)

• Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité,

processus de facturation, contrôles opérés,

personnes responsables,…)

La facture « électronique »

APROGED – © 2014 14 Angers, le 22 mars 2013 14

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• L’esprit de la Directive UE 2010, en constat de

la Directive UE 1999

• Initiative des pouvoirs publics via Chorus

• Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité,

processus de facturation, contrôles opérés,

personnes responsables,…)

• Piste d’audit ? Quoi de plus que ce qui doit

(devrait ?) déjà être fait aujourd’hui ? Et, le cas

échéant, un S.A.E. ? Certifié NF461 ?

Facture signée : c’est démodé !

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www.aproged.org

[email protected]

Merci de votre

attention

Facture signée, Facture démodée ?

Mardi 9 décembre 2014

/

© FIDAL

Facture électronique :

que retenir des décrets d’applications d’avril 2013 et

des BOI du 18 octobre 2013 ?

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/ Les évolutions règlementaires

2012 : La France a transposé la directive 2010/45 (3ème LFR pour 2012).

Décrets du 24 et 25 avril 2013 / Arrêté du 25 avril 2013

Complètent le régime applicable concernant notamment :

- les mentions obligatoires devant figurer sur les factures

- les modalités des factures électroniques

Mise à jour de la Base BOFIP (Bulletin officiel des finances publiques - Impôts) du

18 octobre 2013

L’administration fiscale met à jour sa doctrine pour tenir compte de ces textes

Des précisions sont notamment apportées concernant la notion de piste

d’audit fiable

© FIDAL

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/

Avant 2013

Quel contexte législatif ?

Factures originales fiscalement

admises

Facture papier Facture électronique

• EDI fiscal (liste

récapitulative des factures +

fichier des partenaires)

• Signature

électronique

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/

Depuis le 01/01/2013

Contexte législatif

• Principe de Liberté de choix dans le mode transmission des factures

• Egalité de traitement entre les factures papiers et les factures

électroniques

Facture papier Facture électronique* =

Authenticité de

l’origine Intégrité du

contenu

Lisibilité de la

facture

Si

* Pour les factures électroniques uniquement : acceptation du client

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/ Conservation des documents :

les obligations légales 6

Information à conserver Durée de conservation

3 ans 6 ans 10 ans

Informations Livres et registres obligatoires Sur leur support original

visées par les

droits généraux de

Autres

établis sur support

non informatique Sur tout support

communication

et de contrôle

documents

ou pièces

établis sur support

informatique

Sur support

informatique

Sur tout

support

de

l’administration justificatives

ouvrant droit

à déduction de

TVA

Sur leur support

original

Sur tout

support

Informations

supplémentaires

du fait qu’elles

ont trait à

l’informatique

Autres informations données ou

traitements informatiques non visés ci-

dessus mais concourant directement ou

indirectement à la formation des résultats

comptables ou fiscaux et à l’élaboration

des déclarations rendues obligatoires par

le CGI

Sur

support

informatique

Aucune obligation

de conservation

Documentation

informatique

Sur leur

support original

© FIDAL

/ Les 3 voies de sécurisation des factures

Voie 1 : • Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable

entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.

Voie 2 : • Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié

et créée par un dispositif sécurisé de création de signature.

Voie 3 : • Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI)

répondant aux normes prévues par le code général des impôts.

© FIDAL

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La piste d’audit fiable

[Voie 1]

© FIDAL

/ La « piste d’audit fiable »

Qui est concerné ?

Tous le monde sauf :

• Les assujettis ayant recours à la signature électronique conforme

fiscalement

• ou à l'EDI respectant toutes les spécifications propres à ce

système prévues au CGI

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/ Quels contrôles mettre en place ?

Nature et modalités des contrôles à mettre en place :

• L’ampleur des contrôles est déterminée par l’entreprise en

fonction de sa propre organisation et de sa taille notamment

• Soit les contrôles sont intégrés aux systèmes d’information

• Soit réalisés sur papier ou manuellement

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/ Objectif des contrôles documentés et permanents

Objectifs affichés :

• Garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la

lisibilité de la facture

• Maitriser le fonctionnement du système d’émission, de

transmission et de réception des factures

• Garantir que les factures correspondent à la réalisation d’une

opération effectivement réalisée

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/ Objectif des contrôles documentés et permanents

Concrètement … :

• Etablir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et

la réalité de l'opération facturée

• S’assurer que

• la facture correspond à une opération économique, comptable et financière

réelle

• les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur

• les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels ou financiers sont pris en

compte c'est-à-dire identifiés et maîtrisés

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/ Qu’est-ce qu’une piste d’audit « fiable » ?

La piste d'audit doit permettre :

• De reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du

processus de facturation

• De garantir que la facture émise/reçue reflète l'opération qui a

eu lieu, en permettant d'établir un lien entre la facture et la LB /

PS qui la fonde

• De justifier toute opération par une pièce d'origine à partir de

laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement

ininterrompu à la facture

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La signature Electronique

[Voie 2]

© FIDAL

/ Facture électronique signée :

comment ça marche ?

© FIDAL

Vérification de la

signature par le

client

Fournisseur Client

Facture

Vérification de la signature

avec la clé publique

Vérification du Certificat Certificat numérique

et clé publique

Facture

Facture

n°112277

Vente de

crayons

Prix

TVA

Signature avec

la clé privée du fournisseur

ou de son mandataire

Prévoir la lisibilité

de la facture

Archivage

sécurisé de

l’original +

signature et

restitution

Archivage

sécurisé de

l’original +

signature et

restitution

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Echange de Données Informatisées (EDI)

[Voie 3]

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© FIDAL

/

Fournisseur

Client

Liste

Récapitulative

des factures

Message

facture

+ lisible

Fichier

des

partenaires

Liste

Récapitulative

des factures

Message

facture

+ lisible

Fichier

des

partenaires

Message

Facture

Structuré

Archivage

sécurisé et

restitution

Archivage

sécurisé et

restitution

Facture dématérialisée/EDI :

comment ça marche ?

© FIDAL

17 Facture dématérialisée / EDI :

comment ça marche ?

Notre solution pour la mise en

place de la piste d’audit fiable Directive 2010/2010/45/EU et BOFIP du 18/10/2013

/ Rappel : les 3 voies de sécurisation des factures

(Directive 2010/45/EU, et BOIs du 18/10/2013)

Voie 1 : Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. • Obligatoire depuis le 1er Janvier 2014

• Un document PDF simple, non signé, peut-être recevable dès lors qu’il existe une piste d’audit fiable le concernant.

Voie 2 : Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature.

Voie 3 : Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts.

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/ Synthèse

Les entreprises sont dans l’obligation d’avoir une

« piste d’audit fiable »

• Pour toutes les factures papier (numérisées ou pas) et

électroniques non signées à partir du 1er janvier 2014 (voire

même en 2013)

La notion de piste d’audit fiable reste floue

• Sa mise en œuvre est différente selon les entreprises (taille, …)

• Les contrôleurs seront tolérants avec les entreprises qui

démarrent la mise en œuvre en 2014

• Les contrôles en 2015 seront plus exigeants

Il est urgent de s’en occuper !

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/ Exemple de contrôles pouvant être demandés

Cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes.

Structures des fichiers utilisés et leur mode d'alimentation.

Tables de codification des données et paramétrages utilisés.

Modalités de stockage et d'archivage des données.

Schéma de circulation des informations et les modalités d'échange et de validation des informations avec les tiers.

Modalités d'injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s'assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature).

Liste des anomalies et les processus de correction des erreurs.

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/ 22 La solution ITESOFT vis-à-vis des 3 voies

Autres factures électroniques

(non signées)

Papier

• Capture

• Stockage

• Lecture automatique

• Vidéocodage

• Rapprochement

• Imputation et validation

• Gestion des litiges

• Comptabilisation dans l’ERP

Traitements et Contrôles

ALIMENTATION DE LA PISTE D’AUDIT DE LA FACTURE

Factures électroniques

signées

EDI

Fiscal

Prestataire

EDI

Une grande partie des données nécessaires pour alimenter la

piste d’audit fiable sont dans les bases de données de P2P

Les données complémentaires (bon de commande, bon de

livraison, …) peuvent facilement être associées à la facture

Vérification de la

validité de la

signature et du

certificat

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