La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?

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La dématérialisation des factures en PME :

mythe ou réalité ?

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La dématérialisation des factures en PME : mythe ou réalité ?

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Sommaire

1. Etat de l’art de la dématérialisation ............................................................................................ 3

1.1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?.......................................................................................................... 3

1.2. La dématérialisation des factures, encore peu déployée par les PME ........................................... 4

2. Les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation des factures.............................................. 5

3. Les dix clés du succès d’un projet de dématérialisation pour les PME..................................... 7

4. Retours d’expériences ................................................................................................................ 11

4.1. Winch Team : accélérer et fiabiliser le traitement des factures fournisseurs .............................11

4.2. Astrid Conseil : une solution opérationnelle en deux heures .........................................................11

4.3. DFCG : le pari de la simplicité .....................................................................................................................12


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1. Etat de l’art de la dématérialisation

1.1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation consiste à remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de

documents papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documents

numériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines. Dans certains

cas, les données à traiter existent déjà sous un format numérique, soit sous la forme de fichiers structurés (de

type EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers électroniques non structurés, comme des

documents PDF.

Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les données, en capturant le contenu de

documents papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et de

reconnaissance de caractère (OCR). Les processus dématérialisables sont nombreux. Il peut s’agir, par exemple,

de la gestion des factures ou des contrats, de la passation de marchés publics ou encore de la gestion des

données fiscales.

Dans son référentiel de pratiques sur la dématérialisation des factures, le cabinet de conseil Markess

International distingue trois types de dématérialisation des factures :

� La dématérialisation simple, qui consiste à échanger des factures à travers des systèmes de télétransmission

(EDI par exemple) ou sous forme de fichiers électroniques (PDF par exemple), mais sans mettre en place les

garanties nécessaires pour assurer la valeur fiscale des documents numériques.

� La dématérialisation fiscale des factures qui consiste, quant à elle, à échanger ces mêmes fichiers, mais cette

fois en les signant numériquement et en se conformant aux conditions requises par le Code Général des

Impôts (archivage, intégrité des messages, constitution d’une liste récapitulative…). Seul ce type de

dématérialisation permet aux entreprises de supprimer totalement les factures papier.

� La dématérialisation des factures papier, qui consiste à automatiser, par exemple avec des technologies de

scanning ou de lecture de documents, les documents entrants sous format papier.


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1.2. La dématérialisation des factures, encore peu

déployée par les PME

La gestion des factures entrantes et sortantes figure parmi les processus fréquemment dématérialisés. En effet,

ce processus repose sur de nombreux documents, comme les bons de commande et de livraison, les factures

ou encore les avoirs. En outre, il nécessite de nombreuses étapes de traitement des données (saisie,

réconciliation) et de validation, plus fréquemment sujettes aux erreurs lorsqu’elles sont effectuées de manière

manuelle. Enfin, de nombreux acteurs sont concernés par le traitement des factures, qu’il s’agisse d’entreprises,

de collectivités, d’experts comptables ou d’associations.

En 2007, une étude réalisée par le cabinet Markess auprès de 200 entreprises privées montrait que 29 % de

l’échantillon avait déjà recours à la dématérialisation des factures, tandis que 38 % avaient des projets en cours

ou prévus à moyen terme. Néanmoins, parmi les entreprises de moins de 249 salariés, seules 19 % d’entre elles

dématérialisaient déjà leurs factures en 2007, une proportion qui monte à 53 % dans les entreprises de plus de

2 000 salariés.

Une enquête réalisée en 2008 par l’APECA, association interprofessionnelle dédiée à la carte d'achat et la

dématérialisation des échanges interentreprises, vient corroborer ce constat, 28 % des 200 PME interrogées ne

dématérialisant aucun document.

Si la dématérialisation des factures est indéniablement une bonne pratique des directions financières, il s’agit

jusqu’à présent d’un marché plutôt réservé aux grands comptes. En effet, les petites et moyennes entreprises

n’identifient pas encore clairement les bénéfices qu’elles pourraient obtenir, comme en témoigne l’enquête

APECA : près de 54 % ne perçoivent pas les avantages pour elles, tandis que 41 % ne les identifient pas pour

leurs clients !

Des solutions jugées trop complexes, des investissements hors de leur portée, des projets dont la durée et le

coût ne sont pas adaptés aux PME : faute d’offres adaptées à leurs besoins, rares sont aujourd’hui les PME à

dématérialiser leurs factures. Ce décalage entre les pratiques des grandes entreprises et celles des PME, s’il est

bien réel, ne peut perdurer. Les PME peuvent en effet largement s’inspirer des stratégies de dématérialisation

des grandes organisations, celles-ci ont tiré depuis longtemps les leçons d’une dématérialisation pertinente de

leurs factures.


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2. Les enjeux et les bénéfices de la

dématérialisation des factures

Les PME ont rarement de nombreuses ressources à consacrer au traitement des factures : pour elles,

l’automatisation doit en premier lieu être source d’économies (de temps, d’argent…), mais elle peut également

leur permettre de fiabiliser leurs processus de traitement des factures fournisseurs, et d’acquérir une visibilité

équivalente à celles dont disposent les grandes entreprises. Tout comme ces dernières, les PME peuvent en

effet, en dématérialisant leurs factures, bénéficier de ses multiples atouts.

1. Gagner en temps et en productivité

Le traitement des factures nécessite un enchaînement de tâches précises (saisies, enregistrement, affectation,

validations et règlement). Réalisées de manière manuelle, ces tâches demandent du temps et peuvent devenir

rapidement fastidieuses. Gérer ces tâches de manière automatique représente donc un gain de temps

considérable pour les entreprises, y compris pour des volumes de factures modestes. En réduisant les délais de

traitement, le gain de temps est en moyenne de 46 %, affirme le cabinet d’études Aberdeen. Le temps ainsi

libéré peut alors être utilisé pour effectuer des activités à plus forte valeur ajoutée, améliorant d’autant la

productivité des équipes. Enfin, vis-à-vis des fournisseurs, la dématérialisation reste le moyen le plus simple de

réduire les délais de paiement, ceux-ci se situant en moyenne entre trente et soixante jours, d’après l’enquête

APECA.

2. Simplifier et fiabiliser les processus

La dématérialisation des factures permet de gérer de manière automatisée des activités précédemment

effectuées à partir de documents papier. Cette numérisation des documents simplifie, rationalise et fiabilise

l’ensemble des processus. Par exemple, une fonction comme la reconnaissance automatique des données

accélère et sécurise la saisie, une fiche fournisseur pouvant par exemple être crée automatiquement si celui-ci

n’existe pas dans la base fournisseurs. Les utilisateurs savent à tout moment où en sont les factures. Ils peuvent

y accéder facilement grâce à des outils de recherche et, si nécessaire, reprendre la main pour traiter les cas

particuliers.

3. Réduire les coûts

La dématérialisation des processus comptables, notamment le traitement des factures, est une source

d’économies importante pour une entreprise, quelle que soit sa taille. La dernière étude du Groupe Aberdeen

consacrée à la dématérialisation des factures, parue en 2009 et pour laquelle 130 entreprises ont été


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interrogées, constate ainsi que l’automatisation réduit en moyenne de 50 % les coûts de traitement des

factures. Les entreprises les plus avancées, pour leur part, réduisent les coûts et les durées de traitement de près

de 90 %. L’enquête réalisée par Markess International met également en avant les économies réalisées par la

suppression du papier (coûts d’impression, de stockage, etc.) et les gains rendus possibles par la mutualisation

et la centralisation du traitement des factures.

4. Mieux piloter la fonction financière

Le suivi en temps réel est précieux pour les responsables financiers : ce besoin est facilité par la

dématérialisation qui fluidifie la circulation des factures, par rapport à un mode de traitement manuel,

caractérisé par de trop nombreuses ruptures. Le traitement automatisé des factures permet aux responsables

financiers de disposer immédiatement d’un certain nombre d’indicateurs qui les aident à mieux piloter le

processus, ces indicateurs pouvant être agrégés et regroupés au sein d’un tableau de bord. En outre, cette

visibilité facilite également la détection très en amont des anomalies et optimise ainsi les traitements, en

évitant par exemple de transmettre pour validation des factures incomplètes ou comportant une erreur sur les

montants. Enfin, une solution automatisée permet de mieux gérer les factures litigieuses, en identifiant

immédiatement les données qui posent problème.

5. Accroître la sécurité, faciliter l’archivage et garantir la traçabilité

Le passage à des factures au format numérique améliore considérablement la sécurité des données. Celles-ci

doivent être signées à leur entrée dans le système, la signature garantissant leur intégrité. Les utilisateurs

disposent ensuite d’une traçabilité de bout en bout sur les données. Chaque intervenant est dûment

authentifié par un identifiant et un mot de passe, limitant les risques de fraude. L’automatisation du processus

réduit également les sources d’erreurs, les données pouvant être soumises à des vérifications à chaque étape

afin de détecter immédiatement les anomalies (factures incomplètes, montants incohérents, etc.) En outre,

dans une offre de type SaaS (Software as a Service), les documents sont archivés dans un centre de données

conforme aux normes de sécurité, une architecture que PME et TPE sont rarement à même de déployer en

interne.

6. Garantir la transparence

La dématérialisation des factures se traduit enfin par un gain en transparence, qui découle des bénéfices

précédents. Traçabilité, authentification des intervenants, suivi facilité des litiges ou encore capacité à retrouver

rapidement des factures grâce aux outils de recherche numérique : tous ces éléments facilitent les contrôles et

apportent aux responsables financiers une visibilité sur l’ensemble de leurs processus de traitement des

factures fournisseurs.


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3. Les dix clés du succès d’un projet de

dématérialisation pour les PME

Malgré tous ces bénéfices, les PME accusent toujours un retard dans le domaine de la dématérialisation des

factures. Le manque de solutions adaptées à leurs besoins a longtemps été un frein à l’adoption de processus

dématérialisés. Pourtant, ces besoins sont clairs et parfaitement identifiés : les PME attendent des solutions

simples, rapides à mettre en œuvre, faciles à gérer et offrant une tarification en phase avec leur taille et leur

volumétrie de factures.

Pour mener à bien un projet de dématérialisation, en particulier pour les processus de traitement des factures

fournisseurs, très fastidieux pour une entreprise, quelle soit sa taille, il existe de nombreux facteurs clés de

succès et de bonnes pratiques dont il convient de s’inspirer. Nous en proposons dix qui, s’ils sont mis en œuvre,

garantissent que le projet de dématérialisation générera tous les bénéfices escomptés, avec un rapide retour

sur investissement.

7. Privilégier le mode SaaS

Pour une PME, les solutions proposées en mode SaaS, c'est-à-dire en tant que services, constituent un atout

crucial. En effet, avec ce mode de distribution des solutions logicielles, les entreprises disposent très

rapidement d’une solution opérationnelle, l’application étant hébergée par l’éditeur (ou un hébergeur

spécialisé) et accessible à partir d’un simple navigateur Internet. Ainsi, aucun investissement préalable, ni en

matériel ni en logiciel (achats de licences), n’est nécessaire pour utiliser l’application. De la même façon, nul

besoin de compétences spécialisées, de ressources dédiées ou d’expérience technique pour en assurer

l’administration, celle-ci étant prise en charge par l’hébergeur 24 heures sur 24. Enfin, dans ce modèle le coût de

l’application est proportionnel au volume de factures et à l’utilisation de la solution, ce qui autorise une

tarification adaptée à la taille des PME et, surtout, une prédictibilité des coûts.

8. Rendre les utilisateurs autonomes pour utiliser et personnaliser l'application

Une solution destinée aux PME doit avant tout être simple et facile d’utilisation, pour en faciliter l’appropriation

et la prise en main par les utilisateurs, et atténuer leur éventuelle appréhension face à un nouvel outil qui

perturberait ses habitudes de travail. L’utilisateur doit pouvoir transposer ses connaissances métier et ses

préférences dans l’outil, avec la possibilité de paramétrer les principales fonctionnalités, sans avoir besoin de

recourir à l’éditeur. Pour sa part, le responsable de la comptabilité doit ainsi pouvoir paramétrer lui-même

l’application, définir les profils des utilisateurs et élaborer les workflows de traitement et de validation des

factures, sans aucun besoin de recourir à une expertise technique.


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9. Proposer une accessibilité permanente

Dans une entreprise, le traitement des factures implique de nombreux acteurs : outre les responsables

financiers, les services opérationnels, les autres services de support et la direction générale peuvent être

concernés, notamment lors des étapes de validation. Il est donc essentiel de s’assurer que les factures sont

disponibles en permanence pour tous les intervenants dans le processus. La solution doit être en permanence

accessible avec une simple connexion Internet, depuis n’importe quel poste de travail, afin d’en faciliter l’accès

pour les sites distants ou les collaborateurs en déplacement. La plateforme de dématérialisation doit également

être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

10. Garantir la performance de l'automatisation

Les données contenues dans les factures sont au cœur du processus. La technologie de reconnaissance de

caractères employée (OCR) doit être efficace et performante pour garantir l'automatisation du processus et sa

fiabilité.

Pour être performante instantanément, et pour que la performance soit pérenne dans le temps, la technologie

doit de préférence utiliser une approche de localisation des champs dite "full-text" qui extrait

automatiquement les données pertinentes, indépendamment de leur position sur le document. Cette

approche présente l'avantage de s'affranchir de tout paramétrage initial au démarrage du projet puisque la

qualité de la reconnaissance n'est pas liée à un format de facture mais raisonne intelligemment pour localiser

l'information pertinente, où qu'elle se trouve. Cette indépendance vis à vis de la position des informations sur le

document permet de s'affranchir aussi naturellement des évolutions dans la présentation des factures dans le

temps.

Par ailleurs, cette approche innovante présente un autre avantage dans les fonctions de recherche : la lecture

"full-text" des factures permet de bénéficier de capacités de recherche en texte intégral (type Google) : les

factures peuvent ainsi être retrouvées aisément par saisie d'un simple mot-clé qui serait présent dans le corps

de la facture.

A l'idéal, la technologie ou la solution utilisée ne doit pas être dépendante des dispositifs de numérisation et

permettre la scannérisation depuis n'importe quel scanner ou équipement multifonctions.

11. Assurer la confidentialité des accès aux informations

Les données liées aux factures sont sensibles. Les entreprises doivent donc prêter une attention toute

particulière à la sécurité lors du choix d’une solution de dématérialisation. Une offre proposée en mode SaaS

doit offrir un certain nombre de garanties : l’authentification avec mot de passe « fort », un cloisonnement des

données de chaque client garantissant une étanchéité totale, une signature et un contrôle des images

capturées afin de garantir leur intégrité, leur unicité et leur valeur probatoire, et l’utilisation de protocoles et

d’hébergements certifiés.


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12. Garantir la sécurité

La continuité de service et la haute disponibilité des applications et données sont essentielles dans le cas d’une

application de dématérialisation des factures. Pour cela, la solution doit s’appuyer sur une infrastructure

redondante. Le centre hébergeant les données doit être protégé contre les risques naturels et gérer des

sauvegardes externalisées. Enfin, l’utilisation d’une bande passante réservée et optimisée est essentielle pour

garantir la qualité de service aux utilisateurs.

13. Accompagner les utilisateurs avec une assistance technique de qualité

La qualité de l’accompagnement et une assistance technique réactive et facile à contacter sont deux critères

essentiels pour les petites et moyennes entreprises. En effet, celles-ci n’ont ni les ressources ni le temps dont

disposent les grandes entreprises, et elles ont d’autant plus besoin d’un partenaire fiable à leurs côtés.

Disponibilité de la hotline, possibilité de disposer d’une assistance gratuite ou d’échanger avec d’autres clients,

ou encore présence d’une base de connaissances (FAQ) sont autant d’éléments qui facilitent la vie des PME.

14. Privilégier l’intégration avec d’autres applications financières

La plupart des entreprises, y compris les PME, gèrent leur comptabilité avec des logiciels du marché. Selon

l’enquête menée par l’APECA en 2008 auprès de 200 PME, 78,5 % d’entre elles possèdent en effet un logiciel

dédié à la gestion de leur comptabilité. Un projet de dématérialisation des factures doit tenir compte de cet

existant : la solution doit pouvoir s’intégrer avec ces applications comptables et financières, notamment pour

exporter les données liées aux factures. Des connecteurs vers les différents progiciels présents sur le marché

des PME sont un atout important pour la réussite du projet, facilitant et accélérant l’intégration à l’existant.

15. Simplifier le workflow de validation

Selon les entreprises, le processus de traitement des factures peut impliquer une ou plusieurs étapes de

validation. Un moteur de workflow pour gérer ces étapes est donc une brique indispensable. Ce moteur doit

pouvoir gérer plusieurs niveaux de validation, tant sur la facture elle-même que sur son paiement. Enfin, les

personnes qui doivent effectuer ces validations doivent pouvoir être prévenues facilement quand une facture

est en attente, afin de ne pas retarder le traitement. Des alertes par mail permettent de répondre à ce besoin.

16. Editer des tableaux de bord pertinents

La valeur ajoutée d’une solution de dématérialisation des factures provient notamment de la visibilité apportée

sur les données financières et les flux traités. Des tableaux de bord à la fois simples et conviviaux permettent

aux PME d’acquérir cette visibilité, impossible ou presque à obtenir avec des processus gérés de manière

manuelle. Ces tableaux de bord doivent par exemple fournir au responsable financier la visualisation à tout

moment des documents en cours de traitement, fonction particulièrement utile en période de clôture. Ils


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peuvent aussi fournir des indicateurs agrégés et des graphiques sur le nombre de factures concernées par des

litiges, le montant total des dépenses ou la répartition des factures par fournisseurs.


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4. Retours d’expériences

4.1. Winch Team : accélérer et fiabiliser le traitement des

factures fournisseurs

La société Winch Team conseille et accompagne les PME dans leur gestion administrative et financière. De par

son activité, l’entreprise porte une attention particulière aux solutions informatiques qui facilitent les activités

de gestion et améliorent la visibilité sur les informations financières. Franck Dermagne, créateur de la société et

dirigeant de Winch Team, a rapidement identifié le service de dématérialisation des factures Yooz proposé par

ITESOFT. La société a d’abord décidé d’évaluer la solution en l’adoptant pour elle-même. Totalement satisfaite

de son expérience, elle recommande aujourd’hui l’offre à ses clients.

« Yooz est à l’heure actuelle l’outil le mieux adapté aux besoins administratifs des PME », assure Franck

Dermagne. « Il permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement des factures fournisseurs ». Outre son adéquation

fonctionnelle au processus de gestion électronique de factures, la solution a séduit Winch Team par son modèle

SaaS. « Aucun investissement n’est nécessaire au démarrage », précise le dirigeant. « Les données sont

sécurisées et la sauvegarde est effectuée automatiquement. En outre, les clients bénéficient immédiatement

des évolutions et l’offre est facturée en fonction de leur consommation », ajoute-t-il. Pour Winch Team, la mise

en place de la solution Yooz améliore la productivité des équipes et renforce la qualité et la fiabilité des

tableaux de bord financiers, offrant visibilité et traçabilité sur les factures.

4.2. Astrid Conseil : une solution opérationnelle en deux heures

Basée dans le Gard, la société de conseil ASTRID (Appui à la STRatégie d'Innovation et de Développement) est

spécialisée dans la stratégie et la valorisation des activités de R&D des sociétés innovantes. Elle emploie une

dizaine de collaborateurs sur deux sites. ASTRID souhaitait mettre en place une solution de traitement des

factures adaptée à son profil de PME. « Nous recherchions une solution capable de nous apporter un vrai retour sur

investissement pour nos 1 000 factures annuelles. Un des critères clés de choix résidait dans notre capacité à être

autonome dans le paramétrage et la mise en place du projet », relate Jacques Lajugie, associé en charge de la

Direction Financière chez ASTRID. En se basant sur ces critères, la société a opté pour la solution de

dématérialisation des factures Yooz, proposée par ITESOFT. Deux heures après la souscription, l’outil était

opérationnel. ASTRID a gagné immédiatement en efficacité et en traçabilité : « La mise en place de la solution

nous a permis de supprimer la saisie des factures et les échanges papier entre nos deux sites. Toutes les factures sont


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désormais traçables et nous ne perdons plus de temps à les rechercher, celles-ci étant accessibles 24h sur 24 depuis

Internet. Enfin, la solution est intégrée à notre comptabilité via le progiciel SAGE », explique le directeur financier.

Yooz assure la reconnaissance automatique de toutes les données de facturation, les imputations comptables

et analytiques. Après une première validation, le service comptable enregistre la facture, qui est transmise

ensuite aux intervenants habilités à donner un Bon à Payer sur la facture afin qu’ils la valident également. Les

écritures comptables sont ensuite facilement exportées dans le progiciel Sage.

4.3. DFCG : le pari de la simplicité

Mi-2010, l’association nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG) a choisi de

s’appuyer sur la solution Yooz d’ITESOFT pour le traitement de ses factures fournisseurs. Cette association, qui

compte plus de 3000 adhérents répartis dans tous les secteurs économiques et géographiques de France,

emploie quinze collaborateurs. Basée à Paris, elle fonctionne néanmoins sur un modèle très décentralisé, une

quinzaine de groupes régionaux animant en effet des initiatives locales. La DFCG propose à ses membres de

partager leurs expériences et de réfléchir aux meilleures pratiques du domaine à travers plusieurs groupes de

travail et des pôles d’expertise consacrés aux problématiques des directeurs financiers.

Depuis une dizaine d’années, l’association surveillait le marché de la dématérialisation financière dans le cadre

d’un groupe de travail. Convaincue de la pertinence de ces technologies, l’association estimait néanmoins que

leur utilisation était réservée aux grandes entreprises, faute de solutions adaptées aux petites structures. Le

montant des investissements requis par les offres du marché et l’ampleur des projets à mener écartaient en

effet une grande partie de ces dernières.

En avril 2010, le lancement de Yooz, une offre ciblant les petites et moyennes entreprises, vient changer cette

donne. Le Délégué Général de l’association, Philippe Chastres, souhaite immédiatement évaluer la solution.

Nadia Haflaoui, responsable comptable de la DFCG, est chargée de cette évaluation. « J’ai été immédiatement

séduite par la simplicité de prise en main et d’utilisation de l’outil. J’ai pu assurer moi-même la personnalisation de

Yooz afin de l’adapter à nos règles organisationnelles », relate-t-elle. La facilité de mise en œuvre, une utilisation

aisée et un coût en adéquation avec la taille de la structure et le volume de factures traitées achèvent de

convaincre la DFCG, qui adopte Yooz. L’architecture de la solution, proposée en mode SaaS, a également été un

argument déterminant pour l’association, qui évite ainsi les investissements initiaux habituellement requis pour

ce type de projet et peut également donner vite et facilement un accès à ses antennes régionales.

Fin 2010, la solution est déjà opérationnelle depuis plusieurs mois à l’association, permettant à celle-ci de traiter

aisément ses 1 000 factures mensuelles. « Les gains en efficacité sont notables et incroyablement rapides à obtenir,

les bénéfices en terme de transparence sont eux aussi évidents », se réjouit Philippe Chastres. « Nous disposons

d’une vision en temps réel de l’activité, l’identification des factures en retard est facilitée, nous pouvons aisément

mettre les factures à disposition et suivre leur paiement. Enfin, l’ouverture de la comptabilité aux opérationnels

favorise la prise de conscience des coûts et la rigueur de gestion. » De surcroît, la DFCG a constaté une réduction

significative des tâches à faible valeur ajoutée : réduction de la saisie grâce à la reconnaissance automatique

des données, suppression des multiples photocopies et des tâches chronophages d’archivage et de recherche,

ou encore suppression des relances des collaborateurs chargés de la validation pour obtenir leur bon à payer.

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